Spis treści Konfiguracja programu... 1 Import wyciągu bankowego... 5 Kilka syntetyk kontrahenta... 13 Rozliczanie i uzgadnianie kontrahenta... 14 Reguły księgowania... 16 Konfiguracja programu Po uruchomieniu programu nie jest dostępna opcja importu. Należy najpierw ustawid parametry połączenia a następnie po połączeniu z bazą danych parametry księgowania. 1
Z menu Ustawienia wybieramy opcję Ustawienia połączenia Na oknie dialogowym w polu Ustawienia dla firmy należy wprowadzid nazwę firmy pod jaką chcemy zapisad ustawienia, a następnie wskazad katalog z bazą programu oraz nazwę użytkownika i hasło. Po wybraniu opcji Zapisz ustawienia zostaną zapisane pod wskazaną nazwą firmy. Podobnie można dodad ustawienia dla pozostałych firm. Dzięki opcji Po uruchomieniu programu połącz automatycznie z ostatnio używaną firmą po uruchomieniu automatycznie zostanie nawiązane połączenie. W przypadku FK Forte zamiast katalogu z programem wskazuje się nazwę serwera oraz nazwę bazy danych. W poniższym przykładzie użytkownik Admin to użytkownik w programie FK a nie użytkownik w bazie danych. 2
Wprowadzone ustawienia można sprawdzid korzystając z przycisku Test połączenia. Jeśli wszystko zostało wprowadzone poprawnie pojawi się komunikat taki jak poniżej. Błędy połączenia Wersja zainstalowanego obiektu integracji jest inna niż aktualnie wskazanej bazy danych. Aby połączyd do bazy danych należy wybrad odpowiednią firmę z menu Wybór firmy. Przy zaznaczonej opcji Po uruchomieniu programu połącz automatycznie z ostatnio używaną firmą przy 3
następnym uruchomieniu programu połączenie nawiązane będzie automatycznie. Po poprawnym nawiązaniu połączenia w menu Wybór firmy będzie oznaczona firma z którą program jest aktualnie połączony, oraz nazwa firmy pojawi się na belce okna dialogowego. Następnie należy ustawid parametry księgowania korzystając z opcji Ustawienia->Ustawienia księgowania. Ustawienia księgowania dostępne są do aktualnie zalogowanej firmy. Jest możliwośd wyboru księgowania dla każdego z dostępnych banków oddzielnie. Na oknie dialogowym należy wprowadzid konto syntetyczne banku oraz konta przeciwstawne WN i MA kontrahenta. Jeśli konto banku ma byd różne dla poszczególnego subkonta należy zaznaczyd opcję Użyj analityki banku dzięki czemu do konta syntetycznego banku zostanie dodany numer rachunku bankowego. Dodatkowo można ustawid sposób w jaki będzie tworzony opis dokumentu. Czy ma to byd opis transakcji z wyciągu bankowego, a po nim dane kontrahenta ( tak jak na poniższym zrzucie ekranu) czy może któraś z innych dostępnych opcji. Ustawienie kont w zakładce pracowników, urzędów i kont kosztowych nie jest wymagane do wykonania importu, jednak mogą byd przydatne (jeśli nie są wypełnione nie będzie możliwości utworzenia uzgodnieo z kartoteką pracowników i urzędów. Konta pracownika w przypadku uzgadniania zapisów w wyciągu bankowym z kartoteką pracowników pobierane są subkonta ustawione w tym miejscu. 4
Konta urzędu podobnie jak w przypadku ustawieo kont pracowników tylko w tym przypadku dotyczy kartoteki urzędów Konta kosztowe jeśli w wyciągu bankowym nie ma informacji o numerze rachunku bankowego domyślnie pobierane są konta kosztowe ustawione w tej zakładce Po wprowadzeniu tych ustawieo można już importowad wyciągi bankowe. Import wyciągu bankowego Na oknie mamy możliwośd wyboru: typu dokumentu jaki zostanie utworzony z wyciągiem bankowym ( dokument prosty) jeśli zostanie wybrana opcja Pobierz typ dokumentu z pola ulica z definicji rachunku bankowego, nie będzie brany pod uwagę ustawiony typ dokumentu tylko typ wpisany do pola ulica w rachunku bankowym. Ma to zastosowanie w przypadku importu pliku zawierającego informację o wyciągach z kilku subkont, gdzie dla każdego z nich chcemy utworzyd osobny wyciąg bankowy z konkretnym typem dokumentu np. WB1, WB2 itp. 5
data dokumentu, w zależności od opcji może byd wskazana ręcznie lub automatycznie pobrana z pliku z wyciągiem bankowym format pliku ( w zależności od używanego systemu bankowego należy wybrad odpowiedni format pliku z wyciągiem bankowym) nazwa pliku z wyciągiem który ma zostad zaimportowany podgląd rozliczeo ( umożliwia podgląd wykonywanych rozliczeo) metoda rozliczeo w zależności od wybranej opcji: o Nie rozliczaj pomija tworzenie rozliczeo o Metoda FIFO rozlicza w kolejności od najstarszych rozrachunków o Po opisie płatności sprawdza czy numery nierozliczonych dokumentów na danego kontrahenta znajdują się w opisie transakcji i automatycznie podpowiada rozliczenie Pomio uzgadnianie kontrahentów nie próbuje uzgadniad kontrahenta po numerze rachunku bankowego. Należy wybrad jeśli użytkownik ręcznie chce pouzgadniad konta księgowe kontrahentów. Ta opcja nie wyświetla również informacji o błędach w dokumencie. 6
Podczas importu kontrahent jest uzgadniany po numerze rachunku bankowego z którego przyszła wpłata. Jeśli nie został znaleziony kontrahent z numerem konta na które przyszła wpłata, pojawi się okno dialogowe do uzgadniania kontrahenta. 7
Na oknie można filtrowad kontrahentów po nazwie, kodzie, nipie oraz pozycji. Dane dotyczące aktualnego zapisu w wyciągu bankowego znajdują się w górnej części okna. Uzgodnienie można utworzyd zaznaczając na liście kontrahentów wiersz z odpowiednim kontrahentem a następnie wybierając opcję Uzgodnij. Można również dwukrotnie kliknąd na wybrany wiersz. W przypadku podwójnego kliknięcia ma znaczenie miejsce kliknięcia. Jeśli dwuklik jest nad Rachunkiem1 domyślnie tworzone jest uzgodnienie z Rachunek1, dwuklik na polu z Rachunek2 tworzy uzgodnienie z drugim rachunkiem bankowym. W przypadku gdy uzgadniamy z kontrahentem który już ma wypełniony numer rachunku bankowego zostanie wyświetlony monit o potwierdzenie zastąpienia nowym numerem rachunku bankowego. 8
Uzgodnienie zapisywane jest w kartotece kontrahentów/pracowników/urzędów w programie FK poprzez wpisanie numeru rachunku bankowego do odpowiedniej kartoteki. W przypadku złego uzgodnienia należy niepoprawne konto usunąd bezpośrednio w programie FK. Jeśli w programie FK nie ma kontrahenta którego dane mamy na wyciągu, możemy skorzystad z opcji Dodaj kontrahenta. Opcja ta jest dostępna w wersji rozbudowanej ( w wersji z rozliczaniem). Po wybraniu tej opcji pojawią się na oknie (jak na poniższym zrzucie ekranu) po lewej stronie dane kontrahenta z wyciągu bankowego, a po prawej rozbite dane na poszczególne pola z kartoteki kontrahentów. Algorytm rozbicia tych danych nie zawsze będzie w stanie poprawnie rozbid dane firmy na nazwę, ulicę, miejscowośd itp. dlatego przed zapisem jest możliwośd ręcznej edycji tych danych. Po zaimportowaniu pliku z wyciągiem bankowym tworzony jest wydruk z informacją o utworzonych dokumentach. Wydruk w łatwy sposób można zapisad jako plik Excela lub do pliku PDF korzystając z opcji przedstawionych na poniższym zrzucie ekranu. 9
Poniżej przykładowy wydruk utworzony podczas importu wyciągu bankowego. 10
11
W zależności od wersji funkcjonalnej mogą byd dostępne również opcje dotyczące rozliczeo. Podgląd rozliczeo wyświetla okno dialogowe z nierozliczonymi rozrachunkami na kontrahenta dotyczącego danego zapisu. Umożliwia zmianę rozliczenia podpowiedzianego przez program zgodnie z wybraną metodą rozliczeo. Okno pojawia się tylko wtedy gdy są dostępne nierozliczone rozrachunku po odpowiedniej stronie na danym kontrahencie. Jeśli opcja Podgląd rozliczeo nie została wybrana zapis zostanie automatycznie rozliczony wybraną metodą, bez możliwości modyfikacji sposobu rozliczeo. Nie rozliczaj aplikacja nie podpowiada z którym rozrachunkiem i na jaką kwotę tworzyd rozliczenie. W przypadku zaznaczonej opcji Podgląd rozliczeo pojawia się okno z rozliczeniami na której użytkownik może sam zdecydowad z którymi rozrachunkami i na jaką kwotę ma powstad rozliczenie do danego zapisu. Metoda FIFO domyślnie podpowiadane jest rozliczenie od najstarszych nierozliczonych rozrachunków. Po opisie płatności aplikacja mając numery wszystkich nierozliczonych dokumentów wyszukuje ich nazwy w opisie transakcji. Jeśli odnajdzie, zaznacza dany rozrachunek do rozliczenia. Poniżej przykładowy widok okna umożliwiającego edycję rozliczeo do danego zapisu. 12
Po wykonaniu rozliczenia pojawi się również dokładna informacja na wydruku odnośnie utworzonych rozliczeo. Kilka syntetyk kontrahenta W ustawieniach programu jest możliwośd zdefiniowania kilka syntetyk kontrahenta. Jest to przydatne w przypadku gdy wpłaty mają wpadad na różne konta kontrahenta w zależności od rodzaju płatności. W zależności od tego czy został uzgodniony kontrahent, w różny sposób wybiera się syntetykę kontrahenta. Jeśli kontrahent nie jest uzgodniony to nie ma możliwości odszukania rozliczeo dlatego na oknie dialogowym jest możliwośd tylko wybrania subkonta. W przypadku uzgodnienia kontrahenta na oknie wyświetlane są wszystkie nierozliczone rozrachunku dla danego kontrahenta. 13
Jeśli z jakiegoś powodu pominie się uzgadnianie kontrahenta lub w przypadku zaznaczonej opcji Pomio uzgadnianie kontrahenta i przy zdefiniowanych kilku syntetyk kontrahenta pojawi się okno z możliwością wskazania na które konto powinna trafid dana płatnośd. Na oknie wyświetlane są zdefiniowane w ustawieniach syntetyki kontrahenta te zdefiniowane po odpowiedniej stronie w zależności czy zapis z wyciągu dotyczy wpłaty czy wypłaty. Na oknie można jeszcze dodad w razie potrzeby kolejne konto. Rozliczanie i uzgadnianie kontrahenta Jeśli kontrahent został uzgodniony pojawi się okno dialogowe z listą rozrachunków dotyczących aktualnej analityki kontrahenta. W przypadku braku rozrachunków również pojawi się okno ponieważ dla zapisu również trzeba wybrad odpowiednią syntetykę ( dla pozostałej kwoty). Poniżej przykład rozliczenia zapisu na różne konta. 14
Ponieważ konto dla pozostałej kwoty zostało wybrane 201-1-1 kwota pozostała została zsumowana z rozliczeniem na 20 i 10 zł i powstał jeden zapis na kwotę 4922.90 i rozliczeniem z fakturą FVS1 na kwotę 10 zł oraz FVS3 na kwotę 20 zł. Drugi utworzony zapis do konta 201-2-1-4 na kwotę 15 zł jest w całości rozliczony z FVS2. Jak widad na poniższym wydruku zapis nr.3 został rozbity na dwa zapisy. Jeden dotyczy konta 201-1- 1-4 a drugi 201-2-1-4. 15
Reguły księgowania W menu Ustawienia jest dostępna opcja Reguły księgowania. Rysunek 1. Lista reguł księgowania dostępna z menu ustawieo Reguły księgowania mają pierwszeostwo przed standardowymi ustawieniami księgowania. Dla zapisu wyszukiwana jest pierwsza pasująca reguła księgowania. Priorytet reguły określa jej kolejnośd na liście (kolejnośd można zmieniad za pomocą przycisków po prawej stronie okna). Przykładowa definicja reguły wygląda następująco: 16
Rysunek 2. Przykładowa reguła księgowania po opisie zapisu Reguła księgowania może byd dopasowana na podstawie: - tekstu w opisie transakcji - kodu transakcji kod cyfrowy transakcji ustalony przez bank np. 034 odnowienie lokaty Dodatkowo w definicji reguły określa się czy reguła dotyczy wpłaty czy wypłaty. W definicji kont można użyd: #B - analityka banku (np.: 130-#B) #K - konto kontrahenta (np.: 201-1-#K) 17
Rysunek 3. Przykładowa reguły księgowania po kodzie transakcji Regułę księgowania można użyd np. w przypadku wypłat wynagrodzeo. Jeśli księgowania wypłat nie ma byd rozbijane oddzielnie na pracownika tylko księgowane wspólnie, oraz treśd takiego przelewu zawiera jakiś stały tekst np.: Wypłata wynagrodzenia za można zdefiniowad regułę która będzie księgowała takie zapisy na odpowiednie konto. 18