Zapytanie ofertowe nr POIG 8.2/03/2014

Transkrypt

1 Złotokłos, dnia r. Zapytanie ofertowe nr POIG 8.2/03/2014 Zapraszamy do składania ofert w postępowaniu o udzielenie zamówienia, którego przedmiotem jest aktualizacja i rozbudowa posiadanego przez Zamawiającego systemu (oprogramowania) do zarządzania firmą obejmująca zakup aktualizacji posiadanego systemu (oprogramowania), zakup licencji na dodatkowe moduły i stanowiska, wdrożenie zakupionego oprogramowania. Zamówienie realizowane jest w ramach Projektu pt.: Wdrożenie rozwiązań informatycznych klasy B2B automatyzujących główne procesy biznesowe (zamówienia, dostawy, rozliczenia) występujące w relacjach z głównymi partnerami handlowymi Wnioskodawcy realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Osi priorytetowej 8: Społeczeństwo informacyjne zwiększenie innowacyjności gospodarki, Działanie 8.2 Wspieranie wdrażania elektronicznego Biznesu typu B2B. Niniejsze zamówienie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz ze środków krajowych. I. ZAMAWIAJĄCY: Premium Rosa Sp. z o.o. ul. Św. Andrzeja Boboli 20, Złotokłos Tel Fax biuro@premiumrosa.eu NIP: REGON: KRS: II. III. TRYB UDZIELANIA ZAMÓWIENIA Zamówienie dotyczy realizacji usługi poniżej netto, jest udzielane zgodnie z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości, bezstronności i obiektywności. Zamówienie nie podlega przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składanie ofert częściowych. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych. Zamawiający nie przewiduje konieczności wnoszenia przez Wykonawcę wadium. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: Przedmiotem Zamówienia jest aktualizacja i rozbudowa posiadanego przez Zamawiającego systemu (oprogramowania) do zarządzania firmą obejmująca zakup aktualizacji posiadanego systemu (oprogramowania), zakup licencji na dodatkowe moduły, wdrożenie zakupionego oprogramowania. Posiadany przez Zamawiającego system (oprogramowanie) do zarządzania firmą składa się z następujących płatnych modułów/funkcjonalności oprogramowania RAKS SQL: Sprzedaż 4 licencje; Magazyn 4 licencje; Zakupy 3 licencje; Szybka produkcja 2 licencje; Współpraca z zagranicą 1 licencja; Księga handlowa 2 licencje; Znaczniki. Strona 1 z 6

2 Zamawiający dopuszcza możliwość zakup innego oprogramowania niż RAKS SQL pod warunkiem spełnienia łącznie następujących wymagań: 1. proponowane oprogramowanie musi być kompatybilne z systemem do zarządzania firmą posiadanym przez Zamawiającego jakim jest RAKS SQL 2. proponowane oprogramowanie musi posiadać parametry i funkcjonalności nie gorsze niż system (oprogramowanie) RAKS SQL Zamówienie podzielone jest na trzy części, w tym: Część 1 - Aktualizacja posiadanego przez Zamawiającego oprogramowania środowiska RAKS SQL Część 2 - Rozbudowa istniejącego systemu informatycznego do zarządzania firmą Zamawiającego w zakresie niezbędnym do wdrożenia automatyzacji procesów biznesowych z wybranymi Partnerami handlowymi. Część 3 - Prace informatyczne związane z wdrożeniem zakupionego oprogramowania będącego przedmiotem części 2 niniejszego zamówienia. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia poszczególnych części zamówienia Część 1 - Aktualizacja posiadanego przez Zamawiającego oprogramowania środowiska RAKS SQL Do zadań Wykonawcy części 1 zamówienia należeć będzie zakup i wdrożenie aktualizacji następujących płatnych modułów/funkcjonalności oprogramowania środowiska RAKS SQL będących w posiadaniu Zamawiającego: Sprzedaż 4 licencje/stanowiska; Magazyn 4 licencje/stanowiska; Zakupy 3 licencje/stanowiska; Szybka produkcja 2 licencje/stanowiska; Współpraca z zagranicą 1 licencja/stanowisko; Księga handlowa 2 licencje; Znaczniki. Dodatkowo Wykonawca zaktualizuje wszystkie bezpłatne moduły/funkcjonalności oprogramowania środowiska RAKS SQL wykorzystywane przez Zamawiającego. Część 2 - Rozbudowa istniejącego systemu informatycznego (oprogramowania) do zarządzania firmą Zamawiającego w zakresie niezbędnym do wdrożenia automatyzacji procesów biznesowych z wybranymi Partnerami handlowymi. Do zadań Wykonawcy 2 części zamówienia należeć będzie zakup i dostarczenie do Zamawiającego licencji dodatkowych i nośników z oprogramowaniem na następujące moduły/funkcjonalności oprogramowania RAKS SQL: Sprzedaż - 1 licencja/stanowisko; Magazyn - 1 licencja/stanowisko; Produkcja - 2 licencje/stanowiska; Księga handlowa - 1 licencja; Znaczniki - licencja b.o. (brak ograniczeń); Analizy finansowe, budżetowanie, kontroling - 1 licencja/stanowisko; Controling/Analizy handlowe - 1 licencja/stanowisko; Kolektory danych - 1 licencja/stanowisko. Strona 2 z 6

3 Zamawiający dopuszcza możliwość zakup innego oprogramowania niż RAKS SQL pod warunkiem spełnienia łącznie następujących wymagań: 1. proponowane oprogramowanie musi być kompatybilne z systemem do zarządzania firmą posiadanym przez Zamawiającego jakim jest RAKS SQL 2. proponowane oprogramowanie musi posiadać parametry i funkcjonalności nie gorsze niż system (oprogramowanie) RAKS SQL Część 3 - Prace informatyczne związane z wdrożeniem zakupionego oprogramowania będącego przedmiotem części 2 niniejszego zamówienia. Do zadań Wykonawcy 3 części zamówienia należeć będzie instalacja i wdrożenie dodatkowych modułów oprogramowania do zarządzania firmą, w tym modułów: Sprzedaż - 1 licencja/stanowisko; Magazyn - 1 licencja/stanowisko; Produkcja - 2 licencje/stanowiska; Księga handlowa - 1 licencja; Znaczniki - licencja b.o. (brak ograniczeń); Analizy finansowe, budżetowanie, kontroling - 1 licencja/stanowisko; Controling/Analizy handlowe - 1 licencja/stanowisko; Kolektory danych - 1 licencja/stanowisko. Przewidywany zakres prac ogólnych związanych z wdrożeniem wszystkich przewidzianych modułów oprogramowania: Analiza przedwdrożeniowa, Instalacja i parametryzacja: przygotowanie środowiska wirtualnego na serwerze fizycznym instalacja programu na serwerze i stacjach roboczych, utworzenie profili, dostępów, uprawnień do poszczególnych funkcjonalności, parametryzacja wstępna Przewidywany zakres praz związany z wdrożeniem poszczególnych modułów: Produkcja zakres wdrożenia Głównym celem wdrożenia modułu Produkcja jest usprawnienie procesu zarządzania produkcją, zapasami magazynowymi, zamówieniami i obniżenie kosztów z tym związanych. Zamawiający oczekuje od systemu możliwości realizacji następujących założeń: 1. Ustalenie całościowych kosztów szczegółowych wytworzenia pojedynczego wyrobu na poszczególnych etapach produkcji oraz jego księgowe rozliczenie. 3. Planowanie produkcji 4. Realizację produkcji 5. Usprawnienie koordynacji planowania produkcji, zaopatrzenia oraz utrzymywania zapasów magazynowych w oparciu o dane z modułu produkcja 6. Możliwość wprowadzania rozmaitych modeli technologii produkcji W związku z powyższym zakres wdrożenia musi obejmować minimum: Analizę bieżących procesów produkcyjnych przedsiębiorstwa Utworzenie danych podstawowych: maszyny, stanowiska pracy, pracownicy Techniczne przygotowanie produkcji - w tym utworzenie kartotek indeksów materiałowych, zgromadzenie informacji o wyrobach i półwyrobach takich jak: dane podstawowe, struktury wyrobów, marszruty technologiczne, zabiegi Strona 3 z 6

4 procesu wytwarzania, zdefiniowanie technologii produkcji oraz kosztów jednostkowych maszyn i personelu Sterowanie i rejestracja produkcji - założenie i obsługa zleceń produkcyjnych, zaplanowanie realizacji zleceń, obsługa zamówień obcych od kontrahentów Zdefiniowanie monitorowania operacji procesu produkcji oraz analizy informacji związanych z różnymi aspektami produkcji. Analizy finansowe, budżetowanie, kontroling dostosowanie raportów do specyfiki działalności zamawiającego Księga handlowa zakres wdrożenia powiązania planu kont z kartoteką kontrahentów, pracowników, przypisania kont do tabeli bilansu i rachunku wyników, wprowadzenie bilansu otwarcia, definicje schematów księgowań do dokumentów sprzedaży, zakupu, dokumentów magazynowych; definicje wzorców księgowań do WB, RK, SP, FZ, LP; Opracowanie możliwości eksportu i importu danych z i do zewnętrznych programów księgowych. II. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA: Wymagany nieprzekraczalny termin realizacji zamówienia to: r. III. OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIENIA TYCH WARUNKÓW: O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca, który spełnia łącznie następujące warunki: 1. Złoży oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym. 2. Wykonawca musi posiadać aktualną autoryzację firmy Raks Sp. z o.o. lub innej firmy będącej producentem oprogramowania do zarządzania przedsiębiorstwami kompatybilnego z systemem do zarządzania firmą posiadanego przez Zamawiającego. IV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Wykonawca ponosi koszty przygotowania oferty. 2. Wykonawca zobowiązany jest przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w ogłoszeniu. Oferta nie będąca zgodną z opisem zamówienia oraz z innymi wymaganiami określonymi przez Zamawiającego w formularzu ofertowym zostanie odrzucona; 3. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, na komputerze lub inną trwałą, czytelną techniką. Oferty nieczytelne nie będą rozpatrywane. 4. Ofertę należy sporządzić na formularzu oferty (stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania/ogłoszenia). 5. Oferta powinna być kompletna (wszystkie pola oferty muszą zostać wypełnione). 6. Minimalny termin związania ofertą nie może być krótszy niż 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 7. Wszystkie strony oferty wysłanej w wersji papierowej powinny być spięte, ponumerowane i zaparafowane na każdej stronie przez osobę (osoby) uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy. 8. Oferta i załączniki powinny być podpisane przez osobę (osoby) uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy. 9. Wymagane dokumenty powinny być przedstawione w formie oryginału lub kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy. Strona 4 z 6

5 V. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT: Oferty należy składać do dnia 7 luty 2014 do godz na jeden z wymienionych poniżej sposobów: 1. osobiście w siedzibie Zamawiającego 2. pocztą lub kurierem na adres siedziby Zamawiającego, 3. pocztą elektroniczną na adres: projekt@premiumrosa.pl O terminie złożenia oferty decyduje data jej wpływu do siedziby Zamawiającego. Oferty złożone po upływie wskazanego terminu nie będą rozpatrywane. Adres siedziby Zamawiającego: Premium Rosa Sp. z o.o. ul. Św. Andrzeja Boboli 20, Złotokłos VI. VII. TERMIN OTWARCIA OFERT Oferty zostaną otwarte dnia 7 luty 2014 o godzinie w siedzibie Zamawiającego. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW W przypadku złożenia oferty przez więcej niż jednego wykonawcę, zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie poniżej przedstawionych kryteriów oceny ofert: KRYTERIUM WAGA pkt MAX. 100 punktów Cena netto 100% Punkty za cenę oblicza się, przyjmując za podstawę najniższą zaoferowana kwotę (cenę netto), przypisując jej 100 punktów. Ilość punktów dla każdej kolejnej oferty oblicza się w następujący sposób: (cena najniższej oferty : cena kolejnej oferty) x 100 = N punktów. Zamawiający udzieli zamówienia temu Wykonawcy, którego oferta uzyska największą liczbę punktów przy zastosowaniu powyższych kryteriów i ich wag. VIII. OPIS SPOSOBU OCENY OFERTY Oferty będą oceniane 3 etapowo: 1. W pierwszej kolejności weryfikowana będzie poprawność formalna oferty, w tym jej kompletność i zgodność z wymogami niniejszego ogłoszenia/zapytania; 2. W drugiej kolejności weryfikacji poddane będą ustalone przez Zamawiającego kryteria dostępu opisane w punkcie V i VI. 3. Następnie ocenione zostaną kryteria wyboru opisane w punkcie IX. 4. W toku badania oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Ocena dokonana zostanie przez Komisję, w skład której wchodzić będzie 3 przedstawicieli Zamawiającego - przewodniczącego komisji i dwóch członków komisji odpowiedzialnych za merytoryczną ocenę ofert. Ocena dokonana przez Komisję ma charakter ostateczny. Strona 5 z 6

6 IX. OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIENIA SIĘ Z WYKONAWCAMI Dodatkowych informacji w zakresie dotyczącym przedmiotu ogłoszenia udziela Aleksander Waszkiewicz w godzinach pracy Wnioskodawcy pod numerem telefonu oraz adresem projekt@premiumrosa.pl X. INFORMACJA O WYNIKACH POSTĘPOWANIA Zamawiający poinformuje Wykonawców o wynikach postępowania w ciągu 7 dni od daty składania ofert. Wyniki postępowania zostaną również zamieszczone na stronie Zamawiającego XI. ZAŁĄCZNIKI 1. Załącznik nr 1 Formularz oferty 2. Wzór oświadczenia o braku powiązań Prezes Zarządu (-) Aleksander Waszkiewicz Członek Zarządu (-) Tomasz Towpik Strona 6 z 6