WOJEWODA MAŁOPOLSKI DG.II.0931-26-04 Kraków, dnia 29.12.2004 Pan Stanisław Gorajczyk Wójt Gminy Sułoszowa Zespół Kontrolny Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie przeprowadził w IV kwartale 2004 roku kontrol kompleksow, której przedmiotem była ocena prawidłowoci wykonywania przez Gmin Sułoszowa zada z zakresu administracji rzdowej, realizowanych na podstawie ustawy lub porozumienia z organami administracji rzdowej w okresie od 1 stycznia 2003 r. do 30 czerwca 2004 r., oraz z zakresu zada wynikajcych z Kontraktu Wojewódzkiego, w ramach której skontrolowano Urzd Gminy Sułoszowa, Gminny Orodek Pomocy Społecznej w Sułoszowej oraz Samodzielny Zakład Opieki Zdrowotnej w Sułoszowej. Ustalenia kontroli przeprowadzonej w Urzdzie Gminy Sułoszowa zawarte zostały w protokole podpisanym przez Pana Wójta w dniu 14 grudnia 2004 roku. Kontrola wykazała bardzo du dbało w zakresie prowadzenia i przechowywania ksig stanu cywilnego oraz sporzdzania aktów stanu cywilnego. Akty sporzdzono starannie i czytelnie. Dokumenty w aktach zbiorowych skompletowano prawidłowo. Decyzje posiadały prawidłow podstaw prawn. W odpowiedni sposób prowadzono dokumentacj dotyczc przekazywania do właciwych organów ewidencji ludnoci informacji o zmianach w aktach stanu cywilnego. Prawidłowo - zgodnie z art. 83 ustawy z dnia 29 wrzenia 1986 roku prawo o aktach stanu cywilnego (j.t.; Dz. U. z 2004 roku nr 161, poz. 1688 ) - wydawane były odpisy z aktów stanu cywilnego. Ustalenia kontroli nie wymagały wydania zalece pokontrolnych. W oparciu o ustalenia podjte w trakcie kontroli uznano, e zadania, wynikajce z ustawy o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych oraz wydanych na jej podstawie przepisów wykonawczych, realizowane były dobrze. Dokumentacja zwizana z prowadzeniem ewidencji ludnoci i wydawaniem dowodów osobistych prowadzona była zgodnie z obowizujcymi przepisami. Prawidłowo realizowana była wymiana danych pomidzy gminnym zbiorem meldunkowym, prowadzonym w kontrolowanym urzdzie, a wojewódzkim zbiorem meldunkowym, prowadzonym przez Wojewod Małopolskiego. W czasie kontroli stwierdzono uchybienie polegajce na tym, e na stanowisku ds. dowodów osobistych nie były na bieco wprowadzane do Systemu Obsługi Obywatela a tym samym do ogólnokrajowej ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych 31-156 Kraków, ul. Basztowa 22 * tel. (12) 61 60 200 * fax (12) 422 72 08
dane dotyczce utraconych dowodów osobistych lub wydanych dowodów osobistych, które straciły wano. Podkreli jednake naley, i podjto czynnoci zmierzajce do usunicia zaistniałych nieprawidłowoci. Kontrolujc przedłoon dokumentacj, stwierdzono, i symbole i hasła klasyfikacyjne, wpisane na teczkach aktowych oraz w spisach spraw, nie były zgodne z jednolitym rzeczowym wykazem akt, a ponadto na pismach wpływajcych do urzdu nie był wpisywany znak sprawy. Uchybienia te nie miały jednak wpływu na ogóln dobr ocen pracy na stanowisku ds. ewidencji ludnoci i dowodów osobistych. Przeprowadzona kontrola realizacji zada wynikajcych z ustawy o powszechnym obowizku obrony RP i przepisów wykonawczych do tej ustawy wykazała, i zadania te realizowane były prawidłowo. Stwierdzono jedynie uchybienie formalne przy zakładaniu teczek aktowych i znakowaniu spraw, czym naruszono przepisy 16 ust. 1 i 17 ust. 4 rozporzdzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz.1319 z pón. zm.). Analiza prawidłowoci wykorzystania i udokumentowania wydatków z dotacji budetu pastwa przez podległy Panu Wójtowi Urzd oraz przestrzegania przepisów ustawy o zamówieniach publicznych wykazała, i były one realizowane w sposób prawidłowy. Budet Gminy Sułoszowa obejmował plan dotacji celowych na realizacj zada z zakresu administracji rzdowej zleconych Gminie w kwocie 411.750,00 zł, na zadania biece realizowane przez gmin na podstawie porozumie z organami administracji rzdowej w kwocie 7.000,00 zł oraz na dofinansowanie zada własnych biecych Gminy w kwocie 10.778,00 zł. Łcznie plan dotacji celowych wynosił kwot 429.528,00 zł. W trakcie roku plan ten ulegał zmianom wprowadzanym do budetu uchwałami Rady Gminy oraz Zarzdzeniami Wójta Gminy Sułoszowa. Otrzymane w 2003 r. dotacje na zadania z zakresu administracji rzdowej wyniosły 402.672,00 zł, a zrealizowane zostały w kwocie 402.339,76 zł. Rónica w wysokoci 332,24 zł zwrócona została na konto Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego poleceniem przelewu z dnia 08 stycznia 2004 r. Dotacje na zadania własne w planowanej wysokoci 146.498,00 zł zostały zrealizowane na dzie 31 grudnia 2003 r. w pełnej kwocie 146.498,00 zł. Wyej wymienione dotacje zostały ujte w budecie Gminy Sułoszowa Zarzdzeniami Wójta Gminy. Kontrol objto wybrane wydatki z poszczególnych działów i rozdziałów. Otrzymane dotacje zostały wykorzystane zgodnie z ich pierwotnym przeznaczeniem. Objte kontrol dowody ksigowe spełniaj wymogi okrelone w ustawie z dnia 29 wrzenia 1994 r. o rachunkowoci (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z pón. zm.) sprawdzone były pod wzgldem merytorycznym, formalno rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby uprawnione. Kwoty dotacji na zadania z zakresu administracji rzdowej s zgodne z ewidencj ksigow oraz sprawozdaniem Rb-50 o wydatkach zwizanych z wykonywaniem zada z zakresu administracji rzdowej oraz innych zada zleconych jednostkom samorzdu terytorialnego ustawami za 2003 r. Zarzdzeniami Wojewody Małopolskiego Nr 124/03 z dnia 23.04.2003 r. oraz 189/2003 z dnia 16.06.2003 r., Gminie Sułoszowa przyznana została dotacja celowa w dziale 853 Opieka społeczna, rozdziale 85395 Pozostała działalno w łcznej wysokoci 1.350,00 zł z przeznaczeniem na sfinansowanie czci wyprawki szkolnej przyznawanej jako zasiłek celowy w formie rzeczowej w wysokoci 90 zł. Powysza kwota dotacji została wprowadzona 2
do budetu Gminy Zarzdzeniami Wójta Gminy Nr 14/2003 z dnia 29.04.2003 r. (kwota 900,00 zł) i Nr 25/2003 z dnia 23.06.2003 r. (kwota 450,00 zł) po stronie planowanych dochodów w 201 oraz po stronie planowanych wydatków w 3110 wiadczenia społeczne. W wyniku kontroli ustalono, e kwota 0,89 zł stanowica rodki własne, które Gmina przeznaczyła na sfinansowanie czci wyprawki szkolnej została zaklasyfikowana do niewłaciwego działu i rozdziału klasyfikacji budetowej tj. do działu 801 Owiata i wychowanie, rozdziału 80101 Owiata i wychowanie 4210 Zakup materiałów i wyposaenia, a winna by zaklasyfikowana w dziale 853 Opieka społeczna, rozdziale 85395 Pozostała działalno 3110 wiadczenia społeczne. Wyjanienia w tej sprawie złoył Kierownik Gminnego Zespołu Ekonomiczno Administracyjnego Szkół. Wyjanienia zostały przyjte do wiadomoci i odstpiono od formułowania zalece pokontrolnych. Kontrola przestrzegania przepisów ustawy o ochronie gruntów rolnych i lenych przy wydawaniu pozwole na budow nie stwierdziła nieprawidłowoci w prowadzonych postpowaniach. Nadzór nad uprawami maku i konopi, jako realizacja zada zleconych obligatoryjnie gminie z zakresu rolnictwa, wykonywany był prawidłowo. Ustalono take, e na terenie gminy Sułoszowa w badanym okresie nie było upraw nasiennych, dla których naleałoby zabezpieczy pasy izolacji przestrzennej. W kontrolowanym okresie nie stwierdzono działa dotyczcych zwalczania kwarantannowych chorób rolin lub szkodników. W zakresie działania zmierzajcego do usunicia skutków powodzi w badanym okresie pod wzgldem merytorycznym nie stwierdzono nieprawidłowoci. Na podstawie analizowanej dokumentacji w postaci protokołów strat, umowy z wykonawc, protokołów kocowego odbioru robót, umowy z Szefem Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, ustalono, e: - wykonawców wyłoniono w trybie przetargów nieograniczonych, - z wykonawcami były spisane umowy okrelajce zakres robót, termin realizacji i sposób zapłaty, - w 2003 roku całkowicie zakoczono planowane zadania dofinansowane ze rodków rezerwy celowej budetu pastwa, - zrealizowane zadania zostały odebrane komisyjnie i rozliczone finansowo. W 2004 roku realizowane jest jedno zadanie dotyczce odbudowy trzech odcinków dróg. Termin realizacji powyszego zadania planowany jest na II półrocze br., nie objte kontrol. Zadania wynikajce z ustawy z dnia 19 listopada 1999 roku Prawo działalnoci gospodarczej (Dz. U. z 1999 r. Nr 101, poz. 1178 z pón. zm.) wykonywane były przez Urzd Gminy Sułoszowa prawidłowo. Dokumenty przedsibiorców wkładane były do koszulek odrbnych dla kadego przedsibiorcy. Pomocniczo prowadzony był skorowidz przedsibiorców, ułatwiajcy odszukanie danych. Wpisy do ewidencji dokonywane były z zachowaniem maksymalnego terminu okrelonego w ustawie - Prawo działalnoci gospodarczej. Dla uproszczenia procedury ewidencyjnej stosowane były druki: zgłosze do ewidencji, zmian w jej prowadzeniu, zawiadomie o rezygnacji z jej prowadzenia. Były stosowane pouczenia odnonie praw i obowizków wynikajcych z przepisów prawa w zakresie prowadzenia działalnoci gospodarczej. Od zgłosze o wpis do ewidencji lub zmian wpisu pobierana była opłata stała w obowizujcych kwotach (odpowiednio 100 i 50 zł), okrelonych w przepisach ustawy - Prawo działalnoci gospodarczej. W uzasadnieniu wydanych decyzji o wykreleniu wpisu do ewidencji działalnoci gospodarczej prawidłowo podawano nazw organu odwoławczego. 3
Przypisane gminom do realizacji okrelone czynnoci pomocnicze zwizane z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sdowego, a obejmujce udostpnianie zainteresowanym do wgldu Polskiej Klasyfikacji Działalnoci i formularzy wniosków słucych do rejestracji spółek jawnych oraz dostpu do informacji dotyczcych wysokoci opłat i właciwoci Sdu Rejestrowego nie były uwzgldnione ani w regulaminie organizacyjnym Urzdu ani w zakresie obowizków pracownika wykonujcego to zadanie. Pomimo to istniał odrbny zbiór wiadczcy o wykonywaniu tej funkcji. Sprawa ta poruszona została w trakcie kontroli. Jak wynika z udzielonych wyjanie aktualnie trwaj prace nad zmian regulaminu organizacyjnego. Uwzgldniaj one usunicie tych nieprawidłowoci, w zwizku z czym odstpiono od formułowania zalecenia pokontrolnego w tym zakresie. Du niedogodnoci w wykonywaniu opisywanych obowizków, zwłaszcza jeli chodzi o wypisywanie zawiadcze jest brak specjalistycznego oprogramowania, pozwalajcego na szybkie wpisywanie pozycji z PKD, czy choby moliwo dostpu do Internetu w celu kopiowania poprawnej treci sklasyfikowanej działalnoci. Jakkolwiek ustalono, i zadania w zakresie obrony cywilnej (ochrony ludnoci) i spraw obronnych realizowane były przez Urzd Gminy Sułoszowa w zasadzie prawidłowo, stwierdzono jednake pewne niedocignicia dotyczce opracowania Planu Obrony Cywilnej Gminy, w szczególnoci: a) w czci I Planu nie opracowano: zestawienia ewentualnych strat w sprzcie i materiałach; priorytetów działa ratowniczych oraz podziału sił i rodków na rejony działania (formacji obrony cywilnej oraz sił współdziałajcych); nie zaktualizowano wykazu jednostek organizacyjnych /formacji/ Obrony Cywilnej i ich wyposaenia; nie okrelono czasu osigania gotowoci do działania jednostek organizacyjnych /formacji/ Obrony Cywilnej; b) w czci II Planu nie zaktualizowano wykazu elementów organizacyjnych procesu ewakuacji i planu osigania przez nie gotowoci do działania; c) w czci III Planu nie uzupełniono wyliczenia zapasów rodków niezbdnych do przetrwania ludnoci w sytuacjach kryzysowych uwzgldniajc zapasy zgromadzone na terenie Gminy; d) w czci IV Planu nie sporzdzono: czynnoci zespołu kierowania obron cywiln w czasie osigania wyszych stanów gotowoci obronnej; zakresu i harmonogramu realizacji zada przewidzianych dla obrony cywilnej w okresie osigania wyszych stanów gotowoci obronnej; podziału stanu osobowego zespołu kierowania obron cywiln na stanowiska okrelone w strukturach organizacyjnych czasu W ; struktury kierowania Obron Cywiln podczas osigania wyszych stanów gotowoci obronnej /schematu/ oraz planu łcznoci, a w nim schematu łcznoci kierowania, schematu łcznoci współdziałania, tabeli adresów i kryptonimów abonentów radiowych, radiotelefonicznych i telefonicznych. Kontrola wykazała ponadto, i nie prowadzono kontroli realizacji zada Obrony Cywilnej w jednostkach organizacyjnych działajcych na terenie Gminy. Stwierdzono, e w przypadku trzech formacji Obrony Cywilnej karty przydziału organizacyjno mobilizacyjnego wymagaj aktualizacji na drukach nowego wzoru. Nie opracowano w formie graficznej - na mapach planów działania dla druyny ratownictwa wodocigowo kanalizacyjnego, a take dla druyny ochrony zwierzt gospodarskich. W kontrolowanym okresie nie prowadzono szkole osób zaliczanych do kadr kierowniczych Urzdu Gminy, organów kierowania Obron Cywiln oraz kadry kierowniczej formacji OC. Nie uzupełniono w Planie osigania wyszych stanów gotowoci Urzdu do reagowania na sytuacje kryzysowe czynnoci osób funkcyjnych podczas osigania wyszych stanów 4
gotowoci Urzdu do reagowania na sytuacje kryzysowe oraz planu łcznoci. Kontrola realizacji zada w zakresie rozpatrywania skarg i wniosków wykazała, i tryb ewidencjonowania i załatwiania skarg i wniosków, znajdujcy odzwierciedlenie w zapisach Regulaminu Organizacyjnego Urzdu, jest prawidłowy i zgodny z przepisami rozporzdzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 roku w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków. Równie zasady przyjmowania skarg i wniosków w Urzdzie, w tym odnonie dni i godzin przyj obywateli w ramach skarg i wniosków odpowiadaj wymogom obowizujcych przepisów. Jedynym uchybieniem był brak stosownego zapisu w zakresie czynnoci osoby odpowiedzialnej za prowadzenie rejestru skarg i wniosków rozpatrywanych przez Wójta. Ustalono, i w badanym okresie do Urzdu Gminy Sułoszowa wpłynło 5 skarg, z czego 2 sprawy rozpatrywane były przez Wójta. Nie wnosi si zastrzee odnonie sposobu i trybu oraz terminowoci ich rozpatrzenia. Kontrol objto równie działalno Gminnego Orodka Pomocy Społecznej w Sułoszowej w zakresie organizacji, kwalifikacji kadr oraz realizacji zada zleconych i zada własnych wynikajcych z zakresu pomocy społecznej oraz zada wynikajcych z ustawy o wiadczeniach rodzinnych.. Do kierownika ww. gminnej jednostki organizacyjnej skierowałem stosowne wystpienie pokontrolne, którego kopi przesyłam Panu Wójtowi w załczeniu dla zobrazowania całoci wyników oraz do słubowego wykorzystania. Równoczenie informuj, i Małopolskie Centrum Zdrowia Publicznego w Krakowie biorce udział w pracach Zespołu Kontrolnego Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego przeprowadziło kontrol w Samodzielnym Publicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej w Sułoszowej. Przedmiotem kontroli było funkcjonowanie Zakładu, w tym w zakresie pediatrii, medycyny szkolnej, ginekologii i połonictwa oraz poprawnoci prowadzenia dokumentacji medycznej. Z uwagi na fakt, i w czasie kontroli usunito nieprawidłowoci w funkcjonowaniu Zakładu nie formułowano odrbnego wystpienia pokontrolnego do jego Kierownika. Działajc w oparciu o art. 15 pkt 2 i art. 25 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o administracji rzdowej w województwie (j. t. Dz. U. z 2001 r. Nr 80, poz. 872 z pón. zm.), w zwizku ze stwierdzonymi nieprawidłowociami w prowadzeniu spraw z zakresu administracji rzdowej, prosz Pana Wójta o ich wyeliminowanie poprzez: w zakresie spraw obywatelskich 1. Dostosowanie od nowego roku kalendarzowego symboli i haseł klasyfikacyjnych na teczkach aktowych do jednolitego rzeczowego wykazu akt, okrelonego w załczniku nr 4 do instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i zwizków midzygminnych, wprowadzonej rozporzdzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z pón. zm.). 2. Wpisywanie znaku sprawy na pismach wpływajcych do urzdu - zgodnie z 17 ust. 4 cyt. wyej rozporzdzenia. 5
3. Wprowadzenie do Systemu Obsługi Obywatela wspomagajcego wydawanie dowodów osobistych nowego wzoru, danych dotyczcych utraconych dowodów osobistych lub wydanych dowodów osobistych, które straciły wano, niezwłocznie po przyjciu wniosku o wydanie dowodu osobistego, jak stanowi przepis 3 ust. 2 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie trybu przekazywania przez gminy danych z ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 236, poz. 1997). w zakresie ewidencji działalnoci gospodarczej 4. Uzupełnienie zakresu czynnoci pracownika realizujcego czynnoci pomocnicze zwizane z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sdowego, okrelone w art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sdowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 17, poz. 209, z pón. zm.). w zakresie zarzdzania kryzysowego, ochrony ludnoci i spraw obronnych 5. Podjcie działa zmierzajcych do uzupełnienia Planu Obrony Cywilnej Gminy, a w szczególnoci: a. w czci I Planu opracowanie: zestawienia ewentualnych strat w sprzcie i materiałach; priorytetów działa ratowniczych oraz podziału sił i rodków na rejony działania (formacji obrony cywilnej oraz sił współdziałajcych); zaktualizowanie wykazu jednostek organizacyjnych /formacji/ Obrony Cywilnej i ich wyposaenia; okrelenie czasu osigania gotowoci do działania jednostek organizacyjnych /formacji/ Obrony Cywilnej; b. w czci II Planu zaktualizowanie wykazu elementów organizacyjnych procesu ewakuacji i planu osigania przez nie gotowoci do działania; c. w czci III Planu uzupełnienie wyliczenia zapasów rodków niezbdnych do przetrwania ludnoci w sytuacjach kryzysowych uwzgldniajc zapasy zgromadzone na terenie Gminy; d. w czci IV Planu sporzdzenie: czynnoci zespołu kierowania obron cywiln w czasie osigania wyszych stanów gotowoci obronnej; zakresu i harmonogramu realizacji zada przewidzianych dla obrony cywilnej w okresie osigania wyszych stanów gotowoci obronnej; podziału stanu osobowego zespołu kierowania obron cywiln na stanowiska okrelone w strukturach organizacyjnych czasu W ; struktury kierowania Obron Cywiln podczas osigania wyszych stanów gotowoci obronnej /schematu/ oraz planu łcznoci, a w nim schematu łcznoci kierowania, schematu łcznoci współdziałania, tabeli adresów i kryptonimów abonentów radiowych, radiotelefonicznych i telefonicznych. 6. Prowadzenie kontroli realizacji zada Obrony Cywilnej w jednostkach organizacyjnych działajcych na terenie Gminy. 7. Zaktualizowanie w przypadku trzech formacji Obrony Cywilnej kart przydziału organizacyjno mobilizacyjnego na drukach nowego wzoru. 8. Opracowanie w formie graficznej na mapach planów działania dla druyny ratownictwa wodocigowo kanalizacyjnego oraz druyny ochrony zwierzt gospodarskich. 6
9. Prowadzenie szkole osób zaliczanych do kadr kierowniczych Urzdu Gminy, organów kierowania Obron Cywiln, a take kadry kierowniczej formacji OC. 10. Uzupełnienie w Planie osigania wyszych stanów gotowoci Urzdu do reagowania na sytuacje kryzysowe czynnoci osób funkcyjnych podczas osigania wyszych stanów gotowoci Urzdu do reagowania na sytuacje kryzysowe oraz planu łcznoci. 11. Uaktualnienie w planie akcji kurierskiej wykazu pracowników Urzdu wyznaczonych do uruchomienia i kierowania akcj kuriersk. w zakresie przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków 12. Uzupełnienie zakresu czynnoci osoby prowadzcej rejestr skarg i wniosków rozpatrywanych przez Wójta o zapis wskazujcy na wykonywanie ww. zadania. w zakresie działalnoci Gminnego Orodka Pomocy Społecznej w Sułoszowej 13. Uzgodnienie z Kierownikiem Orodka planu działa zmierzajcych do aktywizacji rodowisk i organizacji pozarzdowych tak, by w krótkim czasie rozpoczły funkcjonowanie placówki wsparcia dziennego w iloci adekwatnej do rozeznanych uprzednio potrzeb. 14. Podjcie działa zmierzajcych do rozpoczcia prac nad konstruowaniem odpowiednich programów profilaktyki i opieki nad dzieckiem i rodzin i doprowadzenie do ich pilnego wdroenia. 15. Podjcie działa skutkujcych opracowaniem i realizacj gminnej strategii rozwizywania problemów społecznych zgodnie z zapisem art. 17 ust. 1 pkt 1. ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2004 r. Nr 64, poz. 593 z pón. zm.). O sposobie realizacji wniosków zawartych w wystpieniu pokontrolnym uprzejmie prosz poinformowa mnie, za porednictwem Biura Dyrektora Generalnego Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego, w terminie 30 dni od daty jego otrzymania. wz. WOJEWODY MAŁOPOLSKIEGO /-/ Ryszard Półtorak I WICEWOJEWODA MAŁOPOLSKI 7