PRELIMINARZ EŚP PO ZMIANACH Strona 1 z 18
Spis treści Spis treści... 2 1. Wstęp... 3 2. Nowe elementy w systemie... 4 2.2 Odrębny folder Preliminarz... 4 2.3 Dokumenty preliminarza i pozycje preliminarza... 5 2.4 Wprowadzanie pozycji preliminarza... 6 2.5 Rozliczanie Pozycji preliminarza... 8 2.5.1 Rozliczanie pozycji szczegółowych... 8 2.5.2 Rozliczanie pozycji okresowych... 9 2.5.3 Rozliczanie Pozycji preliminarza od strony płatności i zapłat...11 3. Płatności i zapłaty a preliminarz...12 4. Obliczanie preliminarza...13 4.2 Parametry obliczania preliminarza...14 5. Konfiguracja...15 5.2 Parametry konfiguracyjne....16 6. Wykorzystanie preliminarza w zestawieniach księgowych...17 Strona 2 z 18
1. Wstęp Preliminarz EŚP jest jednym ze standardowych modułów systemu enova i jest licencjonowany per stanowisko. Moduł Preliminarz poszerza funkcjonalność Ewidencji Środków Pieniężnych. Dzięki temu, że pozwala zaprezentować prognozę płatności w oparciu o terminy płatności lub planowane terminy płatności, wspiera kontrolę finansową przedsiębiorstwa. Pozwala efektywnie zarządzać terminami realizacji własnych płatności z jednej strony, z drugiej zaś strony dostarcza informacji umożliwiających podjęcie działań windykacyjnych mających na celu redukcję ryzyka utraty płynności finansowej. Moduł Preliminarz EŚP wraz z modułem Ewidencji Środków Pieniężnych stanowi dla firmy dobre narzędzie do: Prognozowania i kontroli płynności finansowej, Redukcji ryzyka utraty płynności, Szczegółowej analizy rozrachunków kontrahentów, szczególnie niosących zagrożenie niewypłacalności, Zmniejszenie pracochłonności procesu planowania płynności finansowej, Racjonale zarządzanie środkami finansowymi przy realizacji przelewów dla dostawców. Dotychczas działanie preliminarza opierało się na płatnościach i zapłatach fizycznie wprowadzonych do systemu innymi słowy można było analizować tylko istniejące dane. Zmiany wprowadzone w wersji 8.3.4560 poszerzają możliwość analizowania wpływów i wydatków o wydatki planowane takie, których nie można zarejestrować jako rzeczywistej płatności lub zapłaty. Jedna z przykładowych potrzeb do uwzględnienia w analizie planowanych wpływów i wydatków to np. spłata kredytu bankowego, która dokonywana jest co miesiąc z założonym przedziale czasowym. Zarejestrowanie takich planowanych wpływów i wydatków możliwe jest dzięki stworzeniu w systemie nowych obiektów - dokumentów preliminarza, które zawierają pozycje preliminarza. Pozycje preliminarza odpowiadają planowanym wpływom lub wydatkom (należności lub zobowiązania) o określonych terminach realizacji. Pozycje preliminarza mogą być szczegółowe (dla planowanych wpływów/wydatków realizowanych jedną płatnością lub Strona 3 z 18
zapłatą) lub okresowe (dla planowanych wpływów/wydatków realizowanych przez wiele płatności. Zmiany wynikające z wprowadzenia tych nowych obiektów to: Dodanie nowego folderu Preliminarz z listami Dokumenty Preliminarza i Pozycje Preliminarza Możliwość obliczania preliminarza z poziomu nowododanych list (z zachowaniem dotychczasowej możliwości obliczania z poziomu czynności na liście Rozrachunki wg dokumentów). Zmiany w wyglądzie i układzie filtrów obliczania preliminarza Możliwość obliczania preliminarza dla różnych obiektów (płatności, zapłaty, pozycje preliminarza) Stworzenie mechanizmów umożliwiających rozliczanie pozycji preliminarza Dostosowanie istniejących mechanizmów związanych z cechami grupującymi do nowych obiektów. 2. Nowe elementy w systemie 2.2 Odrębny folder Preliminarz W Ewidencji Środków Pieniężnych dodano nowy folder systemowy z listami Dokumenty Preliminarza i Pozycje Preliminarza. Na liście Dokumenty Preliminarza dane są wprowadzane tworzone są dokumenty i pozycje, druga lista gromadzi wprowadzone pozycje i pozwala je przeglądać wg rożnych kryteriów Strona 4 z 18
2.3 Dokumenty preliminarza i pozycje preliminarza Dokumenty Preliminarza wraz z Pozycjami w swojej konstrukcji przypominają nieco dokument Polecenia księgowania z płatnościami. Dokument gromadzi pozycje, które poddawane są końcowej analizie w obliczeniach. Dokument Preliminarza tworzony jest przez wywołanie Nowy (Dokument Preliminarza) na liście Dokumentów preliminarza Parametry Dokumentu Preliminarza Definicja i Seria: definicja dokumentu definiowana w konfiguracji Preliminarza, Seria może być wykorzystywana w numeracji pole do uzupełnienia ręcznie Strona 5 z 18
Data dokumentu: data Dokumentu Preliminarza, inicjowane z daty aktualności. Numer dokumentu: numer dokumentu wynikający z ustawień na definicji Dokumentu Podmiot: podmiot dokumentu - po wskazaniu na Dokumencie przeniesie się na Pozycję Preliminarza. Opis: opis Dokumentu Preliminarza W dolnej części Dokumentu dodawane są Pozycje Preliminarza. Dokument może gromadzić wiele pozycji różnego typu. Dokumenty mogą również mieć zastosowanie do grupowania pozycji preliminarza dotyczących jednej sprawy np. wszystkie raty kredytu z terminami płatności w kolejnych miesiącach. W przyszłości planowane są czynności dostępne na Dokumencie preliminarza umożliwiające automatyczne generowanie Pozycji według określonych zasad np. generowanie harmonogramu spłat rat kredytu. Bezpośrednio w obliczeniach Preliminarza biorą udział tylko Pozycje. Pozycje występują w dwóch wariantach Pozycje szczegółowe i Pozycje okresowe. Podstawowymi różnicami między dwoma typami Pozycji jest sposób rozliczania i sposób prezentacji w obliczeniach preliminarza. Pozycje szczegółowe mogą być rozliczane ręcznie przez użytkownika z płatnościami lub zapłatami i prezentowane są w obliczeniach preliminarza w terminie, który mają na sobie naniesiony. Rozliczenie odbywa się w stosunku 1:1 Pozycje okresowe mogą być rozliczane w stosunku 1:wielu, prezentowane są w preliminarzu na ostatni dzień z planowanego okresu. Szczegółowo mechanizm rozliczeń obu typów opisano w dalszej części dokumentu. 2.4 Wprowadzanie pozycji preliminarza Po wywołaniu dokumentu Preliminarza i wybraniu nowej Pozycji Preliminarza należy w pierwszej kolejności zdecydować, czy planowane jest zdarzenie jednostkowe czy też rozłożone w czasie dla zdarzeń pojedynczych należy założyć Pozycję szczegółową, dla rozłożonych w czasie okresową. Pozycje preliminarza, jako zdarzenia planowane, nie mają założonych szczególnych wymagań co do uzupełnienia wszystkich pól program informuje jedynie, że pole Kwota nie powinno być puste. Pozycje okresowe i szczegółowe w wyglądzie formularza są do siebie bardzo podobne poniżej opisano parametry na formularzach. Strona 6 z 18
Zatwierdzona: pozycja preliminarza jest zatwierdzona, jeżeli dokument preliminarza jest zatwierdzony Strona 7 z 18
Anulowana: pozycje preliminarza, które się nigdy nie zrealizują można anuować, jeżeli pozycja już jest z rozliczona z płatnością/zapłatą- anulowanie rozpina rozliczenie. Nieaktywna: pozycja nieaktywna nie jest brana pod uwagę w obliczeniach prelimianarza oznacznie pozycji jako niekatywnej nie rozpina istniejących rozliczeń. Oznaczenie można wykorzystać w sytuacji, jeżeli pewna część planu na pewno nie będzie już zrealizowana i istnieje potrzeba z wykluczenia tej części z obilczeń preliminarza Numer dokumentu: numer dokumentu preliminarza, struktura numeracji ustalona w konfiguracji na definicji dokumentu Numer dodatkowy: miejsce na wprowadznie dodatkowej informacji identyfikującej planowany wpływ/wydatek (np. numer kredytu bankowego) Typ pozycji: rodzaj wprowadzanej pozycji Kierunek: kierunek planowanej pozycji preliminarza czy dotyczy planowanego wpływu (należność) czy wydatku (zobowiązanie) Termin: planowany termin realizacji Podmiot: podmiot planowanego wpływu/wydatku Ewidencja: ewidencja środków pieniężnych powiązana z planowaną pozycją Opis: miejsce na wprowadzenie dodatkowej informacji Kwota: planowana kwota wpływu/wydatku w PLN lub w walucie Kwota PLN: pole do uzupełnienia (ręcznie, nie przelicza się) wartości złotówkowej jeżeli kwota jest w walucie Zakładka Rozliczenia: prezentuje rozliczenie pozycji preliminarza z płatnościami lub zapłatami Pozycje szczegółowe prezentowane są w obliczeniach preliminarza zgodnie z terminem, który mają na sobie naniesiony, natomiast pozycje okresowe na ostatni dzień planowanego okresu 2.5 Rozliczanie Pozycji preliminarza 2.5.1 Rozliczanie pozycji szczegółowych Po wywołaniu z poziomu pozycji preliminarza czynności Dodaj rozliczenie pojawia się lista w której domyślnie prezentowane są tylko zgodne co do kierunku podmiotu i ewidencji płatności i zapłaty. Po wyłączeniu domyślnego ustawienia widoczne są wszystkie dokumentu wskazanego typu możliwe do rozliczenia. Strona 8 z 18
Ze względu na to, że pozycje preliminarza są tylko pewnym planem, co do którego nie ma pewności czy i jak się zrealizuje pozycje mogą być rozliczane z rzeczywistymi płatnościami i zapłatami w dowolny sposób nawet bez zgodności żadnego z parametrów (kierunek, podmiot, ewidencja). W przypadku jakiegokolwiek rozliczenia nadrzędne są dane z rzeczywistej płatności lub zapłaty. 2.5.2 Rozliczanie pozycji okresowych Pozycje okresowe mogą być rozliczane pojedynczo, tak jak pozycje szczegółowe, lub z wykorzystaniem mechanizmu rozliczania zbiorczego wg zadanych kryteriów. Rozliczenie zbiorcze możliwe jest z poziomu czynności na liście Pozycji preliminarza lub bezpośrednio ze środka Pozycji. Po wybraniu czynności Rozlicz pojawia się formatka, na której można wskazać parametry rozliczenia. Strona 9 z 18
Okres wg terminów: wskazanie okresu z jakiego będą pobierane dane do rozliczenia (wg terminu płatności) Rozliczaj płatnościami: z opcjami do wyboru: Tak, Nie, Także już podpiętymi Rozliczaj zapłatami: z opcjami do wyboru: Tak, Nie, Także już podpiętymi Dokumenty w buforze: rozliczanie także dokumentami niezatwierdzonymi Niezgodne podmioty, Niezgodne ewidencje: możliwość rozliczenia z płatnościami bez zgodności z Pozycją co do podmiotu i ewidencji. Wpłaty rozliczane: w przypadku wpłat podlegających rozliczeniu założenie jest, że realizują się poprzez faktury z którymi zostaną rozliczone można je także uwzględnić w realizacji planu. Dodatkowo na liście Rozrachunki wg dokumentów dodano czynność Rozlicz pozycję preliminarza umożliwiającą rozliczenie zaznaczonych płatności i zapłat ze wskazaną pozycją preliminarza. Rozliczenie może być wykonane wg zgodności podmiotu i ewidencji lub dla wszystkich zaznaczonych rozrachunków, także niezgodnych co do podmiotu i ewidencji. Strona 10 z 18
2.5.3 Rozliczanie Pozycji preliminarza od strony płatności i zapłat Podobnie możliwość rozliczania z pozycjami preliminarza dostępna jest od strony każdej płatności i zapłaty Pozycje szczegółowe mogą być rozliczane z rzeczywistą płatnością lub zapłatą, która realizuje planowany wpływ/wydatek. Kwota z płatności lub zapłaty jest nadrzędna w stosunku do kwoty z planowanej Pozycji. Innymi słowy jeżeli na pozycji preliminarza zaplanowano wpływ na 200 zł a wpłynęła wpłata lub pojawiła się należność na 150 zł i te Strona 11 z 18
dwa elementy zostały rozliczone w obliczeniach preliminarza w miejsce planowanych wpływów 200 po stronie wpływów pojawi się 150 zł. 3. Płatności i zapłaty a preliminarz Na płatnościach oprócz opisanej już możliwości rozliczania jest także możliwość wskazania planowanego terminu płatności, który może być inny od tego wynikającego bezpośrednio z ilości dni od daty zapłaty. W obliczeniach prelimianrza płatności mogą być analizowane zarówno ze względu na termin płatności jak i ze względu na planowany termin. Zapłaty ujmowane sa w obliczeniach preliminarza dwojako: W saldzie rzeczywistej gotówki Wszystkie zapłaty (wpłaty i wypłaty) są w obliczeniach uwzględniane jako te, które mają rzeczywisty wpływ na saldo posiadnej gotówki. W wartościach prognozowanych wpływów i wydatków Wpłaty podlegające rozliczaniu, a nierozliczone, traktowane jako rzeczywiste zobowiązanie z natychmiastowym terminem płatności. Strona 12 z 18
Wypłaty podlegające rozliczaniu, a nierozliczone, traktowane są jako należności z natychmiastowym terminem płatności. 4. Obliczanie preliminarza Preliminarz może być obliczany z list: Dokumenty Preliminarza i Pozycje Preliminarza oraz z Czynności na liście Rozrachunków wg dokumentów.. Zmiana któregoś z parametrów Preliminarz sygnalizuje konieczność przeliczenia w górnej części na czerwono uaktywnia się przycisk Oblicz. Po obliczeniu preliminarza i wyjściu z niego ustawienia parametrów są zapamiętywane. Strona 13 z 18
4.2 Parametry obliczania preliminarza Okres: odpowiada za okres objęty analizą, domyślnie ustawia się na rok (data początkowa podczas obliczania preliminarza z poziomu listy rozrachunków pobiera się z filtra Data, a podczas obliczania z Pozycji preliminarza z daty aktualności) Uwzględniaj bufor: Pozwala analizować zarówno elementy zatwierdzone jak i te w buforze Analiza płatności: analizie podlegają zobowiązania i należności Analiza zapłat: analizowane są wpłaty/wypłaty bankowe i dokumenty kasowe Analiza preliminarza: analiza dotyczy pozycji dokumentów preliminarza (zarówno okresowych jak i szczegółowych) Płatności wg terminu: Płatności - termin wynika z ilości dni od daty dokumentu Planowanego - termin wskazywany opcjonalnie na płatności w sekcji dotyczącej preliminarza jako termin urealniający termin płatności Waluta: analiza uwzględnia walutę płatności, zapłat i pozycji preliminarza Kwoty: kwoty walutowe mogą być prezentowane wg kursu dnia (wg kursu z dnia bieżącego zaimportowanego z tabeli NBP, Strona 14 z 18
wg kwoty księgi (wg wartości w złotówkach podanej na analizowanym elemencie, np. na płatności na zakładce dodatkowe) w walucie. Do analizy wg kursu dnia niezbędne jest zaimportowanie tabeli kursowej (Narzędzia\Import kursów średnich NBP ) Podmioty: prezentacja danych ze względu na typ podmiotu (kontrahenci, pracownicy, urzędy) Cecha grupująca: do dodatkowej analizy można użyć cech grupujących wskazanych w konfiguracji Wartość cechy: pole aktywne po wybraniu cechy grupującej Plany okresowe do: ustawienie steruje zakresem analizy okresowych pozycji preliminarza - pozycje, których koniec okresu przypada przed wskazaną datą nie są prezentowane. Ewidencja ŚP: prezentacja danych ze względu na ewidencję środków pieniężnych Podmiot: filtr daje możliwość analizy danych wskazanego podmiotu. W sekcji elementy po odpowiednim ustawieniu filtrów i obliczeniu preliminarza pojawiają się wirtualne przedziały w których pokazywane są salda początkowe, bieżące zasoby gotówki, wpływy i wydatki oraz wpływy i wydatki planowane. Kolumny domyślnie widoczne w sekcji elementy mogą być dodatkowo modyfikowane o dodatkowe z organizatora widoku. W dolnej części preliminarza pokazują się odpowiednio dla podświetlonego przedziału z sekcji elementy płatności, zapłaty i pozycje preliminarza które wchodzą do pokazywanej analizy (należy kliknąć przycisk odpowiednio dla elementu, który chcemy obejrzeć. Z tego miejsca można także otwierać analizowane elementy i dokonywać rozliczeń płatności z zapłatami i pozycjami preliminarza. 5. Konfiguracja Część poświęcona konfiguracji celowo opisana jest w końcowej części dokumentu, ponieważ dodatek, po wgraniu licencji nie wymaga zaawansowanych działań konfiguracyjnych jest gotowy do uruchomienia. Część konfiguracyjna pozwala tylko rozszerzyć analizę preliminarza Strona 15 z 18
5.2 Parametry konfiguracyjne. Ogólne: Cechy grupujące: Po wpisaniu w tym miejscu nazwy cechy tworzony jest komplet cech grupujących hierarchicznych, które synchronizują swoje wartości pomiedzy obiektami:płatności, zapłaty, rozrachunki i pozycje preliminarza. Można więc do tych obiektów dodać cechę np. Projekt i wg wartości tej cechy obliczać preliminarz. Wyświetlanie preliminarza: W tej sekcji można skonfigurować domyslne parametry wyświetlania obliczeń preliminarza. Tryb wyświetlania: Dzienny, Tygodniowy, Miesięczny, Kwartalny, Roczny Rodzaj kursu: w PLN wg kursu dnia, w PLN wg kwoty księgi, w walucie. Algorytmy cech: miejsce, w którym użytkownik może stworzyć dowolną cechę wyliczaną na podstawie elementów preliminarza. Poniżej krótki opis programisty dotyczący algorytmu. /* Poniższe dwie właściwości definiują przykładowe cechy do elementów preliminarza. Podstawowym obiektem, od którego programista ma dostęp jest pole "Element" reprezentujące bieżący element preliminarza. Zestaw predefiniowanych właściwości, z których można korzystać widać w organizatorze na liście preliminarza. Strona 16 z 18
Przykłady cech: public string Uwagi { get { string value = ""; if (Element.GotowkaSaldoPoczatkowe + Element.GotowkaSaldo < Element.Wydatki) value += "Brak gotówki na wydatki!" + System.Environment.NewLine; if (Element.GotowkaSaldoPoczatkowe + Element.GotowkaSaldo < 1000000) value += "Dostępne środki spadły poniżej bariery 100 000" + System.Environment.NewLine; value.trimend(system.environment.newline.tochararray()); return value; } } public decimal GotowkaMinusWydatki { get { return Element.GotowkaSaldoPoczatkowe + Element.GotowkaSaldo - Element.Wydatki; } } */ Definicje dokumentów: konfiguracja definicji dokumentów preliminarza 6. Wykorzystanie preliminarza w zestawieniach księgowych W zestawieniach księgowych można odwołać się do funkcji preliminarza obliczenia opierają się o cechy grupujące wskazane w konfiguracji. Tym samym w zestawieniach można analizować tylko ocechowane elementy wchodzące do analizy preliminarza. Strona 17 z 18
Strona 18 z 18