PYTANIA I ODPOWIEDZI

Transkrypt

1 KOMISJA EUROPEJSKA DG DS. KOMUNIKACJI SPOŁECZNEJ Przedstawicielstwa Komisji Europejskiej w Polsce WYBÓR PARTNERÓW DO PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI JAKO PUNKTY INFORMACJI EUROPEJSKIEJ EUROPE DIRECT W POLSCE ( ) ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA WNIOSKÓW COMM/WAW/ED/ PYTANIA I ODPOWIEDZI Odpowiedzi z r. 1. W punkcie "8.2. zdolność operacyjna" zostały przedstawione wymagane kompetencje i doświadczenie. Czy w przypadku niespełnienia któregokolwiek z wymogów (np. organizacja działa krócej niż 2 lata) projekt złożony przez takiego wnioskodawcę będzie odrzucony na tym etapie oceny? Taki projekt zostanie odrzucony, ponieważ nie zostaną spełnione przez wnioskodawcę wszystkie wymagane kryteria kwalifikacji opisane w punkcie "8.2. zdolność operacyjna". 2. Proszę o wyjaśnienie intencji zapisu "Roczna dotacja ma formę kwoty ryczałtowej (zob. sekcja ), Wynoszącej od minimum EUR rocznie do maksimum EUR rocznie na punkt. Kwoty ryczałtowe są obliczane w taki sposób, aby pokryć średnio 50 % kosztów związanych z działalnością komunikacyjną punktu." Czyli nie stoi na przeszkodzie, aby wkład instytucji starającej się o grant wyniósł np. 15% skoro instytucja ma pewność, popartą doświadczeniem, iż taki wkład zapewni jej właściwe działanie i realizację priorytetów komunikacyjnych? Nic nie stoi na przeszkodzie, aby wkład instytucji starającej się o grant wyniósł np. 15% skoro instytucja ma pewność, popartą doświadczeniem, iż taki wkład zapewni jej właściwe działanie i realizację priorytetów komunikacyjnych. strona 1 z 7

2 Minimalny poziom współfinansowania działalności PIEED nie został określony. Należy jednak pamiętać, że kwoty ryczałtowe zostały obliczone w taki sposób, aby pokryć średnio 50% kosztów rocznego planu komunikacji. 3. Czy możliwe jest nawiązanie partnerstwa z innymi podmiotami? Np. podpisanie porozumienia, w którym dokonany zostanie klarowny podział zadań do realizacji 3 letniej umowy? Tak, jest możliwe nawiązywanie partnerstw z innymi podmiotami w ramach wniosku pod warunkiem jednak, że organizacja wiodącą (właściwy Wnioskodawca Partner) ponosi całkowitą odpowiedzialność finansową i administracyjną. Podmiotem, z którym prowadzone są wszelkie ustalenia podczas trwania projektu jest podmiot, który podpisał umowę ramową o partnerstwie z Komisją Europejską na prowadzenie PIEED. Zarówno umowa ramowa o partnerstwie, jak i potem roczne umowy szczegółowe podpisywane są z jednym i tym samym podmiotem. 4. Czy możliwym jest zapewnienie wkładu własnego rzeczowego? Np. praca wolontariuszy przy realizacji projektu (kierownika projektu)? Jedynie wkład finansowy jest kwalifikowalnym współfinansowaniem ze strony wnioskodawcy. 5. Czy porozumienie z instytucją trzecią w zakresie zapewnienia wkładu własnego finansowego na potrzeby realizacji projektu, będzie wystarczającym dokumentem na etapie oceny projektu? Wkład własny finansowy w ramach porozumienia z instytucją trzecią należy wpisać w zakładce "Wydatki" załącznika A w kolumnie E "Współfinansowane przez wnioskodawcę". Natomiast w zakładce "Przychody" załącznika A należy już wyszczególnić konkretne kwoty oraz poszczególne źródła, z których one pochodzą. Do wniosku można dołączyć podpisane porozumienie, co będzie potwierdzeniem zapewnienia wkładu własnego. 6. Regulamin konkursu, w punkcie brzmi: "Publikacje powinny obejmować materiały drukowane lub materiały edukacyjne przygotowane przez punkt albo wydrukowane ze strony Urzędu Publikacji Europejskiej EU Bookshop." Czy to oznacza, że jeżeli opracujemy materiały edukacyjne, to mogą one pozostać w formie cyfrowej? Czy może w tym module istnieje konieczność wydruku opracowanych strona 2 z 7

3 materiałów? Materiały opracowane w ramach elementu rocznego planu komunikacji "Publikacje" muszą zostać wydrukowane. Dla materiałów w formie cyfrowej został przewidziany element rocznego planu komunikacji "Materiały audiowizualne i inne materiały w formie elektronicznej" opisany w sekcji zaproszenia do składania wniosków. 7. Załącznik 1 Formularz Wniosku str. 9 Opis trzyletniej strategii i planu komunikacji Proszę podać w tym miejscu opis strategii (orientacyjna długość: 2/3 strony). - czy chodzi o (słownie) dwie-trzy strony czy też dwie trzecie strony? Orientacyjna długość opisu to dwie trzecie strony. 8. Jak wygląda kwestia określania wskaźników (np. długość trwania, liczba uczestników/stron) względem organizacji wydarzeń/udziału w nich/wydania publikacji czy są podane jakieś wartości minimalne (tak jak w poprzedniej edycji) czy instytucja określa je sama na etapie wniosku? Nie ma minimalnych wartości wskaźników. Wnioskodawca sam określa je na etapie składania wniosku. 9. W przypadku organizacji kilku wydarzeń można przesuwać otrzymane środki? Np. 3 wydarzenia z łącznym dofinansowaniem 3*1500 euro. Czy możemy na jedno z nich przeznaczyć 3500 euro, na drugie 1000, a trzecie zorganizować bezkosztowo? W opisanym przypadku nie ma możliwości przesuwania kwot pomiędzy elementami wybranymi w ramach tej samej kategorii ("wydarzenia"). Jeżeli szacowany koszt wydarzenia jest większy niż kwota ryczałtowa przypisana do danego elementu to różnicę kosztów należy pokryć ze środków własnych wnioskodawcy (współfinansowanie). Natomiast, jeżeli wydarzenie jest bezkosztowe lub jego szacowany koszt jest mniejszy niż kwota ryczałtowa przypisana do danego elementu to można zawrzeć we wniosku w ramach jednego elementu (w ramach jednej kwoty ryczałtowej) więcej niż jedno wydarzenie. strona 3 z 7

4 10. Jak interpretować zapis z pkt 9.2 Pierwszeństwo zostanie przyznane Punktom Informacji Europejskiej Europe Direct, których zasięg zaproponowanych głównych działań komunikacyjnych obejmuje obszary (miasta), w których nie istnieją placówki Przedstawicielstw Komisji Europejskiej i Biur Informacyjnych Parlamentu Europejskiego czy mamy rozumieć, że w przypadku, gdy złożonych zostanie 25 wniosków, które zdobędą wymaganą punktację i swoim zasięgiem będą obejmować różne obszary, to wniosek instytucji, której działalność będzie skupiać się na Warszawie lub Wrocławiu zostanie automatycznie wyprzedzony, niezależnie od otrzymanej oceny? Tak, może się tak zdarzyć, zgodnie z zapisami sekcji 9.2 Równowaga geograficzna zaproszenia do składania wniosków, w pierwszej kolejności wnioski zostaną uszeregowane według liczby zdobytych punktów. Następnie, aby zapewnić dobry rozkład geograficzny Punktów Informacji Europejskiej Europe Direct, wnioski mające ten sam zasięg geograficzny będą ze sobą porównane pod kątem liczby zdobytych punktów, a za kwalifikujące się do przyznania dotacji uznane zostaną jedynie lepsze lub najlepsze wnioski. Dodatkowo pierwszeństwo zostanie przyznane Punktom Informacji Europejskiej Europe Direct, których zasięg zaproponowanych głównych działań komunikacyjnych obejmuje obszary (miasta), w których nie istnieją placówki Przedstawicielstw Komisji Europejskiej i Biur Informacyjnych Parlamentu Europejskiego. 11. Jak interpretować zagadnienie umów realizacyjnych/podwykonawstw (pkt 11.6) - Czy jest możliwe np. wyłonienie w przetargu firmy, która merytorycznie poprowadzi np. szkolenie z zakresu funduszy europejskich? Czy organizacja tego typu warsztatów będzie traktowana, jako podstawowe zadanie (efektem czego nie będzie można korzystać z usług firm trzecich)? Tak, jest możliwość wyłonienia w przetargu firmy, która merytorycznie poprowadzi szkolenia. Tego rodzaju działania (prowadzenie warsztatów nie jest podstawowym zadaniem). Przez podstawowe zadania należy rozumieć główne działania komunikacyjne opisane w sekcji zaproszenia do składania wniosków. Odpowiedzi z r. 12. Jak rozwiązana jest kwestia wysokości dotacji i planowanych działań? W przypadku, gdy przygotowany przez nas plan zakłada euro dotacji, a w momencie jej przyznania okaże się, że wyniesie ona euro, to czy będziemy mogli zrezygnować z części zaplanowanych działań? Kto będzie wtedy decydował, które z nich zostaną usunięte z planu? Czy może powstałą różnicę należy pokryć ze środków własnych instytucji? W przypadku, jeśli Państwa wniosek będzie zakładał dotację w wysokości euro i zostanie on wybrany to też taka dotacja zostanie Państwu przyznana na pierwszy rok działań. strona 4 z 7

5 13. Czy kierownik punktu powinien posiadać co najmniej 2 lata doświadczenia we wszystkich wymienionych w zaproszeniu umiejętności komunikacji (punkt 8.2)? W przypadku, jeśli wnioskodawca zdecyduje się na mianowanie kierownika/kierowniczki PIEED, który(-a) nie posiada wszystkich wymienionych umiejętności komunikacji (sekcja 8.2 ZDOLNOŚC OPERACYJNA zaproszenia do składania wniosków) należy wskazać dodatkową(-e) osobę(-y), która(-e) uzupełnią odpowiednio brakujące wymienione umiejętności komunikacji kierownika/kierowniczki PIEED. W przeciwnym wypadku, kierownika/kierowniczki PIEED powinien(-a) posiadać 2 lata doświadczenia we wszystkich wymienionych umiejętnościach komunikacyjnych. 14. Punkt Wydarzenia Organizacja wydarzenia(-ń) (obowiązkowo) obejmuje organizację jednego wydarzenia lub serii wydarzeń. W rocznym planie komunikacji należy podać przynajmniej następujące informacje: 1. ( ); 2. ( ); 3. rodzaj, przekaz i treść wydarzenia, w tym jego plan, datę i lokalizację; 4. ( ). Proszę o odpowiedź na ile szczegółowo powinna być wskazana data (czy podany ma być dokładny dzień, czy też może zostać wskazany miesiąc lub kwartał lub półrocze) oraz lokalizacja (w przypadku PIE ED obejmującego kilka powiatów czy powinna zostać wskazana konkretna miejscowość, czy wystarczy wskazanie powiatu, czy też wystarczy informacja: na terenie działania PIE ED). W formularzu wniosku w dokładnym opisie poszczególnych wydarzeń należy jak najdokładniej określić datę lub przedział czasowy (dzień, o ile to możliwe na etapie składania wniosku, jeśli nie, to przynajmniej która połowa danego miesiąca) i lokalizację wydarzenia (miejscowość). 15. Czy wskazana kwota ryczałtowa dotycząca dofinansowania wydarzeń (organizacji wydarzeń oraz udziału w wydarzeniach), które można wybrać więcej niż raz dotyczy dofinansowania jednego wydarzenia; tzn. czy w przypadku np. wyboru organizacji 2,3 itd. wydarzeń wskazaną kwotę ryczałtu tj euro mnożymy przez 2,3 itd.? Pojedynczy element ("wydarzenia"), który można wybrać więcej niż raz, obejmuje organizację jednego wydarzenia lub serii wydarzeń. W opisanej sytuacji możliwe jest zarówno wybranie dofinansowania dla pojedynczego elementu i opisania odpowiednio we wniosku 2,3 itd. wydarzeń w ramach tego elementu LUB wybranie dofinansowania dla wielokrotności elementu (mnożenie kwoty ryczałtowej) i opisania odpowiednio we wniosku 2,3 itd. wydarzeń, jako osobne elementy. strona 5 z 7

6 16. Czy istnieją minimalne wymogi dotyczące liczby godzin otwarcia punktu stacjonarnego oraz liczby etatów w przypadku wyboru opcji punkt stacjonarny? Nie. 17. Czy odpowiadając na zaproszenie do składania wniosku należy przesłać jedynie formularz wniosku wraz z załącznikami A i B? Tak. Należy jednocześnie pamiętać, że wniosek musi zawierać wszystkie dokumenty potwierdzające zgodnie z listą kontrolną dla wnioskodawców, załączoną do formularza wniosku (załącznik 1). 18. Czy istnieje możliwość dołączenia dodatkowych załączników, np. listów rekomendacyjnych? Tak, istnieje możliwość dołączenia dodatkowych załączników. 19. Czy istnieje możliwość negocjacji zapisów umowy? Nie. Umowy załączone do dokumentów konkursowych są standardowymi umowami grantowymi stosowanymi przez Komisję Europejską i ich zapisy nie podlegają negocjacji. 20. Czy współfinansowanie musi dotyczyć każdej pozycji w budżecie? Nie, współfinansowanie odnosi się do budżetu, jako całości. 21. Czy współfinansowanie musi odpowiadać kwocie dotacji w poszczególnych elementach? Nie, współfinansowanie odnosi się do budżetu, jako całości. strona 6 z 7

7 22. Czy zadeklarowany poziom współfinansowania w roku 2018 będzie obowiązywał przez kolejne lata? Nie. Zarówno poziom współfinansowania, jak i wysokość dotacji mogą zmieniać się wraz z przedkładanym budżetem i rocznym planem komunikacji na kolejny rok pracy Punktu Informacji Europejskiej Europe Direct, co ma odzwierciedlenie w corocznie podpisywanych umowach szczegółowych. 23. Czy działalność punktu ED musi rozpocząć się 1 stycznia 2018 r., czy też przewidują Państwo możliwość przesunięcia tego terminu na jakiś późniejszy, jeżeli będzie to uzasadnione np. przedłużeniem się procedury oceny wniosków? Działalność Sieci Europe Direct musi rozpocząć się 1 stycznia 2018 r. 24. Czy wysokość współfinansowania przez wnioskodawcę może ulegać zmianom w trakcie realizacji projektu (zwiększenie wkładu własnego)? Tak. 25. Czy w formularzu budżetu (załącznik A) należy wypełnić obie zakładki? Tak, należy wypełnić obie zakładki wydatki i przychody. W przeciwnym wypadku dokument będzie uznany, jako niekompletny. strona 7 z 7