ZAŁĄCZNIKI DO eform (formularza wniosku) * - obowiązkowe wzory dokumentów, które pobrać należy ze strony: http://eacea.ec.europa.eu/creative-europe/funding/support-european-cooperation-projects-2016_en 1. SZCZEGÓŁOWY OPIS PROJEKTU Nie ma zalecanego formatu/szablonu tego dokumentu. Jednakże, dokument powinien jasno określać główną ideę i cele projektu oraz zawierać uzasadnioną strategię realizacji jednego lub więcej priorytetów programu. Powinien przedstawiać przewidywane działania oraz ich cele, przypuszczalne znaczenie projektu w skali europejskiej, role poszczególnych partnerów, jak również każdy inny aspekt uznany za istotny. W przypadku, gdy eform (formularz wniosku) nie zapewnia wystarczająco dużo miejsca, by wyczerpująco opisać niektóre kwestie związane z projektem, istnieje możliwość opisania tych kwestii w opisie szczegółowym. Nie ma zalecanej wielkości tego dokumentu. Aby uniknąć przeciążenia dokumentu, prosimy o ograniczone użycie fotografii/materiałów graficznych. 2. OŚWIADCZENIA HONOROWE* I LISTY MANDATOWE* Ten załącznik musi być jednym, zeskanowanym dokumentem wypełnionych i podpisanych oświadczeń honorowych i listów mandatowych. - OŚWIADCZENIE HONOROWE odnośnie statusu prawnego oraz zdolności operacyjnej i finansowej (dołącza i podpisuje jedynie LIDER PROJEKTU) Wysokość grantu, o który aplikują wnioskodawcy musi być wskazana, a dokument musi być podpisany przez prawnego reprezentanta LIDERA PROJEKTU. - OŚWIADCZENIE HONOROWE odnośnie kryteriów wykluczenia (tylko, gdy grant > 60 000 euro) (dołącza i podpisuje jedynie LIDER PROJEKTU) Dokument musi być podpisany przez prawnego reprezentanta LIDERA PROJEKTU. 1
- LISTY MANDATOWE (jeden dla każdego partnera zaangażowanego w projekt) Listy mandatowe muszą być podpisane przez prawnych przedstawicieli KAŻDEGO Z PARTNERÓW i prawnego przedstawiciela LIDERA PROJEKTU. Poprzez podpisanie listu mandatowego, każdy partner przekazuje liderowi projektu upoważnienie prawne do działania w jego imieniu podczas trwania projektu. Kwota, którą trzeba wpisać w liście mandatowym jest kwotą wkładu (self-financing), którą organizacja partnerska przeznacza na projekt. Przed wysłaniem proszę sprawdzić, czy skan zawiera oświadczenia honorowe (dwie części, jeśli grant > 60 000 euro) i WSZYSTKIE listy mandatowe. 3. FORMULARZ BUDŻETOWY* Należy wypełnić formularz budżetowy i dołączyć go (w pliku xls, slsx lub ods) do formularza wniosku (eform). Podpisaną (przez prawnego reprezentanta lidera projektu) kopię formularza budżetowego zapisuje się na USB lub CD, które musi zostać wysłane jako pakiet aplikacyjny. W przypadku, gdy projekt zostanie wybrany, formularz budżetowy zostanie dołączony do umowy grantowej. 4. INFORMACJE O PARTNERSTWIE* Informacje, które należy zawrzeć w tym dokumencie dzielą się na: A. Informacje uzupełnione przez LIDERA PROJEKTU i KAŻDEGO Z PARTNERÓW 1) Wolne tłumaczenie (na EN, FR, DE) celów i priorytetów organizacji (zgodne ze statutem lub innym dokumentem założycielskiem) 2) Przegląd najważniejszych działań na polu kulturalnym i kreatywnym na przestrzeni ostatnich 2 lat (daty, nazwy, krótki opis, link do strony www danego wydarzenia) 3) CV osoby/osób odpowiedzialnej/ych za całościową koordynację i realizację projektu, którego dotyczy wniosek o dofinansowanie B. Treść umowy o współpracy Skan podpisanej umowy o współpracy musi być zapisana na USB lub CD, które musi zostać wysłane jako pakiet aplikacyjny. 2
Umowa o współpracy powinna jasno opisywać zadania i rolę każdego partnera w projekcie, jak i kwestie finansowe. Nie ma wzoru umowy, który należy wypełnić, jako że warunki dotyczące współpracy są ustalane przez wszystkich partnerów biorących udział w projekcie, ale powinna zawierać następujące informacje: - wyraźny opis celów projektu - wyraźny opis działań, które będą realizowane do osiągnięcia tych celów - wyraźny opis ról i obowiązków, zarówno lidera projektu, jak i jego partnerów w zakresie planowania i realizacji projektu, w tym zadań przypisanych każdemu z partnerów - wyraźny opis ram budżetowych i finansowych, w tym wysokości wkładu i przedpłat - aspekty prawne, takie jak czas trwania umowy, odpowiedzialności, naruszenie umowy, rozwiązanie umowy, prawo właściwe i rozstrzyganie sporów. Umowa o współpracy musi być zgodna ze szczegółowym opisem projektu. Zalecane jest dla okresu obowiązywania umowy, aby uwzględnić również okres potrzebny na rozliczenie projektu, które dostarcza się Agencji. Jako że raport końcowy projektu musi być złożony w ciągu 2 miesięcy od daty zakończenia okresu kwalifikowalności, zalecane jest wydłużenie obowiązywania umowy o współpracy o ok. 6 miesięcy po dacie zakończenia projektu. Zalecane jest raczej podpisywanie multilateralnej umowy (pomiędzy liderem projektu a wszystkimi partnerami) a nie umów bilateralnych (pomiędzy liderem a jednym partnerem). 3
ZAŁĄCZNIKI W PAKIECIE APLIKACYJNYM * - obowiązkowe wzory dokumentów, które pobrać należy ze strony: http://eacea.ec.europa.eu/creative-europe/funding/support-european-cooperation-projects-2016_en PAKIET APLIKACYJNY (application package) wysyłany do Agencji Wykonawczej musi zawierać następując dokumenty zapisane na USB lub na CD (żadnych dokumentów nie wysyła się w formie papierowej): 1. Skan STATUTU/DOKUMENTU ZAŁOŻYCIELSKIEGO LIDERA PROJEKTU i KAŻDEGO Z PARTNERÓW. Powyższe dokumenty powinny pozwolić Agencji na zweryfikowanie celów i priorytetów organizacji zaangażowanych w projekt (czy rzeczywiście prowadzą aktywne działania w sektorze kultury i kreatywnym), a także daty założenia organizacji (czy organizacja rzeczywiście posiada osobowość prawną od co najmniej 2 lat najpóźniej w dniu składania wniosku). Nieoficjalne tłumaczenie (na angielski, francuski lub niemiecki) części statutu/dokumentu rejestracyjnego dotyczącej celów i priorytetów organizacji musi być zawarte w Informacji o partnerstwie dokument ten jest załącznikiem do eform (formularza wniosku). 2. Skan UMOWY O WSPÓŁPRACY, podpisanej przez prawnego reprezentanta LIDERA PROJEKTU i prawnego reprezentanta KAŻDEGO Z PARTNERÓW. UWAGA: treść umowy o współpracy musi być zawarta w Informacji o partnerstwie, załączniku wysyłanym wraz z eform (formularzem wniosku). 3. Skan FORMULARZA BUDŻETOWEGO*, podpisany przez prawnego reprezentanta LIDERA PROJEKTU. 4. Kopie SPRAWOZDAŃ Z DZIAŁALNOŚCI LIDERA PROJEKTU oraz KAŻDEGO Z PARTNERÓW z ostatnich dwóch lat (tylko jeśli grant > 60 000 euro). Te sprawozdania powinny być potwierdzeniem dla Agencji, że organizacje rzeczywiście prowadzą aktywne działania w sektorze kultury i kreatywnym. 4
5. Skan FORMULARZA IDENTYFIKACJI FINANSOWEJ*, podpisany przez prawnego reprezentanta LIDERA PROJEKTU. Jeśli formularz identyfikacji finansowej nie posiada pieczęci banku, muszą Państwo również zapewnić kopię ostatniego wyciągu bankowego. 6. FORMULARZ ZDOLNOŚCI FINANSOWEJ* LIDERA PROJEKTU (tylko jeśli grant > 60 000 euro). Nie jest wymagany od instytucji publicznych. 7. SPRAWOZDANIA FINANSOWE (w tym bilans oraz rachunek zysków i strat) LIDERA PROJEKTU z dwóch ostatnich lat finansowych, za które zamknięto rachunki (tylko jeśli grant > 60 000 euro). Nie jest wymagane od instytucji publicznych. 8. SPRAWOZDANIE Z AUDYTU ZEWNĘTRZNEGO przygotowane przez biegłego rewidenta, poświadczające rachunki LIDERA PROJEKTU za ostatni dostępny rok obrotowy (tylko jeśli grant > 750 000 euro) (nie jest wymagany od instytucji publicznych). Forma zapisu dokumentów na USB/CD: - skan statutu/dokumentu założycielskiego: powinny być one zapisane w osobnych plikach dla każdej organizacji - skan umowy o współpracy: powinien być zapisany jako jeden dokument - skan podpisanego formularza budżetowego (wszystkie strony): powinien być zapisany jako jeden dokument - kopie sprawozdań z działalności: powinny być one zapisane w osobnych plikach dla każdej organizacji - formularz identyfikacji finansowej: powinien być zeskanowany wraz z kopią ostatniego wyciągu z rachunku bankowego (zalecane) - formularz zdolności finansowej: powinien być osobnym plikiem - sprawozdania finansowe (w tym bilans oraz rachunek zysków i strat): powinny być zapisane w osobnym pliku, jako jeden dokument - sprawozdanie z audytu zewnętrznego: powinno być zapisane w osobnym pliku, jako jeden dokument 5
Wysłanie pakietu aplikacyjnego: Pakiet aplikacyjny musi być wysłany pocztowo, przez firmę kurierską lub dostarczony osobiście przez wnioskodawców. Prosimy pamiętać o wpisaniu na kopertę numeru złożenia wniosku (submission number), który otrzymują Państwo po wysłaniu formularza wniosku (eform). Jeśli to możliwe, proszę zapisać go również na USB/CD. Adres, na który należy przesłać pakiet aplikacyjny: Education, Audiovisual & Culture Executive Agency Creative Europe Programme (2014-2020) Culture Sub-programme Cooperation projects category 1 or category 2 (należy wybrać) Application number: (= submission number, numer złożenia wniosku) Avenue du Bourget 1 (BOUR 04/02) BE 1049 Brussels Belgium 6