Moduł bs4-mail
Spis treści Wstęp...3 Podstawowe zasady pracy z modułem:...3 Obsługa modułu bs4 mail krok po kroku...4 Inne, standardowe funkcjonalności:...7 Powiązania z innymi modułami:...8 Zalety wykorzystania modułu bs4mail do odbioru poczty:...8 2
Wstęp Moduł bs4 mail pozwala czytać i obrabiać e-maile bezpośrednio w programie CRM. Umożliwia automatycznią archiwizowizację w systemie bs4-crm e-maili przychodzących i wychodzących, przyporządkowywanych do poszczególnych kartotek kontrahentów. Jego wykorzystanie oznacza szybszą pracę i bardziej niezawodną obsługę Klienta. Podstawowe zasady pracy z modułem: E-maile przegląda się poprzez stronę internetową będącą częścią programu bs4-intranet. Program odbiera e-maile z dowolnej ilości kont poprzez protokół POP3 lub IMAP, współpracując z niemal wszystkimi providerami internetowymi (ISP). Grafika nr 1 widok oknaodbioru poczty z możliwośćią zarejestrowania wcześniej zdefiniowanego zdarzenia E-maile wysyła się z kartotek kontrahentów. Maile można czytać w kontekście innych informacji CRM: historii kontaktów z klientem, zaplanowanych zadań. 3
Obsługa modułu bs4 mail krok po kroku System sprawdza czy są wiadomości i pobiera je na serwer firmowy od providera internetowego. Na podstawie reguł ustala adresata (pracownika). Pracownik widzi nowe wiadomości na stronie odbioru poczty (informacja wyświetla się również w oknie głównym bs4-intranet). Grafika nr 2 zestawienie wiadomości e-mail powiązanych z kontrahentem, z poziomu jego kartoteki System próbuje rozpoznać nadawcę maila porównując jego adres e-mail z bazą adresów w bs4-crm i powiązać wiadomość z kartoteką kontrahenta. Jeśli jest to pierwsza wiadomość od danego klienta a w bazie CRM nie było wprowadzonego jego adresu e-mail, pracownik musi ręcznie wskazać nadawcę e-maila w bazie CRM lub go dodać wpisując nazwę firmy. Pracownik musi dla każdej otrzymanej wiadomości potwierdzić przeczytanie kliknięciem, odpowiedzieć na nią lub skasować ją. Dopóki nie wykona żadnej z tych operacji wiadomość pozostaje w folderze wiadomości otrzymanych. Otrzymany e-mail można rejestrować jako jedno z predefiniowanych zdarzeń (np. nowe zapytanie ofertowe, reklamacja itp.). Zarejestrowane zdarzenia mogą powodować skutki przewidziane w bs4-intranet (procedury, powiadomienia, rozliczenia itp.). 4
W momencie kliknięcia Przeczytano lub Odpowiedz system rejestruje zdarzenie w historii kontrahenta z treścią wiadomości. Po zarejestrowaniu zdarzenia użytkownik może kliknąć na linki prowadzące do kartoteki firmy z którą był powiązany e-mail, strony edycji zlecenia, transakcji itp. Pozwala to szybko uzupełnić szczegóły lub nadać dalszy bieg sprawie. Sysytem umożliwia otwieranie zleceń i transakcji na podstawie e-maila lub powiązywanie z istniejącym zleceniem / transakcją. Korzystając z szblonów odpowiedzi możemy w szybki sposób odpowiedzieć klientam na e-maile Przekazując otrzymaną wiadomość innym pracownikom mamy możliwość dopisywania komentarzy, z zachowaniem oryginalnego nadawcy i oryginalnej treści. Grafika nr 3 redagowanie e-maila z użyciem szablonu, z poziomu edycji transakcji 5
Konfiguracja. W specjalnym konfiguratorze należy zdefiniować konta e-mail z których program ma czytać wiadomości. Definiowane są reguły przetwarzania wiadomości do kogo je przekazywać, jakie zdarzenie rejestrować. Grafika nr 4 okno konfiguracyjne konta e-mail użytkownika Reguły automatycznego przekazywania e-maila do odpowiedniego pracownika, opiekuna handlowego klienta lub osoby wylosowanej z grupy pracowników, zależnie od treści wiadomości. 6
Opcja definiowania autoresponderów, które w określonych okolicznościach (np. dniach nieobecności pracownika) wysyłają klientowi automatyczną odpowiedź zanim jeszcze ktokolwiek przeczyta wiadomość. Grafika nr 5 okno ustawień reguł dla konta Inne, standardowe funkcjonalności: Odpowiadając na e-mail klienta system może w treści redagowanej wiadomości umieszczać oryginalną treść lub temat. Odpowiadając można wybrać spod jakiego adresu e-mail wysyłamy własnego czy adresu na który oryginalny e-mail klienta był wysłany (jeśli różne). Skasowane e-mail są definitywnie usuwane z systemu poprzez automatyczny proces sprzątający. 7
Powiązania z innymi modułami: Zlecenia otwieranie nowych zleceń z poziomu strony odbioru poczty lub powiązywanie z istniejącymi zleceniami. Produkty powiązywanie e-maila z produktem. Procedury rejestrowane zdarzenie z e-mailem może startować procedurę. Baza Wiedzy przy odpowiadaniu na e-mail moża wstawić FAQ z modułu Baza wiedzy. Treść redagowanego e-maila można dodać do FAQ. Zalety wykorzystania modułu bs4mail do odbioru poczty: Kontrola. Moduł informuje, które e-maile pozostały bez reakcji. Wsparcie zarządzania dla kierowników. Uprawnione osoby w firmie mogą czytać pocztę innych osób, przekazywać e-maile pomiędzy osobami w firmie. Grafika nr 6 okno skrzynki e-mailowej z możliwością podglądu poczty pracowników Mobilność. Poczta jest dostępna przez przeglądarkę z dowolnej lokalizacji. Wygoda. Maile można czytać w kontekście innych informacji CRM: historii kontaktów z klientem, zaplanowanych zadań. Bezpieczeństwo. Treść maili jest archiwizowana na jednym serwerze, nie można jej ukraść lub wynieść z firmy np. na notebooku pracownika. 8