Ekonomiczny Uniwersytet Dziecięcy Czas na naukę organizacja i zarządzanie własnym czasem Martyna Wronka Uniwersytet Ekonomiczny w Katowicach 20 maja 2013 r. Czas to jedyne dobro, którego: nie da się zatrzymać (ciągle płynie) nie można przyspieszyć, ani spowolnić nie można rozmnożyć, ani wyprodukować nie można kupić nie można pożyczyć ani podarować nie można zmagazynować nie da się zaoszczędzić nie da się wykorzystać ponownie, czy odzyskać 1
Istota zarządzania czasem Czy da się zarządzać czasem? Nie można zarządzać czymś, czego się nie kontroluje! Zarządzanie czasem to tak naprawdę zarządzanie sobą, gdyż czasem nie da się zarządzać Wszyscy mamy tyle samo czasu (czyżby?) Mimo iż nie możemy wydłużyć doby, to jednak można spowodować, aby mieć więcej czasu. Czas to pieniądz 9 godzin! 2
Oszczędności Śpiąc codziennie chociażby 30 minut krócej, w przeciągu jednego tygodnia oszczędzasz 3,5 godziny, w ciągu miesiąca 15 godzin, a przeciągu roku? W ciągu roku zyskujesz 182,5 godziny! A co się stanie jeśli przez dziesięć lat będziesz spał pół godziny krócej niż obecnie? 1825 dodatkowych godzin życia jest Twoich, co odpowiada 228 dniom roboczym (zakładając, że pracujesz 8 godzin na dobę). 5 słówek dziennie! 365x5 = 1825 365x7 = 2555 Pożeracze czasu Kim lub czym są pożeracze czasu? To takie zdarzenia, osoby, przypadki, przedmioty, które sprawiają, że zamiast iść dalej zatrzymujemy się. Warto zastanowić się co pożera Twój czas w ciągu dnia oraz jak eliminować oddziaływanie pożeraczy czasu? 3
Pożeracze czasu mgliste cele i brak priorytetów próba wykonywania wszystkiego naraz niewłaściwy rozkład dnia niezapowiedziani goście brak umiejętności mówienia nie niedoprowadzanie spraw do końca odkładanie pracy na później chęć posiadania informacji o wszystkim Pożeracze czasu wydłużanie drogi ze szkoły do domu nieplanowane i niepotrzebne zakupy w napotkanych sklepach długie rozmowy o niczym przez telefon, facebook, Skype bezmyślne oglądanie TV bezcelowe surfowanie w Internecie gry komputerowe brak planu dnia robienie zbyt wielu rzeczy na raz. 4
SMART Określanie celu S - konkretny (ang. Specific) M - mierzalny (ang. Measurable) A - akceptowalny (ang. Acceptable) R - realistyczny (ang. Realistic) T - terminowy (ang. Timed) SMART Pomalować w lipcu 3 pomieszczenia w domu - ściany i sufity. Cel jest: S - konkretnie i szczegółowo zdefiniowany M - mierzalny jak zmierzę, czy osiągnąłem cel? Zobaczę świeżą farbę na ścianach i sufitach A - akceptowalny - wszyscy zainteresowani (rodzice, rodzeństwo) wyrazili zgodę R - realistyczny - możliwy do realizacji w tym czasie, są zasoby czasowe i finansowe na jego realizacje T - zdefiniowane w czasie - malowanie rozpocznie i zakończy się w lipcu 5
SMART Nauczyć się języka niemieckiego. Cel jest: S cel jest zdefiniowany zbyt ogólnie M w jaki sposób rozpoznam, ze cel został osiągnięty brak kryteriów A czy to moja własna decyzja, która akceptuje? R czy nauczenie się tego języka jest możliwe w obecnych warunkach? T do kiedy osiągnę mój cel? SMART? Nauczę się pierwszej pomocy. W ciągu roku od dzisiaj wyrobię kartę rowerową. Wylecę w kosmos w ciągu dwóch lat. W przyszłym roku zacznę czytać jedną książkę na miesiąc. Będę się pilnie uczyć historii. Zaliczę klasówkę z matematyki. Wraz z załogą zwiększymy sprzedaż w firmie. W środę pójdę kupić dwa chleby. + + + 6
Macierz Eisenhowera Dwight D. Eisenhower generał i prezydent USA wypowiedział kiedyś poniższe zdanie: To co ważne rzadko bywa pilne, a to co pilne rzadko bywa ważne. Ważność oznacza, że dany cel lub zadanie ma duże znaczenie z punktu widzenia naszych wartości i życiowych priorytetów. Zadanie może więc być ważne lub nieważne. Pilność dotyczy wymiaru czasowego zadania, czyli tego, jak szybko chcemy lub musimy je wykonać Zadanie może być ocenione przez nas jako pilne lub niepilne. 7
Macierz Eisenhowera Zadania z pierwszej ćwiartki: wykonujemy od razu. Zadania z drugiej ćwiartki: poświęcamy im regularnie czas ale stawiamy bardziej na jakość ich wykonania niż na pospiech. Uwaga! Część zadań z drugiej ćwiartki lubi przesunąć się do ćwiartki pierwszej (stać się zadaniem pilnym i ważnym)! Zadania z trzeciej ćwiartki: delegujemy lub zlecamy na zewnątrz. Zadania z czwartej ćwiartki: ignorujemy Prawa Murphy ego: Nic nie jest tak łatwe, jak się wydaje. Wszystko trwa dłużej niż sądzisz. Jeżeli coś może iść na opak, to idzie. Panowanie nad własnym czasem to panowanie nad własnym życiem. Człowiek powinien mieć czas na wszystko. Szanuj swój czas i czas innych ludzi. 8
Zasady planowania realizacji zadań Analizuj zadania i czas ich trwania. Zestaw zadania do zrobienia. Określ czas trwania każdego zadania. Określ pilność każdego zadania. Określ ostateczny termin wykonania każdego zadania. Ustal kolejność wykonywanych zadań. 9
Zaplanuj swój dzień uwzględniając: 1. Zadanie/czynność 2. Czas wykonania zadania (w minutach) 3. Godzinę lub przedział czasowy, w którym wykonywane jest zadanie. Na przykład: Pobudka, 2 min, 7:00 Zasady planowania realizacji zadań Codziennie planuj swój dzień, abyś mógł wszystko zrobić o czasie a jeszcze lepiej przedtem niż potem. Wykonaj zadania wymagające dłuższego wysiłku umysłowego wtedy, kiedy masz najlepsze samopoczucie. Nigdy nie odkładaj na później spraw ważnych, które są nieprzyjemne. 10
Zasady planowania realizacji zadań Wykonuj tylko jedno zadanie w określonym czasie Zmniejsz liczbę przerw podczas wykonywania zadania. Zrezygnuj ze wszystkiego, co nie jest ważne w danej chwili. Umiej wyznaczać sobie cele. Walcz z pożeraczami czasu. Dziękuję za uwagę 11