Wprowadzenie Moduł umożliwia utworzenie, edycję i zapis e-sprawozdania finansowego w formie XML zgodnej ze schematami udostępnionymi przez ministerstwo. Dostępne warianty sprawozdań: jednostka inna, jednostka mała oraz jednostka mikro w złotych. Proces obejmuje etapy: 1. Utworzenie e-sprawozdania wybór wariantu i opcji decydujących o strukturze dokumentu. 2. Edycja e-sprawozdania wypełnienie poszczególnych sekcji dokumentu. 3. Omówienie rodzajów pozycji edycyjnych. 4. Dostosowanie struktury sprawozdania finansowego do potrzeb jednostki. 5. Wydruk (opcjonalnie) drukowanie papierowej wersji sprawozdania. 6. Eksport do formatu XML zapis w formie XML przy jednoczesnej weryfikacji poprawności wprowadzonych danych i zgodności ze schematem rządowym. 1
Utworzenie e-sprawozdania Utworzenie e-sprawozdania rozpoczyna się od otwarcia przeglądu dokumentów esprawozdań: Okno służy do przeglądu dokumentów obsługiwanych w module e-sprawozdań. Wyświetlane są tylko dokumenty aktualnej administracji. 1. Zakładki sortowania / filtrowania. Zakładka 1 dokumenty dotyczące bieżącego roku, sortowanie wg typu i numeru dokumentu. Zakładka 2 dokumenty dotyczące bieżącego roku, sortowanie wg daty sporządzenia. Zakładka 3 dokumenty z wszystkich lat, sortowanie wg typu i numeru. Ta zakładka umożliwia podejrzenie dokumentów dotyczące lat poprzednich. 2
2. Lista dokumentów. Lista zawiera podstawowe informacje o dokumencie, tj. typ i numer, datę sporządzenia, okres sprawozdania, komentarz oraz typ i numer dokumentu wybranego jako dokument z poprzedniego roku. W typowej sytuacji na liście będzie znajdował się jeden dokument będący sprawozdaniem finansowym jednostki za dany rok. 3. [Otwórz]. Przycisk otwiera okno edycji, drukowania i eksportu sprawozdania. Omówione jest w następnej sekcji instrukcji. 4. [Popraw]. Przycisk otwiera okno edycji nagłówka wybranego dokumentu. Omówione dalej. 5. [Dopisz]. Przycisk otwiera okno dopisywania nowego nagłówka dokumentu. 6. [Usuń]. Przycisk służy do całkowitego usunięcia wybranego sprawozdania z bazy danych systemu. Nie należy usuwać złożonych dokumentów, a jedynie dokumenty robocze i służące do testowania funkcji modułu. Usunięcia dokumentu nie można cofnąć. Aby utworzyć nowe e-sprawozdanie używamy przycisku 5. [Dopisz]. Otwiera się okno z ustawieniami dokumentu: 3
1. Rodzaj dokumentu i numer. Za pomocą słownika wybieramy rodzaj (typ) dokumentu z listy dostępnych wariantów jednostka inna, mała lub mikro w złotych: Wybór typu decyduje o zastosowanej strukturze e-sprawozdania i dostępnych opcjach: Numer dokumentu nadawany jest automatycznie. Rok bieżący traktowany jest jako ten rok, którego sprawozdanie dotyczy. 2. Dokument za poprzedni rok. W przypadku, gdy w bazie danych jest dokument tego samego rodzaju (typu) za poprzedni rok, można go tutaj wprowadzić. Dzięki temu program automatycznie wpisze dane z poprzedniego roku w nowym e-sprawozdaniu. 3. Data sporządzenia. Data sporządzenia sprawozdania. 4. Okres od-do. Okres, którego dotyczy sprawozdanie. Okres powinien być zgodny z rokiem sprawozdania. 4
5. Opcje. Sekcja opcji decyduje o strukturze e-sprawozdania. Aby zmienić daną opcję, należy użyć przycisku 6. [Popraw]. Dla wszystkich typów dokumentów dostępne są opcje: a) Dane przekształcone za poprzedni rok: Tak / Nie. - włączenie opcji powoduje dodanie trzeciej kolumny z kwotami przekształconymi za poprzedni rok. b) Rachunek zysków i strat: Wariant kalkulacyjny / Wariant porównawczy. c) Rachunek przepływów pieniężnych: Metoda bezpośrednia / Metoda pośrednia. Oprócz tego jednostka mała i mikro mają dodatkowe opcje wynikające z dowolności wyboru elementów struktury dokumentu. Jednostka mała: a) Wprowadzenie do sprawozdania: Jednostka mała / Jednostka inna. b) Bilans: Jednostka mała / Jednostka inna. c) Rachunek zysków i strat: Jednostka mała / Jednostka inna. d) Dodatkowe: Jednostka mała / Jednostka inna. Jednostka mikro: a) Wprowadzenie do sprawozdania: Jednostka mikro / Jednostka mała / Jednostka inna. b) Bilans: Jednostka mikro / Jednostka mała / Jednostka inna. c) Rachunek zysków i strat: Jednostka mikro / Jednostka mała / Jednostka inna. d) Dodatkowe: Jednostka mikro / Jednostka mała / Jednostka inna. Od wyboru powyższych opcji zależy struktura i zawartość sprawozdania. Należy zatem określić te elementy przed przystąpieniem do wypełniania treści dokumentu. 7. Komentarz. Pole tekstowe na dowolny komentarz operatora. Wartość pola nie jest nigdzie drukowana ani eksportowana i służy jedynie przechowaniu notatek. Po zaakceptowaniu formularza przyciskiem [Zapisz] zostaje utworzone nowe sprawozdanie. Sekcja wprowadzenia do sprawozdania zostaje wypełniona domyślnymi danymi adresowymi jednostki administracyjnej, o ile są wprowadzone w formularzu administracji. 5
Edycja e-sprawozdania Po dodaniu nagłówka i ustaleniu opcji struktury można przejść do wprowadzania treści. W oknie przeglądu należy użyć przycisku [Otwórz]: Dokument zostaje otwarty w trybie podglądu bez możliwości edycji: 1. Zakładki widoku. Okno podglądu/edycji dokumentu funkcjonuje w dwóch trybach widoku: a) Podział wg kategorii. W tym układzie górna część okna zawiera listę głównych sekcji dokumentu. Wybranie opcji na tej liście powoduje załadowanie sekcji w dolnym panelu. b) Wszystko. 6
W tym układzie cały dokument przedstawiony jest na jednej liście. Panel u dołu okna umożliwia podejrzenie treści w przypadku, gdy nie mieszczą się w linii na liście. 2. Przełączniki opcji widoku. a) Ukryj nieopisane przełącznik dostępny tylko w trybie podglądu. Pozwala na ukrycie pozycji użytkownika, które nie mają nazwy. Pozycje bez nazwy nie są zapisywane w pliku XML sprawozdania i służą jedynie wprowadzaniu kwot. b) Pokazuj numerację opcja pozwala włączyć numerację sekcji sprawozdania. c) Pokazuj wartości zerowe opcja uwidacznia wszystkie zerowe kwoty. 7
d) Pokazuj drzewo przełącza sposób wyświetlania dokumentu na widok drzewiasty z możliwością zwijania/rozwijania gałęzi. Tryb drzewiasty umożliwia analizę sprawozdania na poziomach zbiorczych bez konieczności przewijania listy pozycji. e) Cieniowanie włącz/wyłącz cieniowanie listy. f) Edycja włącz/wyłącz tryb edycji. Wprowadzanie danych do sprawozdania możliwe jest tylko w trybie edycji, tj. przy zaznaczonej opcji Edycja. Tryb edycji uaktywnia przyciski 4 i 5. 3. Lista sekcji. Za pomocą listy wybieramy sekcję do podglądu/edycji w panelu poniżej. Zawartość dostępnych sekcji jest zależna od opcji ustalonych w nagłówku sprawozdania. 4. Popraw. Przycisk służy do otwarcia okna dialogowego edycji wybranej pozycji sprawozdania. Edytować można jedynie pozycje oznaczone ikonami: - pozycja edytowalna, nie wprowadzona; - pozycja edytowalna, wprowadzona; - pozycja edytowalna, opcjonalna, nie wprowadzona. 5. Przełącz opcjonalny / Przełącz sumowanie Przycisk służy do przełączania trybu pozycji w zależności od kontekstu. 8
Pozycje opcjonalne: W przypadku pozycji opcjonalnych pozwala włączyć / wyłączyć generowanie opcjonalnej pozycji. Uwaga! Wprowadzenie danych w pozycji opcjonalnej włącza ją automatycznie. Wyłączenie pozycji opcjonalnej nie czyści wprowadzonych danych, ale powoduje, że pozycja nie będzie generowana w trybie podglądu oraz w pliku XML. Wyłączanie sumowania: W przypadku pozycji kwotowych sekcji Bilans, Rachunek zysków i strat, Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz w Rachunku przepływów pieniężnych każdą pozycję można wyłączyć z sumowania na poziomie wyżej. Domyślnie wszystkie pozycje kwotowe są sumowane hierarchicznie, tj. pozycja wyższego poziomu zawiera sumę kwot poziomu niższego. Zdarzają się sytuacje, gdzie nie jest to zachowaniem pożądanym. Można zatem wyłączyć daną pozycję z sumy na wyższym poziomie: Pozycja nie sumowana na wyższym poziomie oznaczana jest ikoną:. Wyjątkiem od reguły automatycznego sumowania hierarchicznego są pozycje określone opisowo jako suma/różnica innych pozycji. W takich przypadkach kwota tej pozycji nie jest sumą swoich podpozycji, lecz wyliczana jest wg odpowiedniego, zadanego wzoru. W przypadku tych pól wyłączenie sumowania wyłącza zarówno sumowanie, jak i formułę. Pozycje tego rodzaju oznaczane są ikoną:. 9
6. Lista pozycji. Na liście przedstawione są wprowadzone pozycje i wartości kwotowe. Aby wprowadzić/zmienić dana wartość, należy zaznaczyć ją na liście i użyć przycisku 4. [Popraw]. W przypadku pozycji opcjonalnych lub sumowanych hierarchicznie możliwa jest modyfikacja zachowania za pomocą przycisku 5. [Przełącz ]. Obydwie opcje zostały omówione powyżej. 7. Drukuj i 8. Excel. Opcje drukowania i eksportu do programu Excel działają podobnie, zatem omówione będą w jednej, wspólnej sekcji w dalszej części dokumentu. 9. XML. Przycisk służy do przejścia do okna generowania pliku XML, który należy przesłać do odpowiedniego urzędu drogą elektroniczną. Proces generowania jest omówiony w dalszej części dokumentu. 10
Typy pozycji w e-sprawozdaniu W każdej z sekcji wprowadzane są innego rodzaju dane. Dla każdego rodzaju danych przewidziano inne okno edycyjne. W przypadku pól tekstowych opisowych maksymalna liczba znaków w polu wynosi 3500 znaków. Poniżej omawiamy dostępne typy okien. Typy danych dostępne w sekcji Wprowadzenie do sprawozdania: 1. P1 Dane identyfikujące jednostkę. Pole zawiera dane adresowe, Kod PKD, NIP i KRS. Kod PKD wymagany jest tylko w wersji dla jednostki innej. NIP i KRS traktowane są wymiennie należy wprowadzić albo NIP, albo KRS. 11
2. P2 Czas trwania działalności jednostki, jeżeli jest ograniczony. Pole należy wypełnić tylko w przypadku, gdy czas trwania jest ograniczony. W przypadku daty końcowej należy albo wpisać datę, albo opisać datę zakończenia tekstowo. 3. P3 Wskazanie okresu objętego sprawozdaniem finansowym. Pole nie podlega edycji. Wypełniane jest automatycznie danymi z nagłówka dokumentu. 4. P4 - Wskazanie, że sprawozdanie finansowe zawiera dane łączne. 5. P5 - Założenie kontynuacji działalności Pole opisowe jest nieobowiązkowe. 12
6. P6 - Informacja czy sprawozdanie finansowe jest sporządzone po połączeniu spółek Pole opcjonalne. 7. P7 - Zasady (polityka) rachunkowości 13
8. P8 - Informacja uszczegóławiająca, wynikająca z potrzeb lub specyfiki jednostki Pole jest polem wielokrotnym i pozwala na wprowadzenie dodatkowych sekcji opisowych, które nie zmieściły się w wcześniejszych polach. Informacje rozszerzające i uzupełniające. Okno dialogowe do wprowadzania pól wielokrotnych (lub drzewiastych) różni się od okien edycji pól prostych. W górnej części okna wyświetlana jest ścieżka do pola w strukturze dokumentu oraz nazwa pola. W dolnej części okna umiejscowiono listę wprowadzonych pozycji. W przypadku pola P8 pozycje składają się z nazwy i opisu. Przyciski [Dopisz], [Popraw], [Usuń] umożliwiają zwyczajową edycję listy pozycji za pomocą okna formularza: Przyciski [Niżej], [Wyżej] pozwalają na zmianę kolejności pozycji na liście. 14
9. P4 (jednostka mała) - Wskazanie zastosowanych uproszczeń przewidzianych dla jednostek małych 10. P6 (jednostka mała) - Zasady (polityka) rachunkowości 11. P4 (jednostka mikro) - Wskazanie zastosowanych zasad rachunkowości przewidzianych dla jednostek mikro z wyszczególnieniem wybranych uproszczeń 15
12. P6 (jednostka mikro) - Zasady (polityka) rachunkowości Typ danych dostępny w sekcjach: Bilans, Rachunek zysków i strat, Zestawienie zmian w kapitale, Rachunek przepływów pieniężnych. W tych sekcjach dostępny jest tylko jeden typ danych zawierający nazwę oraz kwoty: Okno edycji umożliwia drzewiaste ułożenie pozycji, które będą wstawione w miejscu wskazanym na sprawozdaniu. Przyciski [Dopisz], [Popraw], [Usuń] zwyczajowa edycja za pomocą formularza. Przyciski [Wyżej], [Niżej] zmiana kolejności pozycji na liście. Przyciski [Głębiej], [Płyciej] zmiana głębokości położenia pozycji w strukturze drzewa. 16
Pozycje wyżej w hierarchii są automatycznie sumą pozycji niższych (głębiej położonych). Podobnie jak w przypadku listy pozycji sprawozdania wybrane pozycje można wyłączać z sumowania. Uwaga! Pozycje bez nazwy (pole nazwa pozycji sprawozdania pozostawione puste) nie są generowane w pliku XML oraz na wydruku przy zaznaczonej opcji ukryj nieopisane. Formularz wprowadzania pozycji: Typy danych dostępne w sekcji Dodatkowe informacje i objaśnienia: 1. Opis i załączony plik. Lista opisów i opcjonalnych załączonych plików. Uwaga! Dołączanie plików do sprawozdania w sposób znaczny powiększa wielkość wynikowego pliku XML. Należy zwrócić uwagę na ewentualne ograniczenia rozmiaru przesyłanego pliku. 17
Opisy i pliki dołącza się w formie listy. Przyciski [Dopisz], [Popraw], [Usuń] zwyczajowa edycja listy. Przyciski [Niżej], [Wyżej] zmiana kolejności pozycji. Po wybraniu przycisku [Dopisz] należy wypełnić pole opisowe. Dopisanie pliku jest opcjonalne należy wskazać plik na dysku, który ma zostać dołączony do sprawozdania. Po zatwierdzeniu opis i plik zostaje dopisany do listy. Formularz opisu i pliku: 18
3. Kwota rok bieżący / rok poprzedni. Dostępne w polach: A, J i K. 4. Pozycja użytkownika z podstawą prawną. Dostępne w polach: B, C, D, E, F, G i I. Struktura pozycji jest drzewiasta analogicznie, jak w przypadku pozycji w bilansie: Okno ułożone analogicznie, jak w przypadku poprzednich list drzewiastych. Dodatkowym elementem są panele u dołu okna. Lewy służy przejrzeniu danych wybranej pozycji, ponieważ nie wszystkie są widoczne na liście pozycji. Prawy wyświetla wartość wybranej pozycji w przypadku, gdy wartość nie mieści się w lewym panelu. 19
Formularz edycji pozycji z podstawą prawną: Jeżeli pole nazwa pozycji sprawozdania pozostanie puste pozycja nie będzie generowana w sprawozdaniu, przy czym kwota w niej zawarta będzie wpływać na sumę wyższego poziomu. Kwoty na rok bieżący / poprzedni wprowadzamy na dwa sposoby. Albo podajemy tylko wartość łączną, albo rozbitą na zyski kapitałowe i inne źródła przychodów. W tym drugim przypadku wartość łączna wyliczana jest automatycznie. Podstawa prawna wymagane jest przynajmniej podanie artykułu. Pozostałe elementy podstawy prawnej są opcjonalne. 5. Pozycja użytkownika bez podstawy prawnej. Dostępne w polu H. Formularz: 20
6. Pozycja pozostałe. Dostępne w polach: B, C, D, E, F, G i I. Jest to pole proste, przeznaczone do wprowadzenia kwot nie wyszczególnionych wyżej. Formularz: 21
Dostosowanie struktury sprawozdania finansowego do potrzeb jednostki W sytuacji gdy struktura np bilansu jest zbyt ogólna a dotychczasowe sprawozdania zawierały więcej analitycznych informacji istnieje możliwość rozbudowy sprawozdania. Na przykład w bilansie Należności z tytułu dostaw i usług prezentowane są z podziałem do 12 i powyżej 12 miesięcy a jednostka chciała by pokazać te elementy z podziałem na miasta i typy lokali i rodzaj własności to należy: 1. Przejść w tryb edycji: 22
2. Ustawić aktywny kursor w miejscu planowanej rozbudowy: 3. Wywołać funkcję popraw i przy pomocy przycisków w bocznym panelu dopisać oczekiwany podział: Po zakończeniu edycji sprawozdanie prezentuje się bardziej szczegółowo. Tego typu rozbudowę możemy przeprowadzić we wszystkich możliwych elementach pomiędzy wierszami, zdefiniowanymi w załączniku nr 1, 4 lub 5 do ustawy o rachunkowości. 23
Wydruk e-sprawozdania Po użyciu przycisku [Drukuj] (lub odpowiednio [Excel] w przypadku eksportu do programu Excel) wyświetlane jest okno dialogowe przygotowania wydruku: a) Nagłówek wydruku. Pola umożliwiają edycję nagłówka wydruku celem dostosowania do potrzeb indywidualnych operatora. b) Sekcje wydruku. Lista umożliwia wybór drukowanych sekcji. Jeżeli wydruk został wywołany z okna z aktywną zakładką Podział wg kategorii, to zaznaczona będzie tylko bieżąca kategoria. Jeżeli wydruk wywołano z zakładki Wszystko, to zaznaczone będą wszystkie sekcje. Można dopasować listę wybranych sekcji wg indywidualnych potrzeb operatora. c) Opcje. Opcje są domyślnie ustawione tak samo, jak na podglądzie dokumentu i mają takie samo działanie. 24
Eksport do formatu XML Po użyciu przycisku [XML] wyświetlane jest okno dialogowe eksportu: Aby utworzyć plik XML e-sprawozdania, należy użyć przycisku [1. Utwórz]. Tworzenie pliku składa się z dwóch etapów generowanie pliku oraz walidacja. Podczas generowania pliku program powinien wychwycić większość błędów i wskazać sekcję sprawozdania, gdzie należy wprowadzić poprawkę lub uzupełnić dane. Walidacja służy sprawdzeniu zgodności powstałego pliku ze schematem udostępnionym przez ministerstwo. W przypadku wykrycia błędów na tym etapie utworzony zostaje specjalny plik z listą błędów. Jeżeli walidacja przebiegła pomyślnie, plik nie powstaje. 25
Przykładowy komunikat w przypadku wykrycia błędu podczas tworzenia pliku XML: Komunikat informuje o tym, że w przypadku pola P_7A otrzymano pusty wynik, zatem nie uzupełniono w nim informacji. W dalszej części komunikatu widać, że problemu należy szukać w sekcji Wprowadzenie do sprawozdania finansowego, w pozycji Zasady (polityka) rachunkowości. Po udanym zakończeniu generowania pliku XML i przeprowadzeniu walidacji ekran zmienia się: Jeżeli walidacja nie powiodła się, informuje o tym czerwony tekst w lewym panelu pod przyciskiem [Utwórz]. W takim przypadku aby wyświetlić plik walidacji, należy użyć przycisk [Pokaż dokument] i wybrać plik walidacji. Plik zostanie wyświetlony w domyślnym edytorze systemowym. 26
Jeżeli walidacja powiodła się, przycisk [Pokaż dokument] wyświetla powstały plik XML w domyślnej przeglądarce systemowej. W przypadku, gdy wprowadzono poprawki w błędnym wcześniej dokumencie, należy użyć przycisku [Anuluj bieżącą sesję i zacznij od nowa ]. Spowoduje to zapisanie obecnej sesji w archiwum, usunięcie poprzednich plików eksportu i przygotowanie okna do utworzenia pliku XML na nowo. Można przejrzeć poprzednie sesje za pomocą przycisku [Pokaż poprzednie sesje ]. Podpisywanie powstałego pliku wspomaga opcja [2. Podpisz] przy założeniu, że podpisywanie odbywa się za pośrednictwem aplikacji procertum SmartSign. Szybki dostęp do folderu z powstałymi plikami zapewnia przycisk [Otwórz folder]: - - - koniec opisu - - - 27