REGULAMIN ORGANIZACYJNY GABINETU MARSZAŁKA URZĘDU MARSZAŁKOWSKIEGO WOJEWÓDZTWA WIELKOPOLSKIEGO W POZNANIU

Transkrypt

1 REGULAMIN ORGANIZACYJNY GABINETU MARSZAŁKA URZĘDU MARSZAŁKOWSKIEGO WOJEWÓDZTWA WIELKOPOLSKIEGO W POZNANIU

2 SPIS TREŚCI: I. Postanowienia ogólne II. Zakres działania Dyrektora Gabinetu Marszałka III. Zakres działania Zastępców Dyrektora Gabinetu Marszałka... IV. Zakres działania Zespołu Doradców Marszałka Województwa V. Planowanie pracy w Gabinecie... VI. Szczegółowa organizacja i zakres działania Gabinetu. VII. Zasady podpisywania pism oraz tryb składania dokumentów Zarządowi oraz Sejmikowi Województwa Wielkopolskiego.. VIII. Zasady organizacji kontroli.... IX. Postanowienia końcowe. Załącznik do Regulaminu Organizacyjnego... 2

3 I. Postanowienia ogólne 1 Gabinet Marszałka, zwany dalej Gabinetem działa na podstawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu ustalonego Uchwałą Nr 1293/2011 Zarządu Województwa Wielkopolskiego z dnia 10 listopada 2011 r. oraz niniejszego Regulaminu. 2 Nadzór merytoryczny nad działalnością Gabinetu sprawuje Marszałek Województwa Wielkopolskiego Całokształtem pracy Gabinetu kieruje na zasadzie jednoosobowego kierownictwa Dyrektor Gabinetu przy pomocy Zastępców. 2. W przypadku nieobecności Dyrektora Gabinetu, jego uprawnienia i obowiązki przejmuje Zastępca Dyrektora wskazany w imiennym zakresie czynności lub wyznaczony przez Dyrektora. 3. W przypadku nieobecności pracowników Gabinetu, ich uprawnienia i obowiązki przejmują pracownicy wskazani w imiennych zakresach czynności lub wyznaczeni przez Dyrektora. 4 Ustala się następującą strukturę organizacyjną Gabinetu z oznaczeniem sposobu znakowania akt: GM Dyrektor Gabinetu Marszałka GM I Oddział Organizacyjny i Komunikacji Społecznej GM II Rzecznik Prasowy oraz Biuro Prasowe GM III Zespół Doradców Marszałka GM IV Stanowisko ds. Kombatantów GM V Stanowisko ds. Komitetu Regionów GM VI Stanowisko ds. Obsługi Budżetu 2. Schemat organizacyjny Gabinetu stanowi załącznik do Regulaminu. 3

4 II. Zakres działania Dyrektora Gabinetu Marszałka 5 Zakres działania Dyrektora Gabinetu: 1. Kierowanie całokształtem pracy Gabinetu i ponoszenie odpowiedzialności za jego wyniki. 2. Kontrolowanie i nadzorowanie postępu prac bieżących. 3. Wykonywanie zadań określonych regulaminem organizacyjnym Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego. 4. Kształtowanie ogólnej polityki działania i współdziałania Departamentów Urzędu Marszałkowskiego w zakresie obszarów, w których rolę koordynującą dla Urzędu sprawuje Gabinet Marszałka. 5. Reprezentowanie Gabinetu Marszałka na zewnątrz. 6. Zapewnianie organizacyjnego funkcjonowania Zespołu Doradców Marszałka. 7. Dekretowanie wpływającej korespondencji. 8. Składanie okresowych sprawozdań z działalności Gabinetu Marszałkowi Województwa Wielkopolskiego. 9. Wykonywanie innych prac zleconych przez Marszałka oraz wynikających z uchwał Sejmiku oraz ustaleń komisji Sejmiku Województwa Wielkopolskiego. 10. Współdziałanie z Sejmikiem Województwa Wielkopolskiego i jego Komisjami, Zarządem Województwa Wielkopolskiego, innymi Departamentami Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego, w szczególności z Sekretariatem Zarządu w ramach Departamentu Organizacyjnego i Kadr, administracją rządową i samorządową, wojewódzkimi samorządowymi jednostkami organizacyjnymi, administracją zespoloną, organizacjami gospodarczymi i społeczno- zawodowymi oraz instytucjami naukowobadawczymi w zakresie realizacji zadań Gabinetu oraz zadań wspólnych Departamentów Urzędu Marszałkowskiego. 11. Udział w posiedzeniach Zarządu Województwa Wielkopolskiego. 12. Parafowanie pism przygotowanych przez pracowników Gabinetu do podpisu Marszałka i Zarządu Województwa Wielkopolskiego. 13. Nadzorowanie przestrzegania dyscypliny pracy i czuwanie nad pełnym wykorzystaniem czasu pracy przez podległych pracowników. 4

5 14. Dokonywanie kontroli wewnętrznej w Gabinecie oraz sprawowanie nadzoru nad organizacją i funkcjonowaniem kontroli zewnętrznej. 15. Sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad Zastępcami Dyrektora oraz - Rzecznikiem Prasowym - Zespołem Doradców Marszałka - Stanowiskiem ds. Kombatantów - Stanowiskiem ds. Komitetu Regionów - Stanowiskiem ds. Budżetu 16. Przygotowywanie dla Marszałka Województwa opinii i propozycji przy współpracy z właściwym Departamentem. 17. Wnioskowanie do Marszałka Województwa o powołanie zespołów zadaniowych lub roboczych złożonych odpowiednio z pracowników Urzędu Marszałkowskiego, wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych lub ekspertów zewnętrznych. III. Zakres działania Zastępców Dyrektora Gabinetu Marszałka 6 Zadania Zastępcy Dyrektora GM I : 1. Zastępowanie Dyrektora Gabinetu wraz z przejęciem wszystkich uprawnień i obowiązków w przypadku jego nieobecności. 2. Dekretowanie korespondencji i dokonywanie jej rozdziału oraz parafowanie pism przygotowywanych przez pracowników do podpisu Dyrektora, Marszałka i Zarządu Województwa. 3. Nadzorowanie dyscypliny pracy. 4. Przedstawianie Dyrektorowi Gabinetu wniosków w sprawach osobowych podległych pracowników. 5. Sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad Oddziałem Organizacyjnym i Komunikacji Społecznej. Zadania Zastępcy Dyrektora Rzecznika Prasowego GM.II 1. Zastępowanie Dyrektora Gabinetu wraz z przejęciem wszystkich uprawnień i obowiązków w przypadku nieobecności Zastępcy Dyrektora GM I. 2. Zapewnianie obsługi medialnej Marszałka Województwa i Zarządu. 3. Sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad Biurem Prasowym GM.II 5

6 4. Koordynacja polityki medialnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego. 5. Przedstawianie Dyrektorowi Gabinetu wniosków w sprawach osobowych podległych pracowników. 6. Współpraca z Departamentem Organizacyjnym i Kadr w ramach działań public relations i komunikacji społecznej. IV. Zakres działania Zespołu Doradców Marszałka Województwa (GM III) 7 1. Wykonywanie zadań określonych regulaminem organizacyjnym Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego. 2. Realizacja zadań zleconych przez Marszałka Województwa Wielkopolskiego. Na polecenie i za zgodą Marszałka Województwa - reprezentowanie Marszałka na zewnątrz. 3. Współdziałanie z Sejmikiem Województwa Wielkopolskiego i jego Komisjami, Zarządem Województwa Wielkopolskiego, innymi Departamentami Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego, administracją rządową i samorządową, wojewódzkimi samorządowymi jednostkami organizacyjnymi, administracją zespoloną, organizacjami gospodarczymi i społeczno- zawodowymi oraz instytucjami naukowo-badawczymi w zakresie spraw związanych z działalnością Marszałka. 4. Diagnoza i analiza zagrożeń oraz sytuacji kryzysowych Marszałka i Zarządu oraz udział w ich rozwiązywaniu. 5. Dokonywanie analiz i ocen występujących tendencji społeczno - gospodarczych w województwie celem przedkładania Marszałkowi Województwa opinii, propozycji oraz projektów kampanii informacyjno-promocyjnych. 6. Inicjowanie i prowadzenie badań problemowych. 7. Kreowanie akcji promocyjnych i społecznych. 8. Inicjowanie badań opinii publicznej w zakresie konsultacji projektów i zamierzeń Samorządu Województwa. 6

7 V. Planowanie pracy w Gabinecie 8 1. Planowanie pracy służy zapewnieniu realizacji zadań określonych w szczególności przez: - Akty normatywne określające zadania samorządu województwa. - Program działania Urzędu Marszałkowskiego - Zarząd Województwa Wielkopolskiego 2. Przy planowaniu pracy Gabinetu uwzględnia się również zadania podejmowane z własnej inicjatywy. 3. W Gabinecie obowiązuje roczny program działania. VI. Szczegółowa organizacja i zakres działania Gabinetu 9 Do zadań Gabinetu Marszałka należy obsługa organizacyjno-merytoryczna Marszałka, zapewnienie kontaktów ze środkami masowego przekazu i innymi podmiotami, dbanie o wizerunek publiczny Marszałka i Członków Zarządu oraz Urzędu Marszałkowskiego, prowadzenie zadań zmierzających do integracji środowisk kombatanckich i koordynacja ich działań, obsługa zadań wynikających z udziału w pracach Komitetu Regionów, wspieranie działań na rzecz integracji mieszkańców Województwa Wielkopolskiego, koordynowanie kontaktów z administracją publiczną, rządową, parlamentarzystami, radnymi, instytucjami społeczno-politycznymi, organami samorządu terytorialnego, korpusem dyplomatycznokonsularnym a także działań związanych z komunikacją społeczną i public relations Organizację i porządek w procesie pracy Gabinetu określa Regulamin Pracy Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego. 2. Komórki organizacyjne Gabinetu przy realizacji zadań wspólnych Gabinetu i własnych, współdziałając ze sobą, przestrzegają następujących zasad: - zachowania drogi służbowej, - ustalonych terminów, 7

8 - przekazywania informacji. 3. Dyrektor Gabinetu określa zadania i obowiązki oraz uprawnienia i zakresy odpowiedzialności pracowników Gabinetu. 4. W przypadku zmiany zakresu zadań Gabinetu oraz sposobu ich realizacji, dokonuje się zmian w regulaminie i zakresach czynności Do zadań wspólnych działania komórek organizacyjnych Gabinetu należy: 1) Obsługa kancelaryjno-techniczna związana z wnioskami o przyznanie patronatu honorowego Marszałka oraz przystępowanie do Komitetów Honorowych według kompetencji danej komórki organizacyjnej lub innego podziału wskazanego przez Dyrektora Gabinetu. 2) Współpraca z organizacjami pozarządowymi oraz innymi instytucjami w zakresie publicznej działalności Marszałka. 3) Organizowanie obchodów świąt państwowych, uroczystości oraz imprez okolicznościowych z udziałem Marszałka, Wicemarszałków i Członków Zarządu Województwa. 4) Przygotowywanie wizyt przedstawicieli Rządu oraz współdziałanie z przedstawicielami placówek dyplomatyczno-konsularnych. 5) Prowadzenie i utrzymywanie w stałej aktualności zbioru informacji teleadresowych Gabinetu. 6) Prowadzenie ewidencji i archiwizacji dokumentów Gabinetu nadawanie dokumentom klasyfikacji archiwalnej oraz coroczne przekazywanie zarchiwizowanych dokumentów do Archiwum. 7) Działania związane z komunikacją społeczną i public relations. 2. Do zakresu działania komórek organizacyjnych Gabinetu należy: 1) Oddział Organizacyjny i Komunikacji Społecznej (GM I) a) Zapewnianie obsługi kancelaryjno-biurowej Sekretariatu Marszałka Województwa. b) Zapewnienie obsługi kancelaryjno-biurowej Sekretariatu Dyrektora Gabinetu w tym: 8

9 Prowadzenie centralnego rejestru wniosków o patronat Marszałka oraz o przystępowanie do komitetów honorowych i organizacyjnych. Prowadzenie rejestru oraz koordynacja delegacji służbowych pracowników Gabinetu Marszałka. Prowadzenie rejestru szkoleń pracowników Gabinetu Marszałka i koordynacja ich organizacji. Sporządzanie rocznego planu urlopów pracowników Gabinetu. Prowadzenie rejestru spraw pracowniczych Gabinetu Marszałka. Prowadzenie dokumentacji dotyczącej przestrzegania dyscypliny pracy w Urzędzie. Prowadzenie i aktualizowanie zbioru materiałów informacyjnych oraz publikacji na potrzeby Gabinetu Marszałka. Ewidencjonowanie oraz koordynowanie archiwizacji akt Gabinetu Marszałka. Prowadzenie w zastępstwie spraw Stanowiska ds. kombatantów. c) Zapewnienie obsługi organizacyjnej i asystenckiej Marszałka. d) Koordynacja oraz zapewnianie organizacyjno-technicznej obsługi spotkań, kontaktów oraz narad Marszałka. e) Prowadzenie rejestrów oraz czynności kancelaryjnych związanych z korespondencją wpływającą do Marszałka Województwa oraz korespondencją wychodzącą. f) Organizowanie współpracy Marszałka z administracją publiczną, rządową i parlamentarzystami, radnymi, z instytucjami społeczno-politycznymi, związkami zawodowymi, organami samorządu powiatowego i gminnego, a także z interesantami. g) We współpracy z Departamentem Administracyjnym - prowadzenie spraw zaopatrzenia materiałowego oraz spożywczego Gabinetu Marszałka, a także w ramach protokołu - artykułów na cele reprezentacyjne. h) Współorganizowanie zbiórek publicznych prowadzonych z udziałem Urzędu Marszałkowskiego. i) Obsługa udziału Marszałka w Konwencie Marszałków oraz Związku Województw RP, a także w regionalnych i krajowych organizacjach samorządowych. j) Sporządzanie listy wydarzeń okolicznościowych wymagających wystąpień, życzeń i gratulacji ze strony Marszałka oraz koordynacja realizacji kalendarza wydarzeń okolicznościowych. k) Przekazywanie do Departamentu Organizacyjnego i Kadr informacji do publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej z zakresu działania Gabinetu. l) Działania powiązane z promocją i public relations Urzędu. 9

10 m) Bieżące działania nad kreowaniem wizerunku Marszałka Województwa jako instytucji. n) Budowanie odpowiedniej komunikacji między Marszałkiem Województwa i Zarządem a społeczeństwem. o) Gromadzenie i opracowywanie informacji niezbędnych do budowania właściwej strategii komunikacyjnej Samorządu Województwa z mieszkańcami województwa. p) Opracowywanie i wdrażanie systemów szaty graficznej korespondencji okolicznościowej Marszałka i Członków Zarządu, wydawnictw, stron internetowych oraz linii graficznej gadżetów i upominków. q) Koordynacja imprez i inicjatyw związanych z przyznawaniem Nagród i Wyróżnień Marszałka Województwa Wielkopolskiego oraz przygotowywanie imprez leżących w kompetencjach Gabinetu Marszałka. r) Koordynacja działań promocyjnych i informowania mieszkańców regionu o działalności Marszałka, Zarządu Województwa i Urzędu Marszałkowskiego w zakresie wydawnictw własnych, kampanii i akcji informacyjno-promocyjnych oraz wystaw tematycznych. s) Prowadzenie protokołu dyplomatycznego. t) Koordynacja imprez organizowanych pod patronatem Marszałka Województwa. u) Realizacja działań mających na celu integrację wewnętrzną mieszkańców województwa. v) Gromadzenie publikacji i wydawnictw Województwa. w) Aktualizowanie baz danych. x) Realizacja zadań w ramach zadań obronnych przypisanych do Gabinetu Marszałka 2) Biuro Prasowe (GM II) a) Współpraca w zakresie zadań związanych z wypracowaniem i implementacją strategii budujących i popularyzujących wizerunek Samorządu Województwa w mediach krajowych i zagranicznych. b) Współdziałanie z polskimi i zagranicznymi przedstawicielami środków masowego przekazu oraz informowanie ich o działalności i zamierzeniach Marszałka i Zarządu Województwa. c) Organizowanie konferencji prasowych Marszałka, Wicemarszałków i Członków Zarządu oraz kontaktów z dziennikarzami. d) Analizowanie publikacji prasowych i przygotowywanie odpowiedzi na krytykę prasową. e) Organizacja i analizowanie monitoringu mediów. f) Przygotowywanie sprawozdań prasowych. 10

11 g) Dbałość o wizerunek i prowadzenie zakładki Aktualności strony internetowej Marszałka, Zarządu i Urzędu. h) Podejmowanie działań informacyjnych i kreowanie polityki promocyjnej i medialnej Urzędu. i) Organizacja techniczno-kancelaryjna konkursów i nagród dziennikarskich. j) Merytoryczna obsługa działalności publicznej Marszałka i Zarządu przygotowywanie materiałów prasowych k) Nawiązywanie i podtrzymywanie dobrych relacji z przedstawicielami prasy, radia, telewizji. l) Przygotowywanie i opracowywanie strategii medialnej Marszałka i Zarządu Województwa. m) Przygotowywanie i koordynacja ogłoszeń prasowych. n) Koordynacja przekazu informacji do mediów o działalności poszczególnych departamentów Urzędu Marszałkowskiego. o) Prowadzenie baz danych dotyczących redakcji i agencji informacyjnych. p) Przygotowywanie wystąpień oraz tekstów Marszałka do wydawnictw okazjonalnych 3) Stanowisko ds. kombatantów (GM IV) a) Koordynacja działań związanych z integracją środowisk kombatanckich w Województwie Wielkopolskim, w szczególności poprzez inicjowanie projektów, przedsięwzięć oraz programów zmierzających do integracji środowisk kombatanckich w Województwie Wielkopolskim oraz realizację bieżących spraw związanych ze środowiskami kombatanckimi, osobami represjonowanymi oraz miejscami pamięci. b) Obsługa kombatantów i osób represjonowanych w zakresie informowania i wskazywania możliwości formalno-prawnych dotyczących nabywania uprawnień kombatanckich oraz świadczeń. c) Koordynacja spraw administracyjno-technicznych związanych z Wojewódzką Radą Kombatantów i Osób Represjonowanych. d) Sporządzanie rocznego kalendarza uroczystości państwowych i wydarzeń historycznych związanych z obchodami świąt, rocznic i wydarzeń historycznych z udziałem środowisk kombatanckich. 11

12 4) Stanowisko ds. Komitetu Regionów (GM V) a) obsługa merytoryczna i organizacyjna Marszałka Województwa wynikająca z prac polskiej delegacji w Komitecie Regionów oraz udziału w pracach i posiedzeniach CoR b) organizowanie bezpośredniej współpracy Marszałka Województwa z Biurem Informacyjnym Województwa Wielkopolskiego w Brukseli. c) koordynowanie współpracy Marszałka z administracją samorządową, rządową, instytucjami społeczno-politycznymi, związkami zawodowymi, interesantami. 5) Stanowisko ds. budżetu (GM VI) a) Obsługa zadań związanych z budżetem Gabinetu Marszałka b) Planowanie budżetowe c) Prowadzenie rejestru umów i ewidencji dowodów finansowo-księgowych realizowanych z budżetu Gabinetu Marszałka d) Sporządzanie okresowych i bieżących analiz i sprawozdań z realizacji budżetu e) Obsługa zadań związanych z zamówieniami publicznymi Gabinetu Marszałka 12 Komórki organizacyjne Gabinetu obowiązane są do współdziałania w zakresie realizacji zadań Gabinetu. 13 Skargi i wnioski wpływające do Departamentu załatwiane są zgodnie z trybem określonym w 33 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu. VII. Zasady podpisywania pism oraz tryb składania dokumentów Zarządowi oraz Sejmikowi Województwa Wielkopolskiego 14 Przy podpisywaniu pism i decyzji obowiązują następujące zasady: 12

13 1. Dyrektor Gabinetu parafuje w lewym dolnym rogu pisma (decyzje) podpisywane przez Marszałka i Członków Zarządu Województwa Wielkopolskiego. 2. Pisma podpisywane przez Dyrektora parafuje w lewym dolnym rogu pracownik sporządzający pismo. 3. Dyrektor podpisuje wszystkie pisma związane z zakresem działania Gabinetu nie zastrzeżone do właściwości Marszałka i Członków Zarządu Województwa Wielkopolskiego. 4. Pracownicy Gabinetu podpisują określone przez Dyrektora rodzaje pism Pieczęcie urzędowe będące na stanie Departamentu są ewidencjonowane w Departamencie Administracyjnym, a ich odbiór potwierdzany jest na piśmie. 2. Pieczęcie przechowywane są pod zamknięciem w sposób uniemożliwiający dostęp nieupoważnionych. 3. Postępowanie z dokumentami odbywa się na zasadach określonych w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa (Dz.U. Nr 14, poz. 67 ze zm.) Projekty uchwał Zarządu Województwa Wielkopolskiego oraz inne dokumenty przedkładane Zarządowi przekazywane są do Referatu do spraw obsługi posiedzeń Zarządu Departamentu Organizacyjnego i Kadr na dwa dni przed posiedzeniem Zarządu w 11 egzemplarzach. 2. Projekty uchwał Zarządu Województwa Wielkopolskiego winny być zaparafowane przez: 1) Dyrektora Gabinetu lub jego zastępcę, 2) Członka Zarządu Województwa Wielkopolskiego sprawującego nadzór nad Gabinetem, 3) Skarbnika Województwa Wielkopolskiego gdy wywołują skutki finansowe oraz zaopiniowane co do zgodności przez radcę prawnego. 13

14 17 Projekty uchwał Sejmiku Województwa Wielkopolskiego oraz inne dokumenty przedkładane Sejmikowi przekazywane są po uprzednim uzyskaniu akceptacji Zarządu do Kancelarii Sejmiku : a. w formie pisemnej 1 oryginał b. w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu e-radni zgodnie z Zarządzeniem Nr 23/08 Marszałka Województwa Wielkopolskiego z dnia 22 kwietnia 2008r. w sprawie procedur zamieszczania materiałów na Komisje i sesje Sejmiku w systemie e-radni. VIII. Zasady organizacji kontroli 18 Kontroli wewnętrznej w Gabinecie Marszałka podlega wykonywanie zadań na stanowisku pracy oraz dyscyplina pracy Kontrolę wewnętrzną wykonuje Dyrektor Gabinetu. 2. Dowodem dokonania kontroli jest wstępne parafowanie dokumentu (pisma) lub ostateczne podpisanie dokumentu (pisma) Gabinet w zakresie ustalania kierunków kontroli współdziała z Departamentem Kontroli. 2. Zasady i tryb przeprowadzania kontroli określają przepisy Rozdziału VI 34 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu oraz odrębna uchwała Zarządu. IX. Postanowienia Końcowe 21 Regulamin obowiązuje wszystkich pracowników Gabinetu Marszałka. Nieprzestrzeganie Regulaminu stanowi naruszenie obowiązków służbowych. 14

15 22 Regulamin ma charakter aktu wewnętrznego i nie może być powoływany jako podstawa działania w korespondencji ze stronami. 23 Pracownicy Gabinetu potwierdzają swoim podpisem przyjęcie do wiadomości i stosowania postanowienia niniejszego Regulaminu. 24 W zakresie spraw nie ujętych w niniejszym Regulaminie obowiązują postanowienia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu. 15