Formatowanie komórek arkusza. Arkusze kalkulacyjne to programy służące do projektowania i wykonywania obliczeń. Arkusze umożliwiają m.in.: projektowanie i prezentację wyników obliczeń, wyszukiwanie i analizowanie danych, tworzenie atrakcyjnych wykresów (diagramów). Popularne obecnie programy typu arkusz kalkulacyjny to: program Microsoft Excel z pakietu Microsoft Office jest produktem komercyjnym, działa w systemie MS Windows. Na rynku obecne są jego różne wersje (np. wersja 97, wersja 2000, wersja 2003 oraz wersja 2007), program Calc z pakietu OpenOffice jest produktem darmowym działającym w systemach Windows i Linux. Program ten występuje czasem pod nazwą Scalc od firmy Sun, która aktywnie wspiera jego rozwój. Co się wprowadza do arkusza? Do komórek arkusza można wpisywać dane typu: tekst (napis), liczba, data (jest to liczba), czas (jest to liczba) oraz formuły.
Arkusz z wprowadzonymi tekstami, liczbami, formułami. Zawartość widać w komórce i na pasku formuły Aby wskazać, gdzie mają się pojawić wprowadzane dane, należy uaktywnić komórkę (np. poprzez kliknięcie). Dane wprowadza się bezpośrednio w arkuszu lub powyżej obszaru roboczego w wierszu wprowadzania na pasku formuły. Aby zatwierdzić wprowadzone dane, należy nacisnąć klawisz Enter. Aby wycofać się z wprowadzania zmian, można nacisnąć klawisz Escape. W celu zatwierdzania lub anulowania wpisu można posłużyć się także przyciskami Anuluj i Akceptuj (Wpis), które w momencie wprowadzania pojawiły się na pasku formuły. Format początkowy Początkowy format komórek nosi nazwę Standardowy (Calc) lub Ogólny (Excel). W formacie tym zdefiniowana jest czcionka (np. Arial 10 punktów), sposób wyświetlania liczb, sposób wyrównywania (liczby do prawej, napisy do lewej). Atrybuty te można zmieniać poprzez formatowanie komórek. Tekst czy liczba Przy wpisywaniu danych program interpretuje wpisane znaki jako tekst lub jako liczbę. Gdy użytkownik nie dokonał zmian to teksty wyrównywane są do lewego brzegu komórki, a liczby do prawego. Wprowadzając liczby, najlepiej wpisywać je w najprostszej postaci (np. bez odstępu po tysiącach, bez symbolu waluty), a następnie je formatować. Jeżeli wpisana liczba wyrównuje się do lewej strony komórki, oznacza to, że program zinterpretował ją jako tekst. Przyczyną może być np. błędny separator dziesiętny kropka zamiast przecinka. Nie da się wykonywać operacji matematycznych z udziałem takiej komórki trzeba tę liczbę wprowadzić na nowo. Jeżeli tekst nie mieści się w komórce, a sąsiednie komórki są puste tekst wyświetlany jest nad sąsiednimi komórkami. Jeżeli liczba nie mieści się w komórce wyświetlane są znaki ### (hash). Aby zmieścić zawartość w komórce, można: 1. zwiększyć szerokość kolumny, 2. zmniejszyć czcionkę, 3. dla tekstu zastosować komórkę wielowierszową (patrz podrozdział "Wprowadzanie tekstów"). Profesjonaliści korzystają z klawiatury Zaleca się ograniczenie korzystania z myszki jako czynności bardziej żmudnej niż korzystanie z klawiatury.
Dobrym nawykiem jest: zatwierdzanie wpisanej zawartości klawiszem Enter (kursor przechodzi do komórki poniżej) lub klawiszem tabulacji (kursor przechodzi do komórki obok), korzystanie z klawiszy kursora (ze strzałkami) do poruszania się po arkuszu. Klawisze przydatne przy wprowadzaniu danych Calc: Excel: Esc wycofanie się z wpisywania lub modyfikacji danej komórki. Backspace usuwanie zawartości zakresu komórek. F2 rozpoczęcie edycji zawartości w komórce (poszczególnych. znaków). Esc wycofanie się z wpisywania lub modyfikacji danej komórki. Delete usuwanie zawartości całej komórki (gdy jest aktywna) i całego zaznaczonego zakresu. F2 rozpoczęcie edycji zawartości w komórce (poszczególnych znaków). Ctrl + górny apostrof przepisanie zawartości z komórki powyżej. Ctrl + średnik wprowadzenie aktualnej daty. Formatowanie komórek Do formatowania można użyć okna dialogowego. Okna dialogowe umożliwiające formatowanie wywołuje się przez: Calc: menu Format >> Komórki, Excel 2003: menu Format >> Komórki, Excel 2007: grupy z karty Narzędzia główne. Wymienione polecenia wywołują okno dialogowe Atrybuty komórek (Calc) bądź Formatuj komórki (Excel). Okno to posiada wiele zakładek i opcji. Okno formatowania komórek
Przed przystąpieniem do formatowania należy zaznaczyć komórkę lub obszar, które mają zostać sformatowane. Dla usprawnienia pracy można: wywoływać okno formatowania poprzez polecenie Formatuj komórki z menu podręcznego (zamiast poprzez menu Format), zamiast przycisków lub okien stosować skróty klawiaturowe (np. Ctrl + B pogrubienie), korzystać z mechanizmu Malarz formatów (patrz podrozdział Malarz formatów), wykorzystać klawisz F4 do powtórzenia ostatniej operacji formatowania (działa w programie Excel, nie działa w programie Calc), nacisnąć klawisz F2 do wywołania trybu edycji komórki. Formatowanie komórek Formatowanie komórek to określanie sposobu wyświetlania ich zawartości poprzez ustawienie m.in.: kroju i wielkości czcionki, sposobu wyrównywania w pionie i poziomie (np. środkowanie), koloru czcionki i tła komórki, krawędzi. Przykłady formatowania komórek W arkuszach nie występuje pojęcie akapit, stąd możliwe jest formatowanie komórek, a w jego ramach czcionka i wyrównywanie. Zazwyczaj formatuje się całe komórki (zaznaczone krawędzie komórki). Możliwe jest także formatowanie poszczególnych znaków w komórce. Gdy kursor umieszczony jest wewnątrz komórki, niektóre polecenia nie są dostępne. Oprócz formatowania komórek dostępne jest również formatowanie całych kolumn i wierszy (np.
ustawienie wysokości, szerokości, ukrycie). Wiele czynności można wykonywać na wielu komórkach jednocześnie (np. pogrubienie, przeniesienie w inne miejsce, usunięcie zawartości). Przed wywołaniem odpowiedniego polecenia należy komórki te zaznaczyć. Zaznaczone dwa obszary w arkuszu (w programie Excel jedna komórka w zaznaczeniu ma odwrotne kolory) Aby zaznaczyć prostokątny obszar, należy kliknąć komórkę stanowiącą lewy górny róg obszaru i przeciągnąć myszką do komórki stanowiącej prawy dolny róg. (Można zacząć odwrotnie od prawego dolnego rogu i przeciągać w lewo w górę). Zaznaczone komórki zmieniają kolor (w programie Excel wszystkie oprócz pierwszej narożnej). Prostokątny obszar komórek nazywany jest zakresem. Zakres komórek może również pojawić się w formułach. Zakres zapisywany jest w postaci dwóch adresów rozdzielonych znakiem : dwukropka np. B3:D7. Możliwe jest zaznaczenie kilku nieprzylegających zakresów należy wówczas do zaznaczania kolejnego obszaru nacisnąć klawisz Ctrl. Można zaznaczać całą kolumnę (poprzez kliknięcie na jej literowym nagłówku) oraz kilka kolumn. Można zaznaczać cały wiersz (poprzez kliknięcie na numerze wiersza) bądź kilka wierszy. Cały arkusz zaznacza się, klikając na szarym prostokącie powyżej numeru pierwszego wiersza, z lewej strony nazwy kolumny A (lub skrótem klawiaturowym Ctrl + A). Czasami zachodzi potrzeba przeniesienia sformatowania ("wyglądu") komórki (np. czcionki + krawędzie + tło + wcięcie) do innej komórki lub zakresu. Bardzo przydatnym narzędziem jest tutaj Malarz formatów.
Przekopiowanie formatu za pomocą narzędzia Malarz formatów Należy zaznaczyć komórkę wzorcową, kliknąć przycisk Malarz formatów i kliknąć lub zaznaczyć komórki, które mają wyglądać analogicznie (obok wskaźnika myszki pojawia się znaczek kubka (Calc) lub pędzla (Excel). Dwukrotne kliknięcie przycisku Malarz formatów powoduje jego zablokowanie wówczas można wklejać format kilkakrotnie. Aby wyłączyć malarza formatów, należy kliknąć ponownie jego przycisk lub nacisnąć klawisz Escape. Teksty (napisy) służą w arkuszu zarówno do zapisywania informacji (np. nazwisko, imię) jak i opisu innych danych. Dobrą praktyką jest zamieszczenie tytułu arkusza i czytelne opisywanie zestawień. Domyślnie tekst jest wyrównywany do lewej strony komórki. Gdy tekst nie mieści się w komórce rozciąga się na puste komórki znajdujące się z jego prawej strony lub ukrywa pod ich zawartością. Przykładowe teksty wpisane do komórek
Często, zwłaszcza w nagłówkach tabel, stosuje się komórkę wielowierszową. W komórce wielowierszowej mieści się kilka linijek tekstu, a wiersz zawierający taką komórkę jest wyższy od pozostałych. Czasem wykorzystuje się scalanie komórek, aby tekst rozmieścił się nad kilkoma komórkami (będzie o tym w rozdziale o formatowaniu komórek). Komórki wielowierszowe mogą: lub tworzyć się automatycznie, gdy tekst nie mieści się w komórce (zalecane) program sam przerzuca wyraz, który nie mieści się do kolejnej linii w ramach tej samej komórki zostać utworzone przez użytkownika. Do wprowadzenia kolejnego wiersza w komórce służy kombinacja przycisków: Calc: Ctrl + Enter. W arkuszu Calc kombinacji tej używa się tylko w komórce (nie działa przy wpisywaniu w wierszu wprowadzania na pasku formuły). Excel: lewy Alt + Enter. Automatyczne utworzenie komórki wielowierszowej następuje po jej sformatowaniu. Cecha ta nazywa się: Calc: podział wiersza, Excel: zawijanie komórek. Liczby są zazwyczaj najistotniejszymi danymi wprowadzanymi do arkusza. Aby można było wykonywać na nich obliczenia, program musi zinterpretować zawartość komórki jako liczbę. Przy ustawieniach domyślnych wprowadzona liczba wyrównywana jest do prawego brzegu komórki. Częstym błędem jest wprowadzenie niewłaściwego znaku separatora dziesiętnego (np. kropki zamiast powszechniej używanego przecinka). Źle wpisana liczba uniemożliwia wyświetlenie wyniku formuły, w skład której wchodzi. Jeżeli liczba nie mieści się w komórce, wyświetlane są znaki ### (hash). Przykładowe liczby wprowadzone do arkusza Przy wprowadzaniu liczb można użyć znaku %, dopisać "zł" itp. Zaleca się jednak wpisanie samej liczby i późniejsze jej sformatowanie (arkusze umożliwiają formatowanie liczb patrz podrozdział o formatowaniu liczb).
Znak waluty, separator dziesiętny oraz separator tysięcy pobierany jest do arkusza z ustawień regionalnych panelu sterowania. Często zawartość komórki to liczba z dużą liczbą miejsc dziesiętnych, (np. wynik dzielenia). W komórce wyświetla się zaokrąglenie dokładnej wartości. Należy pamiętać, że do obliczeń brana jest dokładna liczba. Jeżeli na danych reprezentujących datę i czas mają być wykonywane obliczenia (np. obliczenie liczby dni pomiędzy dwiema datami), to dane te muszą być wpisane jako liczbowe. Serie danych Dużym ułatwieniem przy wprowadzaniu danych jest możliwość tworzenia serii danych poprzez przeciąganie za pomocą uchwytu wypełnienia. Uchwyt wypełnienia to mały czarny krzyżyk pokazujący się po najechaniu myszką prawego dolnego rogu komórki. Przeciąganie uchwytu wypełnia sąsiednie komórki (najczęściej te poniżej) serią danych. W zależności od zawartości przeciąganej komórki (lub dwóch zaznaczonych komórek) w kolejnych komórkach pojawiają się kolejne teksty, liczby, daty itp. Przykłady serii danych. Na niebiesko zaznaczono zakres, który się przeciąga Przeciąganie często stosuje się do kopiowania formuł. Wygodnym sposobem na zmieszczenie dłuższego tekstu w komórce jest utworzenie komórek wielowierszowych. Aby system sam "przerzucał" kolejne wyrazy do nowej linii w ramach tej samej komórki, należy te komórki odpowiednio sformatować. Właściwość ta nazywa się: Calc: podział wiersza, Excel: zawijanie.
Przykład rozmieszczenia dużej liczby słów w komórce komórka wielowierszowa Komórkę wielowierszową można utworzyć poprzez: Calc: menu Format >> Komórki >> karta Wyrównywanie >> pole wyboru Podział wiersza, Excel 2003: menu Format >> Komórki >> karta Wyrównywanie >> Zawijaj wiersze, Excel 2007: karta Narzędzia główne >> grupa Wyrównanie, przycisk Zawijaj tekst. Okno do formatowania komórek wielowierszowych: Po zaznaczeniu komórka będzie (w miarę potrzeby) wielowierszowa