PREZYDENT MIASTA ZIELONA GÓRA ul. Podgórna 22 65-424 Zielona Góra tel. (+48) 68 45 64 110-111, faks: (+48) 68 45 64 155 NIP: 929 000 53 92 REGON: 000654233 AD.II.0914-14-3/10 id.1485331 Zielona Góra, 23 czerwca 2010 r. Pani mgr ElŜbieta Michałowska Dyrektor Domu Pomocy Społecznej ul. Aleja Juliusza Słowackiego 29 65-326 Zielona Góra WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Urzędu Miasta Zielona Góra działając na podstawie art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) przeprowadził w terminie od 19.05.2010 r. do 09.06.2010 r., z przerwą w dniach 03-04.06.2010 r., kontrolę kompleksową w Domu Pomocy Społecznej w Zielonej Górze, zwanym w dalszej części wystąpienia DPS. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole z kontroli znak AD.II.0914-14-2/10, podpisanym w dniu 14 czerwca 2010 r., przekazuję pani Dyrektor niniejsze wystąpienie pokontrolne. Wyniki przeprowadzonej kontroli wykazały następujące nieprawidłowości: 1. W zakresie planu finansowego stwierdzono, Ŝe: dyrektor DPS wprowadzając zmiany w planie finansowym, nie poinformował pisemnie Prezydenta Miasta Zielona Góra o dokonaniu przeniesień, co jest naruszeniem 2 zarządzenia nr 93/09 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 12 lutego 2009 r. w sprawie upowaŝnienia kierowników jednostek organizacyjnych miasta do dokonywania zmian w planie wydatków, dyrektor DPS na podstawie decyzji nr 1/2009 z dnia 23.12.2009 r. dokonał zwiększenia planu finansowego dochodów własnych, po stronie dochodów oraz wydatków kosztów o kwotę 445,00 zł. Zwiększenia dokonano w związku z dodatkowymi wpływami z opłat za zamontowanie urządzeń przekaźnikowych na dachu budynku oraz sprzedaŝ obiadów dla pracowników. Dokonanie zwiększenie planu finansowego dochodów własnych jest niezgodne z zarządzeniem nr 93/09 Prezydenta Miasta Zielona Góra. ul. Henryka Sienkiewicza 8a 65-443 Zielona Góra
2. W zakresie funkcjonowania księgowości stwierdzono, Ŝe: w dokumentach regulujących funkcjonowanie księgowości DPS powoływano się na nieaktualne akty prawne, które dotyczyły: o ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.). Obecnie od dnia 17.09.2009 r. obowiązuje tekst jednolity ogłoszony w Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm., o rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752). Podczas gdy od 24.08.2006 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz.1020 z późn. zm.), o ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (tekst. jedn. Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.). Obecnie od 01.01.2010 r. obowiązuje ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), o komunikatu nr 1 Ministra Finansów z dnia 30 styczeń 2003 r. w sprawie ogłoszenia standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 3, poz. 13). Obecnie obowiązuje komunikat nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84). polityka rachunkowości DPS nie zawierała przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń, zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, co jest niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3a ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.), zakładowy plan kont nie zawierał konta 132 Rachunki dochodów własnych jednostek budŝetowych, które funkcjonuje w ewidencji finansowo - księgowej DPS. Nie ujęcie w zakładowym planie kont wszystkich stosowanych w DPS kont księgowych, jest niezgodne z 12 ust. 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz.1020 z późn. zm.), zakładowy plan kont stosowany w DPS zawierał konto 131 Rachunki bieŝące, na którym ewidencjonowane były dochody budŝetowe. Ujęcie konta 131 w ewidencji księgowej DPS do ewidencjonowania dochodów budŝetowych objętych planem finansowym, jest niezgodne z ww. rozporządzeniem Ministra Finansów, ewidencja księgowa prowadzona dla kont: 131 Rachunki bieŝące, 132 Rachunki dochodów własnych jednostek budŝetowych, 221 NaleŜności z tytułu dochodów budŝetowych, 750 Przychody i koszty finansowe i 760 Pozostałe przychody i koszty, nie była prowadzona w szczegółowości według części, działów i rozdziałów określających 2
rodzaj działalności oraz według paragrafów klasyfikacji, co jest naruszeniem 13 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budŝetowych, zakładów budŝetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno prawną (Dz. U. Nr 116, poz. 783 z późn. zm.), ewidencja finansowo - księgowa DPS w 2009 roku była prowadzona na dwóch programach komputerowych: STREAM soft wersja PCBIZNES PRESTIś oraz Salbit wersja 9.07. DPS prowadził równieŝ ewidencję analityczną do niektórych kont ręcznie, na kartach kontowych. Prowadzenie ewidencji księgowej za pomocą dwóch systemów komputerowych oraz ewidencji analitycznej do niektórych kont ręcznie, jest niezgodne z zapisami aneksu do załącznika nr 1 do zarządzenia nr 14 dyrektora z dnia 31.12.2004 r. w sprawie planu kont oraz określenia niektórych zasad rachunkowości, zapisy w dzienniku ujęte w systemie komputerowym firmy STREAM soft wersja PCBIZNES PRESTIś, tj. takim, jaki dopuszczono do stosowania w jednostce, na podstawie aneksu do załącznika nr 1 do zarządzenia nr 14 dyrektora z dnia 31.12.2004 r. w sprawie planu kont oraz określenia niektórych zasad rachunkowości, nie były prowadzone z zachowaniem chronologicznego ujęcia zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, co jest niezgodne z art. 14 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zapisy dokonywane w dzienniku prowadzonym w systemie komputerowym firmy STREAM soft wersja PCBIZNES PRESTIś, nie pozwalały na jednoznaczne powiązanie tych zapisów ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi, co jest naruszeniem art. 14 ust. 2 ustawy o rachunkowości. 2. W zakresie rozrachunków stwierdzono, Ŝe: w kilkunastu przypadkach na fakturach i rachunkach brakowało adnotacji według jakiej procedury, wynikającej z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (teksy jedn. Dz. U. z 2007 r. Nr 223 poz. 1655 z późn. zm.), dokonano zamówienia publicznego, na dowodach księgowych nie zamieszczano pełnej dekretacji (brak wskazania miesiąca księgowania oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazanie ujęcia tych dowodów w księgach rachunkowych), co jest niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości, błędy poprawiane były przy uŝyciu korektora lub poprawiane jedne zapis na drugim, co jest naruszeniem art. 25 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, w 4 przypadkach w księgach rachunkowych została naruszona zasada memoriału, wynikającą z art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, która miała miejsce w następujących przypadkach: o dokument księgowy 1/I polisa ubezpieczeniowa za okres ubezpieczenia od 31.10.2008 r. do 31.01.2009 r. na kwotę 157,98 zł, koszty w wysokości 2/3 dotyczące roku 2008 ujęto w całości w cięŝar kosztów 2009 roku, o dokument nr 2/I faktura VAT nr 0901040053888 z dnia 06.01.2009 r. na kwotę 36,60 zł za usługi telekomunikacyjne w okresie 05.12.2008 r. do 04.01.2009 r. ujęto w całości w cięŝar kosztów 2009 roku, 3
o dokument 4/I faktura VAT nr 506789720109 z dnia 05.01.2009 r. na kwotę 48,80 zł za usługi telekomunikacyjne w okresie 05.12.2008 r. do 04.01.2009 r., ujęto w całości w cięŝar kosztów 2009 roku, o dokument 5/I faktura VAT nr FVT-1217483/01/09 z dnia 02.01.2009 r. na kwotę 137,16 zł za abonament za okres grudzień 2008 r., ujęto w całości w cięŝar kosztów 2009 roku. W związku z powyŝszym stwierdzono, Ŝe do ksiąg rachunkowych w 2008 roku nie wprowadzono w postaci zapisu, wszystkich zdarzeń gospodarczych, jakie miały miejsce w danym okresie sprawozdawczym, co narusza przepisy art. 20 ustawy o rachunkowości, opłaty za odprowadzanie ścieków oraz opłaty abonamentowe za utrzymanie w gotowości do świadczenia usług urządzeń wodociągowych i kanalizacyjnych ujmowane były w ewidencji księgowej stosując podziałkę klasyfikacyjną określoną w 4260 - zakup energii, zamiast zastosować podziałkę klasyfikacyjną określoną w 4300 - zakup usług pozostałych. Dotyczyło to wszystkich faktur odnoszących się do usług dostarczania wody i odprowadzania ścieków, jakie DPS ujął w ewidencji księgowej w 2009 roku. PowyŜsze jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207). 3. W zakresie gospodarki kasowej i druków ścisłego zarachowania stwierdzono, Ŝe: dowody źródłowe na podstawie których wydatkowano środki finansowe z kasy nie posiadały pełnej dekretacji brak wskazania miesiąca księgowania oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazanie ujęcia tych dowodów w księgach rachunkowych, co jest niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości, faktury i rachunki załączone do raportów kasowych nie posiadały adnotacji według jakiej procedury, wynikającej z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (teksy jedn. Dz. U. z 2007 r. Nr 223 poz. 1655 z późn. zm.), dokonano zamówienia publicznego, błędy na dowodach źródłowych poprawiane były przy uŝyciu korektora lub poprawiane jedne zapis na drugim, co jest naruszeniem art. 25 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, w księdze druków ścisłego zarachowania prowadzonej dla czeków gotówkowych brakowało daty i podpisu osoby upowaŝnionej do pobrania druku, co jest niezgodne z 3 Instrukcji w sprawie zasad gospodarowania drukami ścisłego zarachowania. 4. W zakresie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych stwierdzono, Ŝe przeznaczenie środków z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych na opłaty bankowe oraz zakup czeków, było niezgodne z art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.). 5. W zakresie zatrudnienia i wynagrodzeń stwierdzono, Ŝe: w części A akt osobowych dokumenty tj. świadectwa pracy zostały umieszczone w spisie pod jednym numerem, ponadto w jednym przypadku nie wszystkie dokumenty znajdujące 4
się w części A akt osobowych zostały ponumerowane. PowyŜsze jest niezgodne 6 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.), w przypadku akt osobowych pani B.S. w części B akt osobowych, prowadzona była odrębna numeracja dokumentów dla zatrudnienia w Wojewódzkim Szpitalu Zespolonym oraz dla zatrudnienia w Domu Pomocy Społeczne, jest to niezgodne z 6 ust. 3 ww. rozporządzenia, w kilku przypadkach dokumenty znajdujące się w części A oraz B akt osobowych nie zostały ułoŝone w porządku chronologicznym, co jest niezgodne z 6 ust. 3 ww. rozporządzenia, w kilku aktach osobowych nie ma dokumentu, który informowałby o zmianie stanowiska słuŝbowego pracownika, co jest niezgodne z 6 ust. 2 pkt 2f ww. rozporządzenia. 6. W zakresie sprawozdawczości budŝetowej stwierdzono, Ŝe: w sprawozdaniach Rb-28S z wykonania planu wydatków budŝetowych jednostek samorządu terytorialnego sporządzonych za miesiąc lipiec, sierpień, wrzesień, październik oraz listopad 2009 roku, wykazano dane niezgodne z ewidencją księgową DPS. Dotyczyło to: 3020 gdzie w powyŝszych sprawozdaniach wykazywano kwotę o 119,90 zł większą niŝ w ewidencji księgowej oraz 4220 gdzie w sprawozdaniach wykazywano kwotę o 119,90 zł mniejszą niŝ w ewidencji księgowej DPS. Jest to niezgodne z 9 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia z dnia 3 luty 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budŝetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103), w sprawozdaniach Rb-23 o stanie środków na rachunkach bankowych państwowych jednostek budŝetowych sporządzonych za miesiąc czerwiec, lipiec oraz sierpień 2009 roku wykazano dane niezgodne z ewidencją księgową DPS. Dotyczyło to środków budŝetowych otrzymanych z budŝetu gminy, gdzie w sprawozdaniach wykazywano kwotę o 760,30 zł większą niŝ w ewidencji księgowej oraz wydatków wykonanych w powyŝszych miesiącach, gdzie w sprawozdaniach wykazywano kwotę o 760,30 zł większą niŝ w ewidencji księgowej. Wykazanie w sprawozdaniach danych niezgodnych z ewidencją księgową jednostki, stanowi naruszenie 9 ust. 1 i 2 ww. rozporządzenia. W związku z powyŝszymi nieprawidłowościami zalecam: 1. Zmiany w planach finansowy dokonywać zgodnie z zarządzeniem Prezydenta Miasta Zielona Góra. 2. W dokumentach wewnętrznych regulujących funkcjonowanie DPS zaktualizować i na bieŝąco uzupełniać akty prawne. 3. Uzupełnić politykę rachunkowości DPS tak, aby zawierała wszystkie elementy określone w art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości. 4. Zaktualizować zakładowy plan kont DPS o konta stosowane w ewidencji księgowej oraz zgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów 5
kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. 5. Ewidencję księgową DPS prowadzić według części, działów i rozdziałów określających rodzaj działalności oraz według paragrafów klasyfikacji planu finansowego, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie gospodarki finansowej jednostek budŝetowych, zakładów budŝetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno prawną. 6. Ewidencję finansowo księgową DPS prowadzić za pomocą systemy komputerowego firmy STREAM soft wersja PCBIZNES PRESTIś, zgodnie z zapisami aneksu do załącznika nr 1 do zarządzenia nr 14 dyrektora z dnia 31.12.2004 r. w sprawie planu kont oraz określenia niektórych zasad rachunkowości. 7. Dziennik operacji finansowych prowadzić z zachowaniem chronologii (ujmując wszystkie zdarzenia, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym), zgodnie z ustawą o rachunkowości. 8. Zapisy w dzienniku prowadzić w taki sposób, aby moŝliwe było ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi, zgodnie z ustawą o rachunkowości. 9. Na fakturach i rachunkach zamieszczać adnotację według jakiej procedury, wynikającej z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (teksy jedn. Dz. U. z 2007 r. Nr 223 poz. 1655 z późn. zm.), dokonano zamówienia publicznego. 10. Dokonywać poprawnej dekretacji dowodów księgowych, poprzez wskazanie miesiąca księgowania oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za ujęcia tych dowodów w księgach rachunkowych, zgodnie z ustawą o rachunkowości. 11. Stwierdzone błędy w zapisach księgowych poprawiać zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości. 12. W księgach rachunkowych danego roku obrotowego ujmować wszystkie koszty i przychody związane z tym okresem sprawozdawczym, zgodnie z zasadą memoriału wynikającą z art. 6 ustawy o rachunkowości. 13. Do usług związanych z odprowadzeniem ścieków oraz opłatą abonamentową, stosować podziałkę klasyfikacyjną, zgodną z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. 14. W księdze druków ścisłego zarachowania odnotowywać fakt pobrania druku ścisłego zarachowania, poprzez zamieszczenie daty i podpisu osoby upowaŝnionej do odbioru druku, zgodnie z zapisami Instrukcji w sprawie zasad gospodarowania drukami ścisłego zarachowania, wprowadzonej zarządzeniem nr 8 dyrektora DPS z dnia 18.08.2005 r. 15. Środki finansowe z funduszu świadczeń socjalnych przeznaczać na cele zgodne z zapisami ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. 16. Akta osobowe pracowników prowadzić zgodnie z obowiązującymi przepisami, zawartymi w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. 6
17. W sprawozdaniach finansowych wykazywać dane zgodne z ewidencją księgową DPS, stosownie do przepisów zawartych w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budŝetowej. Jednocześnie przypominam, Ŝe stosownie do postanowień art. 53 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych ponosi jej kierownik. Przedstawiając powyŝsze ustalenia i uwagi wnoszę o podjęcie działań zmierzających do usunięcia nieprawidłowości i zapobieganiu ich powstawaniu w przyszłości. Proszę o poinformowanie mnie o sposobie wykorzystania powyŝszych uwag i wniosków w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. PREZYDENT MIASTA mgr inŝ. Janusz Kubicki Otrzymują do wiadomości: 1. Pani Wioleta Haręźlak - Zastępca Prezydenta Miasta 2. Pani Emilia Wojtuściszyn - Skarbnik Miasta 7