Warszawa, 23 stycznia 2017 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WPS-C.431.2.14.2016.AB Pani Alina Danuta Sawicka Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Dzierzgowie WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2009 r., Nr 31, poz. 206 z późn. zm.), w związku z art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092), kontrolerzy: Anna Brzezińska starszy inspektor wojewódzki i Sławomir Ozdarski starszy inspektor wojewódzki, przeprowadzili w dniach 15-16 grudnia 2016 roku kontrolę problemową w trybie zwykłym w kierowanym przez Panią Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Dzierzgowie. Przedmiot kontroli obejmował sprawdzenie sposobu organizacji oraz realizacji przez gminę zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003 roku o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2015 r., poz. 114), zwanej dalej ustawą, w przedmiocie ustalania uprawnień do specjalnego zasiłku opiekuńczego oraz zasiłku pielęgnacyjnego. Kontrolą objęto okres od dnia 1 września 2014 r. do dnia rozpoczęcia kontroli. Niniejszym, przekazuję Pani wystąpienie pokontrolne. W trakcie kontroli ustalono, że zadania z zakresu ustawy Ośrodek realizuje na podstawie 16 pkt 2 Statutu Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Dzierzgowie, wprowadzonego Uchwałą Nr 96/XV/2005 Rady Gminy Dzierzgowo z dnia 19 kwietnia 2005 roku. Statut był nowelizowany Uchwałą Nr 78/XIII/2012 Rady Gminy Dzierzgowo z dnia 21 września 2012 roku, co miało związek z realizacją przez Ośrodek zadań wynikających z ustawy o pomocy osobom
uprawnionym do alimentów. Prowadzenie gospodarki finansowej w Ośrodku reguluje 4 ust. 2 Statutu, z którego wynika, że obsługę finansowo-księgową sprawuje Urząd Gminy. Rozwiązanie to jednak narusza przepisy art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885). Działalność Ośrodka określa również Regulamin organizacyjny, wprowadzony Pani Zarządzeniem Nr 4/2009 z dnia 14 lipca 2009 roku. Sprawy będące przedmiotem kontroli uregulowano w 10 ust. 2 pkt 1 do 12 Regulaminu. W jednostce kontrolowanej opracowano instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt oraz instrukcję w sprawie organizacji i działania składnicy akt Ośrodka. Akt ten wydano w porozumieniu z dyrektorem Archiwum Państwowego m. st. Warszawy, działającego z upoważnienia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych i wszedł on w życie z dniem 01 stycznia 2012 roku. Akta świadczeniobiorców, gromadzone są w oddzielnych teczkach aktowych. Do akt prowadzone są spisy spraw i metryki spraw. Na stanowisku merytorycznym prowadzona jest ewidencja wydanych decyzji administracyjnych w sprawach dotyczących świadczeń rodzinnych. Za okres objęty kontrolą Wojewoda Mazowiecki pozytywnie ocenił działania Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Dzierzgowie w zakresie sposobu organizacji zadania, natomiast pozytywnie z uchybieniami ocenił działania w przedmiocie ustalania uprawnień do specjalnego zasiłku opiekuńczego i zasiłku pielęgnacyjnego. 1. Organizacja realizacji zadania. W strukturze organizacyjnej Ośrodka wyodrębniono stanowisko pracy do spraw świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego. Powyższe zgodne jest z przepisami art. 20 ust. 4 ustawy. Ustawowe zadania realizuje Pani na podstawie upoważnienia Wójta Gminy do prowadzenia postępowań w sprawach świadczeń rodzinnych oraz do wydawania w tych sprawach decyzji administracyjnych. Pracownicy na stanowiskach merytorycznych posiadają upoważnienia Wójta Gminy do prowadzenia postępowań w sprawach świadczeń rodzinnych. Sprawy będące przedmiotem kontroli realizuje aktualnie Pani Olga Antosiak Referent ds. świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego. Zatrudniona od dnia 07 lipca 2016 roku na umowę o pracę zawartą na czas zastępstwa. W okresie wcześniejszym, tj. objętym kontrolą, zadania realizowała Pani Emilia Embros Inspektor ds. świadczeń rodzinnych. Zatrudniona została od dnia 01 stycznia 2005 roku na czas nieokreślony w pełnym wymiarze czasu pracy. W czasie kontroli nieobecna długotrwałe zwolnienie lekarskie. Pracownicy merytoryczni posiadają aktualne zakresy czynności, w których określono realizację kontrolowanych zadań.
2. Ustalanie uprawnień do specjalnego zasiłku opiekuńczego. W trakcie kontroli szczegółowej analizie poddano wszystkie akta spraw z okresu podlegającego kontroli, zakończonych wydaniem decyzji administracyjnych. Złożone wnioski o ustalenie prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego były kompletne, zawierając w swojej treści wszystkie niezbędne dane. Do wniosków, opatrzonych pieczęcią z datą wpływu, za wyjątkiem jednej sprawy, wnioskodawcy dołączyli wszystkie wymagane prawem oświadczenia. W sprawie, oznaczonej GOPS.5122.11.2016 wnioskodawca nie dołączył zaświadczenia lub oświadczenia z KRUS o wysokości składek na ubezpieczenie zdrowotne. Na podstawie zgromadzonej dokumentacji świadczeniobiorców stwierdzono, że osoby, którym przyznano specjalne zasiłki opiekuńcze spełniały kryteria dochodowe do otrzymania przedmiotowych świadczeń. W badanych sprawach specjalny zasiłek opiekuńczy przyznawano na okres zasiłkowy. Przyznawano także na okresy krótsze, jeżeli wniosek wpłynął w trakcie trwania okresu zasiłkowego lub gdy orzeczenie o stopniu niepełnosprawności zostało wydane na czas określony. W tym drugim przypadku prawo do specjalnego zasiłku opiekuńczego ustalano do ostatniego dnia miesiąca, w którym upływał termin ważności orzeczenia, nie dłużej jednak niż do końca okresu zasiłkowego. We wszystkich badanych sprawach pracownicy socjalni przeprowadzili rodzinne wywiady środowiskowe. W sprawach tego wymagających przeprowadzano aktualizację rodzinnych wywiadów środowiskowych. Aktualizację tę przeprowadzano po upływie 6 miesięcy od daty przeprowadzenia rodzinnego wywiadu środowiskowego, jeżeli do końca okresu, na który ustalono prawo do specjalnego zasiłku opiekuńczego, pozostało więcej niż 3 miesiące. Specjalny zasiłek opiekuńczy przysługiwał, jeżeli łączny dochód rodziny sprawującej opiekę oraz rodziny wymagającej opieki w przeliczeniu na osobę nie przekraczał kwoty 623 zł netto do 31 października 2014 r., 664 zł netto od 01 listopada 2014 r. do 31 października 2015 r. oraz 764 zł netto od 01 listopada 2015 r. Prawidłowo wyliczano dochody rodzin. W okresie od 01 stycznia 2013 roku do 31 grudnia 2014 roku warunkiem otrzymania świadczenia oprócz spełnienia kryterium dochodowego była faktyczna rezygnacja z zatrudnienia i innej pracy zarobkowej. Natomiast od 01 stycznia 2015 roku specjalny zasiłek opiekuńczy przysługiwał osobie nie tylko, kiedy rezygnowała z zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej, ale również, kiedy jej nie podejmowała. Specjalny zasiłek opiekuńczy wypłacano zgodnie z wydanymi decyzjami administracyjnymi, tj.: w wysokości 520 zł miesięcznie, od dnia oznaczonego w decyzji, przez okres oznaczony w decyzji, przelewami bankowymi na konta zainteresowanych do 30 dnia każdego miesiąca. Sprawy wnioskodawców załatwiano w sposób terminowy. We wszystkich badanych sprawach w decyzjach administracyjnych błędnie oznaczano organ wydający decyzje, ponieważ
zamiast Wójta Gminy Dzierzgowo, jako organ rozstrzygający sprawy wskazywano Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Dzierzgowie. Pozostałe składniki wydanych decyzji administracyjnych można uznać za poprawne w odniesieniu do art. 107 Kpa. Decyzje doręczano stronom za pośrednictwem poczty za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. We wszystkich badanych sprawach jednostka kontrolowana wystąpiła do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w przedmiocie ustalenia okresu niezbędnego do uzyskania 25-letniego okresu ubezpieczenia emerytalnego i rentowego. W rezultacie Ośrodek opłaca składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe za osiem osób na podstawie art. 6 ust. 2a ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2015 r., poz. 121). Aktualnie jednostka kontrolowana nie opłaca przedmiotowej składki za dwie osoby, ponieważ jedna z nich podlega ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowemu z innego tytułu (KRUS sprawa w trakcie ustalania), natomiast druga pobrała ostatnie świadczenie za październik 2016 roku. Ponadto Ośrodek opłaca składkę na ubezpieczenie zdrowotne za siedem osób pobierających specjalny zasiłek opiekuńczy, ponieważ osoby te nie podlegały obowiązkowi ubezpieczenia z innego tytułu. Jednostka kontrolowana nie opłaca przedmiotowej składki za trzy osoby, gdyż dwie posiadały inny tytuł ubezpieczenia, a trzecia pobrała ostatnie świadczenie za październik 2016 roku. Dokonywano stosownych ustaleń w tym zakresie. 3. Ustalanie uprawnień do zasiłku pielęgnacyjnego. Analizie poddano losowo wybrane akta 20 spraw z okresu podlegającego kontroli, zakończonych wydaniem decyzji administracyjnych. Wnioski złożone w sprawie ustalenia prawa do zasiłku pielęgnacyjnego były kompletne, zawierając w swojej treści wszystkie niezbędne dane. Do wniosków, opatrzonych pieczęcią z datą wpływu, wnioskodawcy dołączyli przede wszystkim orzeczenia o niepełnosprawności lub o stopniu niepełnosprawności oraz inne dokumenty stanowiące podstawę do ustalenia uprawnień do zasiłku pielęgnacyjnego. Prawo do świadczenia ustalano na wniosek osób zainteresowanych w oparciu o wydane ostateczne orzeczenia o niepełnosprawności lub o stopniu niepełnosprawności. Przy rozpatrywaniu wniosków brano pod uwagę uregulowania art. 16 ustawy. Zasiłki pielęgnacyjne przyznawano decyzjami administracyjnymi do końca miesiąca, w którym orzeczenia traciły swą ważność. W sytuacjach, kiedy wniosek został złożony przed upływem trzech miesięcy od dnia wydania orzeczenia o niepełnosprawności prawo do zasiłku przyznawano począwszy od pierwszego dnia miesiąca, w którym złożono wniosek o ustalenie niepełnosprawności lub stopnia niepełnosprawności.
Sprawy wnioskodawców załatwiano w sposób terminowy, a świadczenia wypłacano zgodnie z wydanymi decyzjami administracyjnymi, tj. w wysokości 153 zł miesięcznie, od dnia oznaczonego w decyzji, przez okres oznaczony w decyzji, przelewami bankowymi na konta zainteresowanych lub w kasie Urzędu Gminy w Dzierzgowie. We wszystkich badanych sprawach w decyzjach administracyjnych błędnie oznaczano organ wydający decyzje. Zamiast Wójta Gminy Dzierzgowo, wskazywano Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Dzierzgowie. Pozostałe składniki wydanych decyzji administracyjnych były poprawne w odniesieniu do art. 107 Kpa. W większości przypadków decyzje doręczano świadczeniobiorcom za pośrednictwem poczty za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Sporadycznie strony odbierały je osobiście w jednostce kontrolowanej, potwierdzając ten fakt własnoręcznym podpisem i datą odbioru na kopii decyzji. Na ogół akty te prawidłowo doręczano stronom, za wyjątkiem dwóch spraw, oznaczonych GOPS.5121.12.2015 i GOPS.5121.21.2015. I tak w pierwszej sprawie brak było potwierdzenia odbioru decyzji przez świadczeniobiorcę, natomiast w drugiej strona pokwitowała, co prawda odbiór decyzji własnoręcznym podpisem, ale bez daty odbioru. Za stwierdzone uchybienia odpowiedzialność ponosi Pani Kierownik oraz pracownik merytoryczny realizujący kontrolowane zagadnienia. Przedstawiając powyższe ustalenia zobowiązuję Panią Kierownik do podjęcia następujących działań: 1. Zapewnić obsługę księgową w sposób zgodny z art. 54 ust. 1 ustawy o finansach publicznych lub podjąć działania w zakresie zapewnienia przez gminę wspólnej obsługi finansowej, o której jest mowa w art. 10a ustawy z dnia 08 grudnia 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2016 r., poz. 446). 2. Dokumentację spraw kompletować zgodnie z przepisami ustawy z dnia 28 listopada 2003 roku o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2015 r., poz. 114 z późn. zm.) oraz Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 08 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. z 2015 r., poz. 2284), w szczególności o oświadczenia z KRUS o wysokości składek na ubezpieczenie zdrowotne. 3. W decyzjach administracyjnych, zgodnie z art. 107 Kodeksu postępowania administracyjnego oraz z art. 3 pkt 11 i art. 20 ust. 1 ustawy o świadczeniach rodzinnych, jako organ rozstrzygający sprawy, wskazywać Wójta Gminy Dzierzgowo.
4. Decyzje administracyjne przyznające prawo do świadczeń, doręczać stronom z zachowaniem przepisu art. 46 1 Kodeksu postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2016 r., poz. 23). Jednocześnie informuję, że na podstawie art. 48 ustawy o kontroli w administracji rządowej od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze oraz zobowiązuję Panią do przekazania, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, pisemnej informacji o sposobie realizacji zaleceń i wniosków pokontrolnych. z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Marcin Wodziński Zastępca Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Do wiadomości: 1. Pan Zdzisław Morawski Sekretarz Gminy Dzierzgowo 2. a/a