SPRAWOZDANIE Z DZIAŁALNOŚCI ARCHIWUM NARODOWEGO W KRAKOWIE ZA 2014 ROK ORAZ PRZEWIDYWANE KIERUNKI DZIAŁAŃ W ROKU 2015 KRAKÓW 2015
SPIS TREŚCI 1. ZASÓB ARCHIWALNY...5 1.1. ZMIANY W ROZMIARZE ZASOBU ARCHIWALNEGO OGÓŁEM...5 1.2. ROZMIAR DEPOZYTÓW...6 1.3. ZASÓB OPRACOWANY OGÓŁEM...6 1.4. OPRACOWANIE ZASOBU ARCHIWALNEGO W ROKU SPRAWOZDAWCZYM...7 1.5. ZASÓB W TOKU OPRACOWANIA...8 2. TECHNICZNE ZABEZPIECZENIE ZASOBU...8 2.1. KONSERWACJA WŁAŚCIWA...8 2.2. KOSZTY MATERIAŁOWE KONSERWACJI WŁAŚCIWEJ W ROKU SPRAWOZDAWCZYM...9 2.3. PROFILAKTYKA KONSERWATORSKA...9 2.4. PRACE INTROLIGATORSKIE...9 2.5. INNE PRACE KONSERWATORSKIE...10 2.6. KOPIE ZABEZPIECZAJĄCE ZASOBU ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO...11 2.7. KWOTA NAKŁADÓW NA ODPŁATNE ZLECENIA NA WYKONANIE KOPII ZABEZPIECZAJĄCYCH...11 3. NARASTAJĄCY ZASÓB ARCHIWALNY...11 EWIDENCJA JEDNOSTEK NADZOROWANYCH...11 3.1. ZALEGŁOŚCI W PRZEJMOWANIU MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH...13 3.2. SKUTECZNOŚĆ NADZORU ARCHIWALNEGO...16 3.2.1. Stopień realizacji zaleceń pokontrolnych...16 3.2.2. Szacunkowy zakres stosowania przepisów kancelaryjnych i archiwalnych...17 3.2.3. Prawidłowość brakowania dokumentacji niearchiwalnej...18 3.3. LICZBA ETATÓW ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO ZAANGAŻOWANYCH W DZIAŁALNOŚĆ NADZORCZĄ...19 3.4. LIKWIDACJE NADZOROWANYCH JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH...20 3.5. PRZEPISY KANCELARYJNO-ARCHIWALNE...21 3.5.1. Nadzorowane jednostki organizacyjne...22 3.5.2. Nienadzorowane jednostki organizacyjne...22 3.5.3. Niepaństwowe i niesamorządowe jednostki organizacyjne...22 3.6. BRAKOWANIE DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ...23 3.7. PRZEDSIĘWZIĘCIA EDUKACYJNE Z ZAKRESU KSZTAŁTOWANIA NARASTAJĄCEGO ZASOBU...24 3.8. SZCZEGÓLNE ZJAWISKA LUB ZAGADNIENIE W DZIEDZINIE KSZTAŁTOWANIA NADZORU ARCHIWALNEGO...25 3.9. KONSULTACJE...26 4. WYKORZYSTANIE ZASOBU ARCHIWALNEGO...27 4.1. TENDENCJE WYKORZYSTANIA ZASOBU ARCHIWALNEGO...27 4.1.1. Udostępnianie zasobu w pracowni naukowej:...27 4.1.2. Kwerendy wykonywane przez Archiwum:...27 4.2. UDOSTĘPNIANIE MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH...27 4.3. RODZAJE UDOSTĘPNIANYCH MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH...28 4.4. KWERENDY WYKONYWANE PRZEZ ARCHIWUM...31 4.5. REPRODUKCJE...31 4.6. WSPÓŁPRACA Z INNYMI PLACÓWKAMI...31 4.7. POPULARYZACJA...33 5. DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWA...37 5.1. CENTRALNE KOMISJE I ZESPOŁY MIĘDZYARCHIWALNE...37 5.2. ZEBRANIA NAUKOWE...37 5.3. RADA NAUKOWO-PROGRAMOWA...37 5.4. KOMISJA METODYCZNA...37 5.5. KOMISJA ARCHIWALNEJ OCENY DOKUMENTACJI...38 5.6. ZESPÓŁ ZAKUPU MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH...41 5.7. KONFERENCJE NAUKOWE...41 5.8. PROJEKTY BADAWCZE...43 5.9. WSPÓŁPRACA W ZAKRESIE ARCHIWISTYKI...44 5.9.1. Współpraca z archiwami...44 5.9.2. Współpraca z instytucjami naukowymi...44 strona 3
5.9.3. Współpraca z instytucjami polonijnymi...44 5.10. PUBLIKACJE...44 5.11. PODNOSZENIE KWALIFIKACJI KADRY...45 5.12. UDZIAŁ WE WŁADZACH INSTYTUCJI NAUKOWYCH I KULTURALNYCH...45 5.13. INNE PRZEDSIĘWZIĘCIA...45 6. PUBLIKACJE...46 6.1. WAŻNIEJSZE PUBLIKACJE WŁASNE...46 6.2. WAŻNIEJSZE PRACE WYDAWNICZE W TOKU...47 6.3. NAKŁADY NA DZIAŁALNOŚĆ WYDAWNICZĄ...47 7. PRZECHOWALNICTWO DOKUMENTACJI...47 7.1. ROZMIAR ZASOBU DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ...47 7.2. WARTOŚĆ KONTRAKTÓW NA PRZECHOWYWANIE DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ...47 7.3. DEPOZYTY...48 8. KADRY...48 8.1. STAN ZATRUDNIENIA...48 8.2. STAN WYKSZTAŁCENIA PRACOWNIKÓW...48 8.3. STAŻYŚCI, PRAKTYKANCI, WOLONTARIUSZE...48 9. SYTUACJA LOKALOWA, PRACE BUDOWLANE, FUNDUSZE POZABUDŻETOWE...49 9.1. REZERWA MAGAZYNOWA...49 9.2. OBIEKTY UŻYTKOWANE...49 9.3. PRACE BUDOWLANO-REMONTOWE...49 9.4. ŚRODKI POZABUDŻETOWE...50 10. OGÓLNA OCENA WARUNKÓW I WYNIKÓW PRACY ARCHIWUM...50 11. PRZEWIDYWANE KIERUNKI DZIAŁAŃ I ZAKRES PRAC ARCHIWUM NARODOWEGO W NASTĘPNYM ROKU...53 11.1. ZASÓB ARCHIWALNY...53 11.2. TECHNICZNE ZABEZPIECZANIE ZASOBU...54 11.3. NADZÓR NAD NARASTAJĄCYM ZASOBEM...54 11.4. UDOSTĘPNIANIE I INFORMACJA ARCHIWALNA...54 11.5. BADANIA NAUKOWE...54 11.6. PRACE WYDAWNICZE...55 11.7. INWESTYCJE I REMONTY...55 12. ZAŁĄCZNIKI...56 12.1. WYKAZ PUBLIKACJI ARCHIWUM NARODOWEGO W KRAKOWIE...56 12.2. WYKAZ PRAC DOKUMENTACYJNYCH...56 12.3. WYKAZ KOMPUTEROWYCH BAZ DANYCH...57 12.4. STAN KOMPUTERYZACJI...74 12.4.1. Liczba komputerów i rok ich zakupu oraz obecnie zainstalowany system operacyjny:...74 12.4.2. Rodzaje i liczba urządzeń peryferyjnych:...75 12.4.3-4 Sieci komputerowe fizyczna i logiczna charakterystyka sieci:...75 12.4.5. Serwery:...76 12.4.6. Dostęp Archiwum do Internetu:...76 12.5. SPRAWOZDANIE ZE WSPÓŁPRACY Z PODMIOTAMI, KTÓRYCH MATERIAŁY ARCHIWALNE WCHODZĄ W SKŁAD EWIDENCJONOWANEGO NIEPAŃSTWOWEGO ZASOBU ARCHIWALNEGO ZA 2014 R....77 strona 4
1. ZASÓB ARCHIWALNY 1.1. Zmiany w rozmiarze zasobu archiwalnego ogółem Tabela nr 1 lp. określenie czynnika liczba jednostek inwentarzowych liczba metrów liczba dokumentów elektronicznych liczba plików rozmiar w GB dokumentów elektronicznych 1. nabytki 53124 680,11 0 44 2,246 2. 3. 4. 5. dokumentacji niearchiwalnej ubytki materiałów archiwalnych opracowanie zasobu (bez uwzględnienia zniszczonej dokumentacji niearchiwalnej) inne (korekta ewidencji związana ze sporządzaniem ewidencji skarbowej) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 236 0,59 0 0 0 2549 14,52 0 0 0 Razem: 55909 695,22 0 44 2,246 Nabytki pochodzą w zdecydowanej większości, tak jak w latach poprzednich, z archiwów zakładowych. Są to głównie materiały archiwalne, dla których upłynął już dwudziestopięcioletni okres przechowywania w archiwach zakładowych, jak również materiały sprywatyzowanych przedsiębiorstw państwowych, zlikwidowanych lub przekształconych urzędów administracji i innych jednostek organizacyjnych. ANK sukcesywnie przejmuje akta likwidowanych szkół różnego szczebla, a materiały te niejednokrotnie sięgają XIX w. Do zasobu Archiwum włączono materiały archiwalne ważne dla dziejów regionu akta Huty Aluminium w Skawinie, Krakowskiego Szpitala Okulistycznego w Krakowie, Wojewódzkiego Szpitala dla Nerwowo i Psychicznie Chorych im. J. Babińskiego w Krakowie, Wojewódzkiego Urzędu Statystycznego w Krakowie, Przedsiębiorstwa Budownictwa Hydroenergetycznego i Rurociągów Energetycznych Energopol-2" w Krakowie, Wyższej Szkoły Handlowej w Krakowie, Przedsiębiorstwa Budowy Obiektów Użyteczności Publicznej BUDOPOL-KRAKÓW w Krakowie czy Małopolskiego Forum Współpracy z Polonią Stowarzyszenie w Tarnowie. Jako uzupełnienie zespołu akt Huty im. Lenina w Krakowie przejęto dokumentację geodezyjną. Uzupełnione zostały również znajdujące się w zasobie Archiwum akta Szpitala św. Łazarza w Krakowie oraz Towarzystwa Miłośników Historii i Zabytków Krakowa. Stan zasobu Archiwum podany w sprawozdaniu GUS za 2014 r. (liczba zespołów, metraż i ilość jednostek inwentarzowych) nie odzwierciedla jedynie wzrostu zasobu o nabytki. Równie istotne, podobnie jak w poprzednich latach, są zmiany spowodowane strona 5
inwentaryzowaniem i ewidencjonowaniem zasobu, związane ze sporządzaniem egzemplarzy skarbowych środków ewidencyjnych. 1.2. Rozmiar depozytów Tabela nr 2. Rozmiar depozytów Rozmiar depozytów ogółem Zmiany w rozmiarze depozytów w ciągu roku jednostki inw. metry jednostki inw. metry 2 0,01 0 0 Razem 0 0 Decyzją Prokuratury Okręgowej w Krakowie w marcu 2014 r. Archiwum otrzymało w depozyt list cara Aleksandra I do Izabelli Czartoryskiej z 1825 r. Po rozprawie sądowej w dn. 12.09.2014 r. uprawomocniło się postanowienie Prokuratury Okręgowej w Krakowie z 14.03.2014 r. w przedmiocie dowodów rzeczowych, na podstawie którego Archiwum odzyskało przedmiotowy list (włączone do zasobu sygn. ADzied akta luźne 24/2). Tabela nr 3. Ważniejsze depozyty lp. 1. określenie depozytu List Jana Potockiego do Franciszka Potockiego 1809 r. rozmiar depozytu j. inw. mb 1 0 2 Akcja Banku Polskiego z 1934 r. 1 0,01 określenie okresu przechowywania Decyzja Prokuratury Okręgowej w Krakowie Do dyspozycji Prokuratury Rejonowej w Muszynie dla potrzeb prowadzonego postępowania 1.3. Zasób opracowany ogółem Tabela nr 4. Rozmiar zasobu opracowanego rodzaj materiału archiwalnego zasób opracowany ogółem metry bieżące jednostki inwentarzowe liczba dokumentów elektronicznych liczba plików rozmiar w GB 1. materiały aktowe 4018,73 117214 0 0 0 2. dokumenty pergaminowe i 0 3157 0 0 0 papierowe 3. dokumentacja techniczna 0,14 7 0 0 0 4. materiały kartograficzne 0 4996 0 0 0 5. fotografie 0 17 0 0 0 6. filmy 0 0 0 0 0 7. nagrania dźwiękowe 0 23 0 0 0 8. pieczęcie 0 0 0 0 0 9. inne (materiały ikonograficzne) 0 904 0 0 0 Razem: 4018,87 126318 0 0 0 Materiały w wierszach 2 9 należą zarówno do wyodrębnionych zbiorów, jak również stanowią jednostki archiwalne w innych zespołach. strona 6
W ostatnich latach zmiana rozmiaru zasobu opracowanego w minimalnym stopniu wynika z ostatecznego opracowywania zespołów, ograniczonego ze względu na prace inwentaryzacyjne i ewidencyjne związane ze sporządzaniem egzemplarzy skarbowych środków ewidencyjnych. Zasadnicze zmiany związane są z decyzjami Komisji Metodycznej z lat 2006 2011, uznającymi wiele zespołów z zasobu Archiwum za nieopracowane, mimo zakwalifikowania tych zespołów jako uporządkowane (karta A). Komisja Metodyczna uznała, że brak wstępu do zatwierdzonego przed wielu laty inwentarza oraz fakt, iż inwentarz nie odpowiada zawartości akt, wykluczają uznawanie zespołu za ostatecznie opracowany. 1.4. Opracowanie zasobu archiwalnego w roku sprawozdawczym Tabela nr 5. Bieżące opracowanie całkowite oraz bieżąca inwentaryzacja lp. rodzaj materiału opracowano całkowicie zinwentaryzowano archiwalnego metry jednostki inw. metry jednostki inw. 1. materiały aktowe 3,57 351 242,96 30938 2. dokumenty pergaminowe i papierowe 0 0 0 2 3. dokumentacja techniczna 0 0 3,98 319 4. materiały kartograficzne 0 2 0 2737 5. fotografie 0 0 0 8341 6. filmy 0 0 0 0 7. nagrania dźwiękowe 0 0 0 0 8. pieczęcie 0 0 0 0 9. inne 0 0 0 681 Razem: 3,57 353 246,94 43018 W związku z pracami związanymi z weryfikacją ewidencji w ramach przygotowywania egzemplarzy skarbowych środków ewidencyjnych, opracowanie prowadzone jest jedynie w oddziałach, które te prace zakończyły. W związku z przygotowywaniem egzemplarzy skarbowych ewidencji zasobu prowadzone są intensywne prace inwentaryzacyjne i ewidencyjne, które zmieniają w sposób znaczący stan zewidencjonowania zasobu. Znaczną część ewidencji stanowią pomoce archiwalne, sporządzone według nieaktualnych już przepisów metodycznych. Ich nieprecyzyjność wymusza niejednokrotnie ponowne przygotowanie pomocy ewidencyjnych, konieczność konfrontowania spisów z archiwaliami lub wręcz ponowną inwentaryzację niektórych zespołów. Powoduje to również wydzielanie nowych zespołów z już istniejących, zwiększanie lub zmniejszanie ilości jednostek poprzez rozdzielanie (akta sądowe dzielone na sprawy) lub łączenie jednostek aktowych oraz weryfikację metrażu. W celu ułatwienia dalszego opracowywania oraz udostępniania, pomoce archiwalne są systematycznie wprowadzane do bazy IZA (od września 2014 r. w Centrali i Oddziale w Bochni do systemu ZoSIA). strona 7
1.5. Zasób w toku opracowania Tabela nr 6a. Centrala lp. nazwa zespołu rok początkowy oraz przewidywany rok końcowy opracowania 1. 29/684 Teki Antoniego Schneidra [1368] 1773-1877 2005 nieustalony 2. 29/1572 Spuścizna Franciszka Dudy 1909-1944 2014 2015 3. 29/682 Zbiór Wincentego Łepkowskiego [1886] 1914-1934 2014 2015 4. 29/1425 Spuścizna Adama Kamińskiego [1888] 1912-1979 2014 2015 5. 29/1305 Prokuratura Sądu Okręgowego w Krakowie [1920] 1945-2014 2015 1950 [1967] 6. 29/1548 Teki Maksymiliana i Stanisława Cerchów 1848-1904 2014 2016 Tabela nr 6b. Oddział w Bochni rok początkowy oraz przewidywany lp. nazwa zespołu rok końcowy opracowania 1. 30/6 Starostwo Powiatowe w Brzesku 1945-1950 2014 2016 Oddziały, w zasobie których znajdują się zespoły w trakcie opracowywania, zakończyły już prace nad sporządzaniem egzemplarzy skarbowych środków ewidencyjnych. 2. TECHNICZNE ZABEZPIECZENIE ZASOBU 2.1. Konserwacja właściwa Tabela nr 7. Prace konserwatorskie lp. rodzaj prac konserwatorskich: rodzaj obiektów: 1. restauracja - dokumentacja opisowa i fotograficzna, oczyszczenie, nawilżenie, prostowanie, uzupełnienie ubytków wykonanie opakowania ochronnego 2. restauracja - dokumentacja opisowa i fotograficzna, oczyszczenie, wzmocnienie strukturalne, uzupełnienie ubytków, prostowanie, scalenie kolorystyczne opakowanie ochronne 3. restauracja - dokumentacja opisowa i fotograficzna, oczyszczenie, odkwaszenie, uzupełnienie ubytków, prostowanie, scalanie kolorystyczne, opakowanie ochronne 4. konserwacja zabezpieczająca - dokumentacja, odkurzenie, prostowanie, umieszczenie na podkładce ochronnej, stabilizacja pieczęci oraz łączników, umieszczenie w opakowaniach ochronnych 5. konserwacja zabezpieczająca - dokumentacja, demontaż, odkurzenie, prostowanie, połączenie luźnych fragmentów kart, umieszczenie w opakowaniu ochronnym liczba kart konserwatorskich rękopis na pergaminie 1 (1 j.a.) rękopis na papierze czerpanym druk i rękopis na papierze maszynowym rękopis na pergaminie rękopis na papierze czerpanym 13 (1 j.a.) 120 (23 j.a.) 147 (147 j.a.) 69 (1 j.a.) 6. konserwacja zabezpieczająca - dokumentacja, zbiór różnych materiałów 3817 obiekty w sztukach/ metrach: strona 8
odkurzenie, demontaż z ram, umieszczenie w opakowaniach ochronnych 7. konserwacja zabezpieczająca dokumentacja, oczyszczenie, wyprostowanie, umieszczenie w opakowaniu ochronnym (koszulka + teka) 8. konserwacja zabezpieczająca pieczęci, odkurzenie, naklejenie sygnatury, umieszczenie w opakowaniu ochronnym (podkładka, woreczek, pudełko indywidualne, pudło zbiorcze) 9. konserwacja zabezpieczająca pieczęci, odkurzenie, naklejenie sygnatury, umieszczenie w opakowaniu ochronnym (podkładka, pudełko) 10. przygotowanie akt do digitalizacji demontaż, oczyszczenie, podklejenie 11. przygotowanie akt do udostępniania - demontaż, oczyszczenie archiwalnych (rękopisy, druki, fotografie, grafiki, wydruki fotomechaniczne) plany wielkoformatowe złożone i zrolowane pieczęcie z masy woskowo-żywicznej (pieczecie luźne, pieczecie dowieszone do dokumentów) pieczęcie metalowe, medale, odznaczenia rękopis i druk na papierze maszynowym plany wielkoformatowe złożone i połączone w grzbiecie gwoździami (275 j.a.) 302 (19 j.a.) 710 (63 j.a.) 99 (99 j.a.) 14 (1 j.a.) 30 (30 j.a.) 2.2. Koszty materiałowe konserwacji właściwej w roku sprawozdawczym 327,21 zł 2.3. Profilaktyka konserwatorska Tabela nr 8. Przedsięwzięcia profilaktyczne lp. rodzaj przedsięwzięć ilość akt 1. odkurzanie akt 1246,88 mb (tj. 32631 j.a.) 2. umieszczanie akt w papierze bezkwasowym 125,2 mb (tj. 4296 j.a.) 3. umieszczanie akt w koszulkach ochronnych 87,11 mb (tj. 11922 j.a.) 4. umieszczanie akt w pudłach 796,56 mb (tj. 36099 j.a.) 5. przemieszczanie akt w magazynach 2331,35 mb (tj. 1340 j.a.) 6. oczyszczanie półek w magazynach, odkurzanie opakowań ochronnych 2556,95 mb 7. paginowanie akt 74899 j.a. (tj. 822023 ss.) 8. znakowanie akt 34452 j.a. (tj.354699 ss.) 9. usuwanie elementów metalowych z akt 1367 j.a. 10. przygotowanie metryczek akt do digitalizacji 7914 j.a. 11. przygotowanie akt do przewozu na potrzeby wystaw, digitalizacji i reprografii 213,71 mb (tj. 2679 j.a.) 12. masowe odkwaszanie akt 23 mb (tj. 466 j.a.) 2.4. Prace introligatorskie Tabela nr 9. Prace introligatorskie lp. rodzaj prac: ilość w sztukach: 1. oprawy książkowe 29 2. pudła archiwalne 111 3. teczki tekturowe 19 4. koszulki ochronne na wymiar obiektów 3822 5. wykonanie papierów klajstrowych 149 6. przygotowanie (przycięcie, połączenie) klinów stabilizujących na potrzeby pracowni digitalizacji 18 7. demontaż obiektów z passe-partout i ram 71 strona 9
2.5. Inne prace konserwatorskie 1) We wszystkich oddziałach Archiwum wykonywano czynności związane z konserwacją zabezpieczającą zasobu archiwalnego. Prowadzono prace związane z oczyszczaniem akt, usuwaniem metalowych elementów, prostowaniem zagięć, wymianą obwolut, przepakowywaniem akt do nowych opakowań ochronnych, oczyszczaniem półek regałów. Zabiegi te były również wykonywane przed udostępnieniem akt w pracowniach naukowych oraz w trakcie ewidencjonowania zasobu. 2) We wszystkich magazynach archiwalnych kontrolowano oraz rejestrowano parametry temperatury oraz wilgotności względnej powietrza. Warunki środowiskowe analizowano i zależnie od uzyskanych pomiarów podejmowano czynności zaradcze. 3) Sprawowano kompleksowy nadzór konserwatorski w związku z wypożyczeniami materiałów archiwalnych do innych instytucji w celach wystawienniczych. W ramach tego nadzoru przygotowano raporty nt. stanu zachowania obiektów wytypowanych do wypożyczenia, wykonano konserwację oraz montaż akt na potrzeby ekspozycji, monitorowano warunki ekspozycji, nadzorowano transport dokumentów oraz uczestniczono w odbiorze zwracanych obiektów. 4) Objęto nadzorem konserwatorskim materiały przeznaczone do digitalizacji (wybrane materiały poddano konserwacji zachowawczej, nadzorowano techniczne przygotowanie akt do przewozu, transport oraz stan zachowania akt po procesie digitalizacji). 5) Przeprowadzono 2 ekspertyzy i wydano opinie nt. stanu zachowania oraz sposobu przechowywania dokumentacji aktowej w archiwach zakładowych i składnicach akt. Udzielano konsultacji przedstawicielom jednostek znajdujących się pod nadzorem Archiwum w zakresie oceny stanu zachowania materiałów archiwalnych, wyboru procesów konserwatorskich, poprawy warunków przechowywania zasobu, postępowania w sytuacji kryzysowej oraz specyfikacji wymaganych opakowań ochronnych. 6) W ramach realizacji projektu NDAP w zakresie współpracy archiwów państwowych posiadających pracownie konserwacji właściwej z pozostałymi archiwami, zorganizowano spotkania robocze w Archiwum Państwowym w Rzeszowie oraz Narodowym Archiwum Cyfrowym. Zapoznano się z warunkami przechowywania zasobów oraz przygotowano plan współpracy na rok 2015. 7) Rozpoczęto współpracę z Pracownią Mikrobiologii Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie w zakresie przeprowadzenia badań mykologicznych materiałów fotograficznych oraz analizy skuteczności dezynfekcji fotografii metodą zjonizowanego gazu (informacje o współpracy poz. rozdział 5.9.2. sprawozdania). strona 10
2.6. Kopie zabezpieczające zasobu archiwum państwowego Tabela nr 10 Rodzaj kopii: Wykonawca: Ilość: kopie cyfrowe pracownia digitalizacji ANK 162952 skanów/3632 j.a./ 9208,03 GB kopie cyfrowe usługa zewnętrzna (z środków z programu Kultura +) Firma GAMA Jacek Lipik 64143 skanów/794 j.a./2338,5 GB RAZEM: 227095 skany/4426 j.a./ 11546,53GB 2.7. Kwota nakładów na odpłatne zlecenia na wykonanie kopii zabezpieczających 47 231,68 (ze środków programu Kultura+) zł 3. NARASTAJĄCY ZASÓB ARCHIWALNY Ewidencja jednostek nadzorowanych W ewidencji nadzorowanych jednostek organizacyjnych z terenu właściwości miejscowej Archiwum Narodowego w Krakowie figurują według stanu na 31 grudnia 2014 roku 673 jednostki organizacyjne, w tym 356 państwowych i 317 samorządowych jednostek organizacyjnych. Ewidencja jednostek nadzorowanych prowadzona jest w formie bazy danych NADZÓR. Pod bezpośrednim nadzorem Centrali Archiwum znajduje się 299 jednostek organizacyjnych (178 państwowych jednostek i 121 samorządowych jednostek). Jednostki nadzorowane przez poszczególne oddziały Archiwum Narodowego w Krakowie Oddział w Tarnowie - 113 Ekspozytura w Nowym Targu - 96 Oddział VI Nadzoru - 299 Oddział w Nowym Sączu - 113 Oddział w Bochni - 52 strona 11
W stosunku do pozostałych jednostek nadzór archiwalny sprawowany był zasadniczo za pośrednictwem pracowników oddziałów zamiejscowych i Ekspozytury w Nowym Targu, a tylko w niektórych rodzajach spraw bezpośrednio (m.in. zatwierdzanie przepisów kancelaryjno-archiwalnych, prowadzenie spraw związanych z likwidacją jednostek, zgody na dłuższe przechowywanie materiałów archiwalnych, opinie metodyczne). W 2014 roku ustalono jako wytwarzające materiały archiwalne 2 nowe jednostki (1 państwową, 1 samorządową): 1. Państwowe Gospodarstwo Leśne Lasy Państwowe Nadleśnictwo Dąbrowa Tarnowska 33/866. 2. Powiatowy Zarząd Dróg w Nowym Targu 32/867. W 2014 roku z ewidencji jednostek nadzorowanych wykreślono 5 jednostek organizacyjnych (4 państwowe, 1 samorządową): 1. Związek Gmin Dorzecza Rudawy, Rudna i Sanki z siedzibą w Zabierzowie 29/716 (likwidacja). 2. Uzdrowisko Wysowa S.A. w Wysowej-Zdroju 31/404 (prywatyzacja). 3. Krakowskie Przedsiębiorstwo Budowy Pieców Przemysłowych Piecbud 29/152 (likwidacja). 4. Zakłady Metalurgiczne w Skawinie w likwidacji 29/266 (prywatyzacja). 5. Operator Gazociągów Przesyłowych GAZ-SYSTEM S.A. Oddział Tarnów 33/825 (cofnięcie aktu administracyjnego na polecenie NDAP). W 2014 roku przeprowadzono 6 ekspertyz archiwalnych w związku z ustalaniem nowych jednostek organizacyjnych, jako wytwarzające materiały archiwalne lub wykreślaniem jednostek z ewidencji: 1. Krakowskie Biuro Geodezji i Terenów Rolnych w Krakowie 12.03.2014. 2. Powiatowy Zarząd Dróg w Nowym Targu 19.05.2014. 3. Centrum Zakupów dla Sądownictwa Instytucja Gospodarki Budżetowej w Krakowie 18.09.2014. 4. Teatr Łaźnia Nowa 29.10.2014. 5. Zespół Państwowych Szkół Muzycznych w Bochni 26.11.2014. 6. Muzeum Sztuki i Techniki Japońskiej Manggha w Krakowie 5.12.2014. Akty ustalenia do jednostek, o których mowa w pkt 3-6 zostaną przesłane w 2015 roku. Według stanu na dzień 31 grudnia 2014 r. na terenie właściwości Archiwum archiwa wielozakładowe działają w 7 jednostkach organizacyjnych: 1. Miejskim Przedsiębiorstwie Komunikacyjnym S.A. w Krakowie (dla MPK S.A. i Krakowskiego Holdingu Komunalnego S.A.), 2. Urzędzie Gminy Jabłonka (dla Urzędu oraz podległych mu jednostek samorządowych), 3. Urzędzie Gminy Gdów (dla Urzędu i Związku Gmin Dolnego Dorzecza Rzeki Raby), 4. Sądzie Okręgowym w Krakowie (dla Sądu Okręgowego i sądów rejonowych z siedzibą w Krakowie), strona 12
5. Prokuraturze Okręgowej w Krakowie (dla Prokuratury Okręgowej i Prokuratur Rejonowych: Kraków Śródmieście-Wschód i Kraków Śródmieście-Zachód), 6. Sądzie Okręgowym w Nowym Sączu (dla Sądu Okręgowego w Nowym Sączu i Sądu Rejonowego w Nowym Sączu), 7. Sądzie Okręgowym w Tarnowie (dla Sądu Okręgowego w Tarnowie i Sądu Rejonowego w Tarnowie). 3.1. Zaległości w przejmowaniu materiałów archiwalnych Wykazane w sprawozdaniu statystycznym ilości materiałów archiwalnych podane zostały na podstawie danych kontroli archiwalnych (częściowo w oparciu o raporty z bazy NADZÓR). Zmniejszenie ilości materiałów archiwalnych do przejęcia wynika z systematycznego przejmowania dokumentacji kategorii A, jak również z weryfikacji rozmiaru nieprzyjętych materiałów archiwalnych w trakcie przeprowadzanych kontroli archiwalnych oraz z bieżącego wprowadzania danych do bazy NADZÓR. Tabela nr 11. Rozmiar nieprzejętych materiałów archiwalnych rodzaj wytwórcy materiałów archiwalnych państwowe rozmiar materiałów archiwalnych j. inw. mb. brak danych 6706,20 przyczyny nieprzejęcia 3.1.5 inne przyczyny 6) samorządowe brak danych 2354,55 por. uwagi zawarte powyżej rozmiar łączny: - 9060,75 1) Uwagi: 1) Ilość materiałów archiwalnych do przejęcia: 3.1.1 nieuporządkowanie materiałów archiwalnych 2) 3.1.2. zły stan fizyczny dokumentów, wymagających przeprowadzenia przed przekazaniem zabiegów konserwatorskich 3) 3.1.3 przetrzymywanie materiałów archiwalnych 4) 3.1.4. brak miejsca w magazynach archiwum państwowego 5) Podana ilość materiałów archiwalnych do przejęcia ma częściowo nadal charakter szacunkowy, na co ma wpływ przede wszystkim niezadowalający stan uporządkowania i zewidencjonowania dokumentacji w archiwach zakładowych. Zdarza się, że dokumentacja kwalifikowana jest do niewłaściwych kategorii archiwalnych lub też w ogóle nie ma oznaczeń kategorii archiwalnej, przez co traktowana jest jako dokumentacja nierozpoznana. 2) Nieuporządkowanie materiałów archiwalnych: Główną przyczyną nieprzejmowania materiałów archiwalnych przez Archiwum jest ich nieuporządkowanie i nieprawidłowe zewidencjonowanie oraz duże zaległości jednostek organizacyjnych w tym zakresie. W zdecydowanej większości jest to skutkiem przejmowania na stan archiwów zakładowych dokumentacji nieprawidłowo uporządkowanej z błędnie sporządzoną ewidencją lub gromadzenia w archiwum akt nieuporządkowanych i pozbawionych ewidencji. W związku z tym jednostki organizacyjne zmuszone są prowadzić (lub zlecać podmiotom zewnętrznym) kompleksowe prace porządkowo-ewidencyjne, które często są długotrwałe i wymagają nakładu dodatkowych środków finansowych. Wykonywane w archiwach zakładowych jednostek organizacyjnych prace (najczęściej będące wynikiem realizacji zaleceń pokontrolnych) obciążają także pracowników Archiwum Narodowego w Krakowie licznymi konsultacjami, analizami przedkładanej ewidencji strona 13
i ekspertyzami archiwalnymi. Częstym zjawiskiem są także problemy metodyczne wynikające ze specyfiki porządkowanego zasobu, które wymagają rozstrzygania przez pracowników Archiwum. W trakcie kontroli przeprowadzonych w 2014 r. nieuporządkowanie materiałów archiwalnych i zaległości w tym zakresie stwierdzono m.in. w części urzędów miast i gmin, przechowujących jeszcze dokumentację sprzed 1990 r., Muzeum im. Fischera w Bochni, Regionalnej Dyrekcji Lasów Państwowych w Krakowie, Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad Oddział w Krakowie, Muzeum Lotnictwa Polskiego, Instytucie Przemysłu Skórzanego w Łodzi Oddział w Krakowie, Krakowskich Zakładach Sprzętu Ortopedycznego Sp. z o.o., Ojcowskim Parku Narodowym, Muzeum Dwór Karwacjanów i Gładyszów w Nowym Sączu, Małopolskim Urzędzie Wojewódzkim w Krakowie, Tatrzańskim Parku Narodowym w Zakopanem, Polskich Kolejach Linowych S.A., Zespole Szkół Budowlanych w Zakopanem, Prokuraturze Rejonowej w Zakopanem. Problem z przejęciem materiałów archiwalnych ze względu na ich nieuporządkowanie występuje także w prywatnych podmiotach przechowujących dokumentację odziedziczoną. 3) Zły stan fizyczny dokumentów, wymagających przeprowadzenia przed przekazaniem zabiegów konserwatorskich: Na zaległości w przekazywaniu materiałów archiwalnych do Archiwum ma także wpływ przestrzeganie zaleceń konserwatorskich dotyczących przede wszystkim usuwania elementów metalowych, umieszczania dokumentacji w teczkach i pudłach bezkwasowych. Zdarza się, że przed przekazaniem materiałów konieczne jest przeprowadzanie zabiegów konserwatorskich akt. Czynności te wiążą się z dodatkowymi kosztami. W trakcie kontroli przeprowadzonych w 2014 r. zły stan fizyczny dokumentacji stwierdzono m.in. w archiwach wydziałów ksiąg wieczystych sądów rejonowych (wykazy hipoteczne, spisy parcelowe i osobowe), Regionalnej Dyrekcji Lasów Państwowych w Krakowie (najstarsze akta), Ojcowskim Parku Narodowym, urzędach stanu cywilnego (księgi), Prokuraturze Rejonowej w Tarnowie (repertoria i skorowidze). 4) Przetrzymywanie materiałów archiwalnych: Część jednostek organizacyjnych odmawia przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum. Są to przede wszystkim podmioty prywatne, które odziedziczyły materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, jak również jednostki, które zamierzają starać się o powierzenie przechowywania materiałów archiwalnych (głównie teatry i muzea). W trakcie kontroli przeprowadzonych w 2014 r. stwierdzono przetrzymywanie materiałów archiwalnych m.in. w Ojcowskim Parku Narodowym, Muzeum Lotnictwa Polskiego, Teatrze im. J. Słowackiego w Krakowie, Śląskim Centrum Rehabilitacyjno-Uzdrowiskowym w Rabce Zdroju, Szpitalu Chorób Płuc w Zakopanem. Jednostki sprywatyzowane przechowujące państwowy zasób archiwalny, często uznają tę dokumentację za własną. Brak jest także prawnych i faktycznych możliwości wyegzekwowania uporządkowania i przekazania materiałów archiwalnych przez podmioty prywatne. W związku z tym występują duże trudności w rozliczeniu się przez te podmioty z odziedziczonych materiałów archiwalnych (w szczególności dotyczy to dokumentacji technicznej i technologicznej). Równocześnie duże koszty związane z przygotowaniem materiałów archiwalnych do przekazania do Archiwum (konieczność zlecania prac porządkowo-ewidencyjnych firmom zewnętrznym, zakup odpowiednich opakowań ochronnych) są dla jednostek organizacyjnych barierą w przekazaniu przechowywanych materiałów archiwalnych. W dalszym ciągu Zakłady Budowy Maszyn i Aparatury im. strona 14
L. Zieleniewskiego S.A. w Krakowie nie przekazały materiałów archiwalnych do Archiwum. W związku z tym w dniu 30 grudnia 2014 r. odbyło się spotkanie Dyrektora Archiwum z Prezesem Zakładów celem omówienia tej kwestii. Ponadto Firma Oponiarska Dębica S.A. w Dębicy przetrzymuje materiały archiwalne po Zakładach Stomil Dębica, Tauron Dystrybucja S.A. dokumentację Zakładu Energetycznego w Krakowie. Część jednostek prywatnych wystąpiła do Archiwum w sprawie użyczenia im tej dokumentacji np. SGL Carbon Polska S.A. (dot. dokumentacji technicznej Sądeckich Zakładów Elektrod Węglowych w Nowym Sączu i Polgraph S.A. w Nowym Sączu). 5) Brak miejsca w magazynach archiwalnych: Oddział w Bochni nie przejmował na bieżąco materiałów archiwalnych ze względu na brak rezerwy magazynowej (za wyjątkiem akt z urzędów stanu cywilnego i likwidowanych jednostek). Od III kwartału 2014 r. ograniczono także przejmowanie materiałów archiwalnych do oddziałów w Centrali Archiwum i Oddziału w Nowym Sączu, w związku z niewielką rezerwą magazynową w Ekspozyturze w Spytkowicach. Podejmowane są starania celem zwiększenia powierzchni magazynowej Archiwum. Oddział w Tarnowie zwiększył swoją rezerwę magazynową w związku z wymianą regałów stacjonarnych na jezdne. Ponadto w Oddziale w Bochni zainstalowane zostały pod koniec roku dodatkowe regały. 6) Inne przyczyny nieprzejmowania materiałów archiwalnych: Trudności z wyegzekwowaniem przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum wynikają także z niedostatecznej obsady etatowej archiwów zakładowych i braku czasu archiwistów na przygotowanie akt do przekazania. Problemem jest także brak środków finansowych na prace związane z przygotowaniem technicznym materiałów archiwalnych do przekazania do Archiwum. Część jednostek zwracało się także do Archiwum o zgodę na dłuższe przechowywanie materiałów archiwalnych lub ich użyczenie (łącznie zarejestrowano 26 wniosków w tym zakresie) ze względu na ich ciągłe wykorzystywanie w pracy. Archiwum w 2014 wydało 17 zgód na dłuższe przechowywanie materiałów archiwalnych. Dotyczyło to głównie dokumentacji uwłaszczeniowej (w tym aktów własności ziemi) niezbędnych do pracy urzędom miast i gmin oraz materiałów archiwalnych odziedziczonych po zlikwidowanych podmiotach, dla których nie upłynął 25-letni okres przechowywania. Prowadzono także korespondencję w sprawie uzupełnienia wniosków lub poprawy spisów materiałów archiwalnych. Zgody na dłuższe przechowywanie materiałów archiwalnych wydano dla następujących jednostek: 1. Urząd Miasta i Gminy Świątniki Górne dokumentacja uwłaszczeniowa, 2. Urząd Miejski w Zakliczynie dokumentacja uwłaszczeniowa, 3. Urząd Gminy Radziemice dokumentacja uwłaszczeniowa, 4. Urząd Gminy Bochnia dokumentacja uwłaszczeniowa, 5. Urząd Gminy Czernichów dokumentacja uwłaszczeniowa, 6. Urząd Miejski w Zakliczynie dokumentacja uwłaszczeniowa, 7. Urząd Gminy Wierzchosławice dokumentacja uwłaszczeniowa, 8. Urząd Gminy Szerzyny dokumentacja uwłaszczeniowa, 9. Urząd Gminy Siepraw dokumentacja uwłaszczeniowa i wywłaszczeniowa, 10. Urząd Gminy Dębno dokumentacja uwłaszczeniowa, 11. Urząd Gminy Radgoszcz dokumentacja uwłaszczeniowa, strona 15
12. Urząd Gminy Kamionka Wielka dokumentacja uwłaszczeniowa, 13. Urząd Miejski w Żabnie dokumentacja uwłaszczeniowa, 14. Urząd Gminy Jabłonka dokumentacja uwłaszczeniowa, 15. Zespół Szkół Ogólnokształcących nr 18 w Krakowie materiały archiwalne XXVII LO, dla których nie upłynęło 25 lat, 16. Instytut Nafty i Gazu - materiały archiwalne po Instytucie Technologii Nafty, dla których nie upłynęło 25 lat, 17. Krajowa Szkoła Sądownictwa i Prokuratury - materiały archiwalne Krajowego Centrum Szkolenia Kadr Sądów Powszechnych i Prokuratury, dla których nie upłynęło 25 lat. 3.2. Skuteczność nadzoru archiwalnego W 2014 roku przeprowadzono 250 kontroli wynikających z planu kontroli, w tym 168 kontroli ogólnych i 82 kontrole problemowe (na 241 jednostek ujętych w planie kontroli i aneksie do planu). W kilku jednostkach organizacyjnych przeprowadzono więcej niż jedną kontrolę archiwalną z uwagi na funkcjonowanie więcej niż jednego archiwum (szpitale, teatry). Przeprowadzono także kontrole problemowe zasobu geodezyjno-kartograficznego w starostwach powiatowych i Urzędzie Miasta Krakowa oraz archiwów wydziałów ksiąg wieczystych w sądach rejonowych. W trakcie kontroli archiwalnych sprawdzana była także ilość oraz stan dokumentacji dotyczącej wywłaszczeń i uwłaszczeń nieruchomości. Zaplanowane na 2014 r. kontrole w czterech jednostkach przeniesiono na rok 2015 z uwagi na remont archiwum, przemieszczenie zasobu archiwalnego lub reorganizację (Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Krakowie, Zespół Szkół w Rabce Zdroju, Izba Celna w Krakowie, Instytut Meteorologii i Gospodarki Wodnej Oddział w Krakowie). Nie przeprowadzono także kontroli w Związku Gmin Dorzecza Rudawy, Rudna i Sanki w Zabierzowie z uwagi na jego likwidację i przekazanie materiałów archiwalnych do Archiwum. W 2014 r. przeprowadzono 90 kontroli sprawdzających (lustracji) dotyczących realizacji zaleceń pokontrolnych oraz stanu dokumentacji uwłaszczeniowej i wywłaszczeniowej. 3.2.1. Stopień realizacji zaleceń pokontrolnych Jednostki organizacyjne w zdecydowanej większości podejmują realizację zaleceń pokontrolnych. Część jednostek realizuje zalecenia w niewielkim stopniu lub realizacja zaleceń rozłożona jest na kilka lat, głównie ze względu na niewystarczającą obsadę kadrową archiwów zakładowych w stosunku do ilości dokumentacji oraz zaległości w jej porządkowaniu i przekazywaniu do Archiwum (np. Regionalna Dyrekcja Lasów Państwowych, Generalna Dyrekcja Dróg Krajowych i Autostrad). Muzeum im. Fischera w Bochni nie realizuje zaleceń pokontrolnych Archiwum. Muzeum nie przekazywało dotychczas żadnych materiałów archiwalnych do Archiwum, zasób archiwalny przechowywany jest w pomieszczeniu niedostosowanym do przechowywania dokumentacji, bez uporządkowania i jakiejkolwiek ewidencji. Ponadto zasób archiwum zakładowego Muzeum jest niekompletny, gdyż dokumentacja z zakresu działalności merytorycznej pozostaje na stanowiskach pracy. strona 16
Trudności w wyegzekwowaniu realizacji zaleceń dotyczą głównie jednostek prywatnych przechowujących jeszcze państwowy zasób archiwalny lub dokumentację kat. BE, w tym akta osobowe. Zakłady Budowy Maszyn i Aparatury im. Zieleniewskiego S.A. odmówiły realizacji zaleceń pokontrolnych w stosunku do przechowywanego u nich państwowego zasobu archiwalnego. W wyniku wydanych zaleceń pokontrolnych urzędy miast i gmin przechowujące dokumentację wywłaszczeniową i uwłaszczeniową podjęły prace porządkowoewidencyjne tej dokumentacji. Ponadto część urzędów wystąpiło do Archiwum z wnioskami o zgodę na dłuższe przechowywanie materiałów archiwalnych dot. uwłaszczeń w związku z ich ciągłym wykorzystywaniem w pracy urzędów. W 2014 r. przeprowadzono kontrole archiwalne we wszystkich urzędach stanu cywilnego z terenu właściwości Centrali (za wyjątkiem USC w Krakowie) i części USC z terenu oddziałów zamiejscowych. W trakcie kontroli stwierdzono, że zdecydowana większość USC zrealizowała zalecenia pokontrolne z wcześniejszych kontroli. Poprawiono sposób przechowywania zasobu archiwów USC, uporządkowanie akt i ich ewidencję. Nadal jednak występują trudności z przeznaczeniem na lokal archiwów USC odrębnych pomieszczeń (szczególnie w małych urzędach) oraz z regularnym przekazywaniem uszkodzonych ksiąg stanu cywilnego do konserwacji (ze względów finansowych). Ponadto kontynuowana była korespondencja z Burmistrzem Miasta Limanowa dotycząca zabezpieczenia zasobu archiwalnego Muzeum Regionalnego Ziemi Limanowskiej w Limanowej oraz przekazania materiałów archiwalnych (nie stanowiących zasobu muzealnego) do Archiwum. 3.2.2. Szacunkowy zakres stosowania przepisów kancelaryjnych i archiwalnych Nadal liczne jednostki organizacyjne, w szczególności instytucje samorządowe, które posiadają już uzgodnione w okresie wcześniejszym przepisy, przedkładają do uzgodnienia znowelizowane normatywy kancelaryjno-archiwalne. Głównie są to placówki oświatowe, ośrodki pomocy społecznej oraz urzędy pracy. W 2014 roku uzgodniono także wykazy akt dla wszystkich 18 sądów z terenu właściwości miejscowej Archiwum oraz instrukcję kancelaryjną dla Sądu Apelacyjnego w Krakowie. Ponadto jednostki posiadające jedynie jednolity rzeczowy wykaz akt zatwierdzają obecnie instrukcje kancelaryjne i archiwalne. Jednostki organizacyjne, w związku ze zmianami w kompetencjach, występują także o dokonanie zmian w wykazach akt są to głównie ośrodki pomocy społecznej, a także powiatowe centra pomocy rodzinie, placówki oświatowe. W kontrolowanych jednostkach zauważalna jest poprawa w zakresie stosowania przepisów. Urzędy administracji posiadają koordynatorów czynności kancelaryjnych oraz dokonały wyboru systemu wykonywania czynności kancelaryjnych. W jednostkach wybierany jest system tradycyjny, przy wykorzystywaniu różnorodnych systemów dedykowanych do załatwiania określonych spraw oraz narzędzi elektronicznych służących do kontroli obiegu dokumentacji (systemy finansowo-płacowe, elektroniczne dzienniki korespondencyjne, systemy dedykowane do realizacji zadań merytorycznych w sądach, prokuraturach, USC, urzędach administracji, szpitalach do prowadzenia strona 17
dokumentacji medycznej). W Małopolskim Urzędzie Wojewódzkim w Krakowie dokonano wyboru systemu EZD jako podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych. Wojewódzki Urząd Pracy także wprowadził system EZD dla części załatwianych spraw. Ponadto do wprowadzenia systemu EZD przygotowuje się Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego. W trakcie kontroli stwierdzane są nieprawidłowości w klasyfikacji dokumentacji oraz sposobie rejestracji spraw. Błędy w klasyfikacji wynikają także z braku bieżącego dostosowywania wykazów akt do zmieniających się zadań (w szczególności w przypadku wykazów akt dla administracji, do których nie są wprowadzane zmiany). W jednostkach działających na terenie całego kraju np. Lasy Państwowe, administracja celna, Generalna Dyrekcja Dróg Krajowych i Autostrad stwierdzono konieczność znowelizowania posiadanych przepisów przez ich centrale. Dużym problemem jednostek jest także wyegzekwowanie od pracowników regularnego przekazywania kompletnych roczników akt spraw zakończonych do archiwów zakładowych. Z tego względu w archiwach często brak kompletu dokumentacji, która częściowo przechowywana jest na stanowiskach pracy. Ponadto w związku z dużym przyrostem dokumentacji coraz więcej jednostek ma trudności z zapewnieniem odpowiedniego lokalu na archiwum zakładowe (np. uczelnie, urzędy administracji, sądy i prokuratury). Część podmiotów zmuszona jest wynajmować pomieszczenia do przechowywania dokumentacji lub organizować lokale archiwum w znacznej odległości od siedziby jednostki (np. w jednostkach podległych). Skutkuje to trudnościami w zarządzaniu rozproszonym zasobem archiwalnym. Część jednostek z sukcesem zwiększa powierzchnię magazynową poprzez wymianę regałów stacjonarnych na jezdne (np. Prokuratura Rejonowa w Tarnowie, Sąd Rejonowy w Tarnowie, Urząd Miasta i Gminy Wieliczka). W zaleceniach pokontrolnych informowano także urzędy administracji rządowej i samorządowej o konieczności dostosowania lokalu archiwum zakładowego do wymogów instrukcji archiwalnej wprowadzonej w 2011 r. Jednostki organizacyjne zwracały się także w 2014 r. do Archiwum o opinie dotyczące możliwości zlecenia przechowywania zasobu archiwalnego firmom archiwizacyjnym. Archiwum informowało te podmioty, że outsourcing w zakresie prowadzenia archiwów zakładowych podmiotów państwowych i samorządowych jest niezgodny z obowiązującą ustawą archiwalną jednak możliwe jest wynajmowanie odpowiednio zabezpieczonych i wyposażonych magazynów na lokal archiwum. 3.2.3. Prawidłowość brakowania dokumentacji niearchiwalnej Nadal bardzo duża liczba podmiotów zwraca się z wnioskami o wydanie zgody (opinii) na brakowanie dokumentacji. Sposób sporządzania wniosków nadzorowanych jednostek o wyrażenie zgody na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej poprawia się. Jednakże nadal część urzędów miast i gmin oraz powiatów nie dokonuje w trakcie brakowania weryfikacji kwalifikacji archiwalnej dokumentacji, zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów strona 18
zakładowych (Dz.U. Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140). Występują także braki w opisach teczek proponowanych do zniszczenia, co uniemożliwia ocenę wartości archiwalnej dokumentacji. Wnioski, które wpływają z małych samorządowych jednostek organizacyjnych (szkół, przedszkoli, ośrodków pomocy społecznej itp.) są w większości sporządzane w sposób niezadowalający (występują zarówno błędy formalne, jak i merytoryczne, głównie w zakresie opisu teczek). W szczególności dotyczy to jednostek, które po raz pierwszy zwracają się o zgodę na zniszczenie dokumentacji i małych jednostek, w których opiekę nad składnicą akt sprawują pracownicy bez jakiegokolwiek przeszkolenia w zakresie archiwizacji dokumentacji. W związku z nieprawidłowo sporządzonymi wnioskami przygotowywane są pisma z uwagami oraz zaleceniami odnośnie sposobu ich poprawy, przeprowadzane są konsultacje, ekspertyzy oraz analizowane są kolejne wersje spisów dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia lub aneksów do spisów. Załatwianie spraw z zakresu brakowania dokumentacji niearchiwalnej wydłuża się także z uwagi na konieczność przedkładania przez jednostki organizacyjne oświadczeń o tym, że w proponowanej do brakowania dokumentacji nie znajdują się dokumenty dotyczące Spółki Kama Foods S.A. w Warszawie w upadłości (wcześniej działającej pod nazwą Nadodrzańskie Zakłady Przemysłu Tłuszczowego w Brzegu S.A.). W trakcie kontroli archiwalnej stwierdzono w jednej jednostce zniszczenie bez zgody Archiwum dokumentacji dotyczącej wydawania dowodów osobistych (w tym materiałów archiwalnych). Archiwum skierowało w tej sprawie zawiadomienie do Prokuratury o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, sprawa została jednak umorzona z uwagi na przedawnienie. Ponadto w związku z zalaniem dokumentacji w magazynach archiwalnych dwóch jednostek organizacyjnych, informowano je o sposobie postępowania z zalaną dokumentacją. Przeprowadzono także ekspertyzę archiwalną zalanej dokumentacji w jednej jednostce. Dodatkowo w Szpitalu Powiatowym w Zakopanem, który zwrócił się o zgodę na zniszczenie zalanej dokumentacji (w tym dokumentacji medycznej, dla której nie upłynęły okresy przechowywania) przeprowadzona została ekspertyza konserwatorska i wydano szpitalowi zalecenia. W Archiwum Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji w zakresie brakowania dokumentacji niearchiwalnej jest angażowana wyłącznie w odniesieniu do spraw trudnych oraz gdy brakowaniu podlegała dokumentacja kategorii B25. Komisja decydowała o kwalifikacji dokumentacji, przede wszystkim w przypadku likwidowanych jednostek organizacyjnych oraz akt osobowych, opiniowała także ustalanie nowych jednostek organizacyjnych wytwarzających materiały archiwalne, a także określała zasady w zakresie postępowania z dokumentacją. W 2014 roku odbyło się 5 posiedzeń Komisji. 3.3. Liczba etatów archiwum państwowego zaangażowanych w działalność nadzorczą 14,5 etatu Czynności z zakresu nadzoru archiwalnego wykonywały 23 osoby, przy czym w pełnym wymiarze godzin nadzorem zajmowało się 9 osób. strona 19
3.4. Likwidacje nadzorowanych jednostek organizacyjnych Wykazane w tabeli 12 w sprawozdaniu ilości materiałów archiwalnych, podane zostały na podstawie wyników kontroli archiwalnych protokołów kontroli (w tym w oparciu o raporty z bazy NADZÓR). W przypadku trudności z podaniem dokładnej ilości materiałów archiwalnych do przejęcia, ilość materiałów archiwalnych była szacowana. Tabela nr 12. Skutki likwidacji jednostek nadzorowanych. rodzaj jednostek państwowe samorządowe liczba jednostek 6 2 rozmiar dokumentacji do przejęcia 3130,64 mb - 11,23 mb - rozmiar dokumentacji przejętej 303,23 mb oraz 604 j.a. 3,13 mb - rozmiar dokumentacji użyczonej 210,35 mb 1) oraz 13941 fonogramów muzycznych (na - - kasetach i taśmach), 4 057 fonogramów słownych na taśmach 2 555 fonogramów słownych na kasetach i płytach CD 340 taśm i płyt CD z efektami dźwiękowymi; 2 396 jedn. inw. nagrań, 53 498 tytułów filmów, 36 341 jedn. inw. fotografii liczba umów użyczenia 2-1) rozmiar dokumentacji użyczonej został podany w oparciu o dane z ostatnich kontroli, przy czym ma on częściowo charakter szacunkowy, ponieważ jednostki publicznej radiofonii i telewizji nie zakończyły jeszcze wydzielania użyczonych materiałów archiwalnych z całości zasobu archiwalnego (nie zawsze wydzielono fizycznie dokumentację objętą umową użyczenia) Według stanu na 31 grudnia 2014 r. zawarte są dwie umowy użyczenia zbiorów archiwalnych z: Polskim Radiem Regionalną Rozgłośnią w Krakowie Radio Kraków S.A. oraz Telewizją Polską S.A. Oddziałem Terenowym w Krakowie. Jednostki państwowe i samorządowe figurujące w ewidencji jednostek nadzorowanych, których likwidację (lub prywatyzację) odnotowano, bez rozliczenia się z materiałów archiwalnych (zmiana statusu z N na W w bazie NADZÓR): 1. Uzdrowisko Wysowa S.A. w Wysowej-Zdroju - 31/404 (prywatyzacja). 2. Zakłady Metalurgiczne w Skawinie w likwidacji 29/266 (prywatyzacja). Jednostki, które wykreślono z ewidencji w okresie sprawozdawczym i rozliczyły się z materiałów archiwalnych (zmiana statusu z N na I w bazie NADZÓR; ujęte w tabeli 12): 1. Związek Gmin Dorzecza Rudawy, Rudna i Sanki z siedzibą w Zabierzowie 29/716 (likwidacja). 2. Krakowskie Przedsiębiorstwo Budowy Pieców Przemysłowych Piecbud 29/152 (likwidacja). Jednostki wykreślone z ewidencji w latach wcześniejszych i dla których odnotowano rozliczenie się z materiałów archiwalnych (zmiana statusu z W na I w bazie NADZÓR; ujęte w tabeli 12): 1. Centrum Doradztwa Rolniczego w Brwinowie Oddział w Krakowie 29/689. 2. Miastoprojekt Kraków Sp. z o.o. 29/286. strona 20
3. Wawel S.A. 29/281, 4. Stadnina Koni Trzebienice 29/285, 5. Cementownia NOWA HUTA 29/275, 6. Związek Gmin Dorzecza Rzeki Łososina w Limanowej 31/759. W 2014 roku z uwagi na liczne likwidacje nienadzorowanych jednostek organizacyjnych, głównie samorządowych i prywatnych placówek oświatowych, analizowano spisy dokumentacji tych jednostek oraz ich historię, przeprowadzano ekspertyzy archiwalne. Część spraw opiniowana była przez Komisję Archiwalnej Oceny Dokumentacji. W wyniku tych czynności wydano opinie dotyczące kwalifikacji dokumentacji dla 61 podmiotów. Sprawy likwidacji dotyczyły w zdecydowanej większości szkół i placówek oświatowych, samorządowych i prywatnych. 3.5. Przepisy kancelaryjno-archiwalne W okresie sprawozdawczym zarejestrowano 302 sprawy dotyczące uzgodnienia 573 normatywów kancelaryjno-archiwalnych lub zmian do nich. Ponadto wpłynęła jedna sprawa dotycząca zaopiniowania 3 przepisów dla jednostki prywatnej. Łącznie uzgodniono 679 nowych przepisów oraz 143 zmiany do przepisów dla państwowych i samorządowych podmiotów a także zaopiniowano 3 przepisy dla prywatnych jednostek. Uzgadnianie przepisów kancelaryjno-archiwalnych w Archiwum Narodowym w Krakowie w latach 2009-2014 1400 1200 1221 1229 1000 800 799 679 600 400 200 344 500 411 369 302 252 264 95 86 76 94 65 302 143 0 2 009 2010 2011 2012 201 3 20 14 Liczba zarejestrowanych spraw Liczba uzgodnionych zmian w przepisach Liczba uzgodnionych przepisów strona 21
3.5.1. Nadzorowane jednostki organizacyjne. Tabela nr 13. Liczba przepisów zatwierdzonych rodzaj jednostek Państwowe samorządowe rodzaj przepisu nowe przepisy zmiany w przepisach nowe przepisy zmiany w przepisach instrukcje kancelaryjne 16 3 14 3 instrukcje archiwalne 17 5 14 4 wykazy akt 33 4 14 11 Razem: 138 3.5.2. Nienadzorowane jednostki organizacyjne. Tabela nr 14. Liczba przepisów zaopiniowanych rodzaj przepisu nowe przepisy zmiany w przepisach instrukcje kancelaryjne 197 1 instrukcje archiwalne 197 1 wykazy akt 177 111 Razem: 684 3.5.3. Niepaństwowe i niesamorządowe jednostki organizacyjne. Tabela nr 14a. Liczba przepisów zaopiniowanych rodzaj przepisu nowe przepisy zmiany w przepisach instrukcje kancelaryjne 0 0 instrukcje archiwalne 1 0 wykazy akt 2 0 Razem: 3 Inne czynności związane z uzgadnianiem przepisów W związku z uzgadnianiem przepisów kancelaryjnych i archiwalnych wypełniano karty informacyjne dla prowadzonych spraw przepisów jednostek państwowych i przesyłano je do NDAP. Prowadzono liczne konsultacje osobiste, telefoniczne i mailowe (ujęte w tabeli nr 16), przygotowywano pisma z uwagami do projektów oraz monity w sprawach przepisów. Opiniowano także instrukcje metodyczne dot. porządkowania i ewidencjonowania zasobu historycznego trzech szkół wyższych. Przeprowadzono 4 ekspertyzy archiwalne dotyczące opiniowania przepisów kancelaryjno-archiwalnych. Kontynuowano też prace mające na celu opracowanie lub aktualizację wzorów przepisów (np. wykazy akt dla sądów, zmiany wykazów akt dla ośrodków pomocy społecznej, aktualizacja instrukcji kancelaryjnych i archiwalnych dla różnych podmiotów). strona 22
3.6. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej Tabela nr 15. Liczba wniosków zatwierdzonych lub zaopiniowanych rodzaj jednostek wnioski zatwierdzone wnioski zaopiniowane państwowe i samorządowe 1461 niepaństwowe, niesamorządowe 85 W 2014 r. wpłynęło do Archiwum łącznie 1776 wniosków o wydanie zgody i 82 wnioski o wydanie opinii w sprawie brakowania dokumentacji. Ponad 100 wniosków złożyło Kuratorium Oświaty w Krakowie dotyczące brakowania dokumentacji placówek oświatowych, zarówno państwowych jak i samorządowych oraz prywatnych. Systematycznie wpływają wnioski z archiwum międzyzakładowego funkcjonującego w Sądzie Okręgowym w Krakowie (ponad 100 wniosków). Bardzo duża liczba spraw wpłynęła z Poczty Polskiej S.A. dotyczących wydania opinii do wniosków, dla których właściwe do wydania zgody jest Archiwum Akt Nowych. W 2014 r. rozpatrzono łącznie 1960 spraw dotyczących brakowania dokumentacji. Wydano 1461 zgód (na brakowanie 24800,926 mb), 85 opinii dla podmiotów prywatnych (na brakowanie 823,17 mb) oraz przeprowadzono 121 ekspertyz archiwalnych w sprawie brakowania. Szczególnie czasochłonne ekspertyzy przeprowadzono w jednostkach wymiaru sprawiedliwości (sądach, prokuraturach), urzędach skarbowych, Małopolskim Urzędzie Wojewódzkim i Wojewódzkim Urzędzie Pracy. Liczba wydanych zgód i opinii na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w 2014 roku 900 800 700 600 500 400 300 200 100 0 53 823 Oddział VI Nadzoru 2 76 Oddział w Bochni 8 91 Oddział w Nowym Sączu 5 121 Ekspozytura w Nowym Targu 17 350 Oddział w Tarnowie liczba wydanych opinii liczba wydanych zgód Ponadto związku z prowadzonym brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej w 2014 roku przygotowano: pisma informujące jednostki o błędach we wnioskach o wydanie zgody na zniszczenie dokumentacji lub odmawiające wydania zgody, strona 23