Opracował: Sprawdził: Zatwierdził: Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS Bożena Puss Dyrektor Operacyjny Marcin Biskup Prezes Zarządu Jan Woźniak Podpisy: Strona 1 z 7 Data: 06.09.16r Dokument zatwierdzony Zarządzeniem Wewnętrznym Prezesa Zarządu SPIS TREŚCI 1. Cel instrukcji 2 2. Przedmiot instrukcji 2 3. Zakres obowiązywania 2 4. Terminologia i skróty 2 5. Odpowiedzialność i uprawnienia 2 6. Opis procesu 3 6.1 Postanowienia ogólne 3 6.2 Identyfikacja potencjalnych dostawców 3 6.3 Kwalifikacja dostawców 3 6.4 Informacje dotyczące bieżącej współpracy z dostawcą 5 6.5 Okresowa ocena dostawców 5 7. Dokumenty związane 6 8. Historia zmian 7 Rodzaj egzemplarza: Wewnętrzny Informacyjny Egzemplarz nadzorowany nr: 1 Adresat: Wszystkie Komórki Organizacyjne Spółki UWAGA: Wszelkie prawa autorskie zastrzeżone. Zabrania się dokonywania zmian treści dokumentu, a także kopiowania i rozpowszechniania bez zgody Prezesa Zarządu firmy Engie Services Sp. z o.o.
1. Cel instrukcji Strona 2 z 7 Celem instrukcji jest uregulowanie procesu postępowania przy dokonywaniu oceny, kwalifikacji i ponownej oceny dostawców towarów, materiałów i usług gwarantującej dobór dostawców zdolnych do spełniania określonych wymagań jakościowych i środowiskowych i bhp. 2. Przedmiot instrukcji Instrukcja określa tryb postępowania przy: - Identyfikacji potencjalnych dostawców towarów, materiałów i usług - Ocenie, kwalifikacji dostawców, - Ocenie okresowej kwalifikowanych dostawców. 3. Zakres obowiązywania Niniejsza instrukcja obowiązuje w komórkach organizacyjnych Engie Services Sp. z o.o. objętych Zintegrowanym Systemem Zarządzania wskazanych w rozdzielniku ze strony pierwszej niniejszej instrukcji. 4. Terminologia i skróty Pełny katalog pojęć i skrótów funkcjonujących w Zintegrowanym Systemie Zarządzania określa załącznik nr 1 do Księgi Zintegrowanego Systemu Zarządzania. 5. Odpowiedzialność i uprawnienia 5.1.1 Za bieżące stosowanie niniejszej instrukcji odpowiadają bezpośrednio pracownicy, którzy realizują czynności wynikające z jej zapisów, a pośrednio Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS, który prowadzi nadzór nad realizacją działań. 5.1.2 Odpowiedzialność za nadzór nad kluczowymi elementami instrukcji określa poniższa tabela: Lp. Zakres odpowiedzialności Odpowiedzialny 1. - Formalne zatwierdzenie grup zakupowych oraz odpowiadających im kryteriom oceny i kwalifikacji 2. - Identyfikacja potencjalnych dostawców, - Merytoryczna ocena i kwalifikacja dostawców, - Zgłaszanie dostawcy celem zakwalifikowania - Zgłaszanie zmian do rejestru oraz wniosków o wykreślenie w przypadku zmiany statusu dostawcy na skutek ujawnionych nieprawidłowości 3. - Weryfikacja zasadności wniosku o wpisanie/wykreślenie, zmianę statusu dostawcy - Decyzja dotycząca kwalifikacji dostawców - Formalna ocena złożonych wniosków oraz rejestracja dostawcy w Rejestrze Dostawców Kwalifikowanych - Dokonywanie wpisów o niezgodności Prezes Zarządu Pracownicy realizujący zakupy w danym Dziale, pod nadzorem Kierownika Działu. Kierownik Działu. Projekt Manager, w zakresie prowadzonych projektów Kierownik Działu
- Bieżący nadzór nad ww. rejestrem - Okresowa ocena dostawców, - Prowadzenie zapisów z kwalifikacji i oceny okresowej dostawców (uprawnienia, zezwolenia, atesty, dopuszczenia, inne ), Strona 3 z 7 Project Manager, któremu powierzono obowiązki 6. Opis procesu 6.1 Postanowienia ogólne 6.1.1 Niniejsza instrukcja nie obejmuje dostawców: - energii elektrycznej, ze względu na brak alternatywnych źródeł ich pozyskania, - mediów tj. wody przemysłowej oraz energii cieplnej, które dostarcza lokalny dystrybutor, ze względu na terytorialne umiejscowienie zakładu Engie Services Sp. z o.o. alternatywne dostawy są niemożliwe, - będących organami administracji państwowej (np. Urząd Dozoru Technicznego, GUM), - będących jednostkami specjalistycznymi tj. Straż Pożarna. Sanepid, Oddziały ratownictwa, itp.) - dla usunięcia awarii i ich skutków oraz zabezpieczenia terenów. 6.2 Identyfikacja potencjalnych dostawców 6.2.1 Pracownicy realizujący zakupy w firmie (zgodnie z zakresem prowadzonym zakupów przez dany Dział) dokonują identyfikacji potencjalnych dostawców w oparciu o: - potrzeby firmy tj. zapotrzebowania na nowe materiały, towary i usługi lub zapotrzebowanie to wynika z utraty lub rezygnacji z dotychczasowego dostawcy/wykonawcy, - bieżące rozeznanie rynku dostawców, - informacje marketingowe tj. nadesłane oferty handlowe, reklamowe, multimedialne, materiały targowe lub katalogowe i inne. 6.3 Kwalifikacja dostawców 6.3.1 Rodzaj i zakres nadzoru nad dostawcą i zakupywanym wyrobem zależy od wpływu zakupywanego wyrobu/usługi na wynik realizowanych w Engie Services Sp. z o.o. procesów kluczowych lub wyrobu, 6.3.2 W celu zapewnienia, że zakupiony wyrób/usługa spełnia wyspecyfikowane wymagania dotyczące zakupu przyjęto poniższe metody postępowania: - Podstawowa ocena dostawców wykonywana w odniesieniu do dostawców towarów, materiałów, usług, które nie wypływają bezpośrednio na jakość wyrobu lub skuteczność procesów głównych - nie są ujęci w załączniku nr 1 do niniejszej Instrukcji. - Pełna Kwalifikacja dostawców sformalizowane działanie w odniesieniu do dostawców towarów, materiałów i usług, które wypływają bezpośrednio na jakość wyrobu lub skuteczność procesów głównych - zdefiniowane w załączniku nr 1 do niniejszej Instrukcji. 6.3.3 Podstawowa ocena dostawcy wykonywana jest doraźnie (każdorazowo przed zakupem) i wykonywana jest przez pracowników właściwych działów w oparciu o następujące kryteria:
Strona 4 z 7 - Zdolność do dostarczenia materiału/towaru/usługi spełniającego wyspecyfikowane wymagania jakościowe, - Cenę oraz warunki płatności, - Atrakcyjność oferty dostawcy, 6.3.4 Zapisami potwierdzającymi dokonania oceny i wyboru dostawcy są oferty pozyskane w procesie zakupu oraz Zamówienie przekazane do dostawcy. 6.3.5 Pełna kwalifikacja dostawców jest sformalizowanym działaniem, którego celem jest określenie, ocena i udokumentowanie zdolności dostawcy do dostarczenia wyrobu/usługi spełniającego/cej wyspecyfikowane wymagania oraz dopisanie dostawcy do Rejestru Dostawców (F-10/04). 6.3.6 Rejestr Dostawców (F-10/04) prowadzony jest w formie zapisu elektronicznego w arkuszu Excel, umieszczonego na stacjach roboczych SM 6.3.7 Kwalifikacji dostawców dokonują pracownicy realizujący zakupy i obejmują one weryfikację dostawcy pod kątem zdolności do realizacji dostawy na akceptowalnych warunkach. Kryteria oceny dostawców wyspecyfikowano w Załączniku nr 1 do niniejszej instrukcji: Kryteria Oceny i Kwalifikacji Dostawców i podlegają one zatwierdzeniu przez Prezesa Zarządu. 6.3.8 Pracownik odpowiedzialny za kwalifikacje dostawcy uzyskuje informację dotyczącą posiadania przez dostawcę wymaganych uprawnień, zezwoleń (jeśli dotyczy). Pozytywna weryfikacja pozwala na dalszą kwalifikację dostawcy. 6.3.9 Ocena i jej wyniki odnotowywane są w Rejestrze Dostawców (F-10/04). Wszystkie dokumenty dotyczące kwalifikacji dostawców przechowywane są w segregatorze Dostawcy Kwalifikowani lub w wersji elektronicznej w poszczególnych działach realizujących zakupy. 6.3.10 Wyróżnia się trzy grupy dostawców: - Dostawcy Kwalifikowani jeśli średnia ocen wynosi: 3-5 - Dostawcy Niezgodni - jeśli średnia ocen wynosi: < 3 - Dostawcy Niezgodni - Warunkowo Kwalifikowany na podstawie indywidualnej decyzji PM zezwalającej na odstępstwo. 6.3.11 Przyjmuje się następującą zasadę do oceny punktowej: 5 - spełnia wymaganie (-5) - nie spełnia wymagania przyjętego jako bezwzględne, 1 - kryterium spełnione w bardzo niewielkim stopniu 2 - kryterium spełnione w niewielkim stopniu 3 - kryterium spełnione w stopniu dostatecznym 4 - kryterium spełnione w stopniu dobrym 5 - kryterium spełnione całkowicie 6.3.12 Po pozytywnej ocenie dostawcy, a przed dopisaniem do Rejestru Dostawców (F-10/04), pracownik prowadzący kwalifikację zobowiązany jest do pozyskania wszelkich wymaganych uprawnień i zezwoleń, które wynikają z obowiązujących przepisów prawa oraz innych dokumentów, które wynikają z przyjętych kryteriów oceny. Dokumenty te przechowywane są w teczce DOSTAWCY wraz z pozostałymi dokumentami dotyczącymi danego dostawcy.
Strona 5 z 7 6.3.13 Po zakończeniu oceny dostawcy należy drogą elektroniczną zgłosić wniosek o wpis do Rejestru Dostawców Kwalifikowanych do PM. 6.3.14 Z uwagi na wcześniej prowadzoną kwalifikację wpisanie dostawcy do Rejestru Dostawców pozwala na zakup towarów, materiałów, zlecanie usług bez konieczności dodatkowej, skrupulatnej oceny. 6.3.15 Bieżący nadzór nad Rejestrem Dostawców prowadzi wyznaczony PM a w szczególności polegający na: - Okresowej ocenie dostawców, - Prowadzeniu zapisów z kwalifikacji i oceny okresowej dostawców (uprawnienia, zezwolenia, atesty, dopuszczenia, inne ). 6.4 Informacje dotyczące bieżącej współpracy z dostawcą 6.4.1 Bezwzględnie wymaga się, aby osoby dokonujące oceny dostaw lub mający bezpośredni kontakt z dostawcą lub towarem zgłaszały do PM-ów do odnotowania w Rejestrze Dostawców (F-10/04) wszelkie niezgodności związane z dostawami wraz z opisem rodzaju niezgodności, w szczególności dotyczących: - jakości towaru, materiału, wykonanych usług; - wpływu działalności dostawcy na poziom bezpieczeństwa i higieny pracy, wymagania ochrony środowiska, wizerunek Engie Services Sp. z o.o., - terminowości dostaw; - kompletności dokumentów dostarczonych z towarem, - zgodności z zamówieniem (ceny, ilości itp.), - reklamacji do dostawców. 6.4.2 Niezależnie od wpisu do rejestru, każda negatywna uwaga musi mieć odzwierciedlenie w dokumentacji papierowej w teczce dostawcy np. w formie protokołu reklamacyjnego, notatki służbowej, zdjęć itp 6.4.3 Informacje te stanowią dane wejściowe do okresowej oceny dostawcy. 6.5 Okresowa ocena dostawców 6.5.1 Okresowej ocenie podlegają dostawcy ujęci w Rejestrze Dostawców (F-10/04). 6.5.2 Ocena dostawców wykonywana jest corocznie przez odpowiedzialnego za Rejestr PM poprzez pozyskanie informacji od pracowników poszczególnych działów realizujących zakupy. Zapisy z okresowej oceny dostawców sporządzane są w Rejestrze Dostawców, indywidualnie dla danego dostawcy. 6.5.3 Ustala się następujące kryteria okresowej oceny dostawców: - Przegląd aktualności uprawnień i zezwoleń wymaganych dla danego dostawcy (np. data ważności, zakres), - Dotychczasowa współpraca z dostawcą na podstawie przeglądu i oceny niezgodności dostaw (wg pkt. 6.4.1) odnotowanych w odniesieniu do danego dostawcy w Rejestrze Dostawców, 6.5.4 Przyjmuje się, że dostawca automatycznie przechodzi pozytywnie okresową ocenę dostawców jeśli dostawca:
Strona 6 z 7 - posiada ważne uprawnienia lub zezwolenia odnoszące się do zakresu dostaw realizowanych na rzecz Engie Services Sp. z o.o. - w trakcie ocenianego okresu nie stwierdzono żadnej negatywnej uwagi dotyczącej współpracy z dostawcą tzn. dostawca w ciągu roku potwierdził poprzez dotychczasową współpracę że jest dostawcą rzetelnym, 6.5.5 W odniesieniu do dostawców, względem których, w trakcie współpracy, w badanym okresie stwierdzono niezgodności dotyczące dostaw lub wykonanych usług, o których mowa w pkt. 6.4.1 osoba dokonująca okresowej oceny zobowiązana jest: - Dokonać szczegółowej analizy rodzaju i wagi niezgodności w dostawach, ich wpływu na zgodność wyrobu, procesy biznesowe Engie Services Sp. z o.o., koszty niezgodności w dostawach, wyniki procesów reklamacyjnych do dostawcy, skalę działań, charakter dostawcy np. monopol, dostawca z grupy kapitałowej itp. - Do kontaktu z pracownikami bezpośrednio współpracującymi z dostawcą w poszczególnych działach, w celu zebrania opinii dotyczącej jakości dostaw realizowanych u danego dostawcy. 6.5.6 W zależności od ilości krytycznych uwag oraz przeprowadzonej analizy osoby oceniające podejmują działania zmierzające do zapewnienia prawidłowej formy współpracy. Działania te polegają między innymi na: - powiadomieniu dostawcy o złej jakości dostaw oraz zaproponowaniu działań na rzecz poprawy, - prowadzeniu działań zmierzających do zerwania umowy (na podstawie stosownych klauzul zawartych w umowie jeśli dotyczy) - w przypadku braku poprawy jakości dostaw, - zmiany statusu dostawcy w Rejestrze Dostawców (F-10/04). 6.5.7 Oceny negatywnych wpisów w Rejestrze Dostawców względem konkretnego dostawcy należy dokonywać również każdorazowo w związku z Procesem Reklamacyjnym Prowadzonym względem dostawcy. 6.5.8 Decyzję o wykreśleniu dostawcy z Rejestru Dostawców podejmuje się również w sytuacji utraty zdolności dostawcy do realizacji zamówień. 6.5.9 Istotne dokumenty pozyskane w procesie oceny i kwalifikacji dostawców podlegają archiwizacji zgodnie z wymaganiami instrukcji IS-03/02 Przygotowywanie, Archiwizowanie i Brakowanie Dokumentacji. Dokumenty te przechowywane są w teczce DOSTAWCY wraz z pozostałymi dokumentami dotyczącymi danego dostawcy. 7. Dokumenty związane - Procedura: Nadzór nad Dokumentami i Zapisami (P-03/02), - Instrukcja: Przygotowywanie, Archiwizowanie i Brakowanie Dokumentacji (IS-03/02) - Rejestr Dostawców (F-10/04),
8. Historia zmian Strona 7 z 7 Wydanie Data wydania Wprowadzona zmiana Kto opracował I/2013 19.12.2013 Nowy dokument Bożena Puss II/2015 03.08.2015 III/2016 06.09.2016 Nowe wydanie wynikające z wdrożenia SZŚ wg EN ISO 14001/EMAS i jego integracji z obowiązującym systemem jakości. Nowe wydanie wynikające z wdrożenia SZBHP wg PN-N 18001 i jego integracji z obowiązującym systemem jakości, zmiana nazwy spółki na ENGIE Services Sp. z o.o. Bożena Puss Bożena Puss