INSTRUKCJA SYSTEMU EWIDENCJI OFERT
1. 2. 3. 4. 5. Wstęp Logowanie i konfiguracja przeglądarki internetowej Elementy systemu Dodawanie, edycja oraz zmiana statusu oferty Szukanie ofert w oknie programu szukanie uproszczone szukanie zaawansowane 6. Notes 7. Wydruki 8. Oznaczenia ofert (statusy wymiany i publikacji) wymiana ofert definicja grupy publikacja na stronie internetowej i portalach systemu eksporty do innych portali idea oferty gwarantowanej 9. Informacje publiczne i zastrzeżone
Wstęp Wraz z rozwojem nowoczesnych technologii internetowych i zwiększeniem przepustowości łącz telefonicznych pojawiła się możliwość wprowadzenie do użycia systemu wymiany ofert w oknach przeglądarki internetowej. Szybkość nowego systemu jest uzależniona w główne mierze od szybkości łącza internetowego. W momencie oddania systemu do użycia tj. w roku 2007 optymalną szybkość określono na poziomie 1 Mbit/s (1024 Kbit/s ), ale system pracuje poprawnie na wolniejszych łączach. Logowanie i konfiguracja przeglądarki internetowej Rozpoczęcie pracy w systemie on-line rozpoczynamy od skonfigurowania przeglądarki internetowej. W chwili wdrażania systemu przeglądarkami, które spełniają wszystkie warunki do poprawnego działania programu, są Internet Explorer wersje 6 i 7 zwanymi dalej IE. System działa również na innych przeglądarkach jednak mogą się pojawić niespodziewane efekty. Uruchamiając program w pasku adresu przeglądarki IE wpisujemy www.inet.222.pl i naciskamy Enter. Wyświetla na się pierwsza strona logowania. Całość głównej strony została podzielona na kilka obszarów : Zarządzanie agentami dotyczy właściciela biura lub osoby upoważnioną, które otrzymały uprawniona administracyjne. Aktualizacje z tego pola mamy dostęp do najnowszych przeglądarek IE, które w zależności od systemu operacyjnego należy pobrać i zainstalować na swoim komputerze. Jeśli występują problemy z instalacją lub nie wiemy jak zainstalować należy poprosić pomoc swojego informatyka.
Logowanie agent, który otrzymał dostęp do nowego systemu w postaci, loginu oraz hasła korzysta w pierwszej kolejności z obszaru Logowanie z rozwijalnego menu wybiera nazwę własnego biura i zatwierdza przyciskiem Dalej Po tej czynności system poprosi o podanie loginu oraz hasła a następnie klika Zaloguj Podczas pierwszego logowania pojawi się komunikat z zapytaniem o zapamiętanie hasła: Wskazane jest wybranie pozycji Nie, aby komputer nie zapamiętał hasła.
Elementy systemu. Rozmieszczenie poszczególnych elementów systemu w głównym oknie programu zostało opracowana na podstawie wieloletnich doświadczeń oraz opinii użytkowników. Żaden z widocznych elementów nie został umieszczony w sposób przypadkowy i znajdują się tu najważniejsze i najczęściej używane funkcje: 1. Wyszukiwarka prosta jest to pierwszy i najszybszy sposób na wyszukiwanie ofert na podstawie najważniejszych kryteriów tj. rodzaj transakcji, lokalizacji, ceny itd. W tym miejscu wskazujemy również źródło ofert: własne, filii, z sieci, z archiwum. Po określeniu kryteriów naciskamy Szukaj 2. Pasek nawigacyjny pasek nawigacyjny składa się z funkcji, za których pomocą dokonujemy operacji związanych z pracą na ofertach tj. dodawanie, edytowanie, dokonywanie zmian w statusie ofert, mamy bezpośredni dostęp do szczegółów oferty, zdjęć i wydruków. 3. Okno podglądu czyli szybki dostęp do opisu, zdjęć oraz do danych kontaktowych, ta ostatnia pozycja jest widoczna jedynie dla właściciela oferty. 4. Tabela z ofertami zestawienie ofert spełniających zadane kryteria. Tabela ofert została podzielona na kolumny, w których znajdują się informacje na temat: statusu, adresu, ceny, lokalizacji czy też dat związanych z ważnością ofert
Dodawanie, edycja oraz zmiana statusu oferty. Nowa oferta Przed rozpoczęciem wprowadzania nowej oferty warto zebrać jak najwięcej informacji na jej temat. Pomocne może się okazać wydrukowanie specjalnej ankiety, która jest dostępna po naciśnięciu ikony drukuj i wybraniu Formularze. Pomoże ona w rozmowie z klientem zarówno sprzedającym jak i poszukującym. W zależności od potrzeb zaznaczamy właściwy rodzaj obiektu i klikamy Dalej Po użyciu przycisku Dalej pojawi nam się właściwy formularz z danymi potrzebnymi do wprowadzenia oferty. Oprócz przygotowania formularza warto zaopatrzyć się w zdjęcia (o szerokości nie większej niż 500 pixeli większe zostaną zmniejszone, ale będą się dłużej dołączać do oferty)
Dodawanie oferty rozpoczynamy od rozwinięcia menu Oferta i wybraniu Nowa : Tworzenie nowej oferty zostało podzielone na dwa etapy. Pierwszy etap pozwala na wprowadzenie podstawowych informacji związanych z ofertą: Dane wprowadzone polach wyróżnionych żółtym kolorem nie są publikowane i wgląd do nich ma jedynie agenci z danego biura. Proszę pamiętać, że po wprowadzeniu danych w pierwszym etapie i po przejściu do drugiego nie można wrócić do pierwszego okna. Okna wprowadzanej oferty zostały podzielone na obszary: Właściciel oferty należy rozwinąć listę i wskazać klienta, a jeśli nie ma go na liście należy użyć przycisku Dodaj osobę i do listy klientów naszego biura dodać nowego. Uwaga : Dodanie nowego klienta należy wykonać przed rozpoczęciem wypełniania reszty formularza Rodzaj oferty w tym obszarze zaznaczamy rodzaj nowej oferty. Warto zauważyć, że możemy wskazać kilka pozycji jednocześnie (np.: mieszkanie na sprzedaż i wynajem jednocześnie). Adres ogólny wprowadzamy ogólną lokalizację: Województwo, Powiat, Miejscowość.
Lokalizacja za pomocą dostępnych map zaznaczamy orientacyjny punkt na mapie. (Wraz z rozwojem systemu pojawiają się nowe coraz bardziej dokładne mapy). Data ważności data utworzenia oferty jest ustawiana automatycznie natomiast za pomocą tej pozycji możemy ustalić datę ważności oferty. Portale, Sieć wymiany: Portale z rozwijalnego menu do wyboru Nie publikuj i Publikuj. Wskazując odpowiednią pozycję decydujemy o tym czy oferta będzie publikowana na portalach i na naszej stronie internetowej. Sieć wymiany do wyboru Nieudostępniona, Udostępniona wszystkim i Udostępniona grupie decydujemy, na jakich zasadach oferta trafi do sieci wymiany ofert. Adres szczegółowy możemy podać dokładny adres oferty. Oczywiście informacje podawane w tym miejscu nie są nigdzie publikowane. Rodzaj umowy, jeśli mamy umowę na wyłączność lub chcemy gwarantować aktualność oferty innym biurom możemy w tym miejscu wskazać potrzebną pozycję. Gdy wszystkie potrzebne dane zostały wprowadzone możemy użyć przycisku Dalej i przejść do etapu wpisywania parametrów opisujących ofertę. W wyświetlonym okienko widoczne są zakładki. Klikając na poszczególne z nich przechodzimy do różnych opcji nowej oferty. Należy zwrócić uwagę na symbol ołówka, który oznacza pole wymagane. Kolejne zakładki dotyczą działki, opisów, reklamy oraz zdjęć. Po wprowadzeniu wymaganych danych (minimum) klikamy na przycisk Dodaj ofertę.
Edycja oferty oraz zmiana statusu. Przed przystąpieniem do edycji ofert warto wiedzieć, że prawo do edycji wszystkich ofert ma użytkownik posiadający prawa administratora i agenta, natomiast użytkownicy mający uprawnienia asystent mogą edytować jedynie własne oferty. W systemie własne oferty rozpoznajemy za pomocą koloru numeru oferty. Własne oferty mają kolor zielony, natomiast inne oferty naszego biura są zaznaczone niebieską czcionką. Po zaznaczeniu oferty przeznaczonej do edycji (pomarańczowe podświetlenie) klikamy na przyciska Oferta W rozwiniętym menu mamy do dyspozycji następujące możliwości edycji: Popraw szczegóły oferty: dzięki temu będziemy mogli poprawić wszystkie dane szczegółowe, zmienić opisy, sposoby prezentacji w Internecie możemy też wymienić zdjęcia załączone do oferty. Popraw punkt na mapie: za pomocą dostępnych map możemy zmienić orientacyjne położenie względem mapy. Popraw data ważności: za pomocą tej opcji możemy zmienić datę ważności oferty. Popraw adres: umożliwia zmianę adresu. Popraw zmień agenta: pozwala na zmianę agenta prowadzącego. Prawo do tej operacji ma osoba mająca uprawnienia administratora.
Zmiana statusu odbywa się za pomocą przycisku Status znajdującego się wśród przycisków nawigacyjnych. Z rozwiniętego menu do wyboru trzy pozycje: Status i publikacja ofert - z pomocą tej pozycji możemy dokonać zmian jednej lub kilku ofertach: W oknie zmiany statusu mamy możliwość wykonania wielu operacji na wielu ofertach jednocześnie: Zastosuj do wskazujemy, jakich ofert będą dotyczyły zmiany. Możemy wybrać zmianę statusu dla jednej oferty dla ofert znajdujących się w notesie lub wszystkich wyświetlonych w tabeli. W dalszej części wybieramy, jakie zmiany mają być wykonane na ofertach. Po tej czynności zostaną wykonane zmiany na wybranych ofertach. Pozostałe dwie pozycje z menu status Sprzedaż oferty i Wycofanie oferty przenoszą zaznaczoną ofertę do archiwum.
Szukanie ofert System został wyposażony w trzy wyszukiwarki, jedna z nich jest wyszukiwarka podstawową widoczna w głównym oknie systemu. Pozostałe przeznaczone są do wyszukiwania ofert za pomocą większej ilości parametrów, dostępne są za pomocą przycisku Szukaj. Szukaj prosta i Szukaj zaawansowana wyszukiwanie za pomocą tych dwóch wyszukiwarek podzielone zostały na dwa etapy. W pierwszym etapie obie wyszukiwarki nie różnią się parametrami wyszukiwania Zarówno po wybraniu wyszukiwania prostego i zawansowanego do wprowadzenia są te same parametry różnica pojawia się w momencie przejścia do drugiego etapu poszukiwania ofert.
W wyszukiwarce prostej jest kilka parametrów, natomiast w wyszukiwaniu zaawansowanym możliwości są znacznie większe :
Notes Notes jest przydatną funkcją w systemie, która pozwala na zapamiętanie interesujących ofert w celu wykonania na nich dalszych działań. Dzięki notesowi mamy możliwość drukowania lub zmiany statusu wybranych ofert. Informacje na temat tego, które oferty znajdują się aktualnie w notesie znajdziemy w kolumnie oznaczonej N jak notes: Ilość ofert aktualnie widocznych w tabeli z ofertami nie świadczy o faktycznej ilości ofert znajdujących się w notesie. W notesie mogą się znajdować inne oferty z poprzednich wyszukiwań. Dla przykładu: jeżeli w trakcie jednego z poszukiwań zaznaczyliśmy dwie oferty a następnie wyszukiwaliśmy ponownie i ponownie zaznaczyliśmy dwie oferty dodając je do notesu faktycznie w notesie znajdują się cztery oferty ponieważ system zapamiętuje wszystkie operacje zaznaczania do notesu. Najlepszym sposobem na sprawdzenie ile ofert znajduje się aktualnie w notesie jest wyświetlenie jego zawartości. Możemy to zrobić na dwa sposoby : - pierwszy to rozwinięcie menu szukaj a następnie z listy wybranie Pokaż notes, - drugi to rozwinięcie menu Drukuj i wybranie Pokaż zaznaczone (notes)
Wydruki W systemie mamy do dyspozycji kilka różnych rodzajów wydruków od bardzo podstawowych zawierających minimum informacji do bardzo szczegółowych zawierających zdjęcia. Za pomocą funkcji Drukuj mamy możliwość wysłania ofert bezpośrednio na email klienta. Pojedyncza foto-oferta przeznaczeniem tej opcji jest drukowanie pojedynczej oferty zaznaczonej w tabeli z ofertami. Po zaznaczeniu oferty i wybraniu Pojedyncza foto-oferta pojawia się okienko, w którym do wyboru mamy Wydrukuj i Wyślij e-mail.
Jeśli wybierzemy Wydrukuj pojawi się podgląd drukowanej oferty wraz z wyborem drukarki. Naciskamy Drukuj i oferta zostanie wydrukowana na wskazanej drukarce. Po wskazaniu Wyślij e-mail w okienku wyświetlą nam się dodatkowe pola, w których będziemy mogli podać adres lub adresy odbiorców, temat oraz wprowadzić tekst wiadomości. Tekst zostanie wyświetlony na początku emalia: Po wciśnięciu przycisku dalej wiadomość zostanie wysłana automatycznie i trafi do adresatów. Jeżeli potrzebny jest w danej chwili wydruk z większą ilością ofert możemy posłużyć się pozostałymi pozycjami z menu oraz notesem.
Oznaczenia ofert (statusy wymiany i publikacji) Wymiana ofert definicja grupy wprowadzając nową ofertę do systemu możemy nadać jej trzy statusy świadczące o dostępności dla innych biur uczestników wymian ofert: Nieudostępniona nadanie takiego statusu ofercie sprawi, że nie będzie ona widoczna dla żadnego z biur sieci wymiany ofert z wyjątkiem naszym biurem. Udostępniona wszystkim nadanie takiego statusu oferciesprawi, że stanie się ona ofertą publiczna i każdy z sieci wymiany będzie mógł ją wyszukać. Udostępniona grupie po wybraniu tej pozycji oferta będzie widoczna dla określonej grupy uczestników wymiany ofert. Definiowanie mojej grupy odbywa się za pomocą ikony Internet : Po naciśnięciu tej ikony rozwinie na się menu z niego należy wybrać Wymiana: moja grupa. W widocznym oknie są dwie listy:
Niewybrane (lub nowe) - lista zawiera listę biur nieruchomości należących do sieci infonet, które nie należą do naszej grupy.. Biura z dostępem do moich wybranych ofert na tej liście znajdują się biura, które w systemie nazywamy Moja grupa. Aby umieścić wybrane biura na tej liście wystarczy zaznaczyć je po lewej stronie a następnie użyć przycisku Przenieś biuro. Publikacja na stronie internetowej i portalach systemu status publikacji na własnej stronie internetowej i portalach systemu nadajemy w trakcie tworzenia nowej oferty. W obszarze Portale, sieć wymiany pierwszego etapu do wyboru dwie pozycje: Nie publikuj i Publikuj : wystarczy wybrać jedną z opcji. Aby utworzone nowe lub zmiany w istniejących ofertach takie jak zdjęcia czy opisy trafiły na portale systemu należy wykonać aktualizację ofert. Do tego celu służy przycisk Internet
Aby dokonać aktualizacji ofert z listy należy wybrać Portal: aktualizacja ofert. Podobnie, aby przesłać zmiany na inne portale (opcja indywidualna) należy użyć Exporty : aktualizacja ofert. Uwaga : Jeśli wysyłamy komplet ofert, a nie tylko indywidualnie zaznaczone do wysyłki na dany portal, należy przy wykonywaniu eksportu zaznaczyć opcję : Wysyłaj wszystkie Publikowane na Portalu Życzymy owocnej pracy Zespół POLDATA. Program jest udoskonalany zgodnie z sugestiami i nowymi wymaganiami. Czekamy na uwagi i jesteśmy wdzięczni za sugestie grupy pośredników, którzy przyczyniają się do ciągłego udoskonalania naszego produktu.