22 października 2009 r. Warszawa (siedziba NDAP)

Transkrypt

1 Departament Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego DKN/0072/1/09 PROGRAM SZCZEGÓŁOWY panelu dyskusyjnego poświęconego aktualnym problemom z zakresu nadzoru archiwalnego 22 października 2009 r. Warszawa (siedziba NDAP) Lp. Tematyka (proponujący) Prowadzący Informacja na temat prac z zakresu nadzoru archiwalnego podejmowanych w NDAP w 2009 roku 2 Nadzór nad dokumentacją geodezyjną i kartograficzną 3 Omówienie przedmiotu kontroli i ustaleń dotychczasowych kontroli w archiwach państwowych z zakresu realizacji zadań dot. nadzoru archiwalnego PRZERWA KAWOWA Stan prac nad projektem nowej ustawy Prawo o postępowaniu z dokumentacją i o archiwach 6 Projekt rozporządzenia w sprawie postępowania z dokumentacją w komórkach organizacyjnych wykonujących zadania w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa 7 Projekt zarządzenia NDAP w sprawie brakowania dokumentacji z zasobu własnego archiwów państwowych stan prac i ustaleń 8 Sprawozdanie statystyczne i opisowe z działalności archiwów państwowych w części dotyczącej nadzoru archiwalnego OBIAD Katarzyna Jaskółka- Leśniak (AP Kraków) ; Dorota Kotowicz Ewa Szymańska 1

2 10 Wartościowanie dokumentacji: kwalifikowanie dokumentacji związanej z gospodarką nieruchomościami do 1999 r. (AP Białystok) przykłady nowego patrzenia i oceniania niektórych rodzajów dokumentacji (AP Leszno) wyrażanie zgody na zniszczenie dokumentacji a zmiany kwalifikacji archiwalnej dokumentacji (z wyższej na niższą i z niższej na wyższą) (AP Częstochowa) brakowanie dokumentacji z kancelarii tajnych bez zgody AP, np. w Lasach Państwowych (AP Rzeszów) wartościowanie dokumentacji technicznej np. z byłych państwowych biur projektowych (AP Rzeszów) brakowanie dokumentacji elektronicznej (APmstW kwalifikacja dokumentacji medycznej w świetle obecnie obowiązujących przepisów prawa (AP Bydgoszcz) zmiana kwalifikacji akt osobowych z okresu do 1960 r. z kat. B na A (APDOiP) problemy wynikające z weryfikacji spisów w trakcie brakowania akt sądowych, prokuratorskich, medycznych, geodezyjnych, kartograficznych, technicznych (AP Gorzów Wlkp.) 11 Przepisy kancelaryjno-archiwalne podmiotów zewnętrznych: instrukcja archiwalna w jednostkach posiadających filie archiwów (AP Białystok) aktualny stan opracowania wspólnego JRWA dla urzędów samorządowych (AP Leszno) klasyfikowanie i kwalifikowanie dokumentacji unijnej (AP Łódź O/Sieradz) archiwizacja dokumentacji unijnej (APmstW) ocena i kwalifikacja dokumentacji unijnej (AP Bydgoszcz) wprowadzanie zmian w JRWA w świetle zmian lub przejęcia kompetencji (AP Częstochowa) klasyfikacja, kwalifikacja i tworzenie akt w urzędach administracji samorządowej szczebla gminnego (AP Kielce O/Sandomierz) klasyfikacja, kwalifikacja i tworzenie akt administracyjnych w instytucjach wymiaru sprawiedliwości (AP Kielce O/Sandomierz) wartościowanie dokumentacji w JRWA (APmstW centralizacja uzgodnień normatywów (AP Lublin) pilna sprawa uwzględniania w instrukcjach kancelaryjnych EZD, kwestia norm ISO (AP Lublin) JRWA rozszerzanie haseł, interpretacja JRWA przez instytucje (APmstW O/Otwock) stan prac nad przepisami kancelaryjnymi i archiwalnymi 2

3 dla samorządu i administracji rządowej (AP Gorzów Wlkp.) uzgadnianie przepisów dla sądów (AP Kraków) tworzenie przepisów kancelaryjnych i archiwalnych dla jednostek oświaty (AP Piotrków Tryb.) 12 Postępowanie z dokumentacją: postępowanie z dokumentacją z kancelarii tajnej (AP Łódź O/Sieradz) przegląd przepisów prawnych dot. postępowania z dokumentacją np. sądową, medyczną, geodezyjną i kartograficzną, itp. (AP Rzeszów) postępowanie z dokumentacją inną niż aktowa (AP Suwałki) outsourcing zarządzania dokumentacją a przepisy prawa archiwalnego (APmstW) zachowanie całości akt spraw w sposób odzwierciedlający przebieg ich załatwiania z uwagi na szerokie wykorzystanie różnego rodzaju wewnętrznych systemów informatycznych (intranet, itp.) (AP Bydgoszcz) dokumentacja ZUS i PZU (AP Zielona Góra) wskazówki praktyczne dot. przekazywania do archiwum zakładowego informacji na nośniku elektronicznym (AAN) elektroniczne archiwizowanie danych na nośnikach informatycznych (AP Przemyśl) kontrola prawidłowości gromadzenia i zabezpieczenia dokumentacji elektronicznej (AP Przemyśl) postępowanie z zasobem historycznym szkół wyższych problem instrukcji w tym zakresie (AP Kraków) postępowanie z dokumentacją dźwiękową w samorządach oraz zapisaną na CD, gdy jest załącznikiem do spraw (AP Opole) postępowanie z dokumentacją osobową, dokumentacją absolwentów, zastępczą dokumentacją osobową sędziów i prokuratorów (AP Opole) postępowanie z dokumentacją nieprawidłowo zaklasyfikowaną w teczkach z klasy Współpraca i współdziałanie (AP Opole) 13 Ustalanie jednostek organizacyjnych jako wytwarzające materiały archiwalne: obejmowanie nowych jednostek nadzorem archiwalnym (AP Częstochowa) wyznaczanie jednostek na podstawie pkt. IV wytycznych (decyzja z 2002 r.) (AP Suwałki) samorządowe jednostki organizacyjne kwestie wyboru jako materiał uzupełniający do dokumentacji całości wykonywanych zadań przez samorządy (AP Siedlce) miejsce archiwum zakładowego jako komórki organizacyjnej w strukturze jednostki organizacyjnej (AP 3

4 Piotrków Tryb.) PRZERWA KAWOWA Polska Akademia Nauk: kto konsultuje sposób wykonania zaleceń pokontrolnych (AP Kraków) kto określa zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych z instytutów do archiwów PAN (AP Kraków) czy kontrolą obejmuje się zasób powierzony (AP Kraków) 16 Postępowanie z dokumentacją jednostek organizacyjnych, których działalność ustała: przejmowanie dokumentacji po zlikwidowanych placówkach oświatowych nienadzorowanych przez AP (AP Białystok) postępowanie z dokumentacją, gdy całość zasobu przekazano na odpłatne przechowywanie (AP Kraków) sposób kontroli dokumentacji, gdy jest przechowywana w firmach przechowalniczych poza właściwością miejscową archiwów państwowych (AP Kraków) postępowanie z dokumentacją techniczną budynków przekazaną prywatnym użytkownikom (AP Kraków) 17 Przejmowanie materiałów archiwalnych: przejmowanie akt sądowych (AP Białystok) przejmowanie dokumentacji elektronicznej (APmstW rozmieszczenie zasobu archiwalnego przejmowanego z przedpola (AP Częstochowa) przejmowanie dokumentacji na podstawie art. 44 ustawy archiwalnej (AP Suwałki) powierzanie i użyczanie materiałów archiwalnych teoria i praktyka (AP Siedlce) sposób i czas przekazania dokumentacji geologicznej do archiwów państwowych (AP Kraków) problem przejmowania dokumentacji artystycznej z archiwów teatrów (AP Kraków) 18 Procedury regulujące sposób załatwiania spraw z zakresu nadzoru archiwalnego w archiwach państwowych: stan opracowania przepisów dot. przeprowadzania kontroli w archiwach zakładowych (AP Leszno) zróżnicowanie formuły kontroli archiwalnych zależnie od podmiotu, stanu przestrzegania przepisów i uporządkowania zasobu (AP Lublin) brakowanie dokumentacji o czasowym okresie przechowywania przejętej na odpłatne przechowywanie przez archiwum państwowe (AP Częstochowa) 4

5 zmiana instrukcji kancelaryjnej obowiązującej w archiwach państwowych (APDOiP) dostosowanie JRWA do potrzeb danego archiwum państwowego (APDOiP) baza Nadzór, sposób wypełniania gdy brak możliwości i jej aktualizacja (AP Kraków) strona www 19 Sprawy wyjątkowe: sposób postępowania w przypadku podejrzenia popełnienia przestępstwa w związku z dokumentacją (AP Łódź O/Sieradz) możliwość zastosowania środków prawnych wobec jednostek w sposób rażący opóźniających przekazywanie materiałów archiwalnych (AP Elbląg) 5