Zakupy poniżej euro Zamówienia w procedurze krajowej i unijnej

Transkrypt

1 biblioteczka zamówień publicznych Agata Hryc-Ląd Małgorzata Skóra Zakupy poniżej euro Zamówienia w procedurze krajowej i unijnej Nowe progi w zamówieniach publicznych 2014

2 Agata Hryc-Ląd Małgorzata Skóra Zakupy poniżej euro Zamówienia w procedurze krajowej i unijnej Nowe progi w zamówieniach publicznych 2014

3 Autorzy: Agata Hryc-Ląd wieloletni praktyk, doradca, autor komentarzy i publikacji w dziedzinie zamówień publicznych, członek Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Konsul-tantów Zamówień Publicznych, obecnie główny specjalista w dużej instytucji zamawiającej (str. 7 32) Małgorzata Skóra prawnik, członek Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Konsultantów Zamówień Publicznych, w latach starszy specjalista w Departamencie Prawnym Urzędu Zamówień Publicznych, kierownik Wydziału Zamówień w spółce sektora energetycznego (str ) Redaktor prowadzący: Klaudyna Saja-Żwirkowska Wydawca: Katarzyna Czech Korekta: Zespół Projekt okładki: Piotr Fedorczyk ISBN: Copyright by Wiedza i Praktyka sp. z o.o., Warszawa 2014 Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, Warszawa tel , faks zamowieniapubliczne@wip.pl Skład i łamanie: Katarzyna Kopeć Druk: MDruk Publikacja chroniona jest prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w książce bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Niniejsza publikacja została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów. Zaproponowane w niej wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków. Informujemy, że Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, przy ul. Łotewskiej 9a w celu realizacji niniejszego zamówienia oraz do celów marketingowych przesyłania materiałów promocyjnych dotyczących innych produktów i usług. Mają Państwo prawo do wglądu oraz poprawiania swoich danych, a także do wyrażenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania do celów promocyjnych. Podanie danych jest dobrowolne. Zapewniamy, że dane nie będą przekazywane bez Państwa wiedzy i zgody innym podmiotom.

4 Spis treści Wstęp...5 Zakupy poniżej euro praktyczne aspekty związane z ich dokonywaniem...7 Ustawowe reguły związane ze zlecaniem zamówień podprogowych...7 Zasady w regulaminie...10 Poprawne szacowanie wartości zamówienia na zakupy do euro Kurs euro...12 Zmiana progu a wszczęte postępowania...13 Opis przedmiotu zamówienia...16 Sposoby wyboru konkretnego wykonawcy...18 Nabywanie niewielkich zamówień...18 Procedury zakupowe dla dużych zamówień...19 Platformy zakupowe...22 Zadania osoby prowadzącej postępowanie na zakupy...23 Obowiązki pracownika...23 Wniosek zakupowy...24 Analiza drobnych zakupów i wprowadzanie usprawnień w jednostce...25 Regulamin udzielania zamówień oraz zarządzenia...26 Protokołowanie postępowania...27 Umowa bądź dokument zamówienia...28 Umowa na piśmie...28 Umowy elektroniczne...29 Dokument zamówienia...30 Wiedza i Praktyka 3

5 Kontrakty ustne...30 Środki odwoławcze...30 Kontrola zamówień poniżej euro...31 Zamówienia w procedurze krajowej i unijnej jak ustalić progi kwotowe i zastosować odpowiednie przepisy...33 Wartość zamówienia decyduje o tym, w jakiej procedurze będzie prowadzone postępowanie...33 Przebieg postępowania o zamówienie zależy od wartości zamówienia...36 Ogłoszenie o zamówieniu...36 Terminy składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert...36 Zmiany ogłoszeń o zamówieniu...40 Terminy na pytania i odpowiedzi do specyfikacji istotnych warunków zamówienia...43 Termin związania ofertą...45 Wadium...46 Komisja przetargowa...47 Warunki udziału w postępowaniu...48 Środki ochrony prawnej wykonawców...51 Termin zawarcia umowy...54 Dodatkowe tryby...55 Obowiązki informacyjne wobec prezesa Urzędu Zamówień Publicznych...56 Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości przekraczającej euro wzór...58 Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej euro wzór Wiedza i Praktyka

6 Wstęp Ustalenie wartości szacunkowej zamówienia jest niezwykle ważną czynnością zamawiającego, która ma na celu określenie, w jakiej procedurze, zależnej od progu zamówienia, zamawiający zobowiązany jest dokonać zakupów. A progów w zamówieniach mamy wiele, ich wartości często się zmieniają. Nasza publikacja porządkuje wszystkie te informacje. W wyniku nowelizacji, która weszła w życie 16 kwietnia 2014 r. próg stosowania przepisów ustawy Pzp wynosi obecnie euro. Natomiast na wysokość tzw. progów unijne wskazuje rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 23 grudnia 2013 r. w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej (Dz.U. poz. 1735). Ustalenie właściwego progu jest czynnością przesądzającą o tym, czy konieczne jest stosowanie ustawy Pzp, oraz o wyborze krajowej lub unijnej procedury udzielenia zamówienia publicznego. W zależności od tej kwoty należy zastosować różne przepisy. Im jest ona wyższa, tym więcej formalności trzeba dopełnić i tym dłużej będzie trwać procedura udzielenia zamówienia. Najważniejsze różnice w zakresie wskazanych procedur nasi eksperci omówili w publikacji Zakupy poniżej euro. Zamówienia w procedurze krajowej i unijnej. Została ona podzielona na dwie części, w pierwszej znajdują się informacje, jak dokonywać zakupów, jeśli nie został przekroczony próg euro. Natomiast z drugiej dowiemy się, jak przeprowadzić postępowanie w procedurze krajowej i unijnej. Z poważaniem Klaudyna Saja-Żwirkowska redaktor prowadząca Wiedza i Praktyka 5

7

8 Zakupy poniżej euro praktyczne aspekty związane z ich dokonywaniem Zamawiających publicznych zobowiązanych do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych niewątpliwie ucieszyła informacja o podniesieniu dotychczas obowiązującego progu stosowania ustawy z euro do euro. Rodzi się jednak pytanie, w jaki sposób efektywnie wydatkować fundusze zwolnione z ustawowego obowiązku. Czy podniesienie progu ustawowego wpłynie pozytywnie na dobór wykonawców, czy zamawiający będą dbali o zachowanie zasad równego traktowania wykonawców dla drobnych zamówień pozaustawowych? Warto zwrócić uwagę, że w instytucjach zobowiązanych do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych wartość zamówień podprogowych, tj. poniżej euro, może dochodzić do 80% wartości budżetu. Szacuje się, że liczba drobnych zamówień w sferze budżetowej wynosi nawet kilka miliardów złotych. Jednak należy pamiętać, że brak obowiązku stosowania ustawy Pzp nie oznacza, iż zamawiający przestaje być związany dyscypliną finansów publicznych. Wskazujemy kierunki działań zalecanych przy organizacji zakupów do euro. Podpowiada, też efektywne i elastyczne rozwiązania, które z powodzeniem sprawdzają się w firmach komercyjnych, a w prosty sposób mogą zostać przeniesione na grunt sektora finansów publicznych. Ustawowe reguły związane ze zlecaniem zamówień podprogowych Przy dokonywaniu drobnych zakupów należy pamiętać o normie z art. 44 ust. 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. Wiedza i Praktyka 7

9 o finansach publicznych. Określa ona, że wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny. Należy przy tym przestrzegać zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów. Trzeba mieć również na względzie terminową realizację zadań. Artykuł 44 ust. 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych tworzy swoisty dekalog, którym powinien kierować się każdy podmiot publiczny dokonujący zamówień podprogowych. Właśnie na tych wytycznych można z powodzeniem zbudować regulamin dla zamówień poniżej euro. Należy także pamiętać o zasadach udzielania zamówień wynikających z ustawy Pzp. Chodzi przede wszystkim o zachowanie uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców oraz pisemności i jawności postępowania. Reguły te trzeba jednak stosować odpowiednio do celów i potrzeb w konkretnym przypadku, tak aby formalizm i długość procedur zakupowych nie paraliżowały pracy jednostki (zob. tabela 1). O tym, jak z nich rozsądnie korzystać, zachowując jednocześnie transparentność postępowania, piszemy w kolejnych rozdziałach. Tabela 1. Reguły ustawowe w praktyce udzielania zamówień Zasada Celowe i oszczędne wydatkowanie środków Przełożenie na działanie Zamawiający powinien robić rozeznanie rynku oraz zbierać i porównywać oferty, aby generować oszczędności. Należy także weryfikować potrzeby zakupowe inicjatorów zakupu i dbać o to, by zamówienia nie były dzielone. Agregacja zakupów pozwala osiągnąć wymierne korzyści. 8 Wiedza i Praktyka

10 Zasada Uzyskiwanie najlepszego efektu z zakładanych środków Zastosowanie optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów Obowiązek kupowania na tyle szybko, aby inni mogli terminowo realizować swoje zadania Traktowanie wykonawców w sposób uczciwy i obiektywny Przełożenie na działanie W praktyce reguła sprowadza się do tego, że najlepsze to nie zawsze najtańsze. Trzeba patrzeć na zakup całościowo. Należy zbadać, jaki jest całkowity koszt pozyskania, zainstalowania, użytkowania, utrzymywania dostawy/usługi na przestrzeni określonego czasu (Total Cost of Ownership TCO). Czasami lepiej wydać więcej przy zakupie, aby zaoszczędzić na kosztach eksploatacji i długich ścieżkach reklamowania wadliwego sprzętu. Czas pracy osób dokonujących zamówień to wymierny koszt dla jednostki zamawiającej. Z tego względu nie należy narzucać sobie zbytnich formalności, jeśli nie jest to wymagane regulaminami wewnętrznymi. Warto stosować elektroniczne środki porozumiewania się, dokonywać zakupów przez Internet oraz porównywać ceny za pomocą prostych rozeznań rynku. Zawsze należy pytać o rabat lub upust. Trzeba też budować relacje z wykonawcami chętnie obniżą cenę, jeśli będą mieli przekonanie, że klient (zamawiający) do nich wróci. Warto upraszczać procedury i nie budować skomplikowanych regulacji dla zakupu za przysłowiową złotówkę. Do pozyskania drobnych zamówień nie należy angażować wielu osób. Aby uniknąć dyskryminacji, trzeba zrobić rozeznanie rynku i dbać o stałe powiększanie się bazy wykonawców. Podmioty, które w danej organizacji czują się monopolistami, oferują wyższe ceny i psują rynek zakupów. Wiedza i Praktyka 9

11 Zasady w regulaminie Opisane zasady należy uwzględnić w regulaminie udzielania zamówień podprogowych. P r z y k ł a d Oto propozycje konkretnych zapisów, jakie mogą znaleźć się w regulaminie udzielania zamówień do euro: 1. Czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia wykonują pracownicy wskazani przez kierownika zamawiającego. Osoby te są zobowiązane działać bezstronnie i obiektywnie, dokonując wydatków w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów, w sposób umożliwiający terminową realizację zadań, w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. 2. Wszystkie osoby uczestniczące w postępowaniu o udzielenie zamówienia o wartości nieprzekraczającej kwoty euro są zobligowane stosować obowiązujące w tym zakresie przepisy powszechnie obowiązującego prawa oraz niniejszy Regulamin. 3. Udzielanie zamówień jest dopuszczalne z zachowaniem następujących zasad: uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców, jawności, przy czym zamawiający w uzasadnionych przypadkach może odstąpić od jawnego otwarcia ofert, natomiast dostęp do 10 Wiedza i Praktyka

12 dokumentów z postępowania odbywa się na zasadach ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. nr 112, poz ze zm.), pisemności prowadzonego postępowania; przy czym za zachowanie formy pisemnej uważa się pismo, faks, dokument przesłany drogą elektroniczną ( ), a także złożenie oferty z wykorzystaniem systemu informatycznego zamawiającego do realizacji zakupów, pisemności zawieranych umów i składania zamówień z zastrzeżeniem, że wymóg zawarcia umowy w formie pisemnej nie dotyczy kontraktów, dla których ogólnie przyjętą praktyką jest ich zawieranie bez zachowania formy pisemnej (np. zakup biletów kolejowych i autobusowych). W takim przypadku pracownik odpowiedzialny za zakup jako potwierdzenie zawarcia umowy przedstawia dowód księgowy w rozumieniu przepisów o rachunkowości. Pracownik odpowiedzialny za zakup jest zobowiązany do potwierdzenia zakresu zamówienia, w szczególności poprzez zachowanie dokumentacji dotyczącej zlecenia zamówienia, zakazu dzielenia zamówienia i zaniżania jego wartości szacunkowej w celu ominięcia obowiązku stosowania przepisów ustawy Pzp. Poprawne szacowanie wartości zamówienia na zakupy do euro Ustalenie wartości zamówienia jest pierwszą i niezwykle istotną czynnością przesądzającą o tym, czy podmiot Wiedza i Praktyka 11