~JCrlW'v'l oma przedkłada (podpis pracownika Zespołu Systemów Zarządzania) D Y I~ E K TOR \\~dj'~:n"lhh..'.ii i Informacji we współpracy z:.\~.\\~. (podpis kierownika kort(óliki rgs. ~zao.y.jli1ej) zatwierdzam (podpis Prezydenta Miasta Płocka) REGULAMIN WEWNĘTRZNY WYDZIAŁU PROMOCJI I INFORMACJI Płock, dnia.q.~?!;p..@. 2015 r.
-. REGULAMIN WEWNĘTRZNY WYDZIAŁU PROMOCJI I INFORMACJI Rozdział 1 Postanowienia ogólne 1. 1. Regulamin wewnętrzny, zwany dalej "Regulaminem" określa wewnętrzną strukturę oraz zasady organizacji pracy Wydziału Promocji i Informacji (zwanego dalej "Wydziałem"), niezbędne do sprawnej i należytej realizacji nałożonych na niego zadań, a w szczególności: 1) zadania Dyrektora Wydziału; 2) zadania kierownika oddziału, kierownika referatu i koordynatorów zespołów; 3) szczegółową strukturę organizacyjną Wydziału; 4) szczegółową strukturę organizacyjną poszczególnych komórek w Wydziale; 5) zakresy działania poszczególnych stanowisk pracy. 2. Regulamin wewnętrzny Wydziału ustalono zgodnie z postanowieniami 14 Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Płocka wprowadzonego zarządzeniem Nr 178/2015 Prezydenta Miasta Płocka z dnia 08 stycznia 2015 r. w sprawie nadania Regulaminu organizacyjnego Urzędowi Miasta Płocka (ze zmianami), zwanego dalej "Regulaminem organizacyjnym Urzędu". 2. 1. Do zakresu działania Wydziału należy realizacja zadań związanych z promocją Miasta i turystyką, współpraca krajowa i zagraniczna w tym zakresie, współpraca z mediami oraz prowadzenie działań informacyjnych skierowanych do mieszkańców Miasta, przygotowywanie projektów graficznych materiałów promocyjno-informacyjnych na wniosek komórek organizacyjnych Urzędu, opiniowanie publikacji Miasta w zakresie estetyki wizualnej, zgodności z Księgą Standardów i innymi właściwymi regulacjami, koordynacja imprez kulturalnych, sportowych, turystycznych i innych w Mieście, w szczególności realizacja zadań wynikających z następujących aktów prawnych: 1) ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. Prawo prasowe (Dz.U. Nr 5, poz. 24 ze zmianami); 2) ustawy z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim (tekst jednolity: Dz.U. z 2011 r., Nr 43, poz. 224 ze zmianami); 3) ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jednolity: Dz.U. z 2006 r., Nr 90, poz. 631 ze zmianami); 4) ustawy z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (tekst jednolity: Dz. U. z 2014 r., poz. 1118 ze zmianami) - w zakresie dotyczącym organizacji związanych z turystyką; 5) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (tekst jednolity: Dz.U z 2014 r., poz. 196 ze zmianami ). 2. Wydział wykonuje swoje zadania przy pomocy następujących komórek wewnętrznych: 1) Oddział Promocji, Współpracy z Zagranicą i Turystyki - WPR-I; 2) Oddział Informacji Miejskiej - WPR-II; 3) Grafik Miasta - WPR-III. Rozdział 2 Przepisy organizacyjne 3. 1. Pracą Wydziału kieruje Dyrektor Wydziału, pracą oddziału kieruje kierownik oddziału, zadania w zespołach koordynują koordynatorzy. 2. Dyrektor Wydziału ponosi odpowiedzialność za wyniki pracy Wydziału, a w szczególności za prawidłowe wykonywanie zadań wynikających z zakresu działania Wydziału, zawartego w Regulaminie wewnętrznym Wydziału. 2
3. Zakres obowiązków i uprawnień Dyrektora Wydziału zawarty jest w 22 Regulaminu organizacyjnego Urzędu. 4. Dyrektor Wydziału jest odpowiedzialny za ochronę bezpieczeństwa informacji w Wydziale, a w szczególności za: 1) monitorowanie integralności i dostępności posiadanych zasobów informacji; 2) nadzorowanie przestrzegania zasad bezpieczeństwa przez podległych pracowników; 3) podejmowanie stosownych działań w razie stwierdzenia wystąpienia incydentu lub sytuacji mogącej prowadzić do wystąpienia incydentu bezpieczeństwa. 5. Dyrektor Wydziału odpowiada za ciągłe doskonalenie działań w Wydziale w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, a w szczególności: 1) konsultuje z podległymi pracownikami wszystkie aspekty bezpieczeństwa i higieny związane z ich pracą; 2) zapewnia aktywne uczestnictwo podległych pracowników w procesach planowania, wdrażania i utrzymywania systemu bezpieczeństwa i higieny pracy w Urzędzie; 3) przyjmuje i analizuje uwagi, pomysły i informacje związane z bezpieczeństwem i higieną pracy pochodzące od pracowników i udziela im odpowiedzi. 6. Dyrektor Wydziału podejmuje w Wydziale działania związane z systemem zarządzania środowiskowego w Urzędzie, a w szczególności: 1) uświadamia podległym pracownikom znaczenie ich zadań i odpowiedzialności w osiąganiu zgodności z wymaganiami systemu zarządzania środowiskowego; 2) uświadamia istnienie znaczących aspektów środowiskowych i związanych z nimi wpływów pracy podległych pracowników na środowisko oraz korzyści dla środowiska wynikających z poprawy indywidualnego działania każdego pracownika. 4. 1. Kierownik oddziału/koordynator zespołu ponosi odpowiedzialność za wyniki pracy oddziału/zespołu, a w szczególności za prawidłowe wykonywanie zadań wynikających z zakresu działania oddziału/zespołu, zawartego w Regulaminie wewnętrznym Wydziału. 2. Kierownik oddziału/koordynator zespołu jest odpowiedzialny za bieżącą analizę wydatkowanych środków finansowych przeznaczonych na realizację zadań, przygotowanie planu budżetu oraz sprawozdań z realizacji budżetu przez podległą komórkę. 3. Kierownik oddziału jest przełożonym służbowym pracowników oddziału i w tym zakresie: 1) planuje, organizuje i kontroluje pracę oddziału; 2) wydaje polecenia służbowe podległym pracownikom oraz motywuje ich do efektywnej pracy; 3) udziela pracownikom oddziału urlopów wypoczynkowych i zwolnień z pracy zgodnie z przepisami prawa i udzielonym upoważnieniem; 4) ustala zadania dla poszczególnych stanowisk pracy w oddziale; 5) ustala projekty zakresów czynności, obowiązków i odpowiedzialności dla pracowników; 6) organizuje okresowe narady i szkolenia wewnętrzne pracowników oddziału; 7) dba o stałe podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników; 8) czuwa nad przestrzeganiem przez pracowników przepisów o dyscyplinie pracy, o ochronie tajemnic prawnie chronionych oraz bhp i ppoż.; 9) czuwa nad przestrzeganiem przez podległych pracowników zasad bezpieczeństwa informacji obowiązujących w Urzędzie; 10) przyjmuje i analizuje uwagi, pomysły i informacje związane z bezpieczeństwem i higieną pracy pochodzące od pracowników oddziału i udziela im odpowiedzi; 11) jest odpowiedzialny za wewnętrzną kontrolę stanowisk pracy w oddziale; 12) jest odpowiedzialny za majątek będący wyposażeniem oddziału; 13) współdziała z innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu. 3
4. Koordynator zespołu jest przełożonym służbowym pracowników zespołu i w tym zakresie: 1) planuje, organizuje i kontroluje pracę zespołu; 2) wydaje polecenia służbowe podległym pracownikom oraz motywuje ich do efektywnej pracy; 3) udziela pracownikom zespołu urlopów wypoczynkowych i zwolnień z pracy zgodnie z przepisami prawa i udzielonym upoważnieniem; 4) ustala zadania dla poszczególnych stanowisk pracy w zespole; 5) ustala projekty zakresów czynności, obowiązków i odpowiedzialności dla pracowników; 6) organizuje okresowe narady i szkolenia wewnętrzne pracowników zespołu; 7) dba o stałe podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników; 8) czuwa nad przestrzeganiem przez pracowników przepisów o dyscyplinie pracy, o ochronie tajemnic prawnie chronionych oraz bhp i ppoż.; 9) czuwa nad przestrzeganiem przez podległych pracowników zasad bezpieczeństwa informacji obowiązujących w Urzędzie; 10) przyjmuje i analizuje uwagi, pomysły i informacje związane z bezpieczeństwem i higieną pracy pochodzące od pracowników zespołu i udziela im odpowiedzi; 11) jest odpowiedzialny za wewnętrzną kontrolę stanowisk pracy w zespole; 12)jest odpowiedzialny za majątek będący wyposażeniem zespołu; 13) współdziała z innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu. 5. Do zakresu działania koordynatora zespołu należy, poza zadaniami wymienionymi w ust. 4: 1) dokonywanie podziału zadań, kompetencji i odpowiedzialności pomiędzy pracownikami koordynowanych stanowisk; 2) rozdzielanie otrzymanej korespondencji na koordynowane stanowiska pracy, zgodnie z upoważnieniem; 3) przekazywanie pracownikom zespołu informacji o dokumentach obowiązujących w Urzędzie do zapoznania się i przestrzegania; 4) przygotowanie planu wydatków budżetowych; 5) przygotowywanie wniosków do zamówień publicznych,; 6) opisywanie rachunków pod względem merytorycznym; 7) prowadzenie zbioru dokumentów finansowych; 8) przygotowanie opisów stanowisk pracowników zespołu. 6. W razie nieobecności Dyrektora Wydziału z powodu choroby, wyjazdu służbowego, urlopu i nieobecności służbowych wszystkie sprawy należące do dyrektora wykonuje osoba wyznaczona przez Dyrektora Wydziału, bądź przez bezpośredniego przełożonego tego Dyrektora. 7. W razie nieobecności kierownika oddziału z powodu choroby, wyjazdu służbowego, urlopu i nieobecności służbowych wszystkie sprawy należące do kierownika wykonuje pracownik wyznaczony przez Dyrektora Wydziału. 8. Dyrektor Wydziału może upoważnić podległego pracownika do podpisywania pism w sprawach wynikających z zakresu czynności tego pracownika. 9. Szczegółowy układ Wydziału określa jego schemat organizacyjny, stanowiący załącznik do Regulaminu wewnętrznego. Rozdział 3 Zakresy działania komórek 5. Oddział Promocji, Współpracy z Zagranicą i Turystyki 1. Do zakresu działania Oddziału Promocji, Współpracy z Zagranicą i Turystyki (zwanego dalej "WPR-I") należy realizacja zadań związanych z promocją Miasta, współpracą zagraniczną i turystyką. 4
2. W skład WPR-I wchodzą następujące komórki: 1) Zespół Promocji i Współpracy z Zagranicą -WPR-I-ZZ; a) wieloosobowe stanowisko ds. promocji i współpracy z zagranicą, b) wieloosobowe stanowisko ds. organizacyjnych i promocji; 2) Zespół Turystyki - WPR-I-ZT. a) wieloosobowe stanowisko ds. turystyki. 3. Do zakresu działania wieloosobowego stanowiska ds. promocji i współpracy z zagranicą należy: 1) wdrażanie inicjatyw w zakresie promocji Miasta, w szczególności realizacja wytycznych ujętych w "Strategii Promocji Miasta"; 2) poszukiwanie zewnętrznych źródeł finansowania imprez i inicjatyw lokalnych Miasta; 3) organizacja imprez mających na celu promocję Miasta; 4) realizacja działań związanych z promocją Miasta i współpracą z zagranicą; 5) udostępnianie banerów, roll-upów, balonu i innych elementów identyfikacyjnych Miasto na organizowane we współpracy z Miastem imprezy kulturalne, sportowe, edukacyjne i społeczne; 6) obsługa kontaktów z miastami partnerskimi i innymi partnerami zagranicznymi Urzędu; 7) przygotowanie i wydanie albumów, informatorów, folderów, kalendarzy i ulotek promocyjnych; 8) przygotowywanie wyjazdów zagranicznych pracowników Urzędu; 9) organizacja obsługi wizyt delegacji zagranicznych w Urzędzie; 10) tłumaczenie korespondencji i tekstów promocyjnych z języków obcych na język polski i odwrotnie oraz zlecanie tych czynności tłumaczom zewnętrznym; 11) opracowywanie informacji o miastach partnerskich na stronę internetową Miasta; 12) rozliczanie faktur i rachunków wynikających ze zleceń i umów z partnerami zewnętrznymi, obsługa programu Dysponent; 13) przygotowywanie sprawozdań ze współpracy zagranicznej Miasta oraz działań promocyjnych; 14) przygotowywanie projektów uchwał Rady i zarządzeń Prezydenta; 15) ogłaszanie konkursów ofert na zadania związane ze współpracą z zagranicą oraz przeprowadzanie procedur związanych z konkursami ofert; 16) kontrolowanie prawidłowego wykorzystania środków finansowych przeznaczonych w ramach konkursów ofert, badanie poziomu i celowości wykorzystywania środków finansowych; 17) współpraca z Pełnomocnikiem ds. Organizacji Pozarządowych i organizacjami pozarządowymi przy opracowywaniu programów współpracy i innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego; 18) udział w konkursach dotyczących promocji i współpracy z zagranicą; 19) współpraca z WPR-III w zakresie: a) tworzenia projektów graficznych przygotowywanych przez Wydział, b) współpracy z drukarniami, agencjami reklamowymi i innymi wykonawcami materiałów promocyjnych; c) dbania o branding Miasta, budowania świadomości marki i kreowania pozytywnego wizerunku Miasta, 13) przygotowywanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 4. Do zakresu działania wieloosobowego stanowiska ds. organizacyjnych i promocji należy: 1) wdrażanie inicjatyw w zakresie promocji Miasta, w szczególności realizacja wytycznych ujętych w "Strategii Promocji Miasta"; 2) organizacja imprez mających na celu promocję Miasta; 3) realizacja działań związanych z promocją Miasta; 4) udostępnianie banerów, roll-upów, balonu i innych elementów identyfikacyjnych Miasto na organizowane we współpracy z Miastem imprezy kulturalne, sportowe, edukacyjne i społeczne; 5) współpraca z drukarniami, agencjami reklamowymi i innymi wykonawcami materiałów promocyjnych; 6) nadzór nad rejestracją umów i rachunków będących zobowiązaniami Zespołu; 7) obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej z Wydziału zgodnie z zasadami 5
obowiązującymi w Urzędzie; 8) koordynowanie prawidłowego obiegu pism w Wydziale, Oddziale i Zespołach; 9) przygotowywanie zbiorczych odpowiedzi na pisma dotyczące działalności Wydziału; 10) prowadzenie rejestru rachunków będących zobowiązaniami Wydziału; 11) prowadzenie rejestru umów wynikających ze zobowiązań Urzędu, a realizowanych przez Wydział; 12) prowadzenie i aktualizowanie bazy danych firm, instytucji i innych organizacji; 13) planowanie i realizacja zakupu gadżetów i materiałów promocyjnych; 14) zatwierdzanie wniosków o wydawanie materiałów promocyjnych; 15) kontrola i nadzór nad magazynem gadżetów i materiałów promocyjnych; 16) koordynowanie zadań związanych z kartkami świątecznymi wysyłanymi przez Prezydenta Miasta, ich druk i dystrybucja; 17) składanie zapotrzebowania i odbiór materiałów biurowych na potrzeby Zespołu; 18) prowadzenie archiwum spraw prowadzonych przez Wydział; 19) obsługa programu Dysponent; 20) przygotowywanie sprawozdań z działań promocyjnych podejmowanych przez Miasto; 21) ewidencja środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, będących w posiadaniu Wydziału; 22) współpraca z WPR-III przy tworzeniu projektów graficznych; 23) przygotowywanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 5. Do zakresu działania wieloosobowego stanowiska ds. turystyki należy: 1) prowadzenie prac związanych z koordynowaniem oraz realizacją zadań w zakresie turystyki; 2) współpraca przy opracowywaniu planów/strategii rozwoju turystyki w Płocku; 3) wspieranie przedsięwzięć w zakresie rozwoju i upowszechniania turystyki i krajoznawstwa; 4) aktualizacja i realizacja zadań wynikających z Programu Rozwoju Turystyki w Płocku; 5) tworzenie i aktualizacja (weryfikacja) miejskich szlaków turystycznych; 6) współrealizacja oznakowania turystycznego Miasta; 7) ogłaszanie konkursów ofert na zadania związane z turystyką i krajoznawstwem w Mieście oraz przeprowadzanie procedur związanych z konkursami ofert; 8) kontrolowanie prawidłowego wykorzystania środków finansowych przeznaczonych w ramach konkursów ofert, badanie poziomu i celowości wykorzystywania środków finansowych; 9) realizacja zadań związanych z promocją turystyczną Miasta (targi turystyczne, wystawy i inne imprezy promujące Miasto); 10) kreowanie nowych atrakcji i produktów turystycznych; 11) organizacja przedsięwzięć mających na celu poprawę usług turystycznych; 12) przygotowywanie wniosków na odznaczenia i nagrody w zakresie turystyki; 13) prowadzenie ewidencji innych obiektów świadczących usługi hotelarskie; 14) prowadzenie bazy danych dotyczącej tematyki turystycznej: baza noclegowa, frekwencja turystyczna, itp.; 15) współpraca z Płocką Lokalną Organizacją Turystyczną i innymi stowarzyszeniami, instytucjami, mediami i organizacjami turystycznymi przy realizacji zadań Miasta w zakresie turystyki i krajoznawstwa; 16) współpraca z Pełnomocnikiem ds. Organizacji Pozarządowych przy opracowywaniu programów współpracy i innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego; 17) przygotowywanie sprawozdań z działalności w zakresie turystyki; 18) opracowywanie materiałów promocyjnych, promujących walory kulturowe, historyczne turystyczne Miasta; 19) koordynacja imprez kulturalnych, sportowych, turystycznych i innych w Mieście, zwłaszcza tych objętych patronatem Prezydenta Miasta Płocka; 20) rozliczanie faktur i rachunków wynikających ze zleceń i umów z partnerami zewnętrznymi, obsługa programu Dysponent; 21) przygotowywanie projektów uchwał Rady i zarządzeń Prezydenta w zakresie dotyczącym turystyki; 6
22) prowadzenie spraw organizacyjnych WPR-I-ZT; 23) realizacja zadań związanych z utrzymaniem ZSZw WPR-I-ZT; 24) poszukiwanie zewnętrznych źródeł finansowania inicjatyw w zakresie turystyki; 25) współpraca z mediami w zakresie promocji turystyki; 26) współpraca z WPR-III przy tworzeniu projektów graficznych przygotowywanych przez WPR-I-ZT; 27) przygotowywanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 6. Oddział Informacji Miejskiej 1. Do zakresu działania Oddziału Informacji Miejskiej, (zwanego dalej" WPR-II"), należy m.in. budowanie komunikacji między Prezydentem, Urzędem a społecznością lokalną, informowanie mediów o działaniach podejmowanych przez Prezydenta i Urząd, obsługa strony internetowej Urzędu w zakresie aktualności, realizacja wytycznych zawartych w dokumencie "Strategia Promocji Miasta". 2. W skład WPR-II wchodzą następujące komórki: 1) Zespół Komunikacji Społecznej - WPR-II-ZS: a)wieloosobowe stanowisko ds. wydawania "Informatora Społecznego" oraz ds. komunikacji społecznej, b) pomoc administracyjna, 2) Zespół Współpracy z Mediami - WPR-II-ZM: a) stanowisko ds. obsługi medialnej Urzędu Miasta Płocka i prowadzenia obsługi www w zakresie bieżącej informacji, b) stanowisko ds. obsługi medialnej Urzędu Miasta Płocka i wydawania programu "MiastO! Żyje", c) stanowisko ds. obsługi medialnej Urzędu Miasta Płocka i spraw organizacyjnych, d) stanowisko ds. obsługi medialnej Urzędu Miasta Płocka i kreowania polityki informacyjnej, e) stanowisko ds. rejestrowania i montażu materiałów filmowych, f) stanowisko ds. obsługi medialnej Urzędu Miasta Płocka oraz filmowania i montażu. 3. Do zakresu działania wieloosobowego stanowiska ds. wydawania "Informatora Społecznego" oraz ds. komunikacji społecznej należy: 1) gromadzenie i opracowywanie informacji niezbędnych do realizacji projektów PR; 2) opracowywanie koncepcji, harmonogramu, budżetu realizowanych projektów; 3) współpraca z drukarniami, agencjami reklamowymi i innymi podwykonawcami materiałów informacyjnych i promocyjnych; 4) organizowanie działań PR i kampanii społecznych skierowanych do mieszkańców, upowszechnianie wśród nich informacji o Płocku, historii, tradycji, kulturze i współczesności; 5) gromadzenie informacji i koordynowanie badań dotyczących opinii i potrzeb społeczności lokalnej; 6) gromadzenie informacji i koordynowanie badań dotyczących satysfakcji klienta Urzędu; 7) prowadzenie spraw związanych z konsultacjami społecznymi, zgodnie z zapisami właściwej uchwały Rady; 8) prowadzenie ewidencji przeprowadzonych badań i konsultacji społecznych; 9) organizowanie spotkań z udziałem Prezydenta, jego Zastępców i specjalistów z mieszkańcami; 10) opracowywanie propozycji do projektu planu pracy WPR-II; 11) przygotowywanie, oprawa organizacyjna eventów, wystaw itp.; 12) współpraca z WPR-IV przy tworzeniu projektów graficznych przygotowywanych przez WPR-II; 13) przygotowywanie sprawozdań z realizacji poszczególnych projektów; 14) prowadzenie negocjacji przy realizacji projektów; 15) przygotowywanie tekstów PR do publikacji, biuletynów, informatorów związanych z działalnością Urzędu; 16) przygotowywanie i rejestrowanie umów, zleceń, zamówień, rachunków i faktur oraz ich archiwizowanie, obsługa systemu Dysponent; 17) przygotowywanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego; 18) prowadzenie dokumentacji WPR-II; 19) prowadzenie i aktualizowanie biblioteki WPR-II; 7
20) kolportaż materiałów informacyjnych, promocyjnych przygotowywanych przez WPR-II; 21) prowadzenie rejestru patronatów honorowych i przygotowywanie odpowiedzi; 22) redagowanie i wysyłanie informacji do pracowników dotyczących pracy Urzędu; 23) ewidencja środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, będących w posiadaniu WPR-II; 24) uczestnictwo w posiedzeniach sesji Rady, konferencjach prasowych organizowanych przez Urząd, miejskie jednostki organizacyjne oraz inne płockie instytucje i organizacje itp.; 25) uczestnictwo w imprezach kulturalnych, sportowych, edukacyjnych, społecznych, koncertach, piknikach, uroczystościach organizowanych na terenie Płocka; 26) archiwizacja zdjęć z płockich wydarzeń i imprez; 27) nadzór nad kolportażem "Informatora Kulturalnego"; 28) rozliczanie rachunków/faktur dla wykonawców "Informatora Kulturalnego" (skład i druk); 29) nawiązywanie współpracy z instytucjami w celu pozyskiwania nagród, zaproszeń itp. dla użytkowników portalu www.plock.eu; 30) przygotowywanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w sprawie drukowania i składu "Informatora Społecznego"; 31) przygotowywanie umów z wykonawcami "Informatora Społecznego"; 32) nadzór nad udostępnianiem zdjęć innym jednostkom i organizacjom wykonanych na potrzeby WPR-II; 33) przygotowywanie dla Prezydenta oraz jego Zastępców wystąpień, listów gratulacyjnych, życzeń itp. 4. Do zakresu działania pomocy administracyjnej należy: 1) prowadzenie i aktualizacja bazy danych punktów dystrybucyjnych; 2) gromadzenie planów dystrybucyjnych z poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu; 3) przygotowanie i aktualizowanie planów dystrybucji poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu; 4) przygotowywanie raportów wizyt oraz przekazywanie ich Kierownikowi WPR-II; 5) przygotowanie analiz potrzeb dystrybucyjnych; 6) nadzór nad punktami dystrybucyjnymi pod kątem estetyki i aktualności materiałów informacyjnych; 7) nadzór nad punktami dystrybucyjnymi pod kątem ich stanu technicznego; 8) uzupełnianie materiałów w punktach na podstawie prowadzonych analiz; 9) pozyskiwanie nowych punktów dystrybucji materiałów informacyjnych; 10) organizowanie innych form dystrybucji; 11) kolportaż materiałów informacyjnych, promocyjnych przygotowywanych przez Wydział; 12) kolportaż na terenie Płocka materiałów informacyjnych związnych z imprezami objętymi Honorowym Patronatem Prezydenta; 13) prowadzenie komunikacji wewnętrznej w Urzędzie drogą elektroniczną; 14) prowadzenie dokumentacji w formie wizualnej i analogowej dotyczącej kolportażu materiałów informacyjnych; 15) aktualizowanie bazy danych firm, instytucji, organizacji z terenu Płocka, 16) prowadzenie spraw organizacyjnych Zespołu. 5. Do zakresu działania stanowiska ds. obsługi medialnej Urzędu Miasta Płocka i prowadzenia obsługi www w zakresie bieżącej informacji należy: 1) przygotowywanie informacji dla mediów lokalnych i ogólnopolskich, przedstawiających działalność komórek organizacyjnych Urzędu i miejskich jednostek organizacyjnych; 2) analizowanie publikacji prasowych o tematyce związanej z działalnością Urzędu oraz miejskich jednostek organizacyjnych i podejmowanie działań zmierzających do należytego wykorzystania informacji w pracy Urzędu, przygotowywanie przeglądu prasy dla pracowników Urzędu; 3) organizowanie kontaktów dziennikarzy z kierownictwem Urzędu, kierownikami komórek organizacyjnych Urzędu oraz pracownikami Urzędu; 4) udzielanie informacji dziennikarzom z zakresu działania komórek organizacyjnych Urzędu; 5) przygotowywanie informacji do "Aktualności" na stronę internetową www.plock.eu; 8
6) przygotowywanie dla Prezydenta oraz jego Zastępców wystąpień, listów gratulacyjnych, życzeń itp; 7) analizowanie artykułów prasowych, informacji w radio i telewizji; 8) zbieranie materiałów potrzebnych do redagowania artykułów na stronę internetową prowadzoną przez Urząd; 9) pisanie i korekta tekstów na stronę internetową Urzędu; 10) analizowanie tekstów przygotowanych przez inne podmioty zewnętrzne mające ukazać się na stronie www.plock.eu; 11) kontakt z komórkami organizacyjnymi Urzędu oraz miejskimi jednostkami organizacyjnymi w celu zbierania informacji na stronę www.plock.eu; 12)kontakt z płockimi organizacjami i instytucjami w celu zbierania aktualności na stronę internetową; 13)planowanie i koordynowanie zadań fotografa 14)administrowanie stroną internetową Urzędu, w tym aktualizacja informacji stałych zamieszczanych na stronie internetowej Urzędu we współpracy z komórkami organizacyjnymi Urzędu; 15) koordynowanie zamieszczania informacji w Biuletynie Informacji Publicznej (BlP) Urzędu. 6. Do zakresu działania stanowiska ds. obsługi medialnej Urzędu Miasta Płocka i wydawania programu "MiastO! Żyje" należy: l)przygotowywanie informacji dla mediów lokalnych i ogólnopolskich, przedstawiających działalność komórek organizacyjnych Urzędu i miejskich jednostek organizacyjnych; 2) analizowanie publikacji prasowych o tematyce związanej z działalnością Urzędu oraz miejskich jednostek organizacyjnych i podejmowanie działań zmierzających do należytego wykorzystania informacji w pracy Urzędu, przygotowywanie przeglądu prasy dla pracowników Urzędu; 3) organizowanie kontaktów dziennikarzy z kierownictwem Urzędu, kierownikami komórek organizacyjnych Urzędu oraz pracownikami zatrudnionymi w Urzędzie; 4) udzielanie informacji dziennikarzom z zakresu działania komórek organizacyjnych Urzędu; 5) przygotowywanie programu informacyjnego "MiastO! Żyje". 7. Do zakresu działania stanowiska ds. obsługi medialnej Urzędu Miasta Płocka i spraw organizacyjnych należy: 1) przygotowywanie informacji dla mediów lokalnych i ogólnopolskich przedstawiających działalność komórek organizacyjnych Urzędu i miejskich jednostek organizacyjnych; 2) analizowanie publikacji prasowych o tematyce związanej z działalnością Urzędu oraz miejskich jednostek organizacyjnych i podejmowanie działań zmierzających do należytego wykorzystania informacji w pracy Urzędu, przygotowywanie przeglądu prasy dla pracowników Urzędu; 3) organizowanie kontaktów dziennikarzy z kierownictwem Urzędu, kierownikami komórek organizacyjnych Urzędu oraz pracownikami zatrudnionymi w Urzędzie; 4) udzielanie informacji dziennikarzom z zakresu działania komórek organizacyjnych Urzędu; 5) prowadzenie spraw organizacyjnych Zespołu; 6) rejestrowanie umów, zleceń oraz archiwizowanie faktur, obsługa systemu Dysponent; 7) nagrywanie programów informacyjnych; 8) przygotowywanie dla Prezydenta oraz jego Zastępców wystąpień, listów gratulacyjnych, życzeń itp. 8. Do zakresu działania stanowiska ds. obsługi medialnej Urzędu Miasta Płocka i kreowania polityki informacyjnej należy: 1) przygotowywanie informacji dla mediów lokalnych i ogólnopolskich przedstawiających działalność komórek organizacyjnych Urzędu i miejskich jednostek organizacyjnych; 2) analizowanie publikacji prasowych o tematyce związanej z działalnością Urzędu oraz miejskich jednostek organizacyjnych i podejmowanie działań zmierzających do należytego wykorzystania informacji w pracy Urzędu, przygotowywanie przeglądu prasy dla pracowników Urzędu; 3) organizowanie kontaktów dziennikarzy z kierownictwem Urzędu, kierownikami komórek organizacyjnych Urzędu oraz pracownikami zatrudnionymi w Urzędzie; 4) udzielanie informacji dziennikarzom z zakresu działania komórek organizacyjnych Urzędu; 5) redagowanie i korekta tekstów do portalu www.plock.eu oraz zarządzanie jego treścią; 9
6) analiza działań innych portali zajmujących się tematyką Miasta i Urzędu; 7) przygotowywanie dla Prezydenta oraz Jego Zastępców wystąpień, listów gratulacyjnych, życzeń itp.; 8) kreowanie polityki informacyjnej Urzędu Miasta Płocka. 9. Do zakresu działania stanowiska ds. rejestrowania i montażu materiałów filmowych należy: 1) rejestracja video dokumentująca wydarzenia w Mieście, 2) montaż materiałów filmowych na potrzeby programu IIMiastO! Żyje"; 2) obsługa systemu do głosowania podczas sesji Rady; 3) obsługa nagłośnienia i sprzętu audiowizualnego w Auli ; 4) nadzór nad korzystaniem przez komórki organizacyjne Urzędu lub inne podmioty z Auli. 10. Do zakresu działania stanowiska ds. obsługi medialnej Urzędu Miasta Płocka oraz filmowania montażu należy: 1) rejestracja video dokumentująca wydarzenia w Mieście, 2) montaż materiałów filmowych na potrzeby programu IIMiastO! Żyje"; 3) prowadzenie archiwum filmowego Urzędu, 4) monitorowanie publikacji prasowych o tematyce związanej z działalnością Urzędu oraz miejskich jednostek organizacyjnych i podejmowanie działań zmierzających do należytego wykorzystania publikacji w pracy Urzędu; 5) obsługa systemu do głosowania podczas sesji Rady, 6) obsługa nagłośnienia i sprzętu audiowizualnego w Auli; 7) nadzór nad korzystaniem przez komórki organizacyjne Urzędu lub inne podmioty z Auli. 8. Grafik Miasta 1. Do zakresu działania Grafika Miasta (zwanego dalej IWPR-III") należy opiniowanie publikacji Miasta w zakresie estetyki wizualnej, zgodności z Księgą Standardów i innymi właściwymi regulacjami oraz przygotowywanie projektów graficznych materiałów promocyjno-informacyjnych Wydziału oraz na wniosek komórek organizacyjnych Urzędu. 2. WPR-III wykonuje swoje zadania przy pomocy Zespołu Opracowań Graficznych WPR-III-ZG, w skład którego wchodzi wieloosobowe stanowisko ds. opracowań graficznych. 3. Do zakresu działania Grafika Miasta należy: 1) opiniowanie i akceptowanie projektów wszystkich publikacji wydawanych przez Urząd oraz miejskie jednostki organizacyjne w zakresie estetyki wizualnej oraz w kontekście zgodności z zasadami Księgi Standardów; 2) przygotowywanie projektów graficznych materiałów promocyjno-informacyjnych Wydziału oraz na wniosek komórek organizacyjnych Urzędu; 3) dbanie o branding Miasta, budowanie świadomości marki i kreowanie pozytywnego wizerunku Miasta; 4) opracowywanie koncepcji, harmonogramu, budżetu realizowanych projektów; 5) współpraca z instytucjami, organizacjami i innymi podmiotami działającymi na terenie Miasta przy realizacji zadań nałożonych na Zespół; 6) współpraca z drukarniami, agencjami reklamowymi i innymi podwykonawcami materiałów informacyjnych i promocyjnych; 7) wykonywanie innych czynności zlecanych na bieżąco przez Dyrektora Wydziału. 4. Do zakresu działania wieloosobowego stanowiska ds. opracowań graficznych należy: 1) opiniowanie i akceptowanie projektów wszystkich publikacji wydawanych przez Urząd oraz miejskie jednostki organizacyjne w zakresie estetyki wizualnej oraz w kontekście zgodności z zasadami Księgi Standardów; 2) zatwierdzanie wniosków o użyczenie powierzchni reklamowej na tablicach reklamowych, będących 10
własnością Urzędu - opiniowanie projektów graficznych przygotowanych przez firmy zewnętrzne; 3) sporządzanie harmonogramu oraz prowadzenie rejestru wniosków o użyczenie powierzchni reklamowej na tablicach reklamowych, będących własnością Urzędu; 4) prowadzenie harmonogramu ekspozycji materiałów promocyjnych w citylightach; 5) przyjmowanie interesantów i udzielanie im informacji; 6) gromadzenie i opracowywanie informacji niezbędnych do realizacji działań Zespołu; 7) aktualizowanie Księgi standardów - zasad i procedur stosowania elementów tożsamości wizualnej Urzędu; 8) współpraca z instytucjami, organizacjami i innymi podmiotami działającymi na terenie Miasta przy realizacji zadań nałożonych na Zespół; 9) przygotowywanie i oprawa organizacyjna wystaw; 10) obsługa korespondencji zewnętrznej i wewnętrznej; 11) prowadzenie rejestru wniosków i wydawanych opinii; 12) prowadzenie ewidencji zaopiniowanych projektów oraz dokumentacji wizualnej tych projektów; 13) wykonywanie innych czynności zlecanych na bieżąco przez Dyrektora Wydziału. Rozdział 4 Postanowienia końcowe 9. Wszyscy pracownicy Wydziału są zobowiązani do wykonywania zadań komórek organizacyjnych Urzędu, określonych w 27 i 28 Regulaminu organizacyjnego Urzędu. 10. W sprawach nieuregulowanych postanowieniami niniejszego Regulaminu stosuje się przepisy obowiązujące w Urzędzie. 11. Szczegółowy zakres zadań poszczególnych osób zawiera zakres czynności każdego pracownika. 12. Obieg dokumentów przebiega zgodnie z instrukcją kancelaryjną, jednolitym rzeczowym wykazem akt organów gminy i związków oraz urzędów obsługujących te organy i związki, instrukcją archiwalną oraz regulacjami wewnętrznymi Urzędu. 13. Traci moc dotychczasowy Regulamin wewnętrzny Wydziału Promocji i Informacji z dnia 26 stycznia 2015r. 14. Regulamin Wewnętrzny Wydziału wchodzi w życie z dniem zatwierdzenia przez Prezydenta Miasta Płocka. rla~m~wny 11 mg~ach
SCHEMAT ORGANIZACYJNY WYDZIAŁU PROMOCJI I INFORMACJI Załącznik do Regulaminu wewnętrznego Wydziału Promocji i Informacji Wydział Promocji i Informacji (Dyrektor) J Oddział Promocji Współpracy z Zagranicą i Turystyki (Kierownik) I Oddział Informacji Miejskiej (Kierownik) Grafik Miasta Zespół Promocji i Współpracy z Zagranicą (Koordynator) wieloosobowe I- stanowisko ds. promocji i współpracy zagranicą wieloosobowe stanowisko ds. l...- organizacyjnych i promocji z Zespół Komunikacji Społecznej I-- I wieloosobowe stanowisko ds. wydawania "Informatora Społecznego" oraz ds. komunikacji społecznej I Zespół Współpracy z Mediami 1- stanowisko ds. obsługi medialnej Urzędu Miasta Płocka i prowadzenia obsługi www w zakresie bieżącej informacji stanowisko ds. obsługi medialnej Urzędu Miasta Płocka i wydawania programu "MiastOI Żyje" I Zespół Opracowań Graficznych 1- wieloosobowe stanowisko ds. opracowań graficznych Zespół \...-- Turystyki (Koordynator) wieloosobowe '- stanowisko ds. turystyki pomoc administracyjna 1- '-- stanowisko ds. obsługi medialnej Urzędu Miasta Płocka i spraw organizacyjnych stanowisko ds. obsługi medialnej Urzędu Miasta Płocka i kreowania polityki informacyjnej stanowisko ds. r-- rejestrowanie i montażu materiałów filmowych '-- stanowisko ds. obsługi medialnej Urzędu Miasta Płocka oraz filmowania i montażu