Instrukcja Obsługi aplikacji Generator wniosków 1
Spis treści 1.Logowanie w aplikacji...3 1.1.Zakładanie konta przez nowego Użytkownika...3 1.2.Logowanie Użytkownika z aktywnym kontem...5 2.Rejestracja...5 2.1.Dane podstawowe...6 2.2.Adres siedziby...10 2.3.Adres korespondencyjny...12 2.4.Oddziały...14 2.5.Współpraca...16 2.6.Zmiana hasła...17 3.Wnioski...17 3.1.Status...21 3.2.Oferenci...22 3.3.Reprezentacja...23 3.4.Zakres rzeczowy...24 3.5.Kalkulacja kosztów...25 3.6.Inne...27 3.7.Przypisy...28 4.Sprawozdania...28 4.1.Status...34 4.2.Opis merytoryczny...35 4.3.Kosztorys...36 4.4.Inne...38 4.5.Przypisy...38 5.Przeglądanie...38 5.1.Oferenci...39 5.2.Wnioski...40 5.3.Sprawozdania...41 6.Raporty...41 6.1.Wyszukiwarka przestrzenna...42 6.2.Raport jakościowy...43 6.3.Raport ilościowy...44 7.Administracja...44 7.1.Słowniki...44 7.2.Użytkownicy...46 7.3.Konkursy...48 2
1. Logowanie w aplikacji Podstawowym celem aplikacji Generator Wniosków jest rejestrowanie oferentów, wprowadzanie wniosków oraz sprawozdań z realizacji zadań. Użytkownik zamierzający złożyć (zmodyfikować lub uzupełnić) wniosek musi zalogować się do aplikacji wykorzystując login i hasło. W przypadku nowego Użytkownika konieczne jest założenie konta. 1.1. Zakładanie konta przez nowego Użytkownika Po wejściu na stronę www Użytkownik wybiera <Rejestracja konta>. Aplikacja przekierowuje do zakładki <Rejestracja konta>. 3
Użytkownik wypełnia wymagane dane i wybiera przycisk <Zarejestruj>. Na stronie pojawia się komunikat. 4
Zgodnie z komunikatem na adres Użytkownika wysyłane są dwie wiadomości. 1. List z odnośnikiem do weryfikacji adresu: adres nadawcy: ma_sender@poczta.fm temat listu: Weryfikacja adres email w systemie GENERATOR WNIOSKÓW treść: W celu weryfikacji adresu email w systemie GENERATOR WNIOSKÓW należy otworzyć stronę z odnośnika: Potwierdź adres email. Po otwarciu strony z odnośnika pojawia się komunikat Zweryfikowano konto. Poczekaj na wiadomość o aktywacji konta. 2. List z informacją o aktywowaniu konta (wysyłany po weryfikacja konta przez administratora): adres nadawcy: ma_sender@poczta.fm temat listu: Aktywowano konto "XXX" w systemie GENERATOR WNIOSKÓW treść: Po weryfikacji aktywowano konto "XXX" w systemie GENERATOR WNIOSKÓW. Przejdź do strony głównej. Uwaga. Nie można ponownie zarejestrować Użytkownika, który istnieje już w Generatorze Wniosków. Po próbie rejestracji Użytkownika z istniejącym już numerem KRS lub innej ewidencji pojawia się komunikat: W systemie istnieje już Użytkownik dla KRS: xxxxxxxxxx. Skontaktuj się z administratorem systemu w celu wyjaśnienia sprawy. 1.2. Logowanie Użytkownika z aktywnym kontem Po wejściu na stronę Generatora wniosków Użytkownik wprowadza login i hasło zgodnie z danymi jakie podał przy zakładaniu konta (lub późniejszym jego modyfikowaniu). Po każdym logowaniu na adres email Użytkownika wysyłany jest list informujący o logowaniu się do aplikacji. 2. Rejestracja Po założeniu konta i zweryfikowaniu go przez administratora, Użytkownik powinien dokończyć rejestrację wprowadzając swoje dane w menu Rejestracja. W tej części gromadzone są informacje dotyczące podmiotu składającego wniosek, w tym dane z ewidencji, adresy do korespondencji, opcje komunikacji. Użytkownik, w zależności od potrzeb, wprowadza lub modyfikuje swoje dane. Kompletne i aktualne dane w menu Rejestracja ułatwią wypełnianie wniosku automatyczne przenoszą się do nowo otwieranego formularza. 5
2.1. Dane podstawowe Zakres danych do wprowadzenia: 1. nazwa oferenta (pełna nazwa zgodna z wyciągiem z ewidencji), 2. nr KRS/nr w innym rejestrze lub ewidencji (pole uzupełnione automatycznie z danych wprowadzonych przy przy rejestracji konta), 3. nr rachunku bankowego 4. nazwa banku 5. nazwa rejestru lub ewidencji (dotyczy oferentów nie posiadających KRS, pole uzupełnione automatycznie z danych wprowadzonych przy przy rejestracji konta) 6. forma prawna (do wyboru z listy), 7. data wpisu, rejestracji lub utworzenia, 8. adres strony internetowej 6
9. status organizacji pożytku publicznego (do wyboru z listy), 10. NIP, 11. REGON, 12. osoby upoważnione: imię nazwisko stanowisko funkcja osoby (do wyboru z listy) nr telefonu 13. zakres działania organizacji (do wyboru z listy), 14. obszar działań organizacji (do wyboru z listy): a) ogólnomiejski (po wybraniu pojawia się pole, w którym należy uzupełnić nazwę miejscowości), b) dzielnicowy (po wybraniu pojawia się pola, w których należy uzupełnić nazwę miejscowości oraz nazwę dzielnicy), c) osiedlowy (po wybraniu pojawia się pola, w których należy uzupełnić nazwę miejscowości oraz nazwę osiedla), d) jedna ulica (po wybraniu pojawia się pola, w których należy uzupełnić nazwę miejscowości oraz nazwę ulicy), e) kilka ulic (po wybraniu pojawia się pola, w których należy uzupełnić nazwę miejscowości oraz nazwę ulic), f) obszar (po wybraniu pojawia się mapa, na której należy wyznaczyć obszar działania; po włączeniu opcji Wyznaczanie obszaru, klikając na mapie, należy wskazać granicę działania po kliknięciu pojawiają się połączone liniami punkty; 7
zatwierdzenie obszaru realizowane jest przez przełączenie na Zamknij obszar; na mapie można wyznaczyć kilka obszarów; 8
błędnie wyznaczony obszar można usunąć poprzez kliknięcie na nim i zatwierdzenie pojawiającego się komunikatu Czy usnąć wskazany obszar?). 15. podmiot ekonomii społecznej (do wyboru z listy), 9
Po uzupełnieniu strony wybieramy przycisk <Zmień>. Jeżeli wprowadzone dane są poprawne pojawia się komunikat: Dane zostały zmienione. Jeżeli wprowadzone dane są niepoprawne pojawia się komunikat: Dokonano próby zapisu formularza, jednak niektóre pola zostały niepoprawnie wypełnione. Przejrzyj formularz i popraw błędne wpisy. Dodatkowo podświetlają się pola, które zawierają błędnie wprowadzone dane. Modyfikacja wprowadzonych dla danego oferenta danych: 1. przechodzimy do pola, w którym dane wymagają aktualizacji, 2. w wybranym polu wprowadzamy nowe dane, 3. po uzupełnieniu naciskamy wybieramy przycisk <Zmień>. Jeżeli wprowadzone dane są poprawne pojawia się komunikat: Dane zostały zmienione. Jeżeli wprowadzone dane są niepoprawne pojawia się komunikat: Dokonano próby zapisu formularza, jednak niektóre pola zostały niepoprawnie wypełnione. Przejrzyj formularz i popraw błędne wpisy. Dodatkowo podświetlają się pola, które zawierają błędnie wprowadzone dane. 2.2. Adres siedziby Dodawanie adresu siedziby (zgodnego z KRS) nowego oferenta odbywa się poprzez uzupełnienie danych w poszczególnych polach: 1. rodzaj adresu (z listy należy wskazać czy siedziba jest w Warszawie czy nie), 10
2. miejscowość (pojawia się gdy w pozycji rodzaj adresu wybrano inny; w trakcie wypełniania pozycji pokazują się sugerowane nazwy), 3. ulica (gdy w pozycji rodzaj adresu wybrano Warszawa słownik pole wypełniane jest przy wykorzystaniu listy rozwijanej, natomiast gdy wybrano inny w trakcie wypełniania pokazują się sugerowane nazwy), 4. numer domu (gdy w pozycji rodzaj adresu wybrano Warszawa słownik pole wypełniane jest przy wykorzystaniu listy rozwijanej, natomiast gdy wybrano inny pole należy wypełnić samodzielnie), 5. numer lokalu, 6. kod pocztowy (w formacie xx-xxx), 7. województwo (pojawia się gdy w pozycji rodzaj adresu wybrano inny; w trakcie wypełniania pozycji pokazują się sugerowane nazwy), 8. powiat (pojawia się gdy w pozycji rodzaj adresu wybrano inny), 9. gmina (pojawia się gdy w pozycji rodzaj adresu wybrano inny), 10. dzielnica (gdy w pozycji rodzaj adresu wybrano Warszawa słownik pole wypełniane jest przy wykorzystaniu listy rozwijanej), 11. poczta, 12. dodaj jako adres korespondencyjny ( pole wypełniane jest przy wykorzystaniu listy rozwijanej). Po uzupełnieniu strony wybieramy przycisk <Zmień>. Jeżeli wprowadzone dane są poprawne pojawia się komunikat: Dane zostały zmienione. Jeżeli wprowadzone dane są niepoprawne pojawia się komunikat: Dokonano próby zapisu formularza, jednak niektóre pola zostały niepoprawnie wypełnione. Przejrzyj formularz i popraw błędne wpisy. Dodatkowo podświetlają się pola, które zawierają błędnie wprowadzone dane. Jeżeli na formularzu, w pozycji rodzaj adresu, wybrano Warszawa słownik po zapisaniu danych pojawia się mapa, na której wskazana jest lokalizacja oferenta (adres siedziby). Modyfikacja wprowadzonego dla danego oferenta adresu siedziby: 1. przechodzimy do pola, w którym dane wymagają aktualizacji, 2. w wybranym polu wprowadzamy nowe dane, 3. po uzupełnieniu naciskamy wybieramy przycisk <Zmień>. Jeżeli wprowadzone dane są poprawne pojawia się komunikat: Dane zostały zmienione. Jeżeli wprowadzone dane są niepoprawne pojawia się komunikat: Dokonano próby zapisu formularza, jednak niektóre pola zostały niepoprawnie wypełnione. Przejrzyj formularz i popraw błędne wpisy. Dodatkowo podświetlają się pola, które zawierają błędnie wprowadzone dane. 11
2.3. Adres korespondencyjny Jeżeli w trakcie wprowadzania adresu siedziby wybrano <tak> w polu <Dodaj jako adres korespondencyjny> to w zakładce adres korespondencyjny automatycznie wypełniają się wspólne dla obu części pola. Jeżeli nie należy uzupełnić pola: 1. rodzaj adresu (z listy należy wskazać czy siedziba jest w Warszawie czy nie), 2. miejscowość (pojawia się gdy w pozycji rodzaj adresu wybrano inny; w trakcie wypełniania pozycji pokazują się sugerowane nazwy), 3. ulica (gdy w pozycji rodzaj adresu wybrano Warszawa słownik pole wypełniane jest przy wykorzystaniu listy rozwijanej, natomiast gdy wybrano inny w trakcie wypełniania pokazują się sugerowane nazwy), 4. numer domu (gdy w pozycji rodzaj adresu wybrano Warszawa słownik pole wypełniane jest przy wykorzystaniu listy rozwijanej, natomiast gdy wybrano inny pole należy wypełnić samodzielnie), 5. numer lokalu, 6. kod pocztowy (w formacie xx-xxx), 7. województwo (pojawia się gdy w pozycji rodzaj adresu wybrano inny; w trakcie wypełniania pozycji pokazują się sugerowane nazwy), 8. powiat (pojawia się gdy w pozycji rodzaj adresu wybrano inny), 9. gmina (pojawia się gdy w pozycji rodzaj adresu wybrano inny), 12
10. dzielnica (gdy w pozycji rodzaj adresu wybrano Warszawa słownik pole wypełniane jest przy wykorzystaniu listy rozwijanej), 11. poczta, 12. nr telefonu stacjonarnego (po wybraniu <+> można dodać kolejny numer), 13. nr faksu (po wybraniu <+> można dodać kolejny numer), 14. nr telefonu komórkowego (po wybraniu <+> można dodać kolejny numer), 15. adres email (po wybraniu <+> można dodać kolejny numer). Po uzupełnieniu strony wybieramy przycisk <Zmień>. Jeżeli wprowadzone dane są poprawne pojawia się komunikat: Dane zostały zmienione. Jeżeli wprowadzone dane są niepoprawne pojawia się komunikat: Dokonano próby zapisu formularza, jednak niektóre pola zostały niepoprawnie wypełnione. Przejrzyj formularz i popraw błędne wpisy. Dodatkowo podświetlają się pola, które zawierają błędnie wprowadzone dane. Jeżeli na formularzu, w pozycji rodzaj adresu, wybrano Warszawa słownik po zapisaniu danych pojawia się mapa, na której wskazana jest lokalizacja oferenta (adres do korespondencji). Modyfikacja wprowadzonego dla danego oferenta adresu korespondencyjnego: 1. przechodzimy do pola, w którym dane wymagają aktualizacji, 2. w wybranym polu wprowadzamy nowe dane, 3. po uzupełnieniu naciskamy wybieramy przycisk <Zmień>. Jeżeli wprowadzone dane są poprawne pojawia się komunikat: Dane zostały zmienione. Jeżeli wprowadzone dane są niepoprawne pojawia się komunikat: Dokonano próby zapisu formularza, jednak niektóre pola zostały niepoprawnie wypełnione. Przejrzyj formularz i popraw błędne wpisy. Dodatkowo podświetlają się pola, które zawierają błędnie wprowadzone dane. 13
2.4. Oddziały Dodawanie nowego oddziału odbywa się poprzez uzupełnienie danych w części Dodaj/Modyfikuj oddział: 1. nazwa oddziału, 2. rodzaj adresu (z listy należy wskazać czy siedziba jest w Warszawie czy nie), 3. miejscowość (w trakcie wypełniania pozycji pokazują się sugerowane nazwy), 4. miejscowość (pojawia się gdy w pozycji rodzaj adresu wybrano inny; w trakcie wypełniania pozycji pokazują się sugerowane nazwy), 5. ulica (gdy w pozycji rodzaj adresu wybrano Warszawa słownik pole wypełniane jest przy wykorzystaniu listy rozwijanej, natomiast gdy wybrano inny w trakcie wypełniania pokazują się sugerowane nazwy), 6. numer domu (gdy w pozycji rodzaj adresu wybrano Warszawa słownik pole wypełniane jest przy wykorzystaniu listy rozwijanej, natomiast gdy wybrano inny pole należy wypełnić samodzielnie), 7. numer lokalu, 8. kod pocztowy (w formacie xx-xxx), 9. województwo (pojawia się gdy w pozycji rodzaj adresu wybrano inny; w trakcie wypełniania pozycji pokazują się sugerowane nazwy), 10. powiat (pojawia się gdy w pozycji rodzaj adresu wybrano inny), 14
11. gmina (pojawia się gdy w pozycji rodzaj adresu wybrano inny), 12. dzielnica (gdy w pozycji rodzaj adresu wybrano Warszawa słownik pole wypełniane jest przy wykorzystaniu listy rozwijanej), 13. poczta, 14. nr telefonu stacjonarnego (po wybraniu <+> można dodać kolejny numer), 15. nr faksu (po wybraniu <+> można dodać kolejny numer), 16. nr telefonu komórkowego (po wybraniu <+> można dodać kolejny numer), 17. adres email (po wybraniu <+> można dodać kolejny numer). Po uzupełnieniu strony wybieramy przycisk <Zmień>. Jeżeli wprowadzone dane są poprawne pojawia się komunikat: Dane zostały zmienione. Jeżeli wprowadzone dane są niepoprawne pojawia się komunikat: Dokonano próby zapisu formularza, jednak niektóre pola zostały niepoprawnie wypełnione. Przejrzyj formularz i popraw błędne wpisy. Dodatkowo podświetlają się pola, które zawierają błędnie wprowadzone dane. Po zapisaniu danych w części Oddziały pojawi się nazwa wprowadzonego oddziału. Dane szczegółowe danego oddziału można przeglądać wybierając na nazwę wybranego oddziału w części Oddziały. Modyfikacja wprowadzonych dla danego oddziału danych: 1. w części Oddziały wybieramy nazwę oddziału, którego dane chcemy zmodyfikować, 2. w wybranym polu wprowadzamy nowe dane, 3. po uzupełnieniu naciskamy przycisk <Zmień>. Jeżeli wprowadzone dane są poprawne pojawia się komunikat: Dane zostały zmienione. Jeżeli wprowadzone dane są niepoprawne pojawia się komunikat: Dokonano próby zapisu formularza, jednak niektóre pola zostały niepoprawnie wypełnione. Przejrzyj formularz i popraw błędne wpisy. Dodatkowo podświetlają się pola, które zawierają błędnie wprowadzone dane. 15
2.5. Współpraca W tej części Użytkownik wprowadza informację o dotychczasowej współpracy z m. st. Warszawa w zakresie: finansowym, pozafinansowym, honorowego patronatu Prezydenta m.st. Warszawy, najmu z zasobów m.st. Warszawy. Po wybraniu <+> można dodać kolejną pozycję w danym zakresie, <-> usuwa niepoprawnie wypełnione pola. Po uzupełnieniu strony wybieramy przycisk <Zmień>. Jeżeli wprowadzone dane są poprawne pojawia się komunikat: Dane zostały zmienione. Jeżeli wprowadzone dane są niepoprawne pojawia się komunikat: Nieprawidłowa wartość pola "w 16
tym miejscu wskazywane jest odpowiednie pole". Dane nie zostały wprowadzone. W tej części jest również możliwa Modyfikacja wprowadzonych danych: 1. w wybranym polu wprowadzamy nowe dane, 2. po uzupełnieniu naciskamy przycisk <Zmień>. Jeżeli wprowadzone dane są poprawne pojawia się komunikat: Dane zostały zmienione. Jeżeli wprowadzone dane są niepoprawne pojawia się komunikat: Nieprawidłowa wartość pola wpisane jest pole, którego ten błąd dotyczy. 2.6. Zmiana hasła Hasła składa od 8 do 30 znaków w tym, cyfry i litery. Po wpisaniu naciskamy przycisk <Zmień>. Jeżeli wprowadzone dane są poprawne pojawia się komunikat: Dane zostały zmienione. Jeżeli wprowadzone dane są niepoprawne pojawia się komunikat: Dokonano próby zapisu formularza, jednak niektóre pola zostały niepoprawnie wypełnione. Przejrzyj formularz i popraw błędne wpisy lub Nowe hasło musi być inne niż dotychczasowe. 3. Wnioski Składanie wniosków na dany konkurs odbywa się menu Wnioski. W zakładce Aktywne konkursy widoczne są konkursy i zadania, okresy ich trwania oraz zarządzenia jakimi weszły w życie. Kliknięcie na odpowiedni konkurs (z zadaniem) spowoduje dodanie go do zakładki Przeglądanie i edycja w części Dodaj nowy wniosek. 17
Wniosek można również dodać korzystając z zakładki Przeglądanie i edycja. Z listy rozwijanej Użytkownik wybiera aktywny konkurs, na który zamierza złożyć wniosek. 18
Po wybraniu odpowiedniego konkursu pojawia się pole z listą zadań realizowanych w ramach danego konkursu. Użytkownik wskazuje właściwe zadanie. Po naciśnięciu przycisku <Dodaj wniosek> w części Lista istniejących wniosków pojawi się wiersz z wnioskiem do konkursu jaki został wybrany (jednocześnie można dodać wnioski do kilku konkursów i realizowanych w ramach nich zadań). 19
Kliknięcie na dany wniosek spowoduje jego edycję. Wypełnienie wniosku wymaga uzupełnienia danych w poszczególnych zakładkach. Uwaga. Aby przerwać wypełnianie edytowanego wniosku należy nacisnąć zakładkę Wyjście z edycji. Wówczas wniosek zostanie zamknięty, a Użytkownik przekierowany do części Przeglądanie i edycja wniosków. Wyjście z edycji nie usuwa zapisanych w poszczególnych 20
zakładkach informacji i nie zmienia statusu wniosku. Jeżeli Użytkownik przez 60 minut nie będzie dokonywał wpisów we wniosku system automatycznie zapisze stan istniejący oraz wyloguje Użytkownika. 3.1. Status W zakładce Status prezentowane są informacje o wybranym konkursie: Id unikalny numer wniosku w systemie numer konkursu numer zadania status wniosku w trakcie edycji/zatwierdzony data rejestracji data modyfikacji dok Id numer identyfikacyjny wersji wniosku, zostaje nadany po zatwierdzeniu wniosku przez oferenta oraz przyciski: <Usuń> wykorzystywany do usunięcia wniosku z listy <Zatwierdź> wykorzystywany do zakończenia pracy nad wnioskiem (gdy oferent 21
uzna, że dokument jest poprawny i kompletny); wybranie tego przycisku zmienia status wniosku z w trakcie edycji na zatwierdzony i od tego momentu Użytkownik nie może go edytować i usunąć; <Drukuj> po zatwierdzeniu wniosku, należy go wydrukować celem złożenia we właściwym urzędzie Uwaga. W sytuacji, gdy Użytkownik będzie chciał dokonać zmian w zatwierdzonym przez siebie wniosku, musi skontaktować się z administratorem. Po odblokowaniu wniosku pole Dok Id jest czyszczone. Przydzielenie nowego identyfikatora następuje po ponownym zatwierdzeniu wniosku. 3.2. Oferenci W zakładce prezentowane są dane dotyczącego głównego oferenta (podmiotu składającego wniosek) oraz współoferentów. 1. Dane oferenta głównego edytują się po naciśnięciu na dowolne pole w jego wierszu. Formularz w zakresie pokrywającym się z informacjami wymaganymi w menu Rejestracja wypełnia się automatycznie. Dodatkowo oferent wprowadza następujące informacje: przedmiot działalności pożytku publicznego, jeżeli oferent prowadzi działalność gospodarczą: nr wpisu do rejestru przedsiębiorców, przedmiot działalności gospodarczej, jednostka organizacyjna bezpośrednio wykonująca zadanie, o którym mowa w ofercie. 22
Po uzupełnieniu formularza wybieramy przycisk <Zmień>. Jeżeli wprowadzone dane są poprawne pojawia się komunikat: Dane zostały zmienione. Jeżeli wprowadzone dane są niepoprawne pojawia się komunikat: Dokonano próby zapisu formularza, jednak niektóre pola zostały niepoprawnie wypełnione. Przejrzyj formularz i popraw błędne wpisy. Uwaga. Zmiana danych oferenta w menu Rejestracja dokonana po utworzeniu wniosku nie modyfikuje informacji wcześniej w nim wprowadzonych. W takiej sytuacji o nowe dane należy uzupełnić wniosek. 2. Składający wniosek może dodawać/modyfikować dane współoferentów. I. Dodanie współoferenta odbywa się przez wyszukanie go na podstawie numeru z ewidencji w bazie Generatora wniosków i uzupełnienie brakujących danych (zakończenie wypełniania wymaga naciśnięcia przycisku <Zmień>). II. Modyfikowanie danych współoferenta odbywa się przez: edytowanie danych poprzez naciśnięcie na dowolne pole w wierszu danego współoferenta, wprowadzenie nowych danych, po uzupełnieniu naciskamy przycisk <Zmień>. Uwaga. Dokonana we wniosku modyfikacja danych współoferenta, który posiada konto w Generatorze wniosków nie zmienia wpisów na jego koncie. 3.3. Reprezentacja W tej części Oferent wpisuje tytuł zadania publicznego praz informację o sposobie reprezentacji oferentów wobec organu administracji publicznej wraz ze wskazaniem podstawy prawnej. 23
Po uzupełnieniu formularza wybieramy przycisk <Zmień>. Jeżeli wprowadzone dane są poprawne pojawia się komunikat: Dane zostały zmienione. 3.4. Zakres rzeczowy Oferent zgodnie z wymienionymi na stronie kryteriami opisuje zadanie jakie mają być realizowane przypisując je do siebie lub współoferenta. Przy niektórych punktach pojawiają się podpowiedzi. 24
Po uzupełnieniu formularza wybieramy przycisk <Zmień>. Jeżeli wprowadzone dane są poprawne pojawia się komunikat: Dane zostały zmienione. Jeżeli wprowadzone dane są niepoprawne pojawia się komunikat: Dokonano próby zapisu formularza, jednak niektóre pola zostały niepoprawnie wypełnione. Przejrzyj formularz i popraw błędne wpisy lub Nazwa zadania musi mieć długość z zakresu od 3 do 500 znaków. Data od i do są nieprawidłowe. Dane nie zostały wprowadzone 3.5. Kalkulacja kosztów Ta część zawiera kalkulację przewidywanych kosztów realizacji zadania publicznego i źródła finansowania zadania publicznego. W formularzu należy wprowadzić informację o poszczególnych kosztach zgodnie z definicjami pól i opisami zawartymi w podpowiedziach. 25
Po uzupełnieniu wszystkich pól naciskamy przycisk <Dodaj>. Jeżeli wprowadzone dane są poprawne pojawia się komunikat: Dane zostały zmienione. Jeżeli wprowadzone dane są niepoprawne w zależności od rodzaju błędu pojawia się komunikat: Dokonano próby zapisu formularza, jednak niektóre pola zostały niepoprawnie wypełnione. Przejrzyj formularz i popraw błędne wpisy lub Nazwa kosztu musi mieć długość z zakresu od 2 do 1000 znaków. Wpisany koszty jest różny od sumy środków na ich realizacje! Dane nie zostały wprowadzone. Poprawnie wprowadzone dane przenoszą się do części podsumowującej koszty i źródła finansowania. 26
Aby dodać nowy koszt naciskamy przycisk <Nowy> i ponownie wypełniamy formularz. Po uzupełnieniu wszystkich pól naciskamy przycisk <Dodaj>, wówczas nowy koszt i źródła jego finansowania zostaną przeniesione do części podsumowującej. Jeżeli informacje o danym koszcie wymagają modyfikacji należy go edytować (poprzez kliknięcie), zmienić odpowiednie pole i nacisnąć przycisk <Zmień>. Jeżeli dany koszt ma zostać usunięty należy go edytować (poprzez kliknięcie) i nacisnąć przycisk <Usuń>. Modyfikacja i usuwanie kosztu spowoduje przeliczenie części podsumowującej. 3.6. Inne W tej części wprowadzane są informacje dodatkowe o oferencie i zadaniu oraz oświadczenia Oferenta. Poszczególne pola należy wypełnić zgodnie z definicjami i opisami zawartymi w podpowiedziach. 27
Po uzupełnieniu formularza wybieramy przycisk <Zmień>. Jeżeli wprowadzone dane są poprawne pojawia się komunikat: Dane zostały zmienione. 3.7. Przypisy Opis podpowiedzi zawartych w formularzach. 4. Sprawozdania Dla każdego z zatwierdzonych wniosków można stworzyć sprawozdanie z realizacji zadania. Z listy Użytkownik wybiera definiowany przez numer konkursu i zadania wniosek, do którego będzie tworzone sprawozdanie. 28
Po wybraniu wniosku Użytkownik pojawia się zakładki Umowa oraz Przeglądanie i edycja. W zakładce Umowa Oferent wpisuje numer oraz datę umowy akceptującej złożony wniosek. Po uzupełnieniu formularza wybieramy przycisk <Zmień>. Jeżeli z podpisanej z Urzędem umowy wynika konieczność dokonania korekty kosztorysu Oferent przed dodaniem sprawozdania zobowiązany jest do modyfikacji odpowiednich pozycji kosztorysu w części Korekty kosztorysu. 29
Aby wprowadzić wymagane z umowy zmiany należy edytować określony koszt. Na stronie pojawi się formularz zawierający pola danego kosztu. 30
Po skorygowaniu odpowiednich pozycji należy wybrać przycisk <Zmień>. Jeżeli wprowadzone dane są poprawne pojawia się komunikat: Dane zostały zmienione. Jeżeli wprowadzone dane są niepoprawne pojawia się komunikat: Wpisany koszty jest różny od sumy środków na ich realizacje! Zmiana danych spowoduje modyfikację pozycji kosztorysu: 31
Aby przywrócić wartości przed modyfikacją należy ponownie edytować dany koszt, usunąć zawartość zmienionych pól i nacisnąć przycisk <Zmień>. Uwaga Dodanie sprawozdania spowoduje, że pól w numer i data umowy nie będzie można edytować. Po skorygowaniu kosztorysu należy przejść do zakładki Przeglądanie i edycja, w której dodawane są poszczególne sprawozdania częściowe lub końcowe. Po wybraniu z listy rozwijanej odpowiedniego sprawozdania Użytkownik wybiera przycisk <Dodaj sprawozdanie>. 32
Następnie pojawia się komunikat Dodano sprawozdanie o id: xx Przejdź do edycji sprawozdania, jednocześnie pojawia się się wiersz z nowo utworzonym sprawozdaniem. 33
Po naciśnięciu na dowolne pole w wierszu danego sprawozdania uaktywniają się zakładki: Status Opis merytoryczny Kosztorys Inne Przypisy 4.1. Status W zakładce Status prezentowane są podstawowe informacje o wybranym konkursie, dane identyfikacyjne i status złożonego wniosku oraz dane identyfikacyjne i status sprawozdania. Przyciski: <Usuń> wykorzystywany do usunięcia sprawozdania z listy <Zatwierdź> wykorzystywany do zakończenia pracy nad sprawozdaniem (gdy oferent uzna, że dokument jest poprawny i kompletny); wybranie tego przycisku zmienia status wniosku z wprowadzanie na zatwierdzony i od tego momentu Użytkownik nie może go edytować i usunąć; dodatkowo sprawozdanie otrzymuje unikalny DokId, który pozwala na identyfikację dokumentu, 34
<Drukuj> po zatwierdzeniu sprawozdania, należy go wydrukować celem złożenia we właściwym urzędzie <Pobierz XML> - do generowania sprawozdania w formacie xml. Uwaga Po dodaniu sprawozdania końcowego nie można wprowadzać już sprawozdań częściowych, Na stronie pojawia się komunikat: Brak możliwości dodania sprawozdania - istnieje sprawozdanie końcowe. 4.2. Opis merytoryczny 35
Oferent zgodnie z wymienionymi na stronie kryteriami opisuje zadanie jakie zostały zrealizowane przypisując je do siebie lub współoferenta (zgodnie z nazwą zadania). Przy niektórych punktach pojawiają się podpowiedzi. Po uzupełnieniu formularza wybieramy przycisk <Zmień>. Jeżeli wprowadzone dane są poprawne pojawia się komunikat: Dane zostały zmienione. Jeżeli wprowadzone dane są niepoprawne pojawia się komunikat: Opis zadania musi mieć długość z zakresu od 3 do 500 znaków. Data od musi być wcześniejsza niż Data do. 4.3. Kosztorys Ta część zawiera kalkulację kosztów realizacji zadania publicznego i źródła finansowania zadania publicznego. W formularzu w części Dodawanie nowej pozycji należy wprowadzić informację o poniesionych kosztach zgodnie z definicjami pól i nacisnąć przycisk <Dodaj>. Kalkulacja kosztów poprzez nazwę pozycji kosztorysu powiązana jest ze złożonym wnioskiem. Po dodaniu koszt i źródła jego finansowania zostaną przeniesione do części podsumowującej. 36
Aby dodać nowy koszt ponownie wypełniamy część Dodawanie nowej pozycji naciskamy przycisk <Dodaj>, nowy koszt i źródła jego finansowania zostaną przeniesione do części podsumowującej. Jeżeli informacje o danym koszcie wymagają modyfikacji należy go edytować (poprzez kliknięcie), zmienić odpowiednie pole i nacisnąć przycisk <Zmień>. Jeżeli dany koszt ma zostać usunięty należy go edytować (poprzez kliknięcie) i nacisnąć przycisk <Usuń>. Modyfikacja i usuwanie kosztu spowoduje przeliczenie części podsumowującej. 37
4.4. Inne W tej części wprowadzane są informacje dodatkowe o oferencie i poniesionych wydatkach oraz oświadczenia Oferenta. Poszczególne pola należy wypełnić zgodnie z definicjami i opisami zawartymi w podpowiedziach. Po uzupełnieniu formularza wybieramy przycisk <Zmień>. Jeżeli wprowadzone dane są poprawne pojawia się komunikat: Dane zostały zmienione. 4.5. Przypisy Opis podpowiedzi zawartych w formularzach. 5. Przeglądanie Część Przeglądanie umożliwia podgląd istniejących w bazie oferentów oraz ich wniosków i sprawozdań. Dostęp do modułu wymaga rozszerzonych uprawnień. 38
5.1. Oferenci Oferent może być wyszukany przy użyciu jednego z poniższych parametrów: Nazwa (po wpisaniu fragmentu nazwy w wyniku wyszukiwania pojawią się wszystkie podmioty, których nazwa zawiera wpisaną wartość) KRS NIP REGON Po wpisaniu w danych będących podstawą wyszukania danego oferenta należy nacisnąć przycisk <Szukaj>. Nad częścią Kryteria wyszukiwania w Wynikach wyszukiwania pojawi się lista podmiotów. Naciśnięcie na wybranego oferenta spowoduje wyświetlenie jego danych, m. in.: informacje o koncie w aplikacji dane podstawowe oraz adresy oddziały dotychczasowa współpraca z m. st. Warszawa. 39
5.2. Wnioski Po wybraniu danego oferenta pojawia się zakładka z wnioskami jakie zostały przez niego złożone. Listę wniosków można ograniczyć wpisując w Kryteria wyszukiwania przedział czasowy, w którym wnioski były rejestrowane. Naciśnięcie na wybrany wniosek spowoduje wyświetlenie jego danych, m. in.: akcje jakie można podjąć numer i datę umowy (jeżeli została podpisana z danym oferentem) status wniosku dane oferentów składających wniosek zakres rzeczowy poszczególne działania w zakresie realizowanego zadania publicznego kalkulacja kosztów 40
5.3. Sprawozdania Po wybraniu danego wniosku pojawia się zakładka ze złożonymi do wniosku sprawozdaniami. Naciśnięcie na wybrane sprawozdanie spowoduje wyświetlenie jego danych, m. in.: akcje jakie można podjąć status sprawozdania opis merytoryczny kosztorys. 6. Raporty Moduł raportowy został przygotowany w celu zapewnienia poprawnej sprawozdawczości oraz statystyki. Umożliwia wygenerowanie i wydrukowanie raportu odnoszącego się do danych zgromadzonych w Generatorze Wniosków. Dostęp do modułu wymaga rozszerzonych uprawnień. 41
6.1. Wyszukiwarka przestrzenna Dzięki Wyszukiwarce przestrzennej można wyszukać adresy oferenta i lokalizację na mapie. W części Kryteria wyszukiwania należy wprowadzić jeden z poniższych parametrów: Nazwa KRS NIP REGON Obszar Użytkownik po wybraniu opcji Wyznaczanie obszaru wskazuje punktami obszar, z którego mają wyszukać się organizacje, zatwierdzenie obszaru realizowane jest przez przełączenie na Zamknij obszar; błędnie wyznaczony obszar można usunąć poprzez 42
kliknięcie na nim i zatwierdzenie pojawiającego się komunikatu Czy usnąć wskazany obszar?; Po wprowadzeniu danych będących podstawą wyszukiwania należy nacisnąć przycisk <Szukaj>. Nad polem Kryteria wyszukiwania pojawia się pole Wynik wyszukiwania z listą wyszukanych oferentów. Po wybraniu danego oferenta nad polem Wynik wyszukiwania pojawią się jego adresy i lokalizacja na mapie. 6.2. Raport jakościowy Na podstawie jednego z poniższych parametrów można wygenerować raport zawierający dane oferenta/oferentów, listę złożonych przez niego/nich wniosków, sprawozdań: KRS NIP REGON Nazwa konkursu Po wprowadzeniu danych będących podstawą generowania raportu należy nacisnąć przycisk <Szukaj>. Pod polem Kryteria raportu pojawia się pole Raport zawierający dane oferentów spełniających kryteria wyszukiwania. 43
Aby utworzyć kolejny raport należy nacisnąć zakładkę Raport jakościowy. 6.3. Raport ilościowy W tej części można wygenerować statystyki dotyczące wszystkich konkursów obowiązujących w zdefiniowanym okresie. W kryteriach raportu Użytkownik wskazuje okres obowiązywania konkursów i po naciśnięciu <Szukaj> pojawia się pole z raportem o konkursach obowiązujących w zdefiniowanym okresie. Dane raportu: 1. Ilość organizacji w bazie danych 2. Ilość organizacji w bazie danych w podziale na dzielnice (na podstawie adresu siedziby z bieżącej ewidencji podmiotów) 3. Ilość organizacji składających wnioski w podziale na konkursy (konkursy obowiązujące w okresie od RRRR-MM-DD do RRRR-MM-DD) 1. KONKURS NR /ZAD : 1. Ilość wniosków: 2. Ilość organizacji: 2. KONKURS NR /ZAD : 1. Ilość wniosków: 2. Ilość organizacji: 7. Administracja Moduł Administracja przeznaczony jest do modyfikowania słowników, zarządzania uprawnieniami Użytkowników, zarządzania konkursami. 7.1. Słowniki Wszystkie słowniki wykorzystywane na etapie tworzenia konta, tworzenia wniosku wymagają 44
uzupełniania lub modyfikacji. W tym celu moduł administracyjny umożliwia zarządzanie słownikami i zgromadzonymi w nich danymi. Administrator z listy rozwijanej wybiera słownik, którego zawartość chce modyfikować oraz wskazuje zakres wyszukiwania. Po naciśnięciu przycisku <Dalej> pojawia się pole, w którym można dodać pozycję do danego słownika oraz lista istniejących wartości. 45
Aby dodać pozycję do słownika należy wpisać jej nazwę oraz nadać status w polu Akceptacja i wyświetlanie. Po naciśnięciu przycisku <Dodaj> pozycja zostanie włączona do słownika. Aby zmienić określoną pozycję lub nadać jej inny status wyświetlania należy zaznaczyć przycisku wyboru. Spowoduje to edycję danej wartości, po modyfikacji danych należy nacisnąć przycisk <Zmień>. Po naciśnięciu zakładki Słowniki zamykany jest wyświetlany słownik i administrator przechodzi do obrazu startowego dla tej zakładki. 7.2. Użytkownicy Administrator z poziomu zakładki Użytkownicy może zarządzać uprawnieniami poszczególnych Użytkowników aplikacji. 46
Administrator może wyszukać Użytkownika ma podstawie jego nazwy (fragmentu) lub adresu email (fragmentu) a także aktywności konta (wybór z listy rozwijanej). Aby wybrać wszystkich Użytkowników z określonego zakresu wyszukiwania w polu nazwa należy wpisać *. Po naciśnięciu przycisku <Wyszukaj> pojawia się okno z informacjami o koncie Użytkownika/Użytkowników. Aby zmienić właściwości konta Użytkownika należy zaznaczyć przycisku wyboru. Spowoduje to edycję poszczególnych pól, po modyfikacji danych należy nacisnąć przycisk <Dalej>. Modyfikacja konta Użytkownika obejmuje: 47
zmianę hasła Użytkownika modyfikację aktywności konta usunięcie konta nadanie uprawnień typu Oferent (rejestracja, wnioski, sprawozdania) nadanie uprawnień typu Operator (rejestracja, wnioski, sprawozdania, przeglądanie, raporty) nadanie uprawnień typu Administrator (rejestracja, wnioski, sprawozdania, przeglądanie, raporty, administracja) wysłanie komunikatu z rejestracji konta wysyłany jest do administratora email z informacją o zarejestrowaniu nowego konta przez Użytkownika tworzenie raportów Po naciśnięciu zakładki Użytkownicy zamykany jest wyświetlany Użytkownik i administrator przechodzi do obrazu startowego dla tej zakładki. 7.3. Konkursy Administrator z poziomu zakładki Konkursy może dodawać nowe konkursy, modyfikować zakresy w konkursach już istniejących. Po wybraniu z listy rozwijanej określonej grupy konkursów i naciśnięciu przycisku <Dalej> pojawia się pole, w którym można dodać nowy konkurs oraz lista wyszukanych konkursów. 48
Aby dodać konkurs należy wypełnić formularz w części Dodaj nowy konkurs. Po naciśnięciu przycisku <Dodaj> pozycja zostanie włączona do bazy konkursów. Aby zmodyfikować informacje o danym konkursie należy zaznaczyć przycisku wyboru. Spowoduje to edycję danych dotyczących konkursu, po modyfikacji należy nacisnąć przycisk <Zmień>. Po naciśnięciu zakładki Konkursy zamykany jest wyświetlany konkurs i administrator przechodzi do obrazu startowego dla tej zakładki. 49