Dokumentowanie wydatków w ramach PO KL

Transkrypt

1 Wojewódzki Urząd Pracy w Poznaniu Dokumentowanie wydatków w ramach PO KL KOSZTY BEZPOŚREDNIE (koszty kwalifikowalne poszczególnych zadań realizowanych przez Beneficjenta w ramach, które są bezpośrednio związane z tymi zadaniami) I. Zarządzanie projektem w tym: - koszty wynagrodzenia koordynatora/kierownika lub innej osoby mającej za zadanie koordynowanie lub zarządzanie projektem; - koszty wynagrodzenia innego personelu bezpośrednio zaangażowanego w realizację (np. specjalista ds. zamówień publicznych, pracownik ds. obsługi finansowej, pracownik ds. monitorowania itp.); - koszty podróży, zakwaterowania oraz wyżywienia personelu; - koszty związane z zakupem lub amortyzacją sprzętu; - inne koszty bezpośrednio związane z koordynacją i zarządzaniem projektem, w tym m.in. koszty związane z otwarciem i prowadzeniem rachunku, ustanowieniem zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy. W ramach wynagrodzenia personelu, zasadniczo kwalifikowalne są wszystkie składniki wynagrodzenia, w szczególności wynagrodzenie brutto, składki pracodawcy na ubezpieczenia społeczne, składki na Fundusz Pracy oraz Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, natomiast niekwalifikowalne są składki na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. Koszty związane z wynagrodzeniem personelu można ujmować w zestawieniu dokumentów potwierdzającym poniesione wydatki na kilka sposobów: 1/ - w jednym wierszu wpisując łączny koszt wynagrodzenia tzn. wynagrodzenie brutto wraz ze składkami ZUS zapłaconymi przez pracodawcę dokumentem głównym wpisanym do Załącznika będzie lista płac. 2/ - w wierszu 1 wpisując wynagrodzenie brutto z listy płac dokumentem głównym wpisanym do Załącznika będzie lista płac, - w wierszu 2 wpisując ZUS płacony przez pracodawcę dokumentem głównym wpisanym do Załącznika będzie ZUS DRA. 3/ - w wierszu 1 wpisując wynagrodzenia netto z listy płac dokumentem głównym wpisanym do Załącznika będzie lista płac; - w wierszu 2 wpisując ZUS płacony przez pracodawcę i pracownika dokumentem głównym wpisanym do Załącznika będzie ZUS DRA; - w wierszu 3 wpisując podatek dochodowy dokumentem głównym wpisanym do Załącznika będzie nota wewnętrzna informująca o kwocie zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. 1. Pracownicy zatrudnieni na pełen etat do realizacji - lista płac; - deklaracja ZUS DRA; - umowa o pracę; 1

2 2. Pracownicy zatrudnieni na etat częściowo związani z realizacją 2a. Pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę wynagradzani na podstawie premii/nagrody/dodatku 3. Pracownicy zatrudnieni na podstawie umów cywilnoprawnych w celu realizacji (pracownicy administracyjni) - zakres czynności; - oddelegowanie pracownika na czas realizacji (dotyczy pracowników zatrudnionych u Beneficjenta przed rozpoczęciem realizacji ). - j.w. + miesięczne karty czasu pracy (karta czasu pracy powinna zawierać co najmniej: imię i nazwisko, zajmowane stanowisko, wykaz zadań, wskazanie godzin przepracowanych do, podsumowanie godzin). - lista płac; - deklaracja ZUS DRA; - zakres czynności wraz z oddelegowaniem pracownika na czas realizacji ; - umowa o pracę, jeżeli wysokość premii/nagrody/dodatku wynika z płacy zasadniczej; - karta czasu pracy; - regulamin wynagrodzeń. Koszty wynagrodzenia pracowników etatowych Beneficjenta zatrudnionych do na podstawie umów cywilnoprawnych są kwalifikowalne, jeżeli pracownicy w zakresie obowiązków ze stosunku pracy nie mają wpisanej realizacji zadań związanych z 4. Właściciel/współwłaściciel firmy realizujący zadania w ramach 5. Wolontariat - umowa o wolontariat, - rozliczenie wolontariatu, - karta czasu pracy. 6. Koszty podróży, zakwaterowania oraz wyżywienia pracowników zaangażowanych w realizację Koszty wyżywienia, - rachunek; - umowa cywilno-prawna; - deklaracja ZUS DRA; - karta czasu pracy, (jeśli umowa przewiduje stawkę godzinową). - oświadczenie Zleceniobiorcy do umowy zlecenie/umowy o dzieło dla potrzeb ubezpieczeń społecznych. - nota księgowa podpisana przez księgową oraz kierownika ; - dokument potwierdzający zapłatę podatku dochodowego wraz z dowodem zapłaty lub oświadczenie, że od kwoty wskazanej w nocie księgowej zostanie odprowadzony do właściwego Urzędu Skarbowego podatek dochodowy, jeśli zaistnieją odpowiednie przesłanki zgodnie z Ordynacją podatkową; - zakres czynności. Wydatki te muszą być niezbędne do realizacji i dotyczyć kosztów poniesionych poza miejscem stałego zamieszkania. - rachunki uproszczone lub faktury wystawione na Beneficjenta, 2

3 zakwaterowania Podróże służbowe który realizuje projekt. Osoby zatrudnione na umowę o pracę korzystające z samochodu służbowego dokumenty: - polecenie wyjazdu służbowego; - ewidencja przebiegu pojazdu (wzór w załączniku) ze wskazaniem: rodzaju samochodu (służbowy), nr rejestracyjnego samochodu, pojemności silnika, ilości przejechanych kilometrów, - oświadczenie zawierające rozliczenie zużycia paliwa na 100 km przedstawione w oparciu o indywidualne normy zużycia paliwa samochodu służbowego, wraz z wyliczeniem kwoty kwalifikowanej (średnie zużycie paliwa na 100 km x ilość km); - faktura za zakup paliwa wraz z dowodem zapłaty (na fakturze nr rejestracyjny samochodu, zgodny z nr na poleceniu wyjazdu służbowego). Osoby zatrudnione na podstawie umowy cywilno-prawnej korzystające z samochodu służbowego oraz właściciel/współwłaściciel firmy (osoba prowadząca/współprowadząca działalność gospodarczą) - dokumenty; - ewidencja przebiegu pojazdu (wzór w załączniku) ze wskazaniem: rodzaju samochodu (służbowy), nr rejestracyjnego samochodu, pojemności silnika, ilości przejechanych kilometrów, - oświadczenie zawierające rozliczenie zużycia paliwa na 100 km przedstawione w oparciu o indywidualne normy zużycia paliwa samochodu służbowego, wraz z wyliczeniem kwoty kwalifikowalnej (średnie zużycie paliwa na 100 km x ilość km); - faktura za zakup paliwa wraz z dowodem zapłaty (na fakturze nr rejestracyjny samochodu, zgodny z nr na poleceniu wyjazdu służbowego) - nota wewnętrzna/pk (jeśli została wystawiona). Osoby zatrudnione na umowę o pracę korzystające z samochodu prywatnego dokumenty: - polecenie wyjazdu służbowego; - ewidencja przebiegu pojazdu ze wskazaniem: rodzaju samochodu (prywatny), nr rejestracyjnego samochodu, pojemności silnika, ilości przejechanych kilometrów, - dowód zapłaty. Osoby zatrudnione na podstawie umowy cywilno-prawnej korzystające z samochodu prywatnego dokumenty: - ewidencja przebiegu pojazdu ze wskazaniem: rodzaju samochodu (prywatny), nr rejestracyjnego samochodu, 3

4 pojemności silnika, ilości przejechanych kilometrów, - nota wewnętrzna/pk (jeśli została wystawiona), - dowód zapłaty. Osoby zatrudnione na umowę o pracę korzystające ze środków transportu komunikacji publicznej dokumenty: - polecenie wyjazdu służbowego; - bilety komunikacji publicznej w zależności od środka transportu (bilety kolejowe II klasy, bilety PKS, bilety komunikacji miejskiej lub bilety komunikacji podmiejskiej). Osoby zatrudnione na podstawie umowy cywilno-prawnej korzystające ze środków transportu komunikacji publicznej dokumenty: - zestawienie zrefundowanych kosztów na podstawie biletów komunikacji publicznej w zależności od środka transportu (bilety kolejowe II klasy, bilety PKS, bilety komunikacji miejskiej lub bilety komunikacji podmiejskiej); - bilety komunikacji publicznej w zależności od środka transportu (bilety kolejowe II klasy, bilety PKS, bilety komunikacji miejskiej lub bilety komunikacji podmiejskiej). Koszty dojazdu personelu ustalane są ryczałtowo zgodnie z rozporządzeniem MPiPS z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236 poz z późn. zm.). W przypadku korzystania z samochodów prywatnych do celów służbowych koszty dojazdu personelu ustalamy ryczałtowo na podstawie: ilości kilometrów x stawka za 1 km (w zależności od pojemności silnika i nie więcej niż stawka przewidziana w rozp. MPiPS Dz.U. 236 poz z 2002r.). 7. Koszty prowadzenia rachunku bankowego 8. Koszty operacji przeprowadzanych na rachunku bankowym 9. Koszt zakupu sprzętu/ wyposażenia niezbędnego na Osoby zatrudnione na podstawie umowy cywilno-prawnej koszt ten będzie uznany za kwalifikowalny pod warunkiem zawarcia odpowiednich zapisów w umowie. - umowa na prowadzenie rachunku bankowego; - dokument potwierdzający zaksięgowanie opłat w ewidencji ; - wyciąg bankowy potwierdzający opłaty za dokonane operacje lub prowadzenie rachunku bankowego. - umowa na prowadzenie rachunku bankowego; - dokument potwierdzający zaksięgowanie opłat w ewidencji ; - wyciąg bankowy potwierdzający opłaty za dokonane operacje lub prowadzenie rachunku bankowego. - faktura VAT; 4

5 potrzeby (cross-financing) 10. Koszt zakupu sprzętu używanego na potrzeby (cross-financing) - dokument stwierdzający przyjęcie na stan (np. dokument OT, protokół zdawczo-odbiorczy, wpis do ewidencji wyposażenia). - faktura VAT; - oświadczenie sprzedającego, że przedmiotowy sprzęt w ostatnich 7 latach nie został zakupiony z pomocy krajowej lub wspólnotowej oraz informacja o pochodzeniu sprzętu; - umowa kupna sprzedaży między sprzedającym, a kupującym (jeśli występuje). Kupując używany sprzęt Beneficjent jest zobowiązany wykazać, że: - wartość rynkowa zakupionego sprzętu jest porównywalna do sprzętu o podobnych danych technicznych i podobnym okresie użytkowania; - właściwości techniczne nabywanego sprzętu pozwalają na właściwe jego użytkowanie przy realizowanym projekcie. 11. Leasing W ramach tej kategorii kosztem kwalifikowalnym jest część rat leasingowych związanych ze spłatą kapitału leasingowanego aktywu. Leasing jest kwalifkowalny tylko za okres realizacji. Ponadto wysokość wydatków kwalifikowalnych zależy od stopnia wykorzystania leasingowego sprzętu w projekcie. Niekwalifikowalne są koszty związane z umową leasingu, w tym w szczególności: podatek, marża finansującego, odsetki od refinansowania wydatków, koszty ogólne, opłaty ubezpieczeniowe. - faktura VAT; - potwierdzenie odbioru sprzętu; - umowa leasingu; - potwierdzenie zapłaty raty. II. Promocja 1. Zakup materiałów promocyjnych 2. Usługa zlecona - umowa na zlecenie usługi (jeżeli występuje). III. Szkolenia 1. Wynagrodzenie trenerów a) Pracownicy zatrudnieni na pełen etat w celu realizacji b) Pracownicy zatrudnieni na etat - lista płac wraz z dowodami zapłaty; - deklaracja ZUS DRA wraz z dowodami zapłaty; - umowa o pracę; - zakres czynności; - oddelegowanie pracownika na czas realizacji (dotyczy pracowników zatrudnionych u Beneficjenta przed rozpoczęciem realizacji ). 5

6 częściowo związani z realizacją c) Pracownicy zatrudnieni na podstawie umów cywilno-prawnych w celu realizacji - j.w. + miesięczne karty czasu pracy (karta czasu pracy powinna zawierać m.in.: imię i nazwisko, zajmowane stanowisko, wykaz zadań, wskazanie godzin przepracowanych do, podsumowanie godzin). Koszty wynagrodzenia pracowników etatowych zatrudnionych do na podstawie umów cywilno-prawnych są kwalifikowalne, jeżeli pracownicy w zakresie obowiązków ze stosunku pracy nie mają wpisanej realizacji zadań związanych z - rachunek wraz z dowodami zapłaty; - deklaracja ZUS DRA wraz z dowodami zapłaty; dochodowy od osób fizycznych wraz z dowodem zapłaty; - umowa cywilno-prawna. Kosztem kwalifikowalnym w przypadku trenerów prowadzących szkolenia jest również koszt wyżywienia, dojazdu i zakwaterowania pod warunkiem ujęcia odpowiednich zapisów w umowie. 2. Koszt szkolenia (usługa zlecona): - faktura VAT/rachunek (ewentualnie nota obciążeniowa); - specyfikacja zawierająca zestawienie wydatków do faktury/rachunku - w przypadku braku wyszczególnienia na umowie; - lista osób, które odbyły szkolenie. 3. Koszt turnusu rehabilitacyjnego: - specyfikacja zawierająca zestawienie wydatków do faktury/rachunku - w przypadku braku wyszczególnienia na umowie; - lista osób, które brały udział w turnusie rehabilitacyjnym. 4. Sale szkoleniowe Wynajem sal szkoleniowych Rozliczenie sal własnych - faktura VAT/rachunek (np. za czynsz, energię elektryczną, energię cieplną, wodę itp.); - wyliczenie kwoty kwalifikowalnej. W celu wyliczenia kosztów wykorzystania sal własnych na potrzeby realizacji należy sporządzić przejrzystą metodologię wyliczenia kosztów, które przypadają na realizację biorąc pod uwagę np. ilość uczestników, powierzchnię sal wykorzystanych na potrzeby, ilość godzin zajęć przeprowadzonych w salach w ramach itp. 6

7 5. Dodatki szkoleniowe, stypendia szkoleniowe 6. Koszty dojazdów uczestników Koszty podróży komunikacją publiczną - listy wypłat; - deklaracja ZUS DRA; - wykaz osób/lista osób, za które opłacono w ramach składki/podatek z podaniem łącznej kwoty i kwot na każdą osobę. - zestawienie kosztów podróży uczestników sporządzane na podstawie biletów komunikacji publicznej (bilety kolejowe II klasy, bilety PKS, bilety komunikacji miejskiej, bilety komunikacji podmiejskiej lub zaświadczenie przewoźnika publicznego (np. PKS) o koszcie przejazdu na danej trasie), jednorazowych lub miesięcznych, rozliczanych odpowiednio za czas trwania szkolenia (koszt biletu miesięcznego/30 dni x ilość dni szkolenia) lub - wniosek/oświadczenie uczestników o zwrot kosztów dojazdu; Koszty ponoszone przez uczestników powinny być udokumentowane biletem komunikacji zbiorowej (w obie strony) za każdy dzień udziału w projekcie (bilety kolejowe II klasy, bilety komunikacji miejskiej, bilety komunikacji podmiejskiej) lub w przypadku braku możliwości skorzystania z komunikacji publicznej kwalifikowalnym jest koszt dojazdu samochodem prywatnym - zwrot następuje do wysokości odpowiadającej cenie biletu najtańszym środkiem komunikacji. Koszty podróży samochodem prywatnym Koszty organizacji dojazdu zbiorowego 7. Koszty wyżywienia uczestników - wniosek o zwrot kosztów dojazdu lub lista osób; - informacja od przewoźnika/kopia innych biletów w celu zweryfikowania wysokości kosztu na trasie dojazdu; - kserokopia dowodu rejestracyjnego; - upoważnienie do korzystania z samochodu osobowego (jeśli właścicielem nie jest BO); Kwalifikowalne są koszty dojazdu uczestników zarówno w przypadku, jeżeli projekt odbywa się w miejscu zamieszkania uczestnika jak i poza nim. - faktura VAT/rachunek z wyszczególnieniem ilości osób/ 7

8 posiłków, których dokument dotyczy; Wysokość wydatków kwalifikowalnych zależy od rodzaju umowy zawartej z firmą cateringową. Najczęściej spotykane rozwiązania to: - Beneficjent płaci wyłącznie za podane posiłki (w tym przypadku należy zwrócić uwagę, aby ilość wydanych posiłków była zgodna z listami obecności beneficjentów w dniach wydawania posiłków) - ilość wydawanych posiłków jest zawsze jednakowa (zaplanowana z góry), określona w umowie lub w innym dokumencie; posiłki przewidziane są dla wszystkich uczestników uczestniczących w formie wsparcia i wydawane zgodnie z planem/umową (kwota kwalifikowalna jest zgodna z umową, jeśli plan szkolenia potwierdza ilość uczestników). Samodzielne zapewnienia wyżywienia przez Beneficjenta 8. Koszty zakwaterowania uczestników 9. Opieka nad dziećmi lub osobami zależnymi - faktura VAT/rachunek za zakup artykułów spożywczych; - oświadczenie Beneficjenta, że koszty wyżywienia są adekwatne do liczby osób, które brały udział w szkoleniu, wraz z podaniem nazwy szkolenia, terminu i ilości osób; - faktura VAT/rachunek (wystawiony na Beneficjenta); - rachunek + umowa (przy umowie cywilno-prawnej); - z przedszkola imienne potwierdzenie zapłaty za miesiąc; Zatrudnienie personelu 10. Koszty egzaminu lub uzyskania certyfikatu 11. Badania lekarskie - lista osób. 12.Ubezpieczenie uczestników IV. Doradztwo Dokumenty - analogicznie jak w zadaniu zarządzanie - imienny wykaz osób, które przystąpiły do egzaminu; - polisa ubezpieczeniowa; - lista osób objętych ubezpieczeniem; Zatrudnienie personelu Dokumenty - analogicznie jak w zadaniu zarządzanie V. Przygotowanie zawodowe/ staże - stypendia, koszty dojazdu, koszty zakwaterowania, koszty badan lekarskich, opieka nad dziećmi i osobami zależnymi analogicznie jak w zadaniu szkolenia. 8

9 VI. Zatrudnienie subsydiowane VII. Jednorazowe środki na podjęcie działalności gospodarczej VIII. Studia uzupełniające IX. Ekspertyzy - wniosek o refundację/nota księgowa (obciążeniowa) - dowód wypłaty refundacji (np. WB/KW/polecenie przelewu); - oświadczenie o wysokości wkładu pracodawcy w subsydiowane zatrudnienie (oświadczenie takie może znajdować się również na wniosku o refundację); oraz ewentualnie - oświadczenie o objęciu kompleksowym wsparciem w przypadku subsydiowanego zatrudnienia u pracodawców będących jednostką sektora finansów publicznych. - umowa na przyznanie jednorazowych środków na podjęcie działalności gospodarczej; - decyzja o przyznaniu jednorazowych środków na podjęcie działalności gospodarczej; - dokument księgowy, na podstawie którego zaksięgowano wypłaconą dotację (np. umowa, decyzja, PK); lub - WB/KW jeśli umowa nie została zaksięgowana w koszty, a księgowania dokonano na podstawie innego dokumentu. - ekspertyza. X. Analizy - analiza. XI. Badania XII. Przygotowanie publikacji - wyniki badań. Zatrudnienie personelu XIII. Ewaluacja Zatrudnienie personelu - publikacja. Dokumenty - analogicznie jak w zadaniu zarządzanie - opinia. Dokumenty - analogicznie jak w zadaniu zarządzanie 9