Instrukcja obsługi Panelu Dysponenta serwisu TravelRent 1
Instrukcja obsługi Panelu Dysponenta serwisu TravelRent... 1 Wprowadzenie... 4 Częśd 1. Dodawanie obiektu noclegowego do serwisu TravelRent.... 5 Krok 1 Rejestracja... 6 Krok 2 Dane Dysponenta... 7 Krok 3 Dodaj/Popraw obiekt... 8 Krok 4 Dodaj/Popraw pokój... 9 Podsumowanie... 10 Częśd 2. Konfiguracja szczegółów obiektu noclegowego i jego pokoi.... 12 Dodawanie zdjęd i video... 13 Dodawanie zdjęcia... 13 Usuwanie zdjęcia... 14 Ustawienie zdjęcia głównego obiektu... 15 Ustalanie kolejności zdjęd... 15 Dodawanie galerii video... 16 Oferty specjalne... 17 Dodawanie ofert specjalnych... 17 Usuwanie ofert specjalnych... 17 Ceny i dostępnośd... 18 Ceny sezonowe... 20 Ceny na dzieo... 21 Kalendarz dostępności... 21 Otwieranie pokoju na dany dzieo... 21 Zamykanie pokoju na dany dzieo... 21 Ceny na dzieo... 21 Rezerwacje... 23 Powiadomienia o nowych rezerwacjach... 23 Abonamenty... 24 Wybór abonamentu... 24 Zmiana Abonamentu... 24 Płatności... 24 Wylogowanie z Panelu dysponenta... 24 Skrócony opis funkcjonalności zakładek... 25 2
Panel Dysponenta... 25 Nazwa obiektu... 25 Nazwa pokoju... 25 Zdjęcia i video... 25 Oferty specjalne... 25 Ceny i dostępnośd... 25 Rezerwacje... 25 Abonamenty... 25 Płatności... 25 Wyloguj... 25 3
Wprowadzenie Panel Dysponencki serwisu TravelRent powstał w celu uproszczenia oraz automatyzacji czynności związanych z zarządzaniem obiektami noclegowymi. Poniższa instrukcja w pełni opisuje jak należy korzystad z funkcjonalności aplikacji, aby zarządzanie obiektem noclegowym stało się proste i przejrzyste. 4
Część 1. Dodawanie obiektu noclegowego do serwisu TravelRent. Aby dodad obiekt noclegowy, należy kliknąd zakładkę Wstaw obiekt, znajdującą się w menu głównym Portalu. Następnie wybrad Zarejestruj się w Travelrent.pl. 5
Krok 1 Rejestracja Proces dodawania nowego obiektu rozpoczyna się od podania adresu email oraz hasła Dysponenta obiektu. *Wymagane jest potwierdzen9ie zapoznania się z regulaminem serwisu. Po kliknięciu przycisku Utwórz konto, serwis automatycznie przechodzi do kolejnego kroku. 6
Krok 2 Dane Dysponenta W kolejnym kroku Dysponent obiektu jest proszony o podanie swoich danych osobowych. Wprowadzone dane powinny dotyczyd osoby zajmującej się zarządzaniem obiektem noclegowym z poziomu serwisu TravelRent. System automatycznie rozsyła powiadomienia o nowych rezerwacjach na podany numer sms oraz adres email. Jeżeli Dysponent nie chce otrzymywad powiadomieo w formie smsów, pole Tel. kom do powiadomieo sms powinno zostad puste. W formularzu jest także przewidziane miejsce, gdzie Dysponent podaje dane do faktury. Wszystkie pola wymagane w formularzach zostały oznaczone czerwoną gwiazdką *. Kliknięcie przycisku Zapisz spowoduje zapisanie danych i umożliwi kontynuację procesu dodawania obiektu noclegowego. 7
Krok 3 Dodaj/Popraw obiekt Formularz należy wypełnid danymi o obiekcie noclegowym. System prosi o podanie miasta w pobliżu ułatwi to użytkownikowi odnalezienie obiektu noclegowego z poziomu wyszukiwarki noclegów w serwisie TravelRent. System automatycznie rozsyła powiadomienia o nowych rezerwacjach na podany numer sms oraz adres email. Jeżeli Dysponent nie chce otrzymywad powiadomieo w formie emial, pole Email do powiadomieo powinno zostad puste. Wszystkie pola wymagane przez system zostały oznaczone czerwoną gwiazdką. Po wybraniu przycisku Dodaj, system poprosi o podanie danych dotyczących pokoju. 8
Krok 4 Dodaj/Popraw pokój W kolejnym kroku należy podad dane dotyczące pokoju. Wymieniona w formularzu Cena podstawowa to cena za pokój za dzieo. Allotment oznacza ilośd dostępnych pokoi tego samego typu. Dysponent ma do wyboru dwie opcje: Pojedynczy należy wybrad w przypadku zarządzania jednym pokojem tego samego typu Multi zalecane kiedy z poziomu serwisu konieczne jest zarządzanie większą ilością pokoi tego samego typu Wybranie przycisku Dodaj spowoduje zapisanie danych. 9
Podsumowanie Powyżej w kilku prostych krokach został przedstawiony proces wprowadzania danych Dysponenta, nowego obiektu noclegowego oraz pokoju w ramach tego obiektu. W kolejnej części instrukcji opisaliśmy w jaki sposób skonfigurowad szczegóły pokoju takie jak galeria zdjęd czy ceny na dany dzieo. Zmiana współrzędnych geograficznych obiektu noclegowego W skrajnym przypadku może zdarzyd się sytuacja, kiedy Twój obiekt nie będzie się wyświetlał we właściwym miejscu na mapie. Dlatego z poziomu Panelu Dysponenta możliwa jest zmiana współrzędnych geograficznych obiektu noclegowego. Współrzędne geograficzne są generowane na bazie adresu wprowadzonego podczas dodawania obiektu. Aby je wymedytowad należy kliknąd nazwę obiektu noclegowego w menu po lewej stronie Panelu dysponenta. Spowoduje to wyświetlenie danych Twojego obiektu noclegowego. W sekcji współrzędne geograficzne można podad dokładne współrzędne obiektu. Wybranie przycisku zapisz spowoduje zapisanie zmian. Jeżeli współrzędne geograficzne nie są nam znane, należy kliknąd w odnośnik Zmieo. Pojawi się nowe okno z Twoim obiektem noclegowy umieszczonym na mapie. Teraz wystarczy chwycid myszką znacznik na mapie i przenieś go w odpowiednie miejsce. Aby zachowad zmiany należy wybrad odnośnik Zapisz nowe współrzędne i po powrocie do strony z danymi obiektu zatwierdzid zmiany klikając w przycisk Zapisz. 10
Usuwanie danych obiektu Dysponent może usunąd dane dotyczące obiektu noclegowego za pośrednictwem jednego przycisku. Na dole formularza Dodaj/Popraw obiekt znajduje się przycisk Usuo obiekt. Po wybraniu tego przycisku zostaniesz zapytany czy na pewno usunąd ten obiekt. Jeżeli zostanie wybrane Tak obiekt zostanie sunięty. Jeżeli wybrane zostanie Nie wszystko wróci do stanu poprzedniego. Usuwanie danych pokoju Dysponent może usunąd dane dotyczące obiektu noclegowego za pośrednictwem jednego przycisku. Na dole formularza Dodaj/Popraw pokój znajduje się przycisk Usuo pokój. Po wybraniu tego przycisku zostaniesz zapytany czy na pewno usunąd ten obiekt. Jeżeli zostanie wybrane Tak obiekt zostanie sunięty. Jeżeli wybrane zostanie Nie wszystko wróci do stanu poprzedniego. 11
Część 2. Konfiguracja szczegółów obiektu noclegowego i jego pokoi. Po wprowadzeniu danych dotyczących Dysponenta, obiektu noclegowego oraz pokoju można przejśd do dodawania szczegółów takich ja galeria zdjęd czy ceny sezonowe. W lewej kolumnie Panelu Dysponenta pojawiła się nawigacja, która uprości korzystanie z Panelu. W drugiej części instrukcji zostały opisane poszczególne funkcjonalności Panelu Dysponenckiego oraz instrukcja pokazująca jak nich korzystad. Taka ikonka pomocy znajduje się w każdej sekcji Panelu Dysponenckiego. Po najechaniu na nią kursorem myszki pojawi się tekst, który ułatwi wykonanie danej czynności. 12
Dodawanie zdjęć i video Zdjęcia i video to pierwsza z zakładek dotyczących pokoju znajdująca się w menu Panelu Dysponenta. Dodawanie zdjęcia W celu dodania zdjęcia należy wybrad przycisk Przeglądaj znajdujący się w środkowej części strony. Wyświetlona zostanie zawartośd twardego dysku komputera. Należy odnaleźd lokalizację, w której znajduje się zdjęcie i dodad je podwójnym kliknięciem prawego przycisku myszki bądź wybraniem przycisku Otwórz w prawym dolnym rogu okna. Nazwa dodanego pliku wyświetli się w środkowym polu okna. Rozmiar zdjęcia, które jest wyświetlane w serwisie to 552x343px. Jeżeli zdjęcie będzie trochę większe od wskazanego rozmiaru, zostanie ono dostosowane do odpowiedniej wielkości. Każdy Dysponent może dodad 20 zdjęd. Po wybraniu przycisku Dodaj, w dolnej części strony pojawi się miniaturka zdjęcia. 13
W celu dodania kilku zdjęd, czynnośd należy powtórzyd kilkakrotnie. Usuwanie zdjęcia Zdjęcie można usunąd poprzez wybranie kwadratu znajdującego się bezpośrednio pod zdjęciem (kliknięcie spowoduje jego zaznaczenie zaznaczone. ).Po zaznaczeniu zdjęcia, należy wybrad przycisk Usuo 14
Ustawienie zdjęcia głównego obiektu W celu ustawienia zdjęcia, które ma byd wyświetlanie w listingu obiektów noclegowych wystarczy zaznaczyd kółeczko znajdujące się pod zdjęciem. Po dokonaniu zmian konieczne jest wybranie przycisku Zapisz w celu ich zachowania. Ustalanie kolejności zdjęć Dodane zdjęcia można ustawid w dowolnej kolejności. Kliknięcie ikonki spowoduje przesunięcie zdjęd w prawą bądź w lewą stronie. Wybranie przycisku Zapisz spowoduje zapisanie wszelkich zmian do bazy serwisu TraevleRent. 15
Dodawanie galerii video Aby umieścid film video w serwisie TravelRent należy skontaktowad się obsługą portalu pod adresem video@travelrent.pl bądź skorzystad z formularza kontaktowego umieszonego bezpośrednio na stronie w zakładce kontakt. Można także dodad film video samodzielnie. Warunkiem koniecznym do wykonania takiej czynności jest umieszczenie filmu na serwerze. Wtedy wystarczy w pole Video wkleid kod HTML pod którym znajduje się film. Taki film video można także opublikowad w serwisie zewnętrznym takim jak na przykład www.youtube.com. Poniżej przykładowa instrukcja umieszczania filmu video zamieszczonego w tym właśnie serwisie zewnętrznym. Po wykonaniu czynności wgrania filmu do serwisu www.youtube.com, w pole Video należy wkleid link, prowadzący do lokalizacji pliku video w zewnętrznym serwisie. Poniżej znajduje się przykład odnośnika, który należy umieścid w polu Video: <object width="425" height="350"><param name="movie" value="http://www.youtube.com/v/tutaj wpisz kod filmu z serwisu www.youtube.com&autoplay=1"></param><embed src=http://www.youtube.com/v/ Tutaj wpisz kod filmu z serwisu www.youtube.com &autoplay=1 type="application/x-shockwave-flash" width="425" height="350"></embed></object> *Szarym kolorem został zaznaczony kod, który musi zostad zmieniony na kod filmu dotyczącego obiektu Dysponenta zamieszczonego w serwisie www.youtube.pl. Wybranie przycisku Zapisz spowoduje zapisanie danych do bazy serwisu TraevleRent.pl. 16
Oferty specjalne Zakładka ofert specjalnych składa się z pola tekstowego, w którym należy wprowadzid informacje o ofertach specjalnych oraz promocjach obiektu noclegowego. Dodawanie ofert specjalnych Aby wprowadzid informacje o ofertach specjalnych i promocjach należy wybrad zakładkę Oferty specjalne dostępną w menu głównym Panelu Dysponenckiego. Kliknięcie przycisku Zapisz spowoduje zapamiętanie ofert specjalnych w bazie danych. Usuwanie ofert specjalnych W celu usunięcia dodanej wcześniej oferty specjalnej wystarczy wyczyścid tekst w polu Oferty specjalne i wybrad przycisk Zapisz w celu zapisania zmian. 17
Ceny i dostępność Zakładka ceny i dostępnośd składa się z dwóch części. Pierwsza z nich rozpoczyna się wyświetleniem ceny podstawowej za noc. Cena ta jest importowana z formularza Dodaj/Popraw apartament, natomiast jej edycja dostępna jest tylko z poziomu zakładki Ceny i dostępnośd. Po wprowadzeniu ceny koniczne jest wybranie przycisku zapisz w celu zachowania zmian. Dostępność - ustawianie dla kliku pokoi tego samego typu Edycja liczby pokoi tego samego typu dostępna jest tylko w przypadku posiadania więcej niż jednego pokoju o takim samym standardzie, dostępnego dla dokładnie takiej samej liczby osób. Poniższy widok przedstawia taki pokój, który występuje 3 razy w serwisie TravelRent. Jeżeli Dysponent uzna, że chce sprzedawad 2 z tych pokoi za pośrednictwem serwisu TravelRent, wystarczy że zmieni cyfrę 3 na cyfrę 2. Zmiana ta jest automatycznie aktualizowana na kalendarzu dostępności dla pokoju po zapisaniu zmian. Wprowadzanie sezonów dla obiektu noclegowego Dysponent obiektu noclegowego może samodzielnie definiowad sezony cenowe swojego obiektu. Sezony definiowane są w obiekcie, dziedziczą je wszystkie pokoje występujące w ramach obiektu. Aby wprowadzid ceny sezonowe należy przejśd do edycji obiektu klikając na nazwę obiektu w menu Panelu Dysponenta. 18
Przycisk dodawania/edycji okresów sezonowych znajduje się w dolnej części formularza Dodaj/Popraw obiekt. Po wybraniu przycisku Edytuj sezony rozwija się okno edycji. W oknie edycji definiujemy, bądź zmieniamy zakres czasowy dla danego sezonu. W pola Nazwa sezonu, Data rozpoczęcia oraz Data zakooczenia należy wprowadzid odpowiednie wartości. Opcja edycji cen sezonowych jest także dostępna z poziomu zakładki Ceny i dostępnośd w menu głównym po lewej stronie w Panelu Dysponenta. 19
Dodawanie sezonu W celu dodania nowego sezonu należy wprowadzid jego nazwę w pole Nazwa sezonu, wybrad zakres dat w których ma obowiązywad nowo dodany sezon i nacisnąd przycisk Zapisz w celu zachowania zmian. Aktywacja sezonu Jeżeli chcemy aby sezon był aktywny zaznaczamy kwadracik w kolumnie Aktywny przy danym sezonie i wybrad przycisk Zapisz w celu zapisania zmian. Ceny sezonowe można dodawad tylko dla sezonów aktywnych. Usuwanie sezonu W celu usunięcia sezonu wystarczy zaznaczyd kwadracik w kolumnie Usuo przy danym sezonie i wybrad przycisk Zapisz w celu zapisania zmian. Ceny sezonowe Panel dysponencki daje możliwośd zaawansowanego zarządzania obiektami noclegowymi. Jedną z takich funkcji jest wprowadzanie sezonów cenowych dla obiektu noclegowego. Edycja cen sezonowych odbywa się bezpośrednio w pokoju noclegowym w zakładce Ceny i dostępnośd. 20
Aby dodad cenę sezonowa, należy najpierw aktywowad sezon w obiekcie noclegowym. Wtedy sezon pojawia się w formularzu Ceny i można wprowadzid dla niego odpowiednią cenę. Po wprowadzeniu właściwych cen należy wybrad przycisk Zapisz w celu zachowania zmian. Ceny na dzień Aby wprowadzid indywidualną cenę, należy wybrad datę na kalendarzu i dokonad zmiany w komórce Cena na dzieo. Funkcjonalności Kalendarza dostępności zostały opisane w kolejnym punkcie instrukcji. Kalendarz dostępności Kalendarz dostępności umożliwia między innymi zamykanie/otwieranie pokoju na dany dzieo oraz ustawienie ceny indywidualnej na wybrane dni. Jest on dostępny dla dysponentów obiektów noclegowych, którzy zamówili pakiet złoty bądź srebrny dla swoich pokoi. Otwieranie pokoju na dany dzień Pokój zamknięty to taki, który nie ma dostępności na dany dzieo. Wówczas w komórce Allotment, oznaczonej na rysunku jest wpisane 0. Aby otworzyd pokój, wystarczy zmienid 0 w komórce Allotment na 1, co będzie oznaczało, że wybranym terminie jest dostępny jeden pokój tego typu. Kalendarz jest także przystosowany do obsługi obiektów Allotmentowych, z większą liczbą pokoi jednego typu. Zamykanie pokoju na dany dzień W celu zamknięcia pokoju na dany dzieo wystarczy zmienid cyfrę znajdującą się w komórce Allotment, na 0. Będzie to oznaczało, że pokój nie jest dostępny w danym dniu. Ceny na dzień Kalendarz dostępności umożliwia także ustalanie indywidualnych cen na dany dzieo. Cena na dany dzieo jest ceną niezależną w stosunku do ceny podstawowej podanej podczas rejestracji obiektu oraz do cen sezonowych. 21
Można ją zmienid edytując wartośd w komórce Cena na kalendarzu dostępności. Po wybraniu przycisku zapisz, zmiany zostaną zachowane. Aby ułatwid zarządzanie dostępnością na kalendarzu, na czerwono oznaczone zostały pokoje które nie są dostępne w danym dniu. Kolorem zielonym zaznaczone zostały dostępne pokoje. Po dokonaniu zmian w kalendarzu należy wybrad przycisk Zapisz aby zachowad ustawienia. 22
Rezerwacje W zakładce rezerwacje dostępna jest lista wszystkich rezerwacji, jakich dokonali użytkownicy za pośrednictwem serwisu TravelRent. Każda rezerwacja ma swój numer oraz skrócony opis na liście rezerwacji. Możliwy jest eksport listy rezerwacji do pliku Excel, wystarczy wybrad przycisk Do Excela. Po wybraniu linka Szczegóły, możliwy jest podgląd szczegółowych danych dotyczących rezerwacji. Powiadomienia o nowych rezerwacjach Dysponent jest informowany o nowych rezerwacjach na dwa sposoby: Email Sms W zależności od tego jakie dane kontaktowe zostaną podane podczas procesu rejestracji. Po zakooczeniu procesu rejestracji, Dysponent ma możliwośd edycji bądź dodania numeru telefonu oraz adresu email. 23
Abonamenty Warunkiem wyświetlania obiektu noclegowego w serwisie TravelRent.pl jest opłacenie abonamentu oraz aktywacja konta przez Administratora serwisu. Wybór abonamentu W celu wyboru i opłacenia abonamentu należy wybrad zakładkę Abonamenty z menu w lewej kolumnie Panelu Dysponenckiego. Wybranie przycisku Zamów spowoduje przekierowanie do stronę, na której należy dokonad płatności za abonament. Po opłaceniu abonamentu Administrator w ciągu 24h aktywuje obiekt noclegowy w serwisie TravelRent. Zmiana Abonamentu Zmiany abonamentu dokonuje się w zakładce Abonamenty. W okresie obowiązywania abonamentu możliwe jest przejście do wyższej opcji. Przejście następuje zgodnie z dniem dokonania opłaty, dni pozostałe do ukooczenia niższej opcji abonamentowej przepadają. Płatności W zakładce Płatności znajduje się lista wszystkich opłat abonamentowych za korzystanie z serwisu TravelRent. Jest także opcja podglądu szczegółów każdej transakcji oraz podgląd/wydruk faktury. Wylogowanie z Panelu dysponenta Informacja o zalogowaniu dostępna jest w prawy górnym rogu serwisu TravelRent. Po kliknięciu odnośnika Wyloguj: adres emial Dysponenta nastąpi wylogowanie z Panelu dysponenta. Również wybranie zakładki zakładki Wyloguj w menu Panelu dysponenckiego powoduje opuszczenie tej części serwisu. 24
Skrócony opis funkcjonalności zakładek Panel Dysponenta podsumowanie danych dysponenckich, dane do faktury oraz możliwośd ich edycji. Nazwa obiektu dane obiektu noclegowego oraz ich edycja. Nazwa pokoju dane pokoju i ich edycja. Zdjęcia i video galeria zdjęd oraz filmów video. Oferty specjalne tekst ofert specjalnych oraz ofert promocyjnych danego pokoju. Ceny i dostępność możliwośd ustalania ceny podstawowej, cen sezonowych oraz cen na dany dzieo. Kalendarz dostępności pozwala na otwieranie i zamykanie pokoju na dany dzieo. Rezerwacje lista rezerwacji, możliwośd eksportu danych do pliku Excel. Abonamenty wybór oraz zmiana abonamentu. Płatności lista płatności. Znajdują się na niej opłaty abonamentowe wraz ze szczegółami i możliwością wydruku faktury. Wyloguj wylogowanie z Panelu dysponenckiego serwisu TravelRent 25