Kwalifikowalność wydatków jest sprawdzana zarówno na etapie oceny wniosku o dofinansowanie, weryfikacji wniosku o płatność, jak również na etapie kontroli. Jeżeli koszty pośrednie rozliczane są na podstawie rzeczywiście ponoszonych wydatków należy je ująć w tabeli w taki sam sposób jak koszty bezpośrednie. W tabeli nie należy wykazywać kwot ujemnych (np. korekty faktury). W przypadku gdy wydatek został poniesiony w danym okresie rozliczeniowym i jednocześnie w tym samym okresie został skorygowany powinna zostać poprawiona wartość kwoty kwalifikowalnej, tj. z uwzględnieniem korekty. W pozostałych przypadkach tj. gdy korekta wydatku kwalifikowalnego odnosi się do wydatków ujętych we wcześniej zatwierdzonym wniosku o płatność, powinna zostać ujęta w punkcie 7_ Korekty finansowe.
Uwaga! Wypełniając załącznik nr 1 nie należy pozostawiać żadnego pustego pola ponieważ może to uniemożliwić wczytanie wniosku do systemu KSI SIMIK. Wszystkie wydatki wykazane we wniosku o płatność muszą być rozliczane w całości. Wydatki należy ponosić z wyodrębnionego na potrzeby realizacji projektu rachunku bankowego. Wyjątek stanowią np. składki ZUS, podatek dochodowy, koszty pośrednie rozliczane na postawie rzeczywiście ponoszonych wydatków, które mogą być opłacane z rachunku podstawowego beneficjenta, a następnie refundowane z konta projektowego. W przypadku braku środków na rachunku projektu, należy uzupełnić rachunek środkami własnymi, następnie po otrzymaniu środków z IP zwrócić wcześniej przelaną kwotę z rachunku projektowego na rachunek podstawowy.
Lp. Numer dokumentu Numer księgowy lub ewidencyjny Data wystawienia Data zapłaty Nazwa towaru/usługi cross-financing (T/N) Zadania zlecone (T/N) Kwota brutto dokumentu Kwota netto dokumentu Kwota wydatków kwalifikowanych w tym VAT źródło finansowania Przykład poprawnie wypełnionego Załącznika nr 1 1 FV/185/2012 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Zadanie 1 Szkolenia AD 1/10/12 2012.10.02 2012.10.10 2 LSS/10/2012 ZK/118 3 DRA 01 10.2012 ZK/155 4 LP/10/2012 ZK/119 5 DRA 01 10.2012 ZK/155 6 R.2012/003 ZK/120 7 DRA 01 10.2012 8 61/FV/10/0565 9 FV/2012/10/5 ZK/155 AD 2/11/12 AD 3/11/12 2012.11.02 2012.11.05 2012.11.02 2012.11.05 2012.11.02 2012.10.19 2012.11.02 Przeprowadzenie szkolenia zawodowego N T 102 500,00 102 500,00 102 500,00 0,00 BP Zadanie 2 Staż zawodowy Stypendia stażowe za m-c październik N N 12 464,90 12 464,90 12 464,90 0,00 BP Składki płatnika od stypendiów stażowych za m-c październik N N 35 781,38 35 781,38 3 535,00 0,00 BP Zadanie 3 Zarządzanie projektem Wynagrodzenie brutto Koordynatora projektu za m-c N N 1 850,00 1 850,00 1 850,00 0,00 BP październik Pochodne pracodawcy od wynagrodzenia Koordynatora N N 35 781,38 35 781,38 341,89 0,00 BP projektu za m-c październik Wynagrodzenie brutto Specjalisty ds. rozliczeń projektu za m-c N N 1 670,00 1 670,00 1 670,00 0,00 BP październik Pochodne pracodawcy od wynagrodzenia Specjalisty ds. rozliczeń projektu za m-c N N 35 781,38 35 781,38 411,56 0,00 BP październik Ogłoszenia rekrutacyjne w prasie lokalnej N N 750,00 609,76 750,00 140,24 BP 2012.10.05 2012.11.05 Zakup drukarki T N 1 000,00 813,00 1 000,00 187,00 BP
Rozliczanie kosztów pośrednich wg rzeczywiście poniesionych wydatków: w GWP należy zaznaczyć w załączniku nr 1 opcję wydatki należy uzupełnić analogicznie jak w przypadku kosztów bezpośrednich.
Kwota wydatków bezpośrednich zadania zlecone (wykazane we wniosku o płatność) X % ryczałtu wynikający z umowy o dofinansowanie
Dokumenty księgowe, które można ująć w Załączniku nr 1 do wniosku o płatność: Faktura VAT, Rachunki wystawiane przez podmioty gospodarcze, Rachunki wystawiane przez osoby fizyczne, Lista płac, Noty księgowe zawierają wyłącznie operacje wewnętrzne podmiotu, np.: wynagrodzenie osoby, która jest właścicielem firmy, prowadzi działalność gospodarczą jako osoba fizyczna i jednocześnie pełni funkcję personelu zaangażowanego w realizację projektu, Delegacje personelu zatrudnionego u Beneficjenta - Polecenie wyjazdu służbowego w przypadku osób zatrudnionych na umowę o pracę.
Amortyzacja dokumentem potwierdzającym wysokość odpisów jest tabela amortyzacyjna środków trwałych lub nota księgowa/ obciążeniowa wraz z poleceniem księgowania, Wniosek o refundacje prac interwencyjnych, Wkład prywatny wykazywany jest jedną pozycją na podstawie załączonego zestawienia (oświadczenia), Inne (zestawienia, potwierdzenia dojazdu uczestników projektu, WB itp.) jeśli spełnione zostały warunki określone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, tzn. Dowód księgowy zawiera co najmniej: 1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, 2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, 3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych, 4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu, 5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, 6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Wyciąg bankowy umieszczamy w załączniku nr 1 jako dokument, tylko i wyłącznie wtedy, gdy zaksięgowany jest jako koszt i wydatek (opłata za prowadzenie rachunku i opłata za przelew). W załączniku nr 1 nie może zostać wykazana: Faktura pro forma wystawiona nie jako dowód wykonania transakcji, lecz przed jej zawarciem jako podstawa do wypłaty zaliczki przez kontrahenta, nie stanowi zatem istoty rzeczywistych operacji gospodarczych.
Datą zapłaty, którą należy umieścić w Zestawieniu nr 1 do wniosku o płatność powinna być data faktycznej zapłaty dokumentu, a nie data refundacji. Jeżeli na WB widnieją daty księgowania i daty operacji to należy wpisać datę księgowania. Jeżeli jest kilka dat zapłaty dotyczących jednego wydatku (np. w przypadku wynagrodzeń na kwotę brutto składa się kilka przelewów - kwota netto i pochodne) to należy wpisać wszystkie daty. Wszystkie nazwy towaru lub usług powinny być zgodne z nazwą podkategorii szczegółowego budżetu projektu. W przypadku listy płac kwota brutto i netto stanowi całą wartość brutto listy płac. W przypadku rachunku do umowy cywilno-prawnej należy w kolumnie od 8 do 10 wpisać kwotę brutto dokumentu. W przypadku DRA kwota brutto i netto jest tożsama. W kolumnie 5 jeżeli wydatki dotyczą jednego rodzaju asortymentu, stanowią wydatki kwalifikowalne i wszystkie pozycje z faktury objęte są identyczną stawką VAT, możliwe jest podanie zbiorczej nazwy bez przepisywania wszystkich pozycji z dokumentu księgowego. Należy pamiętać o zaznaczeniu w kolumnie 6 wydatku finansowanego z cross-finacingu, natomiast w kolumnie 7 zadania zleconego.
Do wniosku o płatność należy dołączyć: Wyciągi bankowe (gdy na wyciągu bankowym brakuje podstawowych informacji nt. dokonanych operacji, należy dołączyć również polecenia przelewów). Należy zachować ciągłość numeracji i okresów, które obejmują wyciągi; Uwaga! Zaznaczenie na wyciągu bankowym przy operacji (przelewu) pozycji tożsamej z numerem pozycji w załączniku nr 1 do wniosku o płatność znacznie ułatwi i przyśpieszy weryfikację wniosku. W przypadku WB z rachunku podstawowego beneficjenta (np. zapłata składek ZUS, zaliczki na podatek dochodowy, kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie rzeczywiście ponoszonych wydatków) można dołączyć tylko część stron zawierających ww. operacje dotyczące projektu, saldo początkowe i końcowe. Raporty kasowe (tylko w przypadku pełnej księgowości) lub zestawienie operacji gotówkowych zawierające m.in. okres za jaki jest sporządzane, podpis osoby sporządzającej, datę, podsumowanie, a także wyszczególnienie operacji tzn. data, nr dokumentu, kwota.