Archiwizacja dokumentów w programie Erasmus. Wyższa Szkoła Ekonomii Turystyki

Transkrypt

1 Archiwizacja dokumentów w programie Erasmus Wyższa Szkoła Ekonomii Turystyki in Nauk kspołecznych ł w Kielcach

2 Właściwa archiwizacja dokumentów wiąże się z koniecznością spełnienia określonych wymagań prawnych, regulujących zarówno zasady postępowania z dokumentacją, jak i sferę bezpieczeństwa, w której przechowywane są dokumenty Ponadto na pracownikach ciąży obowiązek przestrzegania wdrożonych schematów działań dotyczących archiwizacji.

3 Podstawy prawne archiwizowania dokumentów Regulacje uczelniane odnoszące się do sposobu przechowania dokumentacji studentów mobilnych (w podziale na wyjeżdżających i przyjeżdżających) Podstawa prawna: - Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych. - Instrukcja kancelaryjna Wyższej Szkoły Ekonomii, Turystyki i Nauk Społecznych

4 Obowiązki i odpowiedzialności w zakresie archiwizowania dokumentów Jednostki administracji uczelnianej zaangażowanej w przygotowywanie i przechowywanie dokumentacji związanej ze studentami t wyjeżdżającymi j w ramach programu Erasmus Miejsce przechowywania dokumentacji

5 Organizacją działań zajmuje się pełnomocnik rektora ds. współpracy z zagranicą (pełni funkcję koordynatora uczelnianego) Do jego zadań należy m.in. przygotowanie, prowadzenie i archiwizowanie dokumentacji łącznie z partnerskimi umowami dwustronnymi. Miejscem przechowywania dokumentacji jest Biuro pełnomocnika rektora ds. współpracy z zagranicą

6 Dokumenty Dotyczy: y - wyjazdów standardowych studentów w celu odbycia części studiów w uczelni partnerskiej - porozumienie o programie zajęć LA (studia) lub porozumienie o programie praktyk TA (praktyki) (podpisują: dziekan, przedstawiciel uczelni partnerskiej, student), - formularz aplikacyjny uczelni zagranicznej, -potwierdzenie uczelni przyjmującej studenta na podstawie formularza aplikacyjnego i dotychczasowych osiągnięć studenta, - umowa pomiędzy uczelnią a studentem (na podstawie otrzymanych dokumentów koordynator sporządza umowę ę między studentem a naszą ą uczelnią celnią o wys. i sposobie wypłaty stypendium), -można sporządzić aneks do LA, jeśli z przyczyn obiektywnych nie można zrealizować wszystkich przedmiotów, - ankieta dot. przebiegu studiów (wersja elektroniczna), - wykaz zaliczeń (Transcript of Records) studenta w uczelni przyjmującej lub potwierdzenie zrealizowania programu praktyk, - dokument potwierdzający pobyt (daty skrajne pobytu) - dokument potwierdzający wypłatę stypendium (wyciągi z rachunków, kopie przelewów bankowych)

7 Dokumenty wymagane do archiwizacji Dotyczy: y - wyjazdów standardowych studentów w celu odbycia części studiów w uczelni partnerskiej przechowuje się je przez 5 lat od daty otrzymania listu zatwierdzającego sprawozdanie końcowe ( za archiwizowanie odpowiada pełnomocnik rektora ds. współpracy z zagranicą, dokumenty przechowywane są wbiurzewspółpracy z Zagranicą: - porozumienie o programie zajęć LA (studia) lub porozumienie o programie praktykta(praktyki) y - umowa pomiędzy uczelnią a studentem - ankieta dot. przebiegu studiów (w naszej szkole on-line i wersja papierowa) - wykaz zaliczeń (Transcript of Records) zdobytych zagranicą lub potwierdzenie zrealizowania programu praktyk - certyfikat - dokument potwierdzający pobyt (daty skrajne pobytu) - dokument potwierdzający wypłatę stypendium (wyciągi z rachunków, kopie przelewów bankowych)

8 Dokumenty wymagane do archiwizacji w przypadku studentów przyjeżdżających - umowa pomiędzy uczelnią macierzystą oraz partnerską; - invitation letter - porozumienie o programie zajęć wraz z punktacją ECTS (LA) - pełny yplan zajęć według przygotowanego g modułu w języku angielskim - okresowa Karta osiagnięć studenta w języku angielskim oraz polskim - Wykaz zaliczeń wraz z punktacją ECTS (Transcript of records) - dokument potwierdzający pobyt winstytucji przyjmującej ją j określający czas rozpoczęcia ę i zakończenia pobytu confirmation letter Przechowuje się je przez 5 lat. Za archiwizowani odpowiada pełnomocnik rektora ds. współpracy z zagranicą, dokumenty przechowywane są w Biurze Współpracy z Zagranicą.

9 Zasady archiwizowania dokumentacji

10 Zasady archiwizowania dokumentów - sporządzenie zatwierdzonej przez komisję kwalifikacyjną listy uczestników programu Erasmus w danym roku akademickim (wersja papierowa) - sporządzenie teczek indywidualnych studentów z dokumentacją wymaganą do archiwizacji jako załączniki do listy (wersja papierowa) - dokumentacja może być zgromadzona również w wersji elektronicznej na płycie CD Po 5 latach dokumenty studentów (LA, umowa, wykaz zaliczeń) przekazywane są do archiwum uczelnianego do teczek studenckich na podstawie spisu zdawczo odbiorczego zawierającego: - znak teczki, -tytuł teczki -daty skrajne - kategorie archiwalne - liczbę teczek - miejsce przechowywania Teczkę akt osobowych studenta przechowuje się w archiwum uczelnianym 50 lat (pracownik dziekanatu odpowiedzialny za archiwizację dokumentów uczelnianych)