Złotokłos, dnia 25.11.2013 r. Zapytanie ofertowe nr POIG 8.2/04/2013 Zapraszamy do składania ofert w postępowaniu o udzielenie zamówienia, którego przedmiotem jest opracowanie i wdrożenie dedykowanego systemu informatycznego klasy B2B automatyzującego główne procesy biznesowe zachodzące między Zamawiającym a jego wybranymi Partnerami Biznesowymi. Zamówienie realizowane jest w ramach Projektu pt.: Wdrożenie rozwiązań informatycznych klasy B2B automatyzujących główne procesy biznesowe (zamówienia, dostawy, rozliczenia) występujące w relacjach z głównymi partnerami handlowymi Wnioskodawcy realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Osi priorytetowej 8: Społeczeństwo informacyjne zwiększenie innowacyjności gospodarki, Działanie 8.2 Wspieranie wdrażania elektronicznego Biznesu typu B2B. Niniejsze zamówienie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz ze środków krajowych. I. ZAMAWIAJĄCY: Premium Rosa Sp. z o.o. ul. Św. Andrzeja Boboli 20, 05 504 Złotokłos Tel. 22 212 88 24 Fax. 22 213 89 44 e-mail: biuro@premiumrosa.eu www.premiumrosa.pl NIP: 5342376107 REGON: 141232155 KRS: 0000295231 II. III. TRYB UDZIELANIA ZAMÓWIENIA Zamówienie dotyczy realizacji usługi powyżej 14000 netto, jest udzielane zgodnie z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości, bezstronności i obiektywności. Zamówienie nie podlega przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych. Zamawiający nie przewiduje konieczności wnoszenia przez Wykonawcę wadium. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: Przedmiotem zamówienia jest opracowanie i wdrożenie dedykowanego systemu informatycznego klasy B2B automatyzującego główne procesy biznesowe zachodzące między Zamawiającym a jego wybranymi Partnerami Biznesowymi. W ramach wdrożonego Systemu B2B z Zamawiającym będzie współpracować minimum osiem przedsiębiorstw, których siedziby zlokalizowane są na terenie całej Polski. System musi być zaprojektowany w sposób zapewniający praktycznie dowolną skalowalność zarówno pod względem dołączania do Systemu nowych partnerów jak również nowych użytkowników po stronie Zamawiającego. Strona 1 z 6
Opracowany i wdrożony przez Wykonawcę dedykowany System informatyczny klasy B2B umożliwi automatyzację 8 głównych procesów biznesowych zachodzących między Zamawiającym a jego Partnerami Biznesowymi zaproszonymi do współpracy, w tym: zamawiania przez Zamawiającego surowców i komponentów produkcyjnych od Partnerów (dostawców surowców i komponentów produkcyjnych) realizacji przez Partnera (dostawcy surowców bądź komponentów produkcyjnych) zamówienia na dostawę do Zamawiającego surowców / komponentów produkcyjnych przyjmowania do magazynu Zamawiającego dostaw surowców i komponentów produkcyjnych składania zamówień przez Partnerów (odbiorców hurtowych produktów Zamawiającego) obsługi i realizacji zamówień przez Zamawiającego składanych przez Partnerów (odbiorców hurtowych produktów Zamawiającego) zlecania przez Zamawiającego usług logistycznych i spedycyjnych realizacji przez Partnera (dostawcę usług logistycznych i spedycyjnych) usług logistycznych i spedycyjnych zleconych przez Zamawiającego rozliczeń i monitoringu wzajemnych zobowiązań i należności między Zamawiającym a jego Partnerami. Wdrażany System musi uwzględniać konieczność zastosowania technologii elektronicznej wymiany danych (EDI) ustandaryzowanej według EDIFACT lub równoważnego standardu np. xml, której celem będzie zautomatyzowanie przepływu informacji oraz wyeliminowanie konieczności stosowania papierowego obiegu dokumentów w przypadku wybranych procesów biznesowych Zamawiającego. Wymienione powyżej procesy zachodzące między Zamawiającym a jego wybranymi Partnerami są nierozerwalnie związane z wybranymi procesami mającymi charakter wyłącznie wewnętrznych procesów Zamawiającego. Wspomniana nierozerwalność jest związana z koniecznością zapewnienia ciągłości obiegu danych wykorzystywanych w procesach zachodzących między Zamawiającym a jego Partnerami. Chodzi tu w szczególności o dane dotyczące: stanów magazynowych surowców wykorzystywanych do produkcji Zamawiającego, stanów magazynowych produktów gotowych Zamawiającego, danych archiwalnych dotyczących działalności Zamawiającego takich jak wielkość: produkcji, sprzedaży, zakupów surowców, bieżących zakupów Zamawiającego, bieżącej sprzedaży Zamawiającego, itp. Zamawiający przewiduje, że powyższe procesy będą obsługiwane przez funkcjonalności posiadanego systemu do zarządzania przedsiębiorstwem RAKS SQL. W związku z powyższym do zadań Wykonawcy należeć będzie również integracja wdrażanych elementów systemu B2B z wybranymi funkcjonalnościami środowiska RAKS SQL celem zapewnienia płynnego przepływu i wymiany danych w całym systemie B2B związaną z działalnością wybranych komórek organizacyjnych Zamawiającego, w tym działu handlowego, działu magazynowego, działu organizacyjnego. Szczegółowa struktura aktualnego systemu Zamawiającego, schemat procesów zachodzących w działalności Zamawiającego, proponowany schemat systemu informatycznego Strona 2 z 6
przewidzianego do wdrożenia prezentuje analiza przedwdrożeniowa systemu oraz specyfikacja wdrażanego systemu B2B dostępna w siedzibie Zamawiającego po podpisaniu deklaracji/umowy o zachowaniu poufności. Przedmiot Zamówienia składa się z następujących prac / elementów, których realizacja podzielona została na trzy etapy: ETAP I 1. Przygotowanie projektów graficznych interfejsów, elementów graficznych (ikony, przyciski, formularze) wdrażanych modułów rozbudowanego systemu oraz narzędzi informatycznych, pozwalających na integrację z systemami informatycznymi Partnerów Wnioskodawcy. 2. Przeprowadzenie testów usability opracowanych projektów graficznych interfejsów. Stworzenie scenariuszy użycia modułów, narzędzi informatycznych, opracowanie use case-ów (przypadków użycia). 3. Prace programistyczne- przygotowanie w wybranej technologii i zaimplementowanie założonych w specyfikacji technicznej funkcjonalności rozbudowanego systemu. Stworzenie funkcji, metod i bibliotek systemu i narzędzi integrujących z systemami Partnerów. ETAP II 1. Prace programistyczne- kontynuacja wcześniejszych działań programistycznych oraz kompilacja i uruchomienie opracowanych rozwiązań w środowisku deweloperskim. 2. Testowanie oprogramowania - przeprowadzenie testów przygotowanego oprogramowania i narzędzi informatycznych uruchomionego w środowisku developerskim, raportowaniem błędów. Przeprowadzenie testów usability działającego prototypu oprogramowania. 3. Prace programistyczne - usunięcie problemów i usterek w działaniu systemu, wprowadzenie modyfikacji systemu/oprogramowania w związku ze zgłaszanymi uwagami/problemami w fazie testów. ETAP III 1. Konfiguracja środowiska teleinformatycznego konfiguracja zabezpieczeń (firewalle, szyfrowanie kanałów komunikacji, konfiguracja oprogramowania antywirusowego), konfiguracja automatycznych backupów danych, tuning parametrów konfiguracyjnych dla optymalnej wydajności i niezawodności platformy. 2. Produkcyjne uruchomienie - wyczyszczenie baz danych z danych testowych, wdrożenie ustawień produkcyjnych parametrów systemu i kont użytkowników systemu. Rozruch systemu, monitoring sprawności i poprawności działania systemu - korekty błędów zaobserwowanych w fazie rozruchowej. 3. Instalacja stworzonego oprogramowania - pełna instalacja aplikacji, zainstalowanie i skonfigurowane baz danych i innych niezbędnych komponentów (sterowników, programów typu plug-in). 4. Testowanie oprogramowania - przeprowadzenie testów przygotowanego oprogramowania i narzędzi informatycznych uruchomionego w środowisku Strona 3 z 6
developerskim, raportowaniem błędów. Przeprowadzenie testów usability działającego prototypu oprogramowania. 5. Prace programistyczne - usunięcie problemów i usterek w działaniu systemu, wprowadzenie modyfikacji systemu/oprogramowania w związku ze zgłaszanymi uwagami/problemami w fazie testów. 6. Prace korekcyjne i optymalizacyjne. Usunięcie ewentualnych nieprawidłowości wykrytych podczas testów akceptacyjnych. Wykonanie ostatecznych prac korekcyjnych i optymalizacyjnych przed uruchomieniem produkcyjnym. 7. Testy akceptacyjne na środowisku produkcyjnym. Przeprowadzenie działań związanych z wykryciem nieprawidłowości w działaniu oprogramowania w środowisku produkcyjnym w oparciu o powtórzone testy funkcjonalne i wydajnościowe. Przeprowadzenie testowego wypełnienia baz danymi. 8. Zakup licencji na wytworzone w ramach projektu skastomizowane oprogramowanie związane z bezpośrednią integracją systemu informatycznego Wnioskodawcy i jego Partnerów biznesowych - licencja właścicielska zabezpieczająca prawa Wnioskodawcy do kodu oprogramowania. Płatności za realizację zamówienia będą realizowane po przyjęciu protokołem odbioru poszczególnych prac wymienionych powyżej. Zamawiający dopuszcza możliwość jednorazowej wypłaty zaliczki na poczet realizacji całości zamówienia. IV. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA: Termin realizacji zamówienia to: 14-02-2014 r. - w przypadku prac wymienionych w ramach etapu I; 15-06-2014 r. - w przypadku prac wymienionych w ramach etapu II; 30-09-2014 r. - w przypadku prac wymienionych w ramach etapu III. V. OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIENIA TYCH WARUNKÓW: O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca, który spełnia łącznie następujące warunki: 1. Złoży oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym. VI. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Wykonawca ponosi koszty przygotowania oferty. 2. Wykonawca zobowiązany jest przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w ogłoszeniu. Oferta nie będąca zgodną z opisem zamówienia oraz z innymi wymaganiami określonymi przez Zamawiającego w formularzu ofertowym może zostać odrzucona bez możliwości uzupełnienia. 3. Wszelkie dodatkowe dokumenty załączone do oferty nie będą brane pod uwagę podczas procesu oceny oferty. 4. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, na komputerze lub inną trwałą, czytelną techniką. 5. Ofertę należy sporządzić na formularzu oferty (stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania/ogłoszenia). 6. Minimalny termin związania ofertą nie może być krótszy niż 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu otwarcia ofert. 7. Oferty nieczytelne nie będą rozpatrywane. Strona 4 z 6
8. Ewentualne poprawki powinny być naniesione w sposób czytelny i parafowane przez osobę (osoby) uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy. 9. W przypadku, gdy załączona do oferty kserokopia dokumentu będzie nieczytelna lub budzić będzie wątpliwości, co do jej prawdziwości, Zamawiający może zażądać przedstawienia oryginału lub notarialnie potwierdzonej kopii dokumentu. VII. VIII. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT: Oferty należy składać do dnia 02 grudnia 2013 do godz. 12.00 na jeden z wymienionych poniżej sposobów: 1. osobiście w siedzibie Zamawiającego ul. Św. Andrzeja Boboli 20, 05 504 Złotokłos 2. pocztą lub kurierem na adres siedziby Zamawiającego: ul. Św. Andrzeja Boboli 20, 05 504 Złotokłos 3. pocztą elektroniczną na adres: projekt@premiumrosa.pl O terminie złożenia oferty decyduje data jej wpływu do siedziby Zamawiającego. Oferty złożone po upływie wskazanego terminu nie będą rozpatrywane. TERMIN OTWARCIA OFERT Oferty zostaną otworzone dnia 02 grudnia 2013 roku o godzinie 12.15 w siedzibie Zamawiającego w Złotokłosie, ul. Św. Andrzeja Boboli 20. IX. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW W przypadku złożenia oferty przez więcej niż jednego wykonawcę, zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie poniżej przedstawionych kryteriów oceny ofert: KRYTERIUM Cena netto 100% WAGA pkt MAX. 100 punktów Punkty za cenę oblicza się, przyjmując za podstawę najniższą zaoferowana kwotę (cenę netto), przypisując jej 100 punktów. Liczba punktów dla każdej kolejnej oferty oblicza się w następujący sposób: (cena najniższej oferty : cena kolejnej oferty) x 100 = N punktów. Zamawiający udzieli zamówienia temu Wykonawcy, którego oferta uzyska największą liczbę punktów przy zastosowaniu powyższych kryteriów i ich wag. X. OPIS SPOSOBU OCENY OFERTY Oferty będą oceniane 3 etapowo: 1. W pierwszej kolejności weryfikowana będzie poprawność formalna oferty, w tym jej kompletność i zgodność z wymogami niniejszego ogłoszenia/zapytania; 2. W drugiej kolejności weryfikacji poddane będą ustalone przez Zamawiającego kryteria dostępu opisane w punkcie V. 3. Następnie ocenione zostaną kryteria wyboru opisane w punkcie IX. 4. W toku badania oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Ocena dokonana zostanie przez Komisję, w skład której wchodzić będzie 2 przedstawicieli Zamawiającego. Ocena dokonana przez Komisję ma charakter ostateczny. XI. OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIENIA SIĘ Z WYKONAWCAMI, DODATKOWE INFORMACJE Strona 5 z 6
Dodatkowych informacji w zakresie dotyczącym przedmiotu ogłoszenia udziela Aleksander Waszkiewicz w godzinach pracy Zamawiającego pod numerem telefonu (22) 212 88 24 oraz adresem e-mail: projekt@premiumrosa.pl XII. XIII. INFORMACJA O WYNIKACH POSTĘPOWANIA Wyniki postępowania zostaną zamieszczone na stronie Zamawiającego www.premiumrosa.eu ZAŁĄCZNIKI 1. Załącznik nr 1 Formularz oferty 2. Załącznik nr 2 Wzór oświadczenia Prezes Zarządu Członek Zarządu (-) (-) Aleksander Waszkiewicz Tomasz Towpik Strona 6 z 6