Szkolenie dla koordynatorów projektów Programu Równać Szanse Regionalny Konkurs Grantowy 2018

Transkrypt

1 Szkolenie dla koordynatorów projektów Programu Równać Szanse Regionalny Konkurs Grantowy 2018 Informacje dotyczące realizacji projektu i współpracy z PFDiM

2 Gratulacje! Gratulujemy otrzymania grantu w Programie Równać Szanse Polsko Amerykańskiej Fundacji Wolności Rozpoczynamy 10-miesięczną współpracę, w której wspólnie chcemy odnieść sukces na rzecz młodych ludzi w Waszych miejscowościach.

3 Umowa Dotacyjna

4 Podpisanie umowy dotacyjnej Osoby uprawnione do reprezentacji VAT na 1 stronie umowy zaznaczamy czy organizacja jest płatnikiem VAT. Rachunek bankowy w umowie wpisujemy numer rachunku bankowego oraz nazwę właściciela rachunku. Na rachunku bankowym muszą się znaleźć wyłącznie środki otrzymane z Polskiej Fundacji Dzieci i Młodzieży.

5 Podpisanie umowy dotacyjnej składają swój podpis wszystkie osoby wymienione na stronie pierwszej, należy postawić stempel organizacji, która otrzymała dotację.

6 Podpisanie umowy dotacyjnej Składają swoje podpisy wszystkie osoby wymienione na stronie pierwszej, Należy postawić stempel organizacji, która otrzymała dotację, Budżet podpisuje również osoba, która będzie sporządzała raporty finansowe, nawet jeżeli jest to osoba wymieniona na stronie pierwszej umowy.

7 Podpisanie umowy dotacyjnej Składają swoje podpisy wszystkie osoby wymienione na stronie pierwszej, Należy postawić stempel organizacji, która otrzymała dotację.

8 Podpisanie umowy dotacyjnej Załączniki: aktualny wyciąg z KRS lub akt nadania numeru REGON lub akt założycielski, sprawozdanie merytoryczne lub inna informacja o działaniach wnioskodawcy za rok 2017 podpisany wniosek o dotację

9 Podpisanie umowy dotacyjnej Oświadczenie o wskazaniu koordynatora podanie danych kontaktowych podpis osób uprawnionych podpis koordynatora pod informacją o przetwarzaniu danych osobowych

10 Podpisanie umowy dotacyjnej Dodatkowo trzeba wypełnić ankietę w Panelu Wnioskodawcy Wypełnia ją koordynator lub osoba z Zarządu organizacji lub instytucji

11 Podpisanie umowy dotacyjnej Umowę należy odesłać do 1-go lutego 2019 r.

12 Przekazanie dotacji

13 Przekazanie dotacji Dotacja zostanie przekazana 8 lutego 2019 r. pod warunkiem: otrzymania prawidłowo podpisanej umowy ze wszystkim załącznikami wypełnienia ankiety dotowanego Kolejny termin przekazania dotacji 8 marca 2019 r.

14 Środki bezzwrotnej pomocy zagranicznej, przekazywane przez Polsko-Amerykańską Fundację Wolności za pośrednictwem Polskiej Fundacji Dzieci i Młodzieży na realizację Programu Równać Szanse, są zwolnione z podatku VAT oraz z podatku dochodowego od osób fizycznych Zwolnienie z podatku VAT

15 Zwolnienie z podatku VAT Organizacje Płatnicy VAT rozliczają się w kwotach NETTO. Organizacje niebędące Płatnikami VAT rozliczają się w kwotach BRUTTO, chyba że odzyskują podatek VAT z Urzędu Skarbowego wówczas także w kwotach NETTO.

16 Zwolnienie z podatku VAT Więcej można przeczytać w publikacji: "Jak odzyskać VAT płacony za towary i usługi?" (Marcin Tomalak, Katarzyna Adamska- Dutkiewicz) Publikacja wraz z wzorami pism jest dostępna na stronie

17 Płatnicy VAT zobowiązani są zarejestrować umowę dotacyjną w Ministerstwie Spraw Zagranicznych w terminie jednego miesiąca od otrzymania środków na konto Zwolnienie z podatku VAT

18 Rejestracja umowy w MSZ

19 Rejestracja umowy w MSZ W celu otrzymania zaświadczenia należy przesłać do Departamentu Wdrażania Programów Rozwojowych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych trzy dokumenty: 1. Pismo przewodnie do Dyrektora Departamentu (wzór w materiale Marcina Tomalaka/ Katarzyny Adamskiej - Dutkiewicz, załącznik Kopię umowy grantowej z PFDiM potwierdzoną za zgodność z oryginałem (pieczęć i podpis), kopia umowy musi być potwierdzona za zgodność z oryginałem (pieczęć i podpis), 3. Dokument potwierdzający posiadanie odrębnego rachunku bankowego, na którym są zgromadzone wyłącznie środki pomocowe.

20 Zasady współpracy z PFDiM

21 Obowiązujący jest aktualny budżet znajdujący się w Panelu Wnioskodawcy Zasady współpracy z PFDiM

22 Terminy wydatkowania środków od 7 stycznia 2019 r. do 31 sierpnia 2019 r. Zasady współpracy z PFDiM

23 Zasady współpracy z PFDiM Środki powinny być wydatkowane z wyodrębnionego rachunku bankowego. Wszystkie dokumenty finansowe winny być wystawiane na właściciela konta

24 Zasady współpracy z PFDiM Zmiany: do10% w poszczególnych kategoriach budżetu bez uprzedniej zgody PFDiM przy wprowadzeniu zmian w budżecie należy pamiętać o nieprzekraczalnych 25% na sprzęt

25 Zmiany wymagające zgody PFDM zgłaszane wyłącznie przez Panel Wnioskodawcy: - budżet (powyżej 10% w kategorii) - harmonogram - termin zakończenia projektu - termin złożenia sprawozdania Zasady współpracy z PFDiM

26 Zasady współpracy z PFDiM cd. Monitoring projektu - Spotkanie z koordynatorem i grupą młodzieży realizującej projekt (około ½ grupy) w miejscu spotkań grupy. - Celem spotkania jest konsultacja działań projektowych, rozmowa o sposobie realizacji działań i pomoc w maksymalizacji efektów. - Spotkanie trwa ok 1-2 godziny. - Informacja o spotkaniu jest przekazywana telefonicznie na około 7-10 dni przed spotkaniem oraz na stronie w zakładce dla koordynatora -> Monitoringi. - Monitoringowi zostanie poddane około połowa projektów.

27 Zasady współpracy z PFDiM cd. Informacja o sponsorze oraz logotypy - Polsko-Amerykańskiej Fundacji Wolności, Polskiej Fundacji Dzieci i Młodzieży oraz Programu Równać Szanse są do pobrania ze strony -> dla Koordynatorów - > do pobrania -> Logotypy. Podręcznik do komunikacji do pobrania ze strony -> dla Koordynatorów - > do pobrania -> Logotypy Otrzymane naklejki prosimy umieszczać na sprzęcie zakupionym ze środków dotacji

28 Zasady współpracy z PFDiM cd. Wszystkie materiały promocyjne np. linki do filmów, adresy powstałych stron internetowych, czy portali społecznościowych prosimy o przesyłanie na adres mailowy: a.elsner@pcyf.org.pl Szczególnie prosimy o informację o sukcesach projektów i młodzieży.

29 Zasady współpracy z PFDiM cd. Zdjęcia i relacje dodajemy poprzez Panel Wnioskodawcy zakładka Relacje. Informacje na portalach społecznościowych prosimy oznaczać hasztagiem #rownacszanse #nonprofitpl W informacjach na Facebooku prosimy oznaczać Program poprzez

30 Promocja

31 Panel Wnioskodawcy

32 Panel Wnioskodawcy

33 Panel Wnioskodawcy - Zmiany budżetu Formularz zmiany budżetu Budżet zdefiniowany w ramach formularza rejestracyjnego może być modyfikowany przez organizacje, które uzyskały status dotowanego.

34 Panel Wnioskodawcy - Zmiany budżetu Kliknięcie w link zgłaszanie zmian dostępny w menu panelu wnioskodawcy powoduje wyświetlenie formularza analogicznego do tego widocznego po prawej stronie. Formularza zawiera informacje o wszystkich kategoriach budżet, jakie były wymienione w formularzu rejestracyjnym. Kategorie pogrupowane są w zbiory: wydatki osobowe i wydatki rzeczowe. Każda kategoria opisana jest nazwą [1] oraz początkową kwotą [2], jaka została przyznana w ramach dotacji. Ostatnia kolumna [3] zawiera pola umożliwiające zmianę dotacji dla każdej kategorii

35 Panel Wnioskodawcy - Zmiany budżetu Opisany formularz umożliwia zmianę budżetu. Dla każdej z dostępnych kategorii można zdefiniować osobną zmianę wnioskowanej dotacji. Wypełniając formularz zmiany budżetu, należy pamiętać o wpisaniu uzasadnienia [4] motywującego zmianę budżetu. Kliknięcie "Zgłoś zmianę" [5] spowoduje zgłoszenie zmiany budżetu do pracownika Polskiej Fundacji Dzieci i Młodzieży celem akceptacji lub odrzucenia. 4 5

36 Panel Wnioskodawcy - Zmiany budżetu Propozycja zmiany może zostać: zaakceptowana (budżet zostanie odblokowany i zaktualizowany do nowych wartości); odrzucona (budżet zostanie odblokowany, a wartości pozostaną niezmienione); skomentowana (budżet zostanie odblokowany, a pod zmianą pojawi się komentarz celem doprecyzowania lub prośbą o kontakt.

37 Jak dodawać relację w Panelu Wnioskodawcy Panel Wnioskodawcy - Relacje

38 Panel Wnioskodawcy - Relacje

39 Panel Wnioskodawcy - Raporty - raporty końcowe (merytoryczny i finansowy) należy wypełnić w Panelu Wnioskodawcy; - po kliknięciu Złóż sprawozdanie system wygeneruje sprawozdanie w formacie pdf; - uwaga! Każde sprawozdanie wypełniamy oddzielnie; - należy je wydrukować, opieczętować, podpisać (te same osoby, które podpisywały umowę); - przysłać pocztą na adres: Polska Fundacja Dzieci i Młodzieży ul. Kredytowa 6/ Warszawa

40 Panel Wnioskodawcy - Raport Merytoryczny

41 Panel Wnioskodawcy - Raport Merytoryczny - formatka raportu merytorycznego zostanie udostępniona w Panelu Wnioskodawcy na przełomie kwietnia i maja; - po wypełnieniu raportu należy kliknąć wyślij ; - wygenerowany w formacie PDF raport merytoryczny należy wydrukować, opieczętować, podpisać i wraz z raportem finansowym przesłać na adres Fundacji

42 Panel Wnioskodawcy - Raport Finansowy (formatka budżetu + zestawienie rachunków)

43 Panel Wnioskodawcy - Raport Finansowy Zestawienie rachunków - w Panelu Wnioskodawcy należy: 1. wybrać odpowiednią kategorię budżetową; 2. wpisać numer dokumentu; 3. datę wystawienia dokumentu (rok-miesiąc-dzień, np ); 4. wpisać wystawcę dokumentu; 5. wpisać kwotę brutto; 6. wpisać kwotę netto; 7. wpisać kwotę rozliczaną (wydaną wyłącznie ze środków dotacji);

44 Panel Wnioskodawcy - Raport Finansowy wpisywane dane należy zapisywać do schowka;

45 Panel Wnioskodawcy - Raport Finansowy (zestawienie rachunków) Wpisywanie dokumentów powoduje automatyczną aktualizację budżetu w pierwszej zakładce; Procent wydatkowanych środków aktualizuje się w 3 kolumnie.

46 Panel Wnioskodawcy - Raport Finansowy - po zakończeniu wpisywania całego zestawienia rachunków należy kliknąć wyślij sprawozdanie finansowe końcowe ; - system wygeneruje w formacie PDF raport finansowy końcowy (formatka raportu + zestawienie rachunków); - raport należy wydrukować, opieczętować i podpisać, a następnie wysłać na adres Fundacji;

47 Panel Wnioskodawcy - Raport Finansowy formatka budżetu

48 Panel Wnioskodawcy - Raport Finansowy nie należy dołączać do raportu kopii rachunków i faktur, itp. (wyjątek stanowią grupy nieformalnych, które mają obowiązek przesłać rachunki)

49 Panel Wnioskodawcy - Raport Finansowy W raporcie finansowym rozliczana jest wyłącznie kwota przyznanej dotacji.

50 Panel Wnioskodawcy - Raport Finansowy Rozliczenie projektu 1. Organizacje Płatnicy VAT rozliczają się w kwotach NETTO. 2. Organizacje niebędące Płatnikami VAT rozliczają się w kwotach BRUTTO, chyba że odzyskują podatek VAT z Urzędu Skarbowego wówczas także w kwotach NETTO. Procedura odzyskiwania VAT jest opisana w publikacji Jak odzyskiwać VAT? Dostępnej na

51 Termin złożenia raportów w Panelu Wnioskodawcy 30-go września 2019 r. Panel Wnioskodawcy

52 Dziękujemy za uwagę!