Przewodnik Delegacje HRnest.pl INTERNETOWY SYSTEM ZARZĄDZANIA WNIOSKAMI URLOPOWYMI, DELEGACJAMI I CZASEM PRACY
Logowanie do systemu: https://hrnest.io/account/logon Moduł Delegacje RODZAJE KONT...3 KONFIGURACJA SYSTEMU...4 Określenie struktury firmy... 4 Dodawanie kont Kierowników i Pracowników... 5 Wysyłanie zaproszeń z danymi dostępowymi do systemu... 7 Ustawianie dni wolnych od pracy... 7 KONFIGURACJA MODUŁU DELEGACJE (tylko dla Działu kadr)...9 Osoby rozliczające...10 Stawki kilometrowe...10 OBIEG DOKUMENTÓW W MODULE DELEGACJE...10 STRONA GŁÓWNA...11 DODAJ POLECENIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO...12 POLECENIA WYJAZDU SŁUŻBOWEGO...12 DODAJ ROZLICZENIE...14 KOŃCOWE ROZLICZANIE DELEGACJI...16 Rozliczenia delegacji...18 ZESTAWIENIE KOSZTÓW ROZLICZONYCH WYJAZDÓW SŁUŻBOWYCH...18 ZASTĘPSTWO...19 2
Podróże służbowe są stałym elementem życia zawodowego pracowników wielu dużych i małych firm. Moduł Delegacje systemu HRnest pozwala maksymalnie uprościć procedury i obieg dokumentów związany z wyjazdami w sprawach zawodowych, a także ułatwia rozliczanie zakończonych delegacji i usprawnia komunikację między pracownikami, a przełożonymi. W module znajduje się wszystko, co niezbędne do rozliczania kosztów podróży. Proces zaczyna się jeszcze przed wyjazdem Pracownik wypełnia prosty formularz Polecenia wyjazdu służbowego, podając podstawowe informacje na temat delegacji. Po powrocie Pracownik dokumentuje wszelkie wydatki, jakie poniósł w trakcie podróży służbowej i w ciągu 14 dni od jej zakończenia, wypełnia (samodzielnie lub z pomocą przełożonego albo Działu kadr) Rozliczenie delegacji, dołączając skany rachunków i faktur. Gotowy dokument trafia następnie do osoby rozliczającej delegację. Ta, aby zakończyć proces rozliczania wyjazdu służbowego, sprawdza poprawność podanych przez Pracownika danych, wprowadza wartości diet i ryczałtów oraz ostatecznie zatwierdza dokument. Na koniec Pracownikowi zwracane są poniesione koszty. Niniejszy przewodnik pozwoli Ci zrozumieć jak zarządzać dokumentami w module Delegacje, a w przypadku Działu kadr pomoże- szybko skonfigurować konta pracowników. RODZAJE KONT Pracownik konto użytkownika. Umożliwia Pracownikowi zarządzanie jego dokumentami. Pracownik może być także osobą rozliczającą, co oznacza, że funkcje jego konta zostaną rozszerzone o możliwość końcowego rozliczania delegacji. Przełożony konto użytkownika, który oprócz dostępu do swoich własnych dokumentów może także zarządzać dokumentami podwładnych. Także przełożony może zostać ustawiony wyznaczony jako osoba rozliczająca. Dział kadr konto administratora. Umożliwia konfigurację ustawień systemu i zarządzanie wszystkimi kontami. 3
KONFIGURACJA SYSTEMU (tylko dla Działu kadr) (sekcja Szybki start dostępna na stronie głównej) Określenie struktury firmy Pracę z systemem należy rozpocząć od określenia struktury firmy poprzez dodanie działów firmy. W tym celu kliknij Dodaj działy firmy na stronie głównej. Następnie wprowadź nazwę danego działu i kliknij przycisk Dodaj. 4
Dodawanie kont Kierowników i Pracowników Zacznij konfigurację modułu od utworzenia kont Pracowników. Kliknij w Dodaj konta pracowników na stronie głównej lub z menu wybierz Organizacja > Dodaj pracownika. W pierwszej zakładce możesz dodać pojedyncze osoby wystarczy wypełnić formularz. Pola oznaczone (*) są obowiązkowe. Ważne jest, by najpierw utworzyć konta dla Kierowników w firmie. Pole Wymaga przełożonego? określa, czy wnioski wystawione przez Pracownika mają trafiać do zatwierdzenia przez Przełożonego, czy też powinny być kierowane do Działu kadr (gdy np. dany Pracownik nie ma zwierzchnika). Kolejne pole Przełożony definiuje tegoż zwierzchnika. Lista rozwijana zawiera nazwiska osób, które wcześniej oznaczone zostały jako Kierownicy (czyli z listy Czy jest kierownikiem? wybrano Tak). Osoba wybrana z listy będzie odpowiedzialna za zatwierdzanie wniosków wystawianych przez danego pracownika. Pole Język użytkownika odpowiada za język interfejsu danego pracownika. jeśli dany Pracownik jest obcokrajowcem, możesz zmienić język jego konta na angielski. Poza dodawaniem pojedynczych Pracowników, HRnest umożliwia również zbiorcze tworzenie kont, co jest szczególnie przydatne, gdy w firmie pracuje duża liczba pracowników. W tym celu przejdź do zakładki Import pracowników dostępnej w sekcji Szybki start (krok 3) na stronie głównej albo z menu bocznego wybierz Konfiguracja, a następnie kliknij kafelek Narzędzia. Proces dodawania kont składa się z kilku kroków. Zacznij od pobrania szablonu. 5
Szablon wypełnij danymi i zapisz go na dysku. Następnie wskaż z listy dział, do którego przypisani zostaną Pracownicy i załaduj plik. Konta zostaną utworzone automatycznie. Listę kont Pracowników, które zostały utworzone, możesz przeglądać w zakładce Pracownicy, widocznej w menu bocznym w sekcji Organizacja. Zawiera ona m.in. informację o loginach Pracowników. Dane te możesz eksportować do Excela. Nowo utworzone konto Pracownika możesz modyfikować, np. możesz nadać mu prawo do wystawiania wniosków za innych pracowników lub możesz uzupełnić datę zakończenia pracy. W tym celu z menu po lewej stronie wybierz sekcję Organizacja i kliknij ikonę zielonej lupki, widoczną po prawej stronie danego pracownika. Otworzy się okno Szczegółów konta Pracownika. W górnej części znajdziesz jego podstawowe dane:. m.in. login (generowany jest automatycznie przez system) oraz informację czy konto jest zablokowane. Gdy konto jest zablokowane, użytkownik nie może się zalogować, ale wszystkie jego dane są nadal widoczne w systemie dla Działu kadr (np. gdy pracownik odszedł z firmy). Pole Adres e-mail wskazuje na adres mailowy, na który przesyłane będą komunikaty systemowe o zmianach statusu wniosków wystawionych przez Pracownika lub jego podwładnych, jeśli jest on Kierownikiem. Jeśli pole to pozostanie puste, powiadomienia mailowe nie będą wysyłane. 6
Wysyłanie zaproszeń z danymi dostępowymi do systemu HRnest pozwala wysłać pracownikom zaproszenie wraz z danymi dostępowymi do systemu. Zaproszenie takie można wysłać do pojedynczej osoby lub do grupy osób (jednorazowo maksymalnie do 100 osób), które mają ustawione adresy e-mail w systemie HRnest. Aby wysłać zaproszenia, wybierz z menu bocznego sekcję Organizacja i przejdź do zakładki Zaproszenia, a następnie u góry, po prawej stronie kliknij Wyślij zaproszenia. Następnie wybierz osoby, do których chcesz wysłać zaproszenie i kliknij Wyślij. Treść zaproszenia widoczna jest po prawej stronie. Przy pierwszym logowaniu do systemu Pracownik poza loginem musi podać hasło tymczasowe. Hasło to widoczne jest po przejściu do Konfiguracji (menu boczne) i wybraniu kafelka Ustawienia ogólne. Jeśli hasło zostanie zmienione, to nowe będzie obowiązywać jedynie dla kont utworzonych po zmianie hasła. Podczas pierwszego logowania Pracownik zostanie poproszony o zmianę hasła na własne. Ustawianie dni wolnych od pracy Kalendarz dni wolnych wykorzystywany jest przez aplikację HRnest do automatycznego zliczania dni urlopu przy wystawianiu wniosków urlopowych. Zawiera on zestawienie dni wolnych (np. soboty, niedziele, święta) dla danego Pracownika w danym roku. System umożliwia tworzenie wielu typów kalendarzy i przyporządkowywanie ich do określonych Pracowników. Aby zmienić dni wolne w danym roku, z menu po lewej stronie wybierz sekcję Konfiguracja, a następnie kliknij kafelek Kalendarz dni wolnych lub użyj skrótu w sekcji Szybki start (krok 5). 7
Po lewej stronie znajduje się zestawienie Pracowników wraz z przyporządkowanymi do nich kalendarzami dni wolnych. Lista kalendarzy znajduje się po prawej stronie. Aby zmienić przyporządkowanie kalendarza do Pracownika, wybierz Pracownika lub Pracowników z listy oraz właściwy kalendarz i kliknij przycisk Zapisz. Aby zobaczyć wybrany kalendarz i móc go edytować, kliknij Szczegóły przy jego nazwie. Dni wolne oznaczone są kolorem niebieskim i czerwonym (święta). Możesz je dodawać lub usuwać klikając w dany dzień na kalendarzu lub korzystając z opcji dostępnych nad kalendarzem. 8
KONFIGURACJA MODUŁU DELEGACJE (tylko dla Działu kadr) Najniżej położony przycisk z lewej strony menu systemu, dostępny jedynie dla Działu kadr, kieruje do sekcji Konfiguracja, w tym także do sekcji Konfiguracja Delegacje. W Konfiguracja Delegacje - Ustawienia Dział Kadr zarządza funkcjami dostępnymi dla Pracowników. Można tu m. in. ukryć lub udostępnić sekcję rozliczenia podróży prywatnym lub służbowym samochodem, umożliwić samodzielne rozliczanie delegacji, dodać diety i ryczałty. Ważną funkcją jest oznaczenie, po którym kursie zostanie rozliczona zaliczka na delegacje zagraniczne: po kursie zaliczki czy po kursie rozliczenia delegacji. Wszystkimi opcjami zarządza się przy pomocy przycisku Zmień umieszczonego po prawej stronie danej funkcji. 9
Osoby rozliczające W tym miejscu możesz nadawać pracownikom uprawnienia finalnego rozliczania delegacji. Znajdź na liście odpowiednią osobę i kliknij Dodaj, a wskazany pracownik otrzyma wgląd w delegacje wszystkich pracowników, w zestawienia kosztów delegacji, a także uzyska możliwość końcowego rozliczania wyjazdów służbowych. Stawki kilometrowe W tej zakładce możesz sprawdzić aktualne stawki kilometrowe za podróże pojazdami prywatnymi oraz jeśli jest taka potrzeba - zmienić je przyciskiem Edytuj. OBIEG DOKUMENTÓW W MODULE DELEGACJE Moduł Delegacje systemu HRnest opiera się na dwóch rodzajach dokumentów: Polecenie wyjazdu służbowego (PWS) oraz Rozliczenie delegacji (RD). Polecenie wyjazdu służbowego zazwyczaj wypełnia Pracownik, lecz może tego dokonać również Przełożony lub Dział kadr. Po wystawieniu dokumentu przełożony zatwierdza go lub odrzuca. Jeśli dokument został zaakceptowany i wyjazd się odbył, to po zakończonej delegacji Polecenie wyjazdu służbowego jest rozliczane i płynnie przechodzi w Rozliczenie delegacji. Rozliczenie delegacji rozpoczyna Pracownik, a kończy osoba wyznaczona przez firmę do rozliczeń 10
lub Dział kadr osobiście. Pracownik przedstawia koszty podróży, zakwaterowania i wyżywienia. Po uzupełnieniu danych dołącza skany rachunków i faktur, a następnie przekazuje dokument do dalszego rozliczenia w systemie. Osoba rozliczająca, po skalkulowaniu diet i ryczałtów oraz zweryfikowaniu wszystkich danych, nadaje dokumentowi status Rozliczony. Rozliczenie delegacji jest gotowe do wydrukowania. Rozliczenie delegacji może powstać także jako niezależny dokument (bez wcześniejszego wystawienia PWS). STRONA GŁÓWNA Na samej górze strony głównej znajdują się boksy z podsumowaniem najważniejszych parametrów konta. Pod nimi pokazane są najnowsze wnioski, które czekają na akceptację Działu kadr. Po prawej stronie znajduje się lista osób nieobecnych w danym dniu. Poniżej prezentowane są komunikaty systemowe, np. informacja, że dany pracownik nie ma ustawionego adresu e-mail lub wskazanego przełożonego. Na dole znajduje się sekcja Szybki start, pozwalająca na konfigurację systemu. Podzielona jest na pięć kroków, które należy wykonać, by szybko i łatwo sposób przygotować aplikację do pracy. Kroki te są podlinkowane tak, by jednym kliknięciem przejść do odpowiedniej opcji. 11
DODAJ POLECENIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO Przycisk Dodaj PWS widoczny z lewej strony po rozwinięciu modułu Delegacje, umożliwia utworzenie nowego Polecenia wyjazdu służbowego. Przenosi on na stronę formularza, który należy uzupełnić wpisując szczegóły planowanej delegacji oraz dane o pobranych zaliczkach. System przekazuje gotowy dokument do akceptacji przełożonego. Jeśli pracownik wystawiający PWS nie ma przełożonego, dokument trafia bezpośrednio do Działu kadr. POLECENIA WYJAZDU SŁUŻBOWEGO Polecenia wyjazdu służbowego to zestawienie wszystkich wystawionych dokumentów tego typu. Pracownik widzi jedynie swoje PWS-y, kierownik natomiast PWS-y swoje i swoich podwładnych. Osoba rozliczająca oraz Dział kadr widzą wszystkie PWS-y wystawione w systemie. W tym miejscu można sprawdzić status dokumentu i go podejrzeć. Jeśli dokument nie został jeszcze zatwierdzony, Pracownik może go edytować. Ikona pozwala Pracownikowi na przejście do kolejnego etapu obiegu dokumentu rozliczenia zatwierdzonego Polecenia wyjazdu służbowego. Może to także uczynić przechodząc do podglądu 12
dokumentu i klikając w zielony przycisk Rozlicz, który znajduje się na jego końcu. Przycisk będzie widoczny tylko wtedy, gdy dokument został zatwierdzony przez przełożonego. Przełożony zatwierdza przygotowane przez Pracowników Polecenia wyjazdu służbowego przy pomocy ikony, która przenosi go na stronę zatwierdzania dokumentu. Dostępne są tutaj przyciski Zatwierdź i Odrzuć. 13
DODAJ ROZLICZENIE W tym miejscu możesz utworzyć rozliczenie delegacji, dla której Polecenie wyjazdu służbowego nie zostało zarejestrowane w systemie. Możesz to także zrobić wybierając przycisk + Rozliczenie widoczny na górze strony, w sekcji Polecenia wyjazdu służbowego lub Rozliczenia delegacji. Rozliczenie zacznij od wypełnienia formularza zawierającego podstawowe informacje o delegacji. Jeśli delegacja była delegacją zagraniczną, wskaż także daty i godziny przekroczenia granicy. Czas pobytu Pracownika poza granicami kraju liczony jest w zależności od środka komunikacji inaczej dla podróży lądowej, lotniczej i morskiej: przy podróży lądowej - od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju. przy podróży lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju. przy podróży morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego. Po uzupełnieniu i sprawdzeniu prawidłowości danych, kliknij przycisk Rozlicz koszty delegacji. 14
W następnym etapie rozlicz podróż pojazdami prywatnymi lub służbowym wypełniając tzw. kilometrówkę i zatwierdzając ją przyciskiem +. System automatycznie wyliczy jej wartość. Następnie rozlicz się z pozostałych kosztów delegacji poprzez wskazanie odpowiednich rachunków, biletów i faktur np. za nocleg, podróż samolotem, pociągiem i zaakceptowanie każdej nowej pozycji przyciskiem +. Kolejnym krokiem jest Rozliczenie diet. Dodając dietę skorzystaj z wyliczonego już czasu podróży, widocznego na górze sekcji. Wprowadź te dane do formularza i zatwierdź zielonym krzyżykiem. Jeśli rozliczasz delegację zagraniczną, wprowadź osobno czas spędzony w podróży do granicy, osobno pobyt za granicą i osobno powrót od granicy. Ostatnią opcją jest Rozliczenie ryczałtów. Wskaż rodzaj ryczałtu, kraj i liczbę dób lub diet, a następnie zatwierdź plusikiem. Mnożniki i stawki diet dobierane są automatycznie w zależności od wybranego ryczałtu. 15
Na końcu znajduje się sekcja Załączniki, gdzie możesz dołączyć skany lub zdjęcia dokumentów potrzebnych do rozliczenia. Wszystkie powyższe sekcje są opcjonalne i możesz je uzupełnić także później, w kolejnym kroku. Po uzupełnieniu wszystkich danych kliknij przycisk Przekaż do rozliczenia, który kończy fazę rozliczenia przez Pracownika. KOŃCOWE ROZLICZANIE DELEGACJI W następnej fazie rozliczenie trafia do osoby uprawnionej do rozliczania delegacji. Jeśli w Twojej firmie osoba ta uzupełnia wszystkie informacje, które opisaliśmy w poprzednich krokach, to Pracownik może załączyć same dokumenty. Końcowe rozliczenie delegacji polega na zweryfikowaniu danych wprowadzonych przez Pracownika i uzupełnieniu braków lub skorygowaniu błędów, a także na wprowadzeniu kursów walut (w przypadku podróży zagranicznej). Kursy możemy wprowadzić osobiście, klikając w odpowiednie pole i wprowadzając wartość ręcznie lub pobrać bezpośrednio z NBP, wybierając niebieską ikonkę budynku. Kliknięcie zielonego plusika dodaje kursy. 16
W ostatnim kroku sprawdź podsumowanie delegacji, kliknij Przelicz (jeśli dokonałeś/-aś jakichś zmian i chcesz zaktualizować wartości), a następnie kliknij Zapisanie rozliczenie. Jeśli chcesz dokończyć pracę później, wybierz Zapisz do późniejszej edycji. Po wykonaniu rozliczenia możesz oznaczyć daty zwrotu kosztów delegacji pracownikowi. Opcja ta jest dostępna podczas podglądu szczegółów rozliczonej już delegacji. Możesz tu także zmienić numeru Rozliczenia delegacji. Gotowy dokument możesz pobrać w formacie PDF lub wydrukować. 17
Rozliczenia delegacji W tej zakładce znajdują się wszystkie dokumenty Rozliczeń delegacji utworzone przez użytkownika. Jeśli użytkownik jest przełożonym, w tym miejscu widzi także rozliczenia swoich podwładnych. Każdy dokument ma nadany status (Utworzony, Częściowo rozliczony przez pracownika, Przekazany do dalszego rozliczenia lub Rozliczony) i numer powiązanego Polecenia podróży służbowej. Filtry umożliwiają filtrowanie dokumentów według wybranych kryteriów. Jeśli dokument nie został jeszcze przekazany do dalszego rozliczenia, to tutaj możliwa jest jego edycja lub usunięcie. ZESTAWIENIE KOSZTÓW ROZLICZONYCH WYJAZDÓW SŁUŻBOWYCH Dział kadr i osoby rozliczające delegacje mają dostęp do jeszcze jednej funkcji modułu: Zestawienia kosztów delegacji. Tu widoczne są kwoty wydane na podróże, diety i ryczałty. Pole Miesiąc bazuje na dacie rozpoczęcia delegacji. Dzięki filtrowaniu można obejrzeć zestawienie delegacji danego pracownika lub pracowników z danego działu. 18
Aby przejść do bardziej selektywnego podziału rachunków, kliknij przycisk Szczegóły widoczny pod Koszty delegacji rachunki, faktury (PLN). Możesz dzięki temu przeanalizować rachunki i faktury według kategorii lub według metody płatności. ZASTĘPSTWO System HRnest umożliwia ustawienie zastępstwa dla przełożonego. Dzięki niemu podczas nieobecności osoba wyznaczona przez Kierownika będzie mogła akceptować wnioski urlopowe podwładnych. Aby włączyć tę opcję z lewego menu należy wybrać Zastępstwo, a następnie wypełnić formularz zamieszczony w prawej części strony wskazać czas obowiązywania zastępstwa oraz osobę zastępującą. 19
Mamy nadzieję, że przewodnik pomógł Ci zapoznać się z możliwościami modułu Delegacje aplikacji HRnest. W razie pytań lub wątpliwości napisz do nas na czacie (https://hrnest.pl/) lub wyślij e-maila (pomoc@hrnest.pl) z chęcią odpowiemy na Twoje pytania. 20