PROCEDURA ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA. OiSO NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ I ZAPISAMI

Podobne dokumenty
010 P1/01/10 NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ

0142 P1/01/2011 NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ

PROCEDURA SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ VI.01.00/01 NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ I ZAPISAMI. Lider procedury: Jerzy Pawłowski

PROCEDURA ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA NADZÓR NAD DOKUMENTAMI I ZAPISAMI

PROCEDURA ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA. OiSO DZIAŁANIA KOREKCYJNE, KORYGUJĄCE I ZAPOBIEGAWCZE ORAZ NADZÓR NAD NIEZGODNOŚCIAMI

Strona: 1 z 5 PROCEDURA ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA. OiSO AUDYTY WEWNĘTRZNE

Postępowanie z usługą niezgodną. Działania korygujące i zapobiegawcze.

WPROWADZENIE ZMIAN - UAKTUALNIENIA

Działania korekcyjne, korygujące i zapobiegawcze oraz nadzór nad niezgodnościami

PROCEDURA ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZNIA NADZÓR NAD USŁUGĄ NIEZGODNĄ DZIAŁANIA KORYGUJĄCE/ ZAPOBIEGAWCZE

PROCEDURA NR 1.1 TYTUŁ: NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ I ZAPISAMI

PROCEDURA ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZNIA NADZÓR NAD USŁUGĄ NIEZGODNĄ DZIAŁANIA KORYGUJĄCE/ ZAPOBIEGAWCZE

Procedura: Zarządzanie Dokumentacją I Zapisami

PROCEDURA PROCESOWA PROCES SYSTEMOWY NADZÓR NAD DOKUMENTAMI

SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ

Urząd Miejski w Przemyślu

2.0. ZAKRES PROCEDURY Procedura swym zakresem obejmuje wszystkie wydziały i biura Urzędu Miasta Szczecin.

System Zarządzania Jakością wg PN EN ISO 9001:2009. Procedura Pr/4/1 NADZÓR NAD DOKUMENTAMI I ZAPISAMI

KARTA PROCESU VII.00.00/02 SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ. LIDERZY PROCESU SEKRETARZ WOJEWÓDZTWA PEŁNOMOCNIK ds. SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ

Audyty wewnętrzne Nr:

SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ WG NORMY PN EN ISO 9001:2009 PROCEDURA SYSTEMOWA PS 3. Nadzór nad zapisami ZAWARTOŚĆ PROCEDURY

NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ I ZAPISAMI

NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ I ZAPISAMI

Nadzór nad dokumentacją

P R O C E D U R A PN-EN ISO

ZARZĄDZENIE NR 105/2011 Burmistrza Miasta Nowego Miasta Lubawskiego z dnia 5 lipca 2011 roku

Procedura: Postępowanie Z Niezgodnością, Działania Korygujące I Zapobiegawcze

PROCEDURA. Nadzór nad dokumentami i zapisami

Zarządzenie Nr W ojewody Dolnośląskiego z dnia sierpnia 2016 r.

WPROWADZENIE ZMIAN - UAKTUALNIENIA

PROCEDURA NR 6.1 TYTUŁ: REALIZACJA USŁUG ADMINISTRACYJNYCH

PROCEDURA SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ ZARZĄDZANIE DOKUMENTACJĄ SYSTEMU JAKOŚCI

Warszawa, dnia 27 kwietnia 2012 r. Poz. 11 ZARZĄDZENIE NR 12 MINISTRA SPRAW ZAGRANICZNYCH 1) z dnia 27 kwietnia 2012 r.

Spis treści. Wyd /11. Nadzor_nad_dok_i_zapisami_Wyd.3.2_'150916

Procedura Systemu Zarządzania Jakością wg PN-EN ISO 9001:2001 ZAPISY JAKOŚCI. Opracował Sprawdził Zatwierdził SPIS TREŚCI

EGZEMPLARZ NR: URZĄD MIASTA JEDLINA- ZDRÓJ EDYCJA 1. INDEKS Ps-01 STRONA 1 NADZÓR NAD DOKUMENTAMI I ZAPISAMI

Procedura Systemu Zarządzania Jakością wg PN-EN ISO 9001:2001. Opracowywanie i nadzorowanie dokumentacji SZJ. Pełnomocnik ds.

Krok w przyszłość od biurokratycznej irracjonalności do kompleksowego zarządzania jakością

Zarządzenie Nr 14/2009 Burmistrza Miasta Czeladź. z dnia 28 stycznia w sprawie: wprowadzenia procedury nadzoru nad dokumentami i zapisami.

ZARZĄDZENIE NR 42/2016 BURMISTRZA MIASTA ŻARÓW. z dnia 9 marca 2016 r.

Procedura: Postępowanie Z Niezgodnością, Działania Korygujące I Zapobiegawcze

PROCEDURA ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA PRZEGLĄD ZARZĄDZANIA P-03/02/III

Numer dokumentu: PRC/DSJ/ND. Sprawdził / Zatwierdził : Tomasz Piekoszewski

PROCEDURA NR 8.1 TYTUŁ: WEWNĘTRZNY AUDIT JAKOŚCI

Zarządzenie Nr Or Wójta Gminy Dąbrówno z dnia 09 listopada 2017 roku. zarządzam co następuje:

spis treści dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością w Starostwie Powiatowym w Brzegu

Warszawa, dnia 16 marca 2015 r. Poz. 5 ZARZĄDZENIE NR 5 PREZESA KASY ROLNICZEGO UBEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO. z dnia 16 marca 2015 r.

SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ

Procedura obowiązuje wszystkich pracowników firmy Zakład Handlowo Usługowy Józef Skrzypa.

Zarządzenie nr 64/2014 Prezydenta Miasta Radomia z dnia 31 grudnia 2014 r.

Spis treści. Wyd /12. Nadzor_nad_dok_i_zapisami_Wyd.4.0_ROBOCZY_'180110_1122

ZARZĄDZENIE NR 86/2017 BURMISTRZA MIASTA ŻARÓW. z dnia 11 maja 2017 r.

SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ PN-EN ISO 9001:2009 Procedura nadzoru nad dokumentami i zapisami NAD DOKUMENTAMI I ZAPISAMI PN EN ISO 9001:2009

PROCEDURA SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ AUDITY WEWNETRZNE AUDITY WEWNĘTRZNE. Obowiązuje od: 1 grudnia 2007r

PROCEDURA AUDITY WEWNĘTRZNE

ZARZĄDZENIE NR 10/2013 STAROSTY POWIATU BRZESKIEGO z dnia 27 lutego 2013 r. w sprawie aktualizacji Systemu Zarządzania Jakością

Numer dokumentu: PRC/DSJ/AW. Sprawdził / Zatwierdził : Tomasz Piekoszewski

NADZOROWANIE DOKUMENTÓW I ZAPISÓW

Poziom 1 DZIAŁANIA DOSKONALĄCE Data:

SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ WG NORMY PN EN ISO 9001:2009 PROCEDURA SYSTEMOWA PS 2. Postępowanie z dokumentami ZAWARTOŚĆ PROCEDURY

Procedura jest stosowana przy planowaniu, realizacji i dokumentowaniu działań korygujących i zapobiegawczych we wszystkich KO.

Numer dokumentu: PRC/DSJ/AW. Sprawdził / Zatwierdził : Tomasz Piekoszewski

KSIĘGA JAKOŚCI SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ. 4.1 Wymagania ogólne i zakres obowiązywania systemu zarządzania jakością.

Celem zarządzania ryzykiem w Urzędzie jest zwiększenie efektywności i skuteczności realizowanych celów i zadań.

Zarządzenie Nr 61/2009 Burmistrza Miasta Czeladź. z dnia 19 marca w sprawie: wprowadzenia procedury nadzoru nad dokumentami i zapisami.

ZARZĄDZENIE NR 29/W/2016 WÓJTA GMINY PIASKI. z dnia 1 lipca 2016 r.

SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ PN-EN ISO 9001:2009 Procedura auditów wewnętrznych i działań korygujących PN EN ISO 9001:2009

010 - P3/01/10 AUDITY WEWNĘTRZNE SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ

Księga Zintegrowanego Systemu Zarządzania ZINTEGROWANY SYSTEM ZARZĄDZANIA

PROCEDURA. Działania korygujące i zapobiegawcze DZIAŁANIA KORYGUJĄCE I ZAPOBIEGAWCZE. Imię i Nazwisko Małgorzata Reszka Paweł Machnicki Marcin Pawlak

OPRACOWYWANIE I NADZOROWANIE

ZARZĄDZENIE NR WÓJTA GMINY WIĄZOWNA. z dnia 31 stycznia 2018 r.

Agencja Inicjatyw Gospodarczych S.A. ul. Obwodnica Tarnowskie Góry

Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej. Wójt Gminy Biesiekierz

PROCEDURA OPRACOWANIA I ZARZĄDZANIA DOKUMENTAMI SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ

Zarządzenie Nr 68 /2015 Wójta Gminy Wolanów z dnia 19 sierpnia 2015r.

Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością. data podpis: Spis treści

Z A R Z Ą D Z E N I E Nr 44/2015 Burmistrza Miasta Józefowa z dnia 26 marca 2015 r.

KARTA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO

ZARZĄDZENIE NR 37/W/2016 WÓJTA GMINY PIASKI. z dnia 16 sierpnia 2016 r.

PROCEDURA Szkolenia i kwalifikacje SZKOLENIA I KWALIFIKACJE

ZARZĄDZENIE Nr 0152/34/08 WÓJTA GMINY KRZYŻANOWICE KIEROWNIKA URZĘDU GMINY. z dnia 30 lipca 2008 roku

SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ

NADZÓR NAD DOKUMENTAMI I ZAPISAMI

SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ PN-EN ISO 9001:2009

Urząd Miasta i Gminy w Skokach KSIĘGA JAKOŚCI DLA SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ ZGODNEGO Z NORMĄ PN-EN ISO 9001:2009. Skoki, 12 kwietnia 2010 r.

Zarządzenie f).5ft /2017

POCEDURA SYSTEMU ORGANIZACJI I ZARZĄDZANIA ZAPISY JAKOŚCI. P 02/01 Obowiązuje od: 01 lutego 2015 r.

Zarządzenie Nr 64/2014 Wójta Gminy Czernikowo z dnia 24 listopada 2014 r.

Procedura: Ocena Systemu Zarządzania

Procedura Nadzór nad dokumentacją Starostwa Powiatowego w Lublinie

DZIAŁANIA KORYGUJĄCE I ZAPOBIEGAWCZE

Procedura nadzoru nad dokumentami i zapisami. Pełnomocnik Starosty ds. Systemu Zarządzania Jakością

NS-01 Procedura auditów wewnętrznych systemu zarządzania jakością

Procedura Nadzór nad dokumentacją Starostwa Powiatowego w Lublinie

Procedura PSZ 4.11_4.12 DZIAŁANIA KORYGUJĄCE I ZAPOBIEGAWCZE

Procedura podnoszenia kwalifikacji zawodowych

ZARZĄDZENIE Nr 28/2015 WÓJTA GMINY CZERNIKOWO Z DNIA 11 MAJA 2015 r.

WEWNĘTRZNY AUDIT JAKOŚCI

SPOSÓB POSTĘPOWANIA Z DOKUMENTACJĄ W JEDNOSTCE ORGANIZACYJNEJ W ŚWIETLE INSTRUKCJI KANCELARYJNEJ

Transkrypt:

Strona: 1 z 6 OiSO.014.1.1.011 ROCEDURA ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA OiSO.014.1.1.011 NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ I ZAISAMI Właściciel procedury: ełnomocnik ds. Zintegrowanego Systemu Zarządzania Data Imię i nazwisko odpis Stanowisko Opracował: 1.011 Marek Żelazny Koordynator ZSZ Sprawdził: 14.011 Marian Zaraś ełnomocnik ds. ZSZ Zatwierdził: 14.011 Stefan Dębski Wójt Gminy Czernica Obowiązuje od: 01.01.01

Strona: z 6 OiSO.014.1.1.011 1. CEL. Celem procedury jest określenie zasad identyfikacji i dostępu do wymagań prawnych niezbędnych dla wykonywania zadań (usług) Urzędu oraz określenie zasad nadzoru nad dokumentami i zapisami w zakresie opracowywania, numeracji, dystrybucji oraz sposobu wprowadzenia zmian do dokumentacji Zintegrowanego Systemu Zarządzania.. ZAKRES STOSOWANIA ORAZ DANE WEJŚCIOWE I WYJŚCIOWE. rocedura obejmuje swym zakresem przepisy prawa, uchwały Rady Gminy Czernica, zarządzenia Wójta oraz dokumentację systemową: Księgę Zintegrowanego Systemu Zarządzania, karty procesów, procedury wraz z załącznikami oraz inne regulacje wewnętrzne. rocedura dotyczy wszystkich pracowników Urzędu Gminy Czernica. Osoba odpowiedzialna to: w zakresie Księgi ZSZ i olityki Jakości oraz Antykorupcyjnej ełnomocnik ds. ZSZ; Karty procesu rocedury Właściciel rocedury, formularz ełnomocnik ds. ZSZ lub kierownik komórki organizacyjnej, rocedura zarządzania ryzykiem korupcyjnym ełnomocnik ds. ZSZ 3. DEFINICJE. Dokumentacja dokumenty i zapisy wymagane w ZSZ oraz wymagane przez przepisy zewnętrzne i wewnętrzne. Dokument informacja (i jej nośnik) określająca sposoby i zasady postępowania. Zapis specjalny rodzaj dokumentu, w którym przedstawiono uzyskane wyniki lub dowody przeprowadzonych działań i otrzymanych rezultatów; obejmuje zarówno informacje jak i jej nośnik. Księga Zintegrowanego Systemu Zarządzania dokument, w którym określono Zintegrowany System Zarządzania obejmujący System Zarządzania Jakością oraz System rzeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym. Wójt Wójt Gminy Czernica - ełnomocnik ds. ZSZ KO Koordynator ds. ZSZ R Radca rawny KKO Kierownik Komórki Organizacyjnej (Kierownik Referatu) AW Audytor wewnętrzny Sekretarz Sekretarz Gminy Czernica JRWA Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt 4. OSTĘOWANIE Odpowiedzialności 4.1 Identyfikacja i dostęp do wymagań prawnych 4.1.1 Identyfikacja i aktualizacja wymagań prawnych dokonywana jest na podstawie obowiązujących przepisów prawnych, w tym przepisów związanych z antykorupcją. 4.1. racownicy poszczególnych komórek organizacyjnych korzystają z aktów prawnych na podstawie, których realizowane są zadania merytoryczne. Dostęp do aktów prawnych zapewniony jest poprzez programy komputerowe Legalis i strony internetowe: Rządowe Centrum Legislacji, Elektroniczny Dziennik Urzędowy Województwa Dolnośląskiego. 4. Opracowywanie i aktualizacja dokumentów 4..1 Karty procesów Sekretarz, KKO, R racownicy Urzędu

Strona: 3 z 6 OiSO.014.1.1.011 4..1.1 Karty procesów opracowywane są na formularzu wewnętrznym Karta rocesu. Za koordynację prac nad dokumentem odpowiada Właściciel procesu. 4..1. Karty procesów weryfikowane są na zgodność z wymaganiami normy N- EN ISO 9001:009 oraz wymogami SZK przez Koordynatora ds. ZSZ. 4..1.3 Karty procesów zatwierdzane są przez Wójta lub osobę przez niego upoważnioną. 4.. rocedury 4...1 rocedury opracowywane są przez Właściciela procedury na formularzu wewnętrznym rocedura 4... rocedury weryfikowane są na zgodność z wymaganiami normy N-EN ISO 9001:009 oraz wymogami SZK przez Koordynatora ds. ZSZ. 4...3 rocedury zatwierdzane są przez Wójta lub osobę przez niego upoważnioną. 4...4 Każda procedura w nagłówku powinna posiadać numer oraz wskazanie stron X z Y. 4..3 Formularze wewnętrzne 4..3.1 Formularze wewnętrzne opracowywane są przez odpowiedniego pracownika merytorycznego lub Koordynatora ds. ZSZ(formularze dotyczące procesów i procedur systemowych). 4..3. Formularze zatwierdzane są przez: * Wójta lub osobę przez niego wyznaczoną jako załączniki do dokumentacji ZSZ w przypadku formularzy dotyczących procesów i procedur systemowych, * kierownika odpowiedniej komórki organizacyjnej w pozostałych przypadkach. 4..4 Zmiana dokumentów 4..4.1 Każdy pracownik ma prawo zaproponować nowy dokument lub zmianę w dokumentach istniejących składając pisemny wniosek do osoby odpowiedzialnej za dany zakres merytoryczny (wg załącznika Wniosek o opracowanie/zmianę dokumentu). 4..4. Osoba odpowiedzialna za dany zakres merytoryczny dokonuje oceny propozycji oraz konsultuje się z Koordynatorem ds. ZSZ w celu zbadania zgodności nowego dokumentu z Normą ISO 9001 i wymogami SZK Właściciel procesu KO Wójt Właściciel procedury KO Wójt racownik merytoryczny/ KO KKO/ racownik/ KKO KKO/KO 4..4.3 Decyzja udokumentowana zostaje na wniosku pracownika. KKO/ 4..4.4 W przypadku zaakceptowania propozycji opracowania/zmiany dokumentu, osoba odpowiedzialna za dany zakres merytoryczny odpowiada za sterowanie Zmianami. 4..4.5 Zmiana w treści Księgi Zintegrowanego Systemu Zarządzania, Kart procesów, rocedur lub w załącznikach (formularzach) odnotowywane jest w tabeli opis zmian każdego dokumentu 4..4.6 Wszystkie zmiany w dokumentacji ZSZ dokumentowane są w rejestrze zmian będącym elementem każdego oryginalnego dokumentu. 4.3 Oznaczanie dokumentów KKO/

Strona: 4 z 6 OiSO.014.1.1.011 4.3.1 Do oznaczania dokumentów ZSZ (Księga ZSZ, Karty procesów, rocedury, formularze) stosuje się klasyfikację JRWA. 4.3. Dokumenty są oznaczane według poniższych zasad: 4.3..1 Księga ZSZ, olityka ZSZ identyfikacja: OiSO.0141.wersja.rok (OiSO - oznaczenie komórki organizacyjnej, 0141 symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, wersja - wersja kolejna w roku od numeru 1, rok rok zatwierdzenia dokumentu). 4.3.. rocedura, karty procesu identyfikacja: OiSO.014.numer.wersja.rok (014 symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, wersja - wersja kolejna w roku od numeru 1, rok rok zatwierdzenia dokumentu). 4.3..3 Formularz - identyfikacja: OiSO.0143.numer.wersja.rok (0143 symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, wersja - wersja kolejna w roku od numeru 1, rok rok zatwierdzenia dokumentu). 4.3.3 Uchwały Rady Gminy Czernica i Zarządzenia Wójta 4.3.3.1 Uchwały Rady Gminy Czernica są oznaczane według zasady: kolejny numer sesji w kadencji Rady / kolejny numer uchwały / rok, w którym przyjęto uchwałę. Zarządzenia Wójta są oznaczane według zasady: kolejny numer zarządzenia z Rejestru (cyfry arabskie) / rok, w którym wydano zarządzenie. 4.4 Dystrybucja dokumentacji Zintegrowanego Systemu Zarządzania 4.4.1 Za udostępnienie kart procesów/ procedur/ powiązanych załączników odpowiada ełnomocnik ds. ZSZ. 4.4. Oryginały dokumentacji ZSZ znajdują się u ełnomocnika ds. ZSZ. 4.4.3 Dokumentacja ZSZ udostępniona jest wszystkim pracownikom Urzędu Gminy Czernica poprzez stronę internetową www.czernica.pl w wersji DF. Formularze w wersji DF i jeśli to konieczne w wersji edytowanej (word lub excel). 4.4.4 Wersja dokumentacji ZSZ umieszczona na stronie Gminy Czernica jest wersją zgodną z wersją aktualną przechowywaną w oryginale u ełnomocnika ds. ZSZ. Każdy wydruk dokumentacji ze strony internetowej traktowany jest tylko, jako kopia informacyjna i powinna zawierać znak wodny ( KOIA ). 4.5 ostępowanie z dokumentacją nieaktualną 4.5.1 Osoby odpowiedzialne za poszczególne dokumenty przechowują i archiwizują dokumenty zgodnie z Instrukcją kancelaryjną dla organów gmin i związków międzygminnych. 4.5. Dokumenty takie jak: Księga ZSZ, Karty procesów, rocedury, Formularze są klasyfikowane, jako kategoria A 4.5.3 Nieaktualne dokumenty takie jak: Księga ZSZ, Karty procesów, rocedury, Formularze lub inne dokumenty systemowe, przekreślane są na czerwono na pierwszej stronie z adnotacją nieaktualne oraz trwale spięte. 4.5.4 Nieaktualne przepisy prawne i inne nieaktualne dokumenty znajdują się w archiwum zakładowym i są przechowywane przez okres wskazany w JRWA. 4.6 Nadzorowanie zapisów 4.6.1 Zapisom podlegają wyniki wszystkich działań mających związek z jakością i oferowanych usług oraz funkcjonowaniem ZSZ, a w szczególności: racownicy KKO / racownik odpowiedzialny

Strona: 5 z 6 OiSO.014.1.1.011 informacje dotyczące dokumentacji ZSZ, wyniki przeglądów Zintegrowanego Systemu Zarządzania wyniki analizy ryzyka wystąpienia zdarzeń korupcyjnych wyniki wewnętrznych audytów ZSZ, informacje dotyczące usługi niezgodnej, zapisy działań korygujących i zapobiegawczych, innych działań mających wpływ na ZSZ. 4.6. Działania wymagające zapisów, ich obieg i archiwizacja są określone w poszczególnych kartach procesów/ procedurach/ aktach prawnych. 4.6.3 Sporządzanie zapisów 4.6.3.1 Odpowiedzialnym za określenie działań, które wymagają sporządzania zapisów jest właściciel procesu/procedury/ryzyka i kierownicy komórek organizacyjnych oraz audytorów wewnętrznych 4.6.3. Zapisy powstają w trakcie realizacji zadań wynikających z założeń zwartych w poszczególnych kartach procesów / procedurach/ aktach rawnych/audytach wewnętrznych 4.6.3.3 Odpowiedzialności w zakresie sporządzania zapisów określone są w poszczególnych kartach procesów / procedurach. 4.6.3.4 Zapisy wymagające standardowej formy sporządzane są na: - wewnętrznie opracowanych formularzach, - drukach akcydensowych. 4.6.3.5 W każdym przypadku zapisy podlegają zasadom nadzoru w zakresie: - zabezpieczenia przed dostępem osób postronnych, - segregacji umożliwiającej szybkie odszukanie zapisów, - łatwej identyfikowalności, - archiwizacji, oznaczania i usuwania nieaktualnych zapisów. procedury/kko/j/ KO/AW 4.6.4 Zapisy systemowe są podstawą do analiz skuteczności ZSZ. racownicy Urzędu 4.6.4.1 rzechowywanie 4.6.4. Zapisy utrzymywane są w formie pisemnej i/lub elektronicznej. 4.6.4.3 Sposób przechowywania zapisów gwarantuje, że nie zostaną one uszkodzone i są dostępne w każdej sytuacji, gdy zaistnieje potrzeba ich wykorzystania. 4.6.4.5 Okres przechowywania zapisów systemowych uwzględnia: - obowiązujące przepisy prawne, - wymagania wewnętrzne, 4.6.4.6 o wymaganym okresie przechowywania zapisy systemowe są niszczone bądź archiwizowane. 4.6.5 Aktualizacja wykazu podstawowych aktów prawnych 4.6.5.1 Każdy pracownik merytoryczny odpowiada za aktualizację aktów prawnych używanych na jego stanowisku pracy. Za nadzorowanie tego procesu jest odpowiedzialny kierownik właściwego referatu. KKO, pracownik merytoryczny

Strona: 6 z 6 OiSO.014.1.1.011 5. FORMA DOKUMENTOWANIA ROCESU ZAISY Wniosek o opracowanie/zmianę dokumentu - opracowywany przez pracownika, zatwierdzany przez osobę odpowiedzialną za dany zakres merytoryczny, utrzymywany do czasu wprowadzenia zmiany, a następnie archiwizowany przez osobę odpowiedzialną za dany zakres merytoryczny przez okres obowiązywania dokumentu. 6. ZAŁĄCZNIKI Załącznik nr 1 - OiSO.0143.9.1.011 - Wniosek o opracowanie/zmianę dokumentu 7. DOKUMENTY ZWIĄZANE Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego Rozporządzenie rezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych Instrukcja archiwum zakładowego Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy w Czernicy Ustawa z dnia 6 września 001 r. o dostępie do informacji publicznej Ustawa z dnia stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych Ustawa z dnia 9 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym 8. ZMIANY L.p. 1 3 OIS ZMIAN