Protokół z przeprowadzonej kontroli sprawdzającej przeprowadzonej w Miejskim Ośrodku Pomocy Rodzinie w Słupsku Działając na podstawie upoważnień stałych do przeprowadzania kontroli wydanych przez Prezydenta Miasta Słupska, pracownicy: 1. Leszek Pińkowski główny specjalista Wydziału Audytu i Kontroli Urzędu Miejskiego w Słupsku; 2. Ewa Juralewicz podinspektor Wydziału Audytu i Kontroli Urzędu Miejskiego w Słupsku przeprowadzili w dniach 18-24 stycznia 2006 roku, kontrolę finansową sprawdzającą w Miejskim Ośrodku Pomocy Rodzinie w w Słupsku przy Sienkiewicza 19. Ustalenia ogólne: Dyrektorem Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie jest Pani Elżbieta Jacniacka, powołana na stanowisko z dniem 01.01.2001 roku (Uchwała Nr 1014/00/OK Zarządu Miasta Słupska z dnia 28.12.2000 r.). Główną księgową 01.01.1991r. jest Pani Danuta Mazuro zatrudniona na tym stanowisku od dnia Przedmiot kontroli: Przedmiotem kontroli było sprawdzenie wykonania zaleceń pokontrolnych, sformułowanych po kontroli problemowej, przeprowadzonej w Miejskim Ośrodku Pomocy Rodzinie w okresie 01-25 lutego 2005 r. oraz w dniach 01-02, 10, 15 marca 2005 r., której przedmiotem była ocena prawidłowości funkcjonowania tej jednostki. Stwierdzono wówczas następujące nieprawidłowości i uchybienia, które wykazano w protokole z kontroli : 1. W sprawozdaniach Rb-28S sporządzonych za miesiące kończące kwartał jednostka nie wykazywała zobowiązań, a wykazane w kolumnie Zaangażowanie kwoty nie wynikały z ksiąg rachunkowych, gdyż jednostka nie prowadziła ewidencji zaangażowania z tytułu wykonanych wydatków i podjętych zobowiązań, co jest niezgodne z przepisami 8 ust. 3
pkt.2 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. Nr 24 poz. 279 z późn. zm.). 2. W ewidencji księgowej nie zastosowano przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 153 poz. 1752), tj. nie wprowadzono: - konta 222 Rozliczenie dochodów budżetowych, - szczegółowej ewidencji do konta 130 Rachunek bankowy ( obowiązek prowadzenia analityki dochodów wynika również z przepisów 5 ust.3 pkt.3b w/w rozporządzenia o sprawozdawczości budżetowej), - ewidencji analitycznej do konta 131 Rachunki bieżące, gdzie przyjmowano wpływy z różnych działalności, - rozrachunków na koncie 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych, - konta syntetycznego 223 Rozliczenie wydatków budżetowych do prowadzonych w księdze głównej kont analitycznych. 3. W zakresie prowadzenia usług opiekuńczych: - nie oznaczano kolejnymi numerami wydawanych decyzji w sprawie przyznania w/w usług, - nie ustalono kosztu jednej roboczogodziny usług opiekuńczych zwykłych i specjalistycznych - nie prowadzono ewidencji rozrachunków z tytułu należnych dochodów budżetowych, 4. Nieprawidłowo sklasyfikowano: - dochody z najmu w 0830, - wydatki na zakup usług zdrowotnych, naprawę i konserwację sprzętu w 4300 oraz wydatki na zakup sprzętu komputerowego w 6060, a dotyczące 4210. 5. Brak kontroli należności z tytułu odpłatności za wyżywienie osób korzystających ze stołówki w ośrodkach wsparcia i za pobyt dzieci w żłobkach w wyniku dokonywania przypisów na podstawie wpłat osób korzystających z usług z pominięciem rozrachunków. 6. Przyjmowano na kwitariusz przychodowy jako odpłatność za wyżywienie w Dziennym Domu Pomocy Społecznej osób zwolnionych z tej odpłatności, która to odpłatność faktycznie dokonywana była przelewem przez Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie. 7. Nie wydzielono z konta bankowego ewidencji środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych i środków na realizację zadań gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych. 8. Nie wydzielono na koncie depozytowym kwot uzyskanych z tytułu wpłat mieszkańców na utrzymanie mieszkania chronionego oraz kaucji gwarancyjnej. 2
9. W zakresie kontroli wewnętrznej: - brak na fakturach istotnych elementów kontroli wydatków tj. adnotacji o zastosowaniu ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. Nr 19 poz.177 ) i dokonywaniu zakupów na podstawie zawartych umów, - brak wniosków o zaangażowanie środków nie objętych umowami, - nie księgowano zaangażowania wydatków, czego obowiązek wynika z przepisów art. 14 ust.2 pkt. 2 ustawy o finansach publicznych i 8 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. Nr 24 poz. 279). 10.Jednostka nie prowadziła pełnej ewidencji rozrachunków z tytułu dostaw i usług i nie wykazywała zobowiązań, mimo ich występowania, co jest niezgodne z przepisami zawartymi w art. 28 ust.11 pkt. 2 ustawy o rachunkowości. 11.Nieprawidłowo sporządzano listy płac tj. niezgodnie z przepisami art. 21 pkt. 1 ustawy o rachunkowości: - brak numeracji list, dat sporządzenia, podsumowania poszczególnych składników płac i sporządzanie nieczytelnych zestawień list płac. 12.Wystąpiły przypadki dokonania nieprawidłowo rozchodów z list płac: - w miesiącu listopadzie 2004 r. wypłacono pracownikom nagrody na podstawie niezatwierdzonej listy płac, a dokument do wypłaty sporządzono na koniec miesiąca w ogólnej liście wypłat wynagrodzeń. - w miesiącu lutym na liście płac dodatkowego wynagrodzenia brakuje podpisu odbiorcy gotówki (widnieje adnotacja o spłaceniu pożyczki mieszkaniowej po uzgodnieniu telefonicznym), zaś potwierdzono podpisem pracownika wypłatę zwróconego przez bank przelewem wynagrodzenia na rozchodowanej już i zaksięgowanej liście (gotówkę rozchodowano z kasy na podstawie polecenia księgowania bez wystawienia dowodu KW). 13.Jednostka, gromadząc na wydzielonych kontach w Miejskim Ośrodku Pomocy Rodzinie i w Środowiskowym Domu Samopomocy środki z tytułu darowizn, nie utworzyła środka specjalnego, nie sporządziła planów oraz sprawozdań Rb-32, co jest niezgodne z obowiązującymi przepisami ustawy o finansach publicznych oraz przepisami 3 i 15 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej strona 35 protokołu. 14.Ustalenie przez kontrolujących prawidłowych obrotów i sald na kontach 130 i 131, a tym samym stwierdzenie prawidłowości rozliczenia środków budżetowych było niemożliwe z uwagi na: 3
- brak ewidencji analitycznej do kont, - brak czystości zapisów na kontach, - dokonywanie rozliczenia darowizn, wpłat mieszkańców mieszkania chronionego, wpłat na prowadzenie działalności Joannitów oraz odsetek od kaucji gwarancyjnej niejednokrotnie poprzez konta podstawowe budżetu bez przeksięgowań na właściwe konta, - prowadzenie ewidencji analitycznej rozrachunków bez wykazywania kont przeciwstawnych przy księgowaniu operacji gospodarczych. 15.W zakresie zamówień publicznych i sporządzanych umów: - jednostka wymienione w protokole umowy konstruowała w sposób ogólny tak, że ich treść nie pozwala jednoznacznie stwierdzić przedmiotu zamówienia, skutków finansowych, a w większości umów wartości zamówienia, co narusza treść artykułu 34 ustawy Prawo zamówień publicznych, - protokoły odbiorów częściowych, stanowiące podstawę do zrealizowania wystawionych faktur za prace budowlane nie określają prac będących przedmiotem odbioru. 16. W zakresie gospodarki rzeczowej: - w księgach środków trwałych nie określono grup stosowanych w klasyfikacji rodzajowej środków trwałych, wprowadzonej zarządzeniem Nr 51 Prezesa GUS z dnia 17 grudnia 1991 r. w sprawie stosowania KRŚT (Dz.Urz. GUS Nr 21 poz. 132), - błędnie określano roczne stawki amortyzacyjne, - nie sporządzano tabel amortyzacyjnych, - w roku 2000 dokonano zwiększenia wartości środków trwałych na kwotę 12 500 bez określenia, czego dotyczy dokonana operacja niedopuszczalne jest sporządzanie dowodów księgowych do operacji, które nie miały miejsca, - w latach 2000-2004 nie uzgadniano stanu ewidencji syntetycznej z ewidencją analityczną środków trwałych, nie sporządzano zestawień sald ksiąg pomocniczych środków trwałych i pozostałych środków trwałych, co jest sprzeczne z art. 18 ust. 2 ustawy o rachunkowości. 17. W zakresie inwentaryzacji: - arkusze spisu z natury nie zostały wprowadzone do ewidencji druków ścisłego zarachowania - nie przyjęto oświadczeń od osób odpowiedzialnych materialnie po zakończeniu spisu z natury oraz nie sporządzono sprawozdań z przeprowadzenia inwentaryzacji, - nie dokonano inwentaryzacji należności, co jest niezgodne z art. 26 ust. 1 pkt. 2 ustawy o rachunkowości. 4
Ocena realizacji zaleceń pokontrolnych: Prowadząc czynności, kontrolujący stwierdzili, że Pani Dyrektor wykonując zalecenia pokontrolne wyeliminowała nieprawidłowości w następującym zakresie : Ad. 1, 9 Zastosowano zasady sporządzania sprawozdawczości zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej, wykazując w sprawozdaniach Rb-28S kończących kwartał występujące w jednostce zobowiązania. Pozabilansowa ewidencja zaangażowania prowadzona jest w systemie komputerowym. Zapisy dokonywane są na podstawie poleceń księgowania na podstawie zawartych umów oraz wniosków w sprawie zaangażowania środków budżetowych stanowiących załącznik do zarządzenia nr 5/2002 z dnia 29.10.2002 r. w sprawie wprowadzenia procedury kontroli dochodów, wydatków, zgodności z planem finansowym, a także zasady wstępnej oceny celowości ponoszonych wydatków dla jednostek MOPR. Ad. 2, 7, 8 Wprowadzono do ewidencji księgowej konto 222 Rozliczenie dochodów budżetowych. oraz konto 132 Rachunki dochodów własnych. W roku 2006 jednostka przechodzi na komputerowy system ewidencji finansowo księgowej. W trakcie wdrażania jest program Zakładu Elektronicznej Techniki Obliczeniowej ZETO Sp. z o.o. w Koszalinie, wprowadzone zostaną od nowego roku obrotowego: ewidencja analityczna dochodów do konta 130 - Rachunek bieżący, ewidencja szczegółowa do kont: 132 Rachunki dochodów własnych i 139 Inne rachunki bankowe. Ze względów technicznych od nowego roku obrotowego wprowadzona zostanie również czystość zapisów na koncie 130 oraz unormowane zostaną zapisy na koncie 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych oraz 223 Rozliczenie wydatków budżetowych. Ad. 3 W zakresie prowadzenia usług opiekuńczych wprowadzono numerację wydawanych decyzji oraz ustalono zarządzeniem nr 12/2005 Dyrektora MOPR w Słupsku z dnia 06 maja 2005 r. stawkę godzinową za usługi opiekuńcze. Do uregulowania w bieżącym roku pozostała ewidencja rozrachunków z tytułu należnych dochodów budżetowych. Ad.4 Prawidłowo kwalifikowane są w paragrafach zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 209 poz. 2132 z późn. zm.) dochody z najmu oraz wydatki na zakup usług zdrowotnych 5
i na naprawę i konserwację sprzętu. Ad. 5 W zakresie kontroli należności z tytułu odpłatności za wyżywienie osób korzystających z wyżywienia w ośrodkach wsparcia i za pobyt dzieci w żłobkach wprowadzono listy należności, na podstawie których dokonywane są wpłaty rodziców i opiekunów. Ad. 6 Uregulowano sposób ewidencji odpłatności za wyżywienie w Dziennym Domu Pomocy Społecznej osób zwolnionych z tej odpłatności. Ad. 7 Ewidencja środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych i środków na realizację zadań gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych prowadzona na koncie 130 nie została wydzielona z konta bankowego. Ad. 8 Na koncie 139 Inne rachunki bankowe przyjmowane są i rozliczane depozyty tj. zasiłki nie odebrane w terminie oraz rozliczenie mieszkańców mieszkań chronionych. Analityka prowadzona jest wyłącznie na kontach rozrachunkowych 240 mieszkania chronione, 240-1 depozyty. Ad. 9 Prowadzony jest nadzór w zakresie stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych. Zastosowano procedury zaangażowania środków budżetowych, których stosowanie wynika z przepisów ustawy o finansach publicznych i rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Ad. 10 W wyniku kontroli ewidencji księgowej żłobków stwierdzono, że faktury ujmowane są w miesiącu poniesienia kosztów. Pracownicy zostali pouczeni o obowiązku ujmowania wszystkich dokumentów zakupu do kosztów okresu sprawozdawczego tj. miesiąca, którego dotyczą. Ad. 11,12 Uzupełniono numerację list, nanoszone są daty sporządzania dokumentów płacowych. W trakcie wdrażania jest program płacowy Zakładu Elektronicznej Techniki Obliczeniowej Sp. z o.o. w Koszalinie, który umożliwi prawidłowo sporządzać listy, z zachowaniem przepisów ustawy o rachunkowości. Pracowników odpowiedzialnych za rozchodowanie list płac pouczono odnośnie stosowania prawidłowego obiegu dokumentów płacowych i dokonywania wypłat. 6
Ad. 13 Decyzją Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie z dnia 31 marca 2005 r. utworzono rachunek dochodów własnych z tytułu darowizn w postaci pieniężnej z przeznaczeniem na sfinansowanie wydatków wydatków bieżących na cele wskazane przez darczyńcę. W dniu 31 marca 2005 r. otwarto rachunek bankowy nr 51 1240 3770 1111 0000 4068 2451 z przeznaczeniem na dochody własne. Ad. 14 Ustalenie prawidłowych obrotów roku 2005 na koncie 130 Rachunek bieżący jednostki wymagało by dokonania na koncie czystości zapisów oraz wprowadzenia prawidłowej ewidencji analitycznej, co jednostka zobowiązała się wprowadzić w bieżącym roku (opis w punkcie 2). W roku 2005 dokonano przeksięgowań z konta rachunku podstawowego na konto dochodów własnych dotyczących darowizn, uzyskiwanych w trakcie przeprowadzanych akcji, takich jak: Dziecko, Akcja Letnia, Choinka czy Złotówka. Do każdej akcji prowadzona jest kartoteka rozrachunkowa. Ewidencja rozliczeń z tytułu utrzymania mieszkań chronionych prowadzona jest prawidłowo na koncie 139 - Inne rachunki bankowe. Rozliczenia ze Stacją Joannitów prowadzone są na koncie 130. Odsetki od kaucji gwarancyjnych w Środowiskowym Domu Pomocy Społecznej zostały ujęte na koncie 131 - Rachunki bieżące. Pouczono jednostkę o konieczności księgowania tych kwot na koncie 139, zgodnie z przepisami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 209 poz. 2132 z późn. zm.). Ad. 15 Pracownik, który zajmuje się przeprowadzaniem postępowań o zamówienia publiczne i sporządzaniem umów, został pouczony i zobowiązany do konstruowania dokumentów i umów w sposób prawidłowy oraz sprawdzania w sposób szczegółowy tych dokumentów, które stanowią podstawę do realizacji wystawionych faktur. Ad. 16 W zakresie gospodarki rzeczowej zarządzeniem nr 8/2005 Dyrektora jednostki z dnia 08 marca 2005 r. ustalono prawidłowe roczne stawki amortyzacyjne. Zarządzenie wchodzi w życie z mocą obowiązującą od dnia 01 stycznia 2006 r. Rozliczenie stanu środków trwałych może 7
być poddane kontroli po sporządzeniu przez jednostkę bilansu za rok 2005 tj. po dniu 31.marca 2006 r. Ad. 17 W zakresie inwentaryzacji: arkusze spisu z natury zostały wprowadzone do ewidencji druków ścisłego zarachowania, uzupełniono inwentaryzację o odpowiednie oświadczenia osób odpowiedzialnych materialnie po zakończeniu spisu z natury oraz sporządzono sprawozdanie z przeprowadzenia inwentaryzacji, przeprowadzono inwentaryzację należności. Na tym protokół zakończono. Protokół został sporządzony w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z czego jeden po odczytaniu pozostawiono w jednostce kontrolowanej. Kierownik jednostki został poinformowany o możliwości wniesienia zastrzeżeń, do ustaleń zawartych w protokole w ciągu 3 dni od daty podpisania protokołu kontroli. Kontrolę odnotowano w książce kontroli. Jednostka kontrolowana: Kontrolujący: Dyrektor MOPR Elżbieta Jacniacka Leszek Pińkowski Ewa Juralewicz Główny księgowy Danuta Mazuro Słupsk, dnia 30 stycznia 2006 r. 8
9