ZAPYTANIE OFERTOWE DOTYCZY: Numer CPV: 79414000-9 Usługi doradcze w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi Konica Minolta Business Solutions Polska Sp. z o.o. zaprasza do składania ofert na realizację usług doradczych w ramach realizacji innowacyjnego projektu Wyzwalanie zaangażowania i przedsiębiorczości techników współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego - konkurs PARP Rozwiązania jutra w HR (poddziałanie 2.1.1.). Powyższe zapytanie ofertowe prowadzone jest w ramach zasady konkurencyjności i nie stanowi przedmiotu zamówienia publicznego w ramach przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późniejszymi zmianami). Celem projektu Wyzwalanie zaangażowania i przedsiębiorczości techników jest opracowanie innowacyjnego mechanizmu motywacyjnego dla techników serwisu (pracowników świadczących usługi techniczne na rzecz Klientów), którego zastosowanie doprowadzi do poprawy doświadczeń Klientów oraz zwiększy ich satysfakcję z poziomu dostarczanych usług. Mechanizm ten ma zostać opracowany i przetestowany u Zamawiającego, a następnie upowszechniany i udostępniany bezpłatnie przez PARP innym podmiotom. Projekt będzie realizowany w siedmiu Zadaniach (etapach) (zgodnie z przyjętymi przez PARP zasadami realizacji projektów innowacyjnych), tj.: 1. Diagnoza i analiza problemu 2. Opracowanie wstępnej wersji produktu oraz strategii wdrażania projektu innowacyjnego 3. Testowanie opracowanego produktu 4. Analiza rzeczywistych efektów testowanego produktu 5. Opracowanie produktu finalnego 6. Upowszechnianie i włączanie do głównego nurtu polityki 7. Audyt projektu Niniejsze zapytanie ofertowe dotyczy wykonania usług w realizacji wybranych działań w ramach Zadań nr. 1, 2, oraz 4. I. ZAMAWIAJĄCY Konica Minolta Business Solutions Sp. z o.o. ul. Muszkieterów 15, 02-273 Warszawa NIP: 5260204908, REGON: 002204072 KRS: 0000108685 II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest realizacja zadań określonych w tabeli. Miejsce realizacji zamówienia Miasto Stołeczne Warszawa. Europejskiego Funduszu Społecznego (Program Operacyjny Kapitał Ludzki) 1
Zadanie Zadanie 1 Zadanie 2 Zadanie 4 Działanie wywiadów z menedżerami HR i ekspertami HR każdy wywiad minimum 1h warsztatu podsumowującego z menedżerami i ekspertami HR (ok. 10-15 osób) warsztat ok. 2 8h (w zależności od wywiadów z technikami serwisu każdy wywiad minimum 1h warsztatu podsumowującego z technikami serwisu (ok. 10-15 osób) warsztat ok. 6 8 h (w zależności od wywiadów z Klientami każdy wywiad minimum 1h Przygotowanie raportu podsumowującego z przeprowadzonych wywiadów i warsztatów oraz analizy problemu Opracowanie dokumentu opisującego zasady funkcjonowania mechanizmu z punktu widzenia jego użytkowników (techników) wraz z konsultacjami około 5 10h konsultacji warsztatu z menedżerami i ekspertami HR (ok. 10-15 osób) warsztat ok. 2 8h (w zależności od dostępności uczestników) Przeprowadzenie warsztatu: z menedżerami HR (ok. 10-15 osób) w celu zebrania informacji zwrotnej na temat działania mechanizmu w praktyce warsztat ok. 2 8h (w zależności od Przeprowadzenie warsztatu: z technikami (ok. 60 osób) w celu zebrania informacji zwrotnej na temat działania mechanizmu w praktyce warsztat ok. 2 8h (w zależności od Planowany termin realizacji XII 2012 I 2013 II - III 2013 IV V 2013 XI- XII 2013 XI- XII 2013 Produkty prac Lista kontaktów do min. 10 menedżerów / ekspertów HR warsztat warsztat fazę diagnozy i analizy problemu Dokument (regulamin) opisujący mechanizm motywacyjny Notatki z uwagami do dokumentu przekazane przez użytkowników i odbiorców Europejskiego Funduszu Społecznego (Program Operacyjny Kapitał Ludzki) 2
Dodatkowo, Wykonawca powinien uwzględnić w swojej ofercie czas na zapoznanie się z materiałami projektowymi, wynikami prac Zespołu Projektowego po stronie Zamawiającego oraz poszukiwanie danych i analizę dokumentów i raportów koniecznych do należytego przeprowadzenia zadań wskazanych w tabeli. Wszystkie koszty dodatkowe związane z realizacją prac doradczych (w tym m.in. dojazdy, diety, noclegi) będą kosztem Wykonawcy i nie obciążą dodatkowo Zamawiającego. 2. W celu realizacji zamówienia Zamawiający udostępni Wykonawcy: a. materiały merytoryczne dotyczące projektu b. kontakty do osób, z którymi należy przeprowadzić wywiady i warsztaty c. lokal i warunki do przeprowadzenia warsztatów (rzutnik, flipchart, catering) 3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. 4. Zamawiający nie dopuszcza możliwości powierzenia części lub całości zamówienia podwykonawcom. III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin wykonania przedmiotu zamówienia: od podpisania umowy do 31.12.2013 r. z uwzględnieniem terminów planowanych dla realizacji poszczególnych Zadań, jak wskazano w punkcie II. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany terminów realizacji Zadań w zależności od przebiegu i postępów całego projektu. IV. KRYTERIA DOSTĘPU DLA POTENCJALNYCH WYKONAWCÓW Do udziału w postępowaniu zapraszamy Wykonawców spełniających łącznie następujące kryteria: Minimum 5 projektów doradczych zrealizowanych w ciągu ostatnich 3 lat dla podmiotów zarejestrowanych na terytorium Polski, poparte pisemnymi referencjami od Klientów wskazującymi na należyte wykonanie usług (za projekt doradczy nie uważa się świadczenia wyłącznie usług szkoleniowych) Dysponowanie i dedykowanie do realizacji projektu min. jednej osoby posiadającej min. 5-letnie doświadczenie w realizacji projektów doradczych V. OPIS SPOSBU PRZYGOTOWANIA OFERTY Aby oferta została uznana za ważną, powinna zawierać: 1. prezentację firmy opis działalności, prezentację osiągnięć i doświadczeń itp., 2. dane adresowo rejestracyjne Wykonawcy, tj.: adres lub siedzibę Wykonawcy, osoby upoważnione do zaciągania zobowiązań w imieniu Wykonawcy, numer telefonu, numer NIP, osobę do kontaktu w sprawie oferty, 3. opis doświadczenia osób dedykowanych do realizacji projektu ze wskazaniem (dla każdej z osób) zadań adekwatnych do przedmiotu niniejszego zapytania ofertowego, tj.: a. Doświadczenie w realizacji projektów doradczych o charakterze strategicznym, tj. mających istotny wpływ na kondycję całego przedsiębiorstwa lub podmiotu (np. opracowanie strategii przedsiębiorstwa) b. Doświadczenie w obszarze opracowywania systemów motywacyjnych c. Doświadczenie w realizacji projektów doradczych dotyczących pracowników obsługi technicznej lub pracy / współpracy z taką grupą pracowników d. Doświadczenie w realizacji projektów doradczych dla firm z sektora technologii informacyjnych i komunikacyjnych (ICT) e. Doświadczenie w obszarze realizacji projektów doradczych dotyczących innowacyjnych rozwiązań (np. opracowywanie nowych produktów lub usług) Doświadczenie to proszę przedłożyć zgodnie z załączonym wzorem (Załącznik nr 1). Europejskiego Funduszu Społecznego (Program Operacyjny Kapitał Ludzki) 3
4. ofertę cenową tj. łączną cenę za realizację zamówienia, w tym kosztorys projektu obejmujący liczbę roboczogodzin, które Wykonawca planuje przeznaczyć na realizację każdego z wymienionych działań / Zadań, wskazanie z imienia i nazwiska oraz podanie stawki godzinowej osoby dedykowanej do realizacji każdego z działań / Zadań 5. oświadczenie Wykonawcy o braku powiązań kapitałowych lub osobowych z Zamawiającym zgodnie z załączonym wzorem (Załącznik nr 2) 6. kopię dokumentów potwierdzających spełnienie kryteriów dostępu dla Wykonawców 7. pieczęć firmową oraz czytelny podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy. O ile uprawnienie do reprezentowania Wykonawcy nie wynika wprost z dokumentów rejestrowych firmy, do oferty należy załączyć pełnomocnictwo do podpisania oferty oraz podejmowania w imieniu Wykonawcy wiążących decyzji. VI. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: barbara.kwinta@konicaminolta.pl oraz dostarczona w wersji papierowej na adres Zamawiającego (ofertę należy skierować do p. Barbary Kwinta) do dnia 03 grudnia 2012 r. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. Termin związania ofertą wynosi 60 dni. 2. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców dodatkowych wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. VII. OCENA OFERT Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: Łączna cena za wykonanie zamówienia: maksymalnie 5 punktów [schemat oceny: (najniższa cena / cena oferty ocenianej) X 5p] Doświadczenie osób dedykowanych do realizacji projektu: maksymalnie 5 punktów, po 1 p. za każde kryterium; [schemat oceny: doświadczenie wskazane u wszystkich osób dedykowanych do realizacji projektu: 1 p., doświadczenie wskazane u przynajmniej jednej osoby dedykowanej do realizacji projektu: 0,5p., brak doświadczenia: 0 p.] W ramach oceny doświadczenia punktowane będzie: o Doświadczenie w realizacji projektów doradczych o charakterze strategicznym, tj. mających istotny wpływ na kondycję całego przedsiębiorstwa lub podmiotu (np. opracowanie strategii przedsiębiorstwa) o Doświadczenie w obszarze opracowywania systemów motywacyjnych o Doświadczenie w realizacji projektów doradczych dotyczących pracowników obsługi technicznej lub pracy / współpracy z taką grupą pracowników o Doświadczenie w realizacji projektów doradczych dla firm z sektora technologii informacyjnych i komunikacyjnych (ICT) o Doświadczenie w obszarze realizacji projektów doradczych dotyczących innowacyjnych rozwiązań (np. opracowywanie nowych produktów lub usług) VIII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Wykonawców za pośrednictwem poczty e-mail. Europejskiego Funduszu Społecznego (Program Operacyjny Kapitał Ludzki) 4
IX. DODATKOWE INFORMACJE Dodatkowych informacji udziela Kierownik Projektu -Barbara Kwinta, pod adresem email: barbara.kwinta@konicaminolta.pl. W celu realizacji zamówienia z wybranym Wykonawcą zostanie podpisana umowa. Wyłoniony Wykonawca będzie zobowiązany do dostarczenia: kopii odpisu z właściwego rejestru albo aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu złożenia oferty, poświadczoną za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy zgodnie z odpowiednim rejestrem. Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjacji z dwoma Wykonawcami, którzy uzyskają najwyższą punktację w procesie oceny ofert. Zamawiający zastrzega sobie prawo do nie wybrania żadnego Wykonawcy. X. ZAŁĄCZNIKI 1. Wzór prezentacji doświadczenia zespołu projektowego 2. Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych Europejskiego Funduszu Społecznego (Program Operacyjny Kapitał Ludzki) 5