Nazwa zamówienia: Zapytanie numer 10/RPWM/2018 Wybór wykonawcy zapewniającego wynajęcie sali wykładowej z wyposażeniem, pomieszczenia technicznego oraz wyżywienia i zakwaterowania na potrzeby przeprowadzenia 4-dniowego Kursu wytrzymałościowego sortowania drewna konstrukcyjnego metodą wizualną. Data publikacji: 2018-06-01 Termin składania oferty: 2018-06-11, godz.: 9:00 CEST Na przedmiot zamówienia składa się: Wynajęcie sali wykładowej z wyposażeniem, pomieszczenia technicznego, zapewnienie wyżywienia i zakwaterowania na potrzeby przeprowadzenia 4-dniowego Kursu wytrzymałościowego sortowania drewna konstrukcyjnego metodą wizualną. CPV: 70220000-9 (Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne) CPV: 55300000-3 (Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków) CPV: 98340000-8 (Usługi miejsc noclegowych oraz biur) Cel zamówienia: Udział 8 uczestników w 4-dniowym Kursie wytrzymałościowego sortowania drewna konstrukcyjnego metodą wizualną. Kurs ma pozwolić na zdobycie przez uczestników nowych praktycznych kwalifikacji przy możliwie wiernym odtworzeniu rzeczywistych warunków pracy brakarza sortującego wizualnie drewno konstrukcyjne. Skrócony opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem postępowania jest wynajęcie Zamawiającemu sali wykładowej wraz wyposażeniem, pomieszczenia technicznego, spełniających odpowiednie wymagania techniczne, zapewnienie zakwaterowania dla 8 osób i 2 wykładowców oraz pełnego wyżywienia (śniadania, obiady, kolacje i przerwy kawowe) podczas 4-dniowego Kursu wytrzymałościowego sortowania drewna konstrukcyjnego metodą wizualną, który zrealizowany będzie w dniach od 14. do 17. czerwca 2018 r. włącznie. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia 1. Wykonawca stworzy Zamawiającemu możliwość zorganizowania, w sposób nieprzerwany 4-dniowego kursu realizowanego w dniach od 14. do 17.czerwca 2018 r. włącznie, poprzez: wynajęcie sali szkoleniowej wraz z wyposażeniem technicznym, pomieszczenia technicznego, zapewnienie pełnego wyżywienia oraz zakwaterowania dla 8 osób uczestników szkolenia oraz 2 osób wykładowców. 2. Sala szkoleniowa, pomieszczenie techniczne, miejsca zakwaterowania i miejsce spożywania posiłków (stołówka / restauracja) powinny znajdować się w jednym budynku, bądź w kompleksie budynków oddalonych od siebie na odległość nie większą jak 500 metrów ze względu na duże prawdopodobieństwo wzięcia udziału w kursie przez osoby z niepełnosprawnościami (działanie równościowe). 3. W Kursie wytrzymałościowego sortowania drewna konstrukcyjnego metodą wizualną, organizowanym przez Zamawiającego, będzie brało udział 8 uczestników i 2 wykładowców, szkolenie trwać będzie nieprzerwanie przez 4 dni kalendarzowe następujące bezpośrednio po sobie. Zamawiający planuje zorganizowanie kursu łącznie z weekendem. 1
4. Zajęcia wykładowe w sali szkoleniowej odbywać się będą codziennie przez 4 dni, w godzinach od 8.00 do 19.00, zajęcia praktyczne w pomieszczeniu technicznym odbywać się będą także codziennie przez 4 dni, w godzinach od 8.00 do 19.00 co szerzej wyjaśnia pkt 5 poniżej. 5. Kurs składa się z części wykładowej oraz warsztatowej, które odbywać się będą w sposób równoległy. Część wykładowa na sali szkoleniowej, zaś część praktyczna w pomieszczeniu technicznym udostępnionym Zamawiającemu przez Wykonawcę. W pomieszczeniu technicznym zgromadzona będzie tarcica konstrukcyjna (tj. suche drewno czterostronnie strugane z fazowanymi krawędziami, przeznaczone na cele budowlane, z których powstaje m.in. szkielet dachu tzw. więźba dachowa) w ilości do 80 szt. Desek o długości każdej do 2,5 m., szerokości do 20 cm i grubości do 5 cm. Realizacja przedmiotu zamówienia nastąpi w dniach od 13. do 17. czerwca 2018 r. (włącznie). 6. Kurs objęty przedmiotem zamówienia odbywać się będzie w ramach projektu unijnego finansowanego ze środku Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko- Mazurskiego na lata 2014-2020, dlatego pożądanym jest aby sala, pomieszczenie techniczne (dodatkowa sala), miejsce zakwaterowania i miejsce wyżywienia, tj. zasoby będące przedmiotem postępowania, znajdowały się na terenie województwa warmińskomazurskiego co znajduje wyraz w najważniejszym kryterium oceny lokalizacja (o wadze 51% możliwych do uzyskania punktów). Jednakże Zamawiający przewidując możliwość niezgłoszenia się żadnego wykonawcy z terenów województwa warmińsko-mazurskiego dopuszcza również udział w tym samym postępowaniu wykonawców z innych terenów Polski z zastrzeżeniem, że w każdym przypadku konkurowania przez nich z wykonawcami z terenu województwa warmińsko-mazurskiego, mimo najkorzystniejszej ceny, nie będą w stanie wygrać. Innymi słowy lokalizacja nie jest warunkiem udziału w niniejszym postępowaniu, lecz stanowi wyłącznie kryterium oceny. 7. Budynki, w których odbywać się będą zajęcia i miejsce, w którym uczestnicy kursu będą zakwaterowani winny być przystosowane dla potrzeb osób niepełnosprawnych (działanie równościowe). 8. Warunki dotyczące sali szkoleniowej: a) winna być przystosowana do przeprowadzenia wykładów i zajęć warsztatowych z rysowania rzutów przekroju belek, tzw. powierzchnia sali nie mniejsza jak 50 m2; b) w pełni wyposażona (krzesła, stoliki, rzutnik, komputer, ekran, projektor, flipchart z kartkami) z systemem oświetleniowym spełniającym wymagania zawarte w normie oświetleniowej PN-EN 12464-1:2004. Sala winna być podłączona do sieci elektrycznej oraz Internetu (Wifi); c) powinna być wyposażona w dodatkowe stoły, na których będą wyeksponowane próbki drewna (ok. 150 fragmentów próbek drewna konstrukcyjnego o wymiarach 20x10x5 cm), do których swobodny dostęp będą mieli uczestnicy szkolenia i na których to stołach będą mogły się odbywać zajęcia z rysowania przekrojów belek, o których mowa wyżej; d) powinna spełniać wszelkie normy BHP, posiadać okna z dostępem do naturalnego światła dziennego, posiadać dostęp do węzła sanitarnego i zaplecza socjalnego oraz powinna być ogrzewana i klimatyzowana; e) wykonawca zapewni obsługę techniczną sali, tzn. osobę dbającą o czystość podczas trwania zajęć i po ich zakończeniu danego dnia i osobę na wypadek problemów technicznych ze sprzętem (tj. rzutnikiem, komputerem). 9. Warunki dotyczące pomieszczenia technicznego: 2
a. winno być przystosowane do przeprowadzenia zajęć praktycznych polegających na sortowaniu metodą wizualną tarcicy konstrukcyjnej, tzw. powierzchnia pomieszczenia nie mniejsza jak 150 m 2 ; b. powinno być odpowiednio szerokie tzn. nie węższe niż 4 m szerokości, gdyż Zamawiający umieści w nim deski (tarcicę konstrukcyjną) na stojakach, tak aby zapewnić swobodny dostęp uczestników kursu do każdej pojedynczej deski, swobodnie umieszczonej na stojakach na tzw. kobyłkach (w układzie jedna deska obok drugiej). Zgromadzona tarcica konstrukcyjna będzie w ilości do 80 szt. desek o długości do 2,5 m., szerokości do 20 cm i grubości do 5 cm każda; c. pomieszczenie powinno spełniać wszelkie normy BHP, posiadać okna z dostępem do naturalnego światła dziennego lub odpowiednie oświetlenie spełniające wymagania zawarte w normie oświetleniowej PN-EN 12464-1:2004 oraz posiadać dostęp do węzła sanitarnego i zaplecza socjalnego. 10. Wykonawca zapewni uczestnikom kursu i wykładowcy pełne wyżywienie tj. 10 osób (w tym 8 uczestników oraz 2 wykładowców), codziennie przez 4 dni. Dokładne menu i godziny serwowania posiłków ustalone będą z Wykonawcą na 7 dni przed rozpoczęciem szkolenia. 11. Zamawiający preferuje Wykonawców, którzy do wykonania zadań związanych z usługami cateringowymi (dot. wyżywienia), zatrudniać będą przy realizacji usługi cateringowej (dot. wyżywienia) (zatrudnienie trwające od rozpoczęcia terminu realizacji usługi cateringowej do końca upływu realizacji usługi cateringowej, jednak w przypadku rozwiązania stosunku pracy przez osobę niepełnosprawną lub przez pracodawcę przed zakończeniem tego okresu, wykonawca będzie obowiązany do zatrudnienia na to miejsce innej osoby niepełnosprawnej) co najmniej jedną z następujących osób: - osoba niepełnosprawna tj. osoba spełniające przesłanki statusu niepełnosprawności, określone ustawą z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych lub właściwymi przepisami państw członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego, w których wykonawca ma miejsce zamieszkania albo siedzibę; - osoba bezrobotna lub młodociana w celu przygotowania zawodowego, o której mowa w ustawie z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2013 r. poz. 674 z późn. zm.) przy czym pojęcie bezrobotnego określone jest w art. 2 ust. 1 pkt 2, a młodocianym w rozumieniu ustawy jest osoba, która ukończyła 16 lat, a nie przekroczyła 18 lat - lub w innych analogicznych przepisach państwa członkowskiego UE lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego w których wykonawca ma miejsce zamieszkania albo siedzibę; - inna niż wskazana wyżej osoba, o której mowa w ustawie z dnia 13 czerwca 2003 r. o zatrudnieniu socjalnym (Dz. U. z 2011 r. Nr 122, poz. 143 z późn. zm.) lub w innych analogicznych przepisach państwa członkowskiego UE lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego w których wykonawca ma miejsce zamieszkania albo siedzibę. Wstępna ocena spełnienia powyższego warunku następuje przez złożenie oświadczenia wykonawcy o zatrudnieniu lub zamiarze zatrudnienia rzeczonych osób przy realizacji usługi cateringowej. Sposób dokumentowania przez wykonawcę zatrudnienia osób niepełnosprawnych wykonujących usługę będącą przedmiotem zamówienia odbywać się będzie poprzez ewidencjonowanie przez danego wykonawcę czasu pracy osób niepełnosprawnych ze wskazaniem czynności, które były wykonywane przez te osoby. 3
W przypadku niewywiązania się z wymagań dotyczących zakresu zatrudnienia osób niepełnosprawnych, zamawiającemu przysługuje także prawo do wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym. Wykonawca na etapie realizacji umowy na każde żądanie zamawiającego będzie przedstawiał umowy o pracę, zlecenie itp. zawarte z osobami niepełnosprawnymi wykonującymi usługi dotyczące przedmiotowego postępowania oraz orzeczenia o niepełnosprawności tych osób. 12. Warunki dotyczące wyżywienia: a. śniadanie w formie bufetu szwedzkiego z co najmniej jednym ciepłym posiłkiem (np. jajecznica, kiełbasa, parówki, itp.) oraz ciepłym (kawa, herbata) i zimnym napojem (soki, woda mineralna). Do tego pieczywo, wędliny, ser, warzywa, masło, jogurty; b. obiad składający się z w dwóch dań i soku: zupa oraz danie główne (ziemniaki / frytki / ryż / makaron), surówka z warzyw oraz jedna porcja mięsa lub ryby; c. całodniowy serwis kawowy: kawa, herbata, woda, soki i kruche ciastka lub ciasto; d. kolacja w formie bufetu szwedzkiego z co najmniej jednym ciepłym posiłkiem oraz ciepłym (kawa, herbata) i zimnym napojem (soki, woda mineralna). Do tego pieczywo, wędliny ser, warzywa, masło; e. do przygotowania posiłków winny być użyte produkty spełniające normy jakościowe produktów spożywczych; f. zamawiający wymaga kompleksowej obsługi kelnerskiej, czyli zapewnienia talerzy, sztućców, kubków, serwetek itp., które nie mogą być jednorazowe; g. wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za jakość i transport pożywienia oraz podanie go zgodnie z wymaganiami sanitarnymi dotyczącymi żywności i żywienia, w szczególności zobowiązany jest do przestrzegania wymagań określonych w ustawie o bezpieczeństwie żywności i żywienia z dnia 25 sierpnia 2006 r. (Dz. U. z 2015 r. poz. 594 ze zm.). 13. Wykonawca zapewni zakwaterowanie 8 uczestników kursu oraz 2 wykładowców, w konfiguracji pokoi co najmniej: 4x pokoje 2-osobowe dla uczestników (tj. może wystąpić konfiguracja 8x pokoi 1-osobowych) oraz 2x pokoje 1-osobowe dla wykładowców. Możliwość zakwaterowania się uczestników winna rozpoczynać się 13.06.2018 r. od godz. 14:00, a wymeldowania się 17.06.2018 r. do godz.12:00. 14. Warunki dotyczące zakwaterowania: a. pokoje 2-os. winny być o powierzchni minimum 12 m2, zaś pokoje 1-os. minimum 10m2; b. minimalne wyposażenie pokoju: łazienka z toaletą, prysznicem lub wanną, łóżka z pościelą, biurko / stolik, krzesła, szafa na ubrania, odbiornik telewizyjny; c. pokoje zamykane na klucz, ochrona nocą, parking strzeżony bądź monitorowany; d. wykonawca zapewni obsługę techniczną, w tym dostępną dla gości recepcję, serwis osoby sprzątającej pokoje i osoby technicznej. 15. Zapłata całości wynagrodzenia nastąpi w ciągu 14 dni po jej wykonaniu przez Wykonawcę. 16. Wynagrodzenie za zakwaterowanie oraz wyżywienie (w tym serwis kawowy) ulegnie podwyższeniu lub pomniejszeniu w przypadku, gdy stan grupy szkoleniowej odpowiednio zwiększy się (maksymalnie o 2 dodatkowych uczestników tj. do 10) lub ulegnie zmniejszeniu (maksymalnie o 2 uczestników tj. do 6). Wartość obniżenia/podwyższenia wynagrodzenia będzie proporcjonalna w stosunku do liczby uczestników podlegającej zmianie. 4
Cena oraz parametry sali wykładowej (wraz z wyposażeniem, w tym sali technicznej) przy tak nieznacznej zmianie stanu grupy (+/- 2 uczestników) nie ulega zmianie. 17. W razie wystąpienia okoliczności, za które Wykonawca lub Zamawiający nie ponoszą winy (w szczególności, gdy liczba uczestników chętnych do wzięcia udziału w kursie przeczy racjonalności logistycznej, organizacyjnej i ekonomicznej przeprowadzenia kursu, tj. gdy liczba ta jest mniejsza niż 6 uczestników) Zamawiający ma prawo jednostronnego wyznaczenia Wykonawcy nowego terminu realizacji umowy, przy czym - co najmniej na 30 dni przed rozpoczęciem nowego terminu jej realizacji - zawiadamia wybranego Wykonawcę o tym terminie. Wykonawca ma 7 dni na złożenie oświadczenia w formie pisemnej lub dokumentowej za pośrednictwem poczty elektronicznej o skorzystaniu z prawa wykonania umowy bądź o rezygnacji z tego prawa (co jest równoznaczne z rozwiązaniem umowy w trybie natychmiastowym). W przypadku rezygnacji Zamawiający rozpocznie nowe postępowanie w sprawie udzielenia zamówienia o tożsamym przedmiocie. Termin realizacji zamówienia: Termin realizacji umowy: od 13. do 17. czerwca 2018 r. włącznie. Kary umowne W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy dotyczącej przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty każdorazowo kary umownej w wysokości 10 % wartości ceny (brutto). Za nienależyte wykonanie umowy uważa się przede wszystkim: 1. nieudostępnienie sali wykładowej z wyposażeniem, pomieszczenia technicznego oraz wyżywienia i zakwaterowania na potrzeby przeprowadzenia 4-dniowego kursu w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego; 2. niezapewnienie odpowiednich standardów zakwaterowania; 3. niezapewnienie odpowiednich standardów wyżywienia; 4. niezapewnienie niezwłocznej pomocy technicznej w przypadku awarii sprzętu wykorzystywanego do szkolenia (co uniemożliwi planowy przebieg szkolenia); 5. sytuację, gdy sala lub pomieszczenie techniczne nie spełni odpowiednich parametrów technicznych lub nie będą odpowiednio wyposażone; 6. sytuację, gdy wyżywienie nie będzie w odpowiedniej ilości potraw, będzie niekompletne lub o nieodpowiedniej jakości (tzn. małe porcje, braki w składnikach, etc.); 7. niespełnienie warunków dotyczących klauzuli społecznej. Suma kar umownych, o których mowa powyżej, nie może przekroczyć 45% wartości całości ceny (brutto). Zamawiający może dochodzić wartości szkody poniesionej z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu zamówienia przenoszącej wysokość kar umownych zastrzeżonych powyżej. Warunki udziału w postępowaniu: 1) Doświadczenie Wykonawcy ubiegający się o zamówienie muszą wykazać się wykonaniem (lub być w trakcie wykonywania) w okresie 3 ostatnich lat (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy za ten okres) przed upływem terminu składania ofert co najmniej trzykrotnie, usługi zorganizowania 5
kilkudniowego (co najmniej 3-dniowego) kursu bądź szkolenia, poprzez zapewnienie sali szkoleniowej wraz z wyposażeniem, bazy noclegowej oraz pełnego wyżywienia (tj. usługi podobnej a nie tylko tożsamej do przedmiotu zamówienia). Ocena spełnienia powyższego warunku następuje poprzez przedstawienie przez Wykonawcę wykazu usług, o których mowa powyżej, zawierającego co najmniej nazwę lub przedmiot wykonanej usługi, termin wykonania usługi, nazwę podmiotu, na rzecz którego wykonano usługę. 2) Powiązania kapitałowe i osobowe Z możliwości składania ofert wyklucza się Oferentów, którzy są podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez Instytucję Zarządzającą Programem Operacyjnym, c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Ocena spełnienia powyższego warunku następuje poprzez złożenie oświadczenia Wykonawcy o braku powyższego powiązania kapitałowego i osobowego z Zamawiającym. Ocena spełnienia powyższych (1-2) warunków udziału w postępowaniu będzie dokonana na zasadzie spełnia / nie spełnia Kryteria oceny oferty Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które nie zostaną odrzucone przez Zamawiającego. Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria i ich znaczenie: Znaczenie Maksymalna liczba punktów, jakie Kryterium: procentowe otrzymać oferta za wskazane kryterium: Cena (opłata) brutto 39 % 39 pkt może Miejsce usługi na terenie woj. warmińsko-mazurskiego 51% 51 pkt Zastosowanie klauzuli społecznej * 10% 10 pkt Maksymalna liczba punktów możliwych do uzyskania: 100 pkt. * Zastosowanie klauzuli społecznej zgodnie z opisem zawartym w pkt. 11 Szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia (SOPZ) 6
Opis sposobu przyznawania punktacji: Kryterium wyboru: Cena (opłata) brutto Miejsce usługi na terenie woj. warmińskomazurskiego Zastosowanie klauzuli społecznej Ocena kryterium: Liczba punktów = Cmin/Cr x 39 pkt gdzie: Cmin cena oferty najtańszej Cr cena oferty rozpatrywanej Miejsce usługi na terenie woj. warmińsko-mazurskiego - 51 pkt Miejsce usługi poza terenem woj. warmińsko mazurskiego - 0 pkt Nie- 0 pkt Tak- 10 pkt Termin składania ofert Ofertę należy sporządzić w języku polskim na formularzu nr 1 stanowiącym załącznik do zapytania ofertowego. Oferta musi zawierać: dane oferenta; proponowaną cenę (opłatę) netto i brutto do poniesienia przez Zamawiającego za wykonanie usługi będącej przedmiotem zamówienia; podpis oferenta; wykaz usług zorganizowania kilkudniowego (co najmniej 3-dniowego) kursu bądź szkolenia, poprzez zapewnienie sali szkoleniowej wraz z wyposażeniem, bazy noclegowej oraz pełnego wyżywienia, zawierający co najmniej nazwę lub przedmiot wykonanej usługi, termin wykonania usługi, nazwę podmiotu, na rzecz którego wykonano usługę; oświadczenie Wykonawcy o braku powiązania kapitałowego i osobowego (opisanego w warunkach udziału) względem Zamawiającego; Ofertę wraz z wszystkimi wymaganymi załącznikami należy przesłać do dnia 11 czerwca 2018 r., do godz.: 09:00 CEST, za pośrednictwem poczty elektronicznej, w formie skanu, na adres mailowy: biuro@forestcc.pl, w temacie wpisując: Zapewnienie sali wykładowej z wyposażeniem, pomieszczenia technicznego oraz wyżywienia i zakwaterowania, na potrzeby przeprowadzenia 4-dniowego Kursu wytrzymałościowego sortowania drewna konstrukcyjnego metodą wizualną. Nie otwierać do 11 czerwca 2018 r. do godz. 09:30 CEST. Alternatywnie ofertę wraz z wszystkimi wymaganymi załącznikami można dostarczyć osobiście do siedziby Zamawiającego Forest Consulting Center Sp. z o.o., ul. J.H. Dąbrowskiego 75/56 w Poznaniu (w dniach i godzinach pracy biura, tj.: poniedziałek, wtorek, środa, czwartek, piątek godz. 9:00-17:00), do dnia 11 czerwca 2018 r., do godz.: 09:00 CEST, w zamkniętej kopercie opisanej: Zapewnienie sali wykładowej z wyposażeniem, pomieszczenia technicznego oraz wyżywienia i zakwaterowania, na potrzeby przeprowadzenia 4-dniowego Kursu wytrzymałościowego sortowania drewna konstrukcyjnego metodą wizualną. Nie otwierać do 11 czerwca 2018 r. do godz. 09:30 CEST 7
Oferty, które wpłyną do Zamawiającego po upływie terminu nie będą uwzględnione w procesie wyboru oferenta. Otwarcie i ocena ofert nastąpią w siedzibie Forest Consulting Center Sp. z o.o., ul. J.H. Dąbrowskiego 75/56, 61-523 Poznań dnia 11 czerwca 2018 r. o godz. 09:30. Ogłoszenie wyniku postępowania nastąpi niezwłocznie po dokonaniu oceny ofert. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. W razie wątpliwości i pytań prosimy o kontakt: pod nr telefonu: 690-800-290 (Jacek Rutkowski) Informacje na temat zakresu wykluczenia: Z możliwości składania ofert wyklucza się Oferentów, którzy są podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez Instytucję Zarządzającą Programem Operacyjnym, c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Określenie warunków istotnych zmian umowy: Zamawiający przewiduje możliwość istotnych zmian umowy o realizację zamówienia w następujących przypadkach (przy czym wystarczy ziszczenie się tylko jednego z nich, nawet jeżeli przedmiot tego przypadku jest oceniany inaczej w przypadkach pozostałych): 1) zmiana ta będzie korzystniejsza dla Zamawiającego w porównaniu z warunkami proponowanymi w wygranej ofercie, tj.: wysokość kar umownych będzie wyższa; cena ulegnie zmniejszeniu (bez zmiany pozostałych okoliczności) przy czym żadna z tych zmian umowy nie może powodować wzrostu ceny (co siłą rzeczy nie ma zastosowania do zmiany w postaci obniżenia ceny) - w zakresie adekwatnym do zmiany; 2) nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących regulacji prawnych obowiązujących w dniu podpisania umowy - w zakresie adekwatnym do zmiany; 3) nastąpi zmiana ustawowej stawki podatku VAT - Strony dostosują wskazaną w umowie stawkę do obowiązujących przepisów prawa i odpowiednio podwyższą lub obniżą wynagrodzenie brutto, kwota netto pozostanie bez zmian; 4) nastąpi zmiana umowy o dofinansowanie łącząca Zamawiającego z Instytucją Zarządzającą lub zmiana wniosku o dofinansowanie lub jakakolwiek inna zmiana w zakresie ustaleń dokonanych pomiędzy Zamawiającym a Instytucją Zarządzającą (np. w zakresie harmonogramu realizacji projektu) - w zakresie adekwatnym do zmiany; 5) konieczność zmiany terminu realizacji zamówienia powstanie na skutek okoliczności, które nie powstały z winy Wykonawcy lub Zamawiającego i których nie można było przewidzieć na etapie sporządzania zapytania ofertowego - w zakresie terminu realizacji zamówienia i rozwiązania 8
umowy. W takich przypadkach (w szczególności, gdy liczba uczestników chętnych do wzięcia udziału w kursie przeczy racjonalności logistycznej, organizacyjnej i ekonomicznej przeprowadzenia kursu, tj. gdy liczba ta jest mniejsza niż 6 uczestników) Zamawiający ma prawo jednostronnego wyznaczenia Wykonawcy nowego terminu realizacji umowy, przy czym - co najmniej na 30 dni przed rozpoczęciem nowego terminu jej realizacji - zawiadamia wybranego Wykonawcę o tym terminie. Wykonawca ma 7 dni na złożenie oświadczenia w formie pisemnej lub dokumentowej za pośrednictwem poczty elektronicznej o skorzystaniu z prawa wykonania umowy bądź o rezygnacji z tego prawa (co jest równoznaczne z rozwiązaniem umowy w trybie natychmiastowym). W przypadku rezygnacji Zamawiający rozpocznie nowe postępowanie w sprawie udzielenia zamówienia o tożsamym przedmiocie; 6) Instytucja Zarządzająca wyrazi uprzednią zgodę na zmianę umowy z uwzględnieniem wszystkich okoliczności usprawiedliwiających zmianę - w zakresie adekwatnym do uzyskanej zgody. Postanowienia dodatkowe i końcowe 1) Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych. 2) Zamawiający unieważni niniejsze postępowanie, jeżeli: a) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie całego zamówienia w budżecie projektowym (kwota została już ustalona w budżecie wniosku) chyba, że zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty lub; b) postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy w sprawie zamówienia. 3) Wykonawca ponosi wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania. Zamawiający nie odpowiada za koszty poniesione przez Wykonawcę w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty. Oferentowi, którego oferta nie zostanie wybrana, w szczególności w przypadku niespełnienia kryteriów wyboru, nieuzyskania wymaganej liczby punktów, zmiany warunków udzielenia zamówienia, anulowania postępowania/zamówienia lub nie zawarcia umowy nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego. 4) Wynagrodzenie Wykonawcy jest współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020. 5) Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, 6) Termin związania ofertą: 30 dni licząc od ostatniego dnia przeznaczonego na składanie ofert (tj. licząc od 11 czerwca 2018 r.). 7) Złożenie oferty jest jednoznaczne z zaakceptowaniem powyższych zasad. Załączniki: 1) Formularz ofertowy zał. nr 1; 2) Oświadczenie dot. zatrudnienia osób objętych klauzulą społeczną; 3) Wykaz usług wchodzących w zakres doświadczenia Wykonawcy zał. nr 3. 9
Załącznik nr 1 zapytania ofertowego, dnia 2018 r. OFERTA DO: ZAPYTANIA NUMER 10/RPWM/2018 dotyczące wyboru wykonawcy zapewniającego wynajęcie sali wykładowej z wyposażeniem, zaplecza technicznego oraz wyżywienia i zakwaterowania na potrzeby przeprowadzenia 4-dniowego Kursu wytrzymałościowego sortowania drewna konstrukcyjnego metodą wizualną. Dane dotyczące oferty: Odpowiedź na zapytanie: 10/RPWM/2018 Dane oferenta: Nazwa Wykonawcy Ulica: Kod pocztowy Miejscowość Województwo NIP REGON REGON Telefon do kontaktu Składam ofertę na wykonanie ww. przedmiotu zamówienia: Lokalizacja sali (nazwa i dokładny adres): Lokalizacja pomieszczenia technicznego: 10
Lokalizacja miejsca wyżywienia (nazwa i dokładny adres): Lokalizacja miejsca zakwaterowania (nazwa i dokładny adres): Oferta cenowa. Kwoty do poniesienia przez zamawiającego podana w PLN cyfrą oraz słownie: 1. Sala wykładowa (wraz z wyposażeniem), za okres całego kursu: Cena netto:.. Słownie:.. Podatek VAT:.. Słownie:.... Cena brutto:.. Słownie:... 2. Wyżywienie (w tym serwis kawowy): a) dla 8 uczestników (za okres całego kursu) Cena netto:.. Słownie:.. Podatek VAT:.. Słownie:.... Cena brutto:.. Słownie:... b) dla 2 wykładowców (za okres całego kursu) Cena netto:.. Słownie:.. Podatek VAT:.. Słownie:.... Cena brutto:.. Słownie:... 3. Zakwaterowanie: a) dla 8 uczestników (za okres całego kursu) Cena netto:.. Słownie:.. Podatek VAT:.. Słownie:.... Cena brutto:.. Słownie:... 11
b) dla 2 wykładowców (za okres całego kursu) Cena netto:.. Słownie:.. Podatek VAT:.. Słownie:.... Cena brutto:.. Słownie:... CENA BRUTTO OFERTY WYKONAWCY /zawierająca wszystkie wyżej wskazane ceny składowe brutto/. słownie:... Oświadczenia oferenta: 1) Oświadczam, że zobowiązuje się zrealizować przedmiot zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w zapytaniu ofertowym, nie wnoszę do niej zastrzeżeń oraz zobowiązuję się zrealizować przedmiot zamówienia zgodnie ze złożoną ofertą. 2) Oświadczam, iż zapoznałem/am się z opisem przedmiotu zamówienia i wymogami Zamawiającego i nie wnoszę do nich żadnych zastrzeżeń. 3) Oświadczam, że spełniam wszystkie wymagania postawione przez Zamawiającego w niniejszym Zapytaniu. 4) Oświadczam, że uważam się za związany/a niniejszą ofertą przez okres 30 dni od terminu składania ofert, (30 dni licząc od ostatniego dnia przeznaczonego na składanie ofert), (tj. licząc od 11 czerwca 2018 r.), a w przypadku wyboru oferty przez cały okres trwania umowy. 5) Oświadczam, iż podane przeze mnie dane są zgodne z prawdą i znane mi są sankcje wynikające z art. 233 par. 1 kodeksu karnego. 6) Oświadczam, iż nie jestem powiązany z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, b. posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez Instytucję Zarządzającą Programem Operacyjnym, c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Do oferty załączam następujące dokumenty: 1) Oświadczenie dot. zatrudnienia osób objętych klauzulą społeczną; 2) Wykaz usług w ramach wykazania doświadczenia (załącznik nr 3 zapytania ofertowego);.... (podpis oferenta 12
Załącznik nr 2 zapytania ofertowego, dnia 2018 r. OFERTA DO: ZAPYTANIA NUMER 10/RPWM/2018 dotyczące wyboru wykonawcy zapewniającego wynajęcie sali wykładowej z wyposażeniem, zaplecza technicznego oraz wyżywienia i zakwaterowania na potrzeby przeprowadzenia 4-dniowego Kursu wytrzymałościowego sortowania drewna konstrukcyjnego metodą wizualną. OŚWIADCZENIE Niniejszym oświadczam, że do wykonania zadań związanych z usługami cateringowymi (dot. wyżywienia), zatrudniona będzie co najmniej jedna osoba objęta klauzulą społeczną, o której mowa w pkt. 11 szczegółowego przedmiotu zamówienia zapytania ofertowego.... (podpis oferenta) 13
Załącznik nr 3 zapytania ofertowego, dnia 2018 r. OFERTA DO: ZAPYTANIA NUMER 10/RPWM/2018 dotyczące wyboru wykonawcy zapewniającego wynajęcie sali wykładowej z wyposażeniem, zaplecza technicznego oraz wyżywienia i zakwaterowania na potrzeby przeprowadzenia 4-dniowego Kursu wytrzymałościowego sortowania drewna konstrukcyjnego metodą wizualną. WYKAZ USŁUG wykonanych (lub będących w trakcie wykonywania) w okresie 3 ostatnich lat (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy za ten okres) przed upływem terminu składania ofert co najmniej trzykrotnie, polegających na zorganizowaniu kilkudniowego (co najmniej 3-dniowego) kursu bądź szkolenia, poprzez zapewnienie sali szkoleniowej wraz z wyposażeniem, bazy noclegowej oraz pełnego wyżywienia (tj. usługi podobnej a nie tylko tożsamej do przedmiotu zamówienia). Lp. Nazwa lub przedmiot usługi Termin wykonania usługi Nazwa Usługobiorcy 1. 2. 3..... (podpis oferenta) 14