Międzyuniwersyteckie Centrum Informatyzacji USOS 5.1 Uniwersytecki System Obsługi Studiów Wymiana studencka w dziekanacie Janina Mincer-Daszkiewicz Jan Rudziński Uniwersytet Warszawski 22 stycznia 2011
Spis treści 1. Wprowadzenie... 3 2. Definiowanie koordynatora jednostki ds. wymiany studenckiej... 3 3. Definiowanie komisji ds. wymiany studenckiej... 4 4. Definiowanie rankingu na potrzeby kwalifikowania studentów na wyjazdy w ramach wymiany... 5 5. Formularz Wyjazdy wersja dla dziekanatów... 5 5.1. Wyszukiwarka wyjazdów... 6 5.2. Decyzja typu LA (ang. Learning agreement)... 7 5.3. Wpisywanie do decyzji róŝnic programowych... 10 5.4. Karta przebiegu studiów (ang. Transcript of Records)... 12 6. Literatura... 13 2
1. Wprowadzenie Do obsługi współpracy z zagranicą przez uczelnianą administrację, w tym pracowników Biura Współpracy z Zagranicą (BWZ), słuŝy podsystem BWZ systemu USOS. Definicje wszystkich pojęć związanych ze współpracą, takich jak umowa, wyjazd czy warunki współpracy, a takŝe dokładny opis obsługi podsystemu znajdują się w [BWZ10]. Niektóre funkcje systemu BWZ wynikające z tej współpracy i związane z wymianą studencką z uczelniami zagranicznymi są dostępne dla koordynatorów wymiany, studentów i nauczycieli akademickich w podsystemie USOSweb [BWZweb11]. Koordynatorzy potrzebują wsparcia ze strony dziekanatów jednostek, gdyŝ niektóre z danych wykorzystywanych przez nich w USOSweb w procesie rekrutowania studentów na wyjazdy muszą zostać wprowadzone do systemu bezpośrednio w USOS. Niniejsze opracowanie jest przeznaczone dla pracowników dziekanatów wprowadzających te dane. Student wyjeŝdŝający za granicę w ramach wymiany realizuje tam część swojego programu studiów, a po powrocie jest z niego rozliczany. WiąŜe się to ze zmianą standardowych wymagań programu studiów na mocy indywidualnych decyzji dziekana. Ta część obsługi wymiany studenckiej jest takŝe wykonywana w dziekanacie. UŜyte w tym dokumencie terminy oznaczają: 1. dziekan dziekan wydziału lub kierownik innej, pozawydziałowej jednostki organizacyjnej prowadzącej studia albo osoba, której dziekan lub kierownik przekazał swoje uprawnienia; 2. dziekanat sekcja studencka dziekanatu lub sekretariatu jednostki prowadzącej studia, odpowiedzialna za obsługę administracyjną dokumentacji studenckiej; 3. koordynator opiekun programu wymiany studenckiej wyznaczony przez dziekana lub radę wydziału bądź innej, pozawydziałowej jednostki organizacyjnej. Podstawowe zasady wymiany studenckiej i wynikające z nich obowiązki koordynatora, studenta, dziekana określa 22 Regulaminu Studiów w Uniwersytecie Warszawskim. 2. Definiowanie koordynatora jednostki ds. wymiany studenckiej Z punktu widzenia USOSweb koordynatorem wymiany w ramach programu ERASMUS dla danej jednostki organizacyjnej jest pracownik, który w zakładce Funkcje formularza Pracownicy w systemie USOS (Rys. 1) ma wpisaną funkcję Koordynator ds. programu ERASMUS dla danej jednostki. Jedna osoba moŝe pełnić funkcję koordynatora w wielu jednostkach organizacyjnych. W danej jednostce moŝe być kilku koordynatorów. 3
Rys. 1 Funkcja pracownika koordynator ds. programu ERASMUS Aktualizacja informacji powinna być dokonywana za kaŝdym razem, gdy dziekan wyznacza nowego koordynatora (ma to miejsce zwykle raz na kilka lat). NaleŜy pamiętać o wpisaniu wówczas poprzedniemu koordynatorowi daty zakończenia pełnienia funkcji (jeśli nie została wpisana od razu). 3. Definiowanie komisji ds. wymiany studenckiej Jeśli jednostka zamierza przeprowadzać w USOSweb rekrutację studentów na wyjazdy w ramach wymiany, to naleŝy zdefiniować w USOS wyznaczoną przez dziekana komisję ds. wymiany studenckiej. Taka komisja zwykle jest powoływana na rok akademicki, w jej skład oprócz pracowników uczelni wchodzą takŝe przedstawiciele samorządu studenckiego. Członkowie komisji uzyskają w USOSweb uprawnienia do wglądu w złoŝone przez studentów wnioski wyjazdowe i dołączone do wniosków dokumenty. W składzie komisji nie trzeba umieszczać koordynatora, mimo Ŝe faktycznie uczestniczy on w pracach komisji, a często takŝe pełni rolę jej przewodniczącego, gdyŝ posiada on juŝ wystarczające uprawnienia do wglądu w dane. Do wprowadzania członków komisji do spraw wymiany studenckiej przeznaczony jest formularz z Rys. 2, dostępny z menu głównego przez ścieŝkę: Pracownicy Komisje. Przy wprowadzaniu nowej komisji naleŝy wybrać z listy typ komisji Wymiana studencka. Jest to komisja kadencyjna. Komisja moŝe mieć dowolnie wielu członków. MoŜna ograniczyć ich uczestnictwo w komisji poprzez podanie zakresu dat. Rys. 2 Okno wprowadzania komisji 4
4. Definiowanie rankingu na potrzeby kwalifikowania studentów na wyjazdy w ramach wymiany Komisja ds. wymiany studenckiej na etapie kwalifikowania studentów na wyjazdy moŝe potrzebować informacji o średnich ocen dla studentów ubiegających się o wyjazd. Uzyskanie dostępu do takiej informacji w USOSweb wymaga zdefiniowania w USOS odpowiedniego rankingu. Ranking powinien obejmować wszystkie osoby ubiegające się o wyjazd. Ich listę powinien dostarczyć do dziekanatu koordynator ds. wymiany studenckiej. Koordynator powinien takŝe określić zasady wyliczania średnich. Mogą one bowiem być liczone na bazie wszystkich uzyskanych do tej pory przez studenta ocen lub na bazie ocen ze wskazanych grup przedmiotów (np. tylko przedmioty obowiązkowe z pierwszych lat studiów lub wszystkie przedmioty z wyłączeniem przedmiotów ogólnouniwersyteckich lub tylko zajęcia monograficzne i fakultatywne z wyŝszych lat). Do tworzenia list rankingowych na uŝytek kwalifikacji osób na wymianę studencką słuŝy formularz z Rys. 3, dostępny z menu głównego przez ścieŝkę: Rankingi Rankingi. Przy definiowaniu nowego rankingu naleŝy pamiętać o zaznaczeniu opcji Czy wyświetlać na WWW, gdyŝ w przeciwnym razie ranking nie będzie dostępny po stronie USOSweb. MoŜe być potrzebny więcej niŝ jeden ranking. Zasady leŝące u podstaw wyliczania średnich w rankingu powinno się opisać na zakładce Opis, Ŝeby były zrozumiałe dla studentów. Koordynator powinien uzgodnić z definiującym rankingi pracownikiem dziekanatu ich nazwy, Ŝeby móc je potem rozpoznać w USOSweb. Rys. 3 Okno definiowania rankingów 5. Formularz Wyjazdy wersja dla dziekanatów Na uŝytek dziekanatów powstała specjalna okrojona wersja formularza Wyjazdy (Rys. 4). Jest ona dostępna jest z menu głównego systemu USOS przez ścieŝkę: Programy Wymiana studencka Wyjazdy. 5
Rys. 4 Formularz Wyjazdy wersja dla dziekanatów W formularzu wyświetlane są podstawowe dane o wyjazdach osób, natomiast nie moŝna tych danych zmieniać (takie uprawnienia mają tylko pracownicy BWZ, którzy korzystają z innej wersji formularza). Odszukiwanie osób moŝliwe jest za pomocą standardowych mechanizmów USOS, przy uŝyciu przycisków Filtruj po etapach i Szukaj po indeksie oraz przy pomocy wyszukiwarki wyjazdów dostępnej przez przycisk Szukaj... (patrz p. 5.1). 5.1. Wyszukiwarka wyjazdów Wyszukiwarka wyjazdów pozwala na wybranie osób, których wyjazd spełnia jednocześnie wybrane kryteria: Jednostka organizacyjna. Kod Erasmus uczelni zagranicznej. Kraj wyjazdu. Miasto wyjazdu. Numer umowy. Numer teczki. Planowany czas pobytu. Stan wyjazdu. Typ wyjazdu Dziedzina wyjazdu. Rok akademicki wyjazdu. Czy wyjazd przyznany w drugiej turze. Czy wyjazd w ramach EILC. Czy umowa. 6
W polu Numer teczki moŝna wpisywać maskę, np. BWZ00%. Odszukane zostaną wszystkie wyjazdy, dla których numer teczki jest zgodny z zadaną maską. Naciśnięcie OK powoduje pokazanie listy wyjazdów, które spełniają wszystkie kryteria zadane w oknie wyszukiwarki. Jeśli okno pozostaje puste lub jest w nim napis <dowolny>, oznacza to, Ŝe dane kryterium nie jest brane pod uwagę. Rys. 5 Wyszukiwarka wyjazdów 5.2. Decyzja typu LA (ang. Learning agreement) Decyzja w USOS jest opisem podjętej przez dziekana indywidualnej decyzji o zmianie wymagań programu studiów studenta i zawsze dotyczy określonego programu studiów, etapu i cyklu dydaktycznego. Pełny opis mechanizmu decyzji w USOS znajduje się w [Dec10]. Tutaj jest opisany sposób obsługi decyzji związanych z wyjazdem studenta w ramach wymiany. Porozumienie o programie zajęć jest uzgadniane między studentem, któremu przyznano wyjazd, i koordynatorem ds. wymiany. Odbywa się to w USOSweb. śeby jednak student mógł rozpocząć wypełnienie takiego porozumienia, musi mieć dostęp w USOSweb do decyzji typu LA. Takie decyzje tworzy się tylko po stronie USOS. Koordynator po zakwalifikowaniu studentów na wyjazdy powinien przynieść do dziekanatu listę zakwalifikowanych osób wraz z informacją, który etap studiów będzie odbywany na uczelni partnerskiej i w którym cyklu dydaktycznym. W dolnej części formularza Wyjazdy znajduje się zakładka Decyzja LA, w której moŝna utworzyć i sprawdzić związaną z danym wyjazdem decyzję o zmianie wymagań programu studiów. Tworzona decyzja jest domyślnie związana z programem studiów studenta, w ramach którego odbywa się wyjazd. W sytuacji, gdy student jest na ostatnim roku studiów I stopnia, a podczas wyjazdu będzie juŝ na studiach II stopnia nie moŝna mu od razu przypisać do wyjazdu właściwego programu, gdyŝ nie jest studentem tego programu. W takim przypadku na etapie kwalifikowania do wyjazdu i tworzenia decyzji typu LA naleŝy wpisać aktualny program (I stopnia), a po przyjęciu studenta na studia II stopnia poprawić program zarówno w definicji wyjazdu, jak i decyzji. 7
Istnieje moŝliwość powiązania wielu decyzji typu LA z jednym wyjazdem. Jest to konieczne np. w sytuacji gdy wyjazd został przedłuŝony i jego czas trwania obejmuje kilka etapów rozliczeniowych programu. Jeśli etapem rozliczeniowym jest rok, to decyzję naleŝy związać z rocznym etapem i cyklem dydaktycznym, niezaleŝnie od czasu trwania wyjazdu. Jeśli zaś wyjazd trwa rok, a rozliczanie programu studiów jest semestralne, to naleŝy zdefiniować dwie decyzje, po jednej dla kaŝdego semestru. Rys. 6 Formularz Wyjazdy, zakładka Decyzja LA Aby utworzyć nową decyzję,, naleŝy nacisnąć przycisk Utwórz decyzję. Pojawi się wtedy okno tworzenia nowej decyzji (Rys. 7). NaleŜy wypełnić wszystkie pola: Rys. 7 Okno tworzenia nowej decyzji typu LA Data decyzji na ogół data dzisiejsza, dostępna pod prawym klawiszem myszy. Kod etapu do wyboru z listy, powinien być to etap studiów realizowany przez studenta podczas pobytu za granicą (zwykle będzie to kolejny etap studiów, a nie ten, na którym student jest obecnie). Cykl dydaktyczny do wyboru z listy, zwykle będzie on wynikał ze zdefiniowanych w ramach wyjazdu pól Rok akademicki wyjazdu i Planowany czas pobytu. Termin na WWW powinna być to data, do której student będzie miał prawo modyfikowania decyzji po stronie USOSweb. NaleŜy uzgodnić ją z koordynatorem. Data dzisiejsza jest dostępna pod prawym klawiszem myszy, najwygodniej jest wpisać datę dzisiejszą, a następnie ją zmodyfikować. Taka decyzja róŝni się od innych decyzji związkiem z wyjazdem (niepuste pole z kodem wyjazdu). Automatycznie jest wstawiany komentarz postaci Porozumienie w sprawie programu zajęć (LA) oraz status decyzji Zmieniana w USOSweb. Decyzje takie nazywa się decyzjami typu LA. Decyzja moŝe być typu Modyfikacja lub Zastąpienie (wartość domyślna). Wybór pomiędzy tymi opcjami zaleŝy od standardowych wymagań danego etapu studiów studenta, programu zajęć realizowanego podczas pobytu za granicą oraz wskazanych studentowi przez dziekana do uzupełnienia róŝnic programowych (p. 5.3). 8
W sytuacji gdy decyzja typu LA została podpięta do jednego programu studiów studenta (np. programu I stopnia), a student ostatecznie wyjechał w ramach innego realizowanego programu (np. programu II stopnia), naleŝy zmienić przyporządkowanie decyzji do programu i etapu. SłuŜy do tego przycisk Aktualizuj (por. Rys. 8). Po uzupełnieniu pól okienka do zmiany programu i akceptacji zmian, wartości wpisane do okienka zastępują poprzednie wartości, a program związany z decyzją zostaje zmieniony na program związany z wyjazdem (oba programy widać na załączonym ekranie, po lewej stronie zakładki). Rys. 8 Okno tworzenia nowej decyzji typu LA Naciśnięcie na zakładce przycisku Decyzje powoduje przejście do formularza Decyzje na temat wymagań, w którym moŝna oglądać wprowadzone przez studenta w ramach LA przedmioty obce oraz definiować inne wymagania odpowiadające róŝnicom programowym. Usuwanie i modyfikacja decyzji moŝliwe są tylko z formularza Decyzje na temat wymagań. Operację przepięcia decyzji do innego programu moŝna teŝ wykonać bezpośrednio w formularzu Decyzje. Jest tam w szczególności dostępny przycisk Kopiuj/przenieś do kopiowania decyzji z jednego programu do drugiego lub przenoszenia decyzji między programami studenta. MoŜna teŝ usunąć decyzję przy uŝyciu przycisku Usuń decyzję. Przycisk Załącznik znajdujący się na zakładce z Rys. 6 powoduje wydrukowanie raportu zawierającego warunki zaliczenia związane z decyzją LA, w szczególności listę zaliczanych przedmiotów (Rys. 9). 9
Rys. 9 Załącznik do porozumienia o programie zajęć. Warunki zaliczenia przedmiotów 5.3. Wpisywanie do decyzji róŝnic programowych Dziekan lub wyznaczona przez niego osoba (np. koordynator) powinien porównać program zajęć opisany w decyzji typu LA z wymaganiami etapu studiów studenta. Program ten powinien umoŝliwiać studentowi zaliczenie danego etapu. W uzasadnionych przypadkach, Ŝeby umoŝliwić spełnienie tego warunku, dziekan wyznacza przedmioty uzupełniające róŝnice programowe i termin ich zaliczenia, moŝe teŝ przenieść studentowi obowiązek zaliczenia pewnych przedmiotów na kolejne etapy. Zmiana wymagań jest odnotowywana w załączniku do decyzji typu LA oraz jej wersji elektronicznej w USOS. 10
Decyzja typu LA tworzona w formularzu obsługi wyjazdów (p. 5.2) jest domyślnie typu Zastąpienie, co oznacza, Ŝe wszystkie wymagania programowe i punktowe etapu, którego dotyczy decyzja, zostaną zastąpione przez wymagania umieszczone w decyzji. ZaleŜnie od liczby przedmiotów wymagających uzupełnienia wygodniejsza moŝe się okazać zmiana typu decyzji na Modyfikacja. Przedmioty obce realizowane przez studenta na uczelni partnerskiej są dostępne na zakładce Przedmioty zewnętrzne (Rys. 10) formularza decyzji. Dodawanie i zmiana przedmiotów obcych moŝliwa jest w osobnej kanwie, dostępnej po naciśnięciu przycisku Szczegóły. Rys. 10 Decyzje zakładka Przedmioty zewnętrzne RóŜnice programowe obejmują wymagania przedmiotowe i punktowe. Ich opis umieszcza się w pozostałych zakładkach tej samej decyzji. Przedmioty z uczelni macierzystej, które student jest zobowiązany w danym etapie zaliczyć mimo wyjazdu, wpisuje się w zakładce Wymagania przedmiotowe dodatkowe (Rys. 11) formularza decyzji. Rys. 11 Decyzje zakładka Wymagania przedmiotowe dodatkowe MoŜna równieŝ zadać dodatkowe wymagania punktowe, które wpisuje się w zakładce Wymagania punktowe dodatkowe (Rys. 12) formularza decyzji. 11
Rys. 12 Decyzje zakładka Wymagania punktowe dodatkowe W obu przypadkach powinno się w komentarzu jak najdokładniej uzasadnić umieszczenie w decyzji określonego wymagania. Cała decyzja, w tym te komentarze, są widoczne w USOSweb dla studenta i koordynatora, powinny więc być jak najczytelniejsze. W przypadku decyzji typu Modyfikacja moŝe być konieczne skorzystanie takŝe z zakładek do definiowania zwolnień z wymagań. Wymagania, które zostają przeniesione na późniejsze etapy definiuje się w ramach osobnej decyzji, nie związanej z wyjazdem, gdyŝ dotyczy ona innego etapu studiów studenta i cyklu dydaktycznego. 5.4. Karta przebiegu studiów (ang. Transcript of Records) Po powrocie studenta z wyjazdu naleŝy w decyzji typu LA wpisać informacje o zaliczeniu przez studenta przedmiotów i uzyskanych ocenach, przy okazji weryfikując listę umieszczonych w decyzji przedmiotów obcych. Robi się to na podstawie karty przebiegu studiów (ang. Transcript of Records) wystawionej przez uczelnię partnerską i dostarczonej przez studenta. Jeśli oceny są wyraŝone w skali innej niŝ lokalna, to ich przeliczenia dokonuje koordynator, wpisując lokalne odpowiedniki na karcie przebiegu studiów. Oceny moŝe wpisać do systemu samodzielnie student w USOSweb, moŝe to teŝ zrobić pracownik dziekanatu w formularzu Decyzje na temat wymagań. Tak czy inaczej to w dziekanacie następuje ostateczna weryfikacja informacji wpisanej do elektronicznej decyzji na podstawie karty przebiegu studiów. RównieŜ to tylko w dziekanacie moŝna zmienić stan przedmiotu obcego z E-do edycji na Z-zatwierdzony lub O-odrzucony oraz ustawić przedmiotom flagę Zaliczony (Rys. 11). 12
Rys. 13 Decyzje kanwa Szczegóły przedmiotów zewnętrznych decyzji Na zakończenie naleŝy w formularzu ustawić stan decyzji jako Zatwierdzona (Rys. 11). Rys. 14 Decyzje w stanie Zatwierdzona Po wykonaniu tych czynności punkty ECTS uzyskane w ramach decyzji typu LA będą mogły być automatycznie zsumowane i uwzględnione w opisie wyjazdu osoby (informacja ta jest przekazywana w sprawozdaniu dla Agencji krajowej ds. programu Erasmus). Po uzyskaniu ocen z przedmiotów uzupełniających róŝnice programowe student moŝe zostać ostatecznie rozliczony z etapu studiów odbywanego na uczelni partnerskiej. 6. Literatura [BWZ10] Marcin Krawczyński, Jan Rudziński, Biuro Współpracy z Zagranicą, Uniwersytet Warszawski, 2010. [BWZweb11] Janina Mincer-Daszkiewicz, Jan Rudziński, Moduł Wymiana studencka w USOSweb, Uniwersytet Warszawski, 2011. [DEC10] Jan Rudziński, Decyzje, Uniwersytet Warszawski, 2010. 13