Rekord.ERP w GGG Sp. z o.o. Firma GGG istnieje od 1998 roku i ma siedzibę w Radomiu. Jako ekspert w dziedzinie produkcji detali precyzyjnych oferuje usługi obróbki w technice CNC oraz montażu mechanicznego. Firma zapewnia szeroki zakres usług - począwszy od obróbki i wykonania pojedynczych detali, poprzez produkcję i dostawy partii produkcyjnych, do budowy i wykonawstwa kompletnych podzespołów lub urządzeń.
GGG Sp. z o.o. oferuje produkcję prototypów oraz wparcie inżynierskie, techniczne i produkcyjne w procesie rozwoju nowych produktów. Wykonuje precyzyjne frezowanie i toczenie CNC, a także wiercenie długich otworów, kwalifikowane spawanie i montaże mechaniczne. GGG jest firmą zarządzaną rodzinnie, wspieraną przez zespół profesjonalistów., która zatrudnia obecnie 185 pracowników i posiada ponad 50 nowoczesnych obrabiarek sterowanych numeryczne. Priorytetem dla Zarządu jest utrzymanie silnej pozycji w branży produkcji na zlecenie i realizacji usług produkcyjnych. Firma posiada certyfikowany system zarządzania jakością ISO 9001:2008 i jest beneficjentem wielu krajowych oraz regionalnych programów wsparcia inwestycyjnego dedykowanego dla przedsiębiorstw. Marek Moskal Administrator systemu ze strony GGG Sp. z o.o.: Wraz z rozwojem firmy i wzrostem wymagań ze strony klientów Kierownictwo GGG Sp. z o.o. doszło do wniosku, że ówczesny system ERP nie był w stanie spełnić stawianych przed nim wymagań. Mieliśmy pełną świadomość, że wybór nowego systemu ERP jest strategiczną decyzją, której efekty będą odczuwalne przez wiele lat. Dobrze wdrożony system może być dla firmy źródłem przewagi konkurencyjnej i przynieść jej wymierne korzyści. Źle dobrane lub nieumiejętnie wdrożone oprogramowanie, zamiast pomagać, może być dodatkowym obciążeniem i spowalniać rozwój przedsiębiorstwa. Z tego względu do procesu wyboru dostawcy rozwiązania informatycznego podeszliśmy bardzo poważnie i w efekcie poświęciliśmy na ten etap kilka miesięcy. Spotkaliśmy się z wieloma przedstawicielami zarówno polskich, jak i zagranicznych firm. Podczas prezentacji, poza oceną samego oprogramowania i jego możliwości, zwracaliśmy szczególną uwagę na doświadczenie zespołów i profesjonalizm prezentowanych rozwiązań. Szukaliśmy bowiem rozwiązania i partnera na lata, a nie wyłącznie sprzedawcy licencji. Za wyborem systemu Rekord.ERP przemawiała wiedza i doświadczenie jej pracowników, bogata lista referencyjna oraz dotychczasowe działania firmy nakierowane na budowanie trwałych relacji zarówno z klientami, jak i ze współpracownikami. W przeświadczeniu, że firma Rekord jest wiarygodnym partnerem utwierdziły nas również wizyty zarówno w jej siedzibie, jak i w jednym z przedsiębiorstw, w którym system funkcjonował od lat. Właściciele i Kierownictwo GGG zdawało sobie sprawę z faktu, że wdrożenie systemu ERP to symultaniczna praca po stronie dostawcy oprogramowania oraz samego przedsiębiorstwa. Jeszcze przed podpisaniem umowy zlecono mi opisanie, zgodnie z metodologią BPMN, najważniejszych procesów zachodzących w firmie. Wiedza, jaką zdobyłem podczas tego procesu okazała się bardzo pomocna przy koordynowaniu prac wdrożeniowych. 25
Duży nakład pracy poświęcony na wybór dostawcy przyniósł oczekiwane rezultaty podczas całego procesu realizacji wdrożenia. Pan Rafał Otocki - Szef Projektu po stronie Rekordu - okazał się osobą, której kompetencje i wiedza informatyczna, a także znajomość systemu była dla wdrożenia równie istotna, jak doświadczenie i wiedza z zakresu operacyjnego funkcjonowania przedsiębiorstwa produkcyjnego. Dzięki temu zyskaliśmy partnera, który nie tylko rozumiał nasze problemy, ale również - gdy miało to znaczenie - potrafił nam wskazać, że na niektóre zagadnienia możemy spojrzeć z innej perspektywy. Jednocześnie Rekord był też gotowy do dostosowywania swoich standardowych rozwiązań do naszych indywidulanych potrzeb. Z perspektywy czasu jestem przekonany, że tego rodzaju współpraca i wybór najlepszych rozwiązań jest drogą optymalną i przynosi korzyści dla rozwoju obu przedsiębiorstw. Wdrożenie w GGG Sp. z o.o. było o tyle łatwiejsze, że poprzedni system ERP nie był w pełni zintegrowany. Z tego powodu proces wdrożenia mogliśmy przeprowadzać etapami, bez zakłócania operacyjnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. W pierwszej kolejności uruchomione zostały procesy związane z obsługą klienta. Dzięki temu, mogliśmy wszystkie siły skoncentrować na tym, by klient nie odczuł negatywnych skutków zmiany oprogramowania. Ten cel udało nam się osiągnąć zgodnie z planem. Dalszymi etapami wdrożenia objęte zostały produkcja, magazynowanie, księgowość oraz kadry i płace. Na każdym etapie wdrożenia mogliśmy liczyć na wsparcie ze strony naszych partnerów z Rekordu, w tym - w bardzo ważnym etapie dopasowania odpowiedniej infrastruktury fizycznej. Wiele elementów realizowanych było jako projekty pilotażowe. Dzięki temu mogliśmy rozpoznać większość problemów, które stanęły przed nami podczas wdrożenia. Tego typu podejście pozwoliło nam uniknąć sytuacji, w której wdrożenie systemu mogłoby zakłócić procesy realizowane w przedsiębiorstwie. Problemów, których nie udało się zidentyfikować podczas pilotażu było na tyle mało, że byliśmy w stanie na bieżąco rozwiązywać je samodzielnie, bądź we współpracy z Rekordem - bez szkody dla funkcjonowania przedsiębiorstwa. Warto zwrócić uwagę na fakt, że problemy z oprogramowaniem mogły być rozwiązywane we własnym zakresie. Było to możliwe dzięki polityce wdrożenia, jaką prowadzi Rekord. Poza dostarczonym oprogramowaniem ERP oraz czasem poświęconym na dostosowanie systemu, producent oprogramowania zapewnia również narzędzia i wiedzę potrzebną do rozbudowy systemu Warto zwrócić uagę na fakt, że problemy z oprogramowaniem mogły być rozwiązane we własnym zakresie. Było to możliwe dzięki polityce wdrożenia, jaką prowadzi Rekord. Poza dostarczanym oprogramowaniem ERP oraz czasem poświęconym na dostosowanie systemu, producent oprogramowania zapewnia również narzędzia i wiedzę potrzebną do rozbudowy systemu przez użytkownika. przez użytkownika. Godziny poświęcone na dostosowanie systemu były dla mnie jednocześnie godzinami szkoleniowymi. Mimo iż wcześniej w zasadzie nie miałem doświadczeń w programowaniu, obecnie jestem w stanie tworzyć w Rekord.ERP autorskie rozwiązania, z których mogą korzystać pracownicy GGG. Sądzę, że tego typu podejście firmy Rekord, jest bardzo cenne, a zarazem unikalne wśród firm oferujących rozwiązania klasy ERP. Umożliwia ono połączenie wiedzy informatycznej z zakresu działania systemu, skupionej po stronie producenta oprogramowania, z wiedzą na temat funkcjonowania firmy, będącą po stronie klienta. Synergia obu tych czynników może przynieść naprawdę korzystne rezultaty. Osobiście największą satysfakcję przynosi mi wprowadzanie w życie rozwiązań, określanych wcześniej przez moich współpracowników jako niemożliwe do zrealizowania. Teraz, gdy są one na co dzień wykorzystywane, motywują mnie do dalszej pracy i ciągłego doskonalenia systemu. Jestem przekonany, że z dobrym partnerem jesteśmy w stanie skutecznie podjąć się rzeczy niewykonalnych. 26
Janusz Trojanowski Prezes Zarządu GGG Sp. z o.o.: Uznaliśmy, że w dynamicznie zmieniającej się rzeczywistości rynkowej, jednym z kluczowych czynników sukcesu GGG Sp. z o.o. jest zbudowanie kompetencji w procesie permanentnego rozwijania i udoskonalania systemu zarządzania przedsiębiorstwem. W tym kontekście postawiliśmy sobie za zadanie wdrożenie takiego zintegrowanego narzędzia informatycznego, które będzie skutecznie wspierało wszystkie procesy biznesowe w firmie, także w przyszłości i będzie na tyle elastyczne, aby była możliwość jego płynnego i systematycznego rozwijania oraz dostosowywania do zmieniających się potrzeb biznesowych. Wybór i wdrożenie aplikacji Rekord.ERP w GGG Sp. z o.o. przyniosło bardzo wiele pozytywnych efektów. Zyskaliśmy narzędzie, które zapewnia nam dostęp do danych charakteryzujących się integralnością i kompletnością. Dostęp ten jest realizowany w odpowiednim czasie i formie, jak również umożliwia nam podejmowanie bardziej trafnych i skutecznych decyzji. Jednocześnie zyskaliśmy wszechstronną platformę do codziennej współpracy z naszymi klientami. Dzięki szybszemu dostępowi do informacji jesteśmy w stanie lepiej planować i organizować pracę naszego zespołu oraz efektywniej wykorzystywać dostępne zasoby. Wiele czynności, wykonywanych dotychczas przez pracowników, system Rekord.ERP wykonuje obecnie automatycznie. Usprawniony i usystematyzowany został proces obiegu i wymiany danych oraz informacji pomiędzy komórkami organizacyjnymi na wszystkich poziomach kompetencyjnych przedsiębiorstwa. Wdrożone rozwiązania przyspieszyły proces realizacji zamówień i pośrednio zwiększyły elastyczność przedsiębiorstwa w reakcji na zmieniające się oczekiwania naszych klientów. Pełna integracja wszystkich procesów zachodzących w przedsiębiorstwie w układzie dynamicznym sprawiła, że możemy na bieżąco analizować dane z różnych etapów procesu i szybciej reagować na wykryte nieprawidłowości. O korzyściach płynących z wdrożenia najlepiej świadczy fakt, że obecnie coraz więcej pracowników chce rozszerzać swoje możliwości korzystania z systemu. Na podstawie dotychczasowej udanej współpracy i osiągniętych rezultatów, jestem zadowolony z dokonanego wyboru systemu Rekord.ERP. Zarząd i pracownicy Rekord SI wykazali się profesjonalizmem, wiarygodnością i partnerskim podejściem na wszystkich etapach współpracy. Rafał Otocki Kierownik wdrożenia ze strony REKORD SI sp. z o.o.: Wdrożenie w GGG Sp. z o.o. stanowiło spore wyzwanie z uwagi nie tylko na korzyści, jakie dawał dotychczasowy system autorstwa niemieckiego producenta oprogramowania do zarządzania przedsiębiorstwem produkcyjnym, ale przede wszystkim ze względu na nowatorską strukturę organizacyjną o silnej orientacji projektowej. Na szczęście, trafiliśmy na Klienta o wysokich oczekiwaniach, którym mogliśmy sprostać i przy ogromnym zaangażowaniu obu stron zadanie wdrożenia z każdym miesiącem nie tylko stawało się coraz bardziej inspirujące dla nas jako autorów systemu, ale także otwierało nowe perspektywy rozwojowe dla firmy GGG. Proces wdrożenia, poprzedzony stosunkowo krótką analizą przedwdrożeniową, posiadał charakter ewolucyjny i opierał się na ciągłym prowadzeniu prac dostosowawczych. Naszym pierwszym i podstawowym celem było przejęcie funkcjonalności systemów odpowiedzialnych za zarządzanie procesem wytwarzania i nadzorowanie wysyłek wyrobu gotowego do klientów. Sporym ułatwieniem był fakt, że firma GGG znajdowała się w dynamicznej fazie wzrostowej, jeśli chodzi o organizację magazynów, dzięki czemu obszar zarządzania logistyką wyrobów pozwalał na bardziej elastyczne podejście, niż przyjęło się stosować w standardowych wdrożeniach. Przede wszystkim udało się osiągnąć cel, jakim jest zarządzenie stanami magazynowymi bez konieczności operowania sztywnymi regułami. Rozbudowa systemu ewidencji zamówień od odbiorców wraz z dostosowaniem do struktury dwupoziomowej zamówień (ramowe i bieżące) oraz zastosowanie dyspozycji magazynowych pozwoliła uzyskać bardzo elastyczne rozwiązanie, które uniezależniło obsługę handlową od fazy organizacji magazynów składowania z dokładnością do numerowanych lokalizacji. 27
Kolejnym wyzwaniem stało się przystosowanie wielomodułowej budowy systemu do pracy projektowej, w której osoba odpowiedzialna za cały proces obsługi zamówienia musi nadzorować dane począwszy od oferty, przez dokumentację produkcyjną, logistykę zakupów, aż po monitorowanie zaawansowania produkcji. Dzięki wdrożeniu w firmie GGG system Rekord.ERP zyskał na ergonomii pracy w wielu modułach jednocześnie poprzez rozbudowę szybkich dostępów pomiędzy kartotekami ewidencyjnymi. Wysokie normy i wymagania jakościowe dotyczące produkowanych komponentów wymusiły większą precyzję informacji identyfikujących wszystkie podzespoły i materiały zastosowane w procesie produkcji oraz przyczyniły się do wzbogacenia bazy danych o możliwości gromadzenia dokumentów związanych z danym projektem na każdym etapie jego realizacji. Dedykowane wspomaganie systemu w zakresie kontroli jakości, przystosowanie systemu w zakresie 2-etapowej rejestracji produkcji oraz model zarządzania zleceniami przewyższyło wszystkie dotychczasowe rozwiązania stosowane we wcześniejszych wdrożeniach Rekordu. Zdolności analityczne i zaangażowanie zespołu ze strony firmy GGG Sp. z o.o. sprawiły, że realizacja trudnych i am- bitnych celów postawionych przed wdrożeniowcem okazały się kluczem do sukcesu, którym jest sprawnie działający system obejmujący kluczowe obszary funkcjonowania przedsiębiorstwa. Dzięki wdrożeniu w firmie GGG system Rekord.ERP zyskał na ergonomii pracy w wielu modułach jednocześnie poprzez rozbudowę szybkich dostępów pomiędzy kartotekami ewidencyjnymi. Wysokie normy i wymagania jakościowe dotyczące produkowanych komponentów wymusiły większą precyzję informacji identyfikujących wszystkie podzespoły i materiały zastosowane w procesie produkcji oraz przyczyniły się do wzbogacenia bazy danych o możliwości gromadzenia dokumentów związanych z danym projektem na każdym etapie jego realizacji. 28