INFORMATOR ZAMAWIAJĄCEGO 2016
INFORMATOR ZAMAWIAJĄCEGO 2016
Publikacja INFORMATOR ZAMAWIAJĄCEGO 2016 to tabele, zestawienia i wskazówki krok po kroku, które ułatwią pracę specjalisty ds. zamówień publicznych. Wszystkie potrzebne informacje zostały zebrane i usystematyzowane w praktycznej formule. Redaktor prowadzący: Klaudyna Saja-Żwirkowska Wydawca: Rafał Duluk Korekta: Zespół Projekt okładki: Ireneusz Gawliński Skład i łamanie: Dariusz Ziach Druk: MDruk ISBN: 978-83-269-4351-5 Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2015 Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa tel.: 22 518 29 29, faks: 22 617 60 10 Publikacja Informator zamawiającego 2016 chroniona jest prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w książce bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Niniejsza publikacja została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów. Zaproponowane w niej wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.
Spis treści Przygotowanie procedury... 5 Reguły ustawowe w praktyce udzielania zamówień... 5 Różnice między procedurą krajową a unijną... 6 Jednostki, które zastosują poszczególne progi kwotowe... 6 Progi wartości zamówień... 7 Tryby udzielania zamówień... 7 Kiedy stosować ustawę Prawo zamówień publicznych... 8 System progów kwotowych... 9 Mechanizm szacowania wartości zamówienia... 10 Dokumenty, których może wymagać zamawiający w celu potwierdzenia spełnienia warunków... 11 Dokumenty, których może wymagać zamawiający w celu potwierdzenia, że wykonawca nie podlega wykluczeniu z powodu spełnienia negatywnych warunków... 11 Specyfikacja istotnych warunków zamówienia... 12 Treść siwz... 12 Wyłączenia z udziału w pracach komisji... 20 Obowiązki komisji przetargowej... 21 Wszczęcie postępowania... 22 Zalety i wady każdego z trybów udzielania zamówień... 22 Miejsce publikacji ogłoszeń przy różnych wartościach zamówień... 23 Czynności, które musi podjąć wykonawca, aby wziąć udział w przetargu publicznym... 24 Terminy na składanie ofert w postępowaniach poniżej i powyżej progów unijnych... 26 Terminy na udzielenie odpowiedzi wykonawcom w postępowaniu krajowym i unijnym... 27 Wybór wykonawcy... 29 Ocena ofert i spełnienia warunków przez wykonawcę... 29 Dokumenty w postępowaniu o zamówienie publiczne... 30 3
Informator zamawiającego 2016 Warunki udziału w postępowaniu... 32 Dokumenty składane przez wykonawców polskich oraz zagranicznych... 32 Dokumenty, które wolno uzupełnić... 34 Termin związania ofertą... 34 Procedura uzupełniania dokumentów... 35 Zestawienie podstaw wykluczenia wykonawcy z postępowania... 36 Przestępstwa, których popełnienie jest podstawą wykluczenia wykonawcy z postępowania... 37 Wyjaśnienie rażąco niskiej ceny... 38 Metody wyboru najkorzystniejszej oferty... 39 Kryteria pozacenowe... 39 Przykłady zastosowania kryteriów pozacenowych... 40 Okoliczności, które zobowiązują zamawiającego do unieważnienia postępowania... 43 Umowa... 45 Termin standstill w postępowaniach krajowych i unijnych (art. 94 ustawy Pzp)... 45 Zmiany umowy... 45 Odwołania... 46 Terminy na wniesienie odwołania... 46 4
Przygotowanie procedury Reguły ustawowe w praktyce udzielania zamówień Zasada Celowe i oszczędne wydatkowanie środków Uzyskiwanie najlepszego efektu z zakładanych środków Zastosowanie optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów Obowiązek kupowania na tyle szybko, aby inni mogli terminowo realizować swoje zadania Traktowanie wykonawców w sposób uczciwy i obiektywny Przełożenie na działanie Zamawiający powinien robić rozeznanie rynku oraz zbierać i porównywać oferty, aby generować oszczędności. Należy także weryfikować potrzeby zakupowe inicjatorów zakupu i dbać o to, by zamówienia nie były dzielone. Agregacja zakupów pozwala osiągnąć wymierne korzyści. W praktyce reguła sprowadza się do tego, że najlepsze to nie zawsze najtańsze. Trzeba patrzeć na zakup całościowo. Należy zbadać, jaki jest całkowity koszt pozyskania, zainstalowania, użytkowania, utrzymywania dostawy/usługi na przestrzeni określonego czasu (Total Cost of Ownership TCO). Czasami lepiej wydać więcej przy zakupie, aby zaoszczędzić na kosztach eksploatacji i długich ścieżkach reklamowania wadliwego sprzętu. Czas pracy osób dokonujących zamówień to wymierny koszt dla jednostki zamawiającej. Z tego względu nie należy narzucać sobie zbytnich formalności, jeśli nie jest to wymagane regulaminami wewnętrznymi. Warto stosować elektroniczne środki porozumiewania się, dokonywać zakupów przez Internet oraz porównywać ceny za pomocą prostych rozeznań rynku. Zawsze należy pytać o rabat lub upust. Trzeba też budować relacje z wykonawcami chętnie obniżą cenę, jeśli będą mieli przekonanie, że klient (zamawiający) do nich wróci. Warto upraszczać procedury i nie budować skomplikowanych regulacji dla zakupu za przysłowiową złotówkę. Do pozyskania drobnych zamówień nie należy angażować wielu osób. Aby uniknąć dyskryminacji, trzeba zrobić rozeznanie rynku i dbać o stałe powiększanie się bazy wykonawców. Podmioty, które w danej organizacji czują się monopolistami, oferują wyższe ceny i psują rynek zakupów.
Informator zamawiającego 2016 Różnice między procedurą krajową a unijną Procedura krajowa y W postępowaniach o tej wartości odwołanie przysługuje wykonaw com wyłącznie wobec określonych czyn ności, mianowicie wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia, procedury z wolnej ręki i zapytania o cenę, opisu sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu, wykluczenia wykonawcy z postępowania i odrzucenia oferty. y Nie ma obowiązku powoływania komisji przetargowej. y Decyzje o wyborze trybu innego niż podstawowy (np. z wolnej ręki lub negocjacji bez ogłoszenia) podejmuje samodzielnie kierownik zama wiającego po stwierdzeniu, że zachodzą przesłanki, które uzasadniają zastosowanie trybu (chodzi o przesłanki wskazane w ustawie Pzp). Nie ma obowiązku zawiadamiania prezesa UZP o wyborze trybu. Istnieje obowiązek publikacji ogłoszeń o zamówieniach w Biuletynie ZP (oprócz strony internetowej i siedziby). y Zamawiający nie musi wymagać od wykonawców dokumentów, które potwierdzą, że spełniają oni warunki udziału w postępowaniu, oraz nie musi żądać od wykonawców wadium. y Niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego albo umowy ramowej zamawiający przekazuje ogłoszenie o udzieleniu zamówie nia do Biuletynu ZP. y Należy sporządzić siwz. y Należy przygotować pisemny protokół z postępowania o udzielenie zamówienia. Procedura unijna y Zamawiający ma obowiązek żądać od wykonawców dokumentów, które potwierdzą, że spełniają oni warunki udziału w postępowaniu. y Zamawiający ma obowiązek powołać komisję przetargową. y Zamawiający przekazuje ogłoszenie o zamówieniu do UPUE. y W terminie 3 dni od wszczęcia postępowania w trybie negocjacji bez ogłoszenia lub z wolnej ręki zamawiający zawiadamia prezesa UZP o jego wszczęciu, podając uzasadnienie faktyczne i prawne zastosowania tego trybu. y Zamawiający zawiadamia prezesa UZP oraz Komisję Europejską o odrzuceniu ofert, jeśli według niego: zawierały rażąco niską cenę z powodu udzielenia pomocy publicz nej, a wykonawca, w terminie, który mu wyznaczył zamawiający, nie udowodnił, że pomoc ta jest zgodna z prawem w rozumieniu przepisów o postępo waniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej. y Niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego albo umowy ramowej zamawiający przekazuje ogłoszenie o udzieleniu zamówie nia do UPUE. Jednostki, które zastosują poszczególne progi kwotowe Próg wskazany rozporządzeniem Próg 5.186.000 euro dla robót budowlanych Jednostki, które zastosują ten próg Wszyscy zamawiający 6
Przygotowanie procedury Próg 134.000 euro dla dostaw bądź usług Próg 207.000 euro dla dostaw lub usług Próg 414.000 euro dla dostaw lub usług Zamawiający z sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów o finansach publicznych z wyłączeniem uczelni publicznych, państwowych instytucji kultury, państwowych instytucji filmowych, jednostek samorządu terytorialnego oraz ich związków, jednostek sektora finansów publicznych, dla których organem założycielskim lub nadzorującym jest jednostka samorządu terytorialnego, a także udzielanych przez zamawiających będących państwowymi jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej (z wyjątkiem zamówień z obronności i bezpieczeństwa) Zamawiający inni niż wyżej wymienieni, z wyjątkiem zamówień sektorowych i zamówień z dziedziny obronności i bezpieczeństwa Zamawiający sektorowi oraz udzielający zamówienia z dziedziny obronności i bezpieczeństwa Progi wartości zamówień Ustawowe progi wartości zamówień po przeliczeniu zgodnie z aktualnym średnim kursem euro, stanowiącym podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (kurs euro 4,2249) 134.000 euro 566.137 zł 207.000 euro 874.554 zł 414.000 euro 1.749.109 zł 5.186.000 euro 21.919.331 zł Tryby udzielania zamówień Tryby udzielania zamówień publicznych konkurencyjne niekonkurencyjne przetarg nieograniczony negocjacje z ogłoszeniem zamówienie z wolnej ręki przetarg ograniczony dialog konkurencyjny zapytanie o cenę negocjacje bez ogłoszenia licytacja elektroniczna 7