VTS PROJECT OPIS PROJEKTU Podstawowym zadaniem Aplikacji jest usprawnienie komunikacji w firmach transportowych na drodze kierowca operator/dyspozytor/kadrowa. W szczególności usprawnieniom podlegają procesy, w których wykorzystywany jest tradycyjny obieg dokumentów (papierowych). Obieg ten w całości zastąpiony został obiegiem elektronicznym. Obieg papierowy został wyeliminowany począwszy od etapu rejestracji Użytkowników w Aplikacji VTS. System wspomaga pracę operatora/dyspozytora/kadrowej w firmie Użytkownika w zakresie: Współpracy z kierowcami Eliminacji papierowego obiegu dokumentów Oceny wykonywalności oraz rentowności frachtu Obsługi finansowej firmy pod względem wyliczania wynagrodzeń Wyliczani dopłat do minimalnych Generowanie raportów: - świadczeń z tytułu podróży służbowej (diet i ryczałtów noclegowych); - ewidencji czasu pracy - dopłat do minimalnych zagranicznych - naruszeń norm z rozporządzenia 561/2006 WE; list płac, dokumentów wynagrodzeniowych ZUS i US Aplikacja VTS pozwala skrócić czas potrzebny na wystawienie faktur i w konsekwencji skraca czas oczekiwania na zapłatę. Znacząco upraszcza proces rozliczania frachtów. Pozwala podejmować decyzję, czy dana oferta przewozu jest dla firmy możliwa do wykonania oraz czy będzie rentowna. Pozwala w efektywny i efektowny sposób wyliczyć wynagrodzenia kierowców, a do jego poprawnego działania wystarczy tylko komputer, tablet lub smartfon z dostępem do internetu (działa na każdej platformie).
BUDOWA SYSTEMU MODUŁY Aplikację zaprojektowano w oparciu o budowę modułową. Zawiera następujące moduły: Moduł aplikacji danych Moduł ewidencji Moduł naruszeń Moduł delegacji służbowej pracownika Moduł wynagrodzeń Krajowych Moduł wynagrodzeń Zagranicznych Moduł dopłat Moduł Urlopówka Moduł rentowności frachtu Moduł wykonalności frachtu Moduł administracyjny (rejestracja, e-płatności). Użytkownik, w zależności od potrzeb, może wybrać tylko potrzebne dla siebie moduły. Każdy moduł jest atomowy i nie potrzebuje innego do poprawnego działania, poza Modułem Aplikacji Danych, który sparowany jest praktycznie z każdym Modułem, ponieważ bez załadowania danych nie można wykonać operacji w Modułach (wyjątkiem jest wpisywanie ręczne). UŻYTKOWNICY Użytkownikami Aplikacji VTS są pracownicy firm transportowych, których działalność opiera się na transporcie drogowym. Firma transportowa występuje wiec, jako Użytkownik, który zarejestruje swoje konto w systemie. Dla zatwierdzonych Użytkowników tworzone są konta Administratorów firmy w których możliwe jest tworzenia kont użytkowników w obrębie danej firmy, tj: Dyspozytor/spedytor osoba przebywająca w siedzibie firmy, obsługująca system z poziomu aplikacji webowej. Kierowca osoba będąca w trasie (poza siedzibą), obsługująca system z poziomu aplikacji mobilnej, Kadrowa - osoba mająca dostęp do modułu wynagrodzeń i ewidencji z poziomu interfejsu webowego. Dostęp do systemu jest możliwy dla każdego Użytkownika, który posiada swój identyfikator (login) oraz hasło.
ROLE I UPRAWNIENIA System umożliwia tworzenie systemu ról i uprawnień dla każdego użytkownika. Polega to na tym, że do każdej funkcjonalności dostęp jest możliwy tylko dla użytkowników posiadających daną rolę. Uprawnienia nadawane są przez administratorów firm podczas procesu tworzenia konta użytkownika lub przez administratora globalnego. Każdy użytkownik może występować tylko w jednej roli. Rozpoznane role i uprawnienia: Administrator firm -dostęp tylko do interfejsu webowego, dodawanie plików ddd -tworzenie kont użytkowników w obrębie firmy, definiowanie ich ról Kierowca -dostęp tylko do interfejsu mobilnego Kadrowa -dostęp tylko do modułu wynagrodzeń i ewidencji poprzez interfejs webowy (możliwość poszerzenie uprawnień przez Użytkownika konta) Spedytor -dostęp tylko do interfejsu webowego bez modułu wynagrodzeń (możliwość poszerzenie uprawnień przez Użytkownika konta) Tworzenie kont kierowców oraz dostęp poprzez interfejs mobilny Aby umożliwić dostęp do Aplikacji VTS, administrator (Użytkownik) firmy musi ustawić odpowiednią flagę na liście użytkowników (Dostęp mobilny). Domyślnie każdy nowy kierowca w firmie nie ma dostępu do aplikacji mobilnej. Po włączeniu dostępu mobilnego dla kierowcy, może on logować się poprzez domyślne dane logowania: login: tworzony, jako [imię].[nazwisko].[kolejny numer]. hasło: domyślnie będą to 4 ostatnie cyfry numeru PESEL kierowcy. Użytkownik Aplikacji w każdej chwili może zmienić hasła dla wybranego kierowcy.
Upload plików ddd Użytkownik Aplikacji VTS na koncie firmy w łatwy sposób posiada możliwość wczytania aktywność kierowców z plików ddd, które automatycznie zostaną zapisane w Module ewidencji.
1 MODUŁ APLIKACJI DANYCH Oprócz ręcznego wypełniania formularza, Użytkownik Aplikacji może zaimportować plik z tachografu elektronicznego (plik.ddd), a system automatycznie odczytuje z niego aktywności kierowcy i uzupełnia algorytm dotyczący czasu pracy kierowcy. Moduł Aplikacji Danych jest pierwszym Modułem, z którym podczas pracy na Aplikacji spotyka się Użytkownik. Tu można wgrać również inne formaty plików jak.gps,.xls,.xlsx. Moduł ten jest z automatu dostarczany Użytkownikowi. 2 MODUŁ EWIDENCJI 2.1 Aktywności DDD Administrator Aplikacji dzięki wbudowanemu kalendarzowi w module ewidencji posiada możliwość podglądu aktywności wybranego kierowcy.
2.2 Zmiana aktywności kierowcy Po wejściu w widok dzienny (kalendarz aktywności) Użytkownik może dokonać modyfikacji aktywności np. dodać urlop,wpisać nieobecność. Użytkownik generując raport ewidencji pobiera aktywność z modułu ewidencji bądź ręcznie wczytuje pliki ddd 3 MODUŁ NARUSZEŃ Moduł zawiera Raport i listę naruszeń danych kierowców, na której każde wykroczenie jest wypisane osobno. Raport może być wygenerowany dla jednego kierowcy, albo w postaci zbiorczej, zawierającej wszystkich zatrudnionych kierowców, którzy popełnili wykroczenia. Algorytm identyfikacji naruszeń zgodny z Rozporządzeniem 561/2006 oraz Umową AETR, zapewnia dokładność, precyzje, prawidłowość i szybkość obliczeń.
Na programie VTS możesz generować raporty naruszeń poszczególnych kierowców z dokładnością do 0,000001 4 MODUŁ DELEGACJI SŁUŻBOWEJ PRACOWNIKA Podczas tworzenia raportu delegacji Użytkownik Aplikacji VTS wprowadza okres rozpoczęcia oraz zakończenia delegacji, walutę w jakiej będzie rozliczana delegacja oraz jej kurs. Kolejnym krokiem jest wskazanie miejsc oraz momentów rozpoczęcia oraz zakończenia delegacji
Następnie Aplikacja w przejrzysty sposób podsumowuje wszystkie delegacje oraz automatycznie wylicza należne ryczałty. 5 MODUŁ WYNAGRODZEŃ KRAJOWYCH Modułu Wynagrodzeń umożliwia wykonanie raportu wynagrodzenia w postaci jak poniżej i zapisanie go do pliku pdf. Wyliczeń można dokonać za pomocą ręcznego wprowadzania danych lub automatycznie. Proces automatyzacji polega na pobraniu danych z poprzednio wygenerowanych raportów i automatycznemu wpisaniu je do formularza wyliczenia wynagrodzenia. Na poniższym przykładzie zostało przedstawiony sposób zaimportowania sumy diet i ryczałtów noclegowych z raportu delegacji.
6 MODUŁ WYNAGRODZEŃ ZAGRANICZNYCH Modułu Wynagrodzeń umożliwia wykonanie raportu wynagrodzenia w postaci jak poniżej i zapisanie go do pliku pdf. Wyliczeń można dokonać za pomocą ręcznego wprowadzania danych lub automatycznie. Proces automatyzacji polega na pobraniu danych z poprzednio wygenerowanych raportów i automatycznemu wpisaniu je do formularza wyliczenia wynagrodzenia. Aplikacja VTS umożliwia wyliczenie minimalnych zagranicznych między innymi Francuskiej, Niemieckiej, Austriackiej Po wprowadzeniu nazwiska kierowcy oraz okresu dla którego chcemy dokonać wyliczeń, Aplikacja wczytuje kraje przebywania kierowcy w/w okresie wraz z informacją o jego pobycie.
Ostatnim etapem jest wybór grupy zaszeregowania 7 MODUŁ DOPŁAT (aktualizacja 5.01.2018) 8 MODUŁ URLOPÓWKA (aktualizacja 5.01.2018) 9 MODUŁ RENTOWNOŚCI FRACHTU Moduł na podstawie zdefiniowanych składników kosztowych szacuje rentowność realizowanego bądź zaplanowanego (przyszłego) frachtu. 9.1 CAŁKOWITY KOSZT FRACHTU UWZGLĘDNIA: Wszystkie składniki kosztów wynagrodzeń wynikających z faktycznego czasu pracy kierowcy (dane będą pobierane z modułu wynagrodzeń, o ile firma wykupi moduł wynagrodzeń) dla frachtu odbytego: kwoty netto i brutto wynagrodzenia kierowcy importowane z modułu wynagrodzeń dla frachtu planowanego: kwoty netto i brutto wynagrodzenia kierowcy, jako średnia z ostatnich 3 miesięcy. Jeśli nie można wyciągnąć średniej (ze względu na brak odpowiednich danych) Użytkownik wprowadza informacje samodzielnie, Składowe kosztu dowolnie definiowane przez Użytkownika, jako: Zmienne na 1 km, Zmienne na 1 miesiąc, Zmienne na fracht gdzie liczba kilometrów pobierana z: Dla frachtu zakończonego: import odpowiedniej wartości z pliku.ddd na podstawie odczytania informacji z wprowadzonego przez Użytkownika okresu, Dla frachtu planowanego: import danych z odpowiedniego rekordu pochodzącego z modułu wykonywalności.
9.2 PODSUMOWANIE ORAZ ZAPIS FRACHTU Wyliczenia służą do przedstawienia dyspozytorowi podsumowania frachtu składającego się z: Podstawowych informacji o frachcie podanych przez spedytora, Informacji, czy fracht jest wykonywalny w podanym terminie, Informacji jaki czas jest wymagany na dostarczenie frachtu (godzinowo oraz jako termin), Planowanego terminu zakończenia frachtu, Podsumowania tekstowego trasy,
10 MODUŁ WYKONALNOŚCI FRACHTU Moduł udziela informacji, czy i w jakim czasie dany fracht jest wykonywalny. 10.1 ZMIENNE UWZGLĘDNIANE PRZY WYLICZANIU WYKONYWALNOŚCI Parametry podawane przez użytkownika (spedytora) to: Wybór kierowcy / pojazdu Określenie czy uwzględniać zakazy jazdy Określenie prędkości max (ADR / nietypowe frachty mogą wymagać ograniczenia prędkości poniżej 90km /h) Dane nt. rozpoczęcia frachtu Daty /godziny Miejsce (adres) Aktualnego miejsca pobytu kierowcy / pojazdu Przewidywanego czasu załadunku Możliwych godzin dokonania załadunku Dane nt. rozładunku Planowana data/godzina zakończenia frachtu Miejsce (adres) Przewidywanego czasu załadunku Możliwych godzin dokonania rozładunku Dane dotyczące aktywności kierowcy Możliwość bezpośrednio zaimportowania pliku.ddd Możliwość odpowiedzenia na pytania, które dokładnie precyzują aktualne wykorzystanie norm czasu pracy przez kierowcę: Pozostały czas pracy do 90 h w okresie 2 tygodni Pozostały czas pracy do 56 h w okresie 1 tygodnia Pozostały czas pracy w dniu bieżącym Pozostały czas pracy w odcinku 4,5 godzinnym Termin ostatniego dnia odpoczynku tygodniowego Rodzaj ostatniego odpoczynku tygodniowego Czy w dniu, w którym fracht ma wystartować był wykorzystany wydłużony czas dziennej jazdy / ile Ilość wykorzystanych dni wydłużonej jazdy kierowcy Ilość wykorzystanych skróconych odpoczynków Termin / długość najbliższej rekompensaty Możliwość ręcznej modyfikacji trasy celem uwzględnienia ograniczeń wynikających z DMC Godziny pracy w firmie transportowej, (jeżeli regulamin pracy takowe narzuca) Dodatkowo: Uwzględniono normy czasu pracy (rozporządzenie 561 i ustawa o czasie pracy kierowcy) Uwzględniono ewentualne uprawnienia pojazdu / kierowcy, (jeżeli wygasają frach niemożliwy do realizacji, jeżeli są bliskie wygaśnięcia ostrzeżenie)
10. 2 IMPORT DANYCH Z TACHOGRAFU Oprócz ręcznego wypełniania formularza, spedytor może zaimportować plik z tachografu elektronicznego (plik.ddd) a system automatycznie odczytuje z niego aktywności kierowcy i uzupełnia algorytm dotyczący czasu pracy kierowcy.
ZAKUP MODUŁÓW Proces płatności za Moduły: W zależności od tego, do której grupy należy Użytkownik Aplikacji VTS płatności za korzystanie z rozwiązań są różne. 1. Użytkownik Kierowca Płatność za korzystanie z Modułów następuje w momencie wybrania poszczególnych Modułów na dany miesiąc. Po opłaceniu naliczonych kosztów Użytkownikowi kierowca/pracownik Administrator Aplikacji udostępnia konto. Użytkownik Kierowca/pracownik może po opłaceniu poszczególnych Modułów, które wybrał korzystać z Aplikacji przez 30 dni. Sytuacja powtarza się w każdym miesiącu ponieważ Aplikacja VTS nie jest programem z dostępem na okres dłuższy niż 30 dni. 2. Użytkownik Firma / Biuro Rachunkowe / Inne Podmioty Po rejestracji konta, akceptacji Regulaminu oraz Załączników do Regulaminu, wybrania pełnej wersji Aplikacji w Panelu Użytkownika Full z jednodniowej wersji Trial Użytkownik w Panelu Użytkownika w zakładce Moja Firma wybiera poszczególne Moduły na bieżący Miesiąc, z którego będzie korzystał. 2.1 Użytkownik Firma / Biuro Rachunkowe / Inne Podmioty nie ponosi kosztów wybranych Modułów w poszczególnym miesiącu przed rozpoczęciem pracy w Aplikacji VTS. 2.2 Użytkownik Firma / Biuro Rachunkowe / Inne Podmioty w Panelu Użytkownika w zakładce Moja Firma posiada dostęp do Portfela kosztów, które na bieżąco są aktualizowane zgodnie z wykorzystaniem Modułów. 2.3 Użytkownik Firma / Biuro Rachunkowe / Inne Podmioty ostatniego dnia miesiąca otrzymuje fakturę, którą można pobrać i: 2.3.1 opłacić przelewem, wysyłając potwierdzenie wykonania płatności na adres kontakt@vtsproject.pl z podaniem Loginu używanego w Aplikacji oraz numeru Faktury, 2.3.2 wykonać płatność Online za pomocą platformy płatniczej PayU zgodnie z Regulaminem Aplikacji VTS oraz Platformy PayU (przelew wykonywany natychmiastowo) 2.4 Płatność na rzecz Aplikacji VTS dokonywana jest przez Użytkownika do 24h od wygenerowania faktury. Terminowa płatność upoważnia Użytkownika do korzystania z konta w Aplikacji VTS w kolejnym miesiącu jeżeli Użytkownik będzie potrzebował korzystać z Aplikacji. W przypadku gdy Użytkownik nie opłaci w terminie otrzymanej Faktury, dostęp do konta Użytkownika w Aplikacji VTS będzie ograniczony do możliwości przeglądania posiadanych informacji na swoim koncie, jednak bez możliwości wykonania pracy w poszczególnych Modułach. 2.5 Faktura ProForma zostaje podmieniona na oryginalną Fakturę z możliwością wygenerowania jej na Koncie Użytkownika po opłaceniu i zaksięgowaniu się opłaconej Faktury ProForma. ROZLICZENIA Z UŻYTKOWNIKAMI Rozliczenia odbywają się na zasadzie wystawiania comiesięcznych faktur dla Użytkowników Aplikacji VTS za każdy miniony miesiąc, w którym Użytkownik wykonał prace na poszczególnym Module w poszczególnym miesiącu. Opłatom podlega dostęp do poszczególnych modułów w systemie. Opłatom nie podlega Użytkownik, który mimo wybranych Modułów na początku miesiąca nie skorzystał z Aplikacji VTS w celu wykonania pracy. Stawki są ustalane globalnie przez administratora systemu. Aplikacja generuje fakturę proforma za usługi wykonane w zakończonym okresie rozliczeniowym. Po opłaceniu fakturę pro-forma, wystawiana jest zwykła faktura. Administrator Aplikacji ma możliwość sprawdzenia poprawności wygenerowanej faktury oraz jej edycji - tylko pod względem dostosowania stawek za odpowiednie moduły (rabaty i ustalane indywidualnie, Liga100). Każdy wygenerowany dokument wymaga zatwierdzenia przez Administratora Aplikacji. Finalnie faktura generowana dla Użytkownika w postaci pliku pdf Cały proces odbywa się wyłącznie za pomocą elektronicznej wymiany danych.