Warszawa, dn. 09.10.2013 r. Zaproszenie do składania ofert na realizację usługi cateringowej w trakcie szkolenia w projekcie WIARYGODNY SPRZEDAWCA budowanie nowoczesnych relacji handlowych współfinansowanym ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytet VIII Regionalne Kadry Gospodarki Działanie 8.1 Rozwój pracowników w regionie Poddziałanie 8.1.1. Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw Oferty należy przesyłać do 23.10.2013 r. 1
I. ZAMAWIAJĄCY DOOR Group S.A. Ul. Włodarzewska 33 02-384 Warszawa NIP 113-00-60716 Osoba wyznaczona do kontaktów roboczych w sprawie niniejszego zapytania: Anna Bekasiewicz E-mail: anna.bekasiewicz@door.com.pl Zapytania i prośby o wyjaśnienia dotyczące postępowania prosimy kierować drogą mailową na adres anna.bekasiewicz@door.com.pl. Odpowiedzi będą przesyłane oraz umieszczane na stronie www.door.com.pl, w zakładce dotyczącej niniejszego postępowania, bez ujawniania źródła zapytania w ciągu 2 dni od wpłynięcia zapytania. W celu prawidłowego przeprowadzenia konkursu, Zamawiający wyznacza termin zadawania pytań dotyczących Przedmiotu Zamówienia, który upływa na trzy dni robocze przed ostatecznym terminem złożenia ofert, czyli pytania można zadawać do 18.10.2013 r. Pytania zadane po tym terminie, pozostaną bez odpowiedzi. II. POSTANOWIENIA OGÓLNE Zamawiający zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty w postępowaniu ofertowym, którego celem jest wyłonienie Wykonawcy, który zrealizuje usługę cateringową podczas czterech 2-dniowych szkoleń w projekcie współfinansowanym ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego na terenie miasta Warszawa w ramach realizowanego projektu otwartego WIARYGODNY SPRZEDAWCA budowanie nowoczesnych relacji handlowych w ramach POKL Poddziałanie 8.1.1. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych oraz wariantowych. Zamawiający dopuszcza możliwość zwiększenia zamówienia maksymalnie do 50% wartości zamówienia wynikającego z niniejszego zapytania ofertowego. Opis przedmiotu zamówienia wg Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): 55000000-0 Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego 55300000-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA W skład Przedmiotu Zamówienia wchodzi następująca usługa: 1. przygotowanie i dostawa do miejsca organizacji szkolenia całodniowego wyżywienia dla grupy (uczestnicy plus trener/ka) w podziale na lunch i przerwę kawową w trakcie dwudniowych szkoleń. Cena usługi powinna obejmować koszt dostarczenia wyżywienia 2
wraz z własnym serwisem obiadowym i kawowym, w miejscu szkolenia i w określonych godzinach oraz usługę kelnerską. Okres realizacji usługi: od 28.10.2013 r. do 30.11.2013 r. Godz. szkolenia: 9:00-17:00 w trakcie obydwu dni szkoleniowych Miejsce realizacji szkoleń: Warszawa Wielkość grupy szkoleniowej: około 12 osób Liczba grup szkoleniowych: 4 IV. KRYTERIA DOSTĘPU W celu zapewnienia odpowiedniej jakości Zamawianych usług oraz dokonania prawidłowego wyboru Wykonawcy, ustala się następujące kryteria dostępu: 1. Wyżywienie: - lunch (pierwszego i drugiego dnia szkolenia dla wszystkich uczestników i trenera/ki) podany w ustalonej godzinnej przerwie i składający się z dania pierwszego (zupa lub krem), dania drugiego (porcja mięsa lub ryby, warzywa lub surówka lub sałatka, makaron lub ziemniaki lub kasza), deseru oraz jednego napoju ciepłego lub zimnego, - przerwa kawowa ciągła (pierwszego i drugiego dnia szkolenia dla wszystkich uczestników i trenera/ki) podana zgodnie z harmonogramem szkolenia, złożona z herbaty, kawy, mleka/śmietanki, cukru, wody, ciasteczek lub ciasta; 2. Obsługa: - przygotowanie, dowóz i ekspozycję w formie stołu szwedzkiego przerwy kawowej dla całej grupy min 30 minut przed pierwszą przerwą kawową (gorące napoje); - przygotowanie, dowóz i ekspozycję w formie stołu szwedzkiego świeżo przygotowanego i gotowego do spożycia lunchu dla całej grupy min 15 minut przed przerwą obiadową; - uzupełnienie napojów przed rozpoczęciem drugiej przerwy kawowej; - obsługa kelnerska podczas lunchu - dostawa własnego serwisu obiadowego i kawowego (porcelana i/lub szkło, wykluczając naczynia jednorazowe), obrusu oraz serwetek, sztućców. 3. Doświadczenie w świadczeniu podobnych usług: - Oferent posiada doświadczenie w świadczeniu podobnych usług z ostatnich 6 miesięcy licząc od dnia ogłoszenia niniejszego zapytania (zrealizowanych minimum 16 dni obejmujących podobne wyżywienie dla grup minimum 12 osobowych). 4. Pozostałe: a) Faktura wystawiona nie później niż 7 dni po zakończeniu szkolenia z podziałem na poszczególne usługi zgodnie z obowiązującą stawką VAT; b) Gwarancja niezmienności cen w okresie realizacji zamówienia; c) Zaproponowane ceny brutto nie przekraczają kwot założonych w budżecie projektu. Docelowo rozpatrywane będą tylko oferty, które nie przekraczają budżetu założonego w projekcie; 3
d) Wykonawca nie może być powiązany z Zamawiającym ani kapitało ani osobowo. Kryterium będzie weryfikowane na postawie przesłanego Oświadczenia stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego Zaproszenia. Spełnienie kryteriów dostępu będzie weryfikowane na postawie treści przesłanej Oferty jak również dołączonych do niej zdjęć, Oświadczeń oraz wszelkiej dołączonej do Oferty dokumentacji, na postawie której jednoznacznie będzie można stwierdzić spełnienie kryteriów. Oferta niespełniająca minimum jednego z wyżej wymienionego kryterium dostępu, zostanie odrzucona i nie będzie podlegać dalszej ocenie punktowej. V. KRYTERIA OCENY OFERT Ocena zamówienia nastąpi wg rankingu łącznej liczby punktów uzyskanej przez Oferenta, w którym oferta z największą liczbą punktów wygrywa. Cena Zgodnie z kryteriami dostępu docelowo rozpatrywane będą tylko oferty, które nie przekraczają budżetu założonego w projekcie. Zostanie przeprowadzony ranking wg cen w ramach poszczególnych elementów: Cena lunchu waga 60 % Cena przerwy kawowej waga 40 % Punktacja za poszczególne elementy zostanie przyznana w następujący sposób: oferta z najniższą ceną otrzymuje liczbę pkt równą liczbie złożonych ofert (n), kolejne oferty otrzymują n minus1 pkt, minus 2 pkt, itd. Tak przyznane punkty zostaną przemnożone przez wagę wyznaczoną dla każdego elementu ceny. Następnie przyznane punkty zostaną zsumowane. Do realizacji zamówienia wybrana zostanie Oferent, którego oferta otrzymała najwyższą liczbę punktów. VI. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA ORAZ TERMIN I SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY Oferta powinna zawierać: Dane Oferenta Opis potwierdzający spełnienie wszystkich kryteriów dostępu (załącznik 1) Opis proponowanego wyżywienia Cenę brutto Przedmiotu Zamówienia (załącznik 2) Oświadczenie Oferenta wg dołączonego wzoru (załącznik nr 3) Termin i sposób złożenia oferty: Oferty należy dostarczyć do DOOR GROUP S.A. w wersji papierowej oraz w wersji elektronicznej w terminie do dnia 23.10.2013 r. Drogą elektroniczną na adres mailowy: anna.bekasiewicz@door.com.pl oraz pocztą zwykłą na adres Zamawiającego lub osobiście do siedziby Zamawiającego. 4
VII. INFORMACJE DODATKOWE DOOR GROUP S.A. zastrzega sobie prawo do prowadzenia negocjacji w odniesieniu do całości zakresu złożonych ofert oraz do zawarcia umowy z Oferentem wyłonionym w drodze konkursu i negocjacji, który uzyska największą liczbę punktów, a zakres umowy będzie obejmował całość prac objętych ofertą. DOOR GROUP S.A. ponadto zastrzega sobie prawo do odwołania zaproszenia i odstąpienia od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu nie przysługują Oferentom żadne roszczenia wobec DOOR GROUP S.A. Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje DOOR GROUP S.A. do żadnego określonego działania. DOOR GROUP S.A. zastrzega sobie prawo wyboru kolejnej najlepszej oferty w przypadku rezygnacji z podpisania umowy przez Oferenta, który został wybrany. Z chwilą złożenia oferty, Oferent zobowiązany jest nie ujawniać publicznie ani osobom trzecim, bez uprzedniej pisemnej zgody DOOR GROUP S.A. faktu złożenia oferty, prowadzenia i zakończenia negocjacji. Szczegółowych informacji udziela: Anna Bekasiewicz anna.bekasiewicz@door.com.pl Dane zamawiającego: DOOR Group S.A. ul. Włodarzewska 33 02-384 Warszawa Fax. 022 824 07 94 5
ZAŁĄCZNIK NR 1 SPEŁNIENIE KRYTERIÓW DOSTEPU KRYTERIUM DOSTĘPU Wyżywienie - lunch - przerwa kawowa ciągła OPIS SPEŁNIENIE KRYTERIUM DOSTĘPU Obsługa Doświadczenie w świadczeniu podobnych usług Pozostałe: W szczególności potwierdzić: - Faktura wystawiona nie później niż 7 dni po zakończeniu szkolenia z podziałem na poszczególne usługi zgodnie z obowiązującą stawką VAT; - Gwarancja niezmienności cen w okresie realizacji zamówienia; 6
ZAŁĄCZNIK NR 2 - FORMULARZ CENOWY CENNIK USŁUG DLA OFERENTA* Usługa Przerwa kawowa ciągła (zgodnie z załączoną propozycją menu) Lunch (zgodnie z załączonymi propozycjami menu) J.m. Sztuka Sztuka Cena jednostkowa netto w PLN Cena brutto w PLN *Ceny zawierają koszt dostawy, obsługi kelnerskiej oraz serwisu obiadowego i kawowego. Wstępna kalkulacja oferty (rozliczenie może różnić się od oferty jedynie w stosunku do liczby osób w grupie na podstawie rzeczywiście zrealizowanego zamówienia) Usługa Przerwa kawowa ciągła (zgodnie z załączoną propozycją menu) Lunch (zgodnie z załączoną propozycją menu) Cena jednostkowa netto w PLN Liczba jednostek 24 szt. (12 osób / 2 dni) 24 szt. (12 osób / 2 dni) Wartość netto w PLN Wartość brutto w PLN Łącznie dla grupy Gwarantujemy niezmienność powyższych cen w okresie realizacji zamówienia. Podpis Oferenta. 7
ZAŁĄCZNIK NR 3 - WZÓR OŚWIADCZENIA Oświadczenie Oświadczamy, że Oferent: 1. nie posiada zaległości z tytułu należności publicznoprawnych, 2. nie pozostaje pod zarządem komisarycznym, nie znajduje się w toku likwidacji, postępowania upadłościowego, postępowania naprawczego, 3. osoby będące członkami jego organów zarządzających bądź wspólnikami nie zostały skazane prawomocnym wyrokiem za przestępstwa: składania fałszywych zeznań, przekupstwa, przeciwko mieniu, wiarygodności dokumentów, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, obrotowi gospodarczemu, systemowi bankowemu, karnoskarbowe albo inne związane z wykonywaniem działalności gospodarczej lub popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, 4. posiada uprawnienia do wykonywania działalności będącej przedmiotem ofert 5. posiada niezbędny potencjał techniczny, 6. znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie Zamówienia. 7. nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie Zamówienia na podstawie art. 24 ust. 1 i ust. 2 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych. 8. Nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między DOOR Group SA lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu DOOR Group SA lub osobami wykonującymi w imieniu DOOR Group SA czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Podpis i pieczątka Wnioskodawcy 8