SYSTEM KADRY ALDAR S.C. 97-300 Piotrków Tryb. ul. Krokusów 7 Tel. 601 57 87 76 601 32 25 43 www.aldar.net.pl aldar@pro.onet.pl 1
WSTĘP Nadrzędnym operatorem, posiadającym wszystkie uprawnienia jest administrator. Dane administratora : login: A hasło: A Są to dane startowe, które powinno się jak najszybciej zmienić. Administrator może dopisywać operatorów, zmieniać im hasła, nadawać lub odbierać prawa dostępu do poszczególnych opcji w programie ( + oznacza pełny dostęp, O tylko odczyt, - brak dostępu). Może też podejrzeć hasło innego operatora. W tym celu należy w opcji ustawienia operatorzy hasła i uprawnienia ustawić się na wybranym operatorze, wcisnąć przycisk edytuj i ustawić się kursorem na zaszyfrowanym haśle. Wyświetli się hasło operatora. Należy też pamiętać, by wprowadzając nowego operatora zaznaczyć ptaszkiem firmę, której nazwa wyświetlana jest po prawej stronie. Administrator posiada też dostęp do parametrów programu. Każdy operator może zmieniać swoje hasło. Kładąc szczególny nacisk na komfort obsługi, staraliśmy się aby program był czytelny. Przyciski są dość duże, w wielu przypadkach aby wcisnąć przycisk można posłużyć się odpowiednim klawiszem klawiatury (zamiast używać myszki). Dane pracownicze można wprowadzać ograniczając do minimum konieczność klikania myszką. 2
Menu główne programu : Na powyższym ekranie widoczne jest główne menu programu, zawierające następujące pozycje : - Pracownicy - Absencja - Wydruki - ZUS - Słowniki - Archiwum - Ustawienia Dolna część ekranu (tzw. Linia statusu) wyświetla informacje : - nazwa firmy - użytkownik (login operatora) - bieżąca data W dalszej części instrukcji omówione zostaną poszczególne pozycje głównego menu programu w kolejności odpowiadającej pracom wdrożeniowym. 3
Ustawienia : Zanim rozpoczniemy pracę z programem musimy wykonać następujące czynności opisane w kolejnych punktach niniejszej instrukcji : Operatorzy : Hasła i uprawnienia : 4
W opcji tej należy wprowadzić operatorów, nadać im hasła oraz uprawnienia do obsługi wybranych firm. Uprawnienia do wybranych opcji w programie możemy nadawać w opcji Operatorzy Prawa dostępu. Dane użytkownika : W opcji tej należy uzupełnić pola formularza zgodnie z ich opisem. Dane zawarte w tych polach będą się pojawiały w dokumentach osobowych, nazwa firmy będzie się drukowała w nagłówkach zestawień. Parametry programu : 5
Omówienie wszystkich parametrów nie jest tutaj konieczne. Zostaną objaśnione tylko te, które mogą budzić wątpliwości : - Automatyczna rejestracja czasu pracy parametr ten określa, czy w miesięcznych kartach ECP będzie możliwa automatyczna rejestracja czasu pracy (od dnia do dnia), - Ścieżka do plików tekstowych tworzonych dla programu Płatnik miejsce na dysku, gdzie będą się zapisywały pliki tekstowe z wyeksportowanymi z programu dokumentami zgłoszeniowymi do ZUS. - Ścieżka do plików z rejestratora RCP miejsce na dysku, skąd można zaimportować pliki tekstowe z czytników kart zegarowych. - Przenoszenie dodatkowych składników wynagrodzenia do umowy o pracę parametr określa, czy do umowy o pracę mają być przenoszone następujące składniki wynagrodzenia : - Dodatek stażowy, - Dodatek funkcyjny, - Premia. - Ręczna rejestracja godzin wejścia i wyjścia jeżeli parametr ten jest zaznaczony, wówczas na kartach Ewidencji Czasu Pracy rejestrujemy godzinę wejścia i wyjścia pracownika. Jeśli natomiast nie jest zaznaczony, wówczas na kartach ECP wpisujemy jedynie ilość godzin pracy pracownika. - Możliwość wpisania kilku stanowisk pracy jeżeli parametr ten jest zaznaczony, wówczas możemy danemu pracownikowi wpisać kilka (maksymalnie 3) zajmowanych stanowisk i wymiarów czasu pracy. - Dodatkowe pole GRUPA2 umożliwia rozszerzenie danych osobowych o dodatkowe pole GRUPA2. - Ilość kodów absencji, które mogą wystąpić w ciągu jednego dnia umożliwia rejestrowanie maksymalnie 3 kodów absencji w jednym dniu. - Liczenie stażów pracy metodą umożliwia wybór sposobu liczenia stażów pracy : - dokładną, - / 30 dni. - Wersja dla DPS wersja dla Domu Pomocy Społecznej. - Rok początkowy Początkowy rok rejestracji kart ECP. Przeliczenie urlopów : Funkcja ta służy do ponownego przeliczenia stanu urlopów wypoczynkowych w sytuacjach awaryjnych. Możemy ją wykonywać za każdym razem, gdy mamy wątpliwość, czy liczony na bieżąco wymiar urlopu jest prawidłowy. 6
Słowniki : Słowniki to tabele zawierające m.in. oznaczenia i nazwy : - grup pracowniczych, - pionów, - działów, - województw, - sposobów rozwiązania umowy, - stanowisk, - symboli zawodów, - kodów nieobecności ten słownik nie podlega modyfikacji. Jest to spowodowane różnym wykorzystaniem znaczenia poszczególnych kodów w kartach ECP, w zestawieniach oraz współpracą programu KADRY z programem PŁACE. - kalendarzy opcja ta pozwala założyć jeden lub więcej kalendarzy dni wolnych od pracy w danym roku. Aby założyć nowy kalendarz należy w opcji kalendarze wcisnąć przycisk Dodaj a następnie wpisać numer i nazwę kalendarza (każdemu pracownikowi przyporządkowuje się kalendarz o określonym numerze). Następnie należy wcisnąć przycisk Edytuj kalendarz. Pojawi się pusty formularz kalendarza. Wciśnięcie kolejnego przycisku Edytuj spowoduje wypełnienie kalendarza dniami wolnymi od pracy. Niedziele zaznaczone są ciemniejszym kolorem czerwonym, a soboty i święta jaśniejszym. Należy tylko zaznaczyć 2 święta ruchome, czyli dzień Bożego Ciała i Poniedziałek Wielkanocny. Pozostaje już tylko zapisać tak wypełniony kalendarz. Klawisz Przepisz kalendarz służy do przepisania kalendarza (zaznaczonych dni wolnych) wszystkim pracownikom. 7
Kalendarz : 8
Pracownicy Dane pracownicze: Opcja ta służy do wprowadzania nowych pracowników, nanoszenia zmian w danych osobowych, przenoszenia pracowników do archiwum. Poszczególne grupy danych umieszczone są na zakładkach : Dane ogólne : Zawiera podstawowe dane pracownicze : - nazwisko, - imię, - imię drugie, - imiona rodziców, - data i miejsce urodzenia itp. Adres : Umożliwia wprowadzenie : - adresu zameldowania oraz (gdy są różne od adresu zameldowania) : - adresu zamieszkania, - adresu do korespondencji. Stan rodzinny : Zawiera podstawowe informacje o dzieciach pracownika. 9
Dowód osobisty : - nr dowodu osobistego, - nr PESEL, - nr NIP, - nr paszportu, - nr legitymacji służbowej. Wykształcenie : Zawiera listę ukończonych szkół. Zaszeregowanie : Zakładka zaszeregowanie zawiera następujące pozycje : - kategoria zaszeregowania, - stawka zaszeregowania (kwotowo i opisowo), - dodatek stażowy, - dodatek funkcyjny, - premia Jeżeli pracownik zajmuje jednocześnie kilka stanowisk (maksymalnie 3), można do każdego stanowiska wpisać stawkę i kategorię zaszeregowania. Nowe stawki bądź zmiany stawek rejestrować należy w zakładce nowe stawki / zmiany stawek używając przycisku Dodaj. Przycisku Zmień należy używać jedynie do zmiany błędnie wprowadzonych danych! Informacje o zajęciu wynagrodzenia jest to zakładka w opcji zaszeregowanie zawierająca : - oznaczenie komornika (np. nazwa i adres), - nr sprawy egzekucyjnej. Informacje te są pobierane na świadectwo pracy. Zawód i języki obce : Umożliwia wprowadzenie następujących danych : - zawód wyuczony, - symbol zawodu, - języki i stopień ich znajomości. Obowiązek obrony : W zakładce tej rejestruje się następujące informacje : - stosunek do służby wojskowej, - kategoria zdrowia, - stopień wojskowy, - siedziba WKU, - nr książeczki wojskowej, - data wydania książeczki, - okres pełnienia służby. 10
Przebieg pracy : W innych zakładach : - od, - do, - nazwa zakładu, - miejscowość, - sposób rozwiązania umowy, - stanowisko, - zaliczenie (lub nie) okresu do stażu pracy, - uwagi. W zakładzie : - od, - do, - stanowisko, - etat (wymiar zatrudnienia), - pion, - dział, - sposób zatrudnienia, - nr umowy, - zaliczenie (lub nie) okresu do stażu pracy Urlopy bezpłatne w innych zakładach : - od, - do, - odliczenie (lub nie) okresu od stażu pracy, - uwagi. Urlopy bezpłatne w zakładzie : - od, - do, - odliczenie (lub nie) okresu od stażu pracy, - uwagi. Urlop bezpłatny (jeśli jest w tej zakładce wprowadzony) pobierany jest na świadectwo pracy. Jeśli nie jest wprowadzony, wówczas pobierany jest z programu Płace. Urlopy wychowawcze : - od, - do, - uwagi. Urlopy wychowawcze nie są liczone do przebiegu pracy, ale są liczone do stażu pracy. 11
Rozwiązanie umowy : W przypadku rozwiązania umowy z pracownikiem w zakładce tej należy wprowadzić sposób rozwiązania umowy o pracę (pole słownikowe), datę rozwiązania umowy oraz ilość dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego, za które został wypłacony ekwiwalent. Po wprowadzeniu tych danych można wystawić świadectwo pracy a następnie przenieść pracownika archiwum. ZUS : Zawiera dane zgłoszeniowe do ZUS, wykorzystywane w przypadku eksportu plików tekstowych do programu Płatnik. PZU : Umożliwia przechowywanie informacji o ubezpieczeniu pracowników w PZU. Uprawnienia zawodowe : Zakładka następujące informacje o zdobytych uprawnieniach zawodowych : - nazwa uprawnienia, - nr uprawnienia, - data uzyskania. W opcji dane pracownicze za pomocą prawego przycisku myszy można wywołać podręczne menu, z poziomu którego można wykonać następujące wydruki : - wydruk przebiegu pracy w zakładzie, - wydruk przebiegu zatrudnienia w innych zakładach, oraz ustawić parametry wydruku : - linia pomiędzy wierszami na wydruku, - odstęp między liniami, - wydruk nazwiska operatora, - wydruk daty sporządzenia. Nad listą pracowników znajduje się przycisk służący do przeniesienia wybranego pracownika do archiwum oraz 2 grupy przycisków: Filtr przycisk Definicja i Ustaw, Indeks przycisk Definicja i Ustaw. Filtr jest to funkcja umożliwiająca selekcję czyli wybór pracowników spełniających określone kryteria. Indeks pozwala ustawić dowolną kolejność wyświetlania. Funkcje te dostępne są w wielu miejscach w programie, szczególnie przydatne są w zestawieniach. Ustawienia filtru i indeksu pamiętane są dla każdego zestawienia (i operatora) niezależnie. Po wciśnięciu przycisku Definicja możemy zdefiniować filtr lub indeks składający się z dowolnej liczby warunków. Po zdefiniowaniu należy użyć przycisku zapisz i wyjdź by zapisać definicję. Aby włączyć zdefiniowany filtr lub indeks należy wcisnąć odpowiedni przycisk ustaw. 12
Szkolenia BHP : W opcji tej możemy rejestrować daty, rodzaje szkoleń BHP i daty ich ważności. W oparciu o te informacje możemy sprawować kontrolę nad ważnością szkoleń, posługując się zestawieniami : - zestawienie wg dat ważności wszyscy pracownicy, - zestawienie szkoleń przeterminowanych (przykład poniżej) 13
Badania okresowe : W opcji tej możemy rejestrować daty, rodzaje badań okresowych i daty ich ważności. W oparciu o te informacje możemy sprawować kontrolę nad ważnością badań okresowych, posługując się zestawieniami : - zestawienie wg dat ważności wszyscy pracownicy, - zestawienie badań przeterminowanych (przykład poniżej) 14
Absencja Dane urlopowe : W opcji tej wprowadzamy informacje o dziennym i tygodniowym wymiarze czasu pracy, o ilości urlopu zaległego. Wyświetlane są też tutaj informacje o ilości urlopu wykorzystanego i pozostałego do wykorzystania. Dane urlopowe pamiętane są dla każdego roku oddzielnie. Kalendarze dni wolnych : W tej opcji znajdują się kalendarze założone indywidualnie każdemu pracownikowi podczas wykonania funkcji przepisania kalendarzy. 15
Karty ewidencji czasu pracy : Miesięczne karty służące zarówno do rejestracji absencji jak i ewidencji czasu pracy. Wybór roku i miesiąca w lewym, górnym rogu ekranu. Nad kartą ECP wyświetlany jest aktualny, zliczany na bieżąco wymiar urlopu wypoczynkowego. Z prawej strony karty znajdują się przyciski służące do automatycznej rejestracji czasu pracy, automatycznej rejestracji absencji, przeniesienia kalendarza indywidualnie dla danego pracownika, wydruku kart i formularzy. Niektóre z tych funkcji dostępne są także po wciśnięciu prawego przycisku myszy. W przypadku wydruku dokumentów i formularzy można także podejrzeć je na ekranie. W tym celu po wciśnięciu prawego przycisku myszy należy zaznaczyć opcję preview i wcisnąć OK. 16
Podgląd wydruku miesięcznej karty ECP wygląda następująco : Poniżej przykład wydruku rocznej karty ECP : 17
Kolejny przykład to wydruk rocznej karty ECP z pokazaniem godzin wejść i wyjść : Wydruki : Opcja ta umożliwia sporządzanie zestawień, tworzenie i wydruk dokumentów osobowych. 18
Dokumenty osobowe : Każdy dokument osobowy należy utworzyć, wypełnić i zapisać. Dopiero po zapisaniu można go wydrukować. Dzięki temu wszystkie dokumenty osobowe są pamiętane. Można je wcześniej przygotowywać i wydrukować w dowolnym momencie. Zawartości wybranych pól z dokumentów osobowych można zapisywać we wzorcu aby na następnych dokumentach można było wybrane pola wypełnić automatycznie z wzorca. Do tego celu służą pola wyboru znajdujące się na pionowych paskach po prawej stronie edytowanego dokumentu oraz 2 przyciski : zapamiętaj we wzorcu i przepisz z wzorca. Do wydruku służy odpowiedni klawisz. Wydruk dokumentu osobowego można także podejrzeć na ekranie. W tym celu należy ustawić się na zapisanym dokumencie i wcisnąć prawy przycisk myszy, a następnie zaznaczyć opcję preview i wcisnąć OK. Zestawienie definiowane Umożliwia sporządzenie dowolnej listy pracowników. Za pomocą przycisku wybór kolumn definiujemy, jakie informacje chcemy pokazać w zestawieniu. Gdyby się okazało po wykonaniu zestawienia, że niektóre kolumny są zbyt szerokie, możemy w opcji definiowania kolumn zmniejszyć szerokości wybranych kolumn i wykonać zestawienie ponownie. Zestawienia ilościowe : Przeciętny stan zatrudnienia : W grupie tej znajdują się różnego rodzaju zestawienia pokazujące stan zatrudnienia np. - imiennie, - w etatach, - średnia miesięczna, - wg zawodów, - wg stanowisk, - w okresie od-do. W grupie zestawień ilościowych znajdują się także następujące zestawienia : Wykaz dzieci Pracownicy zatrudnieni na czas określony Pracownicy przyjęci i zwolnieni Wykształcenie i szkoły Uprawnienia zawodowe Pracownicy, których pierwszym zatrudnieniem jest zatrudnienie w zakładzie, Pracownicy, którzy mieli przerwę pomiędzy zatrudnieniem w innych zakładach i w zakładzie nie dłuższą niż 1 miesiąc : 19
Staż pracy : Zestawienie to wylicza staż pracy ogółem i w zakładzie w układzie : lata-miesiące-dni : Zestawienia absencji : Wykaz urlopów : 20
Miesięczny wykaz absencji : Zestawienie czasu pracy : 21
Listy obecności : Zestawienia PZU : Zestawienie osób ubezpieczonych w PZU Zestawienie składek PZU Wielkość czcionki na wydrukach jest dobierana automatycznie w zależności od ilości znaków w wierszu. W zestawieniu definiowanym (podobnie jak w innych) mamy też możliwość (przed wykonaniem nowego zestawienia) ustawienia filtru i indeksu (gdy indeks nie jest ustawiony, przyjmowany jest domyślny klucz indeksowy : NAZWISKO+IMIE). Istnieje możliwość eksportu zestawień do Excela. Służy do tego odpowiedni przycisk. Automatycznie otwiera się arkusz w Excelu i wypełnia danymi z zestawienia. Warunek jest tylko taki, że musi to być Excel Microsoftu (a nie np.z arkusz z Open Office a). Przed wydrukiem dowolnego zestawienia możemy ustawić pewne parametry wydruku. W tym celu, po wyświetleniu na ekranie zestawienia należy wcisnąć prawy przycisk myszy i wybrać opcję parametry wydruku. Umożliwia ona wstawienie linii pomiędzy wierszami na wydruku, zwiększenie odstępu między liniami, itp. 22
ZUS W programie istnieje możliwość tworzenia i eksportu dokumentów zgłoszeniowych do programu Płatnik. Do tego celu służy opcja ZUS. Wyeksportowane pliki tekstowe zapisywane są w folderze określonym w parametrach programu. Stamtąd trzeba je zaimportować do programu Płatnik. Archiwum Pracowników, z którymi została rozwiązana umowa o pracę można przechowywać w archiwum. Pamiętane tam są wszystkie dane pracowników, można te dane przeglądać, edytować. W archiwum istnieje też możliwość dopisania ręcznie pracowników oraz przywrócenia wybranego pracownika z powrotem do bazy bieżącej. Eliminuje to konieczność wpisywania na nowo wszystkich danych osobowych pracownika, który został ponownie zatrudniony. Po przywróceniu pracownika z archiwum należy wprowadzić kolejny okres w przebiegu pracy w zakładzie. 23
Spis treści WSTĘP... 2 Menu główne programu :... 3 Ustawienia :... 4 Operatorzy :... 4 Hasła i uprawnienia :... 4 Dane użytkownika :... 5 Parametry programu :... 5 Przeliczenie urlopów :... 6 Słowniki :... 7 Kalendarz :... 8 Pracownicy... 9 Dane pracownicze:... 9 Dane ogólne :... 9 Adres :... 9 Stan rodzinny :... 9 Dowód osobisty :... 10 Wykształcenie :... 10 Zaszeregowanie :... 10 Zawód i języki obce :... 10 Obowiązek obrony :... 10 Przebieg pracy :... 11 Rozwiązanie umowy :... 12 ZUS :... 12 PZU :... 12 Uprawnienia zawodowe :... 12 Szkolenia BHP :... 13 Badania okresowe :... 14 Absencja... 15 Dane urlopowe :... 15 Kalendarze dni wolnych :... 15 Karty ewidencji czasu pracy :... 16 Wydruki :... 18 Dokumenty osobowe :... 19 Zestawienie definiowane... 19 Zestawienia ilościowe :... 19 Przeciętny stan zatrudnienia :... 19 Staż pracy :... 20 Zestawienia absencji :... 20 Wykaz urlopów :... 20 Miesięczny wykaz absencji :... 21 Zestawienie czasu pracy :... 21 Listy obecności :... 22 Zestawienia PZU :... 22 Zestawienie osób ubezpieczonych w PZU... 22 Zestawienie składek PZU... 22 ZUS... 23 Archiwum... 23 Spis treści... 24 24