z dnia 02 lipca 2018 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 4/2018 DYREKTORA BIURA OBSŁUGI INWESTORÓW z dnia 02 lipca 2018 r. zmieniające zarządzenie w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Biura Obsługi Inwestorów Na podstawie 27 ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Poznania, stanowiącego załącznik do zarządzenia nr 9/2018/K Prezydenta Miasta Poznania z dnia 28 lutego 2018 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Poznania zarządza się, co następuje: 1 W Regulaminie Organizacyjnym Biura Obsługi Inwestorów stanowiącym załącznik do zarządzenia nr 2/2018 Dyrektora Biura Obsługi Inwestorów z dnia 22 stycznia 2018 roku w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Biura Obsługi Inwestorów wprowadza się następujące zmianę polegającą na tym, że w 7: 1) ust. 3 otrzymuje brzmienie: 3. Do zadań stanowiska ds. obsługi finansowej należy: 1) prowadzenie całokształtu prac związanych z projektowaniem i bieżącą analizą realizacji budżetu zadaniowego Biura; 2) zapewnienie obsługi finansowej Biura zgodnie z instrukcją obiegu dokumentów finansowo-księgowych; 3) prowadzenie rozliczeń finansowych wyjazdów służbowych pracowników Biura; 4) prowadzenie ewidencji zawieranych umów, zamówień, porozumień przez Biuro; 5) prowadzenie ewidencji pieczęci używanych w Biurze; 6) zapewnienie prawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej w Biurze. ; 2) w ust. 4 uchyla się pkt 10; 3) w ust. 7 uchyla się pkt 7. 2

2 Wykonanie zarządzenia powierza się pracownikom Biura Obsługi Inwestorów. 3 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, po zatwierdzeniu przez Sekretarza Miasta Poznania. Dyrektor (-)Jekaterina Lożina 1/8

3 załącznik do zarządzenia nr 4/2018 DYREKTORA BIURA OBSŁUGI INWESTORÓW z dnia 02 lipca 2018r. REGULAMIN ORGANIZACYJNY BIURA OBSŁUGI INWESTORÓW I. STRUKTURA ORGANIZACYJNA 1 1. Pracą Biura kieruje dyrektor przy pomocy zastępcy. 2. Przy wykonywaniu zadań Biuro stosuje zatwierdzone procesy zgodne z normą PN-EN: ISO 9001: Biuro dzieli się na następujące stanowiska pracy: 1) stanowiska ds. promocji inwestycji; 2) ds. obsługi finansowej; 3) stanowiska ds. obsługi inwestorów; 4) ds. ofert inwestycyjnych i monitoringu; 5) ds. marketingu; 6) ds. obsługi sekretariatu Dyrektor przy pomocy zastępcy organizuje wykonanie zadań należących do Biura oraz reprezentuje Biuro na zewnątrz. 2. Dyrektor odpowiada za kontakt z mediami kształtujący dobry wizerunek Biura i Urzędu. 3. Dyrektor kieruje bezpośrednio pracą następujących stanowisk: 1) stanowiska ds. promocji inwestycji; 2) ds. obsługi finansowej; 2/8

4 3) stanowiska ds. obsługi inwestorów; 4) ds. ofert inwestycyjnych i monitoringu; 5) ds. marketingu; 6) ds. obsługi sekretariatu Zastępca dyrektora podlega dyrektorowi Biura. 2. Zadania Dyrektora podczas jego nieobecności spowodowanej chorobą, urlopem lub wyjazdem służbowym wykonuje jego zastępca. 3. W przypadku nieobecności Dyrektora i jego zastępcy ich obowiązki wykonuje wyznaczony pracownik Biura zatrudniony na stanowisku ds. obsługi inwestorów. 5 Schemat struktury organizacyjnej Biura i podporządkowanie poszczególnych stanowisk przedstawia załącznik Nr 1 do regulaminu. II. ZAKRES DZIAŁANIA BIURA 6 1. Biuro podejmuje działania stymulujące aktywność gospodarczą Miasta oraz popularyzujące i promujące Poznań jako dogodne i atrakcyjne miejsce do podejmowania działalności gospodarczej i inwestycyjnej, bezpośrednio wspiera obsługę i świadczy pomoc dla inwestorów, chcących lokować swoje inwestycje w Poznaniu i Metropolii Poznań oraz kreuje pozytywny wizerunek Miasta w zakresie polityki gospodarczej i inwestycyjnej w kraju i zagranicą. 2. Do zadań Biura należy w szczególności: 1) w zakresie obsługi inwestorów: a) współpraca z inwestorami oraz potencjalnymi inwestorami, b) sprawowanie opieki nad inwestorami w zakresie ich kontaktów z Urzędem, innymi instytucjami miejskimi oraz wskazanymi przez inwestorów innymi podmiotami; 3/8

5 c) penetracja rynków zagranicznych związana z poszukiwaniem i pozyskiwaniem inwestorów poprzez nawiązywanie i utrzymywanie kontaktów z międzynarodowymi firmami konsultingowymi; d) współpraca z organami administracji rządowej i samorządowej, zwłaszcza z Polską Agencją Inwestycji i Handlu; 2) w zakresie przygotowania ofert inwestycyjnych: a) sporządzanie i aktualizacja miejskiej oferty inwestycyjnej, b) inicjowanie i sporządzanie wraz z innymi jednostkami samorządu terytorialnego wspólnych ofert inwestycyjnych; 3) w zakresie kreowania wizerunku Poznania jako miasta przyjaznego inwestorom: a) stała współpraca z Oddziałem Promocji Gabinetu Prezydenta w zakresie promocji gospodarczej w mediach; b) podejmowanie działań z zakresu public relations w celu efektywniejszego pozyskiwania inwestorów; c) współpraca z krajowymi i międzynarodowymi mediami gospodarczymi; d) przygotowywanie i koordynowanie imprez promocyjnych, informujących o potencjale gospodarczym Miasta; e) prezentowanie ofert oraz walorów inwestycyjnych Miasta i podmiotów z nim współpracujących w szczególności w krajowych i zagranicznych mediach informacyjnych oraz na targach, konferencjach i sympozjach. 3. Biuro realizuje zadania zgodnie ze zidentyfikowanym procesem w ramach systemu zarządzania zgodnego z wymogami normy PN-EN: ISO 9001:2015: PS-01 - Pozyskiwanie i obsługa inwestorów. 4. Biuro realizuje cele ustalone dla biura poprzez działania: 1) przygotowywanie i prowadzenie prezentacji inwestycyjno gospodarczych o Mieście; 2) współpraca z innymi jednostkami organizacyjnymi Miasta i Urzędu Miasta Poznania, instytucjami gospodarczymi w zakresie rozwoju społeczno gospodarczego Miasta; 3) współpraca oraz bieżąca pomoc z inwestorami w zakresie prowadzonych inwestycji; 4) inicjowanie i opracowywanie nowych ofert lokalizacyjnych pod nowe inwestycje; 5) przygotowywanie wydawnictw multimedialnych, informatorów mających wspomagać politykę promocyjną Miasta; 6) przygotowywanie udziału Miasta w krajowych i zagranicznych imprezach inwestycyjno gospodarczych; 7) sprawdzanie wiarygodności potencjalnych inwestorów; 4/8

6 8) podnoszenie poziomu świadczonych usług poprzez podnoszenie kwalifikacji oraz umożliwianie rozwoju i zadowolenia z wykonywanej pracy osobistego i zawodowego pracowników Biura. III. ZAKRES DZIAŁANIA STANOWISK PRACY 7 1. Do obowiązków zastępcy dyrektora należy: 1) koordynacja realizacji zadań w zakresie obsługi inwestorów, takich jak: obsługa zapytań inwestorów, gromadzenie niezbędnych danych, organizacja wizyt inwestorów w Poznaniu; 2) prowadzenie spotkań z inwestorami i partnerami zewnętrznymi; 3) podejmowanie ustaleń w sprawach, z którymi zwracają się klienci Biura w granicach posiadanych pełnomocnictw; 4) utrzymywanie relacji z inwestorami w Poznaniu, poprzez kontakt bezpośredni i telefoniczny, korespondencję, uczestnictwo w ważnych wydarzeniach biznesowych w Poznaniu i poza Poznaniem; 5) współpraca ze wszystkimi stanowiskami w zakresie niezbędnym dla realizacji zadań obsługi inwestorów, w celu sporządzenia dostarczenia inwestorowi kompleksowej oferty i obsługi zapytań; 6) reprezentowanie Biura i Miasta Poznania podczas spotkań z wydziałami i jednostkami organizacyjnymi Miasta, partnerami zewnętrznymi oraz podczas imprez promocyjnych, konferencji, targów, itp.; 7) wdrażanie i promowanie programu stypendiów dla studentów na staże w poznańskich firmach. 2. Do zadań stanowisk ds. promocji inwestycji należy: 1) podejmowanie działań public relations w zakresie oferty inwestycyjnej Miasta; 2) współpraca z partnerami polskimi i zagranicznymi w zakresie inicjowania przedsięwzięć inwestycyjnych; 3) organizacja spotkań ze środowiskiem biznesowym m.in. w celu pozyskiwania inwestorów; 4) utrzymywanie kontaktów z agencjami reklamowymi i eventowymi; 5/8

7 5) inicjowanie i przygotowywanie akcji promocyjnych Miasta - jako dogodnego miejsca dla inwestycji; 6) przygotowywanie wyjazdów promocyjnych przedstawicieli Miasta; 7) przygotowywanie budżetów dla projektów promocyjnych; 8) monitorowanie pojawiających się w mediach informacji o inwestycjach w Mieście, w Polsce i za granicą; 9) współpraca z Oddziałem Promocji Gabinetu Prezydenta i innymi wydziałami w zakresie wspólnych przedsięwzięć dotyczących promocji gospodarczej Miasta. 3. Do zadań stanowiska ds. obsługi finansowej należy: 1) prowadzenie całokształtu prac związanych z projektowaniem i bieżącą analizą realizacji budżetu zadaniowego Biura, 2) zapewnienie obsługi finansowej Biura zgodnie z instrukcją obiegu dokumentów finansowo-księgowych; 3) prowadzenie rozliczeń finansowych wyjazdów służbowych pracowników Biura; 4) prowadzenie ewidencji zawieranych umów, zamówień, porozumień przez Biuro; 5) prowadzenie ewidencji pieczęci używanych w Biurze; 6) zapewnienie prawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej w Biurze. 4.Do zadań stanowisk ds. obsługi inwestorów należy: 1) analiza potrzeb inwestorów i potencjalnych inwestorów; 2) prezentowanie, przygotowywanie i aktualizowanie materiałów informacyjnych dla inwestorów; 3) utrzymywanie kontaktów z inwestorami i potencjalnymi inwestorami; 4) sprawowanie opieki nad inwestorem w zakresie jego kontaktów z Urzędem, innymi instytucjami miejskimi oraz wskazanymi przez inwestora innymi podmiotami; 5) weryfikowanie danych potrzebnych do przygotowania ofert inwestycyjnych; 6) współpraca oraz organizacja spotkań z firmami konsultingowymi, agencjami nieruchomości oraz agencjami rekrutacyjnymi m.in. w celu pozyskiwania inwestorów; 7) współpraca z organami administracji rządowej i samorządowej, zwłaszcza z Polską Agencją Inwestycji i Handlu; 8) koordynacja współpracy pomiędzy poznańskim środowiskiem akademickim a przedstawicielami biznesu; 9) udział w przygotowywaniu projektów współfinansowanych z funduszy europejskich dotyczących promocji. 6/8

8 5. Do zadań stanowiska ds. ofert inwestycyjnych i monitoringu należy: 1) prowadzenie monitoringu ofert inwestycyjnych gmin ościennych, powiatów i województwa; 2) gromadzenie danych potrzebnych do przygotowania kompleksowych ofert inwestycyjnych Miasta i Metropolii Poznań; 3) inicjowanie i organizowanie wspólnych przedsięwzięć Miasta z innymi instytucjami, w tym przygotowywanie wspólnych ofert inwestycyjnych; 4) utrzymywanie kontaktów w celu gromadzenia danych dla przygotowania ofert inwestycyjnych z następującymi podmiotami: instytucjami miejskimi, Polską Agencją Inwestycji i Handlu, ministerstwami, placówkami dyplomatycznymi i innymi instytucjami, organizacjami biznesowymi, poznańskimi uczelniami, innymi podmiotami oraz wyznaczonymi pracownikami poszczególnych Wydziałów Urzędu; 5) prowadzenie monitoringu ofert inwestycyjnych innych miast w Polsce i w Europie; 6) przygotowywanie projektów zarządzeń Prezydenta oraz projektów uchwał Rady Miasta w sprawie zachęt i ofert inwestycyjnych Miasta, informacji i materiałów na potrzeby komisji Rady; 7) informowania Rzecznika Prasowego Prezydenta o ofertach inwestycyjnych istotnych dla Miasta; 8) prowadzenie strony internetowej Biura ( 9) prowadzenie i aktualizowanie baz danych w Miejskim Informatorze Multimedialnym; 10) monitorowanie przepisów prawnych dotyczących inwestycji; 11) prowadzenie rejestracji wniosków o udostępnienie informacji publicznej wpływających do Biura w Centralnym Rejestrze Wniosków o Informację Publiczną. 6. Do zadań stanowiska ds. marketingu należy: 1) przygotowywanie prezentacji multimedialnych; 2) przygotowywanie publikacji m.in. promujących ofertę inwestycyjną Miasta; 3) prowadzenie i aktualizowanie baz danych w Miejskim Informatorze Multimedialnym; 4) opracowywanie materiałów promocyjnych; 5) utrzymywanie kontaktów z agencjami reklamowymi; 6) organizacja spotkań z firmami konsultingowymi dotyczących m.in. sporządzania raportów na potrzeby Biura; 7) czuwanie nad spójnością komunikatów marketingowych Poznania. 7. Do zadań stanowiska ds. obsługi sekretariatu należy: 7/8

9 1) ewidencjonowanie korespondencji wpływającej, przedkładanie jej przełożonemu, zapewnienie doręczenia tej korespondencji na stanowiska pracy lub właściwym wydziałom; 2) prowadzenie aktualnego zbioru informacji adresowych i telefonicznych niezbędnych dla pracy stanowisk w Biurze; 3) prowadzenie kalendarza Dyrektora Biura; 4) przygotowywanie dokumentacji dla Dyrektora Biura; 5) monitorowanie szkoleń wewnętrznych i zewnętrznych dla pracowników Biura; 6) prowadzenie ewidencji i archiwizacji dokumentacji Biura; 7) prowadzenie spraw osobowych i socjalnych pracowników Biura w zakresie: pracy w systemie KSAT, ewidencji urlopów pracowników Biura, zwolnień lekarskich, prowadzenie listy obecności; 8) przygotowywanie dokumentów kadrowych UMP w zakresie zatrudniania i zwalniania pracowników, ocen okresowych pracowników Biura, kierowania na szkolenia; 9) organizowanie obsługi spotkań Dyrektora z zapraszanymi osobami; 10) prowadzenie spraw zaopatrzenia w materiały biurowe stanowisk pracy w Biurze; 11) prowadzenie ewidencji księgozbioru wydziałowego, czuwanie nad jego kompletnością; 12) bieżące sprawdzanie poczty elektronicznej kierowanej na oficjalną skrzynkę internetową Biura, przekazywanie jej do właściwych adresatów oraz monitorowanie udzielania odpowiedzi w tym zakresie. Liczba etatów w Biurze została określona w załączniku Nr 2 do Regulaminu. 8 IV. PODPISYWANIE PISM 9 1. Dyrektor uprawniony jest do aprobaty i podpisywania pism, zgodnie z zasadami określonymi w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miasta Poznania. 8/8

10 2. Dyrektor podpisuje dokumenty dotyczące spraw osobowych w Biurze, w zakresie nie zastrzeżonym dla Sekretarza oraz innych uprawnionych osób. 3. Dyrektor podpisuje pisma dotyczące organizacji wewnętrznej Biura oraz zakresu zadań poszczególnych stanowisk pracy. 4. Podczas nieobecności Dyrektora jego zastępca jest uprawniony do podpisywania wszystkich pism, za wyjątkiem umów o pracę z pracownikami. V. PRZEPISY KOŃCOWE Dla zapewnienia jednolitego oznakowania akt Biuro stosuje symbol OI. 2. Dla rozróżnienia pism przygotowywanych przez stanowiska pracy w Biurze, przyjęto następujące symbole: 1) OI-I stanowiska ds. promocji inwestycji; 2) OI-II stanowiska ds. obsługi inwestorów; 3) OI-III ds. ofert inwestycyjnych i monitoringu; 4) OI-IV ds. marketingu; 5) OI-V ds. obsługi sekretariatu; 6) OI-VI zastępca dyrektora; 7) OI-VII ds. obsługi finansowej. 3. Adres skrzynki internetowej Biura: inwestor@um.poznan.pl 9/8

11 Schemat organizacyjny Biura Obsługi Inwestorów Załącznik nr 1 do Regulaminu Organizacyjnego Biura Obsługi Inwestorów Dyrektor zastępca dyrektora ds. promocji inwestycji ds. obsługi finansowej ds. obsługi inwestorów ds. ofert inwestycyjnych i monitoringu ds. marketingu ds. obsługi sekretariatu 1/1