SPRAWOZDANIE Z DZIAŁALNOŚCI ARCHIWUM NARODOWEGO W KRAKOWIE ZA 2013 ROK ORAZ PRZEWIDYWANE KIERUNKI DZIAŁAŃ W ROKU 2014

Transkrypt

1 SPRAWOZDANIE Z DZIAŁALNOŚCI ARCHIWUM NARODOWEGO W KRAKOWIE ZA 2013 ROK ORAZ PRZEWIDYWANE KIERUNKI DZIAŁAŃ W ROKU 2014 KRAKÓW 2014

2 SPIS TREŚCI: 1. ZASÓB ARCHIWALNY Zmiany w rozmiarze zasobu archiwalnego ogółem Rozmiar depozytów Zasób opracowany ogółem Opracowanie zasobu archiwalnego w roku sprawozdawczym Zasób w toku opracowania TECHNICZNE ZABEZPIECZENIE ZASOBU Konserwacja właściwa Koszty materiałowe konserwacji właściwej w roku sprawozdawczym Profilaktyka konserwatorska Prace introligatorskie Inne prace konserwatorskie Kopie zabezpieczające zasobu archiwum państwowego Kwota nakładów na odpłatne zlecenia na wykonanie kopii zabezpieczających NARASTAJĄCY ZASÓB ARCHIWALNY...12 Ewidencja jednostek nadzorowanych Zaległości w przejmowaniu materiałów archiwalnych Skuteczność nadzoru archiwalnego Stopień realizacji zaleceń pokontrolnych Szacunkowy zakres stosowania przepisów kancelaryjnych i archiwalnych Prawidłowość brakowania dokumentacji niearchiwalnej Liczba etatów archiwum zaangażowanych w działalność nadzorczą Likwidacje nadzorowanych jednostek organizacyjnych Przepisy kancelaryjno archiwalne Nadzorowane jednostki organizacyjne Nienadzorowane jednostki organizacyjne Niepaństwowe i niesamorządowe jednostki organizacyjne Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej Przedsięwzięcia edukacyjne z zakresu kształtowania narastającego zasobu Szczególne zjawiska lub zagadnienie w dziedzinie kształtowania nadzoru archiwalnego Konsultacje WYKORZYSTANIE ZASOBU ARCHIWALNEGO Tendencje wykorzystania zasobu archiwalnego Udostępnianie zasobu w pracowni naukowej: Kwerendy wykonywane przez Archiwum: Udostępnianie materiałów archiwalnych Rodzaje udostępnianych materiałów archiwalnych Kwerendy wykonywane przez Archiwum Reprodukcje Współpraca z innymi placówkami Popularyzacja...37

3 5. DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWA Centralne komisje i zespoły międzyarchiwalne Zebrania naukowe Rada naukowo programowa Komisja metodyczna Komisja archiwalnej oceny dokumentacji Zespół zakupu materiałów archiwalnych Konferencje naukowe Projekty badawcze Współpraca w zakresie archiwistyki Współpraca z archiwami Współpraca z instytucjami naukowymi Współpraca z instytucjami polonijnymi Publikacje Podnoszenie kwalifikacji kadry Udział we władzach instytucji naukowych i kulturalnych Inne przedsięwzięcia PUBLIKACJE Ważniejsze publikacje własne Ważniejsze prace wydawnicze w toku Nakłady na działalność wydawniczą PRZECHOWALNICTWO DOKUMENTACJI Rozmiar zasobu dokumentacji niearchiwalnej Wartość kontraktów na przechowywanie dokumentacji niearchiwalnej Depozyty KADRY Stan zatrudnienia Stan wykształcenia pracowników Stażyści, praktykanci, wolontariusze SYTUACJA LOKALOWA, PRACE BUDOWLANE, FUNDUSZE POZABUDŻETOWE Rezerwa magazynowa Obiekty użytkowane Prace budowlano remontowe Środki pozabudżetowe OGÓLNA OCENA WARUNKÓW I WYNIKÓW PRACY ARCHIWUM PRZEWIDYWANE KIERUNKI DZIAŁAŃ I ZAKRES PRAC ARCHIWUM NARODOWEGO W NASTĘPNYM ROKU Zasób archiwalny Techniczne zabezpieczanie zasobu Nadzór nad narastającym zasobem Udostępnianie i informacja archiwalna Badania naukowe Prace wydawnicze Inwestycje i remonty...63 strona 3

4 12. ZAŁĄCZNIKI Wykaz publikacji Archiwum Narodowego w Krakowie Wykaz prac dokumentacyjnych Wykaz komputerowych baz danych Stan komputeryzacji Liczba komputerów oraz system operacyjny: Rodzaje i liczba urządzeń peryferyjnych: Sieci komputerowe fizyczna i logiczna charakterystyka sieci: Serwery Dostęp Archiwum do Internetu: Sprawozdanie ze współpracy z podmiotami, których materiały archiwalne wchodzą w skład ewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego strona 4

5 1. ZASÓB ARCHIWALNY 1.1. Zmiany w rozmiarze zasobu archiwalnego ogółem Tabela nr 1 1 określenie czynnika liczba jednostek inwentarzowych liczba metrów liczba dokumentów elektronicznych liczba plików rozmiar w GB dokumentów elektronicznych 2 nabytki , ,32 3 dokumentacji niearchiwalnej ubytki 4 materiałów archiwalnych 5 opracowanie zasobu (bez uwzględnienia zniszczonej dokumentacji niearchiwalnej) 6 inne (korekta ewidencji związana ze sporządzaniem , ewidencji skarbowej) 9 razem: , ,32 Nabytki pochodzą w zdecydowanej większości, tak jak w latach poprzednich, z archiwów zakładowych. Jest to głównie dokumentacja, której upłynął już dwudziestopięcioletni okres przechowywania w archiwach zakładowych, jak również dokumentacja sprywatyzowanych przedsiębiorstw państwowych, zlikwidowanych lub przekształconych urzędów administracji i innych jednostek organizacyjnych. ANK sukcesywnie przejmuje akta likwidowanych szkół różnego szczebla, a dokumentacja ta niejednokrotnie sięga XIX w. Wśród materiałów przejętych, szczególną uwagę zwracają zabezpieczone akta z archiwów: Drukarni Wydawniczej im. W. L. Anczyca, ArcelorMittal Poland S.A. Oddział w Krakowie (d. Huty im. T. Sendzimira) oraz Południowej Dyrekcji Okręgowej Kolei Państwowych w Krakowie. Włączone do zasobu materiały archiwalne jednej z najstarszych krakowskich drukarni Drukarni Wydawniczej im. W. L. Anczyca zawierają oprócz części aktowej, także cenne materiały fotograficzne (od fotografii z początków działalności firmy po dzień dzisiejszy), dyplomy z wystaw, targów książki, konkursów ogólnopolskich i międzynarodowych. Dodatkowo przejęto akta działającego przy przedsiębiorstwie Koła Honorowych Dawców Krwi i Koła PTTK. Dzięki uprzejmości obecnego właściciela Drukarni Wydawniczej, Archiwum pozyskało także część dokumentacji obecnie działającej firmy (fotografie, dyplomy, materiały aktowe) jako dopływ do zespołu i dowód kontynuacji najlepszych tradycji krakowskiego drukarstwa. Z archiwum ArcelorMittal Poland S.A. Oddział w Krakowie przejęto zbiór fotografii i wycinków prasowych jako uzupełnienie zespołu archiwalnego Huta im. Lenina w Krakowie. Kolekcja zawiera fotografie obrazujące pracę w kombinacie metalurgicznym od momentu jego powstania, poprzez lata największego rozwoju, aż po prywatyzację zakładu. Łącznie zbiór luźnych fotografii liczy ponad 12 tysięcy jednostek archiwalnych. strona 5

6 Dodatkowo Archiwum przejęło także wycinki prasowe o działalności Huty im. Lenina z lat przygotowane przez profesjonalne Biuro Wycinków Prasowych GLOB. Wymienić również należy niezwykle cenną dokumentację zabezpieczoną w archiwum Południowej Dyrekcji Okręgowej Kolei Państwowych w Krakowie, w tym techniczną i fotograficzną (m.in. akta Państwowych Kolei Linowych, także z okresu międzywojennego). Poza wyżej wspomnianymi materiałami, krakowskie Archiwum pozyskało również unikatową w skali kraju dokumentację Konfederacji Polski Niepodległej Okręgu Tarnów. Natomiast ze środków przekazanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych zostały zakupione zdigitalizowane filmy z Archiwum TVS Wiesława Szkarłata z Nowego Sącza, byłego reportera TV Kraków i telewizji kablowych w Nowym Sączu. Są to reportaże, filmy, informacje i krótkie programy dla telewizji dokumentujące wydarzenia ważne dla Sądecczyzny i jej mieszkańców. ANK zakupiło także za środki finansowe przekazane przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego spuściznę krakowskiej rodziny Kossaków. Są to głównie: korespondencja rodzinna, fotografie oraz rachunki i korespondencja urzędowa. W 2013 r. została również uregulowana sprawa przechowywania przez ANK Archiwum Dzikowskiego Tarnowskich. W dniu 19 grudnia 2013 r. w siedzibie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych została podpisana ugoda pozasądowa pomiędzy Skarbem Państwa, reprezentowanym przez Ryszarda Wojtkowskiego, zastępcę Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych i Barbarę Berską, dyrektora Archiwum Narodowego w Krakowie a Janem Tarnowskim, reprezentującym spadkobierców Róży Tarnowskiej. Archiwum Dzikowskie Tarnowskich zostało włączone do państwowego zasobu archiwalnego tuż po II wojnie światowej. Przejęte przez krakowskie Archiwum materiały archiwalne były własnością Artura Tarnowskiego, zamieszkałego w Dzikowie, który odziedziczył je po swoich rodzicach Zdzisławie Tarnowskim i jego żonie Zofii z Potockich Tarnowskiej. Spadkobiercą Artura Tarnowskiego została, na mocy testamentu, Róża Tarnowska. Podpisana w Warszawie ugoda stanowi zadośćuczynienie strat poniesionych przez rodzinę Tarnowskich wskutek działań władz państwowych, podejmowanych w latach Przekazane na rzecz Skarbu Państwa przez spadkobierców Artura Tarnowskiego i Róży Tarnowskiej archiwalia stanowią nieocenionej wartości źródło do badań dziejów Państwa Polskiego okresu I Rzeczypospolitej oraz okresu rozbiorów. Stan zasobu Archiwum podany w sprawozdaniu GUS za 2013 r. (liczba zespołów, metraż i ilość jednostek inwentarzowych) nie odzwierciedla jedynie wzrostu zasobu o nabytki. Równie istotne, podobnie jak w poprzednich latach, są zmiany spowodowane inwentaryzowaniem i ewidencjonowaniem zasobu, związane ze sporządzaniem egzemplarzy skarbowych środków ewidencyjnych. strona 6

7 1.2. Rozmiar depozytów Tabela nr 2. Rozmiar depozytów Sprawozdanie z działalności Archiwum Narodowego w Krakowie za 2013 rok Rozmiar depozytów ogółem Zmiany w rozmiarze depozytów w ciągu roku jednostki inw. metry jednostki inw. metry 246 0,31 2 0, Razem 245 0,31 Wycofanie z depozytu policyjnego 246 dokumentów odzyskanych przez Archiwum Narodowe w Krakowie. Przejęcie 1 dokumentu wycofanego z aukcji antykwariatu Lamus w Warszawie Tabela nr 3. Ważniejsze depozyty l.p. określenie depozytu 1. List Jana Potockiego do Franciszka Potockiego 1809 r. 2 Akcja Banku Polskiego z 1934 r. rozmiar depozytu j. inw. mb ,01 określenie okresu przechowywania Decyzja Prokuratury Okręgowej w Krakowie Do dyspozycji Prokuratury Rejonowej w Muszynie dla potrzeb prowadzonego postępowania 1.3. Zasób opracowany ogółem Tabela nr 4. Rozmiar zasobu opracowanego rodzaj materiału archiwalnego zasób opracowany ogółem metry bieżące jednostki inwentarzowe liczba dokumentów elektronicznych liczba plików rozmiar w GB 1 materiały aktowe 4 018, dokumenty pergaminowe i papierowe 3 dokumentacja techniczna 0, materiały kartograficzne fotografie filmy nagrania dźwiękowe pieczęcie inne (materiały ikonograficzne) razem: 4 018, Materiały w wierszach 2 9 należą zarówno do wyodrębnionych zbiorów, jak również stanowią jednostki archiwalne w innych zespołach. W ostatnich latach zmiana rozmiaru zasobu opracowanego w minimalnym stopniu wynika z ostatecznego opracowywania zespołów, ograniczonego ze względu na prace inwentaryzacyjne i ewidencyjne związane ze sporządzaniem egzemplarzy skarbowych strona 7

8 środków ewidencyjnych. Zasadnicze zmiany związane są z decyzjami Komisji Metodycznej z lat , uznającymi wiele zespołów z zasobu Archiwum za nieopracowane, mimo zakwalifikowania tych zespołów jako uporządkowane (karta A). Komisja Metodyczna uznała, że brak wstępu do zatwierdzonego przed wielu laty inwentarza oraz fakt, iż inwentarz nie odpowiada zawartości akt, wykluczają uznawanie zespołu za ostatecznie opracowany Opracowanie zasobu archiwalnego w roku sprawozdawczym Tabela nr 5. Bieżące opracowanie całkowite oraz bieżąca inwentaryzacja 1 rodzaj materiału opracowano całkowicie zinwentaryzowano archiwalnego metry jednostki inw. metry jednostki inw. 2 materiały aktowe , dokumenty pergaminowe i papierowe dokumentacja techniczna 0 0 0, materiały kartograficzne fotografie filmy nagrania dźwiękowe pieczęcie inne razem: , W związku z pracami związanymi z weryfikacją ewidencji w ramach przygotowywania egzemplarzy skarbowych środków ewidencyjnych, opracowanie prowadzone jest jedynie w oddziałach, które te prace zakończyły. W ramach przygotowywania egzemplarzy skarbowych ewidencji zasobu prowadzone są intensywne prace inwentaryzacyjne i ewidencyjne, które zmieniają w sposób znaczący stan zewidencjonowania zasobu. Znaczną część ewidencji stanowią pomoce archiwalne sporządzone według nieaktualnych już przepisów metodycznych, ich nieprecyzyjność wymusza niejednokrotnie ponowne przygotowanie pomocy ewidencyjnych, konieczność konfrontowania spisów z archiwaliami lub wręcz ponowną inwentaryzację niektórych zespołów. Powoduje to często wydzielanie nowych zespołów z już istniejących, zwiększanie lub zmniejszanie ilości jednostek poprzez rozdzielanie (akta sądowe dzielone na sprawy) lub łączenie jednostek aktowych oraz weryfikację metrażu. W celu ułatwienia dalszego opracowywania oraz udostępniania, pomoce archiwalne są systematycznie wprowadzane do bazy IZA Zasób w toku opracowania Tabela nr 6. Centrala lp. nazwa zespołu rok początkowy oraz przewidywany rok końcowy opracowania 1 Teki Antoniego Schneidra 2005 nieustalony 2 Spuścizna prof. Stanisława Kutrzeby Spuścizna dra Franciszka Dudy Kataster Ignacego Wielopolskiego Teki Eugeniusza Barwińskiego Teki Maksymiliana i Stanisława Cerchów strona 8

9 Oddział I ANK, w zasobie którego znajdują się wszystkie zespoły w trakcie opracowywania, zakończył już prace nad sporządzaniem egzemplarzy skarbowych środków ewidencyjnych. 2. TECHNICZNE ZABEZPIECZENIE ZASOBU 2.1. Konserwacja właściwa. Tabela nr 7. Prace konserwatorskie lp. rodzaj prac konserwatorskich: rodzaj obiektów: liczba kart konserwatorskich: 1. restauracja dokumentacja opisowa i fotograficzna, oczyszczenie, nawilżenie, prostowanie, wykonanie opakowania ochronnego 2. restauracja dokumentacja opisowa i fotograficzna, oczyszczenie, wzmocnienie strukturalne, uzupełnienie ubytków, prostowanie, scalenie kolorystyczne opakowanie ochronne 3. restauracja dokumentacja opisowa i fotograficzna, oczyszczenie, odkwaszenie, uzupełnienie ubytków, prostowanie, opakowanie ochronne 4. konserwacja zabezpieczająca dokumentacja, odkurzenie, prostowanie, umieszczenie w opakowaniach ochronnych 5. konserwacja zabezpieczająca dokumentacja, demontaż, odkurzenie, prostowanie, umieszczenie w papierowych banderolach, opis banderoli, umieszczenie w opakowaniach ochronnych 6. konserwacja zabezpieczająca dokumentacja, odkurzenie, demontaż z ram, umieszczenie w opakowaniach ochronnych 7. konserwacja zabezpieczająca dokumentacja, oczyszczenie, zabezpieczenie powierzchni, wykonanie opakowania ochronnego 8. przygotowanie akt do digitalizacji demontaż, oczyszczenie 9. przygotowanie akt do udostępniania demontaż, oczyszczenie 10. konserwacja zabezpieczająca pieczęci, odkurzenie, opracowanie metody oraz naklejenie sygnatur, umieszczenie w indywidualnych opakowaniach ochronnych rękopis na papierze maszynowym rękopis na papierze czerpanym druk i rękopis na papierze maszynowym rękopis na pergaminie rękopis na papierze czerpanym zbiór różnych materiałów archiwalnych (rękopisy, druki, fotografie, grafiki, wydruki fotomechaniczne) klisze cynkotypowe druk na papierze maszynowym plany wielkoformatowe złożone i połączone w grzbiecie gwoździami pieczęcie luźne z masy woskowo żywicznej 8 k.k. 10 k.k. 80 k.k. 10 k.k (k.k.) (k.k.) 1 k.k. obiekty w sztukach/ metrach: 539 szt. 20 szt. 46 szt. 11. wykonanie oprawy oprawa w półskórek 1 szt. strona 9

10 2.2. Koszty materiałowe konserwacji właściwej w roku sprawozdawczym Profilaktyka konserwatorska Tabela nr 8. Przedsięwzięcia profilaktyczne 7 717,88 zł l.p. rodzaj przedsięwzięć ilość akt 1. odkurzanie akt 900,2 mb (tj j.a.) 2. umieszczanie akt w papierze bezkwasowym 114,08 mb (tj j.a.) 3. umieszczanie akt w koszulkach ochronnych szt. (tj j.a.) 4. umieszczanie akt w pudłach 765,46 mb (tj j.a.) 5. przemieszczanie akt w magazynach 1 740,5 mb 6. oczyszczanie półek w magazynach, odkurzanie opakowań ochronnych mb 7. paginowanie akt ss. 8. znakowanie akt j.a. (w tym s., ksiąg, fotografii) 9. przygotowanie metryczek akt do digitalizacji j.a. 10. przygotowanie akt do przewozu 172,2 mb 2.4. Prace introligatorskie Tabela nr 9. Prace introligatorskie l.p. rodzaj prac: ilość w sztukach: 1. oprawy książkowe 54 szt. 2. pudła archiwalne 100 szt. 3. teczki tekturowe 51 szt. 4. koszulki ochronne na wymiar obiektów szt. 5. wykonanie papierów klajstrowych 51 szt. 6. wykonanie podkładek do prezentacji materiałów archiwalnych na pokazach oraz na wystawach czasowych 76 szt Inne prace konserwatorskie. 1) Sprawowano kompleksowy nadzór konserwatorski w związku z wypożyczeniami materiałów archiwalnych do innych instytucji w celach wystawienniczych. W ramach tego nadzoru przygotowano 2 opinie nt. stanu zachowania dokumentów archiwalnych wytypowanych do wypożyczenia, ustalono i skontrolowano warunki ekspozycji, nadzorowano transport dokumentów oraz sprawdzono stan zachowania zwróconych obiektów). 2) Objęto nadzorem konserwatorskim materiały przeznaczone do digitalizacji w pracowni ANK oraz przez firmę zewnętrzną (skontrolowanie stanu dokumentacji przed przekazaniem do digitalizacji i po zwrocie materiałów, nadzór nad przekazywaniem i transportem). 3) Przeprowadzono kompleksowe czynności związane z zabezpieczeniem i dezynfekcją porzuconej dokumentacji archiwalnej b. Cementowni Nowa Huta S.A., zabezpieczonej przez ANK (300mb). W miejscu przejęcia, po wykonanych badaniach mikrobiologicznych, dokumentacja została poddana segregacji i przygotowana do przewozu do siedziby ANK (80 mb). Następnie z dokumentacji zostały usunięte plastikowe opakowania ochronne, akta zostały opakowane, oznaczone i przewiezione strona 10

11 do dezynfekcji do AP Katowice (385 paczek, tj. 80 mb akt) por. rozdz. 3.8 sprawozdania. 4) Przeprowadzono 4 ekspertyzy i wydano opinie nt. stanu zachowania oraz sposobu przechowywania dokumentacji aktowej w archiwach zakładowych i składnicach akt. 5) Przygotowanie i organizacja trzech posiedzeń komisji ds. wyceny i opracowania programu prac konserwatorskich akt stanu cywilnego i akt metrykalnych z zasobu ANK na potrzeby programu kompleksowego zabezpieczenia małopolskich akt stanu cywilnego oraz akt metrykalnych przechowywanych w Archiwum Narodowym w Krakowie. Do udziału w komisjach zostali zaproszeni konserwatorzy z AP w Katowicach oraz konserwatorzy z prywatnych firm konserwatorskich (informacje o programie por. rozdział 5.8 sprawozdania). 6) Monitorowano stan zachowania materiałów archiwalnych. Typowano obiekty do restauracji, konserwacji zabezpieczającej oraz do konserwacji ratunkowej. 7) We wszystkich magazynach archiwalnych kontrolowano oraz rejestrowano parametry temperatury oraz wilgotności względnej powietrza. Warunki środowiskowe analizowano i zależnie od uzyskanych pomiarów podejmowano czynności zaradcze. 8) We wszystkich oddziałach AN w Krakowie wykonywano czynności związane z konserwacją zabezpieczającą zasobu archiwalnego. Prowadzono prace związane z oczyszczaniem akt, usuwaniem metalowych elementów, prostowaniem zagięć, wymianą obwolut oraz przepakowywaniem akt do nowych opakowań ochronnych. Zabiegi te były również wykonywane przed udostępnieniem akt w pracowniach naukowych oraz w trakcie ewidencjonowania zasobu. 9) Wykonywano zadania związane z przemieszczaniem akt podczas remontów magazynów. 10) We wszystkich oddziałach AN w Krakowie, realizowano projekt systematycznego oczyszczania magazynów archiwalnych Kopie zabezpieczające zasobu archiwum państwowego Tabela nr 10 Rodzaj kopii: Wykonawca: Ilość: kopie cyfrowe pracownia digitalizacji ANK skanów (1 216 j.a., 4710 GB) kopie cyfrowe usługa zewnętrzna skanów (496 j.a ,5 GB) Firma GAMA Jacek Lipik RAZEM: (1712 j.a., 6 875,5 GB) Archiwum Narodowe w Krakowie po raz drugi wzięło udział w konkursie i ponownie zakwalifikowało się do Wieloletniego Programu Rządowego Kultura+. W ramach realizacji projektu został zakupiony płaski skaner dziełowy formatu A0, przy pomocy którego przystąpiono do systematycznej digitalizacji materiałów wielkoformatowych, w pierwszej kolejności planów katastru galicyjskiego. Od IV kwartału 2013 r. trwają intensywne prace zabezpieczające i przygotowujące materiały kartograficzne do systematycznego skanowania. strona 11

12 2.7 Kwota nakładów na odpłatne zlecenia na wykonanie kopii zabezpieczających zł 3. NARASTAJĄCY ZASÓB ARCHIWALNY Ewidencja jednostek nadzorowanych W ewidencji nadzorowanych jednostek organizacyjnych z terenu właściwości miejscowej Archiwum Narodowego w Krakowie figuruje według stanu na 31 grudnia 2013 r. 676 jednostek organizacyjnych, w tym 359 państwowych i 317 samorządowych jednostek organizacyjnych. Ewidencja jednostek nadzorowanych prowadzona jest w formie bazy danych NADZÓR. Pod bezpośrednim nadzorem Centrali ANK znajdują się 302 jednostki organizacyjne (180 państwowych jednostek i 122 samorządowe jednostki). Jednostki nadzorowane przez poszczególne oddziały Archiwum Narodowego w Krakowie Oddział w Tarnowie Ekspozytura w Nowym Targu - 95 Oddział VI Nadzoru Oddział w Nowym Sączu Oddział w Bochni - 52 W stosunku do pozostałych jednostek nadzór archiwalny sprawowany był zasadniczo za pośrednictwem pracowników oddziałów zamiejscowych i Ekspozytury w Nowym Targu, a tylko w niektórych rodzajach spraw bezpośrednio przez Centralę (zatwierdzanie przepisów kancelaryjno archiwalnych, prowadzenie spraw związanych z likwidacją jednostek, opinie metodyczne, prowadzenie sprawy Muzeum Regionalnego Ziemi Limanowskiej w Limanowej). W 2013 r. ustalono jako wytwarzające materiały archiwalne 12 nowych jednostek (5 państwowych, 7 samorządowych): strona 12

13 1) Zespół Szkół Muzycznych im. J. Paderewskiego w Tarnowie (33/854) samorządowa jednostka organizacyjna, 2) Tarnowski Ośrodek Interwencji Kryzysowej i Wsparcia Ofiar Przemocy w Tarnowie (33/855) samorządowa jednostka organizacyjna, 3) Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego dla Miasta Nowego Sącza (31/859) państwowa jednostka organizacyjna, 4) Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego Miasta Tarnowa (33/858) państwowa jednostka organizacyjna, 5) Powiatowe Centrum Funduszy Europejskich w Nowym Sączu (31/857) państwowa jednostka organizacyjna, 6) Zespół Państwowych Szkół Plastycznych w Krakowie (29/856) państwowa jednostka organizacyjna, 7) Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej Szpital Powiatowy w Bochni im. bł. Marty Wieckiej (30/860) samorządowa jednostka organizacyjna, 8) Państwowe Gospodarstwo Leśne Lasy Państwowe Nadleśnictwo Brzesko (30/861) państwowa jednostka organizacyjna, 9) Państwowe Gospodarstwo Leśne Nadleśnictwo Krzeszowice (29/862) państwowa jednostka organizacyjna, 10) Biuro Promocji Zakopanego w Zakopanem (32/864) samorządowa jednostka organizacyjna, 11) Miejska Galeria Sztuki w Zakopanem (32/865) samorządowa jednostka organizacyjna, 12) Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Zakopanem (32/863) państwowa jednostka organizacyjna. W 2013 r. z ewidencji jednostek nadzorowanych wykreślono 4 jednostki organizacyjne (3 państwowe, 1 samorządową): 1) Centralny Ośrodek Chłodnictwa w Krakowie zmiana statusu z N na W w bazie Nadzór (prywatyzacja w 2011 r.) 29/96. Informację o prywatyzacji uzyskano w trakcie kontroli archiwalnej w 2013 r., 2) Sąd Rejonowy w Muszynie zmiana statusu z N na W w bazie Nadzór 31/395 (rozporządzenie ws. likwidacji sądów), 3) TAURON EKOSERWIS Spółka z o.o. w Rożnowie zmiana statusu z N na W w bazie Nadzór 31/401 (na podstawie protokołu kontroli przeprowadzonej przez Oddział w Nowym Sączu prywatyzacja, 4) Związek Gmin Składowisko Odpadów Żębocin z siedzibą w Proszowicach 29/822 zmiana statusu z N na W 2013, w związku z likwidacją (ustalono w trakcie kontroli archiwalnej w 2013 r.). strona 13

14 W 2013 r. przesłano informacje o wykreśleniu z ewidencji jednostek nadzorowanych sprywatyzowanym Spółkom: 1) TAURON EKOSERWIS Spółka z o.o. w Rożnowie, 2) Centralnemu Ośrodkowi Chłodnictwa COCH w Krakowie. Ponadto odnotowano rozliczenie się z materiałów archiwalnych w przypadku TELKOM TELOS S.A. zmiana statusu z W na I (29/272 w 2013 r.) w związku z tym, że w wyniku kontroli przeprowadzonej w 2013 r. ustalono, iż jednostka rozliczyła się z materiałów archiwalnych. W 2013 r. przeprowadzono 9 ekspertyz archiwalnych w związku z ustalaniem nowych jednostek organizacyjnych, jako wytwarzających materiały archiwalne w: 1) Powiatowym Centrum Funduszy Europejskich w Nowym Sączu, 2) Państwowym Gospodarstwie Leśnym Lasy Państwowe Nadleśnictwo Brzesko, 3) Państwowym Gospodarstwie Leśnym Lasy Państwowe Nadleśnictwo Krzeszowice, 4) Biurze Promocji Zakopanego w Zakopanem, 5) Miejskiej Galerii Sztuki im. hr Władysława Zamoyskiego w Zakopanem, 6) Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Zakopanem, 7) Państwowym Gospodarstwie Leśnym Lasy Państwowe Nadleśnictwo Dąbrowa Tarnowska nie podjęto jeszcze rozstrzygnięcia odnośnie powołania pod nadzór archiwalny, 8) Państwowym Gospodarstwie Leśnym Lasy Państwowe Nadleśnictwo Gromnik nie podjęto jeszcze rozstrzygnięcia odnośnie powołania pod nadzór archiwalny, 9) Państwowym Gospodarstwie Leśnym Lasy Państwowe Nadleśnictwo Dębica nie podjęto jeszcze rozstrzygnięcia odnośnie powołania pod nadzór archiwalny. Według stanu na dzień 31 grudnia 2013 r. na terenie właściwości ANK archiwa wielozakładowe działają w następujących jednostkach organizacyjnych: 1) Miejskim Przedsiębiorstwie Komunikacyjnym S.A. w Krakowie (dla MPK S.A. i Krakowskiego Holdingu Komunalnego S.A.), 2) Urzędzie Gminy Jabłonka (dla Urzędu oraz podległych mu jednostek samorządowych), 3) Urzędzie Gminy Gdów (dla Urzędu i Związku Gmin Dolnego Dorzecza Rzeki Raby), 4) Sądzie Okręgowym w Krakowie (dla Sądu Okręgowego i sądów rejonowych z siedzibą w Krakowie), 5) Prokuraturze Okręgowej w Krakowie (dla Prokuratury Okręgowej i Prokuratur Rejonowych: Kraków Śródmieście Wschód i Kraków Śródmieście Zachód), 6) Sądzie Okręgowym w Nowym Sączu (dla Sądu Okręgowego w Nowym Sączu i Sądu Rejonowego w Nowym Sączu), strona 14

15 7) Sądzie Okręgowym w Tarnowie (dla Sądu Okręgowego w Tarnowie i Sądu Rejonowego w Tarnowie). W 2013 r. w wyniku kontroli archiwalnej w Teatrze Bagatela im. Tadeusza Boya Żeleńskiego w Krakowie ustalono, że obecnie w Teatrze funkcjonuje 1 archiwum zakładowe (wcześniej odrębnie działało archiwum administracyjne oraz archiwum artystyczne) Zaległości w przejmowaniu materiałów archiwalnych Wykazane w sprawozdaniu ilości materiałów archiwalnych podane zostały na podstawie danych z Bazy Nadzór oraz protokołów kontroli. Zmniejszenie ilości materiałów archiwalnych do przejęcia wynika z systematycznego przejmowania dokumentacji kategorii A, jak również z weryfikacji rozmiaru nieprzyjętych materiałów archiwalnych w trakcie przeprowadzanych kontroli archiwalnych oraz z bieżącego wprowadzania danych do Bazy Nadzór. Tabela nr 11. Rozmiar nieprzejętych materiałów archiwalnych rodzaj wytwórcy materiałów archiwalnych państwowe samorządowe rozmiar materiałów archiwalnych j. inw. mb. brak danych brak danych 6568, ,61 rozmiar łączny: 8795,97 1) przyczyny nieprzejęcia nieuporządkowanie materiałów archiwalnych 2) zły stan fizyczny dokumentów, wymagających przeprowadzenia przed przekazaniem zabiegów konserwatorskich 3) przetrzymywanie materiałów archiwalnych 4) brak miejsca w magazynach archiwum państwowego 5) inne przyczyny 6) por. uwagi zawarte powyżej Uwagi: 1. Ilość materiałów archiwalnych do przejęcia Podana ilość materiałów archiwalnych do przejęcia ma częściowo nadal charakter szacunkowy, na co ma wpływ przede wszystkim niezadowalający stan uporządkowania i zewidencjonowania dokumentacji w archiwach zakładowych. Zdarza się, że dokumentacja kwalifikowana jest do niewłaściwych kategorii archiwalnych lub też w ogóle nie ma oznaczeń kategorii archiwalnej, przez co traktowana jest jako dokumentacja nierozpoznana. 2. Nieuporządkowanie materiałów archiwalnych: Główną przyczyną nieprzejmowania materiałów archiwalnych przez Archiwum jest ich nieuporządkowanie i nieprawidłowe zewidencjonowanie oraz duże zaległości jednostek organizacyjnych w tym zakresie. W zdecydowanej większości jest to skutkiem przejmowania na stan archiwów zakładowych dokumentacji nieprawidłowo strona 15

16 uporządkowanej z błędnie sporządzoną ewidencją lub gromadzenia w archiwum akt nieuporządkowanych i pozbawionych ewidencji. W związku z tym jednostki organizacyjne zmuszone są prowadzić (lub zlecać podmiotom zewnętrznym) kompleksowe prace porządkowo ewidencyjne, które często są długotrwałe i wymagają nakładu dodatkowych środków finansowych. Wykonywane w archiwach zakładowych jednostek organizacyjnych prace (najczęściej będące wynikiem realizacji zaleceń pokontrolnych) obciążają także pracowników Archiwum Narodowego w Krakowie licznymi konsultacjami, analizami przedkładanej ewidencji i ekspertyzami archiwalnymi. Częstym zjawiskiem są także problemy metodyczne wynikające ze specyfiki porządkowanego zasobu, które wymagają rozstrzygania przez pracowników Archiwum. W 2013 r. nieuporządkowanie materiałów archiwalnych i zaległości w tym zakresie stwierdzono w trakcie kontroli archiwalnych m.in. w: Przedsiębiorstwie Geologicznym S.A., Urzędzie Gminy Radziemice, Instytucie Metalurgii i Inżynierii Materiałowej PAN w Krakowie, Akademii Muzycznej w Krakowie, Kopalni Soli w Bochni, Sądzie Rejonowym w Bochni, Powiatowym Urzędzie Pracy w Zakopanem, Urzędzie Miejskim w Nowym Targu, Urzędzie Miejskim w Ciężkowicach, Urzędzie Gminy Lisia Góra, I Liceum Ogólnokształcącym w Gorlicach, Pałacu Młodzieży w Nowym Sączu. 3. Zły stan fizyczny dokumentów, wymagających przeprowadzenia przed przekazaniem zabiegów konserwatorskich Na zaległości w przekazywaniu materiałów archiwalnych do Archiwum ma także wpływ przestrzeganie zaleceń konserwatorskich odnośnie przejmowania dokumentacji, dotyczących przede wszystkim usuwania elementów metalowych, umieszczania dokumentacji w teczkach i pudłach z tektury bezkwasowej. Zdarza się, że przed przekazaniem materiałów konieczne jest przeprowadzanie zabiegów konserwatorskich akt. Czynności te wiążą się z dodatkowymi kosztami. W 2013 r. zły stan fizyczny dokumentacji stwierdzono w: Przedsiębiorstwie Geologicznym S.A., Starostwie Powiatowym w Wieliczce (dot. zasobu geodezyjnokartograficznego), Urzędzie Stanu Cywilnego w Podegrodziu, Zespole Szkół Rolniczych w Nawojowej, Bolarus S.A. w Bochni, Urzędzie Gminy w Rzezawie. W związku ze zgłoszeniem Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Krakowie oraz Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Krakowie o zalaniu dokumentacji w magazynach archiwalnych, informowano o prawidłowym sposobie postępowania z dokumentacją. 4. Przetrzymywanie materiałów archiwalnych: Część jednostek organizacyjnych sprzeciwia się przekazywaniu materiałów archiwalnych do Archiwum. Są to przede wszystkim podmioty prywatne, jak również jednostki, które zamierzają starać się o powierzenie przechowywania materiałów archiwalnych: teatry (np. Teatr Bagatela im. Tadeusza Boya Żeleńskiego w Krakowie) i muzea (Państwowe Zbiory Sztuki Zamek Królewski na Wawelu, Muzeum Narodowe w Krakowie). strona 16

17 Odrębny problem stanowią jednostki sprywatyzowane przechowujące państwowy zasób archiwalny, które często uznają tę dokumentację za własną. W związku z tym występują duże trudności w wyegzekwowaniu rozliczenia się przez te podmioty z odziedziczonych materiałów archiwalnych (w szczególności dotyczy to dokumentacji technicznej i technologicznej). Równocześnie duże koszty związane z przygotowaniem materiałów archiwalnych do przekazania do Archiwum (konieczność zlecania prac porządkowo ewidencyjnych firmom zewnętrznym, zakup odpowiednich opakowań ochronnych) są dla jednostek organizacyjnych barierą w przekazaniu przechowywanych materiałów archiwalnych. W 2013 r. stwierdzono przetrzymywanie materiałów archiwalnych m.in. w: Zespole Szkół Rolniczych Centrum Kształcenia Ustawicznego w Czernichowie, Polskim Wydawnictwie Muzycznym S.A. w Krakowie, Narodowym Teatrze Starym im. H. Modrzejewskiej w Krakowie, Geofizyce Kraków S.A., BIPROWUMET Sp. z o.o., BIPROKOM Kraków S.A. 5. Brak miejsca w magazynach archiwalnych Oddział w Bochni nie przejmował na bieżąco materiałów archiwalnych ze względu na brak rezerwy magazynowej (z wyjątkiem akt z urzędów stanu cywilnego i zlikwidowanych jednostek). Problem braku miejsca na razie nie dotyczy Oddziału w Tarnowie, pozostałe oddziały dysponują tylko rezerwą wolnego miejsca w magazynach Ekspozytury w Spytkowicach, która jest już niewielka. 6. Inne przyczyny nieprzejmowania materiałów archiwalnych: Trudności z wyegzekwowaniem przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum wynikają, poza zaległościami w porządkowaniu akt, także z niedostatecznej obsady etatowej archiwów zakładowych. Archiwiści zakładowi, często wykonujący te czynności w ramach niewielkiej części etatu, nie są w stanie poświęcić wystarczającej ilości czasu, aby spełnić wymogi prawidłowego przygotowania dokumentacji kategorii A do przekazania do Archiwum. Nie zawsze też dysponują odpowiednim przeszkoleniem, aby powyższe prace wykonywać prawidłowo, co skutkuje koniecznością dokonywania licznych korekt w sposobie uporządkowania i zewidencjonowania dokumentacji. Obciąża to także pracowników Archiwum koniecznością udzielania konsultacji i weryfikacji kolejnych wersji spisów materiałów archiwalnych. Zdecydowanie niewystarczająca obsada kadrowa dotyczy przede wszystkim archiwów w urzędach gmin (np. Urząd Gminy Radziemice, Urząd Gminy Zabierzów). W przypadku podmiotów prywatnych podstawowym problemem przy przekazywaniu materiałów archiwalnych jest brak środków finansowych na prace związane z przygotowaniem materiałów archiwalnych do przekazania do Archiwum (np. Ośrodek Badawczo Rozwojowy Budowy Urządzeń Chemicznych CEBEA w Krakowie, ZMK S.A. w likwidacji). Kolejnym powodem wolnego tempa przekazywania materiałów archiwalnych jest duża ilość dokumentacji, w związku z tym prace porządkowoewidencyjne rozłożone są na dłuższy czas (np. jest to w dalszym ciągu ArcelorMittal strona 17

18 Poland S.A. Oddział w Krakowie, Biuro Studiów i Projektów Energetycznych ENERGOPROJEKT KRAKÓW S.A., Zarząd Infrastruktury Komunalnej i Transportu w Krakowie, Polskie Wydawnictwo Muzyczne S.A.). W przypadku dokumentacji technicznej nieprzekazywanie materiałów archiwalnych spowodowane jest także koniecznością wykonywania egzemplarzy archiwalnych z matryc, co jest zarówno pracochłonne, jak i kosztowne (np. w dalszym ciągu dotyczy to dokumentacji Instytutu Odlewnictwa w Krakowie przechowywanej w Specodlew Sp. z o.o.). Innym problemem w przejmowaniu materiałów archiwalnych z prywatnych podmiotów jest brak prawnych i faktycznych możliwości wyegzekwowania uporządkowania i przekazania materiałów archiwalnych (np. Centralny Ośrodek Chłodnictwa COCH Sp. z o.o. w Krakowie, Przedsiębiorstwo Geologiczne S.A. w Krakowie) albo braku woli przekazania przez podmiot często cennej dokumentacji (w dalszym ciągu dotyczy to Zakładów Budowy Maszyn i Aparatury im. L. Zieleniewskiego S.A. w Krakowie). W 2013 r. wydano zgody na dalsze przechowywanie materiałów archiwalnych, dla: 1) Urzędu Gminy Raciechowice, 2) Urzędu Gminy Kocmyrzów Luborzyca Skuteczność nadzoru archiwalnego W 2013 r. przeprowadzono 219 kontroli archiwalnych (w tym 147 kontroli ogólnych i 72 kontrole problemowe) w 210 jednostkach organizacyjnych (na 226 jednostek ujętych w planie kontroli). Ponadto przeprowadzono 14 lustracji (kontroli sprawdzających). Zamiast 1 kontroli przeprowadzono ekspertyzę i zamiast 5 kontroli prowadzona jest korespondencja. Kontynuowano również 4 kontrole archiwalne, rozpoczęte w IV kwartale 2012 r. Ponadto w 2013 r. z powodu długotrwałej nieplanowanej nieobecności pracowników nie przeprowadzono 11 kontroli archiwalnych Stopień realizacji zaleceń pokontrolnych. Większość jednostek organizacyjnych przekazuje informacje o stopniu realizacji zaleceń pokontrolnych regularnie w przewidzianych terminach. Zdarza się jednak brak reakcji na zalecenia (np. Zakłady Budowy Maszyn i Aparatury im. Zieleniewskiego S.A., BIPROWUMET Sp. z o.o.). Pracownicy Archiwum monitorują na bieżąco realizację zaleceń pokontrolnych w kontrolowanych jednostkach organizacyjnych. W tym zakresie przygotowywano: pisma akceptujące przedkładane harmonogramy wykonania zaleceń, przedłużenia terminu wykonania zaleceń, pisma zawierające analizy przedłożonych informacji o wykonanych zaleceniach i oceny przesyłanej ewidencji archiwów zakładowych, monity do jednostek, jak również pisma podsumowujące wykonanie zaleceń pokontrolnych. Czynności te dotyczyły zarówno jednostek kontrolowanych w 2013 r. jak i w latach poprzednich. W przypadku istotnych problemów dostrzeżonych w trakcie kontroli informowana jest jednostka nadrzędna (ws. Urzędu Gminy Radziemice, Muzeum Regionalnego Ziemi Limanowskiej w Limanowej). strona 18

19 Zalecenia pokontrolne ukierunkowane są na całościowe uregulowanie postępowania z dokumentacją w danej jednostce organizacyjnej, poczynając od właściwego stosowania przepisów kancelaryjnych na stanowiskach pracy do wywiązania się z obowiązku przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego. Szczególnie trudną sytuację w zakresie postępowania z dokumentacją odnotowuje się w jednostkach, które mają duży zasób archiwalny w stanie nieuporządkowanym, bez prawidłowej ewidencji i zmuszone są wykonywać kompleksowe prace porządkowo ewidencyjne. W pozostałych instytucjach zalecenia ukierunkowane są głównie na korygowanie efektów działań podejmowanych w zakresie postępowania z dokumentacją. Dodatkowo, w ramach zaleceń pokontrolnych wydawanych dla urzędów miast i gmin zwracano uwagę na obowiązek prowadzenia stopniowej weryfikacji kwalifikacji archiwalnej dokumentacji oraz dostosowania lokalu archiwum zakładowego do wymogów określonych w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140). W wyniku przeprowadzonych kontroli archiwalnych ustalono, że weryfikacja kwalifikacji archiwalnej dokumentacji generalnie nie została jeszcze przeprowadzona, a niewiele jednostek ją rozpoczęło (np. Starostwo Powiatowe w Wieliczce). Kontrolowanym jednostkom bardzo duże trudności sprawia prawidłowe uporządkowanie i zewidencjonowanie dokumentacji. Świadczą o tym przedkładane do wiadomości Archiwum spisy zdawczo odbiorcze dokumentacji (zawierające błędy) oraz prowadzona korespondencja pokontrolna. Pracownicy Archiwum przeprowadzali analizy przedłożonej ewidencji i liczne konsultacje, a także przygotowywali pisma do jednostek w związku z dostrzeżonymi nieprawidłowościami. W 2013 r. przeprowadzano także kontrole rozpoznawcze w części podmiotów powołanych pod nadzór archiwalny w poprzednim roku. Generalnie w odniesieniu do tych jednostek stwierdzono, że wzrosła świadomość ich kadry kierowniczej w odniesieniu do obowiązków wynikających z ustawy archiwalnej. Jest to także efekt przeprowadzonych ekspertyz archiwalnych przed ustaleniem podmiotów jako wytwarzających materiały archiwalne. Ustalono, że w ww. podmiotach przeznaczono już pomieszczenia na magazyny archiwalne, ale ich wyposażenie wymaga uzupełnienia. Niektóre z podmiotów uzgodniły albo wystąpiły jeszcze przed rozpoczęciem kontroli archiwalnej o uzgodnienie przepisów kancelaryjnych i archiwalnych (np. Narodowe Centrum Nauki w Krakowie, SEWIK Tatrzańska Grupa Kapitałowa Sp. z o.o.). Kontrole archiwalne przeprowadzone w 2013 r. objęły także instytuty Polskiej Akademii Nauk, jak również Archiwum Nauki PAN i PAU. Ustalono, że część instytutów wystąpiła już o uzgodnienie albo uzgodniła przepisy kancelaryjno archiwalne. Generalnie poprawiła się sytuacja lokalowa archiwów zakładowych w instytutach PAN (przeznaczane są nowe pomieszczenia na magazyny archiwalne, albo dotychczasowe lokale zostały wyremontowane i prawidłowo wyposażone). W wyniku kontroli archiwalnych ustalono, że występują duże zaległości w przekazywaniu materiałów archiwalnych do Archiwum Nauki PAN i PAU z uwagi na ich nieuporządkowanie albo brak woli przekazania. strona 19

20 Największe trudności z realizacją zaleceń pokontrolnych występują w podmiotach prywatnych, które przechowują nadal państwowy zasób archiwalny (w związku z brakiem podstaw prawnych w obowiązującej ustawie archiwalnej do skutecznego ich egzekwowania). Zdarza się, że jednostki te negują fakt bycia sukcesorami przedsiębiorstw państwowych i w związku z tym uchylają się od obowiązków wynikających z tego faktu (np. Geofizyka S.A. w odniesieniu do dokumentacji geologicznej). Trudności związane z wyegzekwowaniem prawidłowego uporządkowania i zewidencjonowania dokumentacji występują zwłaszcza w jednostkach z dużym zasobem i zaległościami w tym zakresie (odnosi się to nie tylko do materiałów archiwalnych, ale także do akt osobowych pracowników zwolnionych i dokumentacji płacowej). Często jednostki prywatne uważają dokumentację wchodzącą do państwowego zasobu archiwalnego za swoją własność, zwłaszcza w odniesieniu do dokumentacji technicznej i technologicznej (np. dokumentacja Zakładów Budowy Maszyn i Aparatury im. Zieleniewskiego S.A., Miraculum S.A.). Zdarza się także, że jednostki prywatne nie posiadają (z różnych względów) kompletu dokumentacji po przedsiębiorstwach państwowych, a ustalenie losów tej dokumentacji jest często utrudnione (np. Miraculum S.A.). Ponadto w przypadku zlikwidowanych jednostek, których dokumentacja (w tym materiały archiwalne) została przekazana na odpłatne przechowywanie firmom przechowalniczym odnotowano trudności z wyegzekwowaniem od tych firm przekazania materiałów archiwalnych do Archiwum (np. akta BUDOSTAL 1 S.A., Montin S.A.) Szacunkowy zakres stosowania przepisów kancelaryjnych i archiwalnych. W 2013 r. nadal liczne jednostki organizacyjne, przede wszystkim instytucje samorządowe: szkoły i placówki oświatowe, zakłady gospodarki komunalnej, zespoły ekonomiczno administracyjne szkół, przedkładały do uzgodnienia przepisy kancelaryjnoarchiwalne. W szczególności przesyłano do zatwierdzenia instrukcje kancelaryjne i archiwalne oraz jednolite rzeczowe wykazy akt. Ponadto w związku ze zmianami kompetencji o dokonanie zmian w wykazach akt występowały też ośrodki pomocy społecznej. Powiatowe inspektoraty nadzoru budowlanego występowały o zatwierdzenie zmian w instrukcjach archiwalnych w związku z tworzeniem magazynów zamiejscowych. Ponadto pod koniec 2013 r. o uzgodnienie jednolitych rzeczowych wykazów akt wystąpiła znaczna liczba sądów (Sąd Apelacyjny w Krakowie, sądy okręgowe i sądy rejonowe). W wyniku przeprowadzonych w 2013 r. kontroli archiwalnych odnotowano, że większość podmiotów ustalonych za wytwarzające materiały archiwalne posiada zatwierdzone normatywy kancelaryjno archiwalne. Stwierdzono, że część instytutów Polskiej Akademii Nauk także wystąpiła o uzgodnienie przepisów kancelaryjnoarchiwalnych albo już posiada uzgodnione przepisy. Nowo ustalone jednostki organizacyjne (jako wytwarzające materiały archiwalne) zasadniczo jeszcze przed przeprowadzeniem pierwszej kontroli archiwalnej występowały o uzgodnienie przepisów kancelaryjnych i archiwalnych (np. SEWIK Tatrzańska Grupa Kapitałowa Sp. z o.o., Krajowa Szkoła Sądownictwa i Prokuratury w Krakowie). Znaczna część sądów z terenu właściwości Archiwum Narodowego w Krakowie wystąpiła o uzgodnienie jednolitych strona 20

21 rzeczowych wykazów akt w związku z wydawanymi zaleceniami pokontrolnymi oraz z uwagi na dążenie do uporządkowania sposobu prowadzenia dokumentacji. W trakcie kontroli archiwalnych ustalono, że przepisy kancelaryjno archiwalne są stosowane, ale z błędami, szczególnie w zakresie klasyfikacji dokumentacji, budowania znaku sprawy, rejestracji spraw w spisach spraw (np. Miejskie Przedsiębiorstwo Oczyszczania Sp. z o.o. w Krakowie, Teatr GROTESKA w Krakowie). Nie zawsze w teczkach aktowych gromadzone są oryginalne, kompletne akta spraw (np. Zamek Królewski na Wawelu Państwowe Zbiory Sztuki w Krakowie). W trakcie kontroli archiwalnych przeprowadzono rozpoznanie w zakresie stosowania systemów elektronicznego zarządzania dokumentami oraz stosowania systemów wspomagających zarządzanie dokumentacją. W wyniku kontroli ustalono, że podstawowym systemem zarządzania dokumentacją jest system tradycyjny. Niektóre jednostki testują systemy teleinformatyczne albo programy informatyczne do obsługi dokumentacji (np. system informatyczny Cogisoft w Okręgowym Urzędzie Miar w Krakowie, esod w Urzędzie Miasta w Bochni). W Wojewódzkim Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Krakowie oraz w Wojewódzkiej Stacji Sanitarno Epidemiologicznej w Krakowie kancelaria prowadzona jest w sposób tradycyjny, a jako system wspomagający, w którym prowadzona jest część spraw, zastosowano system EZD. Podobnie w Urzędzie Miejskim w Radłowie oraz w Starostwie Powiatowym w Radłowie czynności kancelaryjne są wspomagane przez system SIDAS EZD, w Urzędzie Gminy Podegrodzie przez system INTRADOK JST. Pozostałe instytucje stosują w większości programy informatyczne wspomagające zarządzanie dokumentację (np. Opera Krakowska w Krakowie, Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Krakowie, Zarząd Infrastruktury Komunalnej i Transportu w Krakowie, Miejskie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji w Krakowie, Urząd Gminy Łapsze Niżne). W 2013 r. przeprowadzono także kontrole w części urzędów miast i gmin, w wyniku których stwierdzono, że urzędy dokonały wyboru systemu zarządzania dokumentacją i wyznaczyły koordynatora czynności kancelaryjnych. Weryfikacja kwalifikacji archiwalnej akt zasadniczo przeprowadzana jest w trakcie przekazywania akt przez komórki organizacyjne do archiwum zakładowego oraz w czasie opracowywania wniosków o wyrażenie zgody na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej. Niektóre jednak z urzędów nie rozpoczęły jeszcze weryfikacji kwalifikacji archiwalnej dokumentacji Prawidłowość brakowania dokumentacji niearchiwalnej. Liczba wniosków o wydanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej składanych przez jednostki organizacyjne w 2013 r. jest bardzo wysoka. W teczce rzeczowej 413 zarejestrowano łącznie 1653 sprawy (w 2012 r. w teczce o symbolu 403 zarejestrowano 1575 spraw), w tym w podteczce sprawy dotyczące brakowania dokumentacji niejawnej. Z kolei w teczce rzeczowej 460 zarejestrowano łącznie 76 wniosków o wydanie opinii dotyczącej brakowanej dokumentacji, w tym wnioski dotyczące dokumentacji przechowywanej w Archiwum na podstawie umów strona 21

22 cywilnoprawnych (w teczce o symbolu 420 w 2012 r. zarejestrowano 71 wniosków). W 2013 r. wydano 1221 zgód (2012 r. wydano 1275 zgód) na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej dla jednostek państwowych i samorządowych oraz 68 opinii (w 2012 r. 61 opinii) o niszczonej dokumentacji podmiotów prywatnych. W okresie sprawozdawczym przeprowadzono 97 ekspertyz archiwalnych związanych z brakowaniem dokumentacji. W ich trakcie szczegółowo przeglądnięto ok. 359,15 mb dokumentacji, z czego do materiałów archiwalnych zakwalifikowano ok. 65,87 mb. Poprawiła się jakość składanych wniosków pod względem formalnym. Nadal najczęstszymi błędami w przygotowanych wnioskach były: nieuwzględnianie podziału dokumentacji według zespołów archiwalnych oraz niepełne opisy teczek (często sprowadzały się do haseł klasyfikacyjnych z wykazu akt). Z tego względu pracownicy jednostek organizacyjnych musieli dokonywać korekt w przedłożonych wnioskach, po wcześniejszych konsultacjach z pracownikami Archiwum, co znacząco opóźnia załatwianie spraw. Zauważyć należy duże zainteresowanie konsultacjami w zakresie kwalifikacji dokumentacji oraz prawidłowości sporządzania spisów dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na zniszczenie. Systematyczność brakowania dokumentacji w poszczególnych jednostkach organizacyjnych jest zróżnicowana i trudno wprowadzać jakiekolwiek uogólnienia. Stwierdzić można jedynie, że prowadzonym pracom porządkowym w archiwach zakładowych towarzyszy brakowanie dokumentacji. Zdarza się jednak, iż jednostki rozpoczynają prace porządkowe od brakowania dokumentacji niearchiwalnej, zamiast od wydzielenia i prawidłowego uporządkowania kompletu materiałów archiwalnych. Wzrasta także świadomość jednostek państwowych i samorządowych nieustalonych jako wytwarzające materiały archiwalne, że zniszczenie jakiejkolwiek dokumentacji nie może odbyć się bez zgody Dyrektora Archiwum. Sposób sporządzania wniosków o wyrażenie zgody na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej szczególnie tych, które wpływają z urzędów miast i gmin był niezadowalający m.in. w zakresie weryfikacji kwalifikacji archiwalnej akt, wymaganej w związku z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140). Pomimo deklaracji zawartej w przesyłanych przez urzędy wnioskach o wyrażenie zgody na zniszczenie dokumentacji o przeprowadzeniu takiej weryfikacji faktycznie nie zawsze była ona dokonywana, co miało wpływ na czasochłonność załatwiania wniosków. Ponadto we wnioskach występowały błędy formalne i merytoryczne. W związku z nieprawidłowo sporządzonymi wnioskami przeprowadzano bardzo czasochłonne konsultacje (czasem wielokrotnie w tej samej sprawie), uwagi przekazywano także pisemnie, a w większości spraw analizowano kolejne wersje spisów dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia oraz aneksy do spisów. Załatwianie spraw z zakresu brakowania dokumentacji niearchiwalnej wydłużała także konieczność przedkładania przez jednostki organizacyjne oświadczeń o tym, że w proponowanej do brakowania dokumentacji nie znajdują się dokumenty dotyczące Spółki Kama Foods S.A. w Warszawie w upadłości (wcześniej działającej pod nazwą strona 22