Przychody i potrącenia Definiowanie nieograniczonej liczby składników: przychodów i potrąceń Rejestracja pełnej historii wypłat pracownika oraz algorytmów ich obliczania Możliwość określenia sald, na które mają wpływ poszczególne płatności Kolejność przetwarzania definiowana przez użytkownika Kategorie składników (opodatkowane, oskładkowane i in.) definiowane przez użytkownika Kontrola uprawnień Definiowanie kompleksowych reguł przyznawania uprawnień do poszczególnych składników płacowych uwzględniających kryteria określane przez użytkownika Definiowanie standardowych algorytmów automatycznego przyznawania uposażeń i świadczeń oraz wprowadzania zmian. Algorytmy przetwarzania Proste formuły, łatwe do zrozumienia i zapamiętania Kontrola własnych algorytmów przetwarzania i obliczeń za pomocą funkcji FastFormula Masowa wymiana informacji Szybkie wczytywanie dużych ilości danych płacowych z zewnątrz (np. premie z arkuszy Excela) Możliwość weryfikacji wczytanych danych i ich przesyłanie na listę płac Salda Definiowanie nieograniczonej liczby sald użytkownika Możliwość wykonywania analiz i obliczeń zdefiniowanych przez użytkownika na podstawie sald Definiowanie sald obejmujących dowolne przedziały czasu Możliwość śledzenia i przeglądania wartości wszystkich sald ORACLE PŁACE (ORACLE PAYROLL) Oracle Płace to wydajny system wspierania procesów płacowych. Umożliwia on łatwe wprowadzanie zmian reguł płacowych obowiązujących w przedsiębiorstwie, a ponadto pozwala obniżyć koszty administracyjne, przyspieszyć procesy zarządzania kadrami i zmniejszyć ilość błędów. Oracle Payroll to jeden z modułów pakietu Oracle E-Business Suite, zintegrowanego zestawu współpracujących ze sobą aplikacji. Opracowane przez Oracle podejście do wspierania procesów płacowych umożliwia uproszczenie administracji, obniżenie kosztów i zmniejszenie liczby błędów naliczania płac, a jednocześnie zwiększa możliwości tworzenia raportów i analiz oraz skraca czas ich budowy. Obliczanie płac usprawniają wydajne funkcje, takie jak mechanizm obliczania ciągłego, dzięki któremu listy płac można tworzyć w okresie rozliczeniowym w dowolnym czasie, a następnie tylko wprowadzać niezbędne zmiany. Funkcja ta znacznie przyspiesza rozliczanie płac. Ponadto dzięki automatyzacji np. obliczeń wykonywanych wstecz (automatyczne korekty) eliminuje się w znacznym stopniu obliczenia ręczne. Oracle Payroll kontroluje reguły związane z przepisami podatkowymi, rozliczeniami z ZUS i kalkulacją miejsca powstawania kosztów dla poszczególnych składników wynagrodzeń. Ponieważ Oracle Payroll wchodzi w skład pakietu Oracle E-Business Suite, jest on w pełni zintegrowany z modułami Oracle Incentive Compensation, Oracle Self-Service HR, Oracle Cash Management, Oracle Human Resources, Oracle Time & Labor oraz Oracle Advanced Benefits. Oracle Payroll działa w sposób spójny we wszystkich obsługiwanych przez Oracle krajach świata. Jest to możliwe dzięki skalowalnemu mechanizmowi przetwarzania, który wykorzystując funkcje bazy danych Oracle, realizuje przetwarzanie równoległe, co zapewnia optymalną wydajność. System płacowy oparty na regułach Aby zaspokajać swoje specyficzne potrzeby dotyczące zarządzania płacami, przedsiębiorstwa muszą mieć możliwość konfigurowania systemu płacowego. Oracle Payroll oferuje wyjątkowe podejście oparte na regułowym algorytmie płacowym. Umożliwia on sprawne modyfikowanie algorytmów płacowych oraz automatyzację naliczania skomplikowanych składników wynagrodzeń i zarządzanie nimi w sposób uwzględniający strategię firmy. Za pomocą systemu można bez trudu przetworzyć wiele list płac w ciągu jednego dnia. Jeżeli w czasie naliczania listy płac zachodzi potrzeba doraźnego przeliczenia wybranych osób, Oracle Payroll umożliwia przeliczenie tylko tych osób z zachowaniem pozostałych wyników obliczeń. Można także wykonywać online obliczenia dotyczące wypłat jednorazowych oraz analizować scenariusze z różnymi wariantami. W dużych przedsiębiorstwach Oracle Payroll umożliwia równoczesne obliczanie płac wielu grup pracowników, co znacznie skraca czas przetwarzania. System umożliwia także równoczesne sporządzanie końcowych raportów płacowych (zbiorówki zestawienia). Proces naliczania listy płac jest niezależny od 1
Cykl przetwarzania listy płac Monitorowanie regularnego cyklu rozliczeniowego od wprowadzenia danych po uzgodnienie wyników Przegląd pełnej historii wyników przetwarzania listy płac Możliwość oznaczania błędnych obliczeń, które należy ponowić, z zachowaniem obliczeń uzgodnionych w niezmienionej postaci Możliwość wprowadzania zmian w ostatniej chwili dzięki przeliczeniom kontrolnym w trakcie okresu rozliczeniowego Możliwość zdefiniowania własnego zestawu składników i grupy pracowników do naliczenia listy płac kolejnych procesów płacowych - po zakończeniu naliczeń płacowych można wprowadzić zmiany w MPK pracownika lub w rachunku bankowym, które zostaną uwzględnione dla wykonanych już naliczeń. Oracle Payroll może również pracować wówczas, gdy zmiany informacji płacowych są wprowadzane równocześnie przez moduły Oracle Self-Service HR i Oracle Human Resources (HR). Zależnie od etapu, na którym znajduje się proces przetwarzania listy płac, zmiany mogą obowiązywać w bieżącym okresie rozliczeniowym lub dopiero w następnym. Obliczanie płac online Funkcja QuickPay, umożliwiająca obliczanie wypłat dla poszczególnych pracowników w trybie online Natychmiastowe wyświetlanie wyników Ograniczenie obliczeń ręcznych do niezbędnego minimum (np. wprowadzenie korekt lub wyrównań nie wynikających z algorytmu płacowego) Możliwość testowania procesów tworzenia listy płac na pojedynczym przykładzie z szybkim wynikiem zwrotnym Łatwe rozliczanie online przypadków wyjątkowych Obliczenia z użyciem operatorów warunkowych Sposoby realizacji wypłat Definiowanie własnych typów płatności Wypłata w formie gotówki, czeku lub bezpośredniego przelewu na konto Wypłaty z dowolnej liczby kont źródłowych Możliwość podzielenia płacy pracownika na części wypłacane różnymi metodami Pełna integracja z procesami zarządzania przepływem gotówki, umożliwiająca uzgadnianie rozliczeń czekowych Przejrzysta prezentacja wyników naliczeń list płac Innowacyjne systemy wynagrodzeń Ponieważ na rynku pracy jest silna konkurencja i występują częste zmiany, firmy muszą motywować swoich pracowników innowacyjnymi, atrakcyjnymi systemami wynagrodzeń i świadczeń dodatkowych. Oracle Payroll umożliwia pełne skonfigurowanie składników wynagrodzeń pracowników. System zarządza wszystkimi elementami wynagrodzeń w całym przedsiębiorstwie od płac zasadniczych, godzin nadliczbowych i składek związkowych po samochody służbowe czy naliczanie składek ubezpieczeniowych i zaliczek na podatek od dochodów osobistych. Obsługa potrąceń Oracle Payroll umożliwia administrowanie potrąceniami z tytułu egzekucji komorniczych, alimentów oraz innymi potrąceniami obowiązkowymi i dobrowolnymi. Można w ławy sposób dodawać nowe potrącenia oraz modyfikować ich limity. Potrącenia wykonane na liście płac pracownika mogą być przekazywane bezpośrednio z listy płac na konto odpowiedniej instytucji lub osoby. Mechanizm FastFormula Oracle Payroll ułatwia zarządzanie niestandardowymi pakietami wynagrodzeń, dając pełną kontrolę nad nawet najbardziej złożonymi algorytmami płacowymi. Dzięki wydajnemu, łatwemu w użyciu mechanizmowi budowy algorytmów płacowych FastFormula, można szybko zdefiniować nawet najbardziej skomplikowane reguły obliczenia poszczególnych składników płacowych. 2
Rozliczanie czasu pracy Automatyczna dystrybucja płatności na podstawie czasu faktycznie przepracowanego Definiowanie reguł i kodów dystrybucji wynagrodzeń za pracę Możliwość podzielenia płacy pracownika na części oznaczone różnymi kodami lub różnicowania płacy w zależności od projektu Możliwość alokacji kosztów do dowolnego poziomu szczegółowości Automatyczne wprowadzanie informacji księgowych do księgi głównej (Oracle General Ledger) Skalowalna, efektywna metoda administrowania W systemie Oracle Payroll wszystkie dane osobowe są łatwo dostępne. Za pomocą standardowych funkcji można łatwo rozbudować bazę danych, dostosowując ją do specyficznych wymagań dotyczących określonych informacji. Ponieważ system korzysta z jednego repozytorium danych, eliminuje się powtórzenia i przyspiesza wprowadzanie danych, co upraszcza administrowanie. Wiarygodna dokładność i bezpieczeństwo Oracle Payroll oferuje wiarygodne rozwiązanie typowego w rozliczeniach płac problemu dokładności i bezpieczeństwa. Udostępnia kompleksowe informacje o naliczeniu pozwalające łatwo, lecz dokładnie i efektywnie sprawdzać i uzgadniać wszystkie naliczenia wykonane na liście płac. Przetwarzanie potrąceń obowiązkowych Administrowanie regułami naliczania potrąceń Przetwarzanie obciążeń kredytowych i tytułów wykonawczych Naliczanie składek ubezpieczeniowych Naliczanie zaliczek na podatek Wypłaty należności osobom trzecim Zobowiązania alimentacyjne Możliwość podzielenia centralnego repozytorium Jedna, centralna hurtownia danych z informacjami o pracownikach Możliwość centralizacji danych lub rozproszenia ich w wielu miejscach Dostęp przez sieci LAN lub WAN Bezpieczeństwo i kontrola Łatwy dostęp do informacji o pracownikach i kandydatach Definiowane struktury menu i dostosowywane formularze, które pozwalają określić zakresy odpowiedzialności poszczególnych użytkowników Nadawanie różnych uprawnień dostępu w zależności od zadań wykonywanych przez użytkowników Szczegółowe dzienniki kontroli rejestrujące wszystkie zmiany Raporty i zapytania doraźne Szczegółowe informacje dotyczące rozliczanych nieobecności Obliczanie korekt System umożliwia korygowanie wcześniejszych naliczeń i potrąceń w przypadku zmiany stawek płac, wybranych świadczeń lub innych informacji (realizacja wyliczeń z datą wsteczną). Funkcja RetroPay automatycznie oblicza różnice między wynikami nowych obliczeń a wielkościami naliczonymi na rozliczonych listach płac i wylicza wszystkie odpowiednie wyrównania, w tym korekty zasiłków i wynagrodzeń. Kontrola kosztów pracy System Oracle Payroll daje dostęp online do informacji płacowych, a zatem pozwala śledzić i monitorować koszty pracy, które w wielu firmach są bardzo istotnym składnikiem kosztów całkowitych. Użytkownicy mają na przykład dostęp do informacji płacowych, w tym kosztów i zobowiązań pieniężnych pracodawcy, za pośrednictwem raportów i zapytań, które pozwalają natychmiast uzyskać odpowiedzi na złożone pytania. 3
Możliwość przeglądania i analizowania danych płacowych za pomocą standardowych raportów i zapytań Definiowanie własnych raportów i uzyskiwanie odpowiedzi na zapytania doraźne za pomocą narzędzi użytkownika dostarczanych przez Oracle Możliwość korzystania z formularzy skoroszytów, które pozwalają projektować i tworzyć własne biblioteki zapytań do użytku własnego lub publicznego Daty Przechowywanie pełnej historii właściwych danych płacowych Możliwość natychmiastowego wprowadzania zmian z późniejszymi datami, zanim zaczną one obowiązywać Interfejsy listy płac Przelew bezpośredni Dostawcy zewnętrzni Funkcja wyciągu systemowego umożliwiająca konfigurowanie interfejsów niestandardowych System wielonarodowy i wielozakładowy Raporty dotyczące listy płac sporządzane z uwzględnieniem języka i waluty pracownika Obsługa różnych języków w formularzach dla użytkowników profesjonalnych Separacja danych i obsługa wielu systemów płacowych Obsługa wielu walut i języków Efektywne przetwarzanie list płac przy dużej liczbie pracowników Przegląd wszystkich zmian wprowadzanych w informacjach datowanych Możliwość doraźnego przeliczenia wypłat w czasie przetwarzania listy płac z zachowaniem pozostałych wyników przetwarzania Możliwość wykonywania online obliczeń dotyczących wypłat jednorazowych oraz analizowania scenariuszy z różnymi wariantami. Równoczesne przetwarzanie płac wielu grup pracowników Mechanizm obliczania ciągłego Mechanizm obliczania ciągłego umożliwia rozłożenie obciążenia przetwarzaniem płac na cały okres rozliczeniowy. Skraca to czas przetwarzania i zmniejsza ilość potrzebnych zasobów. Można na przykład przygotować listy płac (łącznie z przeliczeniem kwot brutto na kwoty netto, kosztami i zaliczkami) na początku okresu rozliczeniowego. Zmiany wpływające na płace pracowników, zachodzące w trakcie okresu rozliczeniowego, są automatycznie wykrywane przez mechanizm przetwarzania ciągłego, który te płace ponownie przetwarza. Można opracować dowolny harmonogram tego ponownego przetwarzania, tak aby było wykonywane na przykład codziennie, w określone dni tygodnia, raz na tydzień itd. Dzięki temu przy końcu okresu rozliczeniowego przetwarzane są tylko płace małej liczby pracowników, których dotyczą zmiany zachodzące w ostatniej chwili. System wielonarodowy Oracle Payroll może obsługiwać algorytmy płacowe specyficzne dla różnych krajów i wykonywać rozliczenia w walutach tych krajów. Może również automatycznie wykonywać konwersję walut w czasie przetwarzania głównego. Ponadto użytkownik może wybrać język, w którym chce przeglądać określone raporty lub formularze. Architektura systemu Oracle Payroll znakomicie obsługuje zarządzanie płacami w dużych, wielozakładowych czy międzynarodowych organizacjach, zapewniając pełną separację danych oraz obsługę wielu systemów płacowych w jednej instalacji systemu. Rozbudowane funkcje graficzne Ułatwiając dostęp do istotnych informacji, Oracle Payroll znacznie poprawia produktywność. Funkcjonalny graficzny interfejs użytkownika jest łatwy do nauczenia się i ma wiele ułatwień dla zaawansowanych użytkowników. Intuicyjna obsługa okien, mnemotechniczne ikony oraz wbudowane funkcje drążenia danych sprawiają, że transakcje i zapytania są realizowane szybko i w sposób naturalny. Elastyczny przepływ pracy System Oracle Payroll można skonfigurować, dostosowując go do modelu procesów płacowych, występującego w przedsiębiorstwie. Modyfikacja ścieżek i przycisków nawigacyjnych pozwala je dostosować do istniejących funkcji biznesowych, co automatyzuje kolejne etapy zadań. Oracle E-Business Suite kompletne rozwiązanie Pakiet Oracle E-Business Suite umożliwia firmom efektywne zarządzanie obsługą klientów, produkcją, realizacją zamówień, pobieraniem należności oraz innymi procesami za pośrednictwem aplikacji o ujednoliconej architekturze informatycznej. Architektura ta pozwala na jednokrotne definiowanie klientów, dostawców, pracowników i produktów oraz wszystkich innych aspektów działalności firmy. Bez względu na to, czy wdrażany jest tylko jeden moduł, czy też cały zestaw, Oracle E-Business Suite umożliwia współużytkowanie ujednoliconych informacji w całym przedsiębiorstwie, co pozwala podejmować trafniejsze decyzje na podstawie lepszych informacji. 4
5
Oracle Polska Sp. z o.o. ul. Sienna 75, 00-833 Warszawa www.oracle.com/pl tel. +48 22 690 87 00 fax. +48 22 690 89 00 Copyright 2008 Oracle. Wszystkie prawa zastrzeżone. Niniejszy dokument służy wyłącznie celom informacyjnym, zaś jego treść może ulec zmianie bez uprzedzenia. Niniejszy dokument nie może być kopiowany lub transmitowany w żadnej formie lub przy wykorzystaniu jakichkolwiek metod, zarówno elektronicznych jak i mechanicznych, bez zgody Oracle. Oracle jest zarejestrowanym znakiem towarowym korporacji Oracle i/lub jej filii. Inne nazwy mogą być znakami towarowymi zarejestrowanymi na rzecz odpowiednich podmiotów uprawnionych. 6