Działając na podstawie art. 38 ust. 1 ustawy z 29.1.2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U. z 2017 r. poz. 1579 ze zm.), Zamawiający Pomorski Ośrodek Ruchu Drogowego w Gdańsku przekazuje poniżej treść zapytań wraz z wyjaśnieniami treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia (dalej zwanej SIWZ) w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego Nr 8/PN/17,pn: Sukcesywny zakup paliw do pojazdów, urządzeń i maszyn będących na wyposażeniu Pomorskiego Ośrodka Ruchu Drogowego w Gdańsku: Jednostka Gdańsk, ul. Równa 19/21,Oddział w Gdyni ul. Opata Hackiego 10A i Ośrodek Doskonalenia Techniki Jazdy Autodrom Pomorze w Pszczółkach, Pszczółki ul. Żuławska 5. Zapytanie Nr 1: WYJAŚNIENIA TREŚCI SIWZ W odniesieniu do zapisów SIWZ, informuiemy. że Wykonawca daje możliwość tankowania paliwa na wszystkich swoich stacjach, umożliwiających dokonywanie transakcji przy użyciu kart paliwowych. Czy Zamawiający może zaakceptować taką sytuację i w przypadku ewentualnej modernizacji lub wyłączenia ze sprzedaży danej stacji dokonywać transakcji na innej stacji paliw Wykonawcy położonej najbliżej siedziby stacji wyłącznej lub modernizowanej (w okresie realizacji umowy może zaistnieć taka ewentualność dostosowanie standardu do wymogów Unii Europejskiej)? Przy powyższym informujemy, że nie wszystkie stacje Wykonawcy w kraju działają w systemie całodobowym, czy zatem Zamawiający akceptuje taką sytuację? Zamawiający nie akceptuje propozycji Wykonawcy. Zamawiający w SIWZ określił ilości i odległości stacji dla poszczególnych zadań Zapytanie Nr 2: Czy Zamawiający będzie nadzorował realizację zamówienia i powiadomi Wykonawcę o konieczności blokady kart z tytuły wyczerpania wartości zamówienia? Zamawiający będzie nadzorował realizację zamówienia i powiadomi Wykonawcę o konieczności blokady kart z tytuły wyczerpania wartości zamówienia. Zapytanie Nr 3: Czy Zamawiający dopuszcza możliwość ujednolicenia oznaczenia strony przyjmującej zlecenie - raz używa się słowa Dostawca innym razem Wykonawca? Zamawiający dopuszcza możliwość ujednolicenia oznaczenia strony przyjmującej zlecenie na słowo Dostawca. Zapytanie Nr 4: Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany w każdym zadaniu, po literze b) w 6 w treści zapisu słowa: w dniu wystawienia faktury do zmiany na słowa: w dniu dokonania transakcji? Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany w każdym zadaniu, po literze b) w 6 w treści zapisu słowa: w dniu wystawienia faktury na słowa: w dniu dokonania transakcji
Zapytanie Nr 5: Czy Zamawiający dopuszcza możliwość realizacji dostaw poprzez zindywidualizowane do potrzeb Zamawiającego karty paliwowe ( 7)? Karty paliwowe wydane są w terminie do 15 dni roboczych od daty wpływu wniosku do Wykonawcy. Wnioski mogą być składane w formie pisemnej lub za pośrednictwem spersonalizowanej witryny internetowej, do której dostęp Wykonawca przekaże w ramach wynagrodzenia. Transakcje bezgotówkowe realizowane są w granicach limitów ustalonych dla każdej karty paliwowej. Karty nowe jak również duplikaty kart wymieniane na skutek zagubienia, kradzieży, zmiany dotychczasowych danych lub uszkodzenia z winy użytkownika to koszt 10 zł netto. Wszystkie karty paliwowe są zabezpieczone poufnym kodem identyfikacyjnym PIN, który znany jest jedynie ich użytkownikom i spełniają bankowe standardy zabezpieczeń. Oferujemy dwa rodzaje kart paliwowych: kartę typu K" wystawianą imiennie na kierowcę lub nazwę instytucji Zamawiającego kartę typu S wystawianą na numer rejestracyjny pojazdu. Na życzenie Zamawiającego istnieje możliwość uruchomienia opcji obligującej użytkownika karty (kierowcę) do podawania przy każdym tankowaniu stanu licznika kilometrów lub numeru konta do księgowania transakcji. Zamawiający dopuszcza możliwość realizacji dostaw poprzez zindywidualizowane do potrzeb Zamawiającego karty paliwowe lecz nie wyraża zgody na ponoszenie kosztów z tytułu spersonalizowanej witryny internetowej oraz kosztów związanych z otrzymaniem kart paliwowych. Zapytanie Nr 6: Czy Zamawiający dopuszcza możliwość odstąpienia od zapisu 7 ust. 3 tiret szósty, gdyż na dowodzie wydania (wydruku z terminala) nie ma ceny jednostkowej brutto, tylko jest wartość brutto zatankowanego paliwa. Cena jednostkowa brutto paliwa znajduje się w zbiorczym zestawieniu transakcji stanowiącym załącznik do faktury? Zamawiający dopuszcza możliwość odstąpienia od zapisu 7 ust. 3 tiret szósty. Zapytanie Nr 7: Czy Zamawiający dopuszcza możliwość odstąpienia od zapisu 7 ust. 3 ostanie zdanie, gdyż dowody wydania (wydruki z terminala) nie są podpisywane przez osoby pobierające paliwo ani przez pracowników stacji paliw Dostawcy? Dowody wydania są wydrukami z terminala obsługującego karty flotowe mające na celu potwierdzenie transakcji. Dowód wydania zawiera następujące informacje:
Dokładny adres stacji paliw, Nr karty, na którą dokonywana była transakcja, Nr rejestracyjny samochodu, Kwota do zapłaty, Ilość wydanego paliwa, Data i godzina transakcji Jeden egzemplarz dowodu wydania zostaje wydany kupującemu, natomiast drugi pozostaje na stacji paliw. Zamawiający dopuszcza możliwość odstąpienia od zapisu 7 ust. 3 ostanie zdanie. Zapytanie Nr 8: Czy Zamawiający dopuszcza możliwość w 7 ust. 4 dodania do zapisu dwa razy w miesiącu słowa: tj. po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego. Zamawiający dopuszcza możliwość w 7 ust. 4 dodania do zapisu dwa razy w miesiącu słowa: tj. po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego. Zapytanie Nr 9: Czy Zamawiający dopuszcza możliwość w 7 ust. 5 zmianę zapisu: osób tankujących paliwo na słowa: numerów kart paliwowych? Zamawiający dopuszcza możliwość w 7 ust. 5 zmianę zapisu: osób tankujących paliwo na słowa: numerów kart paliwowych. Zapytanie Nr 10: Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zaakceptowania terminu płatności 21 dni od daty wystawienia faktury VAT ( 7 ust. 7)? W oferowanym systemie rozliczania transakcji bezgotówkowych termin płatności od daty dostarczenia faktury nie funkcjonuje z uwagi na brak możliwości rejestrowania daty wpływu faktury do siedziby Zamawiającego i związanej z tym windykacji należności w przypadku występujących przeterminowań. W celu usprawnienia procesu otrzymywania faktur VAT, Wykonawca daje możliwość otrzymywania przez Zamawiającego faktury sprzedaży (w tym faktury korygującej/duplikatu) wystawianej w formie elektronicznej, tzw. e-faktura. E-faktura posiada taką samą wartość prawną, jak faktura w formie papierowej, zawiera te same dane w związku z czym zastępuje tradycyjny dokument w wersji papierowej. Zamawiający dopuszcza możliwość zaakceptowania terminu płatności 21 dni od daty wystawienia faktury VAT ( 7 ust. 7), z jednoczesnym przesłaniem e-faktury na adres e- mail podany przez Zamawiającego.
Zapytanie Nr 11: Czy Zamawiający dopuszcza możliwość odstąpienia od wymogu zamieszczania w załączniku do faktury informacji n/t osób tankujących paliwo, jak również zaakceptowania załącznika w zaproponowanym kształcie ( 7 ust. 5)? Wykonawca informuje, że załącznik do faktury stanowiący jej integralną część zawiera wykaz wszystkich zakupów z danego okresu rozliczeniowego dokonywanych na poszczególne karty paliwowe, tj.: numery kart, numery rejestracyjne pojazdów, ilość i ceny jednostkowe brutto zakupionych paliw lub liczbę towarów i usług, wartość (netto, brutto, VAT) paliw (towarów i usług), pozycję faktury. Dla danej pozycji faktury wskazana jest wartość brutto przed opustem, wielkość opustu, wartość (brutto, VAT, netto) po opuście. Imię i nazwisko kierowcy niestety, nie jest wskazywane w załączniku do faktury a wyłącznie na bilingu elektronicznym dostępnym za pośrednictwem spersonalizowanej witryny internetowej, o ile karty wydane byłyby na nazwiska i imiona użytkowników (karty typu K). Istnieje również możliwość zakodowania nazwisk osób kierujących pojazdami w tzw. MPK (miejsca powstawania kosztów), które mogłyby być przypisane na stałe do kart lub podawane przez użytkowników podczas realizacji transakcji na karty paliwowe. Zamawiający dopuszcza możliwość odstąpienia od wymogu zamieszczania w załączniku do faktury informacji n/t osób tankujących paliwo, jak również zaakceptuje załącznik w zaproponowanym kształcie ( 7 ust. 5). Zapytanie Nr 12: Czy Zamawiający dopuszcza możliwość w 8 ust. 1 zmianę wysokości kary z 10 % na 5% od nie zrealizowanej części umowy? Zamawiający nie dopuszcza możliwości (w 8 ust. 1 umowy) zmiany wysokości kary z 10 % na 5% od nie zrealizowanej części umowy. Zapytanie Nr 13: Czy Zamawiający dopuszcza możliwość dodania zapisu w 8 o następującej treści: Niezależnie od sposobu rozliczenia kar umownych, Strona występująca z żądaniem zapłaty kary umownej wystawi na rzecz drugiej Strony notę księgową (obciążeniową) na kwotę należnych kar umownych.? Zamawiający nie dopuszcza możliwości dodania zapisu (w 8 umowy) o następującej treści: Niezależnie od sposobu rozliczenia kar umownych, Strona występująca z żądaniem zapłaty kary umownej wystawi na rzecz drugiej Strony notę księgową (obciążeniową) na kwotę należnych kar umownych. Zapytanie Nr 14:
Czy Zamawiający dopuszcza możliwość wyłączenia spod obowiązku zapłaty kary umownej przypadków awarii systemu obsługi, modernizacji stacji paliw, przyjęcia paliwa na stację ( 8 ust.2)? Zamawiający nie dopuszcza możliwości wyłączenia spod obowiązku zapłaty kary umownej przypadków awarii systemu obsługi, modernizacji stacji paliw, przyjęcia paliwa na stację. W wymienionych przypadkach, zgodnie z treścią SIWZ Wykonawca ma,możliwość świadczenia dostawy na podanej przez Wykonawcę drugiej stacji. Zapytanie Nr 15: Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zaakceptowania Regulaminu Wykonawcy dotyczącego warunków wydania i użytkowania kart paliwowych w zakresie niesprzecznym z postanowieniami SIWZ? Zamawiający dopuszcza możliwość zaakceptowania Regulaminu Wykonawcy dotyczącego warunków wydania i użytkowania kart paliwowych w zakresie niesprzecznym z postanowieniami SIWZ. Uprzejmie prosimy o zwrotne potwierdzenie otrzymania niniejszego pisma na numer faksu 058 300 14 15. Zamawiający przypomina Wykonawcom, że Wykonawcy powinni we wszelkich kontaktach z Zamawiającym powoływać się na oznaczenie postępowania 8/PN/17. Ponadto, Zamawiający przypomina, że pisemne odpowiedzi na zadane pytania, wyjaśnienia Zamawiającego lub modyfikacje treści SIWZ wprowadzone przez Zamawiającego stają się integralną częścią SIWZ.