Podręcznik użytkownika Wprowadzający aplikacji Wykaz2 TiMSI Sp z o o ul Czapli 63, 02-781 Warszawa tel : +48 22 644 86 76, fax: +48 22 644 78 52 NIP: 951-19-39-800 Sąd Rejonowy dla mst Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy KRS 0000151230 Wysokość kapitału zakładowego 54000,- PLN
SPIS TREŚCI 1 OPIS INTERFEJSU APLIKACJI 3 2 FUNKCJONALNOŚCI APLIKACJI 5 211 UTWORZENIE NOWYCH KLUCZY 5 212 USUNIĘCIE KLUCZY 6 213 ODWOŁANIE CERTYFIKATU 6 214 LOGOWANIE DO SYSTEMU 8 215 POBRANIE CERTYFIKATU 9 216 ZMIANA HASŁA 10 217 ODBLOKOWANIE KONTA 11 218 MODYFIKACJA SŁOWNIKÓW LOKALNYCH 12 22 ZARZĄDZANIE KARTAMI I SPRAWAMI 13 221 TWORZENIE KART 13 222 WYSZUKIWANIE KART 14 223 MODYFIKOWANIE KART 15 224 USUWANIE KART 16 225 MASOWA MODYFIKACJA 17 226 EKSPORT KART 18 227 IMPORT KART 19 228 WYŚWIETLANIE KART Z URZĘDU 20 229 WYŚWIETLANIE KART OPUBLIKOWANYCH 21 2210 ZAŁOŻENIE SPRAWY 22 2211 MODYFIKACJA SPRAWY 23 2212 USUNIĘCIE SPRAWY 24 2213 UTWORZENIE KARTY W SPRAWIE 25 2214 ODŁĄCZENIE KARTY OD SPRAWY 26 2215 WYSZUKIWANIE SPRAW 27 2216 PRZEGLĄDANIE SPRAW 28 2217 ZMIANA STATUSU SPRAWY 29 23 RAPORTOWANIE 30 231 WYKONYWANIE RAPORTÓW 30
1 OPIS INTERFEJSU APLIKACJI Interfejs użytkownika aplikacji Wykaz2 zaprojektowany i przygotowany został z wykorzystaniem najlepszych praktyk z dziedziny ergonomii i łatwości obsługi Dzięki temu praca z systemem powinna być łatwa, szybka i bardzo efektywna Poznanie podstaw obsługi systemu pozwala na sprawne posługiwanie się wszystkimi udostępnianymi funkcjonalnościami Ekrany aplikacji Wykaz2 podzielone zostały na część statyczną, część dynamiczną oraz część nawigacyjną Część statyczną aplikacji stanowią wszystkie te elementy ekranów, które nie ulegają zmianie podczas pracy z aplikacją (np logo) Część dynamiczna aplikacji to innymi słowy obszar roboczy, w którym można korzystać z funkcjonalności systemu Wykaz2 Zawartość tej części ekranu zależy od aktualnie wykonywanego zadania Część nawigacyjną aplikacji stanowi pasek menu Podział ekranu aplikacji Wykaz2 na opisane części przedstawia poniższy rysunek
Praca z aplikacją Wykaz2 wiąże się głównie z korzystaniem ekranów na których znajdują się listy i/lub formularze Pod formularzami, oraz przy elementach listy, umieszczone zostały przyciski akcji Jeżeli wszystkie elementy prezentowanej listy nie zmieściły się na pojedynczym ekranie, system wyświetli przycisk nawigacji po liście Za ich pomocą można wyświetlać kolejne elementy listy Przykładowy ekran z formularzem i listą przedstawiono poniżej
2 FUNKCJONALNOŚCI APLIKACJI 211 UTWORZENIE NOWYCH KLUCZY Opis: Funkcjonalność umożliwia utworzenie nowego repozytorium kluczy i dodanie do niego nowych kluczy Celem utworzenia repozytorium i dodania do niego nowych kluczy należy wykonać poniższe kroki: 3 Klikamy przycisk: 4 System wyświetli formularz z dwoma polami: 41 Hasło wpisujemy wybrane przez nas hasło do repozytorium kluczy hasło może być inne niż hasło wykorzystywane do logowania do systemu Wybrane hasło wykorzystywane będzie podczas publikacji kart informacyjnych, więc powinno być trudne do odgadnięcia przez osoby postronne Dlatego też tworzone hasło powinno zawierać co najmniej osiem znaków w tym co najmniej jedną wielką literę, jedną małą, jedną cyfrę oraz jeden znak specjalny 42 Powtórz hasło wpisujemy wybrane hasło ponownie 5 Klikamy przycisk: 6 Klikamy przycisk: 7 System wyświetli formularz z jednym polem: 71 Hasło do repozytorium wpisujemy ustawione w krok numer 4 hasło do repozytorium kluczy 8 Klikamy przycisk: 9 System wyświetli formularz z jednym polem: 91 Podaj losowy ciąg cyfr wpisujemy dowolny ciąg cyfr 10 Klikamy przycisk: 11 System wygeneruje klucze, doda je do repozytorium i utworzy żądanie wystawienia certyfikatu Żądanie to zostanie wysłane do administratorów systemu O rozpatrzeniu przez administratorów wystawionego żądania system poinformuje wysyłając wiadomość email 12 Po otrzymaniu wiadomości email z informację o akceptacji naszego żądania wystawienia certyfikatu, logujemy się do systemu i klikamy wskazany element menu:
13 Klikamy przycisk: 14 System wyświetli formularz z jednym polem: 141 Hasło do repozytorium wpisujemy hasło do repozytorium kluczy 15 Klikamy przycisk: 16 System doda certyfikat do repozytorium kluczy 212 USUNIĘCIE KLUCZY Opis: Funkcjonalność umożliwia usunięcie posiadanych kluczy z repozytorium kluczy Celem usunięcia kluczy z repozytorium kluczy należy wykonać poniższe kroki: 3 Klikamy przycisk: 4 System poprosi o potwierdzenie chęci usunięcia kluczy 5 Potwierdzamy chęć usunięcia kluczy 6 System usunie klucze z repozytorium kluczy 213 ODWOŁANIE CERTYFIKATU Opis: Funkcjonalność umożliwia odwołanie posiadanego certyfikatu Celem odwołania certyfikatu należy wykonać poniższe kroki:
3 Klikamy przycisk: 4 System odwoła certyfikat
214 LOGOWANIE DO SYSTEMU Opis: Funkcjonalność umożliwia zalogowanie się do systemu Celem zalogowanie się do systemu należy wykonać poniższe kroki: 1 Korzystając z przeglądarki internetowej zainstalowanej w systemie wchodzimy na adres wwwekoportalgovpl i wybieramy opcję logowania do systemu (ewentualnie wchodzimy bezpośrednio na stronę systemu Wykaz2) 2 Na wyświetlonym formularzu wypełniamy pola: 21 Użytkownik podajemy nazwę użytkownika 22 Hasło podajemy hasło użytkownika 3 Klikamy przycisk: 4 System wyświetli stronę główną aplikacji Wykaz2 (po poprawnym zalogowaniu się) lub status wykonania operacji (przy błędnym logowaniu) UWAGA! W przypadku w którym nie pamiętamy hasła, lub nasze konto zostało zablokowane, w pole Użytkownik należy wpisać nazwę użytkownika, a następnie kliknąć przycisk W przypadku zablokowanego konta, system wygeneruje żądanie odblokowania konta Po zaakceptowaniu żądania przez administratora, system wyśle na adres email (przypisany do użytkownika) nowe hasło W przypadku gdy konto nie było zablokowane, system wyśle na adres email (przypisany do użytkownika) nowe hasło
215 POBRANIE CERTYFIKATU Opis: Funkcjonalność umożliwia zapisanie w repozytorium kluczy wystawionego certyfikatu Celem zapisanie w repozytorium kluczy wystawionego certyfikatu należy wykonać poniższe kroki: 5 Logujemy się do aplikacji 6 Klikamy wskazany element menu: 7 Klikamy przycisk: 8 System wyświetli formularz z jednym polem: 81 Hasło do repozytorium wpisujemy hasło do repozytorium kluczy 9 Klikamy przycisk: 10 System doda certyfikat do repozytorium kluczy
216 ZMIANA HASŁA Opis: Funkcjonalność umożliwia zmianę hasła wykorzystywanego podczas logowania do systemu Celem zmiany hasła certyfikatu należy wykonać poniższe kroki: 3 System wyświetli formularz z jednym polem: 31 Podaj stare hasło wpisujemy obecnie używane hasło podczas logowania się do systemu 4 Klikamy przycisk: 5 System wyświetli formularz z dwoma polami: 51 Hasło wpisujemy nowe hasło 52 Powtórz hasło wpisujemy ponownie nowe hasło 6 Klikamy przycisk: 7 System wyświetli komunikat informujący o statusie wykonania operacji
217 ODBLOKOWANIE KONTA Opis: Funkcjonalność umożliwia wysłanie przez użytkownika żądania odblokowania konta Żądanie to trafi do weryfikacji przez administratora systemu O wyniku weryfikacji system poinformuje użytkownika z wykorzystaniem wiadomości email Celem wysłania żądania odblokowania konta należy wykonać poniższe kroki 1 Na ekranie logowania wypełniamy pole Użytkownik wpisując nasz identyfikator 2 Klikamy przycisk:
218 MODYFIKACJA SŁOWNIKÓW LOKALNYCH Opis: Funkcjonalność umożliwia modyfikowanie zawartości słowników lokalnych Celem modyfikacji zawartości słowników lokalnych aplikacji należy wykonać poniższe kroki: 3 Na wyświetlonym formularzu w polu Rodzaj słownika wybieramy słownik lokalny, którego zawartość zamierzamy modyfikować Rodzaj słownika określa nazwę i typ słownika lokalnego 4 Klikamy przycisk: 5 System wyświetli listę prezentująca zawartość wybranego słownika Korzystając z przycisków akcji znajdujących się przy każdym elemencie na liście możemy usunąć lub zmodyfikować wpis słownika W celu dodania nowego wpisu należy kliknąć przycisk System wyświetli formularz (jego zawartość zależy od rodzaju wybranego słownika) w którym należy wypełnić wyświetlone pola i nacisnąć przycisk 6 System wyświetli komunikat informujący o statusie wykonania operacji
22 ZARZĄDZANIE KARTAMI I SPRAWAMI 221 TWORZENIE KART Opis: Funkcjonalność umożliwia utworzenie nowej karty informacyjnej Celem dodania do systemu nowej karty informacyjnej należy wykonać poniższe kroki 3 Klikamy przycisk: 4 Na wyświetlonym formularzu wybieramy szablon karty informacyjnej i klikamy przycisk: 5 System wyświetli formularz, którego wygląd zależy od wybranego w kroku numer 3 szablonu karty 6 Po wypełnieniu formularza klikamy przycisk: Jeżeli chcemy zapisać kartę i przekazać ją do publikacji klikamy przycisk: Jeżeli chcemy zapisać kartę i utworzyć nową sprawę klikamy przycisk: Jeżeli chcemy zapisać kartę, przekazać ją do publikacji i utworzyć nową sprawę klikamy przycisk: 7 System wyświetli komunikat informujący o statusie wykonania operacji
222 WYSZUKIWANIE KART Opis: Funkcjonalność umożliwia wyszukiwanie kart informacyjnych zapisanych w systemie Celem skorzystania z wyszukiwarki kart informacyjnych zapisanych w systemie należy wykonać poniższe kroki 3 Na wyświetlonym formularzu możemy wprowadzić kryteria wyszukiwania: 31 Numer porządkowy numer karty informacyjnej 32 Nazwa dokumentu nazwa podana podczas wypełniania karty informacyjnej 33 Rok wydania karty rok wydania karty informacyjnej 34 Dokument wytworzył podmiot który wytworzył kartę informacyjną 35 Znak sprawy znak sprawy zapisany w karcie informacyjnej 36 Dokument zatwierdził podmiot który zatwierdził kartę informacyjną 37 Status status karty informacyjnej 38 Data dokumentu data powstania karty informacyjnej 39 Data zatwierdzenia data zatwierdzenia karty informacyjnej 310 Data publikacji data publikacji karty informacyjnej 311 Ostatnio modyfikowany przez osoba która jako ostatnia modyfikowała kartę informacyjną 312 Wyszukiwanie słowo dowolne słowo występujące w karcie informacyjnej 313 Obszar obszar przypisany do karty informacyjnej 314 Szablon szablon na bazie którego utworzona została karta informacyjna 4 Klikamy przycisk: 5 System wyświetli wyniki wyszukiwania dla zadanych kryteriów 6 Klikniecie przycisku powoduje usunięcie wpisanych w formularzu wartości i wyszukanie kart informacyjnych+
223 MODYFIKOWANIE KART Opis: Funkcjonalność umożliwia modyfikację karty informacyjnej zapisanej w systemie Celem modyfikacji karty informacyjnej zapisanej w systemie należy wykonać poniższe kroki 3 Na wyświetlonej liście odnajdujemy kartę, którą chcemy zmodyfikować i klikamy przycisk znajdujący się przy niej przycisk: 4 System wyświetli formularz edycji danych wybranej karty informacyjnej 5 Po wprowadzeniu modyfikacji formularza klikamy przycisk: lub Kliknięcie przycisku Zapisz spowoduje zapisanie karty w statusie roboczy Kliknięcie przycisku Zapisz i przekaż do publikacji spowoduje zapisanie karty w statusie do publikacji 6 System wyświetli komunikat informujący o statusie wykonania operacji W systemie Wykaz2 karta informacyjna może znajdować posiadać status: roboczy karta w wersji roboczej do publikacji karta zapisana oczekująca na publikację opublikowany karta opublikowana (widoczna w wyszukiwarce publicznej) zaimportowany karta zaimportowana oczekująca na publikację
224 USUWANIE KART Opis: Funkcjonalność umożliwia usunięcie z systemu karty informacyjnej UWAGA! System nie pozwala na usuwanie kart o statusie opublikowana Celem usunięcia karty informacyjnej z systemu należy wykonać poniższe korki 3 Na wyświetlonej liście odnajdujemy karty informacyjne które chcemy usunąć i zaznaczamy przy nich pole: Możemy jednocześnie zaznaczyć wiele kart, które zamierzamy usunąć z systemu System nie pozwala na usuwanie karty o statusie opublikowana 4 Klikamy przycisk: 5 System wyświetli komunikat informujący o statusie wykonania operacji
225 MASOWA MODYFIKACJA Opis: Funkcjonalność masowej modyfikacji umożliwia wprowadzenie zmian wartości pól w wielu kartach jednocześnie Celem wykonania masowej modyfikacji kart informacyjnych należy wykonać poniższe kroki 3 Na wyświetlonej liście odnajdujemy karty informacyjne które chcemy zmodyfikować i zaznaczamy przy nich pole: 4 Klikamy przycisk: 5 System wyświetli formularz umożliwiający wprowadzenie nowych danych dla następujących pól: 51 Znak sprawy 52 Nazwa dokumentu 53 Temat dokumentu 54 Data dokumentu 55 Obszar 56 Dokument wytworzył 57 Czy dokument jest zniszczony 58 Miejsce przechowywania 6 Klikamy przycisk: 7 System wyświetli komunikat informujący o statusie wykonania operacji
226 EKSPORT KART Opis: Funkcjonalność eksportu umożliwia zapisanie danych kart informacyjnych znajdujących się w systemie w postaci pliku CSV, PDF lub XML Celem wykonania eksportu kart informacyjnych należy wykonać poniższe kroki 3 Na wyświetlonej liście odnajdujemy karty informacyjne które chcemy wyeksportować i zaznaczamy przy nich pole: 4 Klikamy przycisk: 5 System wyświetli formularz na którym musimy wybrać typu pliku eksportu PDF, CSV lub XML 6 Klikamy przycisk: 7 System utworzy plik eksportu w wybranym formacie
227 IMPORT KART Opis: Funkcjonalność importu umożliwia dodanie do systemu kart informacyjnych, których dane zapisane są w pliku XML o odpowiedniej strukturze Celem wykonania importu kart informacyjnych należy wykonać poniższe kroki 3 Klikamy przycisk: 4 System wyświetli formularz z dwoma polami: 41 Szablon wybieramy szablon dla importowanych kart 42 Dodaj plik musimy wskazać plik(lub pliki) XML z danymi importowanych kart 5 Klikamy przycisk: 6 System wyświetli raport z wykonanego importu kart informacyjnych
228 WYŚWIETLANIE KART Z URZĘDU Opis: Funkcjonalność umożliwia wyświetlenie kart informacyjnych ze swojego urzędu (grupy użytkowników) Celem wyświetlenia kart z urzędu (grupy użytkowników) należy wykonać poniższe kroki 3 Na wyświetlonym formularzu wybieramy, czy chcemy wyświetlić kart z naszej grupy użytkowników czy też z całego urzędu 4 Klikamy przycisk: 5 System wyświetli listę kart
229 WYŚWIETLANIE KART OPUBLIKOWANYCH Opis: Funkcjonalność umożliwia wyświetlenie opublikowanych kart informacyjnych Celem wyświetlenia opublikowanych kart należy wykonać poniższe kroki 3 Na wyświetlonym formularzu wybieramy status karty jako opublikowany 4 Klikamy przycisk: 5 System wyświetli listę kart opublikowanych
2210 ZAŁOŻENIE SPRAWY Opis: Funkcjonalność umożliwia założenie nowej sprawy w systemie Celem założenia nowej sprawy należy wykonać poniższe kroki 3 Klikamy przycisk: 4 System wyświetli formularz z polami: 41 Znak sprawy podajemy znak zakładanej sprawy 42 Szblon sprawy wybieramy szablon, który najlepiej opisuje zakładaną sprawę Odpowiedni wybór szablonu jest niezwykle istotny, gdyż to właśnie od niego zależy, jakie karty będą wypełnianie w ramach prowadzonej sprawy 43 Opis wpisujemy opis zakładanej sprawy 44 Data rozpoczęcia wybieramy datę rozpoczęcia sprawy 45 Czas trwania sprawy (dni) wpisujemy szacowaną liczbę dni, które sprawa będzie trwała 46 Status sprawy wybieramy aktualny status zakładanej sprawy 5 Klikamy przycisk: 6 System wyświetli status wykonanej operacji
2211 MODYFIKACJA SPRAWY Opis: Funkcjonalność umożliwia modyfikację sprawy zapisanej w systemie Celem dokonania modyfikacji sprawy należy wykonać poniższe kroki 3 Na wyświetlonej liście odnajdujemy sprawę, którą chcemy zmodyfikować i klikamy przycisk znajdujący się przy niej przycisk: 4 System wyświetli formularz z polami, których wartości możemy zmodyfikować: 41 Opis opis sprawy 42 Data rozpoczęcia wybieramy datę rozpoczęcia sprawy 43 Czas trwania sprawy (dni) wpisujemy szacowaną liczbę dni, które sprawa będzie trwała 44 Status sprawy wybieramy aktualny status zakładanej sprawy 5 Klikamy przycisk: 6 System wyświetli status wykonanej operacji
2212 USUNIĘCIE SPRAWY Opis: Funkcjonalność umożliwia usunięcie sprawy zapisanej w systemie Celem usunięcia sprawy należy wykonać poniższe kroki 3 Na wyświetlonej liście odnajdujemy sprawę, którą chcemy usunąć i klikamy przycisk znajdujący się przy niej przycisk: 4 Klikamy przycisk: 5 System wyświetli status wykonanej operacji
2213 UTWORZENIE KARTY W SPRAWIE Opis: Funkcjonalność umożliwia utworzenie nowej karty w ramach sprawy zapisanej w systemie Celem utworzenia nowej karty w ramach sprawy należy wykonać poniższe kroki 3 Na wyświetlonej liście odnajdujemy sprawę, w ramach której chcemy dodać nową kartę i klikamy przycisk znajdujący się przy niej przycisk: 4 Klikamy przycisk: 5 System wyświetli formularz dodawania nowej karty należy postępować analogicznie jak w punkcie Tworzenie karty
2214 ODŁĄCZENIE KARTY OD SPRAWY Opis: Funkcjonalność umożliwia odłączenie ostatnio dodanej do sprawy karty Celem odłączenia karty od sprawy należy wykonać poniższe kroki 3 Na wyświetlonej liście odnajdujemy sprawę, od której chcemy odłączyć ostatnią dodaną kartę informacyjną i klikamy przycisk znajdujący się przy niej przycisk: 4 Klikamy przycisk: 5 System wyświetli status wykonanej operacji
2215 WYSZUKIWANIE SPRAW Opis: Funkcjonalność umożliwia wyszukiwanie spraw zapisanych w systemie Celem wyszukania sprawy zapisanej w systemie należy wykonać poniższe kroki 3 Na wyświetlonym formularzu możemy wprowadzić poniższe kryteria wyszukiwania: 31 Znak sprawy podajemy znak poszukiwanej sprawy lub jego fragment 32 Opis podajemy opis poszukiwanej sprawy lub jego fragment 33 Status wybieramy status poszukiwanej sprawy 34 Data rozpoczęcia podajemy datę rozpoczęcia sprawy 4 Klikamy przycisk: 5 System wyświetli wyniki wyszukiwania dla zadanych kryteriów 6 Klikniecie przycisku powoduje usunięcie wpisanych w formularzu wartości i wyświetlenie domyślnej listy sprawy w systemie
2216 PRZEGLĄDANIE SPRAW Opis: Funkcjonalność umożliwia wyświetlenie informacji o sprawie zapisanej w systemie Celem wyświetlenia informacji o sprawie zapisanej w systemie należy wykonać poniższe kroki 3 Na wyświetlonej liście odnajdujemy sprawę i klikamy znajdujący się przy nim przycisk: 4 System wyświetli ekran prezentujący informacje o wybranej sprawie
2217 ZMIANA STATUSU SPRAWY Opis: Funkcjonalność umożliwia zmianę statusu sprawy zapisanej w systemie Celem dokonania modyfikacji statusu sprawy należy wykonać poniższe kroki 3 Na wyświetlonej liście odnajdujemy sprawę, którą chcemy zmodyfikować i klikamy przycisk znajdujący się przy niej przycisk: 4 System wyświetli formularz z polami, których wartości możemy zmodyfikować: 41 Status sprawy wybieramy aktualny status zakładanej sprawy 5 Klikamy przycisk: 6 System wyświetli status wykonanej operacji
23 RAPORTOWANIE 231 WYKONYWANIE RAPORTÓW Opis: Funkcjonalność umożliwia wyświetlenie informacji o szablonie raportu zapisanego w systemie Celem wyświetlenia informacji o szablonie raportu należy wykonać poniższe kroki 3 Na wyświetlonej liście odnajdujemy szablon raportu na podstawie którego chcemy wygenerować raport i klikamy znajdujący się przy nim przycisk: 4 System wyświetli ekran prezentujący wygenerowany raport