enova365 Ewidencja Środków Pieniężnych

Transkrypt

1 enova365 Ewidencja Środków Pieniężnych Oprogramowanie ERP do zarządzania. Wzmacnia firmę i rośnie wraz z nią. Moduł Ewidencji środków pieniężnych

2 Integralnym elementem systemu enova jest Ewidencja Środków Pieniężnych, która wspiera przede wszystkim pracę osób odpowiedzialnych za prowadzenie raportów kasowych, ewidencjonowanie wyciągów bankowych, prowadzenie rozliczeń z kontrahentami, windykacje należności w firmie. Moduł umożliwia: wystawianie dokumentów typu Kasa Wyda i Kasa Przyjmie (KW i KP) w dowolnej walucie, sporządzanie dziennych lub okresowych raportów kasowych, obsługę nieograniczonej liczby rachunków bankowych, rejestrację wpłat i wypłat bankowych nie związanych bezpośrednio z zakupem lub sprzedażą takie jak: opłaty bankowe czy dopisane odsetki, wprowadzania przelewów w dowolnej walucie, generowanie wydruków przelewów do Urzędu Skarbowego, ZUS-u, dla kontrahentów, dla pracowników, prowadzenie raportów bankowych, Bank Przyjmie, Bank Wypłaci, weryfikację na bieżąco raportów kasowych ze stanem gotówki w kasie tworzenie dowolnej ilości tabel walut i kursów wymiany, rozrachunki z kontrahentami (w tym rozrachunki walutowe), dokumenty rozliczeniowe (noty odsetkowe, potwierdzenie sald, wezwania do zapłaty, kompensaty, cesje), raporty o należnościach i zobowiązaniach (np. struktura wiekowa należności). Na funkcjonalność opcji Ewidencja Środków Pieniężnych składają się: raporty tutaj definiowane są nagłówki raportów kasowych i nagłówki wyciągów bankowych oraz ewidencjonowane są wypłaty i wypłaty bankowe, dokumenty kasowe - tutaj tworzone na podstawie kwitków KP i KW raporty kasowe, przelewy tutaj na podstawie listy zobowiązań ewidencjonowane są przelewy dla kontrahentów, pracowników oraz przelewy do urzędu skarbowego i ZUS-u. Z tej opcji prowadzona jest również komunikacja z systemami home-banking u w zakresie przesyłania przelewów w formie elektronicznej, zobowiązania i należności tutaj można zobaczyć jak wyglądają zobowiązania i należności z w różnych przekrojach. Przelewy są wystawianie z listy zobowiązania i należności, rozrachunki lista dokumentów (zobowiązania, należności, wpłaty, wypłaty) rozliczonych i nierozliczonych w różnych przekrojach, można tutaj parować rozrachunki, kompensować, rozliczać, ewidencje dokumentów rozliczeniowych tutaj ewidencjonowane są wezwania do zapłaty, noty odsetkowe, potwierdzenia salda, kompensaty, rozliczenia zaliczek, delegacji. Zadaniem modułu Ewidencja Środków Pieniężnych jest ujęcie wszelkich operacji związanych z przepływem środków pieniężnych w firmie oznacza to, że gromadzi się tu wszystkie informacje w postaci dokumentów, czy zapisów związane ewidencją kasowo-bankową. Informacje do tej opcji mogą trafiać w dwojaki sposób: mogą być ewidencjonowane w module Ewidencja Środków Pieniężnych bezpośrednio, mogą pochodzić z pozostałych modułów (np. Kadry i Płace, Handel, Księgowość). Strona 2 z 49

3 Ustawianie konfiguracji dla raportów kasowych O tym, czy w programie będzie prowadzona rejestracja operacji kasowych decydują ustawienia konfiguracyjne w programie Narzędzia / Opcje w części Ewidencje ŚP/Ewidencje. Formularz definiowania Kasy W programie istnieje możliwość zdefiniowania osobnych stanowisk kasowych, dzięki czemu można w prosty sposób stwierdzić, na którym stanowisku kasowym zostały wykonane poszczególne operacje. Dla danego operatora można przyporządkować odrębne stanowisko kasowe (szufladę kasową). W przypadku, gdy w firmie zdefiniowanych jest kilka stanowisk kasowych, ewidencja obrotu gotówką na poszczególnych stanowiskach jest prowadzona niezależnie. Dla każdego stanowiska kasowego użytkownik może sporządzić odrębny raport kasowy, co pozwala kontrolować gotówkę niezależnie na każdym ze stanowisk. Zakładka Ogólne Nazwa należy podać nazwę Kasy (np. Kasa gotówkowa lub Kasa/Kraków) Symbol należy wpisać symbol kasy, który będzie używany, jako skrót do oznaczania raportów np. RK/KASA1 Wpłaty / wypłaty wprowadzane za pomocą Dokumentów, Ewidencji, Raportów, Zakładaj automatycznie decyduje o tym że jeśli po stronie modułu handel/faktury będą generowanie automatyczne zapłaty w przypadku gdy nie będzie raportu za dany okres utworzy się automatycznie nowy. Definicja raportu należy ustawić RK jest to symbol dokumentu raportu kasowego lub stworzyć nową definicję po stronie EŚP, Definicja ewidencji dokumentów ewidencja, do której po zatwierdzeniu wpadną wyciągi bankowe. Okres raportu raporty mogą być dzienne, dekadowe, miesięczne i inne. Saldo bilansu otwarcia należy wpisać stan początkowy dla raportów kasowych prowadzonych w danej kasie, który jest równy stanowi początkowemu konta księgowego, na które będą księgowane raporty kasowe. Strona 3 z 49

4 Zakładka Ewidencje zależne Do ewidencji środków pieniężnych typu KASA można stworzyć hierarchię ewidencji zależnych wg sposobu zapłaty. Dzięki temu mechanizmowi można przekierować zapłaty o określonym sposobie płatności do innej ewidencji niż kasa gotówkowa (funkcja przydatna głównie przy wystawianiu dokumentów w module Handel). Sposób zapłaty wybór sposobu zapłaty w tym polu spowoduje, że nadanie go na płatności w handlu przekieruje automatyczną zapłatę za dokument z ewidencji nadrzędnej, jaką jest np. kasa gotówkowa do ewidencji podrzędnej, którą należy wcześniej założyć pod typem: Kasa Podrzędna należy wskazać ewidencję podrzędną, do której będą wpływały zapłaty przy wcześniej określonym sposobie zapłaty. Kasa / Ewidencje zależne Przy takim ustawieniu podczas wystawiania dokumentu sprzedaży w module Handel gdzie, jako sposób zapłaty została wybrana karta zostanie wygenerowana zapłata do ewidencji Karta, a nie Kasa gotówkowa. Zakładka Prawa danych aby dana ewidencja była aktywna należy uzupełnić zakładkę prawa danych nadając odpowiednie prawo wybranym operatorom. Nagłówek nowego raportu kasowego Formularz nowego raportu kasowego W celu dodania nowego raportu kasowego w ramach, którego będą wystawiane dokumenty KP lub KW, należy w menu głównym programu w opcji Ewidencja ŚP / Raporty dodać nowy raport dla Kasy gotówkowej. Nowy raport kasowy będzie ewidencjonowany w Ewidencji odpowiadającej kasie gotówkowej. Na pierwszym formularzu nic wprowadzamy z wyjątkiem ewentualnej zmiany okresu. Na zakładce Ogólne raportu prezentowane jest saldo początkowe, suma wpłat i wypłat oraz saldo końcowe. Wystawianie dokumentu KP/KW... Strona 4 z 49

5 Z poziomu menu głównym programu w opcji Ewidencja ŚP / Dokumenty kasowe w ramach Kasy gotówkowej i danego raportu kasowego dodajemy nowy dokument wpłaty => KP (skrót Ctrl+Shift+T) lub wypłaty => KW (skrót Ctrl+Shift+W). Wydawanie pieniędzy z kasy dotyczy przeważnie płatnych gotówką, zwrotów sprzedaży detalicznej i fakturowej, oraz podczas odnotowywania wypłat gotówkowych związanych z płatnościami dla dostawców lub podczas odnotowywania zaliczek wpłacanych dostawcom w poczet przyszłych zakupów. Dodatkowo program umożliwia odnotowanie dokonania operacji KP (wpłat) i KW (wypłat) niezwiązanych bezpośrednio z transakcjami np. wypłaty zaliczek dla pracowników, wypłaty gotówki do banku, wpłata drobnej gotówki do wydawania reszty itp. Wystawianie dokumentu KP/KW Definicja oznaczenie dla dokumentu wpłaty/wypłaty kasowej. Kontrahent należy podać kontrahenta lub pracownika lub wypełnia się pola. Zwrot zaznaczenie tego pola oznacza, że dana wpłata dotyczy płatności związanej z korektą faktury lub innego dokumentu, który wymaga zwrotu pieniędzy (znaczenie tego ma istotny wpływ przy księgowaniu dokumentów kasowych na konta księgowe kontrahentów) Jeżeli nie wypełni się pola Kontrahent, należy ustawić parametr Podlega rozliczaniu na Nie. Jeżeli wypełni się pole Kontrahent to parametr Podlega rozliczaniu ustawiamy na Tak. Kwota należy wpisać kwotę. Zapłata za należy wpisać numer dokumentu, za który regulujemy płatność. Jeżeli dokument kasowy nie dotyczy zapłaty do dokumentu, to pole pozostać puste. Uwaga! W tym polu nie należy wpisywać opisów dodatkowych np. taxi itp. Pole odpowiada za automatyzację parowania płatności i zapłat po numerze dokumentu. Opis należy wpisać dodatkowy opis dokumentu KP/KW np. zapłata częściowa, zapłata faktur. Rozliczenia ta sekcja na dokumencie wskazuje, czy dokument jest rozliczany (sparowany). Stan stan dokumentu może być rozliczony, nierozliczony, częściowo rozliczony. Data wskazuje datę rozliczenia dokumentu. Rozliczono określa kwotę rozliczoną. Strona 5 z 49

6 Do rozliczenia określa kwotę, jaka pozostaje do rozliczenia. Windykacje jest to opcja aktywna tylko wtedy, gdy w programie jest aktywny moduł windykacji. Stan określa, na jakim etapie windykacyjnym jest dana pozycja i kiedy ten stan przez mechanizm windykacji został nadany. Uwaga! Sekcji Windykacje nie wypełnia się w trakcie ewidencjonowania dokumentu. Jest ona wyłaniana przez osoby zarządzające windykacjami. Drukowanie dokumentu KP/KW i raportu kasowego Będąc na formularzu kwitka naciskamy ikonę drukarki. Zaś będąc na raporcie kasowym z danego dnia naciskamy ikonę drukarki i drukujemy raport. Zamykanie raportu kasowego W programie operacje kasowe numerowane i wyświetlane na listach są zawsze w obrębie danego raportu kasowego. Tego typu rozwiązanie jest najczęściej stosowane w większości firm, gdyż umożliwia codzienną kontrolę stanu gotówki w poszczególnych szufladach kasowych. Aby zamknąć dany raport kasowy, należy: Sprawdzić, czy wszystkie dokumenty w ramach danego raportu kasowego są Zatwierdzone. Aby zamknąć dany raport, można na liście Raporty - podświetlić dany raport kasowy i wybrać worker Zamknij Raport, lub po zaznaczeniu raportu na liście wybrać z menu Czynności > Zamknij raport. Można także skorzystać z parametru w konfiguracji - Konfiguracja Ewidencji ŚP/Zatwierdzanie dokumentów - 'Raporty kasowo - bankowe'. Zaznaczenie parametru na Tak skutkuje automatycznym zatwierdzaniem (zamykaniem) raportów EŚP podczas wychodzenia z raportu przez Zapisz i zamknij. Jeżeli dokonamy zamknięcia raportu kasowego, dany raport przez pojawi się również w Ewidencji Dokumentów gdzie będzie mógł podlegać dekretacji, na konta księgowe o ile użytkownik posiada również moduł Księgowość. Strona 6 z 49

7 Ewidencjonowanie wyciągu bankowego w PLN Przygotowanie konfiguracji dla wyciągów bankowych O tym, czy w programie będzie prowadzona rejestracja operacji bankowych decydują ustawienia konfiguracyjne w programie Narzędzia / Opcje w części Ewidencje ŚP/Ewidencje. Formularz konta bankowego Należy ustawić rachunki bankowe, dla których będą ewidencjonowane wyciągi bankowe. Standardowo w parametrach konfiguracyjnych predefiniowany jest jeden rachunek bankowy, który można zmodyfikować lub dodać nowe rachunki. W programie istnieje możliwość zdefiniowania osobnych rachunków bankowych w danym banku lub w wielu bankach. Dzięki temu można w prosty sposób sprawdzać stan kont bankowych lub w jakim banku i na jakim koncie zostały wykonane poszczególne operacje. W przypadku, gdy w firmie zdefiniowanych jest kilka rachunków bankowych, ewidencja obrotu pieniężnego dla poszczególnych kont bankowych jest prowadzona niezależnie. Dla każdego konta bankowego użytkownik może sporządzić odrębny wyciąg bankowy. Uwaga! Operacje między kontami bankowymi, oraz między kontami bankowymi, a kasą muszą być przeprowadzane przez konto środki pieniężne w drodze. Nazwa należy podać nazwę rachunku bankowego (np. Rachunek bieżący PKOSA). Symbol należy wpisać symbol rachunku bankowego, który będzie używany, jako skrót do Strona 7 z 49

8 oznaczania wyciągów bankowych np. PKO-PODST. Wpłaty/wypłaty prowadzone za pomocą można wybrać Raporty lub Ewidencje, np. nowe wyciągi będą dodawane na liście EŚP > Raporty. Bank należy z listy banków wybrać bank i nazwę konta. Najpierw należy uzupełnić listę banków o informację o banku. Rachunek należy wpisać nr konta, z którego będą ewidencjonowane wyciągi bankowe. Definicja raportu należy wybrać WB (wyciąg bankowy) lub zdefiniować własny z poziomu konfiguracji Ewidencje ŚP- definicje dokumentów. Definicja ewidencji dokumentów ewidencja, do której po zatwierdzeniu wejdą wyciągi bankowe. Okres raportu wyciągi bankowe mogą być ewidencjonowane dziennie, dekadowo, miesięcznie Saldo bilansu otwarcia należy wpisać stan początkowy dla wyciągów bankowych ewidencjonowanych w danym rachunku bankowym, który jest równy stanowi początkowemu konta księgowego, na które będą księgowane wyciągi bankowe (Stan dla konta księgowego należy wprowadzić dokumentem BO w Ewidencji dokumentów/ Dokumenty). Ewidencjowanie wyciągu bankowego W celu dodania nowego wyciągu bankowego w ramach, którego będą ewidencjonowane dokumenty wpłat lub wypłat bankowych, należy w menu głównym programu w opcji Ewidencja ŚP / Raporty dodać nowy raport dla Rachunku bankowego. Wyciąg bankowy będzie ewidencjonowany w kontekście Ewidencji odpowiadającej danemu rachunkowi bankowemu. Na formularzu edycji podlega wyłącznie okres raportu domyślnie proponowany przez program). Ewidencjonowanie wpłaty / wypłaty bankowej Z poziomu menu głównego programu w opcji Ewidencja ŚP / Raporty wybieramy raport przygotowany dla danego rachunku bankowego i na zakładce Wpłaty i wypłaty wprowadzamy operacje bankowe. W ramach danego wyciągu bankowego dodajemy nowy dokument wpłaty (skrót Ctrl+Shift+T) lub wypłaty (skrót Ctrl+Shift+W). Formularz ewidencjonowania wpłaty / wypłaty wyciągu bankowego Strona 8 z 49

9 Wydawanie pieniędzy z banku dotyczy głównie operacji związanych z płatnościami dla dostawców lub podczas odnotowywania zaliczek wpłacanych dostawcom w poczet przyszłych zakupów. Dodatkowo program umożliwia odnotowanie dokonania operacji wpłat i wypłat niezwiązanych bezpośrednio z transakcjami np. wypłaty dla pracowników, wypłaty gotówki do banku, opłat bankowych, odsetek bankowych, podatków do urzędów. Kontrahent należy podać kontrahenta lub pracownika lub nie podajemy nie wypełnia się pola. Jeżeli nie wypełni się pola Kontrahent, należy ustawić parametr. Zwrot zaznaczenie tego pola oznacza, że dana wpłata dotyczy płatności związanej z korektą faktury lub innego dokumentu, który wymaga zwrotu pieniędzy (znaczenie tego ma istotny wpływ przy księgowaniu dokumentów kasowych na konta księgowe kontrahentów). Podlega rozliczaniu na Nie. Jeżeli wypełni się pole kontrahent parametr Podlega rozliczaniu ustawiamy na Tak. Kwota należy wpisać kwotę. Zapłata za należy wpisać numer dokumentu, za który regulujemy płatność. Jeżeli dokument wpłaty/wypłaty bankowej nie dotyczy zapłaty/wypłaty do dokumentu, lub nie ma wskazanego na wyciągu bankowym numeru dokumentu, za który regulowana jest płatność to pole to powinno pozostać puste. Uwaga! W tym polu nie należy wpisywać opisów dodatkowych np. zapłata za fakturę. Pole odpowiada za automatyzację parowania płatności i zapłat po numerze dokumentu. Opis należy wpisać opis dokumentu kasowego, np. opłata bankowa. Rozliczenia ta sekcja na dokumencie bankowym wskazuje, czy dokument jest rozliczany (sparowany). Stan stan dokumentu może być rozliczony, nierozliczony, częściowo rozliczony. Data wskazuje datę rozliczenia dokumentu. Rozliczono określa kwotę rozliczoną. Do rozliczenia określa kwotę, jaka pozostaje do rozliczenia. Windykacje jest to opcja aktywna tylko wtedy, gdy w programie jest aktywny moduł windykacji. Stan określa, na jakim etapie windykacyjnym jest dana pozycja i kiedy ten stan przez mechanizm windykacji został nadany. Zarządzenie uprawnieniami do zapłaty sekcja w której dostępne są parametry umożliwiające sterowanie na uprawnieniu widocznością zapłat. Wynagrodzenie Wartość tego pola może wynikać wprost z odpowiedniego ustawienia w polu Tytuł zapłaty (Wynagrodzenie/Inna zapłata) lub może być obliczana. Zapłata będzie oznaczona jako Wynagrodzenie jeśli podmiotem zapłaty będzie pracownik i zapłata nie będzie w pełni rozliczona lub będzie rozliczona z płatnościami wynikającymi z list płac. W pozostałych przypadkach zapłata będzie oznaczana jako Wynagrodzenie=Nie (np. rozliczenia zaliczek delegacji. Zapłata handlowa domyślnie każda wpłata i operacja bankowa przychodowa oznaczane są jako Zapłata handlowa=tak. Egzekwowanie praw wykorzystujących ten mechanizm jest włączane w konfiguracji. Uwaga! Sekcji Windykacje nie wypełnia się w trakcie ewidencjonowania dokumentu. Jest ona wyłaniana przez osoby zarządzające windykacjami. Matryce zapłat Strona 9 z 49

10 Matryce dla wpłat i wypłat w raportach EŚP definiuje się na liście Ewidencja środków pieniężnych / Matryce zapłat. Matryca zapłaty Matrycy można przypisać powtarzające się dane typu kwota, podmiot, opis, cecha zapłaty, cecha opisu analitycznego, opis analityczny itp. Pole Numer dokumentu jest możliwe do wykorzystania tylko dla operacji kasowych wprowadzanych w raportach. Poniżej lista miejsc, w których istnieje możliwość użycia matrycy (czynność Wypełnij wg matrycy): Lista zapłat w raporcie EŚP, Formularz zapłaty, Lista Dokumenty kasowe, Formularz dokumentu kasowego, Lista Wpłaty i wypłaty. Można dodać nową zapłatę wybierając w raporcie lub na liście dokumentów kasowych Wplata / Wypłata wg matrycy lub używając skrótów klawiszowych Ctr+K / Ctr+W. Za pomocą matrycy można zmienić dane na wcześniej dodanych zapłatach pod warunkiem, że będą w buforze. Sprawdzanie stanu konta bankowego Po wprowadzeniu całego dokumentu wyciągu bankowego można sprawdzić stan danego konta. W tym celu przechodzimy na Zakładkę Ogólne Raportu bankowego. Zamykanie wyciągu bankowego W programie operacje bankowe numerowane i wyświetlane na listach są zawsze w obrębie danego wyciągu bankowego. Tego typu rozwiązanie jest najczęściej stosowane w większości firm, gdyż umożliwia codzienną kontrolę stanu środków pieniężnych na poszczególnych kontach bankowych. Strona 10 z 49

11 Aby zamknąć dany wyciąg, można na liście Raporty - podświetlić dany wyciąg bankowy i wybrać worker Zamknij Raport, lub po zaznaczeniu raportu na liście wybrać z menu Czynności > Zamknij raport. Wszystkie dokumenty (wpłaty/wypłaty bankowe) ewidencjonowane w ramach wyciągu bankowego, dziedziczą z wyciągu jego stan, stąd zamknięcie wyciągu powoduje, że i one też się zamykają. Podobnie jak w przypadku raportu kasowego można skorzystać z parametru w konfiguracji Konfiguracja / Ewidencji ŚP / Zatwierdzanie dokumentów 'Raporty kasowo bankowe'. Zaznaczenie parametru na Tak skutkuje automatycznym zatwierdzaniem (zamykaniem) raportów EŚP podczas wychodzenia z raportu przez Zapisz i zamknij. Po w/w czynnościach dokument wyciąg bankowy przechodzi na poziom księgowości do Ewidencji Dokumentów gdzie będzie podlegał dekretacji. Strona 11 z 49

12 Ewidencjonowanie wyciągu bankowego w walucie obcej Przygotowanie konfiguracji dla wyciągu w walucie obcej magazyn walut W Opcjach / Ewidencja dokumentów / Definicje dokumentów tworzymy nową definicję dla wyciągów bankowych w EUR np. WBEUR. Tworzenie nowej ewidencji dokumentów dla wyciągu w EUR W Opcjach / Ewidencje ŚP/ Ewidencje tworzymy nową Ewidencję dla wyciągów bankowych w EUR: Wprowadzamy nazwę i symbol np. BANKEUR. Wybieramy walutę raportu np. EUR. Dla tworzonej ewidencji możemy wybrać domyślną tabelę kursową. Zaznaczamy pole Obsługa magazynu walut! Ustawiamy, aby dokumenty były wprowadzane za pomocą Raportów. Ustawienie domyślnego sposobu wyliczania wartości będzie decydować o uzupełnianiu się pola dla Magazynu Walut na zakładce ogólne w Wypłacie z ewidencji walutowej. Uzupełniamy pola związane z identyfikacją numeru rachunku bankowego. Wybieramy okres raportu odpowiadający okresowi wyciągów bankowych dostarczanych przez bank. Wybieramy definicję raportu np. WB; pole to jest wymagalne. Wybieramy nowostworzoną definicję z Ewidencji dokumentów WBEUR. Saldo bilansu otwarcia dla rachunku bankowego w walucie obcej z włączonym magazynem walut, stan początkowy określany jest bilansem magazynu walut. Na zakładce Prawa danych ustawiamy odpowiednio prawa dostępu do ewidencji dla poszczególnych operatorów. Strona 12 z 49

13 Konfiguracja ewidencji środków pieniężnych w EUR Wprowadzanie kursów walut Kursy walut w systemie enova mogą być wprowadzane ręcznie lub przy pomocy mechanizmu importującego. Wybierając Narzędzia / Kursy walut, wprowadza się kurs ręczne. W tym celu należy na formatce kursy walut wybrać odpowiednio daty obowiązywania i ogłoszenia, po wybraniu dat należy w polu kurs wpisać kurs na dany dzień, dla konkretnej waluty. Kursy walut Aby skorzystać z funkcji importu kursów z NBP należy wybrać Narzędzia / Import kursów średnich NBP - kursy pobierane są ze strony Narodowego Banku Polskiego. Jeśli ma być zaimportowany kurs bieżący należy na formatce ustawić pole importuj na Ostatni ogłoszony i wybrać Zapisz i zamknij. Strona 13 z 49

14 Import kursów średnich NBP Aby importować kursy historyczne z jednego dnia należy w polu Importuj wybrać Z dnia, wskazać odpowiednie daty i wybrać Zapisz i zamknij. Import kursów średnich NBP Można też importować kursy historyczne za dłuższy okres czasu, w tym celu należy w polu importuj wybrać Za okres oraz ustawić odpowiedni zakres dat w polu Tabele kursowe ogłoszone w okresie. Jeśli kurs został ogłoszony w danym dniu system zaimportuje kurs, dla tabel bez kursu pojawi się komunikat w oknie Log. Wszystkie kursy historyczne prezentowane są w Narzędzia / Opcje / Ewidencje ŚP / Waluty, na zakładce notowania dla wybranej waluty. Ewidencjonowanie wpłat / wypłat bankowych w walucie obcej Podobnie jak w przypadku ewidencji w PLN najpierw tworzymy nowy raport. Następnie będąc w raporcie przechodzimy na zakładkę Wpłaty i wypłaty i dodajemy nową operację. Będąc na formularzu operacji na zakładce ogólne wprowadzamy wszystkie niezbędne informacje i podajemy kwotę operacji w walucie obcej. W przypadku ewidencji z włączoną obsługą magazynu walut na każdej wpłacie i wypłacie widnieje dodatkowe pole Magazyn walut. Strona 14 z 49

15 Ewidencjonowanie wpłaty w walucie obcej Na Wpłatach pole to domyślnie przyjmuje wartość Wg kursu dnia i ustawienie takie wymaga wpisania kursu na zakładce dodatkowe. Możliwe jest również ustawienie w tym polu wartości Nie podlega, co spowoduje, że operacja nie będzie uwzględniana przy wyliczaniu różnic kursowych. Następnie przechodzimy na zakładkę dodatkowe i tam podajemy kurs przeliczenia kwoty w walucie obcej na wartość w PLN. Wartość operacji w PLN policzy się automatycznie wyniku przemnożenia wartości w walucie obcej przez podany kurs przeliczenia. W tym miejscu możemy skorzystać ze zdefiniowanej i uzupełnionej wcześniej tabeli kursowej. Na każdej operacji Wpłaty na zakładce Magazyn Walut tworzą się zasoby, które pokazują wartości waluty wchodzące na magazyn i ich wartość w PLN po kursie dnia. Aby na zakładce Magazyn Walut pojawiły się wartości, należy zapisać raport. Strona 15 z 49

16 Przeliczenie wpłaty w walucie obcej na PLN Natomiast na wypłatach w polu Magazyn walut domyślnie ustawiana jest wartość wg zasobów. Przy takim ustawieniu na wypłacie nie ma potrzeby wprowadzania kursu. Jej wartość w PLN wyliczy się automatycznie na podstawie cząstkowych wartości w PLN wcześniejszych wpłat ją finansujących. Podczas zapisywania raportu bankowego/kasowego należy z poziomu listy Raportów lub w konfiguracji na Ewidencji wykonać czynność Przelicz magazyn walut. Raport nie powinien być wtedy zatwierdzony po stronie Ewidencji Dokumentów. W konfiguracji (Narzędzia/Opcje/Ewidencje ŚP/Ogólne) jest możliwość odznaczenia parametru Przeliczanie magazynu walut podczas zapisywania, wtedy nie będzie konieczności przeliczania magazynu walut po wprowadzeniu raportu. Można zastosować ten parametr tylko wtedy, gdy operacje z obsługą walut nie są nigdy wprowadzane na wielu stanowiskach jednocześnie. Zakładka magazynu walut na wpłacie Każdy taki obrót pokazuje cząstkowe sparowania rozchodów waluty z magazynu i wcześniejszych wpłat je finansujących. Przy ustawionej wartości Wg zasobów w polu Magazyn walut rozchody odbywają się po kursach przychodów i na utworzonych sparowaniach nie powstają różnice kursowe. W przypadku ustawienia na Wypłacie w polu Magazyn walut wartości Wg kursu dnia wymagane będzie wpisanie na zakładce Dodatkowe kursu, według którego nastąpi przeliczenie waluty na PLN. Przy tak zaewidencjonowanym rozchodzie waluty na zakładce Magazyn walut powstaną obroty, w których kursy wpłat będą inne niż kurs wypłaty. Obroty takie będą dodatkowo prezentowały wyliczone różnice kursowe na ewidencji śp. Uwaga! Mechanizm magazynu walut pozwala na automatyczne wyliczanie różnic kursowych od własnych środków pieniężnych zgromadzonych na rachunku walutowym lub w kasie walutowej. W momencie zatwierdzania wypłaty środków dla wypłacanej kwoty w walucie obcej wyliczana jest różnica wartości w PLN wynikająca z różnicy pomiędzy kursem wpłaty i kursem wypłaty. Strona 16 z 49

17 Zasoby i obroty magazynu walut Zasoby magazynu walut i obroty w magazynie walut możemy oglądać z poziomu Ewidencji ŚP. Ewidencja ŚP / Magazyn walut / Zasoby (Obroty). Zasoby magazynu walut pokazują dostępne zasoby waluty powiększane każdą kolejną wpłatą, a pomniejszane każdą wypłatą. Obroty magazynu walut pokazują sparowane ze sobą wpłaty waluty i wypłaty. Parowanie to odbywa się automatycznie w momencie zatwierdzania dokumentu wypłaty. Parowania tworzone są zgodnie z zasadą FIFO (pierwsze weszło > pierwsze wyszło). Na każdej wypłacie każdym takim sparowaniu tworzy się różnica kursowa pomiędzy kursem wpłaty a kursem wypłaty. Uwaga! Parowania tworzą się automatycznie, ale automatycznie się nie przeliczają. W sytuacji wprowadzania wypłat z datami wcześniejszymi niż wpłaty istniejące już w programie sparowania będą niewłaściwe i różnice kursowe będą policzone niepoprawnie. Aby doprowadzić do poprawności należy dokonać przeliczenia magazynu walut z poziomu konfiguracji danej ewidencji lub na liście raportów. Przygotowywanie bilansu otwarcia zasobów magazynu walut W praktyce możliwa jest sytuacja, że zakładana przez nas ewidencja waluty obcej jest kontynuacją ewidencji prowadzonej wcześniej poza systemem enova i wymaga wprowadzenia stanu początkowego zasobów. Na taki stan początkowy zasobów mogą składać się wcześniejsze wpłaty zaewidencjonowane według różnych kursów. Aby poprawnie stworzyć stan początkowy, który będzie następnie uwzględniany przy wyliczaniu różnic kursowych od własnych środków należy wykonać następujące czynności: Tworzymy nowy okres obrachunkowy wcześniejszy niż pierwszy okres, dla którego była prowadzona księgowość w enova, np ( ). Wprowadzamy w ewidencji środków pieniężnych z datą wyciąg bankowy zawierający wszystkie wpłaty waluty, które maja złożyć się na BO 2013 r. Wprowadzony raport należy zatwierdzić. Zatwierdzonemu raportowi należy w Ewidencji dokumentów nadać stan Wprowadzony. Kopiowanie zasobów magazynu walut Na liście Raportów w Ewidencji środków pieniężnych dostępna jest czynność kopiowania zasobów magazynu walut z wypłaty niepodlegającej rozliczeniu wykonanej z jednej ewidencji w walucie obcej na wpłatę zaewidencjonowaną w innej ewidencji prowadzonej w tej samej walucie. Strona 17 z 49

18 Kopiowanie zasobów magazynu walut Strona 18 z 49

19 Naliczanie różnic kursowych magazynu walut Będąc w ewidencji dokumentów wybieramy nowy rodzaj dokumentu Różnice kursowe MW. Wskazujemy właściwą datę dokumentu, która będzie datą księgowania i wybieramy polecenie Generuj różnice kursowe MW. Pojawia się okienko, w którym wskazujemy okres, za jaki mają być zebrane różnice kursowe. Powinien zostać wskazany okres jednostronnie otwarty tak, aby program uwzględnił wszystkie zapisy z przeszłości aż do daty generowania różnic. W polu okres obrachunkowy wskazujemy ten, w którym dokonujemy księgowania różnic kursowych. Generowanie różnic kursowych MW Strona 19 z 49

20 Naliczanie różnic kursowych od rozrachunków Aby naliczyć różnice kursowe (zwykłe) należy w ewidencji dokumentów wybrać Nowy (Różnice kursowe). Następnie należy ustawić odpowiednią datę (np. na koniec miesiąca) i naliczyć różnice kursowe wybierając czynność Różnice Kursowe za odpowiedni okres: Naliczanie różnic kursowych od rozrachunków Okres powinien być ustawiony tak, aby obejmował datę rozliczenia płatności z zapłatą. Różnice kursowe zostaną naliczone automatycznie. Uwaga! Naliczanie różnic kursowych od rozrachunków oraz różnic kursowych MW wymaga dodatkowo licencji na moduł księgowy (KH lub KPIR). Kontrola rozrachunków Kontrola rozrachunków może być realizowana na liście Ewidencja Środków Pieniężnych / Rozrachunki wg dokumentów. Z poziomu rozrachunków można wygenerować następujące dokumenty: Potwierdzenia sald, Wezwania do zapłaty, Noty odsetkowe, Kompensaty, Cesje. Konfiguracja dokumentów rozliczeniowych Strona 20 z 49

21 Opcje / Ewidencje ŚP / Dokumenty rozliczeniowe Parametry, które ustawiamy w opcjach przed wydrukiem dokumentów. Potwierdzenia salda Uwzględniaj tylko należności i wpłaty, Uwzględniaj zwroty. Wezwania do zapłaty Szczegółowe, Generuj ewidencje - powstanie dokument ewidencji podlegający księgowaniu, Koszt wezwania Wprowadzenie - możliwość wprowadzenia domyślnego kosztu wezwania. Strona 21 z 49

22 Potwierdzenia sald Naliczenie / Potwierdzeń sald Definicja dokumentu standardowa definicja. Data dokumentów okres generowania dokumentu. Ewidencja ŚP wybór ewidencji, parametr pozwala stworzyć potwierdzenie salda dla płatności przypisanych do określonej ewidencji śp. Podmiot wskazanie podmiotu w przypadku generowania dokumentu dla danego kontrahenta. W przypadku grupowego naliczenia potwierdzeń sald zbiorczo dla wszystkich nie wskazujemy podmiotu. Aktualne konto możliwość wskazania filtra kont. Wg daty księgowania po zaznaczeniu rozrachunki pobierane są zgodnie z datą księgową.8 Tylko zaznaczone potwierdzenie tylko dla zaznaczonych dokumentów. Tylko należności jeżeli występują z danym kontrahentem rozrachunki w dwie strony program daje możliwość przedstawienia na dokumencie należności oraz zobowiązań. Gdy mają być tylko należności w Opcjach / Ewidencje ŚP / Dokumenty rozliczeniowe należy zaznaczyć parametr Uwzględniaj tylko należności i wpłaty. Opcji tej nie da się zaznaczyć z pozycji formatki. Uwzględniaj korekty w przypadku korekt ich płatność jest przedstawiona jako zobowiązanie. Parametr ten umożliwia przedstawienie dokumentów korygowanych wraz z należnościami. Rachunek firmy pole decyduje o tym, który numer konta bankowego będzie pobierany do wydruku. Generuj zerowe umożliwia wygenerowanie potwierdzeń sald dla podmiotów wobec których nie ma na dany dzień nierozliczonych rozrachunków. Weryfikuj od dnia data obowiązkowa przy naliczaniu potwierdzeń zerowych, musi być wcześniejsza niż data dokumentu. Wygenerowane dokumenty potwierdzeń sald znajdują się w EŚP / Dokumenty rozliczeniowe / Potwierdzenia sald. Aby wszystkie dokumenty wydrukować zaznaczamy <Ctrl+A> i wybieramy wydruk spod ikonki drukarki. Strona 22 z 49

23 Wezwania do zapłaty Potwierdzenie salda odcinek A wydruk Strona 23 z 49

24 Naliczenie / Wezwań do zapłaty Definicja dokumentu standardowa definicja. Data dokumentów okres generowania dokumentu. Podmiot wskazanie podmiotu generując dokumentu dla danego kontrahenta. W przypadku grupowego wystawiania wezwań do zapłaty dla wszystkich nie wskazujemy podmiotu. Tylko zaznaczone umożliwia wygenerowanie dokumentu dla elementów zaznaczonych na liście. Uwzględniaj wypłaty umożliwia uwzględnienie w wezwaniu zapłat będących wypłatami. Nieprzeterminowane umożliwia uwzględnienie w wezwaniu rozrachunków, dla których nie upłynął jeszcze termin płatności Naliczaj od kwoty umożliwia wprowadzenie kwoty granicznej od której naliczane będą wezwania do zapłaty. Koszt wezwania istnieje możliwość do wezwania dodania kosztów. Rachunek firmy pole decyduje o tym, który numer konta bankowego będzie pobierany do wydruku. Naliczanie odsetek Domyślne dla podmiotu: dane dla naliczania odsetek pobierane z ustawień dla danego podmiotu, Wg parametrów: możliwość wskazania dla wezwania ustawień indywidualnych. (Rozpoczęcie, Od dnia, Stopa odsetek, Procent odsetek). Nie naliczaj odsetek: odsetki nie będą naliczane. Wezwanie do zapłaty Wygenerowane dokumenty wezwań do zapłaty znajdują się w EŚP / Dokumenty rozliczeniowe / Wezwania do zapłaty. Z poziomu dokumentu można zrealizować wydruk do wezwania (Ponaglenie zapłaty/wezwanie do zapłaty/ostateczne wezwanie do zapłaty). Aby wszystkie dokumenty wydrukować zaznaczamy <Ctrl+A> i wybieramy wydruk spod ikonki drukarki. Strona 24 z 49

25 Noty odsetkowe Naliczanie noty odsetkowej Anulowanie/stornowanie not odsetkowych Włączenie mechanizmu not odsetkowych dla płatności Naliczanie noty odsetkowej Noty odsetkowe naliczane są dla przeterminowanych należności. Można wystawić zbiorcze noty odsetkowe dla wszystkich kontrahentów nie wskazując podmiotu. Istnieje możliwość naliczania not odsetkowych w dwóch różnych wariantach. 1. Dla należności przeterminowanych rozliczonych - Nota dla rozliczeń. 2. Dla należności przeterminowanych nierozliczonych - Nota dla płatności. O wyborze wariantu decyduje pole Typ noty odsetkowej na definicji dokumentu not (Narzędzia/Opcje/Ewidencje ŚP/Definicje dokumentów). Aby naliczyć notę odsetkową na liście rozrachunków należy wybrać z czynności > Noty odsetkowe > Naliczanie Not odsetkowych... Podczas naliczenia noty należy uzupełnić parametry na formularzu naliczenia: Definicja dokumentu standardowa definicja. Data dokumentów okres generowania dokumentu. Podmiot wskazanie podmiotu generuje dokumentu dla danego kontrahenta. Dla zaznaczonych umożliwia wygenerowanie dokumentu dla zaznaczonych elementów na liście. Rachunek firmy - pole decyduje o tym, który numer konta bankowego będzie pobierany do wydruku. Termin płatności umożliwia sterownie terminem płatności dla płatności wygenerowanych w nocie. Domyślne warunki Tak - dane dla naliczania odsetek pobierane z ustawień dla danego podmiotu, Nie - możliwość wskazania dla wezwania ustawień indywidualnych. (Rozpoczęcie, Od dnia, Stopa odsetek, Procent odsetek). Naliczanie Noty odsetkowej Strona 25 z 49

26 Nota odsetkowa Wydruk Noty odsetkowej znajduje się pod ikoną drukarki. Anulowanie /stornowanie not odsetkowych Możliwe jest anulowanie noty odsetkowej. W tym celu należy na liście not odsetkowych zaznaczyć notę odsetkową wybrać z czynności >Anulowanie not odsetkowych. Wygenerowanie anulaty powoduje wygenerowanie dokumentu z pozycjami o przeciwnych znakach. Anulata koryguje notę odsetkową w stosunki 1:1. Możliwe jest też dokonanie storna odsetek. W odróżnieniu do anulaty storno generowane jest na podstawie wskazanych na liście rozrachunków (należności). Aby wystornować noty odsetkowe należy na liście rozrachunki wg dokumentów wybrać z czynności Noty odsetkowe> Stornuj naliczone odsetki. Po wywołaniu czynności tworzona jest nota odsetkowa która stornuje wszystkie poprzednie naliczenia odsetek. Dodatkowo podczas naliczania storna możliwa jest zmiana pola StanNoty na płatnicach na "Nie naliczaj Włączenie mechanizmu not odsetkowych dla płatności W bazach które zostały utworzone na wersjach wcześniejszych niż wersja 10.3 programu enova naliczanie not odsetkowych dla płatności należy włączyć wybierając z czynności > Noty odsetkowe > Włącz mechanizm nowych not odsetkowych... Strona 26 z 49

27 Następnie należny przeliczyć Płatności: Włącz mechanizm nowych not odsetkowych... Włącz mechanizm nowych not odsetkowych... Uwaga! W przypadku dużej ilości rozrachunków, czynność przeliczania rozrachunków może potrwać kilka minut. Jeśli przed zakończeniem pracy nie nastąpi wyjątek i płatności zostaną przeliczone, w konfiguracji możliwe będzie wskazanie na definicji noty, typu noty - Nota dla płatności. Na liście rozrachunków wg dokumentów można informacyjnie wyciągnąć pole StanNoty, które pokazuje stan noty z płatności. Jeśli płatność jest rozliczona po terminie jej stan ustawia się jako "Naliczaj". Możliwa jest zmiana stanu płatności za pomocą czynności> Noty odsetkowe>przelicz stan Noty na płatnościach. Strona 27 z 49

28 Po wykonaniu przeliczenia płatności możliwe jest wskazanie wariantu umożliwiającego naliczanie odsetek od nierozliczonych płatności - pole Typ noty odsetkowej - Nota dla płatności na definicji dokumentu not (Narzędzia/Opcje/Ewidencje ŚP/Definicje dokumentów). Kompensaty W realizacji różnych transakcji gospodarczych często się zdarza, że występują dwukierunkowe rozrachunki z kontrahentem, należności i zobowiązania. W takiej sytuacji kontaktując się z kontrahentem możemy zaproponować kompensatę. Generowanie dokumentu kompensaty rozpoczynamy od wskazania w filtrze podmiotu, z którym będzie robiona kompensata. Na liście zobowiązań i należności trzymając klawisz <Ctrl> zaznaczamy dokumenty kompensowane. Następnie w menu Czynności / Naliczenie / Kompensat. Pojawi się okienko, w którym należy wskazać podmiot. Po zatwierdzeniu pojawi się formatka, która zbiera dokumenty. Naliczanie kompensat Dla dokumentów w różnych walutach należy zaznaczyć parametr Wielowalutowa (umożliwia wskazanie tabeli kursowej i daty kursu). Bez przelewów decyduje o tym czy przy generowaniu dokumentu będą pobierane zobowiązania z wygenerowanymi przelewami. Naliczaj noty odsetkowe po zaznaczeniu parametru będzie można naliczyć noty odsetkowe dla przeterminowanych należności rozliczanych dokumentem kompensaty. Rachunek firmy wybór ewidencji środków pieniężnych. Strona 28 z 49

29 Kompensata Zapisany dokument znajduje się w Ewidencji Środków Pieniężnych / Dokumenty rozliczeniowe / Kompensaty. Po zatwierdzeniu pojawi się również w ewidencji dokumentów przeznaczona do zaksięgowania. Wydruk dokumentu znajduje się po ikoną drukarki. Strona 29 z 49

30 Kompensata należności i zobowiązań wydruk Strona 30 z 49

31 Naliczanie Rozliczeń zaliczek/delegacji Rozliczenie zaliczek Wypłacając pracownikowi zaliczkę na zakup np. towaru otrzymując fakturę zakupu należy rozliczyć wypłaconą zaliczkę z dokumentem. Przykład: Etapy rozliczenia: Ewidencja Środków Pieniężnych wypłacenie pracownikowi zaliczki dokument KW na wartość 500 zł. Ewidencja dokumentów zaewidencjonowanie faktury zakupu lub kilku faktur. Wprowadzamy jak przy każdym zakupie. Umieszczone dokumenty w stanie wprowadzony lub predekretowany. Naliczenie - podświetlamy (klawisz Ctrl z lewym klawiszem myszy zaznaczanie na liście kilka dokumentów) w menu czynności wybór opcji Naliczenie / Rozliczeń zaliczek. Pojawi się okno, w którym wprowadzamy pracownika. Naliczenie / Rozliczeń zaliczek Zatwierdzenie okna wywoła formularz dokumentu rozliczenia zaliczki. Strona 31 z 49

32 Rozliczenie zaliczki Należy wprowadzić opis i kliknąć na czynność Wybierz zaliczki. Pojawi się okno, w którym będzie znajdowała się zaliczka należy z górnej części dokumentu dodać wybraną zaliczkę. Następnie zaznaczamy check Zatwierdzony. Niezatwierdzony dokument zaliczki, zniknie z ewidencji dokumentów a pojawi się w Ewidencji Środków Pieniężnych/ Dokumenty Rozliczeniowe / Rozliczenie zaliczek. Po zatwierdzeniu pojawi się w Ewidencji dokumentów przeznaczony do księgowania. Rozliczenia zaliczki i delegacji można również generować z poziomu: Ewidencji Dokumentów, Ewidencji Środków Pieniężnych / Rozrachunki wg dokumentów. Wybierz zaliczki Dokument KW umieszczony zostanie na dole informując, że jest rozliczony. W przypadku różnic płatność pracownik otrzymuje KP lub KW, które rozliczamy z pozostałą różnicą na dokumencie zaliczki. Strona 32 z 49

33 Rozliczenie zaliczki Rozliczenie delegacji Podczas naliczenia rozliczeń delegacji postępujemy podobnie jak przy rozliczeniu zaliczek. Etapy rozliczenia: Ewidencja Środków Pieniężnych Pracownik wyjechał na delegację w kasie została mu wypłacona zaliczka na wartość 1000 zł. Po powrocie z delegacji przynosi fakturę zakupu za nocleg w hotelu oraz bilety za przejazd. Ewidencja dokumentów zaewidencjonowanie faktury zakupu za noclegi. Fakturę wprowadzamy jak zwykły zakup. Umieszczony dokument w stanie wprowadzony lub predekretowany. Naliczenie - podświetlamy w menu czynności wybór opcji Naliczenie / Rozliczeń delegacji. Pojawi się okno, w którym w polu podmiot wprowadzamy pracownika. Naliczenie / Rozliczeń delegacji Zatwierdzenie okna wywoła formularz dokumentu rozliczenia zaliczki. Strona 33 z 49

34 Rozliczenie delegacji Opis umieszczenie informacji dotyczącej dokumentu. Ryczałt za dojazdy wartość ryczałtu na dojazdy. Diety wartość diety. Ryczałt za noclegi faktura za noclegi. Rozliczenie dokumentu z wypłaconą zaliczką następuje przez kliknięcie w przycisk Wybierz zaliczki. Pojawi się okno jak przy rozliczaniu zaliczki. Zaznaczamy daną płatność przycisk Dodaj umieszcza ją w dolnej części okna rozliczając. W przypadku różnych kwoty pracownikowi wystawiamy KP lub KW, które rozliczy różnicę. Dokument zatwierdzamy. Nie zatwierdzając dokumentu delegacji zniknie z ewidencji dokumentów a pojawi się w Ewidencji Środków Pieniężnych / Dokumenty Rozliczeniowe / Rozliczenie delegacji. Po zatwierdzeniu pojawi się w Ewidencji dokumentów przeznaczony do księgowania. Strona 34 z 49

35 Naliczanie cesji Dokumentem cesji zmieniamy podmiot płatności. W ewidencji dokumentów wskazujemy dokumenty objęte cesją, następnie w menu Czynności / Naliczenie / wybieramy Cesję. Naliczenie / Cesji Definicja dokumentu. Data dokumentu. Podmiot wskazanie podmiotu, na który będą przeniesione płatności. Naliczaj noty odsetkowe umożliwi późniejsze naliczenie not odsetkowych dla przeterminowanych należności. Grupowanie płatności jeśli parametr jest odznaczony dla każdej płatności podlegającej cesji generowane są pojedynczo odpowiednie płatności rozliczające. Jeśli jest zaznaczony informacje dotyczące sposobu zapłaty, ewidencji i terminu płatności kopiowane są z rozliczanych płatności. Rachunek firmy wybór ewidencji śp. Zapisany a niezatwierdzony dokument znajduje się w Ewidencji Środków Pieniężnych / Dokumenty rozliczeniowe / Dokumenty cesji. Cesja Po zatwierdzeniu pojawi się również w ewidencji dokumentów skąd go zaksięgujemy. Wydruk dokumentu znajduje się po ikoną drukarki. Strona 35 z 49

36 Przeglądanie rozrachunków Na liście Rozrachunki wg dokumentów/ wg kontrahentów istnieje możliwość przeglądania rozrachunków z perspektywy rozliczeń w Ewidencji ŚP oraz w kontekście dat księgowania. Można też tworzyć wydruki analiz rozrachunków w oparciu o obroty na kontach oraz naliczać dokumenty rozliczeniowe. Odpowiednią widok można uzyskać za pomocą ustawień filtrów na liście rozrachunków: Filtry na liście rozrachunki wg dokumentów Data aktualności pozwala na przeglądanie stanu płatności na konkretny dzień, ustawiana automatycznie z daty systemowej. Okres pozwala na wyfiltrowanie listy wg dowolnego okresu, należy tylko prawidłowo określić zakres dat. Indeks możliwość wyodrębnienia płatności rozliczonych i nierozliczonych. Wartość określa jakie wartości mają być prezentowane (Kwota/Rozliczono/Do rozliczenia). Typ pozwala na zawężenie listy do zobowiązań bądź należności. Rodzaj na liście pokażą się tylko Płatności lub tylko Zapłaty. Zwroty możliwość zawężenia listy do dokumentów zwykłych lub korekt. Przeterminowane filtr ten koresponduje z filtrem Dni oraz polem Zwłoka, można ograniczyć listę do należności bądź zobowiązań w zależności od ilości dni zwłoki. Waluta pozwala wyodrębnić rozrachunki w PLN i w walutach obcych Zakres po wyfiltrowaniu listy pokazują się płatności związane tylko z kontrahentami, pracownikami lub urzędami. Podmiot umożliwia zawężenie listy do jednego podmiotu, na który opiewają płatności. Może to być zarówno kontrahent, pracownik, bank itd. Stan księgowania - odpowiada za stan dokumentu np. czy posiada dekret (Wszystkie / Niezaksięgowane / Zaksięgowane / Księgowane zbiorczo). Okres KS pozwala na wyfiltrowanie listy wg dowolnego okresu odpowiadającego za datę zaksięgowania dokumentów. Pole jest aktywne, jeżeli stan księgowania jest wybrany Zaksięgowane. Indeks KS odpowiada za stan rozliczenia księgowego (Wszystkie/ Nierozliczone/ Rozliczone/ Niedoksięgowane- istnieje przynajmniej jedno rozliczenie kasowe, które nie zostało jeszcze zaksięgowane). Wartość KS określa jakie wartości mają być prezentowane pod kątem działań księgowych (Kwota/Do rozliczenia/rozliczono). Konto dodatkowo można wskazać konto jakie ma być wyfiltrowane np.200-*. Na listach są kolumny Zobowiązanie/ Należność oraz Zobowiązanie KS/Należność KS prezentujące wartości kasowe i księgowe dla każdego rozrachunku. Rozliczanie dokumentów Rozliczanie dokumentów, inaczej parowanie zapłat z płatnościami może następować w trakcie ewidencjonowania dokumentów kasowych lub wpłat/wypłat bankowych. Aby dokonać rozliczenia należy wprowadzić dokument kasowy lub wpłatę/wypłatę bankową. Strona 36 z 49

37 Dokument zapłaty bankowej za faktury Uwaga! Istotne jest by w polu Zapłata za wprowadzony został numer lub numery faktur, rozliczanych przez dany zapis. Po wypełnieniu wszystkich pól na dokumencie kasowym lub bankowym, należy uruchomić funkcję Rozliczenie. Formularz Rozliczanie dokumentów Strona 37 z 49

38 Ukaże się lista dokumentów nierozliczonych dla danego kontrahenta, wraz zzaznaczonymi pozycjami, które zostały wskazane na dokumencie kasowo/bankowym wpolu Zapłata za. Jeżeli operator właśnie te pozycje chce rozliczyć wystarczy zatwierdzić daną propozycję klawiszem. Domyślnie jest zaznaczony parametr w konfiguracji Ewidencja ŚP / Rozrachunki, Automatyczne rozliczanie wg numerów dokumentów. Jeżeli z tego poziomu użytkownik chce rozliczyć kolejne dokumenty, należy wybrać daną pozycję z listy i wybrać czynność dodaj. Można wybraną pozycję zwolnić, wtedy przejdzie do pola listy i następnie dodać odpowiedni dokument. Jeżeli na zapłacie nie ma wskazanej kwoty, podczas rozliczania jest możliwość dodawania wielu dokumentów i ustalenia na tym poziomie jaka kwota ma być rozliczona. Filtry dostępne na rozliczeniu: Rodzaj Rozliczenie/Rozliczenie zwrotu/razem. W buforze Pokazuje płatności będące w buforze (takich płatności nie można rozliczyć). Księgowane na inne konta Pozwala sprawdzić czy druga strona rozliczenia zaksięgowana jest na inne konto rozrachunkowe (można rozliczać tylko rozrachunki księgowane na to same konto). Zgodna kwota Pozwala wyświetlić płatności o takiej samej kwocie która została wpisana na zapłacie. Filtr numeru Pozwala wyfiltrować płatności wg całego lub części numeru płatności. Zakres daty Wskazanie zakresu dat płatności. Zakres terminu Wskazanie zakresu dat dla terminu płatności. Po wykonaniu operacji rozliczenia (sparowania dokumentów), dokument wpłaty idokumenty zaległości mogą przyjąć status rozliczonych lub częściowo rozliczonych. Jeżeli na liście podpowiedzi jest kilka płatności z tym samym numerem dokumentu i datą a zapłata na część kwoty, wtedy program do automatycznego rozliczania podpowiada w pierwszej kolejności te z krótszym terminem płatności. Dokumenty, które rozliczane są daną wpłatą kasowo/bankową widoczne są na zakładce Rozliczenia w Płatności/Zapłacie. Na rozliczeniu jest data rozliczenia kasowego oraz w przypadku dokumentów zaksięgowanych, data rozliczenia księgowego tzw. Data KSI (pole można uzyskać z organizatora listy). Dodatkowo jest możliwość edycji daty rozliczenia kasowego, jednak nie może być wcześniejsza od daty ostatniego dokumentu. Rozliczenie Strona 38 z 49

39 Standardowo można rozliczać płatności, które są zatwierdzone. Aby była opcja rozliczenia płatności w buforze, w konfiguracji (Ewidencje ŚP-Rozrachunki) należy zaznaczyć parametr Pozwalaj rozliczać płatności w buforze. Uwaga! Dane rozliczenie (sparowanie) można anulować poprzez wejście na dokument zapłaty na zakładkę Rozliczenia i Przelewy, i wybranie opcji Usuń. Można również rozliczać (parować) dokumenty wpłaty i wypłaty. Np. pobranie zaliczki izwrot nierozliczonej kwoty zaliczki. Aby takie dwa dokumenty rozliczyć, należy otworzyć jeden z nich, a następnie z funkcji Czynności wykonać należy Rozliczenie zwrotu lub Razem. W przypadku, gdy rozliczane jest zobowiązanie z należnością tj. kompensata należności ze zobowiązaniem, należy z opcji EŚP/Rozrachunki wg dokumentów dla danego kontrahenta wejść na listę dokumentów nierozliczonych, a następnie zaznaczyć płatności do skompensowania i z funkcji Czynności wykonać Naliczenie / Kompensat (Naliczanie kompensat zostało opisane w rozdziale Kontrola rozrachunków / Kompensata). Program, wtedy rozliczy wskazane dokumenty, ponadto sporządzi dokument kompensaty, który można wydrukować. W przypadku pełnej księgowości można dokument kompensaty zaksięgować. Na liście Rozrachunki wg dokumentów w EŚP istnieje możliwość rozliczania rozrachunków hurtowo. W tym celu należy zaznaczyć płatności i zapłaty, a następnie z menu Czynności wybrać Rozliczanie dokumentów (skrót F7). Rozliczanie dokumentów Wg numeru program rozlicza dokumenty wg numerów na wpłacie bądź wypłacie. Wg kwoty program rozlicza dokumenty wg kwot na płatnościach i zapłatach, jeśli np. są dwie płatności na tę samą kwotę i tylko jedna zapłata to program rozliczy tą płatność, która ma wcześniejszą datę wystawienia. Wg kwoty (+ zwroty) parametr pozwalający przy rozliczaniu wg kwot uwzględniać płatności oznaczone jako Zwrot. Rozlicz pozostałe zaznaczony na Tak rozliczy kilka płatności z zapłatami, jeśli na, Nie rozliczy tylko jedną płatność z zapłatą. Pozostałe (+ zwroty) parametr pozwalający przy rozliczaniu bez analizy numerów i kwot uwzględniać płatności oznaczone jako Zwrot. + zgodność cechy pole pozwala rozszerzyć wybór wcześniejszych parametrów związanych z Strona 39 z 49

40 rozliczaniem o możliwość rozliczania płatności i zapłat z identycznymi wartościami danej cechy. W programie jest również możliwość rozliczania dokumentów z zapłatami w różnych walutach. O tym czy rozliczenie nastąpi prawidłowo decydują wartości wprowadzone na płatnościach oraz na zapłatach. Na przykład jeżeli dokument jest w walucie obcej EUR a zapłata w USD na rachunek bankowy PLN, w wyciągu bankowym PLN należykwotę operacji wpisać w USD, a w walucie ewidencji kwotę przeliczoną na PLN, (czyli to, co wpłynęło na rachunek). Następnie podczas rozliczania, należy wybrać fakturę w Euro i ręcznie na rozliczeniu dopisać kwotę wpłaty w PLN ( ta sama kwota, co w walucie ewidencji). Jeżeli zapłata nastąpiła w walucie obcej euro na rachunek walutowy euro, wtedy kwota i kwota w walucie systemowej będą w tej samej walucie, a na zakładce dodatkowe zostanie wprowadzony kurs i nastąpi przeliczenie na PLN. W innym przypadku zapłata w EUR nastąpiła na rachunek walutowy w USD, wtedy kwotę wprowadza się w EUR, w walucie systemowej w USD, a na zakładce dodatkowe przeliczenie następuje po kursie USD. Płatność w euro Zobowiązanie w walucie Zapłata na rachunek w PLN Zobowiązanie w walucie przeliczone po kursie Strona 40 z 49

41 Zapłata walutowa do ewidencji w PLN Zapłata na rachunek EUR Zapłata walutowa do ewidencji walutowej Zapłata w EUR na rachunek USD Strona 41 z 49

42 Zapłata walutowa w innej walucie niż waluta rachunku Strona 42 z 49

43 Przygotowanie przelewów W programie enova przygotowanie przelewów może nastąpić na dwa sposoby. Pierwszy z nich polega na zbiorczym przygotowaniu przelewów dotyczących rozliczeń transakcji na podstawie listy Zobowiązań i należności (lub listy Rozrachunków wg dokumentów). W celu ich przygotowania należy wejść na listę zobowiązań i należności (lub Rozrachunków wg dokumentów) w Ewidencji ŚP i wybrać zobowiązania z listy, do których chcemy wystawić przelewy (np. wg kontrahenta), a następnie z menu Czynności wywołać funkcję Przygotuj Przelewy. Po uruchomieniu opcji Przygotuj przelewy pojawi się formularz, na którym, należy uzupełnić pola: Formularz przygotowania przelewu Data należy podać datę przygotowania przelewu można ją zmienić do czasu zatwierdzenia przelewu. Rachunek wg płatności - zaznaczenie parametru na Tak pozwala stworzyć przelewy dla ewidencji śp wskazanych wcześniej na zobowiązaniu. Możliwe jest generowanie zbiorczo przelewów dla różnych ewidencji. Z rachunku należy podać rachunek bankowy, z którego dane przelewy będą realizowane. Filtr priorytetów pozwala wygenerować przelewy dla płatności o określonych priorytetach (np. 1;2). Wyjątki priorytetów pozwala podczas generowania przelewów wykluczyć płatności o określonych priorytetach. Łączone Tak/Nie jest to opcja, która pozwala określić czy ze zobowiązań dla poszczególnych kontrahentów mają być łączone przelewy, czy mają być regulowane na oddzielnym przelewie. Podczas generowania przelewów, dla których w polu tytułem opisy płatności w raz z datą przekraczają 106 znaków, program sam skraca opis płatności tylko do numeru płatności. łącz wg numerów włączony umożliwia łączenie przelewów dla zobowiązań o takich samych numerach. kontroluj Tytułem włączenie parametru powoduje rozpoczęcie tworzenia nowego przelewu w przypadku, gdy numery zobowiązań przestają mieścić się w polu 'Tytułem'. Tylko przelewowe jeśli zaznaczony na Tak generowane są przelewy dla płatności ze sposobem zapłaty typu przelew. Po prawidłowym wypełnieniu w/w formularza pojawi się lista sporządzonych przelewów, którą można zweryfikować i zapisać na liście Przelewów w Ewidencji ŚP. Możemy uzyskać: pustą listę nic nie naliczono, formularz dokumentu (tutaj przelewu) naliczono jeden, Strona 43 z 49

44 listę z wieloma dokumentami możemy na niej dokumenty zmieniać lub kasować. Uwaga! Przelewy można drukować w dwóch egzemplarzach lub w jednym, z datą przelewu lub bez. W Ewidencji ŚP- Przelewy w czynnościach można zmienić datę lub tytuł przelewu. Domyślnie w tytule pojawia się opis z datą z płatności, co program skraca w przypadku przelewów z wieloma płatnościami do numerów. Aby kontrolować co ma zawierać pole tytuł na przelewie, można w rozszerzonej definicji dokumentu(opcje-ewidencja Dokumentówdefinicje dokumentów) zaznaczyć co ma przenosić się na płatność (opis żarówka). Drugim sposobem przygotowania przelewów są przelewy niezwiązane bezpośrednio z przeprowadzonymi w programie transakcjami. Tego rodzaju przelewy można przygotowywać bezpośrednio z poziomu Menu główne / Ewidencja ŚP / Przelewy. Z opcji tej można przygotowywać i drukować przelewy dla: Kontrahentów, Pracowników, ZUS-u, Urzędu skarbowego, Walutowe. Po wybraniu z menu właściwego rodzaju przelewu pojawi się formularz do wyboru rachunku bankowego, z którego będzie realizowany przelew. Następnie pojawi się formularz nowego polecenia przelewu, na którym należy wypełnić informacje Data należy podać datę przygotowania przelewu. Póki przelew nie zostanie zatwierdzony można tą datę zmienić. Kontrahent należy podać kontrahenta, dla którego będzie dany przelew. Rachunek odbiorcy pole wypełni się na podstawie informacji zawartej na karcie. kontrahenta. Kwota należy podać kwotę przelewu. Tytułem należy podać opis przelewu. Przygotowanie przelewu Strona 44 z 49

45 Uwaga! Przelewy mogą mieć dwa statusy: nie zatwierdzony tzn. mogą być dokonywane zmiany oraz zatwierdzony (w domyśle) przekazany do banku. Zmianę statusu przelewu określa operator. Wydruk przelewu Będąc na formularzu przelewu naciskamy ikonę drukarki. Przelew można wydrukować w całości lub na gotowy formularzu. Stan przelewu Na liście Zobowiązań i Należności po wyfiltrowaniu zobowiązań nierozliczonych jest widoczna kolumna o stanie przelewu: brak przelewu do zobowiązania - N, jest przelew niezatwierdzony - T, jest przelew zatwierdzony - Z, jest przelew częściowy - C, jeżeli na płatności sposób zapłaty to Gotówka, wtedy w kolumnie z przelewami będzie - (dla takiej płatności też można stworzyć przelew). Na listach związanych z kontrolą rozrachunków dodatkowo można uzyskać informacje o przygotowanych przelewach. Pola dostępne są w organizatorze listy: Do przelania, Przelano. Strona 45 z 49

46 Dodatkowa obsługa księgowa rozrachunków Mechanizmy dostępne po stronie modułu ewidencji środków pieniężnych wspomagające prace księgowego. Strona 46 z 49

47 PK rozrachunków Mechanizm PK Rozrachunków umożliwia automatycznie przeksięgowanie rozrachunków dokumentem PK. Na liście Rozrachunki wg dokumentów należy zaznaczyć płatności i wybrać czynność 'Generuj PK Rozrachunków'. Parametry: Generuj PK Rozrachunków Definicja - definicja dokumentu ewidencji PK, Data - data dokumentu PK, Numer - numer dokumentu PK, Opis - opis dokumentu PK, Kopiuj datę, termin - przenosi datę z płatności źródłowej na nową płatność, Termin płat. - wskazanie nowego terminu dla nowych płatności, Kopiuj numer - kopiuje na nową płatność numer z płatności źródłowej, Kopiuj opis - kopiuje na nową płatność opis z płatności źródłowej, Kopiuj cechy - kopiuje na nową płatność cechy z płatności źródłowej, Kwota z cechy- umożliwi wygenerowanie nowej płatności na kwotę podaną w cesze, Cecha - wybór nazwy cechy dla parametru "Kwota z cechy", Syntetyka, Synt.słownik - dla baz działających z dodatkiem jednostki budżetowe możliwe jest ustawienie syntetyki i syntetycznego słownika. Wybrane parametry należy zatwierdzić przyciskiem OK. Zostanie wygenerowany dokument PK z płatnościami rozliczającymi płatności źródłowe oraz z nowymi płatnościami. Dokument trafia do ewidencji dokumentów gdzie możliwa jest dekretacja płatności na konta rozrachunkowe (predekretacja). Strona 47 z 49

48 Generuj PK zaokrągleń Generuj PK zaokrągleń - mechanizm umożliwia automatyczne wygenerowanie dokumentu PK z płatnościami rozliczającymi kwoty nierozliczonych rozrachunków (np. niewielkich nadpłat lub niedopłaconych części rozrachunków). W tym celu należy zaznaczyć płatność na liście rozrachunków wg dokumentów i wybrać z czynności Generuj PK zaokrągleń Generuj PK zaokrągleń Numer - wprowadzenie numer dla dokumentu PK, Opis- wprowadzenie opis dla dokumentu PK (opis można dodać do listy opisów klikając prawym klawiszem myszki), Dołącz opis roz - zaznaczenie tego parametru powoduje przeniesienie opisu z płatności źródłowej na opis płatności wygenerowanej, Maks. zaokrąg.- podana w tym miejscu kwota jest górną granicą wartości płatności, dla których zostaną wygenerowane płatności rozliczające w dokumencie PK, Zaznacz jako zwrot - parametr ten decyduje o tym, czy płatność rozliczająca będzie oznaczona jako zwrot; oznaczenie to można później wykorzystywać w schematach księgowych. Wybrane parametry należy zatwierdzić przyciskiem OK. Zostanie wygenerowany dokument PK z płatnościami rozliczającymi płatności źródłowe. Dokument trafia do ewidencji dokumentów, gdzie możliwa jest dekretacja płatności na konta rozrachunkowe (predekretacja). Strona 48 z 49

49 last-page Pomoc techniczna , techniczne@enova.pl Pomoc Handel , handel@enova.pl Pomoc Księgowość , ksiegowosc@enova.pl Pomoc Kadry i płace , place@enova.pl Pomoc CRM , crm@enova.pl Pomoc Workflow , workflow@enova.pl Soneta Sp.z o.o. ul. Wadowicka 8A, Kraków, tel./fax , info@enova.pl,