Warszawa, 09 stycznia 2018 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WPS-VII.431.2.8.2017.AG Pan Krzysztof Sarzała Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Szczawinie Kościelnym ul. Jana Pawła II 3/1 09-550 Szczawin Kościelny WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2015 r. poz. 525 z późn. zm.), w związku z art. 6 ust. 4 pkt 4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) oraz na podstawie art.. 29 ust. 1 ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (Dz. U. z 2017 r. poz. 1851), w dniach od 15 do 17 listopada 2017 r., pracownicy Oddziału do spraw Świadczeń i Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego w Wydziale Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie: Pani Anna Gościniak starszy inspektor, pełniąca funkcję przewodniczącej zespołu kontrolującego i Pan Krzysztof Ogieniewski inspektor wojewódzki, przeprowadzili kontrolę problemową w trybie zwykłym w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Szczawinie Kościelnym. Przedmiotem kontroli była organizacja i sposób realizacji przez gminę zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (Dz. U. z 2017 r. poz. 1851), w przedmiocie ustalania uprawnień do świadczeń wychowawczych. Kontrolą objęto okres od 17 lutego 2016 r. do dnia kontroli.
Niniejszym przekazuję Panu wystąpienie pokontrolne. Wojewoda Mazowiecki pozytywnie pomimo stwierdzonych uchybień ocenił sposób wykonywania przez gminę zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikający z ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (Dz. U. z 2017 r. poz. 1851) zwanej dalej ustawą, w zakresie organizacji realizacji zadania, natomiast pozytywnie rzetelność sporządzanej sprawozdawczości oraz ustalanie uprawnień do świadczenia wychowawczego i jego wypłacania. 1. Organizacja realizacji zadania W okresie objętym kontrolą Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej w Szczawinie Kościelnym zarządzał Pan jako kierownik ww. jednostki. W wyniku kontroli ustalono, że podstawę prawną działania ośrodka stanowi statut przyjęty uchwałą Nr 170/XXXV/2013 Rady Gminy w Szczawinie Kościelnym z 24 lipca 2013 r. w sprawie uchwalenia Statutu Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Szczawinie Kościelnym oraz uchylenia uchwały. Akt ten w 6 zawiera zapis, że Ośrodek realizuje zadania określone w szczególności: ( ). W ww. dokumencie nie uwzględniono realizacji zadań wynikających z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci. Wewnętrzne zasady działania oraz organizację kontrolowanej jednostki określa regulamin organizacyjny wprowadzony zarządzeniem kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Szczawinie Kościelnym Nr 6a/13 z dnia 14 sierpnia 2013 r. oraz nowy regulamin organizacyjny wprowadzony zarządzeniem Nr 9/2016 z dnia 27 kwietnia 2016 r., gdzie w ramach struktury organizacyjnej jednostki wykazano stanowisko referenta ds. funduszu alimentacyjnego i świadczeń wychowawczych wraz z jego zakresem czynności. W okresie objętym kontrolą zadania określone w ustawie realizowali: Pan jako kierownik ośrodka, pani XXXXX XXXXX referent w referacie świadczeń rodzinnych, pani XXXXX XXXXX referent w referacie świadczeń rodzinnych oraz pan i XXXXX XXXXX księgowa Urzędu Gminy w Szczawinie Kościelnym. Do dnia 30 kwietnia 2016 r. pani XXXXX wykonywała czynności księgowe dla GOPS w Szczawinie Kościelnym zgodnie z posiadanym zakresem czynności, natomiast od dnia 1 maja 2016 r. do dnia kontroli zatrudniona była przez Pana jako kierownika ośrodka pomocy
społecznej na umowę zlecenie (umowa nr 1/2016 z 29 kwietnia 2016 r. oraz umowa nr 1/2017 z 2 stycznia 2017 r.). Ustalono, że wójt gminy Szczawin Kościelny nie dopełnił obowiązku, o którym mowa w art. 53 ust. 1 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci - wyznaczenia przez organ gminy, do dnia wejścia w życie ww. ustawy, tj. 1 kwietnia 2016 r., Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej do realizacji zadań z zakresu świadczenia wychowawczego. Wójt gminy Szczawin Kościelny, zarządzeniem Nr 12/2016 z dnia 31 marca 2016 r. udzielił Panu upoważnienia do prowadzenia postępowań w sprawach świadczenia wychowawczego oraz wydawania w tych sprawach decyzji. Ponadto, na Pana wniosek, wójt gminy Szczawin Kościelny upoważnił dwóch pracowników GOPS w Szczawinie Kościelnym tj.: panią XXXXX XXXXX i panią XXXXX XXXXX referentów w referacie świadczeń rodzinnych do prowadzenia postępowań w sprawach świadczeń wychowawczych, a także do wydawania w tych sprawach zaświadczeń. Powyższe jest realizacją art. 10 ust. 2 ustawy. Stwierdzono, że w zakresie obsługi świadczeń wychowawczych gmina korzysta z oprogramowania Świadczenia Wychowawcze (500+) na podstawie umów zawartych z firmą TOP-TEAM TT Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie. W związku z obowiązkiem, o którym mowa w art. 40 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922) poinformował Pan, że w GOPS w Szczawinie Kościelnym powołano administratora bezpieczeństwa informacji - panią XXXXX XXXXX i na podstawie. art. 43 ust. 1a ww. ustawy ośrodek był zwolniony z obowiązku rejestracji zbiorów danych osobowych. (akta kontroli str. 17-50) 2. Rzetelność sporządzanej sprawozdawczości Ostatnim zatwierdzonym miesięcznym zbiorczym sprawozdaniem rzeczowo-finansowym z wykonywania zadań z zakresu świadczenia wychowawczego sporządzonym bezpośrednio przed kontrolą, było sprawozdanie za wrzesień 2017 r. Ustalono, że liczba wypłaconych świadczeń wychowawczych wymieniona w sprawozdaniu w części A. - wydatki na świadczenia wychowawcze finansowane z dotacji celowej z budżetu państwa oraz liczba świadczeń, wiersz 1. kolumna 5 i wiersz 2. kolumna 5. była zgodna z liczbą świadczeń znajdujących się na listach wypłat świadczeń wychowawczych Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Szczawinie Kościelnym z miesiąca września 2017 r. tj.:
A.1 kolumna 5 świadczenie wychowawcze przekazane w formie pieniężnej 605 świadczeń, A.2 kolumna 5 świadczenie wychowawcze przekazane w formie rzeczowej lub w formie opłacania usług w związku z wystąpieniem co najmniej jednej z przesłanek, o których mowa w art. 9 ustawy brak świadczeń. Stwierdzono, że ilość wniosków dotyczących przyznania świadczenia wychowawczego wykazana w części C. Informacja uzupełniająca o realizacji świadczeń wychowawczych, wiersz 1.1. kolumna 3. była zgodna z ilością wniosków zarejestrowanych w prowadzonym w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Szczawinie Kościelnym rejestrze wniosków i decyzji administracyjnych w sprawie ustalenia prawa do świadczenia wychowawczego, tj.: C.1.1. kolumna 3 liczba wniosków o przyznanie świadczeń 62 wnioski. Liczba rodzin wykazana w części D. - informacja o rodzinach pobierających świadczenie wychowawcze na pierwsze dziecko: wiersz 1. kolumna 3 i wiersz 2 kolumna 3 oraz w części E. informacja o liczbie rodzin pobierających świadczenie wychowawcze wiersz 1. kolumna 3. była zgodna z wydrukiem raportu z wykorzystywanego przez gminę systemu informatycznego Świadczenia wychowawcze (500+), tj.: D.1 kolumna 3 liczba rodzin bez dziecka niepełnosprawnego, pobierających świadczenie wychowawcze na pierwsze dziecko 256 rodzin, D.2 kolumna 3 liczba rodzin z dzieckiem niepełnosprawnym, pobierających świadczenie wychowawcze na pierwsze dziecko 5 rodzin, E.1. kolumna 3 liczba rodzin pobierających świadczenie wychowawcze 369 rodzin. Jednocześnie poinformował Pan, że dane znajdujące się w częściach A, B, C, D, E ww. miesięcznego sprawozdania rzeczowo-finansowego generowane są za pomocą systemu dziedzinowego, którego dostawcą jest firma Top-Team, a informacje na temat finasowania świadczeń wychowawczych i kosztów obsługi w części F. sprawozdania wprowadzane są na podstawie zestawienia sporządzonego przez księgową jednostki. (akta kontroli str. 51-56) 3. Prawidłowość ustalania uprawnień do świadczenia wychowawczego i jego wypłacania W okresie objętym kontrolą przyjęto 845 wniosków o ustalenie uprawnień do świadczenia wychowawczego. W tym samym okresie wydano 780 decyzji administracyjnych, w tym 720 decyzji przyznających świadczenie, 18 decyzji, w których jednocześnie orzeczono o odmowie i przyznaniu świadczenia oraz 11 decyzji, w których odmówiono prawa do świadczenia.
Kontroli poddano łącznie 35 postępowań administracyjnych 1, z czego 13 postępowań dotyczyło ustalenia uprawnień do świadczenia wychowawczego na drugie i kolejne dziecko, natomiast 22 postępowania dotyczyły ustalenia uprawnień do świadczeń wychowawczych na pierwsze i kolejne dziecko w wieku do ukończenia 18 roku życia, z uwzględnieniem kryterium dochodowego. 33 postępowania zakończono przyznaniem świadczenia wychowawczego, natomiast w dwóch przypadkach postępowania zakończono wydaniem decyzji odmownej. Odmowy dotyczyły spraw, w których strony wnioskowały o przyznanie świadczenia na pierwsze dziecko. W 18 skontrolowanych sprawach świadczenia wychowawcze przyznano na okres świadczeniowy od dnia 1 kwietnia 2016 r. do dnia 30 września 2017 r., natomiast w pozostałych 17 sprawach świadczenia przyznano na okres świadczeniowy 2017/2018, tj. od 1 października 2017 r. do 30 września 2018 r. Stwierdzono, że we wszystkich 35 skontrolowanych przypadkach postępowanie wszczęto na podstawie prawidłowo wypełnionego wniosku o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego, zgodnego z wzorem określonym w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 8 lutego 2016 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenie wychowawcze (Dz. U. z 2016 r. poz. 214), obowiązującym do dnia 31 lipca 2017 r., a w przypadku wniosków złożonych na nowy okres świadczeniowy na podstawie rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 lipca 2017 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o przyznanie świadczenia wychowawczego oraz zakresu informacji, jakie mają być zawarte we wniosku, zaświadczeniach i oświadczeniach o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego (Dz. U. poz. 1465). Do wniosku załączono odpowiednie dokumenty określone w ww. rozporządzeniach. Wszystkie wnioski opatrzone były datą wpływu i numerem z rejestru wniosków i decyzji administracyjnych w sprawie ustalenia prawa do świadczenia wychowawczego. 1 Skontrolowane decyzje administracyjne: GOPS.4330.279.17 z 31.10.2017 r., GOPS.4330.441.17 z 22.02.2017 r., GOPS.4330.208.17 z 16.10.2017 r., GOPS.4330.200.17 z 12.10.2017 r., GOPS.4330.254.17 z 25.10.2017 r., GOPS.4330.226.16 z 09.06.2016 r., GOPS.4330.28.17 z 14.09.2017 r., GOPS.4330.166.16 z 24.05.2016 r., GOPS.4330.337.16 z 28.06.2016 r., GOPS.4330.371.16 z 21.07.2016 r., GOPS.4330.347.16 z 29.06.2016 r., GOPS.4330.23.17 z 13.09.2017 r., GOPS.4330.289.16 z 21.06.2016 r., GOPS.4330.164.16 z 24.05.2016 r., GOPS.4330.247.17 z 23.10.2017 r., GOPS.4330.130.17 z 04.10.2017 r., GOPS.4330.115.17 z 03.10.2017 r., GOPS.4330.77.17 z 28.09.2017 r., GOPS.4330.89.17 z 29.09.2017 r., GOPS.4330.252.16 z 15.06.2016 r., GOPS.4330.313.16 z 24.06.2016 r., GOPS.4330.25.17 z 13.09.2017 r., GOPS.4330.249.16 z 15.06.2016 r., GOPS.4330.303.16. z 23.06.2016 r., GOPS.4330.88.16 z 16.05.2016 r., GOPS.4330.185.17 z 11.10.2017 r., GOPS.4330.187.17 z 11.10.2017 r., GOPS.4330.19.16 z 10.05.2016 r., GOPS.4330.424.17 z 23.01.2017 r., GOPS.4330.5.17 z 31.08.2017 r., GOPS.4330..16.16 z 06.05.2016 r., GOPS.4330.3.17 z 31.08.2017 r., GOPS.4330.143.16 z 20.05.2016 r., GOPS.4330.68.16 z 13.05.2016 r., GOPS.4330.177.16 z 02.06.2016 r.
Ustalono, że we wszystkich 33 sprawach, w których przyznano prawo do świadczenia było ono przyznane osobom wymienionym w art. 4 ust. 2 ustawy tj. matce lub ojcu dziecka. W 20 przypadkach, w których świadczenie przyznano na pierwsze dziecko, dochód rodziny obliczono prawidłowo i w przeliczeniu na osobę w rodzinie nie przekraczał on kwoty 800 zł. Świadczenia przyznano w wysokości 500 zł miesięcznie od 1 kwietnia 2016 r. - w 17 przypadkach, od 1 października 2017 r. w 15 przypadkach oraz od miesiąca, w którym złożono wniosek - w 1 przypadku. We wszystkich skontrolowanych przypadkach świadczenie wychowawcze przyznano do końca okresu świadczeniowego, tj. do 30.09.2017 r. lub do 30.09.2018 r. W jednym z postępowań administracyjnych (decyzja nr GOPS.4330.424.17) w sposób prawidłowy ustalono i przyznano kwotę świadczenia wychowawczego przysługującego za niepełny miesiąc, w sytuacji kiedy to w rodzinie miało miejsce urodzenia się dziecka. Ponadto, poddane kontroli akta nie dotyczyły opieki naprzemiennej obydwojga rodziców rozwiedzionych, żyjących w separacji lub żyjących w rozłączeniu. Poddane analizie decyzje administracyjne w przedmiocie ustalenia prawa do świadczenia wychowawczego wydano w terminach określonych w art. 21 ust. 4 i 5 ustawy obowiązującej do dnia 31 lipca 2017 r., w terminie przewidzianym w art. 21 ust. od 4 do 5b (w przypadku decyzji administracyjnych wydanych po 1 sierpnia 2017 r.) lub w terminie określonym w art. 35 ust. 3 kodeksu postępowania administracyjnego,. W decyzjach wskazano termin oraz formę wypłaty świadczenia. Stwierdzono, że terminy wypłaty świadczeń określono zgodnie z zapisami art. 21. ust 1. ustawy. We wszystkich badanych sprawach świadczenia wychowawcze wypłacono w terminie i zgodnie z wydanymi decyzjami administracyjnymi, tj.: w prawidłowo ustalonej wysokości, od dnia oznaczonego w decyzji, przez okres oznaczony w decyzji. W 29 przypadkach świadczenia pieniężne przekazano w formie przelewu na wskazane przez świadczeniobiorcę konto bankowe oraz w 4 przypadkach, wypłata następowała w formie gotówkowej do odbioru przez świadczeniobiorcę świadczenia w kasie Banku Spółdzielczego w Gąbinie Oddział/Szczawin Kościelny. W wyniku analizy 35 decyzji administracyjnych stwierdzono, że we wszystkich przypadkach ich konstrukcja była zgodna z wymogami określonymi w art. 107 Kpa, tj.: decyzje zawierały oznaczenie organu, datę wydania, oznaczenie strony, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, uzasadnienie, pouczenie oraz podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego. Ponadto, w 16 decyzjach administracyjnych wydanych po 1 czerwca 2017 r. pouczono strony o prawie określonym w art. 127a ustawy Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2017 r. poz. 1257), tj. o możliwości zrzeczenia się prawa do wniesienia
odwołania oraz o skutkach zrzeczenia. Wszystkie kontrolowane decyzje zostały wydane przez Pana jako osobę upoważnioną do realizacji ww. zadania w imieniu wójta gminy Szczawin Kościelny. Także we wszystkich przypadkach decyzje doręczono zgodnie z wymogami określonymi w art. 46 1 k.p.a. (akta kontroli str. 57-171) Wobec przedstawionej oceny dotyczącej realizacji zadań w zakresie objętym kontrolą oraz mając na uwadze upływ terminu ustawowego na wyznaczenie Ośrodka przez organ właściwy do realizacji zadań z zakresu świadczenia wychowawczego, odstępuję od sformułowania zaleceń pokontrolnych w przedmiotowym zakresie. Jednocześnie informuję, że na podstawie art. 48 ustawy o kontroli w administracji rządowej od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Wioletta Kucharska Dyrektor Wydziału Polityki Społecznej Do wiadomości: Pan Jerzy Kazimierz Sochacki Wójt Gminy Szczawin Kościelny