Warszawa, 29 września 2015 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WPS-R.431.2.10.2015.AK Pani Maria Gogacz Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej ul. Prusa 11 26-720 Policzna WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2009 r., Nr 31 poz. 206 z późn. zm.) w związku z art. 6 ust. 4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) w dniach 4 7 sierpnia 2015 roku inspektor Wydziału Polityki Społecznej, Oddziału w Delegaturze Placówce Zamiejscowej w Radomiu Anna Kowalczyk inspektor wojewódzki, przeprowadził kontrolę problemową w trybie zwykłym w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Policznej. Przedmiot kontroli obejmował sposób organizacji oraz realizacji przez gminę zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2015 r., poz. 114) dotyczących ustalania uprawnień do świadczenia pielęgnacyjnego. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2014 r. do dnia kontroli. Niniejszym przekazuję Pani wystąpienie pokontrolne. W okresie objętym kontrolą Wojewoda Mazowiecki ocenił pozytywnie z uchybieniami organizację realizacji zadania oraz realizację przez gminę zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych
(Dz. U. z 2015 r., poz. 114) w przedmiocie prawidłowości ustalania uprawnień do świadczenia pielęgnacyjnego i jego wypłacania. 1.Organizacja realizacji zadania. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Policznie utworzono Uchwałą Nr IX/39/90 Gminnej Rady Narodowej w Policznie z dnia 30 marca 1990 roku w sprawie utworzenia Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Policznie. Kontrolowana jednostka funkcjonuje w oparciu o statut Uchwałą Nr XVII/84/2012 Rady Gminy Policzna z dnia 29 marca 2012 roku w sprawie uchwalenia Statutu Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Policznie. W zapisach statutu w 2 ust.1 pkt 4 oraz 4 ust. 1 pkt 3 wskazano, iż jednostka jest realizatorem zadań wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003 roku o świadczeniach rodzinnych. Strukturę organizacyjną oraz zasady działania kontrolowanej jednostki w okresie objętym kontrolą określał Regulamin Organizacyjny Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Policznie stanowiący załącznik Nr 1/2012 Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Policznie z dnia 28 maja 2012 roku w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Policznie. W zapisach regulaminu organizacyjnego obowiązującego na dzień kontroli wskazano, iż jednostka jest realizatorem zadań wynikających z ustawy o świadczeniach rodzinnych oraz wyodrębniono stanowisko do obsługi świadczeń rodzinnych, co jest zgodne z zapisami art. 20 ust. 4 ustawy o świadczeniach rodzinnych. W jego treści określono zadania realizowane na ww. stanowisku, jak również wskazano je w zakresach czynności. W trakcie czynności kontrolnych stwierdzono, że w zapisach 5 ust. 3 ww. Statutu,,Ośrodek samodzielnie prowadzi obsługę finansowo-księgową, administracyjno-biurową i kadrową, posiada odrębny rachunek bankowy natomiast w 4 Regulaminu Organizacyjnego kontrolowanej jednostki wskazano, iż,,obsługę finansowo-budżetową prowadzi Urząd Gminy w Policznie. Powyższe zapisy są niespójne oraz w odniesieniu do treści są niezgodne ze stanem faktycznym ponieważ Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Policznie prowadzi obsługę finansowo księgową we własnym zakresie zatrudniając główną księgową. W okresie podlegającym kontroli zadania z zakresu świadczeń rodzinnych wykonywało czterech pracowników, w tym główny księgowy jednostki od strony finansowo księgowej.
W wyniku kontroli ustalono, że posiada Pani kwalifikacje zgodne z zapisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 roku w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2014 r., poz. 1786) oraz ustawy z 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2015 r. poz. 163). Wójt Gminy Policzna udzielił Pani upoważnienia do prowadzenia postępowania w sprawach świadczeń rodzinnych, a także do wydawania w tych sprawach decyzji. Ponadto na Pani wniosek Wójt Gminy upoważnił również Panią Joannę Seredyn-Gogacz m.in. do prowadzenia postępowań w sprawach z zakresu świadczeń rodzinnych. Do dnia 26 listopada 2014 roku Pani Monika Cygan, pracownik realizujący kontrolowane zadanie nie posiadała stosownego upoważnienia określonego w przepisach art. 20 ust. 3 ustawy o świadczeniach rodzinnych. W okresie objętym kontrolą jednostka działała w oparciu o zapisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r., Nr 14, poz. 67) oraz Zarządzenia Nr 1/2014 z dnia 2 stycznia 2014 roku kierownika kontrolowanej jednostki, wprowadzającego instrukcję kancelaryjną, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt dla Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Policznie. Przedstawiła Pani pismo z dnia 19 grudnia 2013 roku w sprawie przesłania do Archiwum Państwowego w Radomiu projektu instrukcji kancelaryjnej celem akceptacji, które dnia 4 kwietnia 2014 roku Archiwum Państwowe w Radomiu zatwierdziło. W zakresie ewidencji i rejestracji spraw objętych kontrolą ustalono, że jednostka prowadzi rejestry w formie papierowej. Dokumentacja, która została poddana kontroli, a wpłynęła do Ośrodka od stycznia 2014 roku była znakowana, ewidencjonowana i przechowywana zgodnie z zapisami ww. rozporządzenia i Zarządzenia nr 1/2014 z dnia 2 stycznia 2014 roku właściwego dla kontrolowanej jednostki. 2. Prawidłowość ustalania uprawnień do świadczenia pielęgnacyjnego i jego wypłacania. W trakcie czynności kontrolnych weryfikacji poddano 20 akt spraw w przedmiocie przyznania prawa do świadczenia pielęgnacyjnego realizowanego przez Ośrodek. Ustalono, iż na dzień kontroli 19 świadczeniobiorców miało przyznane prawo do świadczenia pielęgnacyjnego. Ponadto, w powyższym okresie nie wydano decyzji odmawiającej prawa do świadczenia pielęgnacyjnego.
Stwierdzono, że wszystkie skontrolowane sprawy rozpatrzone były terminowo, a świadczenia przyznane prawidłowo, tj. właściwie określono wysokość świadczenia, wskazując okres na jaki zostało przyznane, a także formę i termin ich wypłaty. Ponadto we wszystkich skontrolowanych sprawach złożone wnioski były wypełnione prawidłowo ze wskazaniem dat i podpisów osoby ubiegającej się o świadczenie oraz załączono do nich stosowne załączniki w oparciu o przepisy ustawy o świadczeniach rodzinnych, zgodne z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 3 stycznia 2013 roku w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. z 2013 r., poz. 3). Wszystkie skontrolowane decyzje przyznające prawo do świadczenia pielęgnacyjnego wydane zostały z prawidłowym wskazaniem organu administracji publicznej, daty wydania, oznaczeniem strony, powołaniem podstawy prawnej, rozstrzygnięciem, uzasadnieniem prawnym pouczeniem oraz podpisem osoby upoważnionej do wydania decyzji. Uzasadnienie decyzji administracyjnych, było niezgodnie z art. 107 3 ustawy kodeks postępowania administracyjnego, tj. uzasadnienie faktyczne decyzji nie zawierało w szczególności wskazania faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, na których się oparł oraz przyczyn, z powodu których innym dowodom odmówił wiarygodności i mocy dowodowej. Uzasadnienie prawne nie zawierało wskazania art. 107 4 określającego możliwość odstąpienia od uzasadnienia decyzji, gdy uwzględnia ona w całości żądanie strony; ( ). Kontrola wykazała, że wszystkie poddane analizie decyzje administracyjne w sprawie ustalenia uprawnień do świadczenia pielęgnacyjnego zostały wydane w terminach określonych w art. 35 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r., poz. 267) oraz zostały odebrane przez stronę, co potwierdzone zostało własnoręcznym podpisem ze wskazaniem daty odbioru, zgodnie z art. 39 i 46 1 wyżej wymienionej ustawy. Zgodnie z art. 6 ust. 2c ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2015 r., poz. 121) wójt, burmistrz lub prezydent miasta, jeżeli wypłaca osobie świadczenie pielęgnacyjne, specjalny zasiłek opiekuńczy albo zasiłek dla opiekuna, może wystąpić do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o udzielenie informacji o przebiegu ubezpieczenia oraz za jaki okres za tę osobę powinien opłacać składkę na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Stwierdzono, iż w 9 sprawach na 20 poddanych kontroli, osoby podlegały ubezpieczeniu emerytalno rentowemu w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego. Ponadto, dla 4 osób organ ustalił niezbędny okres do uzyskania przez osobę sprawującą opiekę 25-letniego okresu ubezpieczenia emerytalnego i rentowego (składkowego i nieskładkowego) z zastrzeżeniem art. 87 ust. 1 b ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń
Społecznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 1440 z późn. zm.). Kontrolujący stwierdził, że w aktach spraw 13 osób, w których nie było informacji z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o przebiegu ubezpieczenia oraz okresie za jaki powinien opłacać składkę na ubezpieczenie emerytalno rentowe znajdowały wnioski do ZUS o ustalenie przedmiotowych okresów. W 3 sprawach organ nie podjął działań mających na celu ustalenie okresu niezbędnego ubezpieczenia ponieważ w aktach spraw znajdowały się oświadczenia osób, z których wynika, iż do momentu złożenia wniosku nigdy i nigdzie nie pracowały. Ustalono, iż organ właściwy opłacał za 11 osób składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe w związku z pobieraniem świadczenia pielęgnacyjnego, zgodnie z art. 6 ust. 2a pkt 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z art. 6 ust. 2b ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wójt, burmistrz lub prezydent miasta nie opłaca składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za osobę pobierającą świadczenie pielęgnacyjne, specjalny zasiłek opiekuńczy albo zasiłek dla opiekuna, jeżeli podlega ona obowiązkowi ubezpieczenia społecznego z innego tytułu na podstawie ustawy lub na podstawie odrębnych przepisów. Stwierdzono, iż w okresie poddanym kontroli w 15 sprawach na 20 skontrolowanych organ ustalił, że osoby pobierające świadczenie pielęgnacyjne podlegały obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnemu z innego tytułu (dokumenty potwierdzające podleganie ubezpieczeniu z mocy ustawy z innego tytułu oraz oświadczenia stron). Ustalono, iż organ w okresie kontroli opłacał za 5 osób składki na ubezpieczenie zdrowotne. Pozostałe osoby podlegały ubezpieczeniu zdrowotnemu z mocy ustawy w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego lub były ubezpieczone przy współmałżonkach. Za powstałe nieprawidłowości stwierdzone podczas kontroli odpowiedzialność ponosi Pani jako Kierownik Ośrodka, Wójt Gminy oraz pracownicy realizujący zadania wynikające z ustawy o świadczeniach rodzinnych. Przedstawiając powyższe ustalenia zobowiązuję Panią do podjęcia następujących działań: 1. Zaktualizować zapisy Regulaminu Organizacyjnego jednostki stosownie do zapisów Statutu. 2. Decyzje administracyjne wydawać zgodnie z zapisami art. 107 3 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r., poz. 267 z późn. zm.) z uwzględnieniem uzasadnienia faktycznego. W przypadku odstępowania
od uzasadnienia w decyzjach w całości spełniających żądanie strony, w podstawie prawnej wskazywać art. 107 4 kodeksu postępowania administracyjnego. Informuję, że na podstawie art. 48 ustawy o kontroli w administracji rządowej od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Jednocześnie zobowiązuję Panią do przekazania, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, pisemnej informacji o sposobie realizacji zaleceń i wniosków pokontrolnych. Powyższą informacje należy kierować na adres: Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie, Wydział Polityki Społecznej, Oddział w Delegaturze Placówce Zamiejscowej w Radomiu, ul. Żeromskiego 53, 26-600 Radom z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Wiesława Kacperek-Biegańska Dyrektor Wydziału Polityki Społecznej Do wiadomości: Pan Tomasz Adamiec Wójt Gminy Ul. Prusa 11 26-720 Policzna