Radom, 2 września 2014.. Pieczęć Zamawiającego Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego nr 1/2014 Opis systemu Zamawiający planuje wdrożyć system B2B do automatyzacji procesów zachodzących między Zamawiającym a jego partnerami biznesowymi. Projekt realizowany jest w okresie od 01.07.2014 do 31.01.2015. Niniejsze Zapytanie ofertowe dotyczy drugiego etapu niniejszego Projektu, który realizowany jest w okresie od 1.09.2014 do 31.01.2015. Szczegółowy harmonogram prac zostanie ustalony przy podpisaniu umowy. Projekt zakłada integrację z systemami informatycznymi dwóch partnerów biznesowych Zamawiającego. System powinien zostać opracowany zgodnie z wymaganiami niniejszego Załącznika. Niniejszy system B2B powinien tworzyć integralną całość, składającą się z trzech modułów: 1. Moduł rozliczeń 2. Moduł logistyczny - obsługujący przesyłki 3. Moduł rozrachunków - zarządzający rachunkami partnerów (moduł rachunkowy) Poniżej przedstawiamy opis poszczególnych modułów: 1. Moduł rozliczeń - jego rolą będzie usprawnienie i głęboka automatyzacja procesu rozliczeń z podmiotami partnerskimi świadczącymi usługi nadawania przesyłek za pośrednictwem Fabryki Sprzedaży. Do Modułu rozliczeń z Modułu logistycznego będzie przekazywana informacja o nadawanych przesyłkach, ich cenie i 1
parametrach. Dodatkowo moduł ten będzie otrzymywał informacje o przesyłkach płatnych przy odbiorze. Na podstawie tych informacji system będzie automatycznie wyliczał i przyznawał należną partnerowi prowizję. Informacje o prowizjach należnych partnerowi oraz kwotach zobowiązań za wysłane przesyłki, będą przesyłane do Modułu rachunkowego, zarządzającego rachunkami partnerów. Moduł rozliczeń będzie również odpowiadał za automatyzację procesu fakturowania - tworzenia faktur oraz obsługi ich obiegu przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego. 2. Moduł logistyczny - będzie odpowiadał za obsługę nadawania przesyłek przez partnerów oraz za komunikację z systemami informatycznymi operatorów kurierskich. Będzie udostępniał partnerowi formularz służący do nadawania przesyłek w formie aplikacji webowej. Informacje o przesyłkach i ich cenie oraz parametrach, jak również informacje zwrotne o dostarczeniu i opłaceniu przesyłek płatnych przy odbiorze będą wysyłane do Modułu rozliczeń. Moduł logistyczny będzie komunikował się także z systemami operatorów kurierskich, w celu nadawania, monitorowania oraz informacji zwrotnych o dostarczeniu przesyłek, ze szczególnym uwzględnieniem przesyłek płatnych przy odbiorze. Należy podkreślić, że komunikacja z systemami operatorów kurierskich nie jest przedmiotem niniejszego zapytania. Zamawiający posiada obecnie rozwiązania służące do integracji z systemami kurierów, które zostaną zaimplementowane w niniejszym module. 3. Moduł rozrachunków - będzie odpowiadał przede wszystkim za stosowne odliczenia i naliczenia kwot na rachunkach poszczególnych partnerów. Będzie także umożliwiał tworzenie kont i zarządzanie nimi. W celu poprawnego działania będzie komunikował się z modułem odpowiedzialnym za rozliczenia i na podstawie danych od niego otrzymanych będzie dokonywał stosownych obciążeń lub uznań na rachunku. Moduł będzie monitorował na bieżąco saldo rachunków i udostępniał o nim informacje Modułowi rozliczeń i logistycznemu. Udostępniał będzie także możliwość sprawdzenia salda konta przez Zamawiającego oraz konkretnego partnera. Do finalnego nadania modułom wymaganych funkcjonalności, niezbędne będzie wykonanie ostatniej części systemu, a mianowicie jego wdrożenie oraz przeprowadzenie testów wdrożeniowych. Testy powinny zostać przeprowadzone przez testerów z firmy udzielającej licencji na system, a także informatyków Fabryki Sprzedaży. Zakłada się, że 2
wraz z ukończeniem tego podetapu, system osiągnie sprawność wewnątrz struktury Zamawiającego. Projekt stanowi nową inwestycję, dzięki której zautomatyzowana zostanie wymiana danych i koordynacja działań pomiędzy przedsiębiorstwami, stanowiąca niezbędne ogniwo procesów biznesowych stale współpracujących firm. Realizacja projektu pozwoli zautomatyzować poniższe procesy: 1. Rozliczenia z partnerami - system w sposób w pełni zautomatyzowany pozwoli na dokonywanie rozliczeń z partnerami z wykorzystaniem dedykowanych rachunków partnera biznesowego. Po nadaniu przesyłki system będzie naliczał odpowiednią kwotę należności partnerowi. Informacja o konieczności odliczenia z rachunku będzie wysyłana do modułu zarządzającego rachunkami partnerów. Dodatkowo system będzie posiadał możliwość ustalenia sposobu rozliczeń z każdym z partnerów. System będzie umożliwiał dokonywanie bieżących rozliczeń, w momencie nadania przesyłki, lub systematycznie we wskazanym czasie. W ramach rozliczeń system będzie kompleksowo obsługiwał elektroniczny obieg faktur z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Moduł rozliczeń umożliwi automatyczne generowanie faktury we wskazanym okresie czasowym. Ponadto system będzie posiadał funkcjonalność zapewniającą wskazanie okresu czasu, za jaki będą wystawiane faktury dla każdego z partnerów. Faktury będą potwierdzane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a następnie automatycznie wysyłane partnerom. Moduł rozliczeń będzie otrzymywał informacje z modułu rachunków o saldzie konta, co powinno zapewnić monitorowanie salda konta partnera i umożliwić automatyczne blokowanie dalszych wysyłek przy przekroczeniu określonego poziomu salda. Informacja o konieczności zablokowania partnera będzie wysłana do modułu nadawania przesyłek. System będzie umożliwiał ustalenie osobnego poziomu blokady dla każdego z partnerów. Dodatkowo w przypadku stwierdzenia niewystarczającego salda niezbędnego do nadania danej przesyłki, system do modułu nadawania przesyłek automatycznie będzie przekazywał informację o braku możliwości zrealizowania wysyłki. 2. Nadawanie przesyłek - system będzie umożliwiał zautomatyzowanie procesu nadania przesyłki w punktach obsługi klienta na podstawie tylko takich danych jak adres i parametry przesyłki. W ramach systemu, udostępniona zostanie partnerom aplikacja webowa pozwalająca na kalkulację ceny przesyłki, po podaniu adresu i 3
parametrów przesyłki. Po potwierdzeniu, informacja o nadaniu przesyłki powinna zostać przekazana do operatora kurierskiego, który wysyła kuriera po odbiór przesyłki z punktu partnera. System będzie umożliwiał wybór operatora spośród kilku firm kurierskich. Aplikacja będzie udostępniała również opcję uzyskania informacji o statusie przesyłki. Dodatkową funkcją będzie możliwość zdalnego blokowania nadawania przesyłki dla danego partnera. System będzie umożliwiał blokadę dalszych wysyłek na podstawie stosownej informacji z modułu rozliczeń. 3. Monitorowanie statusu doręczeń i przesyłek - system powinien komunikować się z systemami operatorów kurierskich w trybie ciągłym, w celu otrzymywania informacji o zmianie statusu poszczególnych przesyłek, na podstawie otrzymanych danych będzie umożliwiał zmianę statusu przesyłki w systemie i udostępniał informacje o statusie poszczególnych przesyłek przy zapytaniu z aplikacji webowej partnerów. 4. Zarządzanie rachunkami partnerów - dla każdego z partnerów zostanie utworzone konto rozliczeniowe. System będzie umożliwiał kompleksowe zarządzanie rachunkami poszczególnych partnerów. Będzie udostępniał możliwość tworzenia, usuwania i modyfikowania określonych parametrów rachunków. Proces ten będzie wysoko zautomatyzowany. Technologia informatyczna Technologie podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych, eliminacja papierowego obiegu dokumentacji W systemie informatycznym B2B, którego dotyczy projekt, zostaną wdrożone technologie podpisu elektronicznego z certyfikatem kwalifikowanym oraz elektroniczna wymiana danych (EDI) w standardzie EDIFACT. W ramach niniejszego projektu powinien zostać wykorzystany interfejs Elektronicznej Wymiany Danych (EDI) w komunikacji między Fabryką Sprzedaży a jej partnerami biznesowymi w zakresie synchronizacji danych o przesyłkach oraz rozliczeniach wykorzystywanych w procesach związanych ze świadczeniem usługi nadawania przesyłek w punktach handlowo-usługowych. Obecnie stosuje się ręczne naliczanie kwoty należności i fakturowanie z wykorzystaniem papierowych dokumentów, a nadawanie przesyłek oraz kalkulacja ceny przesyłki odbywa się z pominięciem systemów informatycznych. Wdrożenie 4
systemu zapewnić powinno automatyzację i integrację procesu obsługi rozliczeń, fakturowania oraz nadawania przesyłek. W ramach wdrożenia zaimplementowany powinien zostać interfejs EDI w standardzie UN/EDIFACT. System powinien zostać integrowany z systemami IT firm partnerskich z wykorzystaniem technologii WebServices oraz XML. Powyższe technologie są jednymi z kluczowych elementów systemu i pozwolą na całkowite wyeliminowanie papierowego obiegu dokumentów we wszystkich zautomatyzowanych procesach. Wdrożony w wyniku realizacji projektu system będzie korzystał z mechanizmów umożliwiających całkowicie elektroniczny obieg dokumentów i faktur. Będzie to możliwe dzięki wykorzystaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz zaawansowanych systemów informatycznych. Takie rozwiązanie pozwoli na ograniczenie zbędnego wykorzystania papieru oraz energii i zasobów wykorzystywanych do procesu druku. Technologia kwalifikowanego podpisu elektronicznego zastosowana zostanie w procesie: Rozliczenia z partnerami - w ramach rozliczeń system będzie w sposób kompleksowy obsługiwał elektroniczny obieg faktur z wykorzystaniem podpisu elektronicznego z certyfikatem kwalifikowanym. Moduł rozliczeń będzie automatycznie generował faktury w określonych odstępach czasu (funkcjonalność pozwalająca na ustalenie częstotliwości wystawiania faktur dla każdego z partnerów). Faktury będą potwierdzane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a następnie automatycznie wysyłane partnerom. Technologia elektronicznej wymiany danych EDI zostanie wykorzystana w procesach: Rozliczenia z partnerami - system będzie w sposób w pełni zautomatyzowany dokonywał rozliczeń z partnerami z wykorzystaniem dedykowanych rachunków. Po nadaniu przesyłki system będzie naliczał odpowiednią kwotę należności partnerowi. Informacja o konieczności odliczenia z rachunku będzie wysyłana do modułu rachunków, zarządzającego rachunkami partnerów. System będzie umożliwiał dokonywanie rozliczeń na bieżąco, w momencie nadania przesyłki, lub co określony okres. Moduł rozliczeń będzie otrzymywał informacje z modułu rachunków o saldzie konta. Umożliwiał będzie monitorowanie salda konta partnera i automatyczne 5
blokowanie dalszych wysyłek przy przekroczeniu określonego poziomu salda. Informacja o konieczności zablokowania partnera zostanie wysłana do modułu nadawania przesyłek. W ramach tego procesu zlikwidowany zostanie papierowy obieg dokumentów. Faktury będą dokumentami biznesowymi przesyłanymi w ramach prowadzonej usługi. Wdrożenie elektronicznej wymiany danych oraz podpisu elektronicznego pozwoli na całkowite wyeliminowanie konieczności wydruku oraz wysyłki faktur w ramach świadczenia usługi. Nadawanie przesyłek - w systemie udostępniona zostanie partnerom aplikacja webowa pozwalająca, po podaniu adresu i parametrów przesyłki na kalkulację ceny przesyłki. System będzie wysyłał dane adresowe systemowi operatora kurierskiego do weryfikacji, a następnie otrzymywał informację zwrotną. Po potwierdzeniu, informacja o nadaniu przesyłki zostanie przekazana do operatora kurierskiego. Dodatkową funkcją będzie możliwość zdalnego blokowania nadawania przesyłki dla danego partnera. System na podstawie stosownej informacji z modułu rozliczeń, będzie blokował możliwość dalszych wysyłek. Dzięki zastosowaniu elektronicznej wymiany danych dokumenty takie jak: zestawienia okresowe wysłanych przesyłek, potwierdzenia nadania oraz odbioru, będą generowane w systemie i przesyłane drogą elektroniczną. Monitorowanie statusu i doręczeń przesyłek - system będzie komunikował się z systemami operatorów kurierskich w trybie ciągłym. Będzie otrzymywał informacje o zmianie statusu poszczególnych przesyłek i na podstawie otrzymanych danych będzie zmieniał status przesyłki w systemie i udostępniał informacje o statusie poszczególnych przy zapytaniu z aplikacji webowej dla partnerów. Obieg dokumentów, które będą funkcjonowały w systemie na bieżąco takich jak faktury, zestawienia przesyłek, potwierdzenia nadania i odbioru przesyłek będzie realizowany w całości elektronicznie. Usługi elektroniczne w formule Software-as-a-Service (oprogramowanie jako usługa) W wyniku realizacji projektu zostanie udostępniona usługa Software-as-a-Service (SaaS), polegająca na zapewnieniu dostępu do rozwiązania będącym fragmentem projektowanego systemu innym podmiotom. Rozwiązanie SaaS będzie polegało na udostępnieniu dostępu do platformy rozliczeniowej i nadawczej opracowanej w ramach projektu. 6
Dostęp ten będzie udostępniany podmiotom współpracującym z Zamawiającym w ramach realizacji usług opisywanych w projekcie. W czasie realizacji projektu dostęp na zasadach klienckich otrzyma dwóch partnerów biznesowych. Po zakończeniu projektu rozwiązanie w formule SaaS znacząco ułatwi nawiązywanie współpracy z nowymi podmiotami. Aplikacja będzie utrzymywana na serwerach Zamawiającego i udostępniana partnerom za pośrednictwem sieci Internet. Nowy partner, po otrzymaniu danych logowania, będzie mógł korzystać w pełni z integracji z systemem Zamawiającego. Wyeliminuje to konieczność instalacji i uruchamiania programu na komputerach partnera. Usługa ta będzie bazowała na unikalnym i innowacyjnym rozwiązaniu informatycznym. Zapewni dostęp do bezpiecznego rozwiązania i w znaczący sposób pozwoli na usprawnienie procesów biznesowych między Zamawiającym a partnerami. Daleko idąca automatyzacja procesów, która jest głównym założeniem projektu zapewni wzrost efektywności współpracy oraz redukcję kosztów pracy oraz blisko stu procentową eliminację obiegu dokumentów papierowych. Usługa SaaS zapewni dostęp do kompleksowego narzędzia pozwalającego na obsługę nadawania i monitorowania przesyłek, bezpiecznego zarządzania rachunkiem przez partnera oraz dokonywanie rozliczeń w trybie natychmiastowym. Wszystkie te czynności będą w wysokim stopniu zautomatyzowane i wymagać będą jedynie niewielkiej pracy. Co więcej prostota obsługi pozwoli na obsługę nawet przez nisko wykwalifikowanych pracowników. Usługa w formule SaaS będzie odpowiadała za nadawanie przesyłek przez partnerów, a także za zarządzanie saldem rachunków partnerskich. Aplikacja ta będzie umożliwiała w łatwy sposób kalkulację ceny przesyłki i należną prowizję oraz zlecenie wysyłki u operatora kurierskiego. W tym celu system, na podstawie parametrów przesyłki podanej przez użytkownika aplikacji SaaS, będzie przetwarzał dane i kalkulował cenę przesyłki oraz należną prowizję wraz z możliwym czasem odbioru i dostarczenia przesyłki. Następnie po potwierdzeniu, informacje o zleceniu odbioru przesyłki będą wysyłane do systemu operatorów kurierskich. Aplikacja będzie także otrzymywać z systemu informacje o statusie dostarczenia przesyłek na żądanie. System stanowi kompleksowe rozwiązanie do prowadzenia zautomatyzowanych procesów biznesowych. Aplikacja będzie kompatybilna z oprogramowaniem obecnych partnerów oraz stworzona w sposób umożliwiający integrację z systemami przygotowanymi w oparciu o wszystkie najbardziej popularne rozwiązania. System będzie przetwarzał wszelkie dane dotyczące płatności i transakcji, jakie będą odbywały się w ramach świadczonych usługi. Dane te będą następnie analizowane, a 7
system będzie w odpowiedni sposób je segregował i przypisywał do poszczególnych kont partnerów. Na tej podstawie projektowany system będzie w odpowiedni sposób aktualizował salda kont partnerów o kwoty uznań. System będzie nadzorował wysokość salda na rachunkach współpracujących podmiotów i w przypadku, gdy stan rachunku spadnie poniżej określonego poziomu, zablokuje możliwość nadawania przesyłek do momentu uzupełnienia salda. System będzie informował o wysokości salda i umożliwiał będzie wykonanie przelewu na rachunek w partnera. Rozliczenia dotychczas dokonywane w cyklu miesięcznym będą dokonywane na bieżąco, bądź w przypadku określonych umów, okresowo w ustalonym czasie, np. codziennie, co tydzień lub co dwa tygodnie. System będzie automatycznie naliczał kwoty należne i dokonywał rozliczeń w żądanej częstotliwości, wysyłając drogą elektroniczną faktury potwierdzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W innych wypadkach, system będzie naliczał należne kwoty na bieżąco podczas nadawania przesyłek i automatycznie pobierał należne środki z rachunku partnera, wystawiając faktury co określony czas. System będzie współpracował z systemem obsługującym nadawanie przesyłek oraz dokonywanie rozliczeń. Wymiana informacji będzie odbywała się w sposób automatyczny przy pomocy EDI z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa i wykorzystując kwalifikowany podpis elektroniczny w elektronicznym obrocie dokumentami. Kwoty należne Fabryce Sprzedaży z tytułu obsługi przesyłek będą automatycznie potrącane z salda rachunku podmiotu wysyłającego, na podstawie danych pochodzących z podsystemu obsługującego przesyłki. Kwoty prowizji naliczane od przesyłek płatnych przy odbiorze (COD) będą automatycznie naliczane i przekazywane na rachunek podmiotu z którego nadano przesyłkę. W innych przypadkach, rozliczenia będą dokonywane okresowo. System automatycznie dokona potrącenia należnej kwoty z rachunku podmiotu w określonym czasie. System będzie także obsługiwał obieg faktur w procesie. Co określony czas, zgodnie z ustaleniami między podmiotami, system będzie generował faktury, które będą autoryzowane przy pomocy kwalifikowanego podpisu elektronicznego i wysyłane drogą elektroniczną poszczególnym podmiotom. Poza tym, system będzie monitorował na bieżąco stan rachunków i przekazywał te informacje do pozostałych podsystemów, umożliwiając obydwu stronom kontrolę salda na rachunku. Zatwierdzam. 8