Nasz znak: 031-2/09 SPRAWOZDANIE OPISOWE Z DZIAŁALNOŚCI ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO W TORUNIU W 2008 ROKU 1. ZASÓB ARCHIWALNY 1.1. Zmiany w rozmiarze zasobu archiwalnego ogółem. Zasób Archiwum składa się z: 2.749 zespołów, 743.582 j.a. o łącznym metrażu 5.866,27 mb., w tym: a. Archiwum Państwowe w Toruniu 1.657 zespołów, 570.618 j.a., 4.052,57 mb. b. Oddział we Włocławku 1.092 zespoły, 172.964 j.a., 1.813,70 mb. W tym zasób zewidencjonowany: a. Archiwum Państwowe w Toruniu 1.516 zespołów, 387.350 j.a., 3.593,92 mb. b. Oddział we Włocławku 963 zespoły, 165.403 j.a., 1.739,96 mb. Zasób Archiwum Państwowego w Toruniu w roku sprawozdawczym zwiększył się poprzez przyjęcie nowych zespołów i dopływy do zespołów już posiadanych. Archiwum przejęło łącznie 20 nowych zespołów i dopływy do zespołów już posiadanych, co stanowiło: 27.790 j.a. = 98,81 mb.
Dodatkowo dokonano następujących zmian w zasobie: W centrali Archiwum: 1. Z zespołu 69/697/0 Gminna Rada Narodowa w Brzoziu, pow. brodnicki przeniesiono 6 j.a., 0,19 mb. do zespołu 69/378/0 Prezydium Powiatowej Rady Narodowej i Urząd Powiatowy w Brodnicy. 2. W wyniku opracowania z zespołu 69/1715/0 Dokumentacja techniczna miasta Torunia z lat 1765 1958 przeniesiono do zespołów: 69/184/0 Powiatowa Inspekcja Budowlana i Państwowy Urząd Budownictwa Naziemnego w Chełmnie z lat 1854 1934 19 rysunków; 69/188/0 Państwowy Urząd Budowlany (Reichsbauamt) w Toruniu z lat (1937) 1939 1945 61 rysunków oraz wydzielono 32 mapy separacyjne. W Oddziale we Włocławku: 1. W wyniku opracowania w zespole 71/676/0 Rada Narodowa Miasta i Gminy w Brześciu Kujawskim z lat 1973 1990 dokonano przesunięcia do zespołu 6 j.a., 0,06 mb. Na skutek dzielenia jednostek zwiększyła się liczba j.a. o 16, metraż natomiast zmniejszył się o 0,01 mb. 2. W wyniku opracowania w zespole 71/677/0 Rada Narodowa Miasta i Gminy w Chodczu z lat 1973 1989 dokonano przesunięcia do zespołu 8 j.a., 0,10 mb. Na skutek dzielenia jednostek zwiększeniu uległa liczba j.a. o 19 i metrażu o 0,10 mb. 3. W wyniku opracowania w zespole 71/678/0 Rada Narodowa Miasta i Gminy w Dobrzyniu nad Wisłą z lat 1973 1990 dokonano przesunięcia do zespołu 4 j.a., 0,04 mb. Na skutek podziału jednostek zwiększeniu uległa ich liczba o 20 i zmniejszeniu metraż o 0,04 mb. 4. W wyniku opracowania zespołu 71/796/0 Rada Narodowa Miasta i Gminy w Izbicy Kujawskiej z lat 1973 1990 dokonano przesunięcia do zespołu 71 j.a., 0,65 mb. Na skutek łączenia jednostek liczba ich zmniejszyła się o 50 a metraż o 0,05 mb.. 5. W wyniku opracowania zespołu 71/737/0 Wojewódzka Rada Narodowa we Włocławku z lat 1975 1990 dokonano przesunięcia 2 j.a. do innego zespołu. Na skutek dzielenia jednostek liczba ich zwiększyła się o 11 a metraż zmniejszył się o 1,14 mb. Jednocześnie z zespołu wydzielono 51 j.a. na makulaturę. 6. W wyniku opracowania zespołu 71/50/0 Akta gminy Chodecz z lat 1864 1937 uległ zmniejszeniu rozmiar zespołu o 3 j.a. Zmniejszenie zaznaczono w księdze ubytków, gdyż wynika ono z błędu w sygnowaniu poszytów. Ponadto dokonano przesunięć 5 j.a., 0,06 mb. do zespołu Akta miasta Chodcza i 2 j.a., 0,06 mb. do zespołu Gminna Rada Narodowa Chodecz. 7. W wyniku prac nad likwidacją grupy zespołów Prezydia gromadzkich rad narodowych powiatu aleksandrowskiego stwierdzono niezgodność 1 j.a. pomiędzy inwentarzem a wstępem zespołu PGRN w Konecku. Ubytek 1 j.a., bez zmiany metrażu, wpisano do księgi ubytków. W wyniku opracowania zasób powiększył się o 16 j.a. i zmniejszył o 1,14 mb. W księdze ubytków Oddziału Włocławskiego wpisano 4 j.a., 0,00 mb. ubytku w wyniku błędnego sygnowania akt w zespołach. Łącznie zasób powiększył się o 12 j.a. i zmniejszył o 1,14 mb. 2
Tabela nr 1 1 określenie czynnika liczba jednostek inwentarzowych liczba metrów liczba dokumentów elektroniczn. liczba plików rozmiar w GB dokumentów elektroniczn. 2 nabytki 27.792 98,83 - - - ubytki dokumentacji niearchiwalnej 4 0,00 - - - 4 materiałów archiwalnych - - - - - 5 opracowanie zasobu 16-1,14 - - - (bez uwzględnienia zniszczonej dokumentacji niearchiwalnej) 6 inne (należy określić) - - - - - 7 inne (należy określić) - - - - - 8 inne (należy określić) - - - - - 9 RAZEM: 27.804 97,69 - - - 1.2. Depozyty archiwalne. Tabela nr 2. Rozmiar depozytów Rozmiar depozytów ogółem Zmiany w rozmiarze depozytów w ciągu roku jednostki inw. metry jednostki inw. metry 1006 j.a., 2,80 mb. 802 j.a. Tabela nr 3. Ważniejsze depozyty l.p. określenie depozytu 1. Zbiory archiwalne Towarzystwa Naukowego w Toruniu rozmiar depozytu j.inw. m. 1006 j.a., 2,80 mb. określenie okresu przechowywania 3
1.3. Zasób opracowany ogółem Na zasób opracowany składa się 228.670 j.a. 2.276,54 mb., akt Archiwum Państwowego w Toruniu i 91.557 j.a., 970,77 mb. akt Oddziału we Włocławku. Wykazane w tabeli materiały nieaktowe opracowano w centrali Archiwum. 1. 2. 3. 4. Tabela nr 4. Rozmiar zasobu opracowanego zasób opracowany ogółem rodzaj materiału archiwalnego materiały aktowe (tekstowe elektron.) dokumenty pergaminowe i papierowe dokumentacja metry bieżące jednostki inwentarzowe Liczba dokumentów elektronicznych liczba plików rozmiar w GB 3.247,31 300.210 - - - - 3.958 - - - techniczna - 13.914 - - - materiały kartograficzne - 1.349 - - - 5. fotografie - 784 - - - 6. filmy - - - - - 7. nagrania dźwiękowe - 1 - - - 8. pieczęcie - 11 - - - 9. inne (należy określić) - - - - - RAZEM: 3.247,31 320.227 - - - 1.4. Opracowanie zasobu archiwalnego w roku sprawozdawczym W 2008 r. opracowano całkowicie 7 zespołów metodą tradycyjną, w tym 2 zespoły o rozmiarze 10.288 j.a., 9,0 mb. w Oddziale II Archiwum Państwowego w Toruniu i 5 zespołów o rozmiarze 961 j.a., 15,60 mb. w Oddziale Włocławskim oraz 5 zespołów metodą uproszczoną, w tym 1 w Oddziale II o rozmiarze 1.073 j.a., 2,50 mb. i 4 w Oddziale Włocławskim o rozmiarze 256 j.a., 4,39 mb. oraz dopływy do zespołów opracowanych. Ponadto w Oddziale II mgr Zbigniew Woźniak i mgr Janusz Bonczkowski prowadzili prace nad melioracją i systematyzacją kart inwentarzowych zespołu: Akta miasta Grudziądza z lat 1541-1945. Mgr Adam Bieniaszewski dokonał melioracji i systematyzacji inwentarza zespołu Akta miasta Łasina z lat 1589 1939. Dr Witold Szczuczko wykonał prace systematyzacyjne i porządkowe w zespole Zbiory kartograficzne miasta Grudziądza z lat 1750 1939. Dr Monika Wyszomirska podjęła wstępne prace nad segregacją, systematyzacją i formowaniem jednostek w zespole Akta prof. Mariana Biskupa, historyka z Torunia. 4
Tabela nr 5. Bieżące opracowanie całkowite oraz bieżąca inwentaryzacja W 2008 roku opracowano całkowicie 33,32 mb. co stanowi: 13.136 j.a., w tym: a. w Archiwum Państwowym w Toruniu: 11,50 mb, 11.361 j.a. b. w Oddziale we Włocławku: 21,82 mb., 1.775 j.a. Ponadto w Archiwum Państwowym w Toruniu zinwentaryzowano łącznie 181 j.a., w tym 120 j.a. negatywów oraz 61 j.a. map. 1 rodzaj materiału opracowano całkowicie Zinwentaryzowano archiwalnego metry jednostki inw. metry jednostki inw. 2 materiały aktowe 33,32 3.384 - - dokumenty pergaminowe 3 - - - - i 4 5 papierowe dokumentacja techniczna materiały kartograficzne - 9752 - - - - - 61 6 Fotografie - - - 120 7 Filmy - - - - 8 nagrania dźwiękowe - - - - 9 Pieczęcie - - - - 10 Inne - - - - 11 RAZEM: 33,32 13.136-181 1.5. Zasób w toku opracowania Tabela nr 6 Centrala nazwa zespołu rok początkowy oraz przewidywany rok końcowy opracowania 1 Akta miasta Grudziądza 1541 1945 1988 2010 2 Akta miasta Łasina 1589 1939 2008 2009 3 Zbiory kartograficzne miasta Grudziądza 2008 2009 4 Akta prof. Mariana Biskupa, historyka z Torunia 2008 2009 5 P.P. Pracownie Konserwacji Zabytków w Toruniu z lat 1952-1991 2003 2010 5
2. TECHNICZNE ZABEZPIECZENIE ZASOBU 2.1. Konserwacja właściwa. Tabela nr 7. Prace konserwatorskie rodzaj prac konserwatorskich Dezynfekcja,oczyszczanie powierzchni wosku; zabezpieczanie powierzchni drewna; usuwanie warstwy gumożywic; sklejanie pękniętych tabliczek; konserwacja pasków pergaminowych i ich przyklejenie rodzaje obiektów Tabliczki woskowe Starego Miasta Torunia z lat 1414-1417. Poliptyk C, Kat. II, sygn. XVI-1C liczba kart konserwatorskich 9 tabliczek (z 18) dwustronnych obiekty w sztukach/metrach 1,62 m 2 2. Dezynfekcja, oczyszczanie, usuwanie zacieków przy pomocy żelu Laponite, przeklejanie, dublaż, passepartout, umieszczenie w teczkach ochronnych 3. Konserwacja pełna skóry oprawy (oczyszczanie, dogarbowanie, natłuszczanie, dublaż na nową skórę, uzupełnienie i scalenie ubytków), szycie bloku księgi, montaż bloku w oprawie, konserwacja pełna wyklejek makulaturowych (starodruk), wykonanie dokumentacji merytorycznej i fotograficznej 4. Szycie i montaż zakonserwowanych wcześniej kart w nowej oprawie miękkiej Projekty architektoniczne budynków z zegarami (XIX wiek) Poczta Główna i in. AMTG sygn.3070/52; sygn. 4006, k.26, 35, 40, 147; AMTT60 ; sygn. 3080/7 Księga rękopiśmienna na papierze czerpanym w oprawie miękkiej ze skóry tłoczonej ślepo; Kat. II, sygn. XIV-102 Księga rękopiśmienna (dudka) na papierze czerpanym w oprawie miękkiej kartonowej (XIXwiecznej) Kat.II, sygn. V-1 7 projektów architektonicznych 2,27 m 2 42 karty + oprawa 3,1 m 2 6 kart 0,27 m 2 6
5. Dublaż karty tytułowej i koszulki na ręcznie wylany papier czerpany. Scalanie kolorystyczne tekstu na stronie tytułowej w świetle UV. Szycie, zawieszenie okładek i oprawa w płótno. Wykonanie pudła ochronnego. Rękopis na papierze czerpanym, poszyt z 1622 r.; Kat.II, sygn. I- 19b 6. Sklejanie przedarć Maszynopis na papierze maszynowym Rękopis na papierze maszynowym 7. Laminowanie Rękopis na papierze maszynowym 44 karty 31,2x19,5cmx44= 2,64 m² 400 kart 50 j.a. 500 kart 50 j.a. 50 kart A4 3j.a. 2.2. Koszty materiałowe konserwacji właściwej w roku sprawozdawczym. Materiały konserwatorskie Zł 6.950,00 Opakowania bezkwasowe 13.777,44 Stoły z kuwetami, szafki ze stali 8.906,00 nierdzewnej Nawilżacze 3 szt. 3.660,00 Płyn do odkwaszania Bookkeeper 10.119,90 Ręczny system do odkwaszania Bookkeeper 10.858,00 Razem: 54.271,34 2.3. Profilaktyka konserwatorska Tabela nr 8. Przedsięwzięcia profilaktyczne l.p. rodzaj przedsięwzięć ilość akt w metrach 1. odkurzanie akt 1.784 mb 2. umieszczanie akt w pudłach lub teczkach 344,38 mb 3. inne (określić jakie) - 7
2.4. Prace introligatorskie Tabela nr 9. Prace introligatorskie l.p. rodzaj prac sztuki 1. oprawy książkowe 31 2. pudła archiwalne 42 3. teczki tekturowe 4 4. koperty bezkwas. do dokumentów 100 22x16,5cm 5. koperty bezkwas. do dokumentów 100 31x21,5cm 6. wszywanie kart 481 7. nowe poszyty 90 8. prasowanie kart 300 2.5. Inne prace Wykonano łącznie 3030 zdjęć cyfrowych (digitalizacja zasobu, zamówienia Pracowni Naukowej i do publikacji, dokumentacje konserwatorskie); Zlecono wykonanie przez Zakład Konserwacji Papieru i Skóry UMK w Toruniu badania 20 próbek archiwaliów z okresu staropolskiego celem stwierdzenia stopnia zagrzybienia akt. Wystąpienie z referatem Tabliczki woskowe konserwacja Poliptyku D z 1410 r. na konferencji Zbiory biblioteczne, muzealne i archiwalne badania i konserwacja, UMK, Toruń, 2-4 października 2008 r. ( J. Konkolewska-Buchholz, M. Kamińska ) skrót wystąpienia opublikowany w materiałach konferencyjnych Udział w konferencji Przeszłość dla Przyszłości. Masowe zabezpieczanie zasobów bibliotek 2.6. i archiwów, Kopie zabezpieczające Kraków, 13-14 października zasobu archiwum 2008 państwowego Tabela nr 10 Oprowadzanie studentów z Zakładu Konserwacji Papieru i Skóry UMK po Oddziale II (12 osób) październik 2008- razem z mgr Z.Woźniakiem Wprowadzenie w problematykę zasobu aktowego, jego stanu zachowania i przechowywania. 2.6. Kopie zabezpieczające zasobu archiwum państwowego Tabela nr 10 rodzaj kopii Wykonawca Ilość Mikrofilmy zdjęcia cyfrowe Pracownia Mikrofilmowa Książnicy Kopernikańskiej w Toruniu Pracownia Konserwacji AP Toruń 28.000 klatek 2.504 zdjęcia 2.7. Kwota nakładów na odpłatne zlecenia na wykonanie kopii zabezpieczających. 25.000 zł 8
3. NARASTAJĄCY ZASÓB ARCHIWALNY 3.1. Zaległości w przejmowaniu materiałów archiwalnych. Tabela nr 11. Rozmiar nieprzejętych materiałów archiwalnych rodzaj wytwórcy rozmiar materiałów przyczyny nieprzejęcia materiałów archiwalnych archiwalnych j. inw mb. _ 252,9 3.1.1. nieuporządkowanie materiałów archiwalnych. Państwowe Samorządowe Rozmiar łączny: 3.1.3. przetrzymywanie materiałów archiwalnych przez ich wytwórcę (dysponenta). 3.1.4. brak miejsca w magazynach archiwum państwowego 3.1.5. zawarte umowy użyczenia. _ 68,2 3.1.1. nieuporządkowanie materiałów archiwalnych. _ 321,1 3.1.3. przetrzymywanie materiałów archiwalnych przez ich wytwórcę (dysponenta). 3.1.4. brak miejsca w magazynach Archiwum państwowego 3.2. Skuteczność nadzoru archiwalnego 3.2.1. Stopień realizacji zaleceń pokontrolnych. W 2008 r. przeprowadzono: 85 kontroli ogólnych (52 w państwowych jednostkach organizacyjnych i 33 w samorządowych jednostkach), 17 kontroli sprawdzających (9 w państwowych i 8 w samorządowych jednostkach) oraz 13 ekspertyz archiwalnych (6 w jednostkach państwowych i 7 w samorządowych). Nadzór toruński nie wykonał jednej planowanej kontroli ogólnej (jednostka organizacyjna przeprowadzała kapitalny remont budynku w tym również pomieszczeń zajmowanych na cele archiwum zakładowego). Przeprowadzenie kontroli zaplanowano na rok 2009. Kontrolą objęto głównie archiwa zakładowe urzędów stanu cywilnego (41 kontroli) oraz jednostki samorządu terytorialnego (20 kontroli). Wydane zalecenia dotyczyły najczęściej: nieprzestrzegania przez pracowników obowiązujących przepisów w zakresie regularnego przekazywania dokumentacji do archiwów zakładowych ze szczególnym zwróceniem uwagi na przekazywanie materiałów archiwalnych, przetrzymywanie akt kategorii A, których okres przechowywania w kontrolowanej jednostce już minął, nieregularnego brakowania dokumentacji niearchiwalnej, braku wymaganych środków ewidencyjnych bądź popełniania błędów przy ich prowadzeniu. Podobnie jak w latach ubiegłych najtrudniej egzekwuje się zalecenia dotyczące regularnego przekazywania akt do archiwum zakładowego. Przeprowadzone kontrole najczęściej pokazują dualizm postępowania w kontrolowanych jednostkach z jednej strony duże zaangażowanie osób opiekujących się archiwami zakładowymi, z drugiej zaś brak zrozumienia ze strony szefostwa tych jednostek, przekładający się na problemy w zakresie postępowania z wytwarzaną dokumentacją. Jednak w większości kontrolowanych jednostek zalecenia dotyczące zasobu zgromadzonego w archiwach zakładowych są realizowane (choć często nieterminowo). 9
3.2.2. Szacunkowy zakres stosowania przepisów kancelaryjnych i archiwalnych. Na podstawie kontroli przeprowadzonych w roku sprawozdawczym stwierdza się nadal słabą znajomość przepisów kancelaryjno-archiwalnych wśród pracowników tworzących dokumentację w kontrolowanych jednostkach. Podobnie, jak w latach ubiegłych, podstawowym problemem pozostaje regularne przekazywanie akt z komórek organizacyjnych do archiwów zakładowych. Zdarzają się też przypadki zlecania prac w zakresie porządkowania akt, a nawet ich kwalifikowania na kategorie archiwalne osobom bądź firmom świadczącym usługi w zakresie tzw. archiwizowania dokumentacji. Pozytywne zmiany dotyczą głównie angażowania większych środków finansowych w wyposażenie i zabezpieczenie lokali archiwów zakładowych. W urzędach stanu cywilnego corocznie przeprowadza się konserwację uszkodzonych ksiąg metrykalnych, a urzędy miast i gmin przeznaczają środki finansowe na oprawę dokumentacji związanej z działalnością rad gmin i komisji. W jednostkach objętych kontrolą szczególnie uważnie przyjrzano się prowadzonej ewidencji. W zakresie tym coraz rzadziej występują dotąd często pojawiające się problemy takie, jak np. stosowanie w miejsce kart wypożyczeń akt zeszytów, w których brak upoważnień dla osób wypożyczających dokumentację. Nadal również wymagania kierownictwa jednostek, co do prawidłowego postępowania z dokumentacją, kierowane są głównie do osób sprawujących, na ogół w ramach dodatkowych czynności służbowych, opiekę nad archiwami zakładowymi. 3.2.3. Prawidłowość brakowania dokumentacji niearchiwalnej. W roku sprawozdawczym zaopiniowano 273 wnioski na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (113 dla jednostek państwowych i 160 dla jednostek samorządowych) o łącznym metrażu 7157,7 mb. (5032,5 mb z jednostek państwowych i 2125,2 mb z jednostek samorządowych). Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej przeprowadzane było bez większych zastrzeżeń, a drobne nieprawidłowości związane z brakowaniem wyjaśniane były na bieżąco. Pracownicy nadzoru przeprowadzili również ekspertyzy archiwalne, w trakcie których sprawdzono prawidłową kwalifikację akt. Żaden z wniosków nie był rozpatrywany na zebraniu Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji. Wszystkie wnioski na brakowanie były sprawdzane przez członka Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji. 3.3. Liczba etatów archiwum państwowego zaangażowanych w działalność nadzorczą 3 etaty 3.4. Likwidacje nadzorowanych jednostek organizacyjnych Tabela nr 12. Skutki likwidacji jednostek nadzorowanych rodzaj jednostek państwowe samorządowe liczba jednostek - - Rozmiar dokumentacji do przejęcia - - - - rozmiar dokumentacji przejętej - - - - 10
rozmiar dokumentacji użyczonej - - - - liczba umów użyczenia - - 3.5. Przepisy kancelaryjno-archiwalne. 3.5.1. Nadzorowane jednostki organizacyjne. Tabela nr 13. Liczba przepisów zatwierdzonych rodzaj przepisu rodzaj jednostek nowe przepisy państwowe zmiany w przepisach samorządowe nowe przepisy zmiany w przepisach instrukcje kancelaryjne 3 1 1 - instrukcje archiwalne 3-2 - Wykazy akt 3 5 1 29 3.5.2. Nienadzorowane jednostki organizacyjne. Tabela nr 14. Liczba przepisów zaopiniowanych rodzaj przepisu nowe przepisy zmiany w przepisach instrukcje kancelaryjne 1 1 instrukcje archiwalne - - Wykazy akt 2 3 3.6. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej Tabela nr 15. Liczba wniosków zatwierdzonych lub zaopiniowanych wnioski wnioski rodzaj jednostek zatwierdzone zaopiniowane państwowe i samorządowe 204 niepaństwowe, niesamorządowe 73 3.7. Przedsięwzięcia edukacyjne z zakresu kształtowania narastającego zasobu. W okresie sprawozdawczym przeprowadzono łącznie 52 szkolenia oraz 2 kursy kancelaryjno-archiwalne I stopnia. Przeszkolono na nich 163 osoby, z czego 6 osób uczęszczających na kurs szkoliło się we własnym zakresie. Część szkoleń dotyczyła nowych pracowników w instytucjach objętych nadzorem, którym powierzono obowiązki archiwistów zakładowych. Jedno szkolenie przeprowadzono dla grupy studentów I roku Wydziału Nauk Historycznych UMK. 11
3.8. Szczególne obserwacje lub zagadnienia w dziedzinie kształtowania narastającego zasobu. 1. Kontrole przeprowadzone w roku sprawozdawczym wykazały, że w wielu jednostkach organizacyjnych zmniejsza się rezerwa magazynowa wskutek szybkiego narastania dokumentacji. 2. Brak etatowych archiwistów zakładowych skutkuje, szczególnie w instytucjach wymiaru sprawiedliwości, nieprawidłowym funkcjonowaniem tychże archiwów zakładowych. 3. Występują częste rotacje wśród osób, którym powierzono obowiązki tzw. archiwistów zakładowych, co przekłada się na złe funkcjonowanie jednostek organizacyjnych objętych nadzorem państwowej służby archiwalnej w zakresie postępowania z dokumentacją. 3.9. Konsultacje. Tabela nr 16. Liczba konsultacji rejestrowanych Forma konsultacji liczba konsultacji pisemne 23 telefoniczne 1475 e-mail 22 udzielane osobiście 58 inne (określić formę) - Ponadto pracownicy Oddziału ds. archiwów zakładowych przejęli w roku sprawozdawczym łącznie 95,93 mb materiałów archiwalnych (nadzór włocławski 28,17 mb, zaś nadzór toruński 67,76 mb akt). 12
4. WYKORZYSTANIE ZASOBU ARCHIWALNEGO 4.1. Tendencje wykorzystania zasobu archiwalnego. 1. Udostępnianie zasobu w pracowni naukowej: W roku sprawozdawczym w sposób znaczący wzrosła liczba użytkowników Archiwum przy jednoczesnym spadku ogólnej liczby odwiedzin. Jedną z przyczyn zmniejszenia ilości odwiedzin był z pewnością remont siedziby przy Pl. Rapackiego 4 i zamknięcie Pracowni Naukowej Oddziału I. Natomiast w Oddziale we Włocławku odnotowano ponownie zarówno wzrost liczby użytkowników, jak i częstotliwości ich wizyt w Pracowni Naukowej. Ilość wypożyczonych w Oddziale Włocławskim jednostek archiwalnych w roku sprawozdawczym stanowiła zdecydowaną większość w ogólnej liczbie wypożyczeń w Archiwum. We wszystkich Oddziałach wzrosła liczba użytkowników korzystających z akt do celów naukowych. Zauważalnie zwiększyła się liczba wypożyczonych przez tą grupę użytkowników jednostek archiwalnych, jednak znacznie zmalała liczba ich odwiedzin w Archiwum. Tak, jak w latach poprzednich utrzymała się stała tendencja wzrostowa w liczbie osób prowadzących samodzielnie poszukiwania genealogiczne (szczególnie w Oddziale we Włocławku), przy jednoczesnym spadku liczby ich wizyt, ale wzroście ilości wypożyczonych jednostek archiwalnych. Liczba użytkowników korzystających z akt do celów własnościowych utrzymała się na podobnym poziomie, jak w roku 2007, zmalała natomiast grupa osób zainteresowanych samodzielnym przeglądaniem zasobu archiwalnego do celów socjalnych i publicystycznych. Coraz częściej, szczególnie w Oddziale II Archiwum, pojawiali się użytkownicy, którzy samodzielnie korzystali z zasobu do celów urzędowych (często pracownicy urzędów). Należy podkreślić, że na strukturę wypożyczeń w roku sprawozdawczym duży wpływ miał fakt najpierw zamknięcia Pracowni Naukowej Oddziału I, a następnie przemieszczenia archiwaliów do budynku Oddziału II. Mimo starań, aby użytkownicy w jak najmniejszym zakresie odczuli uciążliwości związane z remontem budynku centrali przy Pl. Rapackiego 4, ten fakt przełożył się na zmniejszenie liczby użytkowników, odwiedzin i ilości wypożyczeń z zasobu z okresu staropolskiego. 2. Kwerendy wykonywane przez archiwum: W roku sprawozdawczym ponownie nieco zmalała liczba kwerend, jednak nastąpiło pewne przyhamowanie dużej tendencji spadkowej zauważalnej w roku 2007 w stosunku do roku 2006. Inaczej także rozłożyły się akcenty, jeśli chodzi o tematykę zlecanych poszukiwań. Znacznie wzrosła ilość kwerend wykonywanych do celów naukowych, osiągając trzykrotnie większą wartość, niż w roku 2007. Nieco zmalała liczba kwerend wykonywanych dla celów genealogicznych, choć nadal stanowiła ona trzecią część wszystkich kwerend wykonywanych w Archiwum. Zauważalny był także niewielki spadek w ilości zlecanych poszukiwań do celów własnościowych i socjalnych. Należy natomiast 13
podkreślić znaczny wzrost liczby kwerend zakwalifikowanych do kategorii inne. Były to kwerendy polegające na wyszukaniu wyroków sądowych, uchwał różnych instytucji, pozwoleń na budowę i planów zagospodarowania przestrzennego, wykonywane głównie dla potrzeb urzędów. 4.2. Udostępnianie materiałów archiwalnych. Tabela nr 17. Udostępnianie w pracowni naukowej w 2006 roku Cel udostępnienia użytkownicy odwiedziny jednostki inw. Naukowy 282 5.940 genealogiczny 199 10.091 Własnościowy 38 267 Socjalny 1 1 publicystyczny 44 1.430 inny (m.in. dla urzędów) 56 715 RAZEM 620 18.444 Udostępnianie w pracowni naukowej w 2007 roku Cel udostępnienia użytkownicy odwiedziny jednostki inw. Naukowy 218 1.212 5.068 genealogiczny 266 1.736 17.461 Własnościowy 73 143 603 Socjalny 22 34 43 publicystyczny 25 250 919 inny (m.in. dla urzędów) 17 46 320 RAZEM 621 3.421 24.414 Udostępnianie w pracowni naukowej w 2008 roku Cel udostępnienia użytkownicy odwiedziny jednostki inw. Naukowy 354 1.145 8.033 genealogiczny 293 1.126 19.146 Własnościowy 78 250 502 Socjalny 12 22 52 publicystyczny 8 88 77 inny (m.in. dla urzędów) 38 48 508 RAZEM 783 2.679 28.318 14
Tabela nr 18. Struktura udostępniania Okres historyczny do 1795 r. Nazwy zespołów lub określenie rodzaju dokumentacji Akta miasta Torunia; Zbiory kartograficzne miasta Torunia; od 1795 do 1918 r. Akta metrykalne urzędów stanu cywilnego, parafii rzymskokatolickich, ewangelickich gmin wyznaniowych i wyznania mojżeszowego; Akta miasta Torunia (okres pruski, akta budowlane); Akta miasta Chełmna; Akta miasta Grudziądza; Akta notariuszy z terenu pow. włocławskiego, lipnowskiego i rypińskiego; Księgi hipoteczne dóbr ziemskich oraz nieruchomości z terenu pow. włocławskiego, lipnowskiego i rypińskiego; Akta gmin z terenu pow. włocławskiego, nieszawskiego; Naczelnik Powiatu Włocławskiego; Urząd Powiatowy Włocławski; 1918-1939 Akta miasta Torunia (okres międzywojenny, akta budowlane); Akta miasta Grudziądza; Starostwo Powiatowe w Toruniu; Akta miasta Chełmna; Starostwo Powiatowe w Grudziądzu; Starostwo Powiatowe Włocławskie we Włocławku; Starostwo Powiatowe Nieszawskie w Aleksandrowie Kujawskim; Akta miasta Włocławka Akta miasta Kowala powiatu włocławskiego; Komenda Policji Państwowej Powiatu Włocławskiego we Włocławku Sąd Grodzki w Rypinie (akta spraw cywilnych) 1939-1945 Fotografie, fotokopie, klisze; po 1945 Akta miasta Torunia (okres okupacji); Sąd Specjalny we Włocławku; Sąd Obwodowy we Włocławku; Komitet Wojewódzki Polskiej Zjednoczonej Partii Robotniczej w Toruniu ; Miejska Rada Narodowa i Zarząd Miejski w Toruniu; Zarząd Miejski w Chełmży; Miejska Rada Narodowa i Zarząd Miejski we Włocławku; Powiatowe Biuro Geodezji i Urządzeń Rolnych we Włocławku; Starostwo Powiatowe Włocławskie we Włocławku; 15
Starostwo Powiatowe Aleksandrowskie w Aleksandrowie Kuj.; Starostwo Powiatowe Lipnowskie w Lipnie; Komitet Wojewódzki Polskiej Zjednoczonej Partii Robotniczej we Włocławku Prezydium Powiatowej Rady Narodowej i Urząd Powiatowy w Radziejowie Kuj. 4.3. Kwerendy wykonywane przez archiwum. Tabela nr 19. Struktura kwerend. rodzaje kwerend liczba kwerend Naukowe 40 Genealogiczne 550 Własnościowe 238 Socjalne 540 inne (m.in. poszukiwanie zaginionych osób) 89 RAZEM 1.457 4.4. Reprodukcje. Tabela nr 20. Struktura reprodukcji dla użytkowników. rodzaje reprodukcji liczba reprodukcji Kserokopie 47.033 Mikrofilmy - fotografie analogowe - fotografie cyfrowe 376 Skany 312 4.6. Współpraca z innymi placówkami. W roku sprawozdawczym Archiwum w węższym, niż do tej pory zakresie kontynuowało wieloletnią współpracę z Instytutem Historii i Archiwistyki UMK w Toruniu, polegającą na organizacji praktyk archiwalnych, wycieczek archiwalnych oraz zajęć z zakresu archiwistyki i konserwatorstwa. Było to spowodowane rozległymi pracami remontowymi w budynku przy Pl. Rapackiego 4, a tym samym ograniczeniem działalności edukacyjno-popularyzatorskiej prowadzonej zwłaszcza przez Oddział I. W dalszym ciągu prowadzono poprzez Pracownię Konserwacji współpracę z Zakładem Konserwacji Papieru i Skóry UMK poprzez wymianę doświadczeń w zakresie konserwacji archiwaliów oraz pokazy dla studentów. Ponadto Zakład Konserwacji wykonał odpłatne badanie ok. 20 próbek pobranych z archiwaliów z okresu staropolskiego, celem ustalenia stopnia zagrzybienia akt. Dyrektor Archiwum mgr Beata Herdzin w ramach ścisłej współpracy Archiwum z Muzeum Okręgowym w Toruniu uczestniczyła w pracach Rady Programowej tej instytucji. 16
Ponadto tak, jak w poprzednich latach współpracowano z Muzeum Okręgowym w Toruniu w zakresie organizacji wystaw muzealnych z udziałem toruńskich archiwaliów, w tym przede wszystkim przeprowadzając kwerendy do tematów wystaw. W roku sprawozdawczym zorganizowana została wystawa muzealno-archiwalna zatytułowana Toruńskie zegary i zegarmistrzowie W dniu 3 czerwca Dyrektor Archiwum mgr Beata Herdzin oraz pracownicy: mgr Robert Górski i mgr Artur Nogaj uczestniczyli na zaproszenie dyrektora Muzeum Okręgowego w Toruniu w prezentacji multimedialnej Muzeum wirtualne. Prezentację możliwości wirtualnego zwiedzania muzeów oraz zapoznawania się ze zbiorami muzealnymi przygotowała firma ARCO z Poznania. W ramach współpracy z Muzeum Ziemi Chełmińskiej w Chełmnie Archiwum wypożyczyło na wystawę zatytułowaną Chełmno portret miasta dawniej i dziś, uświetniającą 775 rocznicę lokacji miasta, archiwalia obrazujące historię Chełmna. W roku sprawozdawczym Dyrektor Archiwum Beata Herdzin uczestniczyła w pracach komitetu organizacyjnego jubileuszu 85-lecia Książnicy Kopernikańskiej w Toruniu. Archiwum Toruńskie, jako współorganizator obchodów jubileuszu 85-lecia Książnicy Kopernikańskiej w Toruniu, przeprowadziło w swoim zasobie obszerną kwerendę dotyczącą byłych dyrektorów Książnicy: Zygmunta Mocarskiego, Ottona Freymutha oraz Alojzego Tujakowskiego (mgr Anna Bieniaszewska, dr Witold Szczuczko). W dniu 11 grudnia Beata Herdzin oraz Sławomir Pułkownik, zastępca dyrektora, uczestniczyli w uroczystościach jubileuszowych Książnicy, którym towarzyszyło odsłonięcie trzech tablic poświęconych wyżej wymienionym byłym dyrektorom biblioteki. W dniu 10 października pracownicy Archiwum Toruńskiego wzięli udział w uroczystościach jubileuszu 60-lecia zaprzyjaźnionego Archiwum UMK. W imieniu Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych mgr Beata Herdzin, dyrektor Archiwum wręczyła dr Henryce Duczkowskiej-Moraczewskiej, kierownikowi Archiwum UMK oraz mgr Renacie Karpiesiuk, długoletniemu pracownikowi Archiwum UMK odznaki Za Zasługi Dla Archiwistyki. Na prośbę Wydziału Kultury Urzędu Miasta Torunia mgr Anna Bieniaszewska przeprowadziła obszerną kwerendę oraz dokonała wyboru materiałów archiwalnych na wystawę "Na wodnym szlaku". Dla Instytutu Teatralnego w Warszawie mgr Lucyna Pomerenke przeprowadziła szeroką kwerendę dotyczącą projektów budowy Teatru Miejskiego w Toruniu. 13 lutego we Włocławku odbyły się rejonowe eliminacje III Wojewódzkiego Konkursu Historii i Wiedzy o Regionie Region Europa Świat dla gimnazjalistów. Konkurs odbył się 17
pod patronatem Kuratora Oświaty w Bydgoszczy. Współorganizatorem oraz przewodniczącym komisji konkursowej z ramienia Polskiego Towarzystwa Historycznego był dr Tomasz Dziki, kierownik Oddziału Archiwum we Włocławku. Pracownicy Oddziału we Włocławku: mgr M. Gruszczyńska i dr Tomasz Dziki czynnie uczestniczyli w pracach Włocławskiego Towarzystwa Naukowego i Polskiego Towarzystwa Historycznego Oddział we Włocławku. Dr T. Dziki był m.in. przewodniczącym komisji konkursowej oraz był odpowiedzialny za zorganizowanie eliminacji rejonowych wojewódzkiego konkursu wiedzy o społeczeństwie dla gimnazjalistów Region -Europa- Świat. 4.7. Popularyzacja. W dniu 23 czerwca Archiwum współuczestniczyło razem z Towarzystwem Naukowym w Toruniu w organizacji dyskusji panelowej pt. Przywilej lokacyjny i jego wystawcy połączonej z prezentacją oryginału dokumentu lokacyjnego miasta Torunia (z zasobu Archiwum). Impreza odbyła się w gmachu TNT, moderatorem był prof. Roman Czaja, a uczestnikami: mgr Adam Bieniaszewski (starszy kustosz APT), prof. Marian Biskup, prof. Sławomir Jóźwiak oraz prof. Andrzej Radzimiński. Imprezę poprzedziła uroczystość wręczenia Prof. Marianowi Biskupowi medalu Stałego Komitetu Mediewistów Polskich Lux et Laus. Uroczystości uświetniły 775 rocznicę założenia miasta Torunia. Archiwum wzięło udział w wystawie zorganizowanej przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych Co kryją archiwa? Dwa oblicza archiwów. Curiosa w zbiorach archiwów państwowych, przeprowadzając obszerną kwerendę do tego tematu w swoim zasobie. W związku z 100. rocznicą Zapisek Historycznych wydawanych przez Towarzystwo Naukowe w Toruniu Archiwum wypożyczyło archiwalia z zespołu Towarzystwo Naukowe w Toruniu na wystawę towarzyszącą obchodom tejże rocznicy. Archiwum wzięło udział w wystawie organizowanej przez Stowarzyszenie Dziedzictwo Torunia Ignacego Tłoczka koncepcja przestrzennej przyszłości Torunia jako kontynuacja historycznych prądów urbanistycznych, dokonując wyboru archiwaliów do tematu wystawy. Dr Tomasz Dziki, kierownik Oddziału we Włocławku przez cały rok współpracował z Tygodnikiem Kujawskim. Na łamach tego czasopisma ukazało się kilkadziesiąt artykułów jego autorstwa, popularyzujących wiedzę historyczną o regionie. Archiwum w roku sprawozdawczym z powodu remontu siedziby centrali oraz przemieszczenia zasobu do Oddziału II nie organizowało samodzielnych wystaw. Działalność edukacyjno-popularyzatorska została ograniczona do minimum, ponieważ brak było pomieszczeń, w których mogłyby być przyjmowane wycieczki i organizowane pokazy. 18
W roku 2008 łącznie zorganizowano 16 pokazów archiwalnych. Przyjęto następujące grupy zwiedzających: studentów historii, archiwistyki i stosunków międzynarodowych UMK w Toruniu, uczniów Liceum Ogólnokształcącego w Chełmży, studentów historii z Uniwersytetu w Kownie oraz studentów archiwistyki z UMCS w Lublinie. Podczas pokazów zapoznano zwiedzających z historią Archiwum, zasadami udostępniania zasobu oraz zaprezentowano wybrane dokumenty i księgi z okresu staropolskiego. Zorganizowano ponadto pokaz archiwalnych baz danych dla studentów kierunku zarządzania dokumentacją współczesną UMK w Toruniu. Archiwum gościło także w Oddziale II grupę studentów z Zakładu Konserwacji Papieru i Skóry Wydziału Sztuk Pięknych UMK w Toruniu wraz z prof. Elżbietą Jabłońską. Dokonano pokazu zasobu, prezentacji rodzajów materiałów archiwalnych oraz zapoznano studentów z problemami konserwatorskimi placówki. Ponadto przyjęto 19-osobową grupę słuchaczy kursu sekretarzy sądowych, zorganizowanego przez Sąd Okręgowy w Toruniu. W ramach pokazu zaprezentowano w szczególności różnorodne archiwalia sądowe. Pokazowi towarzyszyło omówienie poszczególnych rodzajów dokumentacji sądowej oraz dziejów Archiwum Toruńskiego i zgromadzonego w nim zasobu. W Oddziale we Włocławku w ramach współpracy ze szkołami przyjęto trzy grupy uczniów ze szkoły podstawowej nr 10 we Włocławku. Tabela 21. Przedsięwzięcia popularyzatorskie rodzaj Liczba charakterystyka ważniejszych przedsięwzięć audycje radiowe - - audycje telewizyjne 2 Pracownicy Oddziału II Archiwum: mgr mgr Anna Bieniaszewska i Zbigniew Woźniak przygotowali prezentację materiałów archiwalnych (głównie ikonograficznych) na temat obchodów święta 1 Maja w Toruniu dla TVP Bydgoszcz. Krótki pokaz wraz z komentarzem Z. Woźniaka zaprezentowano w dniu 29.04.2008 r. w lokalnym programie "Zbliżenia". W dniu 3 października mgr Beata Herdzin, dyrektor Archiwum oraz dr Witold Szczuczko udzielili wywiadu reporterom Telewizji Polskiej, Oddział w Toruniu na temat znajdującego się w zasobie Archiwum zbioru tabliczek woskowych. Krótki reportaż ukazał się w telewizji regionalnej w ramach programu Zbliżenia. 19
publikacje prasowe 6 Mgr Anna Bieniaszewska przeprowadziła kwerendę w zakresie niezrealizowanych projektów budowlanych w Toruniu w XX w. jako materiału ilustracyjnego do artykułu K. Błażejewskiego, zamieszczonego w Ilustrowanym Kurierze Pomorskim. W dniu 28 sierpnia mgr Lucyna Pomerenke udzieliła wywiadu dla Gazety Pomorskiej na temat badań genealogicznych, kwerend i materiałów archiwalnych służących do poszukiwań genealogicznych w zasobie AP w Toruniu. Archiwum Toruńskie udostępniło dla potrzeb promocji Torunia zdjęcie przywileju Kazimierza Jagiellończyka z 1457 r. nadającego miastu prawo bicia złotej monety. Zdjęcie ukazało się w specjalnym dodatku do Gazety Pomorskiej Denary toruńskie w dniu 3 października. Mgr Lucyna Pomerenke udzieliła wywiadu dla Gazety Pomorskiej na temat budownictwa niemieckiego w Toruniu w latach 1939 1945. Wywiad został zamieszczony w artykule Projekt Thorn Dr Tomasz Dziki opublikował na łamach Tygodnika Kujawskiego dwa artykuły prasowe na temat Oddziału Archiwum we Włocławku. prezentacje multimedialne - - 5. DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWA 5.1. Centralne komisje i zespoły międzyarchiwalne Tabela nr 22. Udział w pracach centralnych komisji i zespołów międzyarchiwalnych nazwa komisji / zespołu liczba uczestników Centralna Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji 1 Zespół naukowy do spraw opracowania wskazówek metodycznych dla dokumentacji wytworzonej przez sądy, prokuraturę i notariat mgr Piotr Robaczewski 1 mgr Lucyna Pomerenke 20