26/4 Soitił11t:ion u' ~ktnh ~nd,\njs, No 26. t<j% 1\:t".cpni~cic Mcni i Stopów. Nr 2(,, 1?% 1':\.N - Ott t.in{ntnwirc I'L ISSN 02111!-'JJ!I(, DOŚWIADCZENIA WYNIKA.JĄCE Z OPRACOWANI_A, WDROŻENIA I CERTYFIKACJI SYSTEMU ZAPEWNIENIA JAKOSCI WG NORMY ISO 9002 W ODLEWNI ŻELIW A "ŚREM" S.A. DEKERT Jan Odewnia Zetiwa "Śrem SA, u. Staszica, 63-100 Śrcm Odewnia Ze! iwa ) rem" S. A. uzyskała w sierpniu 1995 roku certyfikat zatwierdzający System Zapewnienia Jakości, wydany przez Loyd's Register Quaity Assurance Ltd. Opracowanie dokumentacji i wdrożenie systemu trwało ponad 3 ata. W poszczegónych etapach tworzenia systemu zaobserwowane zostały specyficzne zjawiska i mechanizmy mające istotny wpływ na przyjęcie konkretnych rozwiązań. Zebrane doświadczenia dotyczą głównie uwarunkowań przy podejmowaniu decyzji o adaptacji systemu w firmie oraz metod wdrażania przyjętych rozwiązań i kierunkach rozwojowych systemu. Seria norm ISO 9000 została opracowana w 1987 roku w oparciu o standardy brytyjskie (BS 5750) Znajduje ona także wiee odbić w amerykańskich normach związanych z przemysłem zbrojeniowym. Najbardziej aktuane wydanie, poważnie zmienione, omawianych norm pochodzi z 1994 roku, w Posce istniejące niestety jedynie w niepełnych projektach. Dokumenty te nie mają charakteru technicznego ecz odno sz ą się w całości do zagadniei1 związanych z organizacją i zarządzaniem w przedsiębiorstwie W skład serii norm wchodzi 5 standardów: - ISO 9000- norma instruktażowa pozwaająca na wybór jednego z modei; - ISO 9001, ISO 9002 i ISO 9003- normy właściwe, stanowiąc e poszczegóne modee odniesione do konkretnej organizacji; - ISO 9004 - norma wskazująca metody niektórych rozwiązań w poszczegónych modeach.
43 Oznacza to, że przedsiębiorstwo, które przystępuje do opracowania i wdrożenia Systemu Zapewnienia Jakości jest zmuszone do samodzienego dokonania wyboru modeu normy właściwego da swojej działaności. Doświadczenia wynikające z opracowania, wdrożenia i certyfikacji Systemu Zapewnienia Jakości wg normy ISO 9002, tzn. wg modeu obejmującego produkcję, rozwój, instaowanie i serwis, są tematem niniejszego referatu. W Odewni Żeiwa "ŚREM" SA prace związane z adaptacją normy ISO 9002 podzieone zostały na kika etapów: ) wykonanie anaizy zbieżności funkcjonującego w firmie systemu jakości z wymaganiami normy; 2) podjęcie decyzji o opracowaniu dokumentacji systemu i podporządkowanie organizacji wymaganiom normy; 3) opracowanie pełnej dokumentacji systemu, wykonanie aktuaizacji, modernizacji i adaptacji dokumentacji dotychczas obowiązującej oraz ureguowanie wszystkich wewnętrznych aktów prawnych; 4) sukcesywne wdrażanie systemu zgodnie z systematycznie opracowywaną dokumentacją; 5) przeprowadzenie certyfikacji systemu; 6) utrzymanie i rozwój systemu. Anaiza przedstawionych etapów obrazuje całą złożoność probemów a poniższe wyjaśnienia stanowią ich omówienie. ad ) W każdym przedsiębiorstwie produkcyjnym istnieje jakiś system jakości, kojarzący się najczęściej z wykonywaniem kontroi wyrobów na różnych etapach procesu produkcyjnego. System taki może być mniej ub bardziej skompikowany w zaeżności od rodzaju produkcji. Istniał on także oczywiście w Odewni Żeiwa "ŚREM" SA, a jego złożoność była znaczna, gdyż kontroą były objęte wszystkie ważniejsze etapy procesu. Czynności kontrone dotyczyły : sprawdzania jakości dostaw, jakości modei, żeiwa w stanie płynnym i stałym, mas formierskich i rdzeniowych, form, rdzennic i rdzeni oraz gotowych wyrobów. Ten sposób kontroi pozwaa jedynie dość skutecznie eiminować z procesu wyroby wadiwe. Jest on jednocześnie jednym z eementów systemu jakości wg normy ISO 9002. Powyższe wyjaśnienia wskazują, że niezbędne jest dokonanie szczegółowej anaizy istniejącego w firmie systemu, stwierdzenie zakresu jego zgodności z wymaganiami normy tak,
44 aby wykorzystanie dotychczasowej praktyki było jak najpełniejsze. W Odewni anaizę taką wykonano bardzo starannie poświęcając na to zadanie pół roku intensywnej pracy. Ocena zgodności istniejącej praktyki z normą pozwaa na wstępne okreśenie zakresu prac, jakie trzeba będzie włożyć w przygotowanie dokumentacji systemu. ad 2) Decyzja o przystąpieniu do opracowania dokumentacji systemu jakości Wg normy serii ISO 9000 ma da przedsiębiorstwa znaczenie strategiczne. Stąd wymaga ona głębokiej anaizy, rozpoznania stron pozytywnych i negatywnych. Decyzja ta jest tym trudniejsza, że pociąga za sobą konieczność dokonania zmian organizacyjnych. Naeży zdać sobie sprawę z tego, że większość naszych przedsiębiorstw posiada przestarzałe struktury organizacyjne, nie przystosowane do wprowadzenia kompeksowego zarządzania jakością a tym bardziej do zarządzania poprzez jakość. Koejnym probemem przy podejmowaniu omawianej decyzji jest często niski poziom przedmiotowej wiedzy we wszystkich grupach zawodowych znajdujących się w strukturze organizacji powodujący często niechęć do zmian. Naeży także zdać sobie sprawę z tego, że skuteczne wdrożenie norm serii ISO 9000 wymaga dużego zaangażowania najwyższego kierownictwa firmy jako głównego kreatora i animatora poityki jakości. W sytuacji transformacji ekonomicznej i obaw akwizycyjnych, zainteresowanie systemami jakości często nie jest zagadnieniem pierwszopanowym. Dodatkowy probem stanowią trudności finansowe firm, a warto zaznaczyć, że wdrożenie systemu jest zadaniem dość kosztownym. W strukturze kosztów mieszczą się przede wszystkim wszechstronne szkoenia pracownicze a także opłaty poigraficzne, edytorskie, autorskie i inne wynikające ze zmian organizacyjnych oraz opłaty certyfikacyjne. Wdrożenie systemu jakości wg omawianych norm musi nieść ze sobą także zmiany w mentaności wszystkich pracowników firmy i jest to, jak można stwierdzić z autopsji, probem największy. W warunkach śremskiej odewni ostateczna decyzja dotycząca przystąpienia do opracowania systemu jakości wg normy ISO 9002 była poprzedzona wieoma konsutacjami wewnętrznymi i zewnętrznymi. Głęboka anaiza argumentów ".za" i "przeciw" doprowadziła jednak dyrekcję zakładu do stanowiska aprobującego. Decyzja taka pociągnęła za sobą natychmiastowe zmiany organizacyjne, które m. in. doprowadziły do powstania komórki organizacyjnej odpowiedzianej za wszekie działania związane z opracowaniem i wdrożeniem systemu. Z kikuetniej perspektywy decyzję tę i następujące po niej rozwiązania naeży uznać za posunięcia trafue.
45 ad 3) Typowa dokumentacja systemu jakości opartego o wymagania nonny ISO 9002 składa się z trzech poziomów. Dokumentem wiodącym jest Księga Jakości, która jest swoistym przewodnikiem po systemie, a poszczegóne jej rozdziały są odpowiednikami punktów nonny. Zawiera ona także sformułowaną przez Dyrektora Naczenego poitykę jakości reaizowaną przez przedsiębiorstwo oraz okreśenie jakościowych ceów operacyjnych i strategicznych firmy. Drugi poziom dokumentacji systemu J akości obejmuje, iczący obecnie 48 sztuk, zbiór procedur. Procedury systemu jakości są dokumentami okreśającymi odpowiedzianość oraz zakres i koejność działań w poszczegónych obszarach działaności przedsiębiorstwa odniesionymi do wymagań nonny. Trzeci, ostatni poziom dokumentacji stanowi zbiór ok. 150 instrukcji szczegółowo reguujących wszystkie zagadnienia techniczne, technoogiczne i organizacyjne związane z systemem. Wszystkie poziomy dokumentacyjne, łącznie ze stosowanymi drukami i formuarzami są połączone ściśe zdefiniowanym kodem numeracyjnym. Pozwaa to na zapewnienie pełnego nadzoru nad dokumentacją Dokumentacja systemu jakości w Odewni uega ciągłym przeobrażeniom. Niektóre z dokumentów posiadają już czwarte i piąte wydania. Ciągła modyfikacja dokumentacji świadczy z jednej strony o jej niepełnej trafności a z drugiej o tym, że jest ona czytana i anaizowana, co z koei oznacza, że system jest organizmem żywym, zm1emającym i rozwijającym się. Zdaniem autorów dokumentacji systemu jakości w Odewni nie naeży w pierwszym okresie jej tworzenia dążyć do absoutnej perfekcji, gdyż nadmiernie wydłuża się czas opracowania i następuje swoiste spaenie inteektuane twórców. Korzystniejsze jest dopinowanie kompetności, nie zostawianie białych pam, które "kiedyś" się wypełni. Opracowaną dokumentację powinny weryfikować zdobywane sukcesywnie w1adomości i doświadczenie. ad 4) Doświadczenia śremskiej odewni pozwaają na sformułowanie tezy, że opracowane systematycznie procedury i instrukcje naeży sukcesywnie wdratać. Niekorzystne natomiast jest opracowanie całej dokumentacji i jej jednorazowe wprowadzenie za pomocą zarządzenia. Duże skompikowanie dokumentacyjne, pojawienie się wieu nieznanych dotąd rozwiązań może spowodować zupełny paraiż organizacyjny. Warto dodać w tym miejscu, że seria norm ISO 9000 niesie cały szereg nieznanych dotąd w naszych organizacjach pojęć i działań. Naeżą do nich, w wiekim skrócie: kompeten~je pełnomocników d/s jakości, przegądy wykonywane przez kierownictwo, przegądy umów, kwaifikacje dostawców, nadzorowanie wyposażenia produkcyjnego i kontronego, nadzorowanie zapisów dot. jakości,
46 pojęcia serwisu, auditów wewnętrznych i wiee innych. Wdrożenie wszystkich wymagań normy, pełna reaizacja jej postanowień i zarządzanie jakością zgodnie z fiozofią wyznawaną przez współczesnych teoretyków (Juran, Deming, Kindarski) zajmujących się tą tematykąjest w naszych warunkach bardzo trudne, chociaż konieczne. Uwarunkowań i usprawiediwień w tej materii jest wiee, część z nich posiada uzasadnienie historyczne, jednakże uporczywe i sukcesywne wdrażanie systemów jakości i ich rozwój naeży traktować jako nieustający i konieczny proces. ad 5) Wdrożony i funkcjonujący system jakości naeży poddać certyfikacji w niezaeżnej, upoważnionej instytucji. Odewnia Żeiwa "ŚREM'' SA przeprowadziła certyfikację swojego systemu poprzez Loyd's Register Quaity Assurance Ltd. Proces certyfikacji składający się z auditu wstępnego, auditu dok'umentacji i auditu certyfikującego rozpoczął się w maju a zakończył w sierpniu 1995 roku uzyskaniem zatwierdzenia. Potraktowany został jako znaczący sukces całej załogi. Był ukoronowaniem ponad 3 etniej uporczywej pracy i osobistym sukcesem jego autorów. Warto tutaj zwrócić uwagę na konieczność przeprowadzenia rozpoznania i najkorzystniejszego, zgodnie z przyjętymi kryteriami, doboru firmy certyfikującej. Naeży przy tym wykorzystać wszystkie możiwe aspekty rozpoznania marketingowego, gdyż wybór firmy certyfikującej oznacza związanie się z nią (poprzez serię auritów kontronych) na okres co najmniej trzyetni. ad 6} Uzyskany certyfikat nie jest wydany raz na zawsze. W okreśonych odstępach czasu przeprowadzone są audity kontrone, które mają potwierdzić, że system jest utrzymany oraz że następuje jego systematyczny, ciągły rozwój. W marcu b.r. odbył się w Odewni pierwszy audit kontrony, który, wg naszej oceny, doprowadził do zwiększenia wymagań, a to z koei wymogło na naszej firmie wprowadzenie wieu zmian zmierzających do udoskonaenia systemu. Takie postępowanie wymusza rozwój i jest nośnikiem postępu w kierunku fiozofii okreśanej mianem TQM (Tota Quaity Management). Skrócony opis drogi Odewni Żeiwa "ŚREM" SA do opracowania, wdrożenia i certyfikacji systemu przedstawia rys.
47 Anaiza systemu. funkcjonującego t ocena zbieżności w wymag. nonny IS DyrekcJa Odewni Dział Kontroi Jakości Podjęcie decyzji o opracowaniu systemujak ości Dyrekcja Odewni Powołanie Służby Zapewnienia Jakości ----- Dyrekcja Odewni Powołanie zespołów autorskich Dyrekcja Odewni Służba Zapewnienia Jakości Sukcesywne opracowanie dokumentacji --- - Zespoły autorskie Służba Zapewnienia Jukości Sukcesywne wdrażanie dokumentacji Jednostki organizacyjne Odewni Przeprowadzeni e auritów wewnętrznych Zespół auditorów zakładowych 2
48 N Pełnomocnik Ostateczna ocena wdrożenia Zarząd S p ółki + Pełnomocnik Jednostki org. +zespoły autorskie Wykonanie poprawek i uzupełnień Zarząd Spółki + Penomocnik Auditowane Jednostki Organizacyj n e Pełnomocnik d/s Jakośc i Podpisanie umowy zlrqa Wykonanie audi tu wstępnego N Zarząd Spółki ---! LRQA_] LRQA Pełnomocnik N Wykonanie auditu - - LRQA dokumentów _.
49 Pełnomocnik N Rekomendacja L-----~do zatwierdzenia - - c -~-_J --1 LRQA LRQA Załoga Odewni --1 LRQA Trwający proces Rys.. Skrócony schemat bokowy dotyczący opracowania, wdrożenia i certyfikacji Systemu Zapewnienia Jakości w Odewni Żeiwa " ŚREM" SA