a 7 Kraków, dnia J 1 stycznia 2013 r. DYREKTOR IZBY SKARBOWEJ W KRAKOWIE NU-1/096-35/12 Naczelnik Urzędu Skarbowego Kraków - Krowodrza ul. Krowoderskich Zuchów 2 31-272 Kraków WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 6 ust. 5 pkt 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) pracownik Izby Skarbowej w Krakowie, kontroler rozliczeń Marta Szczekała, w oparciu o upoważnienie do kontroli nr NU-1/096-35/12 z dnia 22 listopada 2012 roku, wydane przez Wicedyrektora Izby Skarbowej w Krakowie z upoważnienia Dyrektora Izby Skarbowej w Krakowie, przeprowadził, w okresie od 23 listopada do 7 grudnia 2012r. kontrolę, w trybie zwykłym, w zakresie: Prawidłowość wydatkowania^ dokumentowania oraz ujmowania w ewidencji księgowej środków finansowych w okresie 12.2011r. - 06.2012 r. Ogólna ocena realizacji zadań będących przedmiotem powyższej kontroli jest pozytywna pomimo stwierdzonych nieprawidłowości. Dobór próby do badania został dokonany na podstawie oceny wszystkich materiałów źródłowych za okres grudnia 201 Ir. stycznia i lutego 2012r. z uwzględnieniem możliwości wpływu tych dokumentów w terminie późniejszym. W trakcie kontroli ustalono, iż w powyższym okresie łącznie zostało zaksięgowanych 429 dokumentów, w tym: - w miesiącu grudniu 2011 roku zostało zaksięgowanych 235 dokumentów tj: 215 dot. faktur, rachunków, not zewnętrznych oraz polecenia księgowania (dziennik IDM); 19 dot. wyciągów bankowych (dziennik IWB); 1 dot. raportu kasowego (dziennik IRK); - w miesiącu styczniu 2012 roku zostało zaksięgowanych 73 dokumentów tj: 57 dot. faktur, rachunków, not zewnętrznych oraz polecenia księgowania (dziennik IDM), 15 dot. wyciągów bankowych (dziennik 1WB); 1 dot. raportu kasowego (dziennik IRK); Podatkovv'3 ul. Wiśina 7, 31-007 Kraków centrala: +48 12 255 73 00 sekretariat: +48 12 422 00 47 fax: +48 12 422 43 86 e-mail: is@mp.mofnet.gov.pl j NIP: 676-17-73-084 www.is.krakow.pl
- w miesiącu lutym 2012 roku zostało zaksięgowanych 121 dokumentów tj: 100 dot. faktur, rachunków, not zewnętrznych oraz polecenia księgowania (dziennik IDM), 20 dot. wyciągów bankowych (dziennik 1WB); 1 dot. raportu kasowego (dziennik IRK). W toku kontroli sprawdzono 30 losowo wybranych dokumentów tj. ok. 7 % dokumentów z całej populacji, w tym: za miesiąc grudzień 2011 roku - 15 dokumentów, za miesiąc styczeń 2012 roku - 6 dokumentów i za miesiąc luty -9 dokumentów. Ocena realizacji zadań w przedmiotowym zakresie jest efektem analizy, kontroli i ocen cząstkowych następujących zagadnień: 1. W zakresie właściwego kwalifikowania operacji gospodarczych do właściwego rodzaju kosztów stwierdzono następujące nieprawidłowości: W toku analizy 24 operacji gospodarczych stwierdzono w 6 przypadkach nieprawidłowości polegające na błędnym przyporządkowaniu paragrafów wydatków bieżących do rodzajów kosztów: - koszty egzekucyjne w postępowaniu komomiczym ujęto na koncie kosztów 403 (podatki i opłaty), a winno być na koncie 409 (pozostałe koszty rodzajowe) - 3 przypadki) - badania profilaktyczne ujęto na koncie kosztów 402 (usługi), a winno być na koncie 405 (ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) -1 przypadek; - szkolenia zostały ujęte na koncie kosztów 409 (pozostałe koszty rodzajowe), a winno być na koncie 405 (ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) - 2 przypadki; Dodatkowo, z uwagi na powyższe nieprawidłowości, kontroli został poddany cały okres od 1.12.2011 do 30.06.2012r. Na podstawie analizy z programu SFINKS ustalono, iż w 201 Ir. badania lekarskie -- paragraf 4280 oraz szkolenia - paragraf 4550 były księgowane na prawidłowym koncie kosztowym tj. 405 (ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia), które służą do ewidencji kosztów z tytułu różnego rodzaju świadczeń na rzecz pracowników. Natomiast PFRON- paragraf 4140 ujęto na koncie kosztów 405 (Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia), a winno być na koncie 403 (podatki i opłaty), które służy między innymi do ewidencji kosztów z tytułu opłat o charakterze podatkowym. W okresie od stycznia do czerwca 2012r. powyższe koszty były księgowane na złych kontach kosztowych. Ponadto wydatki przyporządkowane do paragrafu 4610 były księgowane na dwóch różnych kontach
kosztowych - parkingi i holowanie samochodów na koncie 402, a dot. nienależnie pobranych kosztów egzekucyjnych na koncie 403. Skutkiem powyższego jest błędne przyporządkowanie poszczególnych paragrafów klasyfikacji budżetowej do kont kosztowych, co w konsekwencji powoduje błędy w rachunku zysków i strat sporządzanym na koniec roku obrotowego. Powyższe działanie niezgodne jest z załącznikiem nr 3 do Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. Dz. U. nr 128 z 2010r poz.861 z późń. zm. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej; 16 Zarządzenia nr 15 Naczelnika Urzędu Skarbowego Kraków - Krowodrza z dnia 9 sierpnia 2012 w sprawie wprowadzenia zasad rachunkowości oraz z wytycznymi Ministerstwa Finansów z dnia 4 lipca 2012r., przesłanymi drogą elektroniczną do urzędów skarbowych, dotyczących ujednolicenia przyporządkowania paragrafów do rodzajów kont kosztowych (ustalenia po naradzie Głównych Księgowych Izb Skarbowych). Ocena negatywna. 2. W zakresie zakwalifikowania wydatku do właściwego okresu rozliczeniowego stwierdzono w 1 przypadku nieprawidłowość polegającą na zaksięgowaniu do kosztów miesiąca stycznia postanowienia o kosztach Komornika Sądowego sygn. akt KM 7671/11 z dnia 31.12.2011r. które faktycznie dotyczyły miesiąca grudnia roku poprzedniego. Postanowienie to było wydane 31 grudnia 201 Ir. i pomimo wpływu do Urzędu w styczniu 2012r. powinno być przypisane do ksiąg roku 2011. Działanie takie przyczynia się do nierzetelnego obrazu sytuacji finansowej Urzędu przedstawionej w sprawozdaniu rocznym RB-28 oraz w bilansie za 2011 rok. Działanie takie jest niezgodne z art. 20 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152 poz. 1223 ze zm.) oraz 3 Załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 15 z dnia 09.08.2012 Naczelnika Urzędu Skarbowego Kraków Krowodrza w sprawie wprowadzenia zasad polityki rachunkowości. Ocena pozj^ywna z nieprawidłowościami.
3. W zakresie spełniania przez dokumenty wjmiogów ustawy o rachunkowości: - w 11 przypadkach na 11 zaistniałych sytuacji w 201 Ir. stwierdzono brak księgowania na bieżąco zaangażowania. Zaangażowanie zostało zaksięgowane zbiorczo w jednym dowodzie dnia 16.01.2012 z datą operacji 30.12.201 Ir. na podstawie zestawienia obrotów i sald, a nie dokumentów źródłowych, czym naruszono art. 4 ustawy o rachunkowości oraz 12 Zarządzenia nr 39 NUS Kraków Krowodrza z dnia 30 września 201 Ir. w sprawie wprowadzenia zasad polityki rachunkowości. Skutkiem powyższego był brak wstępnej kontroli zgodności zamierzonych wydatków z planem finansowym. - w 1 przypadku na 1 zaistniałą sytuację w grudniu 201 Ir. dokonano ewidencji wszystkich decyzji Naczelnika Urzędu Skarbowego Kraków Krowodrza zmieniających plan finansowy w jednjnn dowodzie pod jedną datą. Przedmiotowe decyzje są dowodami zdarzeń gospodarczych, które miały miejsce w różnych datach. Skutkiem takiego księgowania jest brak rzetelnego obrazu stanu faktycznego. Powyższym działaniem naruszono art. 23 ust 2 ustawy o rachunkowości. - w 3 przypadkach dotyczących postanowień o kosztach komomika sądowego stwierdzono, iż koszty te zostały zaksięgowane na koncie rozrachunkowym 201 rozrachunki z dostawcami i odbiorcami", które służy do ewidencji rozrachunków z tytułu dostaw, robót i usług, zamiast na koncie 240. Działanie takie jest niezgodne z załącznikiem nr 3 Plan kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych" do Rozporządzenia Min. Fin. z dnia 5 lipca 2010 w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej. Powyższe skutkuje błędnym ujęciem w księgach rachunkowych rozliczeń z tytułu komorniczych kosztów egzekucyjnych. Powyższe sytuacje miały miejsce wyłącznie w 2011 roku. Dyrektor Izby Skarbowej w Krakowie zauważa dokonane w kontrolowanym okresie zmiany wdrożenia kontroli z dniem 01.01.2012r. które skutkują wyeliminowaniem powyżej stwierdzonych nieprawidłowości.
- w 7 przypadkach na 7 zaistniałych sytuacji dotyczących kosztów egzekucyjnych w postępowaniu komorniczym stwierdzono błędnie wprowadzony do ksiąg i błędnie wskazany na dekrecie paragraf 4430 a winien być paragraf 4610. Skutkiem powyższego jest nieprawidłowe wykazanie wykonania według paragrafów w sprawozdaniach budżetowych i finansowych. Działanie to jest niezgodne z Załącznikiem nr 4 - Klasyfikacja paragrafów wydatków i środków" do Rozporządzenia MF z dnia 2 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2010 nr. 38 poz. 207 z późn. zm.). Ogólna ocena w zakresie spełniania przez dokumenty wymogów ustawy o rachunkowości jest pozytywna z nieprawidłowościami. 4. W zakresie terminowości zapisywania dokumentów do dziennika oraz daty zamknięcia ksiąg roku 201 Ir. nie stwierdzono nieprawidłowości. Ocena pozytywna. 5. W zakresie właściwej kwalifikacji wpłat na rachunek wydatków Urzędu - nie stwierdzono nieprawidłowości. Ocena pozytywna. 6. W zakresie zgodności operacji z polityką rachunkowości. W Urzędzie Skarbowym Kraków - Krowodrza w zakresie objętym kontrolą obowiązywały następujące regulacje wewnętrzne: - Zarządzenie Nr 39 Naczelnika Urzędu Skarbowego Kraków - Krowodrza z dnia 30 września 2011r. w sprawie prowadzenia polityki rachunkowości obowiązujące do 31 stycznia 2011r. oraz Zarządzenie Nr 15 Naczelnika Urzędu Skarbowego Kraków Krowodrza z dnia 09.08.2012r. dotyczące wprowadzenia zasad rachunkowości w Urzędzie Skarbowym Kraków Krowodrza obowiązujące od 1 stycznia 2012r. - Zarządzenie Nr 3 Naczelnika Urzędu Skarbowego Kraków - Krowodrza z dnia 5 lutego 2009r. w sprawie wprowadzenia procedur kontroli finansowej w Urzędzie Skarbowym Kraków Krowodrza. - Zarządzenie Nr 1 Naczelnika Urzędu Skarbowego Kraków - Krowodrza z dnia 3 stycznia 201 Ir. w sprawie zasad i sposobu rozliczania wydatków związanych z poborem podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych oraz sposobem opisywania potwierdzających je dokumentów.
Zarządzenie Nr 29 Naczelnika Urzędu Skarbowego Kraków - Krowodrza z dnia 12 września 201 Ir. w sprawie zasad pokrywania kosztów podróży służbowych, używania samochodów niebędących własnością pracodawcy do celów służbowych oraz przydziału i ewidencji biletów komunikacji miejskiej. Zarządzenie Nr 34 Naczelnika Urzędu Skarbowego Kraków - Krowodrza z dnia 15 września 201 Ir. w sprawie wdrożenia zasad alokacji wydatków Urzędu Skarbowego Kraków - Krowodrza z budżetu tradycyjnego do budżetu zadaniowego oraz wykonania wydatków w układzie zadaniowym. Zarządzenie Nr 35 Naczelnika Urzędu Skarbowego Kraków - Krowodrza z dnia 26 września 201 Ir. w sprawie wprowadzenia instrukcji ewidencjonowania wydatków strukturalnych ponoszonych przez Urząd Skarbowy Kraków - Krowodrza. Zarządzenie Nr 41 Naczelnika Urzędu Skarbowego Kraków - Krowodrza z dnia 30 września 2011 w sprawie zasad i sposobu rozliczenia wydatków związanych z działalnością komórki właściwej ds. egzekucji administracyjnej oraz sposobem opis5avania potwierdzających je dokumentów. W zakresie zgodności z przyjętymi uregulowaniami wewnętrznymi w obszarze rachunkowości budżetowej, w kontrolowanej jednostce, oprócz przypisania do złego okresu rozliczeniowego kosztów egzekucyjnych w postępowaniu komomiczym, złego przyporządkowania paragrafów klasyfikacji budżetowej do kont kosztowych, zbiorczego księgowania zaangażowania wydatków na koniec miesiąca pod jedną datą, stwierdzono także nieprawidłowość w zakresie właściwego kwalifikowania budżetu zadaniowego przy zatwierdzaniu środków do wypłaty. We wszystkich analizowanych przypadkach nie dokonano zatwierdzenia do wypłaty środków w ujęciu kodów budżetu zadaniowego. Skutkiem powyższego jest brak zatwierdzenia przez kierownika jednostki środków do wypłaty w rozbiciu kwoty wydatku na kody budżetu zadaniowego. Działanie to jest niezgodne z 1 Zarządzenia nr 34/2011 Naczelnika Urzędu Skarbowego Kraków - Krowodrza z dnia 26 września 201 Ir. oraz 15 ust. 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych. Dodatkowo kontroli poddano dokonywanie wydatków publicznych w porównaniu do planu finansowego jednostki z uwzględnieniem działów, rozdziałów, paragrafów oraz kodów
budżetu zadaniowego w okresie od 01.12.2011 do 30.06.2012, sprawdzając w aplikacji SZAFIN, czy nie nastąpiło naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Sprawdzeniu poddano każdy dzień grudnia 201 Ir. i średnio co 3 dzień w 2012r. zaczynając od 23 marca tj. od dnia przyznania planu finansowego decyzją Dyrektora Izby Skarbowej w Krakowie. Na podstawie tej analizy stwierdzono, iż w grudniu 201 Ir. miały miejsce liczne przekroczenia wykonania ponad plan finansowy w ramach kodów budżetu zadaniowego. Działanie jest niezgodne z 1 Zarządzenia nr 34/2011 Naczelnika Urzędu Skarbowego Kraków - Krowodrza z dnia 26 września 201 Ir., jednak nie doszło do naruszenia dyscypliny finansów publicznych ponieważ wykonanie w całym paragrafie mieściło się w planie. W 2 przypadkach nastąpiło przekroczenie wydatku ustalonego w planie finansowym jednostki w paragrafie w dniu 23.12.201 Ir. i kodzie budżetu zadaniowego w dniu 10.04.2012r.: W dniu 23.12.201 Ir. został zatwierdzony do wypłaty wydatek dot. papieru ksero oraz dokonano przelewu w całej wysokości wynikającej z faktury tj. 10.150,00zł w rozdziale 75009, paragrafie 4210. W planie finansowym w tym rozdziale i paragrafie były zabezpieczone środki. Do ksiąg wydatek ten został wprowadzony niezgodnie z jego zatwierdzeniem przez Główną Księgową i Kierownika Jednostki tj. kwotę 3867,00zł zaksięgowano w rozdziale 75647, a pozostałą kwotę 6.283,00zł strukturą procentową dotyczącą kodów budżetu zadaniowego z SZAFINA zaksięgowano w rozdziale 75009. Takie zaksięgowanie wydatku spowodowało przekroczenie planu finansowego przyznanego w rozdziale 75647 w paragrafie 4210 o kwotę 3.544,39zł. Ponadto w dniu 27.12.2011r. został zatwierdzony do wypłaty wydatek (dowód IDM 12000142) w wysokości 321,75zł z rozdziału 75647 paragrafu 4210 przez Główną Księgową i Naczelnika Urzędu Skarbowego, zwiększając tym samym przekroczenie wydatku do planu z kwoty 3.544,39 do kwoty 3.866,14zł. Decyzja z przesunięciem środków w rozdziale 75647 z 4300 do 4210 została podpisana i tym samym weszła w życie dopiero z dniem 28 grudnia 201 Ir. - pokrywając wcześniej dokonane wydatki. Z tą datą została ponownie zatwierdzona faktura opiewająca na kw. 10.150,00zł, zgodnie ze środkami w planie finansowym. Zaksięgowanie dokumentu niezgodnie z jego treścią ekonomiczną narusza art. 22 ustawy o rachunkowości.
w dniu 10.04.2012r. został zatwierdzony do wypłaty przez Główną Księgową oraz Zastępcę Naczelnika Urzędu PFRON za miesiąc marzec 2012r. Przelew ten został wprowadzony do ksiąg tego samego dnia, zgodnie z wyciągiem bankowym nr 64 oraz strukturą w budżecie zadaniowym według zatrudnienia, jednak decyzja nr 2/2012 z 10.04.2012 zmieniająca plan finansowy w rozdziale 75009, paragrafie 4140 była błędnie sporządzona, wg nieobowiązującej już struktury zatrudnienia. Spowodowało to przekroczenie planu finansowego w rozdziale 75009, paragrafie 4140, kodzie budżetu zadaniowego 04.01.01.01 o 39,00zł. Decyzja pokrywająca w planie finansowym środki na ten wydatek została podpisana i weszła w życie dopiero z dniem 13 kwietnia 2012r. W terminie od 10 do 12 kwietnia nie było pokrycia w planie finansowym na dokonany wydatek w wysokości 39,00zł w rozdziale 75009, paragrafie 4140, kodzie budżetu zadaniowego 04.01.01.01. Powyższe działanie narusza art. 46 ustawy o finansach publicznych, jednak zgodnie z art. 26 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych z dnia 17.12.2004r. ze względu na małą kwotę tj. 39,00zł nie stanowi naruszenia dyscypliny finansów publicznych. Ogólna ocena w zakresie zgodności operacji w Urzędzie z polityką rachunkowości jest negatywna. Głównymi przyczynami stwierdzonych nieprawidłowości jest nieprzestrzeganie w pełni obowiązków wynikających z ustawy o finansach publicznych w przypadku poniesienia wydatku przekraczającego przyznany plan finansowy w układzie budżetu zadaniowego, ustawy o rachunkowości tj. zasady memoriału w przypadku ujmowania dowodów księgowych do ksiąg rachunkowych, błędnego przypisania poszczególnych paragrafów kwalifikacji budżetowej do kont kosztowych, mylnej kwalifikacji wydatku w poszczególnych paragrafach oraz brak właściwego przestrzegania uregulowań wewnętrznych obowiązujących w kontrolowanej jednostce. W związku z powyższym zalecam: 1. Wdrożyć rozwiązania w zakresie nadzoru i kontroli w celu: - wydatkowania nie powodującego przekroczenie planu finansowego wydatków w ujęciu rozdziału, paragrafu i kodów budżetu zadaniowego; - prawidłowego zakwalifikowania poniesionych kosztów do właściwego okresu rozliczeniowego oraz właściwego konta kosztowego i paragrafu wydatków budżetowych;
- zapewnienia właściwego zatwierdzenia do wypłaty środków wraz z ujęciem kodów budżetu zadaniowego. Dyrektor Izby Skarbowej w Krakowie oczekuje informacji o wykonaniu zaleceń lub wykorzystaniu wniosków, a także o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego pisma. Zup-dyrektora Izby Skarbowej w Krakowie JarosktO^yorczyca WiCEł^YREKTOR Otrzymują: 1. Adresat 2. a/a