Pani Agata Kujawa Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rząśniku ul. Jesionowa 3, Rząśnik

Warszawa, 22 grudnia 2016 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WPS-IX.431.2.7.2016.AS Pani Agata Kujawa Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rząśniku ul. Jesionowa 3, 07-205 Rząśnik WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2015 r., poz. 525) w związku z art. 6 ust. 4 pkt 4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r., Nr 185, poz. 1092) oraz zgodnie z Planem Kontroli Zewnętrznych MUW na rok 2016 kontroler Wydziału Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, Agnieszka Strzelecka starszy inspektor wojewódzki, przeprowadziła w dniach 16-18 oraz 22 sierpnia 2016 r. kontrolę problemową w trybie zwykłym w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Rząśniku. Przedmiot kontroli obejmował sposób organizacji oraz realizacji przez gminę zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2015 r., poz. 114 z późn. zm.) w zakresie ustalania uprawnień do specjalnego zasiłku opiekuńczego oraz zasiłku pielęgnacyjnego. Kontrolą objęto okres od dnia 1 września 2014 r. do dnia kontroli, tj. do 16 sierpnia 2016 r. Niniejszym, przekazuję Pani wystąpienie pokontrolne. W okresie objętym kontrolą, Wojewoda Mazowiecki ocenia działalność Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rząśniku pozytywnie z nieprawidłowościami w zakresie organizacji

2 realizacji zadań ustawy o świadczeniach rodzinnych oraz w zakresie ustalania uprawnień do specjalnego zasiłku opiekuńczego i zasiłku pielęgnacyjnego. 1. Organizacja realizacji zadania przez podmiot. W wyniku kontroli ustalono, że zadania organu właściwego określone w ustawie o świadczeniach rodzinnych wykonywane są w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Rząśniku, stosownie do postanowień 5 ust. 4 Statutu Ośrodka, nadanego Uchwałą Nr XL/179/2010 Rady Gminy Rząśnik z dnia 25 lutego 2010 r. Do wykonywania ustawowych zadań Wójt Gminy Rząśnik upoważnił pracowników Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rząśniku: Panią Agatę Kujawa kierownika Ośrodka oraz na wniosek kierownika Panią Katarzynę Sochaczewską i Panią Patrycję Ryzińską, zgodnie z art. 20 ust. 3 ustawy o świadczeniach rodzinnych. Niemniej jednak, w toku kontroli stwierdzono że, Pani Katarzyna Sochaczewska zatrudniona w GOPS w Rząśniku w okresie poddanym kontroli na stanowisku inspektora ds. świadczeń rodzinnych i świadczeń z funduszu alimentacyjnego postępowania w sprawach świadczeń rodzinnych prowadziła do dnia 21.01.2015 r. bez stosownego upoważnienia Wójta. Zgodnie z art. 20 ust. 4 ustawy i Regulaminem organizacyjnym GOPS w Rząśniku w strukturze organizacyjnej Ośrodka wyodrębniono komórkę ds. świadczeń rodzinnych i świadczeń z funduszu alimentacyjnego. W kontrolowanym okresie, zadania wynikające z ustawy o świadczeniach rodzinnych bezpośrednio wykonywały: Pani Agata Kujawa kierownik Ośrodka oraz 2 pracowników: Pani Katarzyna Sochaczewska zatrudniona na stanowisku inspektora ds. świadczeń rodzinnych i świadczeń z funduszu alimentacyjnego oraz Pani Patrycja Ryzińska zatrudniona w GOPS od 07.03.2016 r. na stanowisku referenta. Powyższych ustaleń dokonano w odniesieniu do Pani Katarzyny Sochaczewskiej, na podstawie zakresu czynności uwzględniającego realizację zadań dotyczących świadczeń rodzinnych, natomiast w odniesieniu do pani Agaty Kujawa i Pani Patrycji Ryzińskiej na podstawie pisemnych oświadczeń złożonych przez Kierownika GOPS w Rząśniku. Zakresy czynności zarówno Pani Agaty Kujawa jaki i Pani Patrycji Ryzińskiej nie zawierały zapisów w przedmiocie realizacji zadań, które były przedmiotem kontroli. Co do zasady, zakres czynności pracownika, nie powinien być sformułowany w sposób zbyt ogólny, lecz powinien wymieniać dość szczegółowo obowiązki powierzone pracownikowi na danym stanowisku pracy, w szczególności czynności, do których wykonywania został upoważniony przez organ wykonawczy gminy.

3 W okresie objętym kontrolą, dokumentacja z realizowanych w Ośrodku zadań z zakresu ustawy o świadczeniach rodzinnych prowadzona była w oparciu o instrukcję kancelaryjną wraz z jednolitym rzeczowym wykazem akt wprowadzoną Zarządzeniem Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rząśniku nr 3A/2013 z dnia 31.05.2013 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Rząśniku. Instrukcja wraz z jednolitym rzeczowym wykazem akt została. zatwierdzona przez Dyrektora Archiwum Państwowego w Warszawie. Zwrócono natomiast uwagę, na niezgodne z postanowieniami Instrukcji Kancelaryjnej Ośrodka rejestrowanie, przechowywanie i znakowanie spraw. Akta spraw dotyczące realizacji ustawy o świadczeniach rodzinnych w przedmiocie ustalania prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego i zasiłku pielęgnacyjnego przechowywane były w teczkach założonych odrębnie dla każdej osoby, w których gromadzone były dokumenty z kilku okresów zasiłkowych. Sprawy te nie zostały zarejestrowane w spisach spraw. Zgodnie z przepisami obowiązującej w Ośrodku Instrukcji kancelaryjnej spisy spraw i odpowiadające im teczki aktowe powinny być założone oddzielnie na każdy rok kalendarzowy a sprawy zarejestrowane w spisach spraw na podstawie pierwszego pisma/wniosku wszczynającego sprawę. Znaki spraw dotyczące specjalnego zasiłku opiekuńczego (np. 000342//08/2014) oraz zasiłku pielęgnacyjnego (np.000353/zp/09/2014) nie odpowiadały wymogom określonym w 5 obowiązującej Instrukcji kancelaryjnej Ośrodka. 2. Prawidłowość ustalania uprawnień do specjalnego zasiłku opiekuńczego Na podstawie rejestru i pisemnego oświadczenia Kierownika Ośrodka ustalono, że w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Rząśniku w okresie zasiłkowym 2014/2015 wydano łącznie 29 decyzji administracyjnych w sprawie specjalnego zasiłku opiekuńczego, z tego 20 decyzji przyznających ww. świadczenie, 2 decyzje zmieniające okres przyznania świadczenia i 2 decyzje uchylające prawo do świadczeń oraz 5 decyzji odmawiających prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego. W okresie zasiłkowym 2015/2016 do dnia kontroli wydano 38 decyzji administracyjnych w sprawie specjalnego zasiłku opiekuńczego, z tego 34 decyzje przyznające ww. świadczenie, 2 decyzje zmieniające okres przyznania świadczenia oraz 2 decyzje odmowne. Na dzień kontroli, 29 świadczeniobiorców miało przyznany i wypłacany specjalny zasiłek opiekuńczy.

4 Kontroli poddano 10 spraw w przedmiocie ustalania prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego na okres zasiłkowy 2014/2015 oraz 2015/2016, które w okresie podlegającym kontroli były realizowane przez GOPS w Rząśniku. We wszystkich tych sprawach przyznano prawo do specjalnego zasiłku opiekuńczego osobom sprawującym stałą opiekę nad osobą niepełnosprawną. W skontrolowanych sprawach wydano łącznie 10 decyzji administracyjnych, w tym 3 decyzje przyznające prawo do specjalnego zasiłku opiekuńczego w okresie zasiłkowym 2014/2015 oraz 7 decyzji przyznających prawo do specjalnego zasiłku opiekuńczego w okresie zasiłkowym 2015/2016. Na podstawie analizy dokumentów ustalono, że postępowanie w sprawach o ustalenie prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego każdorazowo zostało wszczęte na wniosek, którego wzór określał załącznik nr 17 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 3 stycznia 2013 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. z 2013 r., poz.3). Natomiast od 2 stycznia 2016 r. na wniosek, którego wzór określa załącznik nr 13 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. z 2015 r., poz. 2284). Poddane kontroli wnioski o przyznanie specjalnego zasiłku opiekuńczego były prawidłowo wypełnione przez osoby ubiegające się o wnioskowane świadczenie. Do wniosków dołączone były orzeczenia o znacznym stopniu niepełnosprawności, wymagane na podstawie 7 ust 2 pkt 2 wyżej powołanego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 3 stycznia 2013 oraz dokumenty stwierdzające wysokość dochodu rodziny w szczególności dokumenty, o których mowa w 2 ust. 2 pkt 5 lit a, b c, d, k, m tego rozporządzenia. W jednym przypadku, w dokumentacji sprawy znajdowały się samodzielnie pozyskane przez pracowników Ośrodka za pomocą systemów teleinformatycznych informacje o wysokości dochodu oraz wysokości składki na ubezpieczenie zdrowotne, w myśl wprowadzonego od 1 stycznia 2016 r. art. 23b ustawy o świadczeniach rodzinnych. Ponadto, w aktach spraw znajdowały się oświadczenia osób, którym przyznano specjalny zasiłek opiekuńczy, złożone pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań, o nie podejmowaniu zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej bądź zaprzestaniu prowadzenia gospodarstwa rolnego albo wykonywania przez nich pracy w gospodarstwie rolnym w celu sprawowania stałej opieki nad osobą legitymującą się orzeczeniem o niepełnosprawności. Wszystkie wnioski zawierały potwierdzenie ich przyjęcia wraz z datą i podpisem pracownika przyjmującego wniosek. W celu weryfikacji okoliczności dotyczących spełnienia warunków, o których mowa w art. 16a ustawy, przy ustalaniu prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego, we wszystkich 10 sprawach poddanych kontroli przeprowadzono z osobami uprawnionymi rodzinny wywiad środowiskowy,

5 o którym mowa w ustawie z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2015 r., poz. 163 z późn. zm.). Po upływie 6 miesięcy, w uzasadnionych przypadkach dokonano aktualizacji wywiadu, zgodnie z art. 23 ust. 4f ustawy o świadczeniach rodzinnych. W skontrolowanych sprawach ustalenie prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego na nowy okres zasiłkowy nastąpiło w terminach określonych w art. 26 ust. 3 i 4 ustawy o świadczeniach rodzinnych, a w pozostałych przypadkach w miesięcznym terminie, zgodnie z art. 35 3 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego. Ustalono, że poddane kontroli decyzje w przedmiocie przyznania prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego zawierały informację o terminie wypłaty świadczeń oraz wskazywały w jaki sposób wyplata zostanie zrealizowana. Wydane decyzje administracyjne zawierały oznaczenie organu właściwego tj. Wójta Gminy Rząśnik, datę wydania, podstawę prawną, rozstrzygnięcie, pouczenie zawierające informację o terminie i sposobie wniesienia odwołania jak również informację o konieczności informowania przez stronę o wszelkich zmianach mających wpływ na prawo do świadczeń. W pouczeniu znalazła się również informacja dla strony, że nienależne świadczenia podlegają zwrotowi. W toku kontroli ustalono, że skontrolowane decyzje zawierały potwierdzenie ich odbioru przez strony ze wskazaniem daty odbioru, stosownie do art. 46 1 kpa. Jednocześnie kontrolująca stwierdziła nieprawidłowości i uchybienia w prowadzonych postępowaniach dotyczących przyznania prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego. W czterech sprawach zakończonych wydaniem decyzji o numerach: 000074//03/2015 z dnia 12.03.2015 r., 000155//06/2015 z dnia 30.06.2015 r., 000786//11/2015 z dnia 19.11.2015 r., 000272//05/2016 z dnia 09.05.2016 r., przyznającymi prawo do specjalnego zasiłku opiekuńczego stwierdzono nieprawidłowość polegającą na błędnym ustaleniu wysokości przyznanego świadczenia, nieadekwatnie do okresu, na jaki zostało ustalone prawo do tego świadczenia. Specjalny zasiłek opiekuńczy przyznano odpowiednio: od 27.02.2015 r. (sprawa nr 000074//03/2015), od 29.06.2015 r. (sprawa nr 000155//06/2015), od 13.11.2015 r. (sprawa nr 000786//11/2015), od 28.04.2016 r. ( sprawa nr 000272//05/2016) w kwocie 520 zł. Natomiast w sprawach tych zachodziła konieczność ustalenia wysokości tego świadczenia za niepełny miesiąc w kwocie odpowiadającej 1/30 specjalnego zasiłku opiekuńczego, a od 1 kwietnia 2016 r. dzieląc kwotę świadczenia przez liczbę wszystkich dni kalendarzowych w tym miesiącu, zgodnie z art. 16a ust. 7 ustawy o świadczeniach rodzinnych. Niemniej jednak kontrola list wypłat wykazała, że specjalny zasiłek opiekuńczy przysługujący za niepełny miesiąc wypłacono w prawidłowej

6 wysokości zgodnie ww. przepisem ustawy i od tej kwoty w 2 przypadkach opłacono składki na ubezpieczenie zdrowotne i na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. Nieprawidłowości w prowadzonych postępowaniach w sprawie specjalnego zasiłku opiekuńczego polegały również na niekompletnym dokumentowaniu wniosków, a tym samym wydawaniu na ich podstawie decyzji administracyjnych. W aktach 2 spraw zakończonych wydaniem decyzji nr: 000778//11/2015 z dnia 19.11.2015 r., 000155//06/2015 z dnia 30.06.2015 r. brakowało właściwych dokumentów potwierdzających wielkość gospodarstwa rolnego wyrażonej w hektarach przeliczeniowych ogólnej powierzchni w roku kalendarzowym poprzedzającym okres zasiłkowy tj. zaświadczenia właściwego organu gminy, nakazu płatniczego bądź oświadczenia członka rodziny (załącznik nr 9 do rozporządzenia), wymaganych na podstawie 2 ust. 2 pkt 5 lit e rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 3 stycznia 2013 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. z 2013 r., poz.3). W sprawach tych, dochód z gospodarstwa rolnego został ustalony na podstawie wykazanego przez wnioskodawcę dochodu w oświadczeniu członka rodziny o dochodzie niepodlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych stanowiącym załącznik nr 7 do ww. rozporządzenia. W sprawie zakończonej wydaniem decyzji nr 000074//03/2015 z dnia 12.03.2015 r. do wniosku o ustalenie prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego na okres 2014/2015 dołączono nakaz płatniczy, o którym mowa w 2 ust. 2 pkt 5 lit e rozporządzenia o wielkości gospodarstwa rolnego będącego w posiadaniu wnioskodawcy za 2014 r. Natomiast prawo do specjalnego zasiłku opiekuńczego na okres 2014/2015 ustala się na podstawie dochodów uzyskanych przez członków rodziny w roku kalendarzowym poprzedzającym okres zasiłkowy tj. w roku 2013. Powyżej opisana sytuacja powtórzyła się w sprawie zakończonej wydaniem decyzji nr 000786//11/2015 z dnia 19.11.2015 r., gdzie do wniosku o ustalenie prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego na okres 2015/2016 dołączony został nakaz płatniczy z 2015 r. zamiast z 2014 r. Ustalenie dochodu z gospodarstwa rolnego na podstawie niewłaściwych dokumentów mogło skutkować przyznaniem świadczenia osobie nieuprawnionej. Ponadto w jednej sprawie nr 000778//11/2015 z dnia 19.11.2015 r. brak było w aktach pełnej dokumentacji potwierdzającej fakt utraty dochodu członka rodziny osoby ubiegającej się o specjalny zasiłek opiekuńczy. W ww. sprawie ustalenie dochodu nastąpiło z uwzględnieniem przepisów art. 5 ust. 4 ustawy o świadczeniach rodzinnych o utracie dochodu przyjmując całkowitą utratę dochodu uzyskanego przez członka rodziny w roku poprzedzającym okres zasiłkowy. Z uwagi na fakt, iż dochody te w roku bazowym pochodziły z różnych źródeł, właściwym było zebranie kompletnej dokumentacji potwierdzającej całkowitą ich utratę. Ustalenie w toku

7 postępowania dowodowego utraty dochodu w rozumieniu przepisów ustawy o świadczeniach rodzinnych powinno wskazywać kiedy utrata dochodu nastąpiła i w jakiej wysokości dochód utracono. Ustaleń tych dokonuje się zwłaszcza na podstawie dokumentów, które winna przedłożyć wraz z wnioskiem strona ubiegająca się o dane świadczenie. Zgodnie z art. 23 ust. 4d ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych w przypadku utraty dochodu do wniosku o świadczenia rodzinne należy dołączyć dokumenty potwierdzające ich utratę oraz ich wysokość. Według szczegółowych wytycznych rozporządzenia wykonawczego do ustawy w zakresie dokumentacji niezbędnej do sprawnej realizacji zadań jest to dokument określający datę utraty dochodu oraz miesięczną wysokość utraconego dochodu. Jednakże, na podstawie analizy dokumentacji zgromadzonej w sprawie (tj. informacji o dochodach PIT 11) stwierdzono, że nieprawidłowo ustalony dochód bez dokumentów potwierdzających całkowitą jego utratę nie skutkował przyznaniem specjalnego zasiłku opiekuńczego osobie nieuprawnionej. Niedołączenie do wniosku wymaganych dokumentów jest brakiem formalnym wniosku. W powyżej opisanych przypadkach należało zgodnie z art.24 a ust. 2 ustawy o świadczeniach rodzinnych, wezwać osobę ubiegającą się o świadczenia do uzupełnienia w terminie nie dłuższym niż 30 dni wymaganych dokumentów. W wyniku kontroli, stwierdzono również, że w 6 skontrolowanych decyzjach ustalających prawo do specjalnego zasiłku opiekuńczego (nr 000783//11/2015 z dnia 30.10.2015 r., 000272//05/2016 z dnia 09.05.2016 r., 000778//11/2015 z dnia 19.11.2015 r., 000776//11/2015 z dnia 19.11.2015 r., 000747//10/2014 z dnia 15.10.2014 r., 000833//11/2015 z dnia 27.11.2015 r.) uzasadnienia nie zawierały wyjaśnienia rozstrzygnięcia decyzji z przytoczeniem przepisów prawa oraz wskazania faktów, odnoszących się do konkretnej sytuacji rodziny wnioskodawcy, co jest niezgodne z art. 107 3 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego. W przypadku odstąpienia od uzasadnienia w decyzjach w całości spełniających żądanie strony, w podstawie prawnej należy wskazać jednostkę redakcyjną tj. art. 107 4 kodeksu postępowania administracyjnego, a pod rozstrzygnięciem decyzji przywołać w całości treść klauzuli zawartej w art. 107 4 kpa. W sprawie zakończonej wydaniem decyzji nr 000855//12/2015 z dnia 03.12.2015 r. strona potwierdziła odbiór decyzji wskazując datę odbioru wcześniejszą nią data wydania dokumentu. Z analizy materiałów zgromadzonych w sprawie wynika, że pomyłka nastąpiła we wskazaniu daty przez adresata. Zgodnie z art. 46 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2016 r. poz. 23), odbierający pismo potwierdza doręczenie mu pisma swym podpisem ze wskazaniem daty doręczenia. Doręczenie pisma jest ważną czynnością, która

8 wywołuje skutki prawne dla adresata pisma, dlatego konieczne jest przestrzeganie wymagań dotyczących poprawnego sposobu dokumentowania tej czynności. Zwrócono także uwagę na powoływanie w podstawie prawnej skontrolowanych decyzji ustalających prawo do specjalnego zasiłku opiekuńczego przepisów ustawy o świadczeniach rodzinnych (w szczególności art. 23, art. 24), które nie odnosiły się bezpośrednio do sytuacji osoby uprawnionej i przyznanej formy świadczenia oraz aktów wykonawczych do ustawy, które nie precyzowały rozstrzygnięcia sprawy. Spośród 10 skontrolowanych spraw przyznających prawo do specjalnego zasiłku opiekuńczego, Organ w 5 opłacał składkę na ubezpieczenie emerytalne i rentowe na podstawie art. 6 ust. 2a ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U z 2015 r., poz. 121), po uprzednim ustaleniu braku innego tytułu do objęcia tych osób obowiązkiem ubezpieczenia. W celu ustalenia okresu niezbędnego do uzyskania 25 - letniego okresu (składkowego i nieskładkowego), z zastrzeżeniem art. 87 ust 1b ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych Organ występował do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o udzielenie informacji o przebiegu ubezpieczenia społecznego świadczeniobiorców. W 5 sprawach Wójt Gminy Rząśnik nie opłacał składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, ponieważ osoby pobierające specjalny zasiłek opiekuńczy podlegały obowiązkowi ubezpieczenia społecznego rolników. W 3 spośród 10 skontrolowanych spraw Organ opłacał składkę na ubezpieczenie zdrowotne, o której mowa w art. 66 ust. 1 pkt 28 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U z 2015 r., poz. 581 z późn. zm.), po uprzednim ustaleniu braku innego tytułu do objęcia tych osób obowiązkiem ubezpieczenia. W pozostałych 7 sprawach nie zachodziła konieczność opłacania składek zdrowotnych, gdyż świadczeniobiorcy podlegali ubezpieczeniu zdrowotnemu z innego tytułu. 3. Prawidłowość ustalania uprawnień do zasiłku pielęgnacyjnego Na podstawie rejestru i pisemnego oświadczenia Kierownika Ośrodka ustalono, że w okresie podlegającym kontroli tj. od 01.09.2014 r. do 16.08.2016 r. w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Rząśniku wydano łącznie 89 decyzji administracyjnych w sprawie zasiłku

9 pielęgnacyjnego. Na dzień kontroli 175 świadczeniobiorców miało przyznany i wypłacany zasiłek pielęgnacyjny. Kontroli poddano 20 spraw w przedmiocie ustalania prawa do zasiłku pielęgnacyjnego, które w okresie podlegającym kontroli były realizowane przez GOPS w Rząśniku. We wszystkich tych sprawach przyznano prawo do zasiłku pielęgnacyjnego osobom uprawnionym na podstawie art. 16 ust. 2 pkt 1,2 i ust 3 ustawy o świadczeniach rodzinnych. W skontrolowanych sprawach wydano łącznie 20 decyzji administracyjnych. Na podstawie analizy dokumentów ustalono, że postępowanie w sprawach o ustalenie prawa do zasiłku pielęgnacyjnego w 7 sprawach zostało wszczęte na wniosek, którego wzór określał załącznik nr 16 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 3 stycznia 2013 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. z 2013 r., poz.3), oraz od 2 stycznia 2016 r. załącznik nr 12 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2015 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. z 2015 r., poz. 2284). Natomiast w 13 przypadkach postępowanie o ustalenie prawa do zasiłku pielęgnacyjnego wszczęto na nieobowiązującym wzorze wniosku stanowiącym załącznik nr 15 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2011 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. z 2011 r. Nr 298, poz. 1769). Dotyczyło to spraw nr: 000179/ZP/07/2015 z dnia 27.07.2015 r., 000153/ZP/06/2015 z dnia 29.06.2015 r., 000037/ZP/02/2015 z dnia 09.02.2015 r., 000010/ZP/01/2015 z dnia 14.01.2015 r., 000708/ZP/10/2014 z dnia 13.10.2014 r., 000023/ZP/02/2015 z dnia 02.02.2015r., 000114/ZP/05/2015 z dnia 04.05.2015r., 000114/ZP/05/2015 z dnia 04.05.2015r., 000970/ZP/11/2014 z dnia 28.11.2014r., 000171/ZP/07/2015 z dnia 21.07.2015 r., 000065/ZP/03/2015 z dnia 02.03.2015 r., 000080/ZP/03/2015 z dnia 17.03.2015 r., 000166/ZP/07/2015 z dnia 10.07.2015 r., 000025/ZP/02/2015 z dnia 02.02.2015 r. Do wniosków o przyznanie prawa do zasiłku pielęgnacyjnego dołączone były w szczególności wymagane na podstawie 6 ust 2 pkt 1 rozporządzenia z dnia 3 stycznia 2013 r. orzeczenia o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności. Wszystkie wnioski zawierały potwierdzenie ich przyjęcia wraz z datą i podpisem pracownika przyjmującego wniosek. We wszystkich sprawdzonych przypadkach, prawidłowo ustalono wysokość zasiłku pielęgnacyjnego w kwocie 153 zł miesięczne i okres jego przyznania. Świadczenia wypłacano zgodnie z wydanymi w tych sprawach decyzjami administracyjnymi. Prawo do zasiłku pielęgnacyjnego ustalano od miesiąca, w którym wpłynął wniosek do właściwej instytucji o ustalenie niepełnosprawności lub stopnia niepełnosprawności zgodnie z art. 24 ust. 2a ustawy o świadczeniach rodzinnych bądź od miesiąca, w którym wpłynął wniosek o ustalenie prawa

10 do zasiłku pielęgnacyjnego w myśl art. 24 ust. 2 ww. ustawy. Świadczenia przyznawano na czas nieokreślony lub do ostatniego dnia miesiąca, w którym upływa termin ważności orzeczenia o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności, zgodnie z art. 24 ust. 4 ustawy o świadczeniach rodzinnych. We wszystkich skontrolowanych sprawach ustalenie prawa do zasiłku pielęgnacyjnego nastąpiło w miesięcznym terminie, zgodnie z art. 35 3 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego. Ustalono, że poddane kontroli decyzje w przedmiocie przyznania prawa do zasiłku pielęgnacyjnego zawierały informację o terminie wypłaty świadczeń oraz wskazywały w jaki sposób wyplata zostanie zrealizowana. Wydane decyzje administracyjne zawierały oznaczenie organu właściwego tj. Wójta Gminy Rząśnik, datę wydania, podstawę prawną, rozstrzygnięcie, pouczenie zawierające informację o terminie i sposobie wniesienia odwołania jak również informację o konieczności powiadomienia przez stronę o wszelkich zmianach mających wpływ na prawo do świadczeń. W pouczeniu znalazła się również informacja dla strony, że nienależne świadczenia podlegają zwrotowi. W toku kontroli ustalono, że wszystkie skontrolowane decyzje zawierały potwierdzenie ich odbioru przez strony ze wskazaniem daty odbioru, stosownie do art. 46 1 kpa. Jednakże stwierdzono że, niezgodnie z wymogami art. 107 3 kpa uzasadnienia skontrolowanych decyzji ustalających prawo do zasiłku pielęgnacyjnego nie zawierały prawnego i faktycznego wyjaśnienia rozstrzygnięcia decyzji. Ponadto, w decyzjach przyznających prawo do zasiłku pielęgnacyjnego niepełnosprawnemu dziecku w myśl art. 16 ust 2 pkt 1 ustawy o świadczeniach rodzinnych, jako adresata wskazywano przedstawiciela ustawowego małoletniej osoby uprawnionej do zasiłku pielęgnacyjnego. Natomiast, w sytuacji gdy osobą uprawnioną jest niepełnosprawne dziecko, adresatem decyzji jest to dziecko z zastrzeżeniem że działa przez przedstawiciela. Decyzja zaś powinna być doręczona przedstawicielowi ustawowemu dziecka, gdyż działa on na rzecz i w imieniu małoletniego, który nie ma zdolności do czynności prawnych. Zwrócono także uwagę na powoływanie w podstawie prawnej skontrolowanych decyzji ustalających prawo do zasiłku pielęgnacyjnego przepisów ustawy o świadczeniach rodzinnych (w szczególności art. 24, art. 26), które nie odnosiły się bezpośrednio do sytuacji osoby uprawnionej i przyznanej formy świadczenia oraz aktów wykonawczych do ustawy, które nie precyzowały rozstrzygnięcia sprawy.

11 Za stwierdzone nieprawidłowości odpowiedzialność ponoszą Pani Agata Kujawa Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rząśniku, oraz pracownicy realizujący merytorycznie zadania z zakresu świadczeń rodzinnych. Po przeprowadzonej kontroli, Pani Agata Kujawa, Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rząśniku w piśmie nr GOPS.091.04.2016 z dnia 09.11.2016 r., które wpłynęło do Wydziału Polityki Społecznej w dniu 29.11.2016 r. poinformowała o podjętych działaniach zmierzających do prawidłowej realizacji skontrololowanych zadań. W dniu 09.11.2016 r. została uzupełniona dokumentacja sprawy nr 000778//11/2015 z dnia 19.11.2015 r. o brakujące zaświadczenie potwierdzające fakt utraty dochodu przez członka rodziny w roku kalendarzowym poprzedzającym okres zasiłkowy. Przedstawiając powyższe ustalenia zobowiązuję Panią Agatę Kujawę Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rząśniku do podjęcia następujących działań: 1. Kompletować dokumentację spraw zgodnie z zapisami ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2016 r., poz. 1518 z późn. zm.) oraz obowiązującego od 2 stycznia 2016 r. rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. z 2015 r., poz. 2284) tj. wnioski o przyznanie prawa do świadczeń rodzinnych rozpatrywać po dołączeniu właściwych, wymaganych w danej sprawie dokumentów bądź załączników, z uwzględnieniem zaświadczeń bądź oświadczeń potwierdzających wielkość gospodarstwa rolnego wyrażonej w hektarach przeliczeniowych ogólnej powierzchni w roku poprzedzającym okres zasiłkowy, zgodnie z brzmieniem przepisu 2 ust. 2 pkt 3 lit. c ww. rozporządzenia. 2. W przypadku utraty dochodu przez świadczeniobiorców, dokumentację spraw kompletować zgodnie z zapisami art. 23 ust. 4d ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych oraz 2 ust 2 pkt 3 lit. i rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne. 3. Postępowania w sprawie ustalenia prawa do zasiłku pielęgnacyjnego wszczynać na obowiązującym wzorze wniosku określonym rozporządzeniem wykonawczym do ustawy o świadczeniach rodzinnych. 4. W sprawach zakończonych wydaniem decyzji nr 000074//03/2015 z dnia 12.03.2015 r. oraz

12 nr 000786//11/2015 z dnia 19.11.2015 r., w których przyznano prawo do specjalnego zasiłku opiekuńczego ponownie ustalić dochód rodziny na podstawie właściwych zaświadczeń bądź oświadczeń o wielkości gospodarstwa rolnego wyrażonej w hektarach przeliczeniowych ogólnej powierzchni w roku kalendarzowym poprzedzającym okres zasiłkowy. 5. Ustalając prawo do specjalnego zasiłku opiekuńczego przysługującego za niepełny miesiąc, wysokość świadczenia określać w decyzjach odpowiednio do okresu na jaki zostało przyznane prawo do tego świadczenia, stosując zapisy art. 16a ust 7 ustawy o świadczeniach rodzinnych. 6. W decyzjach przyznających prawo do zasiłku pielęgnacyjnego małoletnim osobom uprawnionym, wskazywać ich jako adresatów z zastrzeżeniem, że działają przez swoich przedstawicieli ustawowych. 7. Przestrzegać wymagań dotyczących poprawnego sposobu dokumentowania potwierdzenia doręczania pism, stosownie do art. 46 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2016 r. poz. 23). 8. Decyzje administracyjne wydawać zgodnie z zapisami art. 107 3 kpa, tj. uzasadniać je prawnie oraz faktycznie. W przypadku odstąpienia od uzasadnienia w decyzjach w całości spełniających żądanie strony, w podstawie prawnej decyzji wskazywać art. 107 4 kpa, a pod jej rozstrzygnięciem przytaczać w całości treść tego przepisu. 9. Wskazywać w podstawie prawnej decyzji przyznających prawo do specjalnego zasiłku opiekuńczego oraz zasiłku pielęgnacyjnego precyzyjnie przepisy prawa, mające zastosowanie w przedmiotowej sprawie, które odnoszą się bezpośrednio do sytuacji osoby uprawnionej i przyznanej formy świadczenia. 10. Prowadzić dokumentację spraw realizowanych na podstawie ustawy o świadczeniach rodzinnych zgodnie z postanowieniami obowiązującej w Ośrodku Instrukcji Kancelaryjnej wprowadzonej Zarządzeniem Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rząśniku nr 3A/2013 z dnia 31.05.2013 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Rząśniku. Jednocześnie zwracam uwagę na potrzebę uzupełnienia zakresów czynności pracowników wykonujących zadania uregulowane w ustawie z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych poprzez szczegółowe wskazanie czynności wykonywanych przez pracowników w zakresie ww. ustawy.

13 Jednocześnie zobowiązuję Panią do przekazania do Wydziału Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, pisemnej informacji o sposobie realizacji zaleceń i wniosków pokontrolnych. Ponadto informuję, że od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Marcin Wodziński Zastępca Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Do wiadomości: Pan Paweł Kołodziejski Wójt Gminy Rząśnik